Projecl2003簡易操作手冊（實用）

一、操作步驟

1、確定產出物：

利用Project制作工作文件，并用Word對工作進行描述（讓閱讀者明白項目進度安

排、項目資源分配情況、項目的優化過程、項目的跟蹤過程、項目的報表信息）

2、確定項目：

以04開發為案例制定項目工作范圍。

3、新建項目

項目管理的第一步，應該是設置項目信息，包括開始日期等

4、建立工作日歷

任^可工作都要有一個工作日歷，這一步就是確定工作日歷,注意把將設置的日歷作用

于項目（在項目信息里處理）

5、制定初步項目進度計劃：

錄入任務列表，包括任務名、任務層次、任務關系、任務工期（這里最好利用逐步求

精的方式，先建立摘要任務，再建立具體任務），對于周期性任務，需要插入周期性任務。

注意：里程碑任務

6、WBS編碼以A1-1的格式來定義

插入1歹I」，從域名里選擇"WBS",然后通過"項目"?"WBS"?"定義代碼〃窗體，

在窗體里進行設置需要的WBS編碼，對齊方式使用工具欄上的“左對齊"、"居中"或

"右對齊"（這一步其實就是為了看圖方便,有層次\

7、對任務進行修改

注意：只能修改詳細任務，不能修改摘要任務（包括"常規"、"前置任務"、"資

源"、"高級〃、"備注"、"自定義域"，此時不能修改“資源”信息,因為還沒有定

義資源），對于需求的詳細描述就可以在備注里描述；備注里一般是簡短的描述，對于非常

多的描述，比如需求描述文檔，可以采用“超鏈接"實現（鼠標右擊任務，在“超鏈接"

