標準采購作業細則

□請購

第一條請購部門的劃分

各項材料的請購部門如下：

（一）常備材料：生產管理部門

（二）預備材料：物料管理部門

（三）非常備材料：

1.訂貨生產用料：生產管理部門

2.其他用料：使用部門或物料管理部門

第二條請購單的開立、遞送

（一）請購經辦人員應依存量管理基準、用料預算，參酌庫存情況開立請購單，并注明材

料的品名、規格、數量、需求日期及注意事項經主管審核后依請購核決權限呈核并編號（由

各部門依事業部別編訂），''請購單（內購）（外購）〃附''請購案件寄送清單〃送采購部門。

（二）需用日期相同且屬同一供應廠商供應的統購材料，請購部門應以請購單附表，一單

多品方式，提出請購。

（三）緊急請購時，由請購部門于''請購單〃'、說明欄〃注明原因，并加蓋'、緊急采購〃章，

以急件卷宗遞送。

（四）材料檢驗須待試車方能實施者,請購部門應于''請購單〃上注明''試車檢驗〃及''預定

試車期限〃。

（五）庶務用品由物料管理部門按月依耗用狀況，并考慮庫存情況，填制''請購單〃提出

請購。

第三條免開請購單部分

（一）下列總務性物品免開請購單，并可以''總務用品申請單〃委托總務部門辦理，但其

核決權限另訂，其列舉如下：

I.賀奠用物品：花圈、花籃、禮物等。

2.招待用品：飲料、香煙等。

3.書報（含技術性書籍及定期刊物）、名片、文具等。

4.打字、刻印、報表等。

(二)零星采購及小額零星采購材料項目。

第四條請購核決權限

(一)內購：

1.原物料：

(1)請購金額預估在1萬元以上者，由科長核決。

(2)請購金額預估在1萬元至5萬元者，由經理核決。

(3)請購金額預估在5萬元以上者，由總經理核決。

2.財產支出：

(1)請購金額預估在2000元以下者，由科長核決。

(2)請購金額預估在2000元至2萬元者，由經理核決。

(3)請購金額預估在2萬元以上者，由總經理核決。

3.總務性用品：

(1)請購金額預估在1000元以下者，由科長核決。

(2)請購金額預估在1000元至1萬元者，由經理核決。

(3)請購金額預估在1萬元以上者，由總經理核決。

附注：凡列入固定資產管理的請購項目應以“財產支出”核決權限呈核。

(二)外購：

1.請購金額預估在10萬(含)元以下者，由經理核決。

2.請購金額預估在10萬元以上者，由總經理核決。

第五條請購案件的撤銷

(一)請購案件的撤銷應立即由原請購部門通知采購部門停止采購，同時于''請購單(內

購)〃或、'請購單(外購)〃第一、二聯加蓋紅色''撤銷〃的戳記及注明撤銷原因。

(二)采購部門辦妥撤銷后，依下列規定辦理：

1.采購部門于原請購單加蓋''撤銷〃章后，送何原請購部門。

2.原、'請購單〃已送物料管理部門待辦收料時，采購部門應通知撤銷，并由物料管理部

門據以將原請購單退回原請購部門。

3.原請購單未能撤銷時，采購部門應通知原請購部門。

□采購

第一節一般規定

第六條采購部門的劃分

（一）內購：由國內采購部門負責辦理。

（二）外購：由國外采購部門負責辦理，其進口庶務由業務部門辦理。

（三）總經理或經理對于重要材料的采購，可直接與供應商或代理商議價。專案用料，必

要時由經理或總經理指派專人或指定部門協助辦理采購作業。

第七條采購作業方式

除一般采購作業方式外，采購部門可依材料使用及采購特性，選擇下列一種最有利的方

式進行采購：

（一）集中計劃采購：凡具有共同性的材料，須以集中計劃辦理采購較為有利者，可核定

材料項目，通知各請購部門依計劃提出請購，采購部門定期集中辦理采購。

（二）長期報價采購：凡經常性使用，且使用量較大宗的材料，采購部門應事先選定廠商，

議定長期供應價格，呈準后通知各請購部門依需要提出請購。

第八條采購作業處理期限

采購部門應依采購地區、材料特性及市場供需，分類制定材料采購作業處理期限，通知

各有關部門以便參考，遇有變更時，應立即修正。

第二節國內采購作業處理

第九條詢價、比價、議價

（一）采購經辦人員接獲''請購單（內購）〃后應依請購案件的緩急，并參考市場行情及過

去采購記錄或廠商提供的資料，除經核準得以電話詢價之外，另需精選三家以上的供應商辦

理比價或經分析后議價。

（二）若廠商報價的規格與請購材料規格略有不同或屬代用品者，采購經辦人員應檢附資

料并于''請購單〃上予以證明，經主管核發后，先請使用部門或請購部門簽注意見后呈核。

（三）屬于買賣慣例超交者（如最低采購量超過請購量），采購經辦人員于議價后，應于請

購單''詢價記錄欄〃中注明，經主管簽認后呈核。

（四）對于廠商的報價資料經整理后，經辦人員應深入分析后，以電話等聯絡方式向廠商

議價。

（五）采購部門接到請購部門以電話聯絡的緊急采購案件，主管應立即指定經辦人員先行

詢價、議價，待接到請購單后，按一般采購程序優先辦理。

（六）''試車檢驗〃的采購條件，采購經辦人員應于''請購單〃注明與廠商議定的付款條件

呈核。

第十條呈核及核決

（一）采購經辦人員詢價完成后，于''請購單〃詳填詢價或議價結果及擬訂''訂購廠商〃'咬

貨期限〃與''報價有效期限〃經主管審核，并依請購核決權限呈核。

（二）采購核決權限：

表12.2.2

采購別核決限額采購核決權限

列屬統購項目的原料、物料不論金額多寡經理一總經理

（包括燃料）

非屬統購項目的原料、物料不論金額多寡經理—*總經理

（包括燃料）

財產支出（包括什項購置）3000元以下采購主管

