湖南商務職業技術學院畢業設計

目錄

1背景介紹..........................................................1

2接待目的..........................................................1

3接待時間..........................................................1

4接待地點..........................................................1

5接待對象..........................................................1

6接待準備..........................................................2

6.1接待前期....................................................2

6.2接待中期....................................................2

6.3接待后期....................................................2

6.4工作安排....................................................3

7接待流程..........................................................3

7.1第一天流程..................................................3

7.1.1接機...................................................3

7.1.2入住酒店及晚宴.........................................4

7.2第二天流程..................................................4

7.2.1早餐...................................................4

7.2.2參觀公司...............................................4

7.2.3午餐...................................................5

7.2.4會談...................................................5

7.2.5晚餐...................................................6

7.3第三天流程..................................................6

7.3.1早餐...................................................6

7.3.2游玩—橘子洲頭.........................................6

7.3.3晚餐...................................................7

7.3.4送行...................................................7

8經費預算..........................................................8

I

湖南商務職業技術學院畢業設計

9意外防范..........................................................8

參考資料...........................................................9

II

湖南商務職業技術學院畢業設計

2023年湖南天心教育文化服務有限公司接待

方案設計

1背景介紹

湖南天心教育文化服務有限公司是一家新型的、現代化的電子商務運營及

文化服務的公司，成立于2010年。湖南天心教育文化服務有限公司旗下的天心

閱讀文化網和天心商城整合全球的購物購書平臺，實現全球一站式購物購書，

同時開辟天心商城，滿足實體店購物需求，增加繳費、預訂機票等業務，以吸

引更多的客戶。為了便于支付，特別是配合進行線下推廣，公司特別推出天心

商城和天心閱讀網的會員卡，會員持卡可在消費過程中享受更多免費服務。同

時兩卡配合，引領湖湘人的福利以及消費往閱讀文化的方向發展。公司致力將

旗下的天心商城打造成為湖南省最大的電子商務購物平臺，將旗下的天心閱讀

文化網打造為國內最專業的閱讀文化推廣機構。

山東君為科技教育有限公司是業內比較有名的公司之一，該公司與本公司

是友好合作關系，此次來訪是為了更好的促進雙方的合作發展，加強信息交流。

山東君為科技教育有限公司一行6人將于2023年5月20日到達湖南天心教育

文化服務有限公司進行友好交流。

2接待目的

本次公司接待的目的是為了促進兩個公司的交流與發展，通過與商務考察

團的交流，讓他們感受本公司合作的誠意，以及表達我們的尊重和友好。同時

加強公司的業務能力，以促進公司不斷的發展。

3接待時間

2023年5月20日-5月22日

4接待地點

湖南天心教育文化服務有限公司

5接待對象

山東君為科技教育有限公司一行6人

1

湖南商務職業技術學院畢業設計

6接待準備

6.1接待前期

（1）要提前掌握來賓的基本情況，如來賓的總人數、年齡、性別、身體狀

況、航班、職位等等。

（2）了解來賓到達以及離開的時間，乘坐的交通工具以及路線。

（3）針對來賓的風俗習慣及宗教信仰，盡量去滿足來賓的食宿需求。

（4）來賓到訪的基本信息資料要提前的做好，并且準備好文件發放給公司

相對應負責的員工。

（5）保證車輛整潔，安全性能良好，要做好一系列的安全措施工作，安排

好相關人員，以防各種突發情況。

（6）要確保能及時的接送來賓，以及車輛人員的供應順暢。提前按照安排

好的游玩行程計劃，安排好接送的車輛、駕駛人員、導游人員、以及旅途中的

就餐地點，安排與客人身份、職務相當的人員前去迎接。

6.2接待中期

（1）確定好來賓到達的時間，提前到達接待處。

（2）準備好一塊迎接牌，書寫上具體信息，字牌書寫工整，字體醒目。

（3）接到客人后，接待人員首先進行問候，引見介紹主賓，要主動上前打

招呼問候，雙手遞上名片。同時要面帶微笑，舉止得體，熱情有禮。

（4）確定好迎接人員以及提前做好迎賓所需物品。

（5）做好會前檢查。比如檢查音像、PPT、文件、座位等是否準備齊全。

（6）提前進入接待崗位。接待人員要在來訪者到來之前提前的進入崗位和

工作狀態。

6.3接待后期

（1）安排好陪車人員及送行人員，并且準備6份具有紀念性意義的禮物送

給來賓。

（2）提前把路線安排好，以防回程交通不方便。

（3）準備相關資料并進行經費的報銷。

（4）進行接待的總結及信息反饋。

（5）進行會議資料的整理。

2

湖南商務職業技術學院畢業設計

6.4工作安排

表1人員分工表

負責人/人數公司部門工作分工

公司總經理/1人負責整個行程的指揮和協調工作，陪同客戶用

餐，講解公司項目。

接待人員/3人行政部負責整個行程的接送和接待任務；制定具體的

日程安排；協助來訪者入住酒店之前的登記；

在接到來訪者后將事先準備好的房卡登記后

交給來訪者并送他們進入房間；房間內布置鮮

花茶歇等。

秘書組/2人秘書處負責會議資料的準備和公司相關資料文件的

整理及發放，以及后期合作合同的擬定。

后勤人員/2人后勤部（1）負責落實安排會議室和接待室擺放鮮花

(3盆),果盤(2盤)、礦泉水(每人發放1瓶)、

茶水每人放1杯),并為會場服務。

（2）在門前擺放鮮花組團以及歡迎標語。

工作保障人員/2人服務保障負責接待服務組的有關活動安排，如：會議現

部門場拍照、會前投影儀調試、檢查對方資料(PPT)

