會議室預訂與使用技巧合同目錄第一章：定義與術語1.1定義1.2術語第二章：會議室預訂2.1預訂程序2.2預訂時間2.3預訂確認第三章：會議室使用3.1使用時間3.2使用規則3.3設備與設施第四章：會議室容量與布局4.1容量限制4.2布局調整第五章：會議設備與技術支持5.1設備提供5.2技術支持第六章：清潔與維護6.1清潔責任6.2維護保養第七章：安全保障7.1安全措施7.2緊急情況處理第八章：預訂取消與修改8.1取消政策8.2修改預訂第九章：費用與支付9.1費用標準9.2支付方式第十章：違約與責任10.1違約行為10.2責任承擔第十一章：爭議解決11.1爭議方式11.2解決途徑第十二章：合同的生效、變更與終止12.1生效條件12.2變更程序12.3終止條件第十三章：一般條款13.1適用法律13.2保密條款13.3通知義務第十四章：附則14.1合同附件14.2簽訂日期14.3簽字蓋章合同編號：_________第一章：定義與術語1.1定義1.1.2會議室：指用于舉辦會議、研討會、培訓等活動的房間或場所1.1.3預訂方：指根據本合同規定預訂會議室的甲方1.1.4使用方：指根據本合同規定使用會議室的乙方1.2術語1.2.1本合同中使用的術語，如無特殊說明，均具有本章1.1節所述的含義第二章：會議室預訂2.1預訂程序2.1.1預訂方需提前向甲方提交會議室預訂申請2.1.2甲方應在收到預訂申請后的2個工作日內回復預訂方2.1.3預訂方收到甲方確認回復后，視為預訂成功2.2預訂時間2.2.1會議室預訂時間以小時為單位計算，最小預訂時間為半天2.2.2預訂方應在會議開始前至少2個工作日向甲方提交預訂申請2.3預訂確認2.3.1甲方在收到預訂申請后，應在2個工作日內向預訂方發出確認回復2.3.2確認回復應包括會議室使用時間、地點、容量、設備等信息第三章：會議室使用3.1使用時間3.1.1會議室使用時間應按照預訂時間執行，如有特殊情況需提前告知甲方3.1.2會議結束后，使用方應按照約定時間將會議室恢復原狀3.2使用規則3.2.1使用方應遵守甲方制定的會議室使用規則，包括禁止吸煙、亂丟垃圾等3.2.2使用方不得擅自改變會議室的布局和設備配置3.3設備與設施3.3.1甲方應提供會議室的基本設備，如投影儀、白板、音響等3.3.2使用方如需使用特殊設備，應提前向甲方提出申請，并承擔相關費用第四章：會議室容量與布局4.1容量限制4.1.1會議室的容量有限，預訂方應根據實際需求合理安排參會人數4.1.2會議室內禁止超員使用4.2布局調整4.2.1甲方應在會議開始前按照預訂方的要求布置會議室4.2.2會議結束后，使用方應按照約定時間配合甲方恢復會議室原狀第五章：會議設備與技術支持5.1設備提供5.1.1甲方應提供會議室的基本設備，如投影儀、白板、音響等5.1.2使用方如需使用特殊設備，應提前向甲方提出申請，并承擔相關費用5.2技術支持5.2.1甲方應提供會議室的技術支持，包括設備調試、網絡接入等5.2.2使用方在使用會議室設備時，如有疑問，應向甲方尋求技術支持第六章：清潔與維護6.1清潔責任6.1.1使用方應保持會議室的清潔衛生，不得亂丟垃圾6.1.2會議結束后，使用方應將會議室恢復原狀，并及時清理垃圾6.2維護保養6.2.1甲方負責會議室的日常維護保養6.2.2甲方應確保會議室設備設施的正常運行，如有故障應及時維修第八章：預訂取消與修改8.1取消政策8.1.1預訂方如需要在會議開始前取消預訂，應至少提前2個工作日通知甲方8.1.2取消預訂將視為違約行為，甲方有權根據實際情況收取一定的違約金8.2修改預訂8.2.1預訂方如需要在會議開始前修改預訂，應至少提前1個工作日通知甲方8.2.2甲方根據實際情況可予以修改，如有必要將通知預訂方第九章：費用與支付9.1費用標準9.1.1會議室租賃費用根據會議室類型、使用時間、設備需求等因素確定9.1.2甲方應向預訂方提供詳細的費用清單9.2支付方式9.2.1預訂方應在收到甲方出具的費用清單后5個工作日內完成支付9.2.2支付方式可采取銀行轉賬、現金支付等方式第十章：違約與責任10.1違約行為10.1.1任何一方違反本合同的約定，均視為違約行為10.1.2違約方應承擔因此給對方造成的直接損失10.2責任承擔10.2.1甲方未按約定提供會議室或設備，應承擔相應的違約責任10.2.2預訂方未按約定時間支付費用，應承擔相應的違約責任第十一章：爭議解決11.1爭議方式11.1.1雙方在履行本合同過程中發生的爭議，應通過友好協商解決11.1.2如協商不成，任何一方均有權向合同簽訂地人民法院提起訴訟11.