的非生產器材3001元至100000元經理直接核決

經理—*總經理

100000元以上

財產支出（包括什項購置）3咖元以下采購主管

的生產器材3001元至幼000元經理直接核決

經理—*■總經理

20001元以上

3000元以下采購主管

庶務用品3001元至50000元經理直接核決

經理”總經理

50001元以上

附注：凡列入固定資產管理的采購項目應以“財產支出"核決權限呈核。

第十一條訂購

（一）采購經辦人員接到經核決的''請購單〃后應以''訂購單〃向廠商訂購，并以電話或傳

真確定交貨（到貨）日期，同時要求供應商于''送貨單〃上注明''請購單編號〃及''包裝方式〃。

（二）若屬分批交貨者，采購經辦人員應于''請購單〃上加蓋''分批交貨〃章以資識別。

（三）采購經辦人員使用暫借款采購時，應于''請購單〃加蓋''暫借款采購〃章，以資識別。

第十二條進度控制及事務聯系

（一）國內采購部門應分詢價、訂購、交貨三個階段，以''采購進度控制表〃控制采購作

業進度。

（二）采購經辦人員未能按既定進度完成作業時，應填制'、進度異常反應單〃并注明''異常

原因〃及''預定完成日期〃，經呈主管核示后轉送請購部門，依請購部門意見擬訂對策處理。

第十三條整理付款

（一）物料管理部門應按照已辦妥收料的''請購單〃連同''材料檢驗報告表〃（其免填''材料

檢驗報告表〃部分，應于收料單加蓋''免填材料檢驗報告表〃章）送采購部門，經與發票核對

無誤，于翌日前由主管核章后送會計部門。會計部門應于結帳前，辦妥付款手續。如為分批

收料者，''請購單（內購）〃的會計聯須于第一批收料后送會計部門。

（二）內購材料須待試車檢驗者，其訂立合同部分，依合同規定辦理付款，未訂合同部分，

依采購部門呈準的付款條件整理付款。

（三）短交應補足者，請購部門應依照實收數量，進行整理付款。

（四）超交應經主管核示始得依照實收數量進行整理付款，否則僅依訂貨數付款。

第三節境外采購作業處理（含進口事務、關務）

第十四條詢價、比價、議價

（?）外購部門依''請購單（外購）〃的需求口及急緩件加以整理，并依據供應廠商資料，

并參考市場行情及過去詢價記錄，以電話或傳真方式進行詢價作業，但因特殊情況（獨家制

造或代理等原因）應于''請購單（外購）〃注明外，原則上應向三家以上供應廠商詢價、比價或

經分析后議價。

（二）請購的材料規范較復雜時，外購部門應附上各廠商所報材料的重要規范并簽注意見

后，交請購部門確認。

第十五條呈核及核決

（一）比價、議價完成后，外購部門應填制''請購單（外購）〃，擬訂''訂購廠商八預定

裝船日期〃等，連同廠商報價資料，送請購部門依采購核決權限核決。

（二）核決權限

1.采購金額以CIF美元總價折合在XXX元（含）以下者由經理核決。

2.采購金額以CIF美元總價折合超過XXX元以上者由總經理核決。

（三）采購案件經核決后，如發生采購數量、金額的變更時，請購部門應依更改后的采購

金額所需的核決權限重新呈核;但若更改后的核決權限低于原核決權限時仍應由原核決主管

核決。

第十六條訂購與合同

（一）、'請購單（外購）〃經核決送回外購部門后，即向廠商訂購并辦理各項手續。

（二）需與供應廠商簽訂長期合同者，外購部門應以簽呈及擬妥的長期合同書，依采購核

決權限呈核后辦理。

第十七條進度控制及異常處理

（一）外購部門應以''請購單（外購）〃及''采購控制表〃控制外購作業進度。

（二）外購部門于每一作業進度延遲時，應主動開立''進度異常及反應單〃記明異常原因

及處理對策，據此修訂進度并通知請購部門。

（三）外購部門于外購案件''裝船日期〃有延誤時，應主動與供應廠商聯系催交，并開立

''進度異常反應單〃記明異常原因及處理對策，通知請購部門，并依請購部門意見處理。第

十八條進口簽證前（''請購單（外購）〃核準后）的專案申請

（一）專案進口機器設備的申請專案進口機器設備時,外購部門應準備全部文件申請核發

''輸入許可證〃，申請函中并應請求''國貿局〃在''輸入許可證〃加蓋''國內尚無產制〃的戳記及

核準章，以便進口單位憑以向海關申請專案進口及分期繳稅。

（二）進口度量衡器及管理物品時，外購部門應于申請''輸入許可證〃之前準備''報價單〃

及其他有關資料送進口單位向政府機關申請核準進口。

第十九條進口簽證

外購材料訂購后，外購部門應即檢具“請購單（外購）〃及有關申請文件，以''申請外匯

處理單〃（需在一星期內辦妥結匯時，力口填''緊急外購案件聯絡單〃）送進口單位辦理簽證。進

口單位應依預定日期向''國貿局〃辦理簽證，并于''輸入許可證〃核準時通知外購部門。

第二十條進口保險

（一）FOB、FAS、C&F條件的進口案件，進口單位應依''請購單（外購）〃外購部門指示的

保險范圍辦理進口保險。

（二）進口單位應將承保公司指定的公證行在''請購單（外購）〃上標示，以便貨品進口必

須公證時，進口單位憑以聯絡該指定的公證行辦理公證。

第二十一條進口船務

（一）FOB、FAS的進口案件，進口單位（船務經辦人員）于接獲''請購單（外購）〃時，應視

其''裝運口岸〃及''裝船期限〃并參照航運資料，原則上選定三家以上船公司或承攬商，以便

進口貨品可機動選擇船只裝運。

（二）進口單位（船務經辦人員）應將所選定的船公司或承攬商品名稱，提供進口結匯經辦

人員，于''信用狀開發申請書〃列明，作為信用狀條款，向發貨人指示裝船。

（三）如因輸出口岸偏僻或因使用部門急需，為避免到貨延誤，外購部門應于''請購單（外

