保障部會議室管理制度第一章總則

為確保保障部會議室管理有序、高效，提高會議質量，明確會議相關人員的職責與權限，特制定本管理制度。

一、目的

1.規范會議室使用，保障部門內部及跨部門會議的順利進行。

2.提高會議效率，減少無效及低效會議。

3.強化會議紀要的跟蹤落實，確保會議決策的有效執行。

二、適用范圍

1.本制度適用于保障部所有會議室的管理和使用。

2.適用于保障部召開的各類內部及跨部門會議。

三、會議室使用原則

1.公平、公正、公開原則：會議室資源面向全體員工開放，按照申請時間的先后順序安排使用。

2.效率優先原則：優先保障重要、緊急及大型會議的需求。

3.節約原則：合理規劃會議室布局，充分利用現有資源，減少浪費。

四、會議室管理人員職責

1.會議室管理人員負責會議室的日常管理、維護及預定工作。

2.負責檢查會議室設施設備完好，確保會議順利進行。

3.負責會議紀要的收集、整理和歸檔工作。

4.定期對會議室使用情況進行統計、分析，為部門決策提供依據。

五、會議相關人員職責

1.會議主持人：負責會議的召集、組織和主持，確保會議按照既定議程進行。

2.會議記錄人：負責記錄會議內容，整理會議紀要，并在會議結束后及時發送給相關人員。

3.參會人員：按時參加會議，積極參與討論，并按照會議決議執行相關工作。

六、制度修訂

1.本管理制度根據實際工作需要，適時進行修訂。

2.修訂后的管理制度需經保障部負責人審批后予以公布。

七、附則

1.本管理制度自發布之日起實施。

2.本管理制度解釋權歸保障部所有。

第二章會議流程

一、會議籌備

1.確定會議主題：會議主持人根據工作需要，明確會議主題，并在會議通知中予以明確。

2.擬定會議議程：會議主持人應提前擬定會議議程，包括會議討論的重點、預計時長等，并在會議前至少1個工作日發送給參會人員。

3.發送會議通知：會議管理人員負責發送會議通知，包括會議時間、地點、議程、參會人員等信息。

二、會議召開

1.會議簽到：參會人員應在會議開始前10分鐘到達會議室，進行簽到，會議記錄人負責簽到工作。

2.會議主持人開場：會議主持人簡要介紹會議主題、議程和預期目標，宣布會議開始。

3.會議討論：根據議程安排，參會人員就會議主題展開討論，會議主持人負責引導討論，確保會議有序進行。

4.會議決策：針對會議討論事項，由會議主持人組織參會人員進行表決或決策，形成會議決議。

三、會議記錄與紀要整理

1.會議記錄：會議記錄人應詳細記錄會議內容，包括討論事項、參會人員的觀點、決策結果等。

2.紀要整理：會議結束后，會議記錄人應在24小時內整理出會議紀要，明確會議決議、責任人和完成時限。

3.發送會議紀要：會議紀要經會議主持人審核通過后，由會議管理人員發送給所有參會人員。

四、會議跟蹤與落實

1.責任人執行：會議決議的責任人應按照會議紀要的要求，按時完成相關工作任務。

2.會議跟蹤：會議管理人員負責對會議決議的執行情況進行跟蹤，了解進度，協調解決問題。

3.會議反饋：會議決議執行過程中，責任人應及時向會議主持人反饋工作進展和遇到的問題，確保會議決議得到有效落實。

五、會議總結與評價

1.會議結束后，會議主持人應對會議效果進行評價，總結經驗教訓，為今后類似會議提供借鑒。

2.會議總結報告：會議主持人可根據需要，編寫會議總結報告，并在部門內部進行分享。

六、會議資料的歸檔與保管

1.會議紀要、會議通知、會議簽到表等相關資料，由會議管理人員負責歸檔和保管。

2.會議資料保存期限為3年，特殊情況可適當延長。

第三章會議紀要的跟蹤落實

一、會議紀要的發布與確認

1.會議紀要應在會議結束后24小時內由會議記錄人整理完畢，提交給會議主持人審核。

