學校辦公室會議管理制度第一章總則

學校辦公室會議管理制度旨在規范學校各類會議的組織、召開及管理，確保會議高效、有序進行，提高決策效能，加強部門間的溝通與合作。以下總則對會議管理制度的基本原則、適用范圍、會議類型及參會人員等方面進行規定。

一、基本原則

1.實事求是：會議討論應基于實際情況，充分調查研究，確保決策的科學性和實用性。

2.民主集中：充分發揚民主，廣泛聽取意見，集中統一決策，確保決策的民主性和權威性。

3.高效有序：會議應注重效率，合理安排時間，確保會議目標的實現。

4.公開透明：會議內容、議程和結果應適時向相關人員公開，提高決策的透明度。

二、適用范圍

本制度適用于學校辦公室組織召開的各類會議，包括但不限于以下類型：

1.辦公室日常工作例會

2.部門協調會

3.專題研討會

4.學校領導召開的各類會議

三、會議類型及參會人員

1.辦公室日常工作例會：由辦公室主任主持，辦公室全體成員參加。

2.部門協調會：由相關職能部門負責人主持，相關部門人員參加。

3.專題研討會：由相關專題負責人主持，邀請相關領域專家、學者及學校相關人員參加。

4.學校領導召開的各類會議：由學校領導主持，根據會議主題邀請相關人員參加。

四、會議紀律

1.會議期間，參會人員應保持手機靜音，不得隨意離場。

2.會議討論應圍繞主題進行，禁止涉及與會議無關的內容。

3.參會人員應遵守會議時間，按時到場，不得遲到、早退。

4.會議內容應保密，未經允許，不得泄露會議討論情況。

五、制度修訂

本制度根據學校辦公室工作需要適時修訂，修訂后的制度經學校領導批準后生效。

六、解釋權

本制度的解釋權歸學校辦公室所有。

第二章會議流程

為確保會議的順利進行，提高會議效率，以下對會議的籌備、召開、記錄及總結等流程進行詳細規定。

一、會議籌備

1.確定會議主題：根據學校辦公室工作需要，明確會議的主題和目標。

2.制定會議議程：根據會議主題，擬定會議議程，包括會議議題、討論重點、預計時間等。

3.召集參會人員：根據會議主題和議程，確定參會人員，并向相關人員發出會議通知。

4.會議資料準備：整理與會議主題相關的資料，提前分發給參會人員，以便提前了解會議內容。

5.會議場地安排：根據參會人數和會議需求，選擇合適的會議室，并確保會議室設備齊全、環境舒適。

二、會議召開

1.會議簽到：參會人員應在會議開始前進行簽到，以確認參會人員到齊。

2.會議主持人介紹：會議主持人應介紹會議主題、議程和參會人員，明確會議目的和任務。

3.會議討論：根據議程，逐項進行討論。會議主持人應引導參會人員圍繞主題展開討論，確保會議內容充實、高效。

4.會議決策：在充分討論的基礎上，對會議議題進行表決或決策，形成會議紀要。

5.會議總結：會議主持人對會議討論情況進行總結，強調會議成果和下一步工作安排。

三、會議記錄

1.會議記錄人員應認真記錄會議討論內容、決策結果及參會人員意見。

2.會議記錄應客觀、真實、完整，不得遺漏重要信息。

3.會議記錄應在會議結束后及時整理，形成會議紀要。

四、會議紀要的發放與反饋

1.會議紀要應盡快發送給參會人員，以便相關人員了解會議內容。

2.參會人員應對會議紀要進行認真閱讀，并在規定時間內提出意見和建議。

3.會議紀要的修改和完善：根據參會人員的反饋，對會議紀要進行修改和完善。

五、會議總結與跟蹤

1.會議主持人或相關人員應對會議成果進行總結，分析會議中存在的問題和不足，為下一次會議提供改進方向。

2.會議決策的落實：根據會議紀要，明確責任人和完成時限，確保會議決策的落實。

3.會議跟蹤：對會議決策的執行情況進行定期跟蹤，了解工作進度，協調解決問題，確保工作順利進行。

六、會議評估與改進

1.定期對會議流程、效果等方面進行評估，收集參會人員的意見和建議。

2.根據評估結果，對會議管理制度進行改進，提高會議質量。