購）〃上注明，避免在信用狀指定船公司而委由發貨人代為安排裝船。第二十二條進口結

匯

進口單位應依“請購單（外購）〃標示的''間發信用狀日期〃辦理結匯，并于信用狀（L/C）

開出后以''開發L/C快報〃通知外購部門聯絡供應廠商。

第二十三條稅務

（一）免貨物稅及''工業用證明〃的申請

1.進口的貨品可申請免貨物稅者，外購部門應于''輸入許可證〃核準后，檢具必需文件，

向稅捐處申請，經取得核準函后向海關申請免貨物稅。

2.除''免憑經濟部工業局證明辦理具結免稅進口〃的項目外，其他合于免稅規定的人造

樹脂類材料，外購部門應于開發''信用狀〃后檢具必需文件向經濟部工業局申請、'非供塑膠

用〃證明，以便于報關時據此向海關申請依工業用物品稅率繳納進口關稅。

（二）專案進口稅則預估及分期繳稅的申請及辦理外購部門應于進口前，檢具有關文件，

憑以向海關申請稅則預估，等核準后并辦理分期繳稅及保證手續。

第二十四條輸入許可證、信用狀的修改

供應商成本公司要求修改“輸入許可證”或“信用狀”時，外購部門應開立“信用狀、

輸入許可證修改申請書”經呈核后，檢具修改申請文件送進口事務科辦理。

第二十五條裝船通知及提貨文件的提供

（一）外購部門接到供應商通知有關船名及裝船日期時，應立即填制''裝船通知單〃分別

通知請購部門、物料管理部門及有關部門。

（二）外購部門收到供應商的裝船及提貨文件時，應檢具''輸入許可證〃及有關文件，以

、'裝運文件處理單〃先送進口單位辦理提貨背書。

（三）提貨背書辦妥后，外購部門應檢具''輸入許可證〃及提貨等有關文件，以''裝運文件

處理單〃辦理報關提貨。

（四）管理進口物品放行證的申請：

進口管理物品時，外購部門應于收到裝運文件后,檢具必需文件送政府主管機關申請“進

口放行證”或“進口護照”，以便據此報關提貨。

第二十六條進口報關

（一）關務部門收到''請購單（外購）〃及報關文件時，應視買賣、保險及稅率等條件填制

''進口報關處理單〃連同報關文件，委托報關行辦理報關手續，同時開立、'外購到貨通知

單〃（含外購收料單）送材料庫辦理收料。

（二）不結匯進口物品，進口單位（郵寄包裹則為總務部門）應于接獲到貨通知時，查明品

名、數量等資料，并會外購部門確認需要提貨者再行辦理報關提貨。如系無價進口的材料、

補運賠償及退貨換料等，報關時關務部門應開立''外購到貨通知單（含外購收料單）〃通知收

貨部門辦理收料，而屬其他材料及物品則由收件部門于聯絡單簽收后，送處理部門處理。

（三）關稅繳納前進口單位應確實核對稅則、稅率后申請暫借款繳納。

（四）海關估稅的稅率如與進口單位估列者不符時，進口單位應立即通知外購部門提供有

關資料，于海關核稅后14天內以書面向海關提出異議，申請復查，并申請暫借款辦理押款

提貨。押款提貨的案件，進口單位應于''進口報關追蹤表〃記錄，以便督促銷案。

（五）稅捐記帳的進口案件，進口單位應依''請購單（外購）〃，于報關時檢具必需文件辦

理具結記帳，并將記帳情況記入''稅捐記帳額度記錄表〃及''稅捐記帳額度控制表〃。

（六）船邊提貨的進口材料，進口單位應于貨物抵港前辦妥繳稅或記帳手續，以便船只抵

港時，即時辦理提貨。

第二十七條報關進度控制

關務部門應分報關、驗關、估稅、繳稅、放行五階段，以“進口報關追蹤表”控制通關

進度。

第二十八條公證

（一）各公司事業部應依材料進口索賠記錄及材料特性等因素，研判材料項目（如外購散

裝材料），通知進口單位于材料進港時，會同公證行前往公證。

（二）外購材料于驗關或到廠后發現短損而合于索賠條件者，進口單位應于接獲報關行或

材料庫通知時，聯絡公證行辦理公證。

（三）進口貨品辦理公證時，進口單位應于公證后配合索賠經辦時效，索取公證報告分送

有關部門。

第二十九條退匯

（一）外購部門依進口材料的裝運情況，判斷信用狀剩余金額已無裝船的可能時，應于提

供報關文件時提示進口單位，并于進口材料放行及''輸入許可證〃收回后，開立''信用狀退匯

通知單〃連同''輸入許可證〃送進口事務科辦理退匯。

（二）退匯金額較大，但信用狀未逾有效期限者，外購部門應向供應廠商索I可信用狀正本，

送進口單位辦理退匯。

第三十條索賠

（一）外購部門接到收貨異常報告（''材料檢驗報告表〃或''公證報告〃等）時，應立即填制

''索賠記錄單〃連同索賠資料交索賠經辦部門辦理。

（二）以船公司或保險公司為索賠對象者，由進口單位辦理索賠；以供應廠商為索賠對象

時，由外購部門辦理索賠。

（三）索賠案件辦妥后，''索賠記錄單〃應依原采購核決權限呈核后歸檔。

第三十一條退貨或退換

（一）外購材料須予退貨或退換時，外購部門應適時通知進口單位依政府規定期限向海關

申請。

（二）復運出口、進口的有關事務，外購部門應負責辦理，其出口進口簽證、船務、保險

報關等事務則委托出口單位及進口單位配合辦理。

（三）退換的材料進口時依本節有關規則辦理。

第四節價格及質量的復核

第三十二條價格復核與市場行情資料提供

（一）采購部門應調查主要材料的市場與行情，并建立廠商資料，作為采購及價格審核的

參考。

（二）采購部門應就企業內各公司事業部所提重要材料的項目，提供市場行情資料，作為

材料存量管理及核決價格的參考。

第三十三條質量復核

采購單位應就企業內所使用的材料質量予以復核（如材料選用、質量檢驗）等。

第三十四條異常處理

審查作業中，若發現異常情況，采購單位審查部門應即填制“采購事務意見反應處理表”

