第2頁共2頁2024年學(xué)校檔案室管理制度檔案室管理制度旨在持續(xù)強(qiáng)化學(xué)校檔案的保管、保密與利用工作，依據(jù)依法治檔的原則，特制定以下規(guī)定：一、全面貫徹執(zhí)行《中華人民共和國檔案法》及相關(guān)檔案工作的法律法規(guī)與規(guī)定。二、所有已歸檔的檔案需經(jīng)統(tǒng)一流程進(jìn)行分類登記、編目，并實(shí)施科學(xué)管理，確保妥善存放。同時(shí)，需編制案卷目錄等索引查詢工具，以便高效檢索。三、設(shè)立專門的檔案庫，并配置專業(yè)的存檔箱柜。切實(shí)執(zhí)行防盜、防火、防潮、防塵、防蟲等安全防范措施，并定期對檔案的保管情況進(jìn)行檢查，確保檔案的安全無虞，實(shí)現(xiàn)無丟失、無霉變、無蟲蛀、無差錯的保管目標(biāo)。四、對于已達(dá)到保管期限且需銷毀的檔案材料，需進(jìn)行清理并造冊登記，隨后報(bào)請校領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可進(jìn)行銷毀處理。五、檔案責(zé)任人應(yīng)嚴(yán)格遵守國家工作人員的保密守則，非檔案工作人員未經(jīng)許可，嚴(yán)禁擅自進(jìn)入檔案室。六、對于屬于保密范疇的檔案，利用者需先報(bào)經(jīng)校領(lǐng)導(dǎo)同意后方可進(jìn)行查閱。在查閱過程中，請避免翻閱或摘錄與利用目的無關(guān)的章節(jié)。七、任何需查閱檔案的人員，在查閱過程中均不得拆散、涂改、損毀或轉(zhuǎn)讓他人案卷。八、若利用者需摘錄或復(fù)印有關(guān)檔案，一般情況下需經(jīng)檔案員同意；對于重要的機(jī)密檔案，則需經(jīng)校領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可進(jìn)行摘錄或復(fù)印。九、外來人員如需利用本單位檔案，需攜帶單位介紹信，并明確注明利用目的。經(jīng)校領(lǐng)導(dǎo)同意后，方可進(jìn)行查閱。十、建立健全檔案利用記錄制度，檔案員有權(quán)向利用者收集利用效果反饋；同時(shí)，利用者也有義務(wù)向檔案室反饋其利用效果。十一、檔案工作人員需定期對檔案材料進(jìn)行全面檢查，一旦發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)進(jìn)行改進(jìn)與完善。2024年學(xué)校檔案室管理制度（二）學(xué)校檔案管理規(guī)定一、檔案收集1.依法按章：檔案的收集工作必須嚴(yán)格遵守相關(guān)法律法規(guī)及學(xué)校規(guī)章制度。全校師生需明確檔案收集與管理的重要性和意義，樹立檔案工作的責(zé)任感，區(qū)分工作性檔案資料與個人學(xué)術(shù)、科技等具有知識產(chǎn)權(quán)的資料。管理部門不得強(qiáng)行收集屬于個人知識產(chǎn)權(quán)范疇的資料（除非個人自愿貢獻(xiàn)），個人亦不得將應(yīng)歸檔的工作資料私自保存、占有或拒不歸檔。2.完善機(jī)制：建立檔案收集的必要機(jī)制，明確收集范圍、對象及時(shí)限，并制定相應(yīng)的工作制度和考核制度。3.建立網(wǎng)絡(luò)：鑒于學(xué)校工作條線眾多，歸檔資料涉及面廣，應(yīng)構(gòu)建檔案收集的組織網(wǎng)絡(luò)，確保各條線和層面均有相關(guān)節(jié)點(diǎn)，并指定具體責(zé)任人。二、檔案整理1.