重慶萬怡渝能物業管理公司文件名稱編號：CWBG-1作業規范行政人事部崗位設置圖版本：A修改狀態：0簽發人：第1頁共1頁簽發日期編制采購專員副經理采購主管司機庫管員文員資料內勤員培訓專員行政人事專員行政人事主管經理助理經理采購專員副經理采購主管司機庫管員文員資料內勤員培訓專員行政人事專員行政人事主管經理助理經理重慶萬怡渝能物業管理公司文件名稱編號：CWBG-2作業規范行政人事部主要職能版本：A修改狀態:0第1頁共1頁1.針對公司的經營管理目標和發展規劃，提出合理的機構設置和職位配置方案，制定人力資源開發和管理計劃。2.負責實施員工的招聘、培訓、轉正、考核和人員調配等工作，并建立人事檔案。3.健全公司內部管理規章制度和崗位職責，制定工作標準和職業道德規范，監督檢查實際執行情況。4.對員工、業主、住戶以及相關方意識與技能的培訓進行有效策劃、實施和管理。5.跟蹤公司的質量方針和目標適時實施人力資源管理。（含建立公司人才資源檔案）。6.以公司名義向內向外發送的文件的起草和文印。7.安排各種會議，編寫會議紀要、決議、領導講話等材料。負責處理日常行政事務，協調各部門的關系，督促、檢查各項決策、決議的實施，反饋有關信息。8.外部文件資料（含開發商移交的技術檔案資料）的完整收集和保存及檔案管理。9.公共關系事務的處理。10.法律事務的處理。11.本部日常管理工作臺，以及電腦、局域網、清潔衛生的管理。12.公司各部門對公司的相關合同進行評審。13.有關部門按程序進行供主評定，負責在合格供方名單規定的單位中采購物資/服務（含重要設備的關鍵備品配件）。14.公司車輛、后勤、保密、安全等方面的管理，保證公司日常經營活動的需要。重慶萬怡渝能物業管理公司文件名稱編號：CWBG-3作業規范行政人事部質量目標版本：A修改狀態:0第1頁共1頁根據公司2003年質量目標，結合本部門實際工作制訂2003年行政人事部質量目標：1.公司各項行政管理工作實現PDCA循環率100%2.員工培訓覆蓋率/合格率100%3.業主/租客培訓覆蓋率/培訓合格率≥80%4.內外文件起草合格率≥90%5.內外部文件資料收集完整率及保存完好率≥95%6.公司本部清潔衛生日檢查合格率100%7.公司公共/法律關系事務處理及時率/滿意率≥90%8.完成公司領導交辦事務的成功率/及時率100%9.合同評審率100%10.內外關系信息傳遞準確率/及時率100%重慶萬怡渝能物業管理公司文件名稱編號：CWBG-4作業規范行政人事部工作職責版本：A修改狀態:0第1頁共1頁1.負責公司總部來電、來訪、來信等日常行政接待工作。2.負責草擬公司行政公文（如通知、請示、決議等）和各類文件的打印工作。3.負責公司行政文件的收集、發放、傳閱、呈批、催辦、保存、注銷及文件檔案資料的立卷歸檔工作。4.負責公司各類書籍報刊的購置、分類、保管、借閱、管理工作。5.負責公司行政印鑒及各服務中心印章管理工作。6.負責公司總部各部門及各服務中心的協調工作，落實上傳下達任務。7.負責公司與萬怡公司及其下屬各分公司、樓盤項目部，行政人事主管部門及其它相關業務單位的溝通、聯絡、協調工作。8.負責辦理公司各種業務招待活動。9.負責公司車輛的調度使用和維修工作。10.負責公司各部門/各服務中心所有物資的庫存、調度及分配工作。11.負責公司各部門/各服務中心固定資產的建賬、登記、領用等管理工作。12.負責公司行政人事部布局規劃及辦公環境、辦公秩序的管理與維護工作。13.