公司秘書管理制度1.背景介紹為了規范公司的日常運作，提高辦公效率，充分發揮公司秘書的專業作用，特訂立本《公司秘書管理制度》。2.目的和適用范圍本制度的目的是明確公司秘書的職責和權責，規范秘書的工作流程，確保公司運作的高效有序。本制度適用于公司全部秘書崗位。3.職責和權限3.1公司秘書的職責：幫助公司領導開展日常工作，負責行政事務的協調和處理。組織布置會議、培訓等活動，訂立會議議程、準備會議料子，供應會議記錄和報告。管理公司文件和檔案，保密公司緊要文件和資料。布置出差、差旅及會務支持工作，確保出差、差旅順利進行。負責公司對外聯系與溝通，接待來訪客戶和商務往來，處理來訪咨詢和投訴。以總經理辦公室為中心，協調各部門間的協作和溝通。3.2公司秘書的權限：參加相關會議，供應解決方案和建議。依據授權，代表公司簽署文件和合同。參加公司文件和資料的管理和歸檔。進行公司機構調整和檔案管理的決策。4.工作流程4.1日常協調與處理工作流程：秘書定期與公司領導溝通，了解公司工作需求和布置。依據領導要求，布置會議、培訓等活動，訂立相關文件和議程。供應會議記錄和報告，及時通知參會人員，并準備相關會議料子。組織參會人員查看和審核會議料子。布置會議室和設備，確保會議順利進行。協調各部門參加會議，供應相關支持服務。接收、處理、分發公司來文，并督促各部門及時回復。管理公司文件和檔案，保密公司緊要文件和資料。定期檢查文件和檔案的保管情況，并進行分類和整理。4.2出差和會務支持工作流程：接收并核實出差申請，布置出差行程，并通知相關人員。提示出差人員準備出差所需料子和文件。協調預訂機票、酒店、交通工具等事宜。供應出差人員所需的差旅費用和費用報銷審批。幫助出差人員辦理簽證、出差申請等相關手續。會務支持方面，秘書負責會議室的預訂和布置工作，供應會議所需的設備和料子。協調會議期間的食宿布置，確保會議的順利進行。4.3對外聯系與溝通工作流程：秘書負責接待來訪客戶和商務往來，處理來訪咨詢和投訴。維護客戶關系，回應客戶需求，建立客戶檔案。幫助處理商務活動和合作事項，為公司供應商務支持。負責公司對外聯系和溝通工作，保持與外部單位和部門的良好關系。5.保密與安全5.1保密原則：秘書在工作中要嚴格遵守保密義務，妥當保管公司機密文件和資料。不得私自泄露公司機密信息，不得私自復制、傳遞公司文件和資料。秘書在離職后，必需交出手中的公司文件和資料。5.2安全管理：秘書應定期備份公司緊要文件和數據，確保信息安全。秘書應保證公司系統和設備的正常運行，及時維護和修理和更新。6.員工培訓與考核6.1培訓：公司應定期組織公司秘書的崗位培訓和相關業務培訓。秘書應自發學習與提高自身業務水平，不絕提升綜合素養。6.2考核：公司定期對公司秘書的工作進行績效評估，依據績效結果進行獎懲。秘書應樂觀參加公司的各項考核工作，并及時改進工作不足之處。7.附則7.1權限授權：公司可依據實際情況，對公司秘書進行不同程度的授權和權限擴展。秘書要嚴格依照權限范圍內的工作進行，不得超出權限或濫用權力。7.2問題反饋：秘書在工作中遇到問題和困難，應及時向上級領導或相關部門提出反饋。公司將對秘書的問題進行認真研究和解決，并保證秘書工作的順利開展。8.執行與修訂8.1執行：本制度自頒布之日起執行。全部秘書必需嚴格依照本制度的要求進行工作。8.2修訂：本制度如需修訂，必需經由公司領導審批后方可執行。修訂后的制度應及時通知全部秘書，并