酒店會議團體管理制度第一章總則

一、為了加強酒店會議團體管理，提高會議效率，確保會議質量，根據酒店相關規定，特制定本管理制度。

二、本管理制度適用于酒店內所有會議的組織、籌備、召開及會后相關工作。

三、會議應遵循高效、務實、節儉的原則，注重會議質量，提高決策水平，確保會議目標的實現。

四、酒店各部門應嚴格遵守本管理制度，積極配合會議組織工作，確保會議的順利進行。

五、會議分為例行會議、專題會議和臨時會議。例行會議包括周例會、月度會議等；專題會議針對特定主題或項目召開；臨時會議根據工作需要臨時組織。

六、會議的組織、籌備、召開及會后相關工作由會議召集人負責，會議召集人應具備以下條件：

1.熟悉酒店業務及運營管理；

2.具備較強的組織協調能力；

3.能夠對會議議題進行充分準備和把關；

4.具備一定的決策能力和執行力。

七、會議參加人員應具備以下條件：

1.與會議議題相關的工作經驗和專業知識；

2.能夠積極參與會議討論，提出建設性意見和建議；

3.遵守會議紀律，保守會議秘密；

4.按時參加會議，不得無故缺席或遲到。

八、會議通知應包括以下內容：

1.會議主題；

2.會議時間、地點；

3.參會人員；

4.會議議程；

5.需要準備的會議材料；

6.聯系人及聯系方式。

九、會議召集人應在會議召開前至少1個工作日發出會議通知，特殊情況除外。

十、本管理制度自發布之日起實施，如有未盡事宜，可根據實際情況予以補充和修訂。酒店各部門應認真貫徹執行，如有違反，將按照酒店相關規定予以處理。

第二章會議流程

一、會議籌備

1.確定會議主題和目標：會議召集人應根據酒店工作需要，明確會議的主題和目標，確保會議的針對性和實效性。

2.制定會議議程：會議召集人應根據會議主題和目標，制定會議議程，明確會議討論的重點和順序。

3.確定參會人員：會議召集人應根據會議議題，邀請與議題相關的部門負責人及員工參加，并確保參會人員具備相應的工作經驗和專業知識。

4.發送會議通知：會議召集人應在會議召開前至少1個工作日，向參會人員發送會議通知，明確會議時間、地點、議程等事項。

5.準備會議材料：會議組織部門應提前準備好會議所需的各類材料，包括會議議程、相關報告、數據等，并確保材料的準確性和完整性。

二、會議召開

1.會議簽到：會議開始前，由會議組織部門負責簽到工作，確保參會人員按時到場。

2.會議主持人宣布會議開始，并介紹會議主題、議程和參會人員。

3.會議報告：根據會議議程，相關部門負責人進行報告，介紹相關工作情況、存在的問題和改進措施。

4.會議討論：參會人員針對報告內容展開討論，提出意見和建議。會議召集人應引導討論，確保會議有序進行。

5.會議決策：會議召集人根據討論情況，組織參會人員進行決策，明確下一步工作計劃和責任分工。

三、會議記錄

1.會議記錄：會議組織部門應指定專人負責記錄會議內容，包括會議討論的重點、決策結果等。

2.會議紀要：會后1個工作日內，會議記錄人整理會議紀要，明確會議主題、議程、參會人員、討論內容、決策結果等。

3.會議紀要審批：會議紀要經會議召集人審批后，發送給參會人員和相關部門，以便落實會議決策。

四、會議總結

1.會議結束后，會議召集人應對會議效果進行評估，總結會議的優點和不足，為今后會議提供借鑒。

2.會議組織部門應收集參會人員的意見和建議，不斷優化會議流程和內容，提高會議質量。

五、會議跟蹤落實

1.會議決策的落實：各部門應按照會議紀要中的責任分工，積極推進會議決策的落實。

2.會議召集人應定期檢查會議決策的落實情況，對存在的問題及時協調解決。