實現）

8、定義資源和為彳壬務分配資源

點擊工具欄項目向導中的“資源"，點擊左邊資源向導的"為項目指定人員和設備“，

在右邊視圖里，可以進行資源的定義和輸入（比如將本次開發的人員進行錄入）

9、資源分配

在甘特圖視圖，對每一項詳細任務進行資源的分配，在資源向導中，點擊左邊"向任

務分配人員和設備"的鏈接（比如將開發人員分配到每一個具體任務上）

10、甘特圖顯示資源分配

資源分配后，通過菜單中的"格式"甘特圖向導”來設置是否在甘特圖中顯示資源

名稱，在這個環節的第3步，選擇”資源與日期"，則在甘特圖里顯示資源名稱

11、優化項目計劃

在完成了資源的定義和分配工作后，我們需要對項目的進度安排進行優化,以使工期

最為合理，同時避免出現資源的過度分配或分配不足。點擊項目向導的“資源"，并在資

源向導中點擊”為項目指定人員與設備”鏈接，紅色字體標出的說明資源存在過度分配現

象。

問題1：我在列表里分配資源以后，為什么"陳三〃、"李四"、"劉五〃、"張六"、

"何七〃都會發生資源過度分配的現象？（我如果將陳三的資源可用性設置為900%就不

會發生資源過度分配的現象，但是陳三只有1人，設置成900%是不是表示有9個？這里

應該怎么處理？）

問題2:通過網絡圖，查看關鍵任務，縮短關鍵任務的工期來優化項目計劃，怎么優

化？

12、跟蹤項目進度

首先，對項目跟蹤之前,我們首先對項目進行保存比較基期的操作。點擊項目向導中

的"跟蹤"，再在跟蹤向導中點擊"保存比較基期，以便與最新版本比較〃鏈接，然后在

跟蹤向導中點擊"保存比較基準"，完成比較基期的保存。

然后，項目進展了一段時間后，進行項目的進度檢查工作。首先點擊跟蹤向導的“在

項目中引入進度信息”鏈接，錄入每個項目的進度情況，點擊完成后，可以看到右側的甘

特圖視圖中出現了進度

注意：這里有和跨度,應該先處理"準備跟蹤項目進度"，可以按照"一直通過輸入

完成工時的百分比跟蹤"、"一直通過輸入實際完成工時和剩余工時跟蹤"、"一直通過

輸入每個時間段完成的工時跟蹤"的一種方式進行項目跟蹤。

問題1:比如按照工時來跟蹤，這里的百分比是不是也是一個估計值？

問題2:這里的"檢查狀態”里的日期,比如2009-06-18,是截止到2009-06-17

晚上的任務情況，還是2009-06-18晚上的任務情況？

問題3:我在2009-06-18檢查任務狀態，為什么

qt020qt022qt025qt026qt027qt032qt037qt038qt048qt054qt059qt060qt068qt071

表示為延遲的任務，我這些任務都是安排在15-19號完成的啊

然后，可以通過進度線（前鋒線）形式來查看項目進度情況，通過菜單"工具"-"跟

蹤"-"進度線"進行進度淺的顯示設置，在進度線設置窗體中，我們選擇在項目狀態日期

"顯示當前進度線”，并且在"顯示進度線相對于"選擇"比較基準計劃”，就可以在甘

特圖里看見相對于當前進度的進度線。

14、輸出項目報表

1、打印報表可以點擊項目向導中的報表，再在報表向導中選擇視圖、篩選、設置格式、

打印

二、針對上面的問題請教葛老師：

我首先建立了項目，定義了資源（我把每個參與開發的人員都作為1個資源錄入）

1、在建立任務列表的時候，如果有很多任務，沒有強制的前后關系，可以一起開始，

這個應該怎么處理？比如我們在半個月要作完，項目有很多小任務，本來沒有很強的前后

關系，所以我就把這些任務都作為同時開始了

2、分配資源以后，為什么"陳三"、"李四"、"劉五"、"張六"、"何七"都會發生資源過

度分配的現象？（我如果將陳三的資源可用性設置為900%就不會發生資源過度分配的現

象，但是陳三只有1人，設置成900%是不是表示有9個？這里應該怎么處理？）

3在跟蹤項目時，為什么

qt020qt022qt025qt026qt027qt032qt037qt038qt048qt054qt059qt060qt068qt071

表示為延遲的任務，我這些任務都是安排在15-19號完成的啊

請老師幫我審查一下附件，看有些什么問題，多謝了！！

三、老師的答復：

首先，關于資源的最大單位。例如，陳三的最大單位（即資源可用性）為100%,表

示他一天能夠工作8小時（默認使用的是標準日歷，一天8h,一周5天工作X如果改為

900%意味著該資源一天能完成正常工作量的9倍算一天能完成8hx9=72h的工作量，

顯然一個人是不可能做到的，不符合實情。也有這種情況：有的人工作能力特強，他一個

人工作一天，能完成普通人比如10小時的工作量（可能是由于勤奮，也可能是高效），那

么他的最大單位就該是

10h/8h=125%e

如果你給該資源在某一天分配了2件事，例如李四，先看資源圖表，找到出現紅柱子

的日期，例如6月15日為例，再轉到資源使用狀況視圖,這一天你為他分配了四個工作：

項目啟動會,每件工作每天的工作量為,所有總共李四在這天的

qt004,qt011,qt059,4h

工作強度為16h/8h=200%,而他的最大可用性為100%,當然過度分配了。

該問題的原因可能是這樣：雖然你一天分配了李四4項工作，但每項工作在某一天內

并不需要耗費他8hour,如果實際情況如此，那么需要明確每天的工作量，例如每天每件

工作要做2h，處理如下,首先給出各項工作的工時量，例如qt004,估計李四每天工作2h,

需要天，故工時為在甘特圖中插入“工時"域，輸入然后為該任務分配資源

48h,8he

“李四25%”,囚為在該工作是每天工作2h,相當于將一天的25%投入了該工作。其他

任務類似。參見附件，在資源圖表中意看李四在6月15日-18日這幾天的就不過度分配

了。但其他工作仍存在過渡分配情況，沒有修改。

其次，關于任務qt020等任務落后進度的問題。你在項目計劃中安排這些任務"應

該"在15?19日完成，注意，這里是"應該"，或者說這是"計劃"，而實際情況如何

呢？你在項目中標注：該任務目前的完成百分比為50%,而你設置的檢查狀態日期為6月

18日,也就是說，你目前是記載到18號下班時項目的完成情況（看跟蹤向導中的〃檢查

項目進度"），該任務你實3示完成了50%,再看看計劃，到18號，你應該完成80%（即

完成5天中前4天的工作）才算正常，所以落后了。

解決：2方面找原因，1。修改狀態日期，檢查目前記載的完成百分比是否對應著該

狀態日期，或者說截至到18號還有沒有已經實際完成的工作沒有記錄到Project中來。2.

