工作會議管理制度規定第一章總則

為確保公司工作會議的高效有序進行，提高會議質量，明確會議目的，規范會議流程，制定本管理制度。以下是對公司內部工作會議管理的總體規定：

一、會議目的

1.工作會議旨在傳達公司戰略，協調部門間工作，解決實際問題，促進公司發展。

2.會議應注重實效，減少形式主義，提高工作效率。

二、會議原則

1.會議應遵循民主、集中、效率的原則。

2.會議主持人應確保會議議題充分討論，形成明確決策。

三、會議類型

1.定期會議：如周例會、月度總結會等，定期召開，確保工作計劃的執行與調整。

2.臨時會議：針對突發事件或特定議題，臨時組織，及時解決問題。

四、參會人員

1.會議主持人：由公司領導或相關部門負責人擔任，負責組織、主持、總結會議。

2.與會人員：根據會議議題，相關責任部門及人員應參會，確保議題得到有效討論。

五、會議紀律

1.會議期間，與會人員應保持手機靜音，避免影響會議進程。

2.與會人員應準時參會，如有特殊情況需提前請假。

3.會議內容應保密，未經允許不得泄露。

六、會議記錄

1.每次會議均需指定專人負責記錄會議紀要，包括會議時間、地點、參會人員、議題及討論結果等。

2.會議紀要應在會議結束后及時整理，并在規定時間內發送給與會人員。

本管理制度適用于公司內部所有工作會議，各級部門應嚴格遵守，共同維護會議秩序，提高會議效果。如有違反，將按照公司相關規定予以處理。后續章節將詳細闡述會議流程、會議紀要的跟蹤落實、會議室管理規定等內容。

第二章會議流程

為確保會議的順利進行，提高會議效率，明確會議各階段任務，以下對公司工作會議流程進行詳細規定：

一、會議籌備

1.確定議題：會議主持人根據公司工作需要，提前收集議題，明確會議目的。

2.發送通知：會議組織者應提前至少三個工作日向與會人員發送會議通知，包括會議時間、地點、議題、參會人員等。

3.準備資料：會議組織者需確保會議所需資料提前準備齊全，包括會議議程、相關文件、數據報表等。

二、會議召開

1.會議簽到：與會人員應在會議開始前進行簽到，確保會議出席情況。

2.會議議程：會議主持人按照既定議程逐項進行，確保議題充分討論。

3.討論與決策：會議主持人引導與會人員就議題展開討論，鼓勵發表意見，形成決策。

4.會議記錄：指定專人負責記錄會議討論過程、決策結果等關鍵信息。

三、會議決策執行

1.決策落實：會議結束后，各部門應根據會議決策，制定具體實施方案，明確責任人、完成時間等。

2.進度匯報：責任部門應定期向會議組織者匯報決策執行進度，確保工作落實。

四、會議總結

1.會議紀要：會議結束后，會議記錄人應整理會議紀要，包括會議議題、討論結果、決策事項等，并于會議結束后兩個工作日內發送給與會人員。

2.反饋意見：與會人員應在收到會議紀要后一個工作日內提出反饋意見，確保會議紀要內容的準確性。

3.紀要歸檔：會議紀要經確認無誤后，由會議組織者進行歸檔，以便日后查詢。

五、后續跟進

1.會議組織者應定期檢查決策執行情況，對未按期完成的任務進行催辦。

2.對于重大決策或長期項目，會議組織者應定期組織回顧會議，評估執行效果，及時調整措施。

第三章會議紀要的跟蹤落實

會議紀要是會議成果的重要體現，為確保會議決策的有效執行，對會議紀要的跟蹤落實工作進行以下規定：

一、會議紀要的編制與發布

1.會議紀要應詳細記錄會議討論過程、決策事項、責任部門及完成時限等關鍵信息。

2.會議紀要編制完成后，由會議主持人審核，確保內容準確無誤。

3.會議紀要應在會議結束后兩個工作日內發送給與會人員，抄送相關領導，以便及時了解會議內容。

二、會議紀要的反饋與確認

1.與會人員應在收到會議紀要后一個工作日內，對紀要內容進行認真閱讀，并提出反饋意見。

2.會議組織者應對反饋意見進行匯總，及時修訂會議紀要，確保其準確性。

3.修訂后的會議紀要需再次發送給與會人員確認，確認無誤后進行歸檔。

三、會議決策的執行與跟蹤

1.責任部門應按照會議紀要中的決策事項，制定具體的執行計劃，明確責任人、完成時間等。

2.會議組織者應建立會議決策跟蹤機制，對執行情況進行定期檢查，確保決策落實。

3.對于執行過程中遇到的問題，責任部門應及時向會議組織者反饋，尋求解決方案。

四、會議決策的回顧與評估

1.會議組織者應根據工作需要，定期組織回顧會議，對已完成的決策事項進行評估。

2.評估內容包括決策執行效果、是否存在不足、改進措施等，以便不斷提高會議決策的質量。

3.回顧會議的結果應形成會議紀要，納入公司知識管理體系，為后續工作提供借鑒。

五、會議紀要的歸檔與管理

1.確認無誤的會議紀要應由會議組織者進行歸檔，便于日后查詢。

2.會議紀要的歸檔應按照公司檔案管理規定執行，確保信息安全。

3.會議組織者應定期對會議紀要進行整理，對已完成的事項進行標注，及時更新執行情況。

第四章會議室管理規定

為保障會議室資源的高效利用，創造良好的會議環境，以下對會議室的管理規定進行詳細闡述：

一、會議室預訂

1.會議室預訂采用預約制度，各部門需提前向行政管理部門提交會議室申請，包括會議時間、參會人數、所需設備等。

2.行政管理部門根據會議室使用情況，合理安排會議場地，并于兩個工作日內反饋給申請部門。

3.會議室預訂應遵循先到先得的原則，特殊情況下，行政管理部門可根據實際情況進行協調。

二、會議室設施與布置

1.行政管理部門負責定期檢查會議室設施，確保設備正常運行，如投影儀、音響、白板等。

2.會議召開前，會議室布置應根據會議類型和參會人數進行合理調整，包括座位安排、資料發放等。

3.會議室內應保持整潔，嚴禁在會議室內進食，確保良好的會議環境。

三、會議室使用規范

1.會議召開期間，與會人員應遵守會議紀律，保持安靜，手機調至靜音或振動狀態。

2.會議室內禁止吸煙，嚴禁使用明火。

3.會議結束后，與會人員應將座椅歸位，關閉設備電源，保持會議室整潔。

四、會議室安全保障

1.行政管理部門應定期對會議室進行安全檢查，確保消防設施、電源線路等安全無隱患。

2.會議室內應設置明顯的安全標識，提醒與會人員注意安全。

3.如遇緊急情況，與會人員應按照安全疏散指示迅速撤離會議室。

五、會議室維護與更新

1.行政管理部門應定期對會議室設施進行維護，確保設備性能穩定。

2.隨著公司發展，會議室規模和設備需求可能發生變化，行政管理部門應及時調整，以滿足公司需求。

3.對于老舊設備，應及時更新，提高會議室使用效率，降低能耗。

六、會議室開放時間

1.會議室的開放時間應結合公司工作實際，合理安排，確保各部門正常使用。

2.特殊情況下，行政管理部門可根據實際需求調整會議室開放時間，并及時通知各部門。

遵循以上規定，有助于提高會議室使用效率，保障會議的順利進行，為公司各項工作提供有力支持。

第五章附則

為確保本工作會議管理制度的有效實施，以下附則進行補充規定：

一、本管理制度適用于公司內部所有工作會議，包括但不限于定