程序文件深圳市***實(shí)業(yè)有限公司文件編號(hào)HJT-QP-07版本A/0成文信息管理程序生效日期2024-03-01頁(yè)碼第2頁(yè)共6頁(yè)P(yáng)AGE1成文信息管理程序編制：日期：審核：日期：批準(zhǔn)：日期：副本分發(fā)：副本分發(fā)：□總經(jīng)理□管理者代表□生產(chǎn)部□行政部□品質(zhì)部□業(yè)務(wù)部□采購(gòu)部□工程部1目的控制與質(zhì)量管理體系有關(guān)的成文信息，予以妥善保護(hù)，確保需要時(shí)可獲得并適用。2范圍適用于文件的分類和編號(hào)、編寫(xiě)（創(chuàng)建）和審批、發(fā)放和檢索、更改（更新）、保存和保密、以及外來(lái)文件和記錄類文件的管理。3術(shù)語(yǔ)和定義3.1文件：信息及其載體，例如：記錄、規(guī)范、程序文件、圖樣、報(bào)告、標(biāo)準(zhǔn)。3.2成文信息：組織需要控制和保持的信息及其載體。3.3規(guī)范：闡明要求的文件，例如：質(zhì)量手冊(cè)、質(zhì)量計(jì)劃、技術(shù)圖紙、程序文件、作業(yè)指導(dǎo)。4職責(zé)和權(quán)限4.1文控室負(fù)責(zé)文件的統(tǒng)籌管理，負(fù)責(zé)編制并及時(shí)更新《受控文件一覽表》。4.2總經(jīng)理負(fù)責(zé)質(zhì)量管理手冊(cè)的批準(zhǔn)，總經(jīng)理或授權(quán)人負(fù)責(zé)文件發(fā)放范圍及程序文件批準(zhǔn)。4.3各部門負(fù)責(zé)本部門相關(guān)文件的編制和使用保管，部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)部門內(nèi)部文件的批準(zhǔn)。4.4文控室負(fù)責(zé)《質(zhì)量記錄清單》的編制，各部門按要求填寫(xiě)和保存相關(guān)記錄。5作業(yè)程序5.1文件的分類與編號(hào)5.1.1文件分為以下各類：a)質(zhì)量手冊(cè)、程序文件和相關(guān)的作業(yè)指導(dǎo)書(shū)；b)技術(shù)文件（包括技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、圖紙）和工藝文件（包括工藝規(guī)范、操作規(guī)程等）；c)檢驗(yàn)、監(jiān)測(cè)和計(jì)量、校準(zhǔn)文件；d)外來(lái)文件（包括國(guó)標(biāo)、法律法規(guī)等）；e)表格類文件，記錄類文件（包培訓(xùn)計(jì)劃、管理方案等）；5.1.2文件的編號(hào)和版本a)質(zhì)量手冊(cè)編號(hào)：HTW-QM-01，其中HTW為公司名稱的英文簡(jiǎn)稱，QM為質(zhì)量手冊(cè)，01為流水號(hào)。b)程序文件編號(hào)：HTW-QP-01，QP為程序文件，01為流水號(hào)。c)作業(yè)指導(dǎo)書(shū)及其他管理規(guī)定：HTW-SOP-01，SOP/SIP為作業(yè)/檢驗(yàn)指導(dǎo)書(shū)，01為流水號(hào)。d)表格/記錄/文檔編號(hào)：HS-FM-001,HS為部門名稱英文簡(jiǎn)寫(xiě)，F(xiàn)M為表格英文簡(jiǎn)寫(xiě)，001為流水號(hào)。e)初版為A，改后可能為B.C.D。。。。；表格類文件的版本也可采用以上類似方法。5.2文件的編寫(xiě)（創(chuàng)建）、排版與審批5.2.1質(zhì)量手冊(cè)由管理者代表編寫(xiě)，總經(jīng)理或授權(quán)人審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)。5.2.2程序文件由相關(guān)部門編寫(xiě)，總經(jīng)理或授權(quán)人批準(zhǔn)。