企業合同檔案管理及檔案利用制度合同編號：_______________________簽訂地點：_______________________簽訂日期：_______________________甲方：_______________________地址：_______________________聯系人：_______________________聯系電話：_______________________乙方：_______________________地址：_______________________聯系人：_______________________聯系電話：_______________________第一條總則a.合同檔案管理的目的①為確保合同履行的順利進行和雙方權利義務的履行，保障合同管理工作的系統化、規范化，甲乙雙方達成一致意見，簽訂本合同檔案管理及利用制度。②合同檔案管理是雙方企業合規運營、監督管理、信息共享等方面的重要組成部分。③本制度適用于所有與合同相關的文件檔案管理，旨在提高工作效率，減少合同管理中的風險。④雙方應在合同履行過程中定期對檔案進行審查，確保合同執行情況的透明性和合規性。b.檔案管理的適用范圍①本制度適用于甲乙雙方在合同履行過程中產生的所有合同檔案，包括但不限于紙質合同、電子合同、履約記錄、變更文件等。②合同檔案應涵蓋合同簽署前后的所有相關文書和通信記錄。③甲方和乙方需分別指定專人負責合同檔案管理工作，確保制度的有效執行。④本制度適用于雙方在合同簽訂期間以及合同執行后的檔案管理，確保檔案的長期有效存儲與利用。c.目標與要求①建立高效、規范的合同檔案管理機制，確保合同資料的及時歸檔、有效存儲。②確保合同文件的完整性、保密性與安全性，避免丟失、泄露和篡改。③加強合同檔案的利用，確保相關人員能夠在合理范圍內訪問和利用檔案資料。④甲乙雙方應對合同檔案的管理情況進行定期檢查與評估，以確保檔案的完整性和合規性。第二條檔案管理職責a.甲方責任①甲方需指派專人負責合同檔案管理，并建立檔案管理臺賬，確保檔案的全程跟蹤管理。②甲方應對所有合同檔案的保密性負責，未經過授權不得向第三方透露任何合同信息。③甲方需按時歸檔并存儲合同相關文檔，確保合同檔案的長期保存和有效性。④甲方還應定期對合同檔案進行審查與整理，及時更新檔案管理系統。b.乙方責任①乙方同樣應指定專人負責合同檔案的管理，確保檔案資料的完整性與保密性。②乙方應在合同履行過程中，妥善保存與合同相關的所有文件資料，避免檔案遺失。③乙方在合同執行過程中應及時更新合同檔案，確保履行進展的記錄完整。④乙方應配合甲方的檔案管理工作，定期與甲方共享合同履行進展及檔案資料。c.檔案管理的聯動機制①甲乙雙方應建立檔案共享與交流機制，確保檔案的互通與無縫對接。②雙方在檔案利用時，應提前協調并約定查看權限，以確保檔案的安全性和有效性。③在出現合同爭議時，甲乙雙方應共同審核和提供相關檔案作為支持材料。④雙方可通過定期會談或書面報告的形式，向對方通報檔案管理情況，確保合同履行的透明度。第三條檔案保密與安全a.保密責任①甲乙雙方應明確保密義務，任何一方不得未經對方同意，擅自公開或轉交合同檔案給第三方。②在合同檔案存儲過程中，雙方應采取適當的技術措施，防止檔案被非法篡改或泄露。③合同檔案在使用時，未經授權的人員不得查看檔案，所有查看行為需由管理人員批準。④任何一方發現合同檔案泄露或其他安全事件，應立即報告對方，并協商采取補救措施。b.檔案存儲與備份①合同檔案應存儲在安全、可靠的環境中，確保檔案的物理及電子版不易損毀。②甲乙雙方應定期對合同檔案進行備份，并確保備份數據的安全性，防止數據丟失。