公司會議室外借管理制度第一章總則

為確保公司會議的高效、有序進行，規范會議室的使用與管理，提高會議質量，特制定本制度。公司會議室外借管理制度適用于公司內部各部門及外部單位借用會議室的相關事宜。

一、目的

1.規范會議室使用，提高會議效率；

2.保障會議室資源合理分配，滿足公司及外部單位會議需求；

3.確保會議室設施設備完好，提供良好的會議環境。

二、適用范圍

1.本制度適用于公司內部各部門召開的各類會議；

2.本制度適用于外部單位借用公司會議室的相關事宜。

三、定義

1.會議室：指公司內部用于召開各類會議的固定場所；

2.借用單位：指公司內部各部門及外部單位。

四、權責

1.公司行政管理部門負責會議室的日常管理與維護；

2.各部門負責本部門會議的申請與組織；

3.借用單位負責會議室使用期間的安全、衛生及設施設備完好。

五、基本原則

1.公平、公正、公開原則：會議室借用遵循先申請、先審批、先使用的原則；

2.效率優先原則：優先保障重要、緊急會議的需求；

3.節約原則：合理規劃會議時間，避免會議室資源浪費。

六、會議室外借流程

1.借用單位需提前向行政管理部門提交會議室借用申請；

2.行政管理部門根據會議性質、時間、規模等因素，審批會議室借用申請；

3.審批通過后，借用單位與行政管理部門簽訂會議室借用協議；

4.借用單位按照協議約定使用會議室，并負責會議室使用期間的安全、衛生及設施設備完好；

5.會議結束后，借用單位需及時歸還會議室，并反饋使用情況。

七、違規處理

1.借用單位違反本制度規定，行政管理部門有權取消其借用資格；

2.借用單位造成會議室設施設備損壞的，應承擔相應賠償責任；

3.借用單位未按照約定歸還會議室，影響其他會議正常進行的，行政管理部門有權強制收回會議室，并視情況給予通報批評。

八、制度修訂

本制度根據公司業務發展及管理需要，適時進行修訂。修訂后的制度經公司領導審批后，予以公布實施。

九、附則

本制度的解釋權歸公司行政管理部門所有。如有未盡事宜，可根據實際情況予以補充。各部門應嚴格遵守本制度，共同維護公司會議秩序。

第二章會議流程

為確保會議的順利進行，提高會議效率，明確會議流程至關重要。以下是公司會議流程的詳細規定：

一、會議籌備

1.確定會議主題和目標：會議發起人需明確會議主題，確保會議內容緊密圍繞主題展開，達到預期目標。

2.制定會議議程：會議議程應包括會議主題、時間、地點、參會人員、討論議題等內容，并在會議召開前至少1個工作日發送給參會人員。

3.發送會議通知：行政管理部門負責發送會議通知，包括會議時間、地點、議程等信息，提醒參會人員準時參加。

4.準備會議材料：會議發起人需提前準備好會議所需的材料，并在會議開始前分發給參會人員。

5.預約會議室：根據會議規模和需求，提前向行政管理部門申請借用合適的會議室。

二、會議召開

1.會議簽到：會議開始前，行政管理部門負責組織參會人員進行簽到，確保會議出席情況。

2.會議主持人宣布會議開始：會議主持人簡要介紹會議主題、議程和參會人員，明確會議紀律，宣布會議正式開始。

3.會議討論：按照議程安排，逐一討論會議議題。會議主持人應確保討論有序進行，避免跑題。

4.會議記錄：指定專人負責記錄會議討論內容，包括主要觀點、決策和行動計劃等。

5.會議決策：針對討論議題，形成會議決策，明確責任人和完成時間。

三、會議總結

1.會議主持人對會議討論內容進行簡要總結，確保參會人員對會議決策和行動計劃有清晰的認識。

2.會議紀要：會議結束后，會議記錄人需在1個工作日內完成會議紀要的整理，并發送給會議主持人審核。

3.會議紀要審批：會議主持人對會議紀要進行審核，確保紀要內容準確、完整，并簽字確認。

4.發布會議紀要：行政管理部門將審批通過的會議紀要發送給參會人員，以便跟進執行。

四、會議跟進

1.責任人根據會議決策和行動計劃，按時推進相關工作。