2解決途徑11.2.1雙方同意，仲裁是解決爭議的最終方式11.2.2仲裁委員會應由雙方共同選定，仲裁裁決是終局的，對雙方均有約束力第十二章：合同的生效、變更與終止12.1生效條件12.1.1本合同自雙方簽字蓋章之日起生效12.1.2本合同的生效不代表任何一方放棄追究對方違約責任的權利12.2變更程序12.2.1合同變更應由雙方協商一致，并以書面形式簽訂補充協議12.2.2補充協議與本合同具有同等法律效力12.3終止條件12.3.1本合同在合同期滿后自然終止12.3.2任何一方提前終止本合同，應提前書面通知對方第十三章：一般條款13.1適用法律13.1.1本合同的簽訂、履行、解釋及爭議解決均適用中華人民共和國法律13.1.2本合同未盡事宜，按國家法律法規規定執行13.2保密條款13.2.1雙方應對在合同履行過程中獲得的對方商業秘密和機密信息予以保密13.2.2保密期限自本合同簽訂之日起算，至合同終止或履行完畢之日止13.3通知義務13.3.1雙方應確保合同中所提供的聯系方式準確有效13.3.2任何一方如需通知對方，應采用書面形式，通知送達對方即為有效第十四章：附則14.1合同附件14.1.1本合同附件包括會議室平面圖、設備清單等14.1.2附件與本合同具有同等法律效力14.2簽訂日期14.2.1本合同自雙方簽字蓋章之日起生效14.2.2雙方應在合同簽訂后5個工作日內交換簽字蓋章的合同正本14.3簽字蓋章14.3.1甲方代表：_________14.3.2乙方代表：_________14.3.3本合同一式兩份，甲乙雙方各執一份，具有同等法律效力多方為主導時的，附件條款及說明附加條款一：甲方為主導時的特殊條款1.甲方應在會議開始前至少3個工作日內向乙方提交會議室預訂申請。說明：甲方提前提交預訂申請，以便乙方有足夠的時間進行會議室安排和準備工作。2.甲方如需變更會議室使用時間或取消預訂，應至少提前4個工作日通知乙方。說明：甲方變更或取消預訂需給乙方足夠的時間進行調整，避免乙方其他預訂受到影響。3.甲方使用會議室時，應遵守乙方制定的額外使用規則，包括但不限于禁止攜帶易燃易爆物品、禁止擅自改變會議室布局等。說明：甲方使用會議室時，需遵守乙方制定的額外使用規則，確保會議室的安全和設施完好。附加條款二：乙方為主導時的特殊條款1.乙方應在會議開始前至少2個工作日內向甲方確認會議室預訂。說明：乙方及時確認會議室預訂，以便甲方做好會議準備工作。2.乙方如需變更會議室使用時間或取消預訂，應至少提前3個工作日通知甲方。說明：乙方變更或取消預訂需給甲方足夠的時間進行調整，避免甲方其他預訂受到影響。3.乙方提供會議室時，應確保會議室設備齊全、功能正常，如設備出現故障，應及時予以修復。說明：乙方提供設備齊全、功能正常的會議室，確保甲方會議的順利進行。附加條款三：第三方中介為主導時的特殊條款1.第三方中介應在會議開始前至少1個工作日內向甲方確認會議室預訂。說明：第三方中介及時確認會議室預訂，以便甲方做好會議準備工作。2.如甲方需變更會議室使用時間或取消預訂，應通過第三方中介與乙方溝通，并由第三方中介向乙方發出正式通知。說明：通過第三方中介進行溝通，確保信息傳遞的準確性和及時性。3.第三方中介應協助甲方和乙方解決會議室使用過程中的問題，如設備故障、布局調整等。說明：第三方中介協助解決使用過程中的問題，確保甲方和乙方的權益。附件及其他補充說明一、附件列表：1.會議室平面圖2.會議室設備清單3.會議室使用規則4.會議室布局調整方案5.會議設備技術參數6.會議費用明細表7.第三方中介服務協議二、違約行為及認定：1.甲方未按約定時間提交預訂申請或變更預訂，視為違約行為。2.甲方未按約定時間支付會議室租賃費用，視為違約行為。3.乙方未按約定時間確認預訂或提供會議室，視為違約行為。4.乙方未按約定提供設備或服務，視為違約行為。5.第三方中介未按約定時間確認預訂或協助解決問題，視為違約行為。三、法律名詞及解釋：1.會議室租賃合同：指甲方租賃乙方會議室用于舉辦會議、培訓等活動的合同。2.預訂方：指根據本合同規定預訂會議室的甲方。3.使用方：指根據本合同規定使用會議室的乙方。4.第三方中介：指協助甲方和乙方進行會議室預訂及協調的第三方機構。四、執行中遇到的問題及解決辦法：1.會議室設備故障：及時通知甲方或第三方中介，由乙方負責修復或提供替代設備。2.會議室預訂沖突：與乙方溝通，協商調整會議室使用時間或尋找替代會議室。3.會議時間變動：提前通知甲方或第三方中介，由乙方協助調整預訂。4.會議室清潔問題：提出清潔要求，乙方及時安排清潔服務。5.合同爭議：通過