如果狀態日期沒問題，看完成百分比是否輸入正確。如果的確如此，那么實際進度就真的

落后于計劃了

不知道講清楚了沒有，資源與跟蹤是比較容易出錯的環節。如有問題，歡迎再討論。

四、備注：

1、資源圖表的查看位置，"視圖"-"資源圖表”，要看李四的資源圖表，首先在“視

圖"-"資源工作表”中找到李四，然后在"視圖"-"資源圖表"查看李四的資源圖表，

紅色表示那天李四出現了資源過度分配的現象（比如6-15）

2、再看李四在這天的詳細任務的資源分配情況，在"視圖"■"資源使用狀況"中可

以看見,"項目啟動會"分酉己了4h,"2009?qt004"分配了4h,M2009-qt011M分酉己

了4h,"2009-qt059"分配了4h,這天總共工時為16h,紅色顯示，按照標準日歷來看，

他只能工作所以資源分配過度。

8hz

3、出現資源分配過度，就需要明確每天的工作量，在甘特圖中加入“工時”列，給出

各個工作的具體工時

項目管理的內容有9大內容，使用Project重點熟悉制定項目計劃，管理項目進度、

成本、資源方面

第一天：

1、熟悉Project操作環境，通過視圖和報表了解Project管理項目的主要功能，包括

管理項目計劃、管理項目資源、進度管理、成本管理。

1-1、使用本機自帶的模板，在"文件"-"新建〃-"本機上的模板"，選擇Trojecl

模板”，從中就可以選擇系統模板。

1-2、熟悉工作環境

1-2-1、打開和關閉工具欄：在〃視圖"■"工具欄〃的彈出子菜單，已經顯示的工具

欄前會打一個勾,沒有顯示的則沒有勾（處于隱藏狀態），可以通過單擊這些工具欄的方式

來顯示/隱藏。為了適應個人習慣，可以拖動工具欄到適當的位置（每個工具欄的最左端有

一條豎線,鼠標移到該處變成交叉的雙向箭頭，按住鼠標左鍵將工具欄拖到希望的位置即

可）

1-2-2、打開和關閉視圖欄：通過單擊"視圖"-"視圖欄"，可以顯示/隱藏視圖欄,

視圖欄里有20多種視圖，默認的是甘特圖，可以在不同的視圖間切換

1-2?3、打開和關閉項目向導窗口（Project有4類向導:任務向導'資源向導'跟蹤向導

'報表向導）:通過點擊"視圖"-"工具欄〃?"項目向導"來顯示/隱藏向導窗口

1-3、Project制定項目計劃的功能：這個是Project的第1個重要功能，通過甘特圖

可以看項目的任務，任務之間的鏈接關系，每個任務的工期，開始和完成時間等.

1-4、Project的第2大功能：進度管理，甘特圖下的每個任務、開始和完成時間一目

了然，也可以查看整個項目的工期信息，通過"項目"-〃項目信息"

1-5、Project的第3大功能：成本管理，首先要設置項目資源的成本費率，方法是"視

圖"-"資源工作表"，初始情況下的“標準費率”為0,可以在這里輸入實際的費率。然

后在甘特圖中，選擇"視圖"-"表〃-"成本〃，這樣甘特圖里顯示就是每項任務的成本

1-6、使用報表：報表用來更好地報告項目的進度、成本以及其他項目信息。選擇〃試

圖"■"報表"■"工作分配"■"誰在做什么"，這個報表顯示的是參與人員參與的所有任

務及任務的詳細信息。

1-7、保存項目：項目文件保存后以mpp為后綴.