負責公司內部文體娛樂活動和其它各種對外活動的策劃組織及安排工作。14.負責公司工商營業執照、資質證書等各種證件的管理及年審工作。15.負責公司行政人事部辦公設施設備（計算機、復印機、油印機、傳真機、飲水機、辦公桌椅、空調機、文件柜等）的管理、維護、保養。16.負責協助各服務中心與市物價局、地房局、市公安局相關部門、物業服務中心業務聯系及溝通工作。重慶萬怡渝能物業管理公司文件名稱編號：CWBG-5作業規范行政人事部經理崗位職責與入職要求版本：A修改狀態:0第1頁共1頁行政人事部經理崗位職責1.直接對總經理助理負責。2.按PDCA循環的方式對行政人事部工作實施管理并指導其員工的工作。3.負責對本部門員工進行職業意識和職業技能的培訓。4.負責主持初審公司各項管理規章制度并監督實施。5.負責牽頭對分包方、供方進行評價。6.負責辦理公司工商營業執照、資質證書等各種證件的年審及變更工作7.主持合同評審。8.負責采購計劃的審核。9.負責組織對文件資料收集準確/完整率及保存完好率，合同評審率，合格供方評定率，物業管理費收支公告率，業主/租客動態檔案建檔率，社區服務滿意率，組織利潤盈虧率等進行統計，并將統計資料和數據傳遞至品質管理部。入職要求1.了解ISO9001：2000原理、方法和內容。2.了解人力資源及培訓管理、行政內勤管理、物資供應管理、文件資料管理、檔案管理等工作內容。3.具有較強的組織和協調能力，能調動思想政治工作部門員工積極性并使其為實現公司及本部門質量目標而作出貢獻。4.具有很強的溝通能力，能獨立處理公司對內、對外各種關系。5.具有以顧客為關注焦點的意識，確保顧客及相關方的需求得到滿足。6.其它要求：大專及以上文化程度，具有三年以上物業管理公司工作經驗，并取得物業經理上崗證，年齡28歲至45歲，性別不限。重慶萬怡渝能物業管理公司文件名稱編號：CWBG-6作業規范行政人事部經理助理崗位職責與入職要求版本：A修改狀態:0第1頁共1頁行政人事部經理助理崗位職責1.直接對行政人事部經理負責。2.按PDCA循環的方式協助行政人事部經理對行政人事部工作實施管理。3.負責對本部門員工進行職業意識和職業技能的培訓。4.負責初審公司各項管理規章制度并監督實施。5.負責采購計劃的初審。6.負責協助行政人事部經理組織對文件資料收集準確/完整率及保存完好率，合同評審率，合格供方評定率，物業管理費收支公告率，業主/租客動態檔案建檔率，社區服務滿意率，組織利潤盈虧率等進行統計，并將統計資料和數據傳遞至品質管理部。入職要求1.了解ISO9001：2000原理、方法和內容。2.了解人力資源及培訓管理、行政內勤管理、文件資料管理、檔案管理等工作內容。3.具有較強的組織和協調能力，能調動思想政治工作部門員工積極性并使其為實現公司及本部門質量目標而作出貢獻。4.具有很強的溝通能力，能獨立處理公司對內、對外各種關系。5.具有以顧客為關注焦點的意識，確保顧客及相關方的需求得到滿足。6.其它要求：大專及以上文化程度，具有三年以上物業管理公司工作經驗，并取得物業經理上崗證，年齡25歲至35歲，性別不限。重慶萬怡渝能物業管理公司文件名稱編號：CWBG-7作業規范行政人事部副經理崗位職責與入職要求版本：A修改狀態:0第1頁共1頁行政人事部副經理崗位職責1.直接對行政人事部經理負責。2.按PDCA循環的方式行政人事部經理對行政人事部工作實施管理。3.負責對本部門員工進行職業意識和職業技能的培訓。4.負責協助經理對分包方、供方進行評價。并作好相關記錄。5.