（或附報告資料），通知有關部門處理。

□附則

第三十五條本辦法呈總經理核準后實施，增設修訂亦同。

標準采購作業程序

采購作業內容是從收到“請購案件”開始進行分發采購案件，由采購經辦人員先核對請

購內容，查閱“廠商資料”、“采購記錄”及其他有關資料后，開始辦理詢價，于報價后，整

理報價資料，擬訂議價方式及各種有利條件，進行議價，辦妥后，依核決權限，呈核訂購。

詳細作業程序及要點如：

□采購作業程序及要點

表12.2.1

程序要點

接件分發1.請購單各欄填寫是否清楚

2.按分配原則分派請購案件

3.急件優先分派辦理

4.無法于需用日期辦妥者利用"交貨期聯絡單”通知請購部門

5.撤銷請購單應先送辦理

詢價1.交貨期無法配合需用日期時聯絡請購部門

2.充分了解請購材料的品名、規格

3.急件或需用日期接近者應優先辦理

4.向廠商詳細說明品名、規格、質量要求、數量、扣款規定、交

貨期、地點、付款辦法

5.同規格產品有幾家供應宜均詢價

6.有否其他較有利的代用品或對抗品

7.應提供同規格，不同廠牌做比較

8.有否必要辦理售后服務及保固年限

9.新廠商產品，是否需經檢驗試用

比價、議價1.廠商的供應能力是否能按期交貨、質量確認

2.是否殷實可靠的生產廠或直接進口商

3.其他經銷商價格是否較低

4.經成本分析后，設定議價目標

5.是否必要向廠商索取型號比較

6.價格上漲下跌有何因素

7.是否必要開發其它廠商或轉外購

8.規定幾萬元以上的案件呈副經理議價或設定議價目標

呈

核1.請購單上應詳細注明與廠商議定的買價條件

2.買賣慣例需超交者應注明

3。現場選用較貴材料時，聯絡請購部門述明原因

4.按核決權限呈核

訂購1.需預付定金，內外銷價需辦退稅、或規定多少金額以上或

有附帶條件等應制定買賣合同

2.再向廠商確認價格交貨期質量條件

3.分批交貨者在請購單上蓋分批交貨單

4.訂購單（采用聯絡函式傳真機）寄交廠商，無法按需用日期

交貨的案件聯絡請購部門

催交1.約交日期前應再確認交貨期

2.無法于約交日期前交貨時聯絡請購部門并列入交貨期異

常控制表內催辦

3.已逾約交貨日期尚未到貨者加緊催交

整理付款1-發票抬頭及內容是否相符

2.發票金額與請購單價格是否相符

3.有否預付款或暫借款，應處理

4.是否需要扣款

5.需要辦退稅的請購單轉告退稅部門

6.以內銷價采購供外銷用材料.應允收齊退稅同意書始得辦理付款

程序要點

收件、分發、核對1.收件

2.按分配原則指派經辦人

3.核對品名

4.核對規格

5.核對數量

6.核對需要日期

詢價1.選擇詢價對象及地區

2.詢價

3,整理報價資料

4.確認請講內容

5.尋找對抗品

6.選擇開發對象

7.詢價索樣

8.整理對抗品資料及樣品送樣

9.整理檢驗結果

議價、比價、呈核1.調查市場行情

2.核對資金預算

3.選擇議價對象

4.研擬底價

5.研議采購條件

6.議價（或公開比價）

7.填寫上次報價記錄

8.估算海（空）運費

9.估算保險費

10.核對付款條件

11.比較交貨期限

12.檢查卸貨條件

13.估算關稅

14.按核決權限呈核

程序要點

進口、簽證、結匯1.繕打輸入許可證申請書

2.繕寫用途說明書

3.備妥簽證必要文件

4.提案申請簽證

5.簽證專案申請作業

繕造申請書及附件（度量衡器、無線電器材）

整理必要文件

提案申請

6.申請結匯

7.整理結匯文件

8.核對簽證結匯文件

9.修改輸入許可證或信用狀作業

投保、船務1.洽訂保率

2.投保繳交保險費

3.洽訂特約船公司及運費

4.指定船舶公司

5,交涉貨柜使用期限

6.核算運費

7.繳交運費

8.處理大宗材料船務

裝運1.督促預定裝船期

2.申請“工業用”證明

3.申請分期繳稅

4O申請預保風險及動產抵押

5,督促裝運文件

6.確認船期

7.整理裝運文件

8,申請管理品放行證

9.聯絡及安排卸貨

10.確認船代理

11-確認公證處（所）

12.聯絡交貨期異常修改I/L,L/C

程序要占

報關、提貨1.銀行背書

2.辦理擔保提貨

3.整理文件報關

4.繳稅提貨

5.收料

索賠1.核對材料檢驗報告

2.填寫索賠記錄單

3。向保險公司、船公司索賠

4.向供料廠商索賠

5.辦理退貨掉換作業

跟催1.督促收料單

2,控制長期合同的交貨

3.控制外購資金

4.整理采購案件

5.計算卸貨延滯費及獎金

6.辦理退匯

采購管理流程

一、目的

為了提高公司采購效率、明確崗位職責、有效降低采購成本，滿足工公

司對優質資源的需求，進一步規范物資采購流程，加強與各部門間的配

合，特制訂本制度。

二、范圍

適用于本公司所有采購的物料及耗材品

三、定義

3.1物料：指本公司所經營所需之直接與間接物料

3.2采購人員：采購部執行采購業務人員

3.3需求人員：各部門開具請購申請之人員

四、采購作業流程

4.1.請購的定義：請購是指某人或者某部門根據生產任務需求確定

一種或幾種物料，并按照規定的格式填寫物料申請給部門經理審核后提

交采購部。

4.2采購作業是從接受物料需求到選擇適當的廠商，并確定物料之名

稱、規格、質理、交貨期等要求，和訂單發出，確認及物料接收并按時

請款之過程。

4.3應在合格供應商中選擇供應商，如需采購物品現有的供貨商無法達

成，就在網上或朋友介紹開發新的供應商，則由采購部對其供貨商進行

選擇及評估流程對供應商進行選擇，考核等作業。如需采購的產品中有

被客戶批準或指定的供應商，則采購部在采購產品時，必須從客戶批準

和指定的供應商名單上采購有關產品，如采購部要從其他供貨商處采購

時，必須將此供貨商提供給客戶批準，并經客戶批準被列與客戶指定的

供應商后，采購方可從該供應商處采購物料。如客戶有新批準的供應商

名單或客戶對原批準的供應商名單做修改和更改時，采購人員必須及時

對此客戶批準的供應商名單進行更新。

4.4對直接購買的物料，由采購人員收到請購單時對請購的物料進行審

核及供應商價格，數量及交期等的確認。如果是重復性的采購，采購直

接在系統里生產采購訂單并打印，經采購部主管經理簽核后傳真給供應

商,如果是新物料或新供應商，則進行供應商選擇和評估及樣品評估流

程，進行記錄。然后才能執行采購流程傳真給供應商。采購須進行采購

追蹤及監控采購的物料，及時準確的到達公司入庫，然后財務根據送貨

單，入庫單進行對賬。如供應商無法按交期交貨時，采購應征求相關單

位是否調料，或采取緊急對應措施（自行提貨）如周期較長的物料可先

行訂貨，但要征求采購部門主管及經理的同意.