2.行政管理部門負責監督會議決策的執行情況，對未按計劃推進的事項進行催辦。

3.定期召開會議，對會議決策的執行情況進行回顧和總結，確保會議目標達成。

第三章會議紀要的跟蹤落實

會議紀要是會議成果的重要體現，為確保會議決策的有效執行，對會議紀要的跟蹤落實至關重要。以下是會議紀要跟蹤落實的相關規定：

一、會議紀要的整理與發布

1.會議記錄人應在會議結束后24小時內完成會議紀要的初稿，確保紀要內容準確、完整。

2.會議主持人對會議紀要初稿進行審核，并在1個工作日內完成審批。

3.審批通過的會議紀要由行政管理部門統一發布，發送給所有參會人員及相關部門。

二、會議紀要的內容要求

1.會議紀要應包括會議時間、地點、參會人員、討論議題、主要觀點、會議決策和行動計劃等內容。

2.會議紀要應突出重點，簡明扼要，便于閱讀和理解。

3.會議紀要應明確責任人和完成時間，確保會議決策的執行。

三、會議紀要的跟蹤與監督

1.行政管理部門負責對會議紀要中明確的行動計劃進行跟蹤監督，確保各項工作按時推進。

2.責任人應按照會議紀要的要求，定期匯報工作進展，對遇到的問題和困難及時反饋。

3.行政管理部門對未按計劃推進的事項進行催辦，協助責任人解決問題，確保會議決策的落實。

四、會議紀要的回顧與評估

1.定期召開回顧會議，對會議紀要中明確的行動計劃進行評估，總結執行情況。

2.對已完成的事項進行總結，分享成功經驗；對未完成或推進緩慢的事項，分析原因，制定改進措施。

3.根據回顧會議的評估結果，對會議紀要進行更新，調整行動計劃，確保會議目標的實現。

五、會議紀要的歸檔與保管

1.會議紀要經過審批通過后，行政管理部門負責將電子版和紙質版進行歸檔保管。

2.歸檔的會議紀要應按照一定的分類和編號規則進行整理，便于查閱。

3.會議紀要的保管期限根據公司規定執行，確保在需要時能夠迅速找到相關資料。

第四章會議室管理規定

為確保會議室的高效使用和良好維護，特制定以下會議室管理規定：

一、會議室預訂

1.需要使用會議室的部門或個人，應提前向行政管理部門提交會議室預訂申請。

2.預訂申請應包括會議時間、預計結束時間、參會人數、會議類型等信息。

3.行政管理部門根據預訂申請情況，合理安排會議室，并在預訂確認后通知申請部門或個人。

二、會議室使用規范

1.會議室使用應嚴格按照預定時間進行，不得提前占用或延遲歸還。

2.使用會議室期間，應保持室內整潔，禁止吸煙、亂丟垃圾。

3.會議室使用者需愛護室內設施設備，如遇故障或損壞，應及時報告行政管理部門。

4.會議室使用過程中，應遵守公司規章制度，保持安靜，不得大聲喧嘩。

三、會議室設備管理

1.行政管理部門負責會議室設備的日常維護和管理，確保設備正常運行。

2.會議室設備使用前，使用者應檢查設備是否正常，發現問題及時報告。

3.使用者不得擅自拆卸、改動會議室設備，確需調整的，應向行政管理部門申請。

四、會議室環境衛生

1.行政管理部門定期對會議室進行清潔、消毒，保持室內環境整潔。

2.會議室使用者在會議結束后，應將座椅歸位，清理桌面垃圾，保持會議室整潔。

3.嚴禁在會議室墻壁、家具等處亂涂亂畫，損壞公物。

五、會議室安全管理

1.會議室使用者應確保會議期間的安全，遵守消防安全規定，嚴禁私拉亂接電源線。

2.會議室內嚴禁存放易燃、易爆物品，確保消防通道暢通。

3.行政管理部門定期檢查會議室安全設施，發現問題及時整改。

六、違規處理

1.對違反會議室管理規定的部門或個人，行政管理部門有權進行制止并給予口頭警告。

2.嚴重違反規定，導致會議室設施設備損壞或安全事故的，應承擔相應賠償責任。

3.情節嚴重者，將移交公司相關部門進行處理，并根據公司規定給予相應處罰。

遵守會議室管理規定，共同維護良好的會議環境，為公司會議的高效、有序進行提供保障。

第五章附則

為確保公司會議室外借管理制度的有效實施，特制定以下附則：

一、本