行政機關會議室管理制度行政機關會議室管理制度

第一章總則

第一條本制度旨在規范行政機關會議室的使用和管理，確保會議的順利進行，提高會議效率，保障行政機關工作的有序開展。

第二條本制度適用于本行政機關所有會議室的使用、管理和維護。

第三條會議室的管理遵循公開、公平、高效、節約的原則，實行預約制度，確保會議室資源得到合理分配和充分利用。

第四條行政機關各部門應嚴格遵守本制度，共同維護會議室的秩序和設施，提高會議質量。

第五條會議室的管理職責分為：

（一）行政管理科負責會議室的整體協調、調度、監督和管理工作；

（二）會議室所屬部門負責會議室的日常維護、保潔和設施設備的管理工作；

（三）會議組織部門負責會議的籌備、通知、簽到、記錄和會后整理工作。

第六條本制度中所稱會議，包括行政機關召開的各類工作會議、座談會、培訓會、匯報會等。

第七條會議室使用遵循以下優先級原則：

（一）行政機關領導班子會議；

（二）行政機關全體人員會議；

（三）行政機關各部門業務會議；

（四）其他非業務性會議。

第八條本制度自發布之日起實施，如有未盡事宜，可根據實際情況予以修訂。各部門應遵照本制度執行，不得擅自變更或違反。如遇特殊情況，需報請行政機關領導批準。

第二章會議流程

會議流程分為會議籌備、會議進行和會議結束三個階段，具體規定如下：

一、會議籌備

1.會議組織部門應根據工作需要，提前制定會議計劃，明確會議主題、時間、地點、參會人員、議程等內容，并填寫《會議申請表》提交至行政管理科審批。

2.行政管理科收到會議申請后，應在2個工作日內完成審批，并根據會議室使用優先級原則安排會議室。

3.會議組織部門在獲得會議室安排確認后，應及時發布會議通知，明確會議議程、參會人員、會議時間、地點等相關信息。

4.會議組織部門需在會議開始前15分鐘完成會議室布置，包括擺放桌椅、調試音響設備、準備會議材料等。

二、會議進行

1.會議簽到：會議組織部門應在會議開始前15分鐘安排簽到，確保參會人員按時到場。

2.會議主持：會議主持人應按照議程組織會議，確保會議內容緊湊、高效。

3.會議記錄：會議組織部門指定專人負責記錄會議內容，包括會議主題、討論事項、決策結果等。

4.會議期間，參會人員應遵守會議紀律，保持會場安靜，不隨意離場，不接打電話，確需離場應向主持人報告。

三、會議結束

1.會議結束后，會議主持人應對會議進行總結，明確會議成果、下一步工作安排及責任人。

2.會議記錄人整理會議紀要，經會議主持人審核后，于會議結束后2個工作日內發送至參會人員。

3.會議組織部門負責收集會議材料，整理歸檔。

4.行政管理科對會議室使用情況進行記錄，對會議室設施設備進行檢查，確保會議室整潔、設施完好。

四、會議變更與取消

1.如需變更會議時間、地點等，會議組織部門應提前通知參會人員及行政管理科。

2.如遇特殊情況需取消會議，會議組織部門應及時通知參會人員，并告知行政管理科，以便合理安排會議室資源。

本章規定適用于本行政機關所有會議，各部門應嚴格按照本章規定執行，確保會議流程的順利進行。

第三章會議紀要的跟蹤落實

會議紀要是會議成果的重要體現，為確保會議決策的落實，本章對會議紀要的跟蹤落實作出以下規定：

一、會議紀要的制作與發布

1.會議紀要應由會議記錄人根據會議內容整理，準確記錄會議主題、討論事項、決策結果、責任分工等信息。

2.會議紀要經會議主持人審核確認后，應在會議結束后2個工作日內完成定稿。

3.會議紀要定稿后，會議組織部門應通過郵件、公告等形式及時發布給所有參會人員，并根據需要抄送相關部門。

二、會議紀要的執行與跟蹤

1.各參會部門應根據會議紀要中的決策和責任分工，制定具體實施方案，明確完成時限和責任人。

2.行政管理科負責對會議紀要的執行情況進行跟蹤，定期檢查各部門工作進展，確保會議決策得到有效落實。

3.各部門在執行過程中遇到問題，應及時向行政管理科反饋，尋求支持與協助。

三、會議紀要的反饋與評估

1.會議組織部門應定期收集各部門對會議紀要執行情況的反饋，評估會議決策的落實效果。

2.行政管理科應定期召開會議紀要落實情況評估會，分析存在的問題，提出改進措施，以提高會議效率和決策質量。

四、會議紀要的歸檔與查閱

1.會議紀要應按照檔案管理規定進行歸檔，便于查閱和追溯。

2.行政管理科負責會議紀要的歸檔工作，確保會議紀要的完整性和安全性。

3.各部門如有需要查閱會議紀要，可向行政管理科提出申請，經批準后進行查閱。

本章規定旨在強化會議紀要的跟蹤落實，確保會議決策的貫徹執行。各部門應高度重視會議紀要的制作、執行和反饋，共同推動行政機關工作的有序開展。

第四章會議室管理規定

為確保會議室的高效利用和良好秩序，本章對會議室的管理規定如下：

一、會議室預訂與使用

1.會議室使用實行預訂制度，各部門需提前向行政管理科提交《會議室申請表》進行預訂。

2.預訂會議室時，應明確會議時間、參會人數、會議類型等信息，以便行政管理科合理分配會議室資源。

3.會議室使用遵循優先級原則，已預訂的會議室如遇特殊情況需要調整，行政管理科應及時通知預訂部門，并協助解決。

4.會議室使用期間，各部門應愛護設施設備，保持環境整潔，遵守會議室管理規定。

二、會議室設施設備管理

1.行政管理科負責會議室設施設備的配置、維護和管理，確保設備正常運行。

2.會議室應配備必要的會議設施，如投影儀、音響、白板等，并根據需要定期更新。

3.各部門使用會議室時，應確保設施設備完好，如有損壞，應及時向行政管理科報修。

三、會議室清潔與維護

1.會議室所屬部門負責會議室的日常清潔工作，確保會議室衛生整潔。

2.會議結束后，會議組織部門應負責清理會議室，將桌椅恢復原狀，關閉電源，確保會議室整潔、安全。

3.行政管理科定期對會議室進行巡查，發現問題及時整改，確保會議室環境良好。

四、會議室安全管理

1.會議室使用期間，各部門應遵守消防安全規定，確保消防通道暢通，不得私拉亂接電源線。

2.會議室內的設施設備使用應符合安全要求，嚴禁使用未經安全檢查的設備。

3.行政管理科負責制定會議室安全應急預案，定期組織安全演練，提高參會人員的安全意識。

本章規定的會議室管理措施旨在為行政機關提供一個良好的會議環境，各部門應嚴格遵守，共同維護會議室的秩序與安全。

第五章附則

一、本制度的解釋權歸行政機關行政管理科所有。

二、本制度自發布之日起實施，如