負責初審公司各項管理規章制度并監督實施。6.負責采購計劃的初審。7.負責管理職工食堂和員工宿舍。8.管理車輛和車輛的調度9.負責協助行政人事部經理組織對文件資料收集準確/完整率及保存完好率，合同評審率，合格供方評定率，物業管理費收支公告率，業主/租客動態檔案建檔率，社區服務滿意率，組織利潤盈虧率等進行統計，并將統計資料和數據傳遞至品質管理部。入職要求1.了解ISO9001：2000原理、方法和內容。2.了解人力資源及培訓管理、行政內勤管理、文件資料管理、檔案管理等工作內容。3.具有較強的組織和協調能力，能調動思想政治工作部門員工積極性并使其為實現公司及本部門質量目標而作出貢獻。4.具有很強的溝通能力，能獨立處理公司對內、對外各種關系。5.具有以顧客為關注焦點的意識，確保顧客及相關方的需求得到滿足。6.其它要求：大專及以上文化程度，具有三年以上物業管理公司工作經驗，并取得物業經理上崗證，年齡25歲至35歲，性別不限。重慶萬怡渝能物業管理公司文件名稱編號：CWBG-8作業規范采購主管崗位職責及入職要求版本：A修改狀態:0第1頁共1頁采購主管崗位職責1.對行政人事部經理負責。2.負責對分包方、供方進行評價。3.負責具體實施合格供方的評定，負責采購計劃的編制。4.具體實施物品采購工作，對合格供方實施動態管理。5.負責按采購控制程序對質量目標實現情況的統計并將統計結果及時傳遞到品質管理部。入職要求1.了解ISO9001：2000內容，公司質量管理體系相關作業程序和作業規范。2.具有實施物品采購工作，對合格供方實施動態管理的能力。3.具有一定的社會關系，并能及時根據公司的實際情況建立供方關系的能力。4.其它要求：大專及以上學歷，具有二年以上相關工作經驗，年齡25歲至45歲，性別不限。重慶萬怡渝能物業管理公司文件名稱編號：CWBG-9作業規范采購專員理崗位職責及入職要求版本：A修改狀態:0第1頁共1頁采購專員崗位職責1.對采購主管負責。2.負責對分包方、供方進行評價。3.負責具體實施合格供方的評定，負責采購計劃的編制。4.具體實施物品采購工作，對合格供方實施動態管理。入職要求1.了解ISO9001：2000內容，公司質量管理體系相關作業程序和作業規范。2.具有實施物品采購工作，對合格供方實施動態管理的能力。3.有一定社會關系，并能及時根據公司的實際情況建立供方關系的能力。3.其它要求：大專及以上學歷，具有二年以上相關工作經驗，年齡25歲至45歲，性別不限。重慶萬怡渝能物業管理公司文件名稱編號：CWBG-10作業規范行政人事主管崗位職責及入職要求版本：A修改狀態:0第1頁共1頁行政人事主管崗位職責1.對行政人事部經理負責。2.負責公司對外聯系事務。3.與政府相關職能主管部門保持聯系，及時了解當地物業管理行業動態及相關政策，并將所獲取的信息及時向行政人事部經理報告4.負責公司規章制度和對外文件起草等和公司部行政人事事務的處理。5.負責對本部門員工進行職業意識和職業技能的培訓。6.負責協助行政人事部經理主持初審公司各項管理規章制度并監督實施.。7.負責對分包方、供方進行評價。8.審核公司刊物。9.負責對社區服務活動方案的審定。10.協助行政人事部經理組織對公司文件資料收集準確/完整率及保存完好率，合同評審率，合格供方評定率，物業管理費收支公告率，業主/租客動態檔案建檔率，社區服務滿意率，組織利潤盈虧率等進行統計，并將統計資料和數據傳遞至品質管理部。入職要求1.了解ISO9001：2000原理、方法和內容。