1-8、Project的幫助功能：功能強大，適合初學者。

1-9、多上"項目管理者聯盟"網站：

2、Project管理項目的一般流程

2-1、使用系統模板管理項目，并保存

2-1-1.選擇模板："文件"新建"-"本機上的模板"-"Project模板"，選擇

需要的模板,確認

2-1-2、修改項目信息:"項目"?"項目信息"?"開始日期"，確認

2-1-3、根據任務的實際情況，修改任務信息：選擇任務，"項目"-"任務信息、”（或

者選擇任務，右鍵設置任務信息）

2-1-4、根據實際情況，增加或刪除任務

2-1-5、保存任務（缺省的保存類型是"項目"，后綴為mpp,如果要保存為模板供

以后使用，可以選擇保存類型為模板,后綴為.mpt）,用戶創建的模板放在"模板"■"常

用"選項卡下，系統模板放在"模板"-"Project模板"下。

2-2、使用項目向導，管理項目管理

2-2-1.新建一個項目，打開"項目向導"工具欄，

2-2-1-1,新建空E項目，步驟是"文件"-"空白項目"

2-2?1-2、打開"項目向導"工具欄，步驟是"視圖"■"工具欄"■"項目向導"，

顯示項目向導工具欄

222、打開〃項目向導"窗口，"項目向導”工具欄上有"任務"、"資源"、"跟

蹤"、"報表"4個窗口，所以提供了4種向導：任務、資源、跟蹤、報表。這4種向導

也體現了Project管理項目的總體流程：先創建任務列表，然后為任務分配資源，接著進

行跟蹤和項目報告的工作。

2-2-3、打開"任務”的向導窗口：

2-2-3-1.定義項目：分為3步

2-2-3-2、定義常規工作時間，分為5步，包括選擇日歷模板、定義工作周、設置

假日和倒休、定義時間單位、保存

2-2-3-3、列出任務，可以采用很多方式，比如Excel倒入，也可以采用最笨的手工

輸入方式。

2-2?3-4、創建任務的鏈接關系,選定任務，通過常用工具欄上的"鏈接任務"按

鈕設置任務間的關系

2-2?3-5、管理項目資源，首先創建項目資源，方式是通過項目向導工具欄上的“資

源"，這里也是通過很多步驟來完成，簡單的只設置”為項目指定人員和設備〃，注意輸

入完以后要單擊"完成"。

2-2-3-6、回到任務列表,選擇任務，然后單擊工具欄的“分配資源"按鈕，進行

資源的分配

2-2-B-7,項目跟蹤，選擇“跟蹤〃向導,"保存比較基準“，單擊〃保存比較基

準"，注意要單擊"完成"。

2-2-3-8、準備跟蹤項目進度，選擇"跟蹤向導"，進入"準備跟蹤項目進度"，

這里要選擇跟蹤方法，比如"一直通過輸入完成工時的百分比"進行跟蹤,輸入完畢以后

單擊”保存并完成"，任務列表中就會出現“工時完成百分比"，可以在該列中直接記錄

任務當前的執行情況

2-2-3-9、檢查項目進度，選擇"跟蹤"向導，〃檢查項目進度"，首先需要輸入

項目的狀態日期，也就是當前記錄的項目實際進度是截止到什么時間的信息更新。

2-2-3-10.項目報表，確切說是項目信息報告，方法是進入"報表"向導，單擊"選

擇視圖或報表"-"使用視圖顯示或分析項目信息"-"日歷"-"應用此視圖"，Project

就會將每天的任務清楚地在日歷中列出來，一目了然。

第二天：創建項目計劃

1、定義項目屬性：創建項目計劃時，第一步工作不是建立項目任務，而是定義項目的

基本屬性

1-1、新建空白項目

1-2、定義項目：打開項目向導工具欄的“任務"按鈕，單擊"定義項目"，輸入項目

信息，包括項目開始時間、是否和Server連接、保存。

1-3、定義常規工作時間：打開項目向導工具欄的"任務〃按鈕，單擊"定義