規(guī)范分類：隨著學(xué)校自主發(fā)展和教育教學(xué)改革的深入，檔案資料分類規(guī)則需與時(shí)俱進(jìn)，各單位應(yīng)積極探索并及時(shí)與上級檔案管理部門溝通，確保分類規(guī)則的科學(xué)性和系統(tǒng)性。2.保持結(jié)構(gòu)完整性：檔案整理應(yīng)遵循教育、教學(xué)、科研、人事、行政、財(cái)務(wù)及經(jīng)營管理等活動過程中形成的檔案資料自身規(guī)律，保持其結(jié)構(gòu)的完整性。3.保持整體系統(tǒng)性：按照檔案來源、時(shí)間、內(nèi)容和性質(zhì)等條件，保持其歷史聯(lián)系和整體系統(tǒng)性。三、檔案立卷1.推行預(yù)立卷制度：為方便歸檔前的查找利用，提高立卷質(zhì)量，學(xué)校應(yīng)推行預(yù)立卷制度，并嚴(yán)格按照上級要求執(zhí)行。2.及時(shí)收集與整理：各有關(guān)部門兼職檔案員應(yīng)按預(yù)立卷類目及時(shí)收集、積累材料，并定期進(jìn)行整理。3.指導(dǎo)與檢查：學(xué)校檔案室應(yīng)隨時(shí)了解、檢查并指導(dǎo)兼職檔案員做好預(yù)立卷工作。4.組卷要求：組卷需遵循文件材料形成的規(guī)律，保持相互間的有機(jī)聯(lián)系，便于查考和利用。具體技術(shù)要求包括內(nèi)容相同的文件材料組成一卷，卷內(nèi)文件排序合理，編頁號、填寫目錄及備考表等。四、檔案保管1.硬件保障：檔案庫房應(yīng)確保通風(fēng)、干燥，配備防潮、防霉、防蛀、防火、調(diào)溫和通風(fēng)等設(shè)施，并設(shè)置防盜系統(tǒng)。2.軟件建設(shè)：建立健全檔案管理的常規(guī)工作制度，包括收集、整理、分類、立卷、借閱、鑒定、剔除、銷毀等，并建立相應(yīng)的工作資料。3.歸檔驗(yàn)收：檔案室應(yīng)對整理組卷完畢的檔案進(jìn)行入庫前的鑒定和驗(yàn)收，不合格者需重新整理。4.分類編號與編目：按規(guī)定做好分類編號和編目工作，實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)輔助檔案管理的，應(yīng)將目錄輸入計(jì)算機(jī)，建立信息庫。5.定期檢查與補(bǔ)救：定期全面檢查檔案，記錄檢查結(jié)果，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)補(bǔ)救并報(bào)告分管領(lǐng)導(dǎo)。6.鑒定與銷毀：根據(jù)歸檔范圍和保管期限表，對到期檔案提出銷毀或延長保管期的意見，經(jīng)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后執(zhí)行銷毀程序。7.統(tǒng)計(jì)工作：建立檔案收進(jìn)、移出、利用、銷毀等統(tǒng)計(jì)臺帳，及時(shí)報(bào)送統(tǒng)計(jì)報(bào)表。8.補(bǔ)充歸檔：歸檔文件如有遺漏，學(xué)校應(yīng)及時(shí)補(bǔ)充歸檔，檔案室應(yīng)將補(bǔ)充材料插入相應(yīng)案卷或另行組卷。官地坪鎮(zhèn)中學(xué)2024年學(xué)校檔案室管理制度（三）學(xué)校檔案管理制度一、檔案收集1.依法按章：檔案的收集工作必須嚴(yán)格遵守相關(guān)法律法規(guī)及學(xué)校規(guī)章制度。全校師生需明確檔案管理的重要性，樹立檔案意識，明確工作性檔案資料與個人知識產(chǎn)權(quán)資料的界限。管理部門不得強(qiáng)行收集個人知識產(chǎn)權(quán)范圍內(nèi)的資料（除非個人自愿貢獻(xiàn)），個人亦不得私自占有應(yīng)歸檔的工作資料。2.