4.5間接物料采購，由需求人員填寫采購申請單，經部門經理批準并寫

申請單號后交采購人員進行采購作業。采購人員對申請單進行審核以及

交期確認。如采購的產品之質量對提交給客戶的產品質量基本上無任何

影響的物料采購（如：文具，消耗品，勞保等）由需求部門根據其實際

工作需要報經采購經理審批，由采購員直接進行采購作業。

4.6采購產品的質量要求應在采購單上說明，如所采購的產品質量無法

描述清楚時，則需求部門或品質部應附上相關的采購產品的質量

標準，要求。且采購須與供應商確認采購物料之版次是否相符。五，供

應商選擇及評估流程

5.1新供應商的選擇

客戶指定之供應商由客戶依據其本身規定進行評估，須注明針對某客

戶，且不能因此而直接被推存為成其他客戶的供應商

5.2供應商的評估和考核

根據采購部的預選供應商名單及供應商評估調查表，采購部負責組織

SQA部門和采購人員組成評估小組到預選供應商處進行供應商的評估

和考核，并將評估和考核的結果記錄與供應商評估調查中，評估小組根

據質量體系和特定的質量保證要求和供應商調查表中的項目及內容對

供應商提供的相關資料和樣品以及供應商的生產現場和生產能力等進

行評估和考核

5.3合格供應商核準

采購部將供應商評估和考核的結果及資料進行整理后呈報公司領導核

準，經公司領導批準后的供應商被列為合格供應商,由采購部將其登記

合格供應商清冊，并將其資料整理建檔。如供應商符合或具備以下條件,

只需對其建立供應商評估調查表，即可。無須對其進行其他評估和考核,

此資料經公司領導特準后，可將其列為合格供應商。

5.4采購過程中產品質量監控

依公司對采購產品之質量要求，檢驗員應對供應商所提供的采購產品之

質量進行統計,并將統計的結果和狀況記新共應商績效監控統計表

中，對連續3批檢驗不合格并拒收和退貨的供應商，由采購部按《糾正

和預防措施程序》填寫''糾正預防措施表”通知供應商整改，并在供應商

限期改善的時間內對其執行糾正和預防措施做效果確認

5.5供應商定期評估、考核

供應商定期評分為季度評估和年度考核，供應商月評估：采購部每月應

對供應商的質量、交期、配合度或服務進行評估(統計時段為上月結日

一本月月結日)于次月10日前實施供應商月評估經采購經理核準后提

交公司。

3.請購單及其提報規定

(1)請購單應按照要求填寫完整、清晰，由公司領導審核批準后報采

購部門；

(2)固定資產申購按照附表一(固定資產購置申請表)的格式進行填

寫提報；

(3)其他材料設備及工程項目申購按照附表二(物資采購申請表.)的

格式填寫提報；

(4)日常零星采購按照公司印制的按照(物品請購單)的格式填寫提

報；

(5)請購部門在提報請購單是應要求采購部簽字接收人請購部門備份；

(6)涉及的請購數量過多時可以附件清單的形式進行提交，為提高效

率該清單的電子文檔也需一并提交；

(7)請購單的更改和補充應以書面形式由公司領導簽字后報采購部。

4.公司物資請購單的提報部門

(1)公司經營生產的物資、勞務、固定資產、工程及其他項目由生產

部門提報；

(2)公司生活及辦公的物資、固定資產、服務或其他生活及辦公項目

由辦公室提報；

(3)公司各部門專用的物資由各部門自行提報。

二、采購部接收請購單作業流程

1、請購的接收要點

(1)采購部在接收請購單時應檢查請購單的填寫是否按照規定填寫

整、清晰，檢查請購單是否經過公司領導審批；

(2)接收請購單時應遵循無計劃不采購，名稱規格等不完整清晰不采

購，圖紙及技術資料不全不采購，庫存已超儲積壓的物資不采購的原則；

(3)通知倉庫管理人員核查請購物資是否有庫存；

(4)對于不符合規定和撤銷的請購物資應及時通知請購部門。

2、請購單的分發規定

(1)對于請購單采購部應按照人員分工和崗位職責進行分工處理；

(2)對于緊急請購項目應優先處理；

(3)無法于請購部門需求日期辦妥的應通知請購部門；

(4)重要的項目采購前應征求公司相關領導的建議。

3、采購周期的規定

(1)單次采購金額預算在1萬元以下的零星采購項目或預算在1萬元

以下采購的物資及產品的采購周期不應超過5天；

(2)單次采購金額預算在5萬元以下的項目比價采購，采購周期不應

超過15天；