3.會議組織部門應對會議決策的落實情況進行跟蹤，確保會議目標得以實現。

第三章會議紀要的跟蹤落實

一、會議紀要的編制與發布

1.會議紀要應準確反映會議的討論內容、決策結果及責任分工，確保會議紀要的準確性和完整性。

2.會議紀要編制完成后，需經會議召集人審批。審批通過后，會議紀要應在1個工作日內發送給所有參會人員及相關部門。

3.會議紀要發送時，應明確要求接收人員認真閱讀，并按照會議決策執行。

二、會議紀要的執行與跟蹤

1.各部門應按照會議紀要中的責任分工，制定具體實施方案，明確執行時間節點和責任人。

2.會議組織部門應對會議決策的執行情況進行定期跟蹤，了解實施進度，發現問題及時上報會議召集人。

3.會議召集人應密切關注會議決策的執行情況，對重要事項進行重點跟進，確保會議決策落到實處。

三、會議紀要的反饋與評估

1.各部門在執行會議決策過程中，如遇到問題或困難，應及時向會議組織部門反饋，尋求支持和協調。

2.會議組織部門應收集各方面的反饋意見，對會議決策的執行情況進行評估，為會議召集人提供決策參考。

3.會議召集人應根據反饋和評估結果，對會議決策進行調整和優化，確保會議目標的實現。

四、會議紀要的歸檔與查閱

1.會議紀要應按照相關規定進行歸檔，確保會議紀要的保存完整、便于查閱。

2.會議紀要的歸檔應包括紙質版和電子版，紙質版由會議組織部門負責保管，電子版發送至相關人員。

3.酒店員工有權查閱與本人工作相關的會議紀要，會議組織部門應提供便利，確保信息共享。

五、會議紀要的監督與考核

1.會議紀要的執行情況應納入部門績效考核，作為評價部門工作的重要依據。

2.會議召集人應對會議紀要的執行情況進行監督，對執行不力的部門和個人進行問責。

3.酒店應建立健全會議紀要執行的長效監督機制，確保會議決策得到有效落實。

第四章會議室管理規定

一、會議室預訂

1.會議室預訂采用先到先得的原則，各部門需提前向會議組織部門提交會議室預訂申請。

2.會議組織部門根據會議室使用情況，合理安排會議室資源，確保各部門會議需求得到滿足。

3.預訂會議室時，需提供會議主題、參會人數、會議時間等信息，以便會議組織部門做好相應準備。

二、會議室布置

1.會議組織部門應根據會議類型和參會人數，提前布置會議室，確保會議環境舒適、設施齊全。

2.會議室布置應包括座位安排、投影設備、音響設備、白板等，以滿足會議需求。

3.會議組織部門應定期檢查會議室設施，確保設備正常運行，避免會議期間出現故障。

三、會議室使用

1.會議召開期間，參會人員應遵守會議室使用規定，保持安靜、整潔，不得吸煙、亂丟垃圾。

2.會議結束后，各部門應將會議室恢復原狀，關閉電源、水源，確保設施完好。

3.未經會議組織部門同意，不得隨意更改會議室布局和設施。

四、會議室維護與保潔

1.會議組織部門應定期對會議室進行維護保養，確保設施設備處于良好狀態。

2.會議室保潔工作由會議組織部門負責，確保會議室衛生整潔，為參會人員提供良好的會議環境。

3.對于會議室內損壞的設施，應及時報修，避免影響會議的正常進行。

五、會議室安全管理

1.會議室使用期間，會議組織部門應確保消防設施、安全通道等符合安全要求。

2.會議組織部門應制定應急預案，應對突發事件，確保參會人員的人身安全。

3.參會人員應遵守會議室安全管理規定，不得攜帶危險物品進入會議室。

六、會議室資源優化

1.會議組織部門應定期對會議室使用情況進行統計分析，優化會議室資源配置，提高使用效率。

2.鼓勵各部門共享會議室資源，減少閑置浪費，提高會議室利用率。

3.會議組織部門可根據實際情況，調整會議室使用政策，以滿足酒店