XX采購部工作流程 第18頁共24頁XX集團采購部工作流程采購部

采購部工作流程目錄TOC\o"1-2"\h\z\u1、 主題內容與適用范圍32 供應商管理流程32.1供應商選擇與分類2.2供應商維護2.3供應商考核與監督3、物資采購流程3.1物資請購流程3.2物資購買流程3.3采購成本管理3.4物資貨款支付流程3.5采購發票管理流程3.6采購合同管理3.7特殊部品采購流程4、采購物資質量管理流程5、采購人員崗位職責6、采購績效考核評估流程

一、主題內容與適用范圍1.1本細則規定采購部所有工作流程中的具體實施過程和手續。1.2本細則結合我公司ISO9001質量體系及公司其他相關管理的要求。1.3本細則適用于無錫XX及所屬合肥XX、唐山XX采購工作要求。

二、供應商管理流程2.1供應商選擇與分類供方選擇流程權責部門流程圖記錄表單供應商預選供應商預選采購部《供方調查表》現場評審現場評審制造技術品質《供方質量保證能力評審表》小量試制小量試制制造部《小批量試制申請表》初物檢查初物檢查品質部《初錄檢查報告書》合格小批量供貨小批量供貨制造部合格納入合格供方納入合格供方采購部《合格供方名錄》采購員采購采購員采購采購部重要供應商的選擇應遵循《質量環境管理手冊》中7.4章節相關內容。由采購部發放《供應商調查表》，之后聯合公司相關部門對供應商進行評價并填寫《供方質量保證能力評審表》，評審合格的納入《合格供方名錄》。并每年進行一次評審。按XX公司《質量環境管理手冊》采購物資的不同將供應商分為三類：a.重要：A類供應商，提供的產品構成我公司最終產品的主要部分及關鍵部分，直接影響最終產品使用或安全性能，可能導致顧客嚴重投訴的物資；b.一般：B類供應商，提供的產品構成最終產品非關鍵部位的批量物資，它一般不影響最終產品的質量或即使略有影響，但可采取措施予以糾正的物資；c.輔助：C類非直接用于產品本身的起輔助作用的物資，如一般包裝材料等。原則上A類物資必須堅持A、B兩家供貨，按7：3的供貨份額執行，如遇一方質量不穩定或交貨不及時，可進行份額調整。采購部應按照供應商的不同類別分類管理。作為上游供應資源，應該與我公司供應鏈系統密切合作，并接受我公司對于供應商的管理。供應商應保證產品質量，遵守準時交貨的要求，保證對XX及下游各級用戶的及時服務，并根據自身具體的成本情況每年度降低一定比例的供貨價格對我公司實施讓利。2.2供應商維護首先，為保證供應商對我公司的優質供貨，采購部要不定期進行供應商拜訪，保持良好供應商合作關系。公司采購、品質、技術、生產等相關部門要將對供應商的管理由送貨后發現問題的事后管理前移到供應商公司內部以及供應商上游供貨渠道的事前管理。供應商日常維護可由采購部單獨實施，也可由采購部組織公司相關部門擔當一起實施，可依據日常供應商供貨總體情況來決定。供應商在處理我公司反映的在生產現場和用戶處的質量問題以及我公司的日常維護要積極配合，處理完后再按流程鑒定責任。對于供應商該承擔的責任，要務必履行到位。其次，采購部有責任不定期進行市場行情調查，收集整理市場信息，實時對采購單價以及其他市場信息反饋到本公司以及供應商處，及時修正與供應商之間的合作關系，另外，采購部應根據公司內部的供貨評價以及業績及時指導供應商工作，使其改進產品或服務。2.3供應商考核與評估考核目的旨在規范對我公司重要供應商供貨表現的記錄、評估與考核工作，對供應商進行管理和控制，激勵供應商在品質、交期、成本與服務等方面改善意愿。考核范圍適用于本公司A類重要供應商的評估與考核。采購部根據公司要求確定一份考核清單，作為考核的對象。