2.了解人力資源及培訓管理、行政內勤管理、物資供應管理、文件資料管理、檔案管理等工作內容。3.具有一定的組織和協調能力，能調動思想政治工作部門員工積極性并使其為實現公司及本部門質量目標而作出貢獻。4.具有很強的溝通能力，能處理公司對內、對外各種關系。5.具有以顧客為關注焦點的意識，確保顧客及相關方的需求得到滿足。6.其它要求：人力資源管理、物業管理專業大專及以上學歷，具有三年以上物業管理公司工作經驗，并取得物業經理上崗證，年齡25歲至45歲，性別不限。重慶萬怡渝能物業管理公司文件名稱編號：CWBG-11作業規范行政人事專員崗位職責及入職要求版本：A修改狀態:0第1頁共1頁行政人事專員崗位職責1.對行政人事主管負責。2.負責及時跟蹤公司動態的質量方針和質量目標，按PDCA循環的方式，對公司人力資源實施動態管理。3.負責根據員工的招聘、錄用等，并建立動態管理。4.負責牽頭策劃組織對相關方實施考核、驗證，并保存記錄。5.與各部門、各服務中心保持密切聯系，了解其工作狀況及各項需要，并做好協調工作。6.及時傳達公司內部各種文件、通知，落實好上傳下達任務。7.并將統計資料和數據及時傳遞至品質管理部。入職要求1.了解ISO9001：2000內容，深刻領悟人力資源管理對于本公司興衰存忘的重要作用，能熟練掌握人力資源管理技能的能力。2.具有對人力資源實施管理的能力。3.具有對員工考核過程按ISO9001：2000標準要求進行策劃的能力。4.具有較強的組織和協調能力，確保培訓的有效實施。5.其它要求：人力資源管理、物業管理專業大專以上學歷，具有三年以上相關工作經驗；年齡25歲至35歲之間，性別不限。重慶萬怡渝能物業管理公司文件名稱編號：CWBG-12作業規范培訓專員崗位職責及入職要求版本：A修改狀態:0第1頁共1頁培訓專員崗位職責1.對行政人事主管負責。2.負責及時跟蹤公司動態的質量方針和質量目標，按PDCA循環的方式，對公司人力資源實施動態管理。3.負責員工意識及技能方面的培訓策劃、組織、實施和驗證。4.負責牽頭策劃組織對相關方實施培訓、考核、驗證與演練，并保存培訓/演練記錄。5.與各部門、各服務中心保持密切聯系，了解其工作狀況及各項需要，并做好協調工作。6.并將統計資料和數據及時傳遞至品質管理部。入職要求1.了解ISO9001：2000內容，深刻領悟人力資源管理對于本公司興衰存忘的重要作用，熟練掌握人力資源管理技能，熟悉員工培訓程序、業主/租客培訓程序。2.具有對員工培訓和業主/租客培訓過程按ISO9001：2000標準要求進行策劃的能力。3.具有較強的組織和協調能力，確保培訓的有效實施。4.其它要求：人力資源管理、物業管理專業大專以上學歷，具有三年以上相關工作經驗；年齡25歲至35歲之間，性別不限。重慶萬怡渝能物業管理公司文件名稱編號：CWBG-13作業規范文員崗位職責及入職要求版本：A修改狀態:0第1頁共1頁文員崗位職責1.負責公司總部各部門各類文件的打字（印）工作，并做好記錄。2.3.負責公司總臺的長途電話、傳真機、總臺電腦使用管理，做好使用記錄。4.5.負責公司各種會議會前準備工作（如預訂會議室、通知與會人員）。6.負責公司中高層例會、部門例會的會議記錄分發至各有關部門。7.負責公司總部計算機（除財務專用外）、復印機、傳真機的關機管理，聯系維修，定期保養及及時更換墨粉、復印紙等工作。8.負責公司總部行政人事部報刊書籍的裝訂、接收、分類管理工作。9.負責公司總部各部門/各服務中心文件資料的復印、油印工作，并做好登記。