是否統一拷貝、播放是否正常、速記安排、會

議位置安排。負責本組工作人員的一切后勤保

障工作。

7接待流程

7.1第一天流程

7.1.1接機

3

湖南商務職業技術學院畢業設計

（1）2023年5月20日上午10點40分我方負責接車人員到長沙黃花國際

機場迎接山東君為科技教育有限公司一行6人。接車人員必須在對方到達前二

十分鐘前做好相關的迎賓工作。

（2）迎接組在行程中，由迎接人員負責講解“湖南天心教育文化服務有限

公司”基本概況。

（3）接車注意事項：提前了解賓客到達的時間、航班、人數、職位、姓名

或者其他重要情況，安排與客人身份、職務相當的人員前去迎接；車輛做到定

人定位，接待人員提前到達機場等待；保證車輛整潔，安全性能良好；行車過

程中要注意安全，保持車輛平穩進行；乘車途中接待人員應主動介紹沿途景點。

（4）接車前提前了解對方人員是否存在暈車的情況，如果有暈車人員，則

提前備好暈車貼、暈車藥以及飲用水，在選擇車輛時盡量選擇位置寬松、車內

無污染氣味的車輛。

7.1.2入住酒店及晚宴

由我方負責接車人員到長沙黃花國際機場迎接山東君為科技教育有限公司

一行6人前往華天國際酒店。

（1）酒店和晚宴場地：在確定接待活動的時間和地點后，需要提前預定酒

店和晚宴場地。

（2）分配房間：在確定酒店后，需要向酒店提供參加活動的人員名單，以

便酒店安排房間分配。可以根據職位、團隊或其他因素對房間進行分配。

（3）確認房間信息：在分配房間后，需要將房間信息發送給參加活動的人

員，并確認他們是否需要單獨的行李寄存或其他服務。

（4）晚宴安排：在確定晚宴場地后，需要與場地方確認菜單、桌位布置和

音響設備等細節，并提前安排好座位。

7.2第二天流程

7.2.1早餐

（1）就餐時間：2023年5月21日上午8:30-9:00；

（2）就餐地點：華天國際酒店餐廳2樓處；

（3）就餐方式：酒店自助餐形式。

7.2.2參觀公司

（1）上午11：00由迎接人員將山東君為科技一行帶至我公司實地考察。

4

湖南商務職業技術學院畢業設計

（2）提前在公司門口懸掛條幅或播放電子屏（例如：熱烈歡迎山東君為科

技蒞臨我方公司考察指導），提前對員工進行培訓，在接待的過程中展現良好

素質。

（3）帶領考察團至公司接待室，提前準備好茶水、點心、公司相關文件資

料，待稍作休息后，帶領對方在公司進行考察，了解公司的發展史及所獲得的

各類榮譽，并參觀教育醫療室、教育學習屋、教育活動室等，進一步了解公司

文化。

（4）在實地考察后，帶領對方人員去酒店就餐，在點菜的過程中，詢問對

方的忌口以及喜愛吃的菜品，同時也可以為來賓推薦當地的特色美食。

7.2.3午餐

（1）就餐時間：2023年5月21日中午12：00

（2）就餐地點：華天國際酒店

（3）就餐方式：圓桌就餐

7.2.4會談

（1）時間：2023年5月21日下午2:30。

（2）地點：公司會議室

（3）會議主題：教育創新，引領未來

（4）會議內容

①2:30-2:40PM:會議開場，主持人介紹出席人員，宣布會議議程；

②2:40-3:10PM:由公司教育部門主管進行匯報，匯報主題為：教育發展

趨勢與機遇；

③3:10-3:40PM:由公司技術部門主管進行匯報，匯報主題為：技術創新

在教育中的應用；

④3:40-4:10PM:由公司投資部門主管進行匯報，匯報主題為：教育投資

項目介紹；

⑤4:10-5:30PM:雙方進行教育教學模式創新討論，并就雙方未來的發展

規劃與合作進行探討。

⑥5:30-5:50PM:會議總結及合影留念。

（5）會場布置

①會場四周的裝飾和坐席按照職位和等級的劃分規劃。桌椅擺放為圍桌式。