參加考核的部門及人員職責：1、采購部負責人為供應商評審的總負責人，負責收集相關部門的資料并進行整理，同時負責匯總外購供應商的及時交貨率和服務質量的考核；2、品質部負責匯總供應商合格率的績效考核；3、生產外協員負責外協供應商交貨及時率和服務質量的的考核；4、技術部負責供應商技術指導、工藝評定、技術支持及技術服務；5、市場營銷部負責匯總與供應商相關的客戶投訴及滿意度；6、財務部負責對供應商價格的評審與評估；7、合肥分公司、唐山分公司分別負責匯總兩個分公司的重要供應商考核資料；考核數據計算方法：1、產品合格率=交貨合格（批）數/交貨的所有訂單總數*100%2、及時交貨率=及時交貨訂單數/要求交貨的所有訂單總數*100%3、價格評定：按實際價格為準，同等條件貨比三家；4、服務與客戶滿意度：服務質量包括信息溝通、質量處理與改進的配合度和有效性、文件回復的及時性與合理性和執行力、快速周轉、供應商誠信度、對特殊要求的配合度等以當月實際反饋為準；供應商評估：供應商評估：權責部門評估項目評判結果記錄表單質量業績質量業績交貨能力評估停采購部《供應商評審表》交貨能力評估停價格評估財務部供方質量保證能力評審表價格評估服務評估營銷部服務評估技術能力評估技術部技術能力評估評估結果：作為對合格供方資格和控制程度、訂貨量調整的依據；A級（合格）：能力、交期、合格率95～100%；B級（觀察）：能力、交期、合格率70～95%；C級（取消）：能力、交期、合格率50～70%以下。年度評估根據供應商性質填寫《供方質量保證能力評審表》或《供應商評審表》報總經理批準后調整《合格供方名錄》。采購控制1、A、B類物資，采購員根據采購文件必須在確定的合格供方處采購。2、當合格供方無貨，而急需向非合格供方采購時，由采購員辦理急用物資采購手續，并通知品證部加強對其來料檢驗。3、C類物資，采購員可根據確定的品牌或質量要求，按物美價廉原則采購。采購策略：對全年考核合格的供應商，根據公司發展需要，可確定轉為策略供應商，作為重點發展對象，將加大采購量，并作為采購部后續新產品的首選供應商；全年考核為良的供應商，實施正常采購；年度考核為不合格供應商，取消下年度新產品開發制作權，重要供應商將降為一般供應商，逐步削減供貨份額，一般供應商為削減供貨份額或停止供貨。聯合改進：當供應商考核不合格時，由公司相關部門負責輔導供應商改進，通過組織聯合改進團隊，開展多種形式的活動幫助供應商分析改進，提高質量保證能力及管理能力。三、物資采購流程采購業務總流程圖（ERP系統采購管理操作流程）3.1物資請購流程公司所有原輔材料采購均需按照以下請購流程執行，如流程中未涉及的另行規定：一、液壓機權責部門流程圖記錄表單1、電器、液壓、標準件、圓鋼、型材采購流程技術部提供《物料清單》技術部提供《物料清單》技術部物料清單出具物料《分類清單》出具物料《分類清單》制造一部分類清單部長批準部長批準制造一部采購部采購部采購部分類清單（附物料清單）根據交期編制《采購計劃》根據交期編制《采購計劃》采購部采購計劃采購部部長批準采購部部長批準采購部采購員采購采購員采購采購部2、板材、加工件采購（外協）流程權責部門流程圖記錄表單技術部提供圖紙技術部提供圖紙技術部班組長計算物料需求量制造一部物料需求量計算表班組長計算物料需求量自制外協編制《請購單》編制《外協通知單》編制《請購單》編制《外協通知單》制造一部請購單、外協通知單部長批準部長批準制造一部自制外協外協員采購部采購部、制造中心外協員采購部權責部門流程圖記錄表單報價外協方報價報價外協方報價采購部、外協詢價單部長批準采購部部長批準采購或外協采購或外協采購部、外協3、螺絲、螺母等常規標準件采購流程由倉庫按最低安全庫存量報采購部采購由倉庫按最低安全庫存量報采購部采購4、包裝材料采購流程由制造一部報需求量報采購部采購倉庫填寫《請購單》由制造一部報需求量報采購部采購倉庫填寫《請購單》5、物料清單之外的材料采購流程由制造一部統計員填寫《請購單》報采購部采購由制造一部統計員填寫《請購單》報采購部采購二、銷軸類營銷部《生產任務通知單》營銷部《生產任務通知單》營銷部生產通知單生產管理科《生產指令單》生產管理科生產管理科《生產指令單》下料組下料組下料組根據需求量、庫存量編制《鋼材請購單》根據需求量、庫存量編制《鋼材請購單》下料組鋼材專用請購單采購部采購部采購部總經理批準總經理批準總經理采購部采購采購部采購部采購權責部門流程圖記錄表單每月20每月20日編制《次月鋼材需求計劃》（提前2個月）制造中心鋼材需求計劃采購部通知供應商備料采購部通知供應商備料采購部三、二部、四部材料采購統計員填寫《請購單》統計員填寫《請購單》二部、四部請購單部長批準采購部采購部長批準采購部采購采購部為了增強公司請購物資的規范性，明確責任人，減少不必要的物資請購，節約成本、減少浪費，對請購有以下具體要求：請購責任制根據公司要求采購實行請購人責任制。