10.負責按時開啟、關閉公司總部行政人事部所有門窗（簾）、空調機及飲水機。11.負責公司總部行政人事部員工飲用水的訂購及更換。12.負責給公司重要來訪客人端茶送水，保持總臺接待物品擺放整齊。13.負責定期更改和打印公司通訊錄。14.負責公司總部打孔機、裝訂機的管理和使用。15.負責公司總部人員考勤登記工作。16.完成上級領導交辦的其他工作。入職要求1.熟悉辦公室的工作，接受過專業的禮儀禮貌知識培訓，對物業管理方面的知識有一定的了解。2.具有較強的計算機操作技能，能熟練的應用辦公軟件進行文字表格處理。3.具有良好的語言表達能力，應變能力，親和力強。4.其它要求：物業管理、文秘專業等相關專業大專以上學歷，有一年以上相關工作經驗，工作態度認真、不卑不亢、踏實肯干，年齡最好在21歲至26歲之間，女性為宜。重慶萬怡渝能物業管理公司文件名稱編號：CWBG-14作業規范資料內勤崗位職責及入職要求版本：A修改狀態:0第1頁共1頁資料內勤員崗位職責1.對行政人事主管負責。2.負責公司行政人事部各類行政公文（除人事任免）的草擬、送審、登記、保存、歸檔工作。3.負責公司外來文件（特指政府部門、上級公司、同級項目部）的收集、傳閱、呈批、催辦、保存、歸檔工作。4.負責公司總部行政人事部各類專業書籍、業務資料的分類、整理及借閱登記按期催還工作。5.負責接收登記公司內部（各部門/各服務中心）來函，及時分送各相關領導和部門處理并負責催辦，最后分類整理歸檔。6.負責公司各部門/各服務中心各種合同協議送審、分發、歸檔、保存整理工作。7.負責公司工商資料、各類資質證書等機密資料的登記、歸檔、保管工作。8.負責公司總部行政人事部所有臺式計算機、手提電腦、打印機、復印機、空調機等使用說明書、保修（維修）卡、驅動光盤等資料的登記、分類、整理、歸檔及借用管理工作。9.負責對公司各種活動圖片、相（影）片、圖表收集、分類、整理歸檔工作。10..負責裝訂公司各類文件資料。11.負責指導各部門/服務中心資料內勤員進行資料和檔案管理工作。12.每月20日定期對公司所有檔案集中系統整理、盤查一次。13.遵守公司保密制度，不散布、傳播在工作中接觸的公司資料、決策等屬保密的事項。14.負責參與公司擬接管物業的標書或物業方案的策劃和制作。15.完成上級領導交辦的其他工作。入職要求1.了解職ISO9001：2000內容，熟悉公司各部門職責及工作程序，熱愛物業管理內勤工作，熟悉文件資料控制程序，熟悉檔案管理工作及相關的法律法規。2.具有文印能力，檔案收集、分整、歸檔、整理和保管的能力，實施各種物業相關中介服務的能力。3.具備一定的計算機操作技能，會使用常用的辦公軟件。4.其它要求：物業管理、行政管理、法律等相關專業大專以上學歷；接受過主管部門正規的物業管理培訓，取得國家建設部頒發的物業管理上崗證；具有兩年以上相關工作經驗，年齡在23歲至30歲之間，身心健康，性別不限。重慶萬怡渝能物業管理公司文件名稱編號：CWBG-15作業規范庫管員崗位職責及入職要求版本：A修改狀態:0第1頁共1頁庫管員崗位職責1.對行政人事主管負責。2.負責公司總部行政人事部所有物品、工具、材料的驗收、入庫登記并做好實物賬的登記工作，負責各服務中心物資物品的調撥管理工作。3.嚴格按照物品領用制度進行辦公用品、材料、其它物品的發放、回收并做好登記工作。4.物品出入庫、調撥要及時登記，做到入賬及時，入庫單、出庫單、調撥單等單據當日清理。5.