(3)單次采購金額預算在20萬元以上的項目采購部自行招標采購，采

購周期不應超過40天；

(4)請購部門應按照以上(1)-(3)條中規定的時間提前提寫請購單

采購部如未能按時完成采購任務時應向公司領導說明原因；

(5)遇到緊急采購應匯報公司領導采取快速優先采購的策略；

三、詢價及其規定

1.詢價請應認真審閱請購單的品名、規格、數量、名稱，了解圖紙及

其技術要求，遇到問題應及時的與請購部門溝通；

2.屬于相同類型或屬性近似的產品應整理、歸類集中打包采購；

3.對于緊急請購項目應優先處理；

4.所有采購項目上必須向生產廠家或服務商直接詢價，原則能不通過

其代理或各種中介機構詢價就最好的；

5.對于請購部門需求的物資或設備如有成本較低的替代品可以推薦采

購替代品；

6.遇到重要的物資、項目或預估單次采購金額大于10萬的采購情況，

詢價前應先向公司相關領導匯報擬邀請報價或投標單位的基本情況，按

照附表（擬報價/招標單位名單）的格式提報公司領導批準方可詢價或

發放訂單；

7.詢價時對于相同規格和技術要求應對不同品牌進行詢價；

8.除固定資產外單次采購金額在5千以下項目可以自行采購；單次采

購金額預算金額在5千元以上的所有項目都應要求至少三家上的供應

商參與比價或招標采購，比價或招標項目應至少邀請三家以上單位參

與；單次采購金額預算價格在1萬元以上的項目應由采購部組織招標，

公司相關領導參與監督；單次采購金額預算價格在5萬元以上的項目由

公司領導決定是否委托第三方機構代理招標；

9.比價采購或招標采購所邀請的單位均應具備一定資質和實力，具有

提供或完成我公司所需物資和項目的能力；

10.比價采購或招標采購應按照附表（材料或設備詢價表）的格式或擬

定完整的招標文件格式進行詢價；11.在詢價時遇到特殊情況應書面報

請公司領導批示。

三、比價、議價

1.對廠商的供應能力，交貨時間及產品或服務質量進行確認；

2.對于合格供應商的價格水平進行市場分析，是否其他廠商的價格最

低，所報價格的綜合條件更加突出；

3.收到供應單位第一次報價或進行開標后應向公司領導匯報情況，設

定議價目標或理想中標價格；

4.重要項目應通過一定的方法對于目標單位的實力，資質進行驗證和

審查，如通過進行實地考察了解供應商的各方面的實力等；

5.參考目標或理想中標價格與以合作單位或以中標單位進行價格及條

件的進一步談判。

四、比價、議價結果匯總

1.比價、議價匯總前應匯報公司相關領導，征得同意后方可匯總；

2.比價、議價結果匯總應按照附表（比價/招標匯總表）的格式完整列

出報價、工期、付款方式及其他價格條件、列出以選用單位及選用理由,

按照一定順序逐一審核；

3.如比價、議價結果未通過公司領導審核應進行修改或重新處理。

五、合同的簽訂及其規定。

1.合同

合同是當事人或當事雙方之間設立、變更、終止民事關系的協議。依法

成立的合同，受法律保護。廣義合同指所有法律部門中確定權利、義務

關系的協議。目前我們的采購工作主要涉及五金產品買賣合同。

（1）合同正文應包含的要素

1）合同名稱、編號、簽訂時間、簽訂地點；

2）采購物品/項目的名稱/、規格、數量/清單、技術文件與確認圖

紙是合同不可分割的部分；

3）包裝要求；

4）合同總額應含稅，含運達公司的總價，特殊情況應注明；

5）付款方式；

6）質量保證期；

7）質量要求及規范；

8）違約責任和解決糾紛的辦法；

9）雙方的公司信息；

10）其他約定。

（2）合同簽訂及其規定

1）如涉及到技術問題及公司機密的，注意保密責任；

2）以定合同條款時一定要將各種風險降低到最1氐；

3）為防止合同訂單增加或增加無依據，打包采購時要求供貨方提供分

項報價清單；

4）遇貨物訂購數量較多且價值較大或難清點的情況時務必請廠商派代

表來場協助清點；

5）質保期一定要明確從什么時候開始并應盡量要求廠商延長產品質保

期；

6）詳細約定發票的提供時間及要求；

7）針對不同的合同約定不同的付款方式，如設備類的合同一般應分按

照預付款、驗收款，調試服務款、質量保證金的順序明確付款額度、付

款時間和付款條件等

8）與初次合作的單位合作時，應少付預付款或不付預付款；

9）違約責任一定要詳細、具體；

10）比價/招標匯總表巡簽完畢后方可進行合同的簽訂工作；