即請購人及部門審批人對請購的物資負責，如發現所采購物品并不需要使用，導致部分物品閑置、堆積，造成成本浪費的（因客戶更改訂單除外），請購人及部門審批人將各承擔采購物資價格50%的罰款。明確請購窗口人員為防止重復請購，明確傳遞人，規定制造部門所有請購單由部門統計負責接受并傳遞至采購，其他部門由請購人負責傳遞。制造部門請購人要將具體采購要求與統計說清楚，確保統計在與采購擔當傳遞信息的準確性。非特殊情況制造部門除統計以外的人員傳遞請購單，采購部有權拒絕接受。規范請購單的書寫請購單要對采購物資型號描述清楚，書寫規范、要貨日期明確，請購人、審批人明確。如發現請購單書寫不規范，采購部有權拒絕接受請購單，由此造成的采購延誤或采購錯誤由請購人負責。3.2物資購買流程未定價產品已定價產品權責部門流程圖記錄表單未定價產品已定價產品詢價詢價采購部詢價單核價采購主管/財務成本科核價采購采購采購部訂單/合同物資入庫物資檢驗發貨財務部付款（現款）不付款（月結）物資入庫物資檢驗發貨付款（現款）不付款（月結）供應商送貨單品質部檢驗報告單倉庫入庫單A、已定價產品指的是已經經過采購、財務等相關部門審核并且簽訂年度采購合同的產品（如：耳板、小件、康明斯電機殼部件等）。未定價產品指的是未簽訂長期采購合同，價格隨市場波動而波動的產品（如：圓鋼、中厚板、開平板等）。B、采購員應讓供應商本著安全、價廉、準時為原則發貨，發貨需要有送貨單并交收貨人簽字確認。物流及包裝方式及費用原則上由供應商自行承擔，特殊情況的由雙方協商解決。C、采購員應讓供應商應認識到環境安全的重要性，在物流方式的選擇上盡量把對環境的影響降到最低，對于危化品的運輸，供應商應選擇有資質的單位進行運輸，嚴禁跑、冒、滴、漏，因供應商物流方式錯誤或失誤導致的一切責任由供應商自行承擔。3.3采購成本管理公司已建立內部報價審批程序，采購員應嚴格執行：對于價格以市場導向為主的物資（如鋼材、板材等）、小金額（單價小于500元）物資以及零星采購物資：采購員編制報價申請采購主管審核財務部監督審核采購；對于非市場主導定價的長期采購物資（如：熱處理、耳板切割、五金件、油缸等）：采購員編制報價申請采購主管審核財務部審核總經理批準采購；采購成本控制按公司要求主輔材料采購成本（包括外協）占銷售額比例根據產品不同控制在55%-60%之間。具體統計數據由采購部成本科提供，采購部負責人對財務部提供的成本表進行分析，并與財務成本科一起有針對地對部分原輔材料采購成本進行整改。3、采購價格管理

1）長期采購的供應商應在履行訂單前，原則上與XX公司在年度采購合同中協商約定好價格。如在合同履行期間遇到原材料暴漲或暴跌情況，在雙方協商一致的情況下，可變更采購產品價格并重新簽訂價格變更合同書。對于價格隨市場變動的產品（如：鋼材、板材等）以及零星采購的物品，需要逐筆商定價格、簽訂合同。