掌握物品庫存動態，負責物品申購計劃；6.負責日常的倉庫檢查及每月月底各服務中心的盤點工作，并編制月度報表報送公司財務部；7.做好專用工具的借用、歸還、登記工作，嚴禁私自借用工具及用品。8.負責倉庫環境清潔衛生及安全消防管理工作；9.完成上級領導交辦的其他工作。入職要求1.對ISO9001：2000的內容有一定的了解。2.有一定財務知識和計算機操作能力，具備倉庫物資管理能力，熟悉財務盤點、物品盤存的相關流程。3.其它要求：行政管理、財經等相關專業中專以上學歷，半年以上物質、倉庫管理工作經驗，為人誠實，作風正派，年齡在23歲至30歲之間。重慶萬怡渝能物業管理公司文件名稱編號：CWBG-16作業規范司機崗位職責及入職要求版本：A修改狀態:0第1頁共1頁司機崗位職責1.負責公司的公務用車。2.服從調度分配，根據要求執行出車任務。3.負責車輛的日常維護和保養，注意保持車輛整潔。4.努力鉆研業務技術，熟悉車輛性能，保證車輛隨時處于良好狀態之中，發現不安全因素，及時排除。5.加強安全意識，自覺遵守交通規則，保證行車安全。6.配合主管部門做好車輛的維修保養和年審工作。7.嚴格執行車輛管理規定，節約用油，降低能量消耗。8.下班后按指定地點停放車輛保管，嚴禁公車私用。9.完成公司領導交辦的其他工作。入職要求1.熟悉各種機動車輛的駕駛技能、交通規則以及重慶交通地形。2.熟悉車輛性能，保證車輛隨時處于良好狀態之中，發現不安全因素，及時排除。3.其它要求：經過駕駛培訓，取得相應車輛駕駛證，三年以上機動車駕齡，高中以上學歷，年齡最好在23歲至40歲之間。重慶萬怡渝能物業管理公司文件名稱編號：CWBG-17作業規范接待來訪管理規定版本：A修改狀態:0第1頁共2頁1.目的明確公司行政人事部接待來訪制度，樹立企業良好形象，提高服務質量。2.適用范圍適用于公司總部行政人事部總臺接待工作。3.職責公司行政人事部負責來人來訪接待工作。4.工作規定 4.1保持接待區域的整潔及待客用品（紙杯、茶葉）齊全。4.2工作期間要穿著工作制服或職業裝，儀態端莊，保持良好的精神面貌。4.3來訪人進入行政人事部，接待人員應點頭示意或起立，以表示尊重。盡量少讓客人久等，否則，應誠懇表示歉意。4.4及時、準確地記錄來訪者姓名、單位及來訪意圖，能解決的問題及時解決。自己不能解決的，應向來訪者解釋清楚或說明找哪個部門解決，杜絕說“不知道”。4.5有關人員不在，應禮貌地代為約定時間；如有重要事情，應在“接待記錄表”內登記，并及時聯系有關人員。4.6給客人指示方向或作介紹時，不要用一只手指指點點，應手臂伸直，手指自然并攏，掌心向上，身體前傾、眼睛兼顧對方并指示目標。4.7接待人員不得擅離崗位；如遇特殊情況離崗，必須請其他同事替換。4.8行政人事部接待的禮貌語言和禮貌動作：4.8.1客人進門說：您好、請坐、請喝茶、您請看。4.8.2客人走時說：謝謝、對不起、這是我應該做的、您慢走、再見。4.9迎接重要客人時，相應的領導、人員要出門等候，不能坐在室內靜候。4.10他人相互交談時，不要隨便去旁聽或隨意插話。若須打斷，應等對方談話告一段落時，說聲“對不起，我打斷一下可以嗎？”得到允許后再插話。4.11客人在過道或樓梯間，工作人員不能從客人中間穿過，應先道一聲“對不起，請讓一下”，待對方移步后再從側面通過。4.12送客時，應等客人站起來后同時起身，親切道別。客人伸手之后再握別。4.13對一般的客人送到門口，等待客人提出“留步”后方可說：“原諒不遠送，歡迎您再來。”返身進門時關門