11）合同簽定簽應按照附表七（合同審查批準單）的格式對合同初稿進

行巡簽審查；

12）合同巡簽審查通過后應由公司領導簽字，加蓋公司合同章方可生效；

13）簽訂的所有合同應及時報送財務部門。

六、付款及合同執行

1.付款規定

（1）所有已簽訂合同付款時應參照公司《修造船公司材料采購付款及

報銷流程VI.修改版》及《修造船公司資金支出審批及報銷簽字權限及

管理制》中的相關規定執行；

（2）按照進度付款的采購項目必須確保質檢合格方可付款；

（3）按照貴司規定和合同約定達到付款條件的合同在付款時應填寫附

表八（資金支出審批單）或附表九（付款審批單），該審批單巡簽完畢

后提交財務部付款；

（4）財務部門在接到付款審批單后應在3天內付款，以免影響合同的

執行和供貨周期，遇特殊情況限延期付款的應及時的通知采購部并匯報

公司領導。

2.合同執行

(1)已簽訂合同由采購部項目負責人負責跟進，由采購部負責人進行監

督，如出現問題，采購部應及時提出建議或補救措施，并及時通知請購

部門及公司領導；

(2)已簽訂的合同在執行期間，應及時掌握合作單位對于合同義務和

責任的履行情況，跟蹤并督促其保質保量，按時履約；

(3)合同在履行期間應按照上方約定嚴格執行合同，遇未盡事宜應及

時協商并簽訂補充合同；

七、報驗與入庫

1.報驗

(1)供應單位已經履行完畢的合同,采購部應及時的通知質檢部門進

行驗收；

(2)對于不同類型的合同的標的物的驗收標準參照公司質檢部門的相

關規定執行；

(3)達到質檢和報驗條件的合同標的物應在第一時間報請質檢部門進

行質檢、驗收；

(4)質檢部門在接到采購部報驗通知后應及時報驗，并出具報驗結果

證明書，對于質檢不及時延誤生產部門使用或不能入庫的情況質檢部門

應負主要責任；

(5)用于公司生活和辦公的物資不在公司質檢部質檢范圍之內。

2.入庫

(1)公司所有的生產材料、設備及外協加工件入庫前均應通過質檢部

門的檢驗或驗收；

(2)合同標的物在運達公司后采購部應及時通知請購部門，由請購部

門及時安排卸貨與搬運；

(3)質檢部門未及時驗收的合同標的物，倉庫在收到送貨清單后應將

其作為暫存物資接受；

(4)質檢部門已經驗收的產品倉庫應及時的入庫，并及時出具入庫清

單；

(5)外協加工件應按照原材料入庫；

(6)質檢合格后的固定資產及服務按照公司財務規定不入庫。

附表一

固定資產購置申請表

申請部門申請時間

固定資產名稱規格型單位預計單價預計總價

號

申部門經財務經理

理審批審批意

請

意見：見：

人

年月年月年月

日日日

總經

理/

副總

經理

審批

意

見：

附表二

物資采購申請表

申請部門負責人

填表日期申請購進日期

物資

用途

序物資名稱規格（型號）數量單價（元）小計（元）

號

1

物資采購詳2

單3

4

5

總計（元）：

部門負責人部門負責人簽字：

意見

年

月日

副總簽字：

副總意見

年

月日

總經理意見總經理簽字：

年

月日

注：1,此表要按物資采購管理辦法要求妥善保管。

2,申請采購物資種類多時，可在背面續填。

3,此表一式二份，表中物資單價、小計、總計價格圖在采購后填寫。

采購流程管理制度

一Hmil

編制：審核：

/jJZC.I=JXA11/|、70人八-1-，，」…]]一立職責，有效率降保不購以小，酒

足公司對優質資源的需求，進一步規范采購流程，加強與各部門之間

的配合，特制定本制度。

1.物料采購的部門歸屬劃分：

(1)生產原材料、固定資產采購：由采購部門負責辦理；

(2)日常辦公用品以及超市物品采購：由綜合管理部負責辦理；

(3)對于重要物品的采購，必要時由總經理指派專人或指定部

門辦理采購。

2.采購工作應以降低成本為目的，規范進、出貨流程，做到人

員合理分工與定位，通過標準化、簡單化、專業化的工作為公司提高

經營效益。

二'采購業務流程

采購業務流程圖：

三、申請采購

1.需求部門根據生產經營需要向采購部門提出物資需求，按照

規定的格式填寫相應的請購單。

2.請購單應該按照規定格式填寫完整、清晰，由公司領導審核

批準后報采購部。