2）對于采購價格上采購部與財務部應聯合每年進行進行一次審核，原則上每年需給XX公司讓利。3.4物資貨款支付現款物資采購現款物資采購協議付款物資采購采購完成合同簽訂采購完成合同簽訂采購部合同/訂單單獨排款單獨排款統一排款統一排款采購部付款通知單排款審核排款審核采購負責人/財務部/總經理等支付貨款財務部支付貨款A、XX公司對供應商的貨款支付方式原則上由XX公司直接客戶對XX的支付方式決定。特殊情況不能遵守的，由供應商及XX雙方協商一致后解決。具體有以下幾種付款方式：1）現金交易：指貨到付款或款到發貨情況，此種交易方式不利于公司管理，需在合作成熟后逐步取消，特殊情況除外。2）月結付款：指供應商按訂單交貨，經XX公司驗收合格，供應商開具發票，經核實無誤，XX公司在發票開具后一個月內支付貨款；3）三個月付款：指供應商按訂單交貨，經XX公司驗收合格，供應商開具發票，經核實無誤，XX公司在發票開具后三個月內支付貨款；4）其他雙方約定。B、供應商需要向XX公司提供完整的供應商信息（包括稅務編碼、交易賬戶、經營地址等）如果發生賬戶變更應及時通知XX公司，由變更導致的延誤付款由供應商自行承擔責任。C、若任何產品存在缺陷，該批產品未付款的，付款期限應自缺陷產品完全修復或替換之日起開始計算。3.5采購發票管理權責部門流程圖記錄表單物資采購完成物資采購完成采購部送貨單開具發票開具發票供應商發票及回單聯發票審核確認發票審核確認采購部發票確認單無誤發票再次審核發票再次審核倉庫發票確認單發票錄入ERP系統無誤發票錄入ERP系統采購部發票審核、入賬發票審核、入賬財務部對于供應商開具的發票，需要嚴格按照合同或訂單的金額、數量及品名進行開具，公司不接受各類發票代開形式，如果有特殊情況，需要征得我公司同意方可。送貨時供應商需要開具送貨單并交收貨人簽字，送貨單留在我公司，回單聯帶回，為方便我公司核對發票，當發票開具后需與貨物回單聯一并快遞至我公司，為防止發票丟失，采購員應要求供應商發票嚴禁隨貨發送。物資采購活動完畢后，采購員要及時要求供應商開具發票。采購合同管理供應商與我公司發生產品交易，個別零星采購可采用個別合同實施，長期合作單位需要同XX公司簽了《年度采購合同》，并遵守合同相關條款，平時采購根據我公司發送的訂單要求中的規定供貨。A、所有簽訂的超過五萬的采購合同，或初次采購的重要物資合同、設備采購合同，務必保證以下幾點：初次合作的對方合同章務必是紅圖章，傳真件一律不接受；可用掃描件或者郵寄形式。常規合作的竟可能用紅章。合同務必有對方代表簽字，最好是法人代表。合同章務必清楚。合同中對爭議起訴條款約定務必是我方人民法院所在地。B、常規已定價物資可以用采購訂單直接實施采購，對于未定價物資以及部分要求用合同的供應商需要用采購合同實施采購，采購合同原件需交財務部保管，采購部用合同復印件，采購合同需要有供應商合同章，本公司采購員簽字、采購部負責人審核簽字，財務部加蓋合同章后方可生效。3.7特殊部品采購管理特殊采購（補料，不合格品）申請特殊采購申請特殊采購責任部門特采申請單品證部審核品證部品證部審核總經理批準總經理批準總經理采購部采購采購部采購采購部本處所指的特殊采購物品包括以下幾方面：客戶投訴部件質量不良需更換（含維修用）設計不良或內部工藝變更，需特采客戶要求變更，需特采制造部裝配損壞，需特采采購品檢驗不合格，需特采所需部件采購周期不足，需特采替代品其他原因導致的不在原計劃內的采購四、采購物資質量管理流程ERP中對采購不良品的退貨流程大型加工件檢驗流程權責部門流程圖記錄表單產品加工產品加工供應商自檢單中期檢驗中期檢驗品質部檢驗單合格裝配\送貨裝配\送貨供應商送貨單自檢單送檢送檢采購部送檢單終檢終檢品質部檢驗報告單合格不合格入庫退換貨入庫退換貨請購單、常規采購件檢驗流程權責部門流程圖記錄表單送貨送貨供應商送貨單/自檢單(加工件)送檢送檢采購部送檢單檢驗檢驗品質部檢驗報告單合格不合格入庫退換貨入庫退換貨倉庫入庫采購退換貨我公司對于長期合作的重要供應商，原則上需要簽訂質量保證協議，對質量的相關要求也可體現在年度合同或單份合同中，供方應保證提供產品的質量符合我公司要求。XX供應商供貨質量和質量體系的要求。1）供應商必須建立一套能穩定運作的質量管理體系，在產品實現過程中按照正式生產的控制配置包括：工作場地、設備、工裝、量具、輔具等資源，工作人員必須接受必要相應培訓，并保證產品的質量要求。相關的質量相關的問題必須在不超過5個的工作日可以得到解決和答復。