第三章會議紀要的跟蹤落實

為確保會議決策的有效執行，加強對會議紀要的跟蹤落實至關重要。以下對會議紀要的審批、發布、執行及監督等環節進行詳細規定。

一、會議紀要的審批與發布

1.會議紀要經會議主持人審核后，提交給學校辦公室負責人審批。

2.審批通過的會議紀要，由學校辦公室統一發布，確保相關人員及時獲取。

3.會議紀要的發布形式包括但不限于電子郵件、內部通知等。

二、會議紀要的執行與分工

1.會議紀要中明確的任務和決策，應明確責任人和完成時限。

2.責任人根據會議紀要的要求，制定具體實施方案，并報學校辦公室備案。

3.學校辦公室負責對會議決策的執行情況進行跟蹤，確保各項工作有序推進。

三、會議紀要執行的監督與檢查

1.學校辦公室定期對會議決策的執行情況進行監督檢查，了解工作進度，發現問題及時協調解決。

2.各部門應主動匯報會議決策的執行情況，積極配合學校辦公室的監督工作。

3.對會議決策執行不力的部門或個人，學校辦公室有權進行通報批評，并追究相關責任。

四、會議紀要的更新與反饋

1.會議紀要的執行過程中，如遇到問題或需調整決策，責任人應及時向學校辦公室反饋。

2.學校辦公室根據反饋情況，對會議紀要進行更新，并重新發布。

3.更新的會議紀要需重新提交審批，確保決策的科學性和實用性。

五、會議紀要執行的總結與評價

1.會議紀要執行完畢后，學校辦公室應對執行情況進行總結，分析存在的問題和不足，為今后類似會議提供借鑒。

2.定期對會議紀要執行情況進行評價，對表現優秀的部門和個人給予表彰和獎勵。

3.通過總結與評價，不斷提高會議決策的執行力和會議紀要的質量。

六、會議紀要的歸檔與保管

1.會議紀要執行結束后，學校辦公室應將會議紀要及相關資料進行歸檔，便于查閱和追溯。

2.會議紀要的保管應嚴格遵守保密制度，確保信息安全。

3.會議紀要的歸檔和保管期限，按照學校相關規定執行。

第四章會議室管理規定

為提高會議室的使用效率，保障會議的順利進行，制定以下會議室管理規定，對會議室的預訂、使用、維護等方面進行明確。

一、會議室預訂

1.會議室預訂采用預約制度，由學校辦公室統一管理。

2.需要使用會議室的部門或個人，應提前向學校辦公室提交會議室申請，填寫會議室申請表，明確會議時間、參會人數、設備需求等信息。

3.學校辦公室根據申請順序和會議室使用情況，統籌安排會議室使用。

二、會議室使用

1.會議室使用時應嚴格按照預訂時間進行，不得隨意占用或提前結束。

2.會議室內應保持安靜、整潔，禁止吸煙、亂丟雜物。

3.使用會議室時，應愛護會議室設備，如遇到設備故障，應及時向學校辦公室報告。

4.會議室使用完畢后，應關閉電源、水源，整理會議室環境，確保會議室恢復原狀。

三、會議室設備管理

1.學校辦公室負責對會議室設備進行定期檢查、維護，確保設備正常運行。

2.會議室設備使用前，使用人員應熟悉設備操作方法，避免因操作不當造成設備損壞。

3.若會議室設備出現故障，學校辦公室應及時聯系維修人員進行維修，確保會議的順利進行。

四、會議室鑰匙管理

1.會議室鑰匙由學校辦公室指定專人負責管理。

2.使用會議室時，需向學校辦公室領取鑰匙，并在會議結束后歸還。

3.鑰匙管理人員應妥善保管鑰匙，不得隨意借出或遺失。

五、會議室使用費用

1.學校內部部門使用會議室，原則上不收取費用。

2.如涉及特殊設備或消耗品，根據實際情況，學校辦公室可適當收取費用。

3.學校外部單位使用會議室，按照學校相關規定收取會議室使用費。

六、會議室管理規定監督與執行

1.學校辦公室負責對會議室管理規定進行監督與執行，對違反規定的部門或個人進行通報批評，并視情節嚴重程度給予相應處罰。

2.各部門應積極配合學校辦公室，共同維護會議室管理秩序，確保會議室的高效使用。

第五章附則

一、本制度的解釋權歸學校辦公室所有。

二、本制度自發布之日起實施，原有相