③合同檔案的存儲設施應定期檢查，防止存儲介質老化或損壞導致文件無法讀取。④存儲介質應當具有訪問權限控制，確保檔案只能由授權人員查看和管理。c.檔案利用的安全控制①在合同檔案利用過程中，甲乙雙方應對文件的訪問進行嚴格管理，確保只有授權人員能訪問相關檔案。②任何一方在訪問對方合同檔案時，需事先征得對方的同意，并按照約定目的使用檔案。③檔案的利用應嚴格按照約定的目的進行，不得將檔案用于與合同無關的其他活動。④對于過期合同檔案，應及時銷毀或采取其他保密措施，以防止過期檔案被不當使用。第四條合同檔案的利用與審查a.檔案利用的程序①雙方在利用合同檔案時，應提前通知對方并確認檔案的具體使用目的和使用范圍。②所有合同檔案的使用需填寫借閱或使用登記表，登記使用人員、用途及時間。③檔案使用結束后，使用者應按規定將檔案歸還或銷毀，并確保檔案不受損壞。④合同檔案的使用應遵循最小化原則，僅限于實現合同目的所需的最小范圍內使用。b.檔案審查與評估①雙方應定期對合同檔案的管理狀況進行審查，評估檔案的完整性與合規性。②審查過程中，雙方可邀請獨立第三方進行評估，確保檔案管理符合行業標準。③對于不符合要求的檔案管理或存儲方式，雙方應協商改進措施，確保檔案管理的持續改進。④檔案審查應包括對合同履行情況的回顧，確保合同執行過程的透明性和準確性。c.檔案銷毀與保存①合同履行完畢且相關檔案沒有保存價值時，雙方應商議并同意銷毀檔案。②銷毀檔案應采取安全措施，確保檔案信息無法恢復或被非法獲取。③在保存合同檔案的過程中，雙方應定期檢查檔案的狀態，及時對不再有效的檔案進行處理。④合同檔案的銷毀應符合國家和行業有關檔案管理的法律法規要求，確保合規操作。第五條違約責任與爭議解決a.違約責任①若甲方或乙方未按照本合同約定履行檔案管理義務，違約方應承擔相應的賠償責任。②若因一方違反保密條款導致合同檔案泄露，違約方應賠償對方因此遭受的所有損失。③在合同履行過程中，任何一方未按時提供、歸檔或銷毀合同檔案的，違約方應支付違約金。④違約責任應明確，且不得以任何理由逃避履行合同義務。b.爭議解決①雙方在履行本協議過程中如發生爭議，應通過友好協商解決。②若協商無果，雙方同意將爭議提交至甲方所在地有管轄權的法院訴訟解決。③雙方同意在爭議解決期間繼續履行不涉及爭議的合同條款，除非合同另有約定。④爭議解決過程中，所有檔案應被妥善保管，作為重要證據。第六條附則a.協議的修改與補充①本合同一經簽訂生效，任何一方如需對協議內容進行修改或補充，須提前通知對方并獲得書面同意。②任何對協議的修改或補充應形成書面文件，并成為本合同不可分割的一部分。③修改或補充后的合同內容對雙方均具有約束力。④雙方修改合同內容時，應遵循平等、公正的原則，不得對另一方造成不利影響。b.合同的終止①在合同履行過程中，若出現不可抗力因素，導致任何一方無法繼續履行合同義務，雙方應友好協商解除合同，且不承擔違約責任。②若一方未按約定履行合同義務，經另一方催告后仍未改正，則對方有權單方面解除合同。③合同解除后，雙方應及時處理相關檔案，包括但不限于合同終止文件、結算清單等，確保資料的歸檔和保管。④合同終止后，甲乙雙方仍需履行已發生的債務清償義務，并繼續保守商業機密及相關檔案的保密。c.本協議生效①本合同自雙方授權代表簽字蓋章之日起生效，雙方應遵循合同條款進行管理和履行。②甲乙雙方承諾在本協議有效期內按約定履行各自的責任，確保合同檔案管理工作的高效執行。③若本協議與法律、行政法規有沖突的，以國家法律、法規的相關規定為準。④本協議未盡事宜，雙方可另行協商并形成書面補充協議，作為本協議的有效組成部分。第七條簽署本協議由甲方和乙方代表簽字并加蓋公章后生效。甲乙雙方各執一份原件，具有同等法律效力。甲方代表簽字：___