完善機(jī)制：建立科學(xué)的檔案收集機(jī)制，明確收集范圍、對象及時(shí)限，并設(shè)立相應(yīng)的工作制度和考核制度，確保檔案收集工作的有序進(jìn)行。3.建立網(wǎng)絡(luò)：鑒于學(xué)校工作條線多、歸檔資料廣泛，需構(gòu)建完善的檔案收集組織網(wǎng)絡(luò)，確保各條線和層面均有專人負(fù)責(zé)，形成有效的檔案收集體系。二、檔案整理1.規(guī)范分類：隨著教育教學(xué)改革的深入，檔案資料分類規(guī)則需與時(shí)俱進(jìn)，各單位應(yīng)在尊重現(xiàn)實(shí)的基礎(chǔ)上積極探索，并及時(shí)與上級檔案管理部門溝通，確保分類工作的規(guī)范性和科學(xué)性。2.保持結(jié)構(gòu)完整性：檔案整理應(yīng)遵循檔案資料自身規(guī)律，保持其結(jié)構(gòu)的完整性，確保教育、教學(xué)、科研、人事、行政、財(cái)務(wù)及經(jīng)營管理等各方面檔案資料的完整性和系統(tǒng)性。3.保持整體系統(tǒng)性：在整理過程中，還需注意檔案之間的歷史聯(lián)系和整體系統(tǒng)性，確保檔案能夠全面反映學(xué)校各項(xiàng)工作的歷史和發(fā)展過程。三、檔案立卷1.推行預(yù)立卷制度：為提高立卷質(zhì)量，方便查找利用，學(xué)校應(yīng)推行預(yù)立卷制度，明確各部門兼職檔案員的職責(zé)和預(yù)立卷類目。2.及時(shí)收集與整理：兼職檔案員應(yīng)按預(yù)立卷類目及時(shí)收集、積累材料，并定期進(jìn)行整理，確保檔案材料的完整性和時(shí)效性。3.技術(shù)指導(dǎo)與監(jiān)督：學(xué)校檔案室應(yīng)隨時(shí)了解、檢查并指導(dǎo)兼職檔案員的預(yù)立卷工作，確保立卷工作的規(guī)范性和科學(xué)性。4.組卷要求：組卷應(yīng)遵循文件材料形成的規(guī)律，保持其相互之間的有機(jī)聯(lián)系；同時(shí)，還需遵循一定的技術(shù)要求，如內(nèi)容相同的文件材料組成一卷、卷內(nèi)文件材料按一定順序排列等。四、檔案保管1.硬件保障：為確保檔案的完整和安全，檔案庫房應(yīng)配備必要的通風(fēng)、干燥、防潮、防霉、防蛀、防火及防盜等設(shè)施。2.軟件建設(shè)：建立健全檔案管理的常規(guī)工作制度，包括收集、整理、分類、立卷、借閱、鑒定、剔除、銷毀等制度，并建立相應(yīng)的工作資料。3.歸檔驗(yàn)收：檔案室應(yīng)對整理組卷完畢的檔案進(jìn)行入庫前的鑒定和驗(yàn)收，確保檔案質(zhì)量符合要求。4.分類編號與編目：按規(guī)定做好檔案的分類編號和編目工作，實(shí)現(xiàn)檔案信息的科學(xué)管理和有效檢索。5.定期檢查與補(bǔ)救：定期全面檢查檔案安全情況，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)采取補(bǔ)救措施并報(bào)告分管領(lǐng)導(dǎo)。6.鑒定與銷毀：根據(jù)歸檔范圍和保管期限表對到期檔案進(jìn)行鑒定和銷毀工作，確保檔案管理的規(guī)范性和合法性。7.統(tǒng)計(jì)工作：認(rèn)真做好檔案的收進(jìn)、移出、利用、銷毀等統(tǒng)計(jì)工作，及時(shí)報(bào)送統(tǒng)計(jì)報(bào)表。8.補(bǔ)充工作：歸檔文件材料如有遺漏應(yīng)及時(shí)補(bǔ)充歸檔，確保檔案材料的完整性和系統(tǒng)性。官地坪鎮(zhèn)中學(xué)2024年學(xué)校檔案室管理制度（四）一、持續(xù)發(fā)展與檔案管理1.