5.2.3技術(shù)文件由工程部編寫(xiě)，主管工程師審核，工程部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。5.2.4工藝文件由生產(chǎn)部編寫(xiě)，會(huì)同品質(zhì)部討論修訂，生產(chǎn)部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。5.2.4檢驗(yàn)、監(jiān)測(cè)和計(jì)量、校準(zhǔn)文件由品質(zhì)部編寫(xiě)，其部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。5.2.5其他作業(yè)指導(dǎo)書(shū)由相關(guān)部門編寫(xiě)，其部門負(fù)責(zé)人審批。5.2.6表格類文件的編寫(xiě)和審批，參照其來(lái)源文件。5.3文件的發(fā)放、更改和領(lǐng)用5.3.1文件的發(fā)放文控室制定《受控文件一覽表》，交總經(jīng)理或授權(quán)人批準(zhǔn)后，由文控室依清單復(fù)印相應(yīng)份數(shù)，加蓋紅色“受控文件”印章進(jìn)行統(tǒng)一發(fā)放，且在發(fā)放的文件上注明分發(fā)號(hào)，文件領(lǐng)用人應(yīng)在《文件發(fā)放回收記錄表》上簽收。5.3.2文件的更改（更新）文件更改時(shí)，由更改申請(qǐng)者填寫(xiě)《文件申請(qǐng)單》，經(jīng)原審批部門批準(zhǔn)后進(jìn)行更改（若其他部門人員進(jìn)行審批時(shí)，需取得原審批部門相關(guān)背景資料），并將更改后的正稿及相應(yīng)的《文件申請(qǐng)單》交到文控室，由文控室近建成投產(chǎn)發(fā)放清單進(jìn)行發(fā)放，同時(shí)收回相應(yīng)作廢的文件，在《文件發(fā)放回收記錄表》上做相應(yīng)記錄。5.3.3文件的領(lǐng)用當(dāng)文件丟失、嚴(yán)重破損或其他情況需（重新）申請(qǐng)領(lǐng)用是地，由申請(qǐng)者填寫(xiě)《文件申請(qǐng)單》，經(jīng)其部門經(jīng)審審核及總經(jīng)理或授權(quán)批準(zhǔn)后方可領(lǐng)用。因破損而重新領(lǐng)用的新文件，分發(fā)號(hào)不變，并收回相應(yīng)舊文件。丟失補(bǔ)發(fā)的文件應(yīng)給予新的分發(fā)號(hào)，并注明已丟失的文件的分發(fā)號(hào)失效。文控中收做好相應(yīng)發(fā)放簽收記錄。5.4文件的保存及日常管理5.4.1所有文件的原稿（包括紙質(zhì)形式或電子形式）及其《受控文件清單》由文控室統(tǒng)一保存，作廢文件的原稿應(yīng)加蓋“作廢文件”印章，保存于文控室，其余作廢文件由文控中收收集后統(tǒng)一銷毀。5.4.2文控室負(fù)責(zé)編制并及時(shí)更新《受控文件清單》以反映文件版本最新?tīng)顩r。5.4.3使用人員不得在受控文件上涂畫(huà)和更改，不準(zhǔn)私自外借。5.4.4文控中每3個(gè)月對(duì)文件進(jìn)行全面檢查，檢查文件有效性，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。5.4.5品質(zhì)部-文控室部隨時(shí)關(guān)注組環(huán)境內(nèi)外部因素的變化，及時(shí)組織更改相應(yīng)的體系文件，每年定期對(duì)體系文件進(jìn)行定期評(píng)審。