②顯示LED電子屏歡迎詞（例如：熱烈歡迎山東君為科技蒞臨我方公司考

察指導）。

5

湖南商務職業技術學院畢業設計

③會場內適當的擺放盆景、盆花（如講臺花、桌花）。

④提前布置好舉辦場地，保持好會場的環境衛生，根據天氣狀況提前開設

好空調，提高會場的舒適度。

（6）會議布置

①會議用品：白紙、簽字筆、茶杯、紙巾、礦泉水。

②會場氛圍：桌牌的制作（坐席上擺放參會者的姓名牌）、背景畫面、無

線麥若干、背景音樂、X展架。

③會場的桌面上應擺放會議的相關資料，在會議的過程中，注意察言觀色，

了解對方表情變化，禮儀人員在活動過程中及時添加茶水。

（7）參與人員

①湖南天心教育文化服務有限公司領導班子；

②山東君為科技教育有限公司一行人；

③公司相關部門主管或員工代表。

7.2.5晚餐

（1）就餐時間：2023年5月21日下午18:00；

（2）就餐地點：華天國際酒店餐廳2樓處；

（3）就餐方式：酒店自助餐形式。

7.3第三天流程

7.3.1早餐

（1）就餐時間：2023年5月22日上午8:30；

（2）就餐地點：華天國際酒店餐廳2樓處；

（3）就餐方式：酒店自助餐形式。

7.3.2游玩—橘子洲頭

游玩前一天公司負責人要先確認好游玩的具體行程與地點、人員，做好周

全的安排，并且將計劃安排通過文件或者書面的方式通知告知來賓。

（1）游玩地點：湖南省長沙市岳麓區湘江中心橘子洲頭（長沙網紅旅游景

點）；

（2）游玩時間：2023年5月22日上午10:00-下午15:00；

（3）參與人員

①湖南天心教育文化服務有限公司領導班子代表；

6

湖南商務職業技術學院畢業設計

②山東君為科技教育有限公司一行人；

③后勤保障人員及行程安排秘書等3人。

（4）游玩流程

①上午9：30在華天國際酒店門口，接到山東君為科技教育有限公司一行

人一同開車前往湘江中心橘子洲頭，進行游玩。

②上午10:00左右到達橘子洲頭行人參觀游玩街道，公司領導與來訪團共

同參觀風景。

③10:30左右到達橘子洲南端的偉人青年塑像，塑像高32米，長83米，這

里是拍照打卡，領略“橘子洲頭，看萬山紅遍，層林盡染”最好的地方。自由

活動停留半個小時左右。

④11:20左右由公司領導班子帶領來訪團前往橘子洲頭“1925湖湘餐廳”

進行茶歇午餐。

⑤就餐完畢之后，下午1:40左右安排公司領導與來訪者共乘湘江游船，乘

游船感受長沙湘江的山河水秀，游船會環繞湘江橘子洲一圈，可以在船上感受

到山水洲城獨具特色的魅力，時間在1-2小時，可以根據行程進行安排調整。

⑥乘船完畢之后，上岸進行半小時茶歇，啟程回酒店。

⑦注意事項：橘子洲乘船項目遇到下大雨會關閉，去之前看好天氣再做選

擇；在下車之后每人分發一瓶水，洲上商店間隔較遠，如果客人覺得口渴會覺

得體驗感比較差；負責人要提前做好預約；負責人安排好一切流程事宜，不要

出現冷場；出行安全較為重要，要保證好每一位游客的生命安全。

7.3.3晚餐

（1）就餐時間：2023年2月22日下午17：00；

（2）就餐地點：華天國際酒店接待大廳；

（3）就餐方式：圓桌就餐；

（4）公司領導班子與所有來訪者共同進餐，舉辦一場送行禮儀。

7.3.4送行

（1）退房

公司接待人員協助來訪者進行退房，拿取房卡，協拿行李，清查遺留物品，

引導訪客上車。

（2）送機

2023年5月22日下午19：30，我司代表前往酒店歡送來訪者至機場，乘

坐航班離開長沙。

7

湖南商務職業技術學院畢業設計

公司領導代表人詢問賓客這幾天的感受如何，聽取他們的建議和想法，請

他們對我司接待的不足之處進行諒解。并將前期準備好的小禮物贈送給友人，

握手相送。

8經費預算

表2經費預算表

項目費用

酒店住宿費2880元

用車費用950元