3.按公司實際需求，請購單主要分為以下幾類：

(1)《A類物品請購單》：主要用于采購固定資產(1000元

以上或同一物品累計金額為1o00元以上為固定資產)。具體包括：

模具、加工設備、實驗設備、量具、辦公設備、家具等。

(2)《B類物品請購單》：主要用于采購原材料及外協件。原材

料具體包括：漆包線、高溫線、絕緣漆、熱縮管、絕緣套管、膠水等；

外協件具體包括：定子鐵芯、轉子鐵芯、骨架、包裝盒、包裝袋、緩

沖包裝盒等。

(3)《C類物品請購單》：主要用于采購易耗物品及工具。具體

包括：注焊劑、錫塊、融漆劑、防銹漆、工具、工作服等

(4)《D類物品請購單》：主要用于采購行政辦公用品及超市用

□笙

ono

(5)《E類物品請購單》：可用于采購其他類特殊物品。

4.需求部門在請購單巡簽完畢后提報采購部，應要求采購部簽

字接收。需求部門留一份作為備份，以供查詢核對。

5.遇緊急物資，公司領導不在的情況下，可以采取郵件方式先

行請示，征得同意后提報采購部。簽字確認手續可以后補。

6.請購單接收注意事項：

(1)采購部門在接收請購單時應檢查請購單的填寫是否按照規

定填寫完整清晰，檢查請購單是否經過領導審批;

(2)接收請購單時應遵循無計劃不采購，名稱規格等不完整清

晰不采購，圖紙及技術資料不全不采購，庫存已超儲積壓的物資不采

購的原則；

(3)檢查倉庫該物資是否有庫存；

(4)對于不符合規定和撤銷的請購物資應及時通知請購部門。

7.采購部門根據各部門上報的需求計劃進行匯總，平衡現有庫

存物資，統籌安排采購計劃。

8.請購單的更改和補充應以書面形式由公司領導簽字后報采購

部門。

9.對于提報的采購應按照采購人員的分工和崗位職責進行分工

處理。

10.對于緊急請購項目應優先處理。

四、詢價'比價及議價

1.詢價時應認真審閱請購單的名稱、規格、數量等，了解圖紙

及其技術要求，遇到問題應及時的與請購部門溝通。

2.屬于相同類型或屬性近似的產品應整理、歸類集中打包采購。

3.所有采購項目上必須向生產廠家或服務商直接詢價，原則能

不通過其代理或各種中介機構詢價。

4.對于請購部門需求的物資或設備如有成本較低的替代品可以

推薦采購替代品。

5.遇到重要的物資、項目或預估單次采購金額大于10萬的采購

情況，詢價前應先向公司相關領導匯報擬邀請報價或投標單位的基本

情況。

6.詢價時對于相同規格和技術要求應對不同品牌進行詢價。

7.除固定資產外單次采購金額在1萬元以下項目可以自行采

購；單次采購金額或預算金額在1萬元以上的所有項目都應要求有至

少兩家以上的供應商參與比價；單次采購金額預算價格在10萬元以

上的項目應由采購部組織招標，公司相關領導參與監督，?單次采購金

額預算價格在100萬元以上的項目由公司領導決定是否委托第三方

機構代理招標。

8.比價采購或招標采購所邀請的單位均應具備一定資質和實

力，具有提供或完成我公司所需物資和項目的能力。

9.比價采購或招標采購應擬定完整的詢價表。

10.詢價后填寫《采購比價報告單》，以書面或郵件方式報請公司

領導批示。

H.對廠商的供應能力，交貨時間及產品或服務質量進行確認。

12.對于合格供應商的價格水平進行市場分析，是否其價格最

低，所報價格的綜合條件更加突出。

13.收到供應單位第一次報價或進行開標后應向公司領導匯報

情況，設定議價目標或理想中標價格。

14.重要項目應通過一定的方法對于目標單位的實力，資質進行

驗證和審查，如通過進行實地考察了解供應商的各方面的實力等。

15.參考目標或理想中標價格與擬合作單位或擬中標單位進行

價格及條件的進一步談判。

16.比價、議價匯總前應匯報公司相關領導，征得同意后方可匯

總。

17.比價、議價結果匯總應完整列出報價、交貨期、付款方式及

其他價格條件、列出擬選用單位及選用理由，按照一定順序逐一審核。

18.如比價、議價結果未通過公司領導審核應進行修改或重新處

理。

五'合同的簽訂

1.合同是當事雙方之間設立、變更、終止民事關系的協議。依

法成立的合同，受法律保護。廣義合同指所有法律部門中確定權利、

義務關系的協議。

2.采購下列產品需簽訂相應的采購合同：

(1)A類物品采購需簽訂《采購合同》：主要是用于固定資產。

具體包括：模