2）供應商提供產品時必須按照預先規定的工位器具或包裝方式交付。并保證包裝和工位器具在正常儲運的過程中，防銹、防污、防止磕碰傷。3）供應商為XX公司提供的產品必須是合格零件（包括：規定的包裝方式）。A類B類物資經銷商需根據品質要求提供相應的合格證，直接制造的廠家需每批貨提供材料質保書、出廠檢驗記錄，以及其他我公司需要的檢驗記錄或報告。4）供應商產品質量出現較大問題，采購部質量工程師應召集供應商相關負責人到我公司說明情況，了解具體整改措施和落實執行情況。召集不到、遲延或沒有作明確答復的將加倍作相應處理，直至開除供應商資格。品質不良的采購件處理1）外部投訴部件不良市場營銷部和品質部接到用戶抱怨、索賠和投訴信息后，傳達到采購部，由采購部質量工程師直接通知供應商的主要業務員，供應商的業務員接到信息后需在2個工作日及時處理，或通知相關部門和人員分析處理，結論后反饋我公司，如果對信息處理不及時，采購部將分析該信息作為考核供應商的依據。未及時處理的，由品質部出具不良通知單及處罰單交付供應商；

2）進貨驗證中的質量不良

在產品未交付XX公司客戶時發現有采購部件不良的，由品質出具不良品通知單交采購部質量工程師進行退貨、換貨或通知供應商維修處理。處理不及時、無效或出現多次批量不良的，將策劃更換供應商。3）供應假冒偽劣情況處理供應商明知所提供產品質量不符合要求卻交付我公司使用，或惡意提供假冒偽劣產品給我公司的，原則上按照價格以一罰十對供應商進行質量罰款。情節較輕的降低罰款比例，拒不接受罰款的，我公司將采取法律手段解決，并開除供應商資格。五、采購部涉及知識產權的管理XX公司向供應商提供的圖紙及其他技術文件的，供應商應嚴格遵循保密XX技術材料的原則，供應商應嚴格遵守以下要求：1）沒有XX公司書面同意，供應商不得復制圖紙，不得將圖紙或技術文件轉借給其他公司或讓其他公司閱覽。如將XX公司圖紙或技術文件外泄的，我公司有權提出索賠及采取包括解除采購合同，追究法律責任等必要的處理方式。2）在必要時XX公司有權回收圖紙，供應商應對XX公司圖紙及其他技術文件妥善保管。3）供應商在制造XX公司采購品過程中在XX公司相關人員指導下，產生了發明或設計時，其知識產權應歸XX公司所有。4）XX采購員在對外發放圖紙時，需對圖紙信息進行過濾，如有我公司客戶信息的，需要對客戶信息進行屏蔽后方可對外發放。六、采購人員崗位職責及部門框架崗位職責一、主要工作職責1、負責按工作實際需要對采購程序、采購監控、信息收集、價格體系等制定有效的采購制度，并適時檢查、監督、控制及執行工作制度；2、對部門采購物資的程序、質量、交貨期、供應商管理等全權負責；3、負責日常采購訂單的審核、向上審批及向下傳達工作；4、對公司的物資采購成本負責，采購要嚴格按流程執行并做到貨比三家，控制采購價格，降低采購成本；5、負責保證部門采購物資付款的計劃性，負責月度付款計劃的制定、審批及向上審批；二、次要工作職責：1、負責按《崗位描述書》監督下屬工作行為，負責部門內部人員工作安排，監視跟蹤部門下屬物資采購的執行進度，對異常情況隨時做出調整，并及時上報；2、負責定期或不定期組織部門內部會議進行分析討論、總結經驗，改進工作方式，提高效率、降低成本；3、掌握市場行情，注重收集市場信息，及時向公司領導及相關部門反饋市場價格和有關信息。4、實施對新供應商的開發和扶植，對新、舊供應商進行管理及考評，每年按一定比例更新供應商。5、對不能按時完成的采購工作第一時間向相關部門解釋。對于采購出現的問題點在規定時間內（按公司文件）給予答復并出處理對策；三、其他工作：1、負責與本部門相關的質量、環境體系文件的建立、維護；2、負責草擬本部門的年度、月度及當周工作計劃，并組織實施、檢查監督及控制，適時對工作進行總結匯報；3、負責部門內部工作一般異常的處理工作及重大異常的匯報工作；4、積極參與相關部門組織的會議及各項目工作安排。5、按時完成公司領導及相關部門交辦的其他工作