5.5外來(lái)文件的控制5.5.1各部門負(fù)責(zé)收集相關(guān)法律法規(guī)、國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)和國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)的最新版本，原稿交文控室統(tǒng)一編號(hào)，外來(lái)文件直拉引用作為生產(chǎn)、檢驗(yàn)、檢定、實(shí)驗(yàn)、采購(gòu)等依據(jù)時(shí)，需經(jīng)總經(jīng)理或授權(quán)人批準(zhǔn)，原稿交文控室統(tǒng)一編號(hào)，相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)用時(shí)需填寫(xiě)《文件申請(qǐng)單》，經(jīng)行政/人力資源部批準(zhǔn)后加蓋“外來(lái)文件”章后進(jìn)行發(fā)放，并作好簽收記錄。5.5.2針對(duì)上述外來(lái)文件，由文控室編制相應(yīng)的《受控文件清單》，由統(tǒng)一管理并及時(shí)更新，其他外來(lái)文件的管理參見(jiàn)《知識(shí)管理程序》。5.6記錄類文件的控制5.6.1記錄的形式和填寫(xiě)要求記錄的形式可以是卡片、表格、圖表、報(bào)告，也可以提拷貝、磁帶、軟件或膠片。記錄錄應(yīng)填寫(xiě)及時(shí)，內(nèi)容正確守完整，字跡應(yīng)清晰、能準(zhǔn)確識(shí)別，簽全名；不隨意更改、涂沫，如發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)填寫(xiě)錯(cuò)誤，要用劃線的方式進(jìn)行更正，并簽名、注明日期。5.6.2記錄的收集、歸檔和保存文控室編制《質(zhì)量記錄清單》，填寫(xiě)記錄名稱、表格編碼（包括版本）、保存部門、保存期限等相關(guān)內(nèi)容、各部門及時(shí)收集、匯總體系文件規(guī)定的各類記錄，保持順序號(hào)或日期、頁(yè)碼的連續(xù)，其歸檔方式應(yīng)便于存取檢索，一般以活頁(yè)夾來(lái)保存，每一活頁(yè)夾內(nèi)附有存放記錄的清單，一般情況下各部門對(duì)記錄每月進(jìn)行整理一次，裝訂成集，設(shè)封面或在活頁(yè)平側(cè)面注明部門、記錄名稱及月份；每年進(jìn)行一次總的歸檔，設(shè)封面或在活頁(yè)夾側(cè)面注明部門、記錄名稱及年份。5.6.3記錄的保存（保護(hù)）和銷毀各部門按《質(zhì)量記錄清單》中規(guī)定的期限要求保存記錄，記錄應(yīng)保存在安全、干燥的地方，便于檢索并注意做好防火、防蟲(chóng)蛀、防潮等工作，保持其可讀性，有保密要求時(shí)，應(yīng)按規(guī)定專門存放；記錄不得隨意銷毀，過(guò)期的記錄須經(jīng)所在部門經(jīng)理核實(shí)后方能處置。對(duì)列入公司知識(shí)庫(kù)的記錄管理見(jiàn)《知識(shí)管理程序》。5.7文件的保密5.7.1涉密成文信息以下成文信息涉及保密：公司未來(lái)發(fā)展動(dòng)向和重大決策；員工薪資及檔案；財(cái)務(wù)報(bào)表；顧客詳細(xì)聯(lián)絡(luò)信息及其他公司要求的事項(xiàng)。總經(jīng)理組織制定公司的保密制度，明確保密的級(jí)別和相應(yīng)涉秘人員的權(quán)限。5.7.2日常管理公司各級(jí)管理人員涉密人員謹(jǐn)遵公司保密制度，妥善保管及慎重使用涉密成文信息，不得翻印，不得越級(jí)知密，不得泄密。5.8網(wǎng)絡(luò)發(fā)布文件的管理5.8.1品質(zhì)部-文控室設(shè)置文件的查閱權(quán)限（除本部門特定人員外，其他人員及其工作電腦只有“只讀”權(quán)限），將相關(guān)文件發(fā)布于公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)。品質(zhì)部-文控室以（必須回復(fù)的提醒郵件等形式）將查詢路徑通