2.會議主持人應在收到會議紀要后48小時內完成審核，確認無誤后由會議管理人員發布。

3.發布會議紀要時，應確保所有參會人員及相關部門負責人均能收到，并要求相關責任人對會議決議進行確認。

二、責任分配與執行

1.會議紀要中明確的各項任務應明確責任人，并規定完成時限。

2.責任人接到會議紀要后，應立即著手安排相關工作，確保按期完成任務。

3.如責任人在執行過程中遇到問題，應及時向會議主持人或相關部門匯報，尋求支持與協助。

三、會議紀要執行情況的跟蹤

1.會議管理人員應建立會議紀要執行跟蹤表，記錄每項任務的執行情況，包括完成情況、遇到的問題及解決措施等。

2.定期（如每周）對會議紀要執行情況進行匯總，并向會議主持人報告，以便及時了解決議的落實進度。

四、會議紀要執行的監督與評估

1.保障部負責人應定期對會議紀要的執行情況進行監督，確保各項工作按計劃推進。

2.對于未按期完成或執行不力的任務，應查明原因，采取相應措施，必要時進行責任追究。

3.每季度對會議紀要的執行情況進行評估，總結經驗教訓，為提高會議效率提供參考。

五、會議紀要的更新與反饋

1.如會議決議在執行過程中發生變化，會議記錄人應及時更新會議紀要，并通知相關責任人及參會人員。

2.責任人在完成任務后，應向會議管理人員反饋執行結果，以便更新會議紀要執行跟蹤表。

3.會議紀要的更新和反饋情況應作為部門績效考核的依據之一。

六、會議紀要的歸檔與應用

1.會議紀要執行完畢后，由會議管理人員進行歸檔，以便今后查閱。

2.定期對會議紀要進行整理分析，總結部門工作中的問題和不足，為改進工作提供依據。

3.會議紀要中的優秀經驗和做法應在部門內部進行分享，促進部門工作的持續改進。

第四章會議室管理規定

一、會議室預訂

1.會議室預訂采用先到先得的原則，各部門應提前向會議室管理人員提交會議室預訂申請。

2.預訂申請應包括會議時間、預計參會人數、所需設施設備等信息。

3.會議室管理人員在收到預訂申請后，應及時進行審核，確認會議室可用后，予以安排。

二、會議室使用規范

1.會議室內應保持整潔，禁止吸煙、進食。

2.會議期間，參會人員應關閉手機或將其調至靜音狀態，如有緊急情況，需離開會議室接聽電話。

3.未經許可，不得隨意調整會議室內的設施設備，確需調整時，應提前與會議室管理人員聯系。

4.會議結束后，參會人員應將座椅歸位，關閉投影儀、音響等設備，并確保會議室內的垃圾帶走。

三、會議室設施設備維護

1.會議室管理人員應定期檢查會議室設施設備，確保其正常運行。

2.如發現設施設備損壞，應立即報修，并記錄在案。

3.定期對會議室進行清潔和保養，確保會議室環境整潔、舒適。

四、會議室安全管理

1.會議室使用期間，應確保消防通道暢通，消防設施設備完好。

2.會議室管理人員應了解并掌握會議室的安全設施設備使用方法，遇緊急情況時，及時采取相應措施。

3.會議室內禁止存放易燃、易爆等危險物品。

五、會議室鑰匙管理

1.會議室鑰匙由會議室管理人員負責保管，如有需要，可借給相關部門負責人。

2.借用鑰匙時，需登記借用人和借用時間，并在使用完畢后及時歸還。

3.會議室管理人員應定期檢查鑰匙，確保其數量和完好。

六、會議室使用情況反饋

1.會議室使用結束后，使用部門應對會議室設施設備、環境等方面進行評價，并向會議室管理人員反饋。

2.會議室管理人員根據反饋意見，及時調整會議室管理措施，提高會議室使用效率。

七、違規處理

1.對違反會議室管理規定的個人或部門，會議室管理人員有權進行制止，并視情節嚴重程度，提出整改要求或進行通報批評。

2.如造成設施設備損壞，需照價賠償，并按照公司規定給予相應處罰。

第五章附則

一、本