順應(yīng)發(fā)展趨勢：隨著時(shí)代的不斷進(jìn)步，各單位應(yīng)深刻認(rèn)識并尊重這一現(xiàn)實(shí)，積極投身于探索與創(chuàng)新之中。同時(shí)，務(wù)必保持與上級檔案管理部門的緊密聯(lián)系，主動尋求指導(dǎo)，確保工作方向正確，不偏離整體調(diào)控的軌道，避免各自為政的局面。2.保持結(jié)構(gòu)完整性：在學(xué)校檔案的整理過程中，必須嚴(yán)格遵循教育、教學(xué)、科研、人事、行政、財(cái)務(wù)及經(jīng)營管理活動過程中形成的檔案資料之內(nèi)在規(guī)律，確保檔案結(jié)構(gòu)的完整無缺。3.維護(hù)整體系統(tǒng)性：還應(yīng)根據(jù)學(xué)校檔案的來源、時(shí)間、內(nèi)容及性質(zhì)等要素，保持其歷史聯(lián)系，構(gòu)建并維護(hù)檔案的整體系統(tǒng)性，以確保檔案信息的連續(xù)性和完整性。二、檔案立卷規(guī)范1.預(yù)立卷制度：為提升立卷質(zhì)量，便于日常歸卷及歸檔前的查找利用，學(xué)校應(yīng)積極響應(yīng)上級要求，推行預(yù)立卷制度。2.材料收集與整理：學(xué)校各相關(guān)部門的兼職檔案員需依據(jù)預(yù)立卷類目，及時(shí)收集、積累相關(guān)材料，并定期進(jìn)行整理，以確保檔案內(nèi)容的完整與準(zhǔn)確。3.監(jiān)督與指導(dǎo)：學(xué)校檔案室應(yīng)密切關(guān)注兼職檔案員的工作進(jìn)展，通過檢查與指導(dǎo)，促進(jìn)其預(yù)立卷工作的規(guī)范化與高效化。4.組卷原則與技術(shù)要求：組卷過程需嚴(yán)格遵循文件材料形成的自然規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，便于后續(xù)的查考與利用。同時(shí)，應(yīng)滿足一系列技術(shù)要求，如內(nèi)容相同的文件材料組成一卷，卷內(nèi)文件按特定順序排列，編頁號位置統(tǒng)一，填寫卷內(nèi)目錄及備考表等。三、檔案保管措施1.硬件保障：為確保檔案的完整與安全，檔案庫房需具備通風(fēng)、干燥等條件，并配備必要的防潮、防霉、防蛀、防火（消防）、調(diào)溫和通風(fēng)等設(shè)施。同時(shí)，應(yīng)安裝防盜設(shè)施，以防范潛在的安全風(fēng)險(xiǎn)。2.軟件建設(shè)：建立健全檔案管理的常規(guī)工作制度，包括收集、整理、分類、立卷、借閱、鑒定、剔除、銷毀等各環(huán)節(jié)的工作規(guī)范。同時(shí)，建立相應(yīng)的工作資料庫，為檔案管理提供有力支持。3.歸檔驗(yàn)收與分類編號：檔案室應(yīng)對整理組卷完畢的檔案進(jìn)行嚴(yán)格的入庫前鑒定與驗(yàn)收。不符合要求的檔案必須重新整理至合格后方可歸檔。同時(shí)，應(yīng)按規(guī)定做好檔案的分類編號工作，確保檔案信息的有序存儲與檢索。4.編目與檢索：建立詳盡的檔案目錄體系，確保每條目基本著錄項(xiàng)目齊全。對于實(shí)行計(jì)算機(jī)輔助檔案管理的單位，應(yīng)將目錄信息輸入計(jì)算機(jī)并建立信息庫，實(shí)現(xiàn)檢索與統(tǒng)計(jì)的自動化操作。5.定期檢查與補(bǔ)救：定期對檔案進(jìn)行全面檢查并做好記錄，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)采取補(bǔ)救措施并報(bào)告分管領(lǐng)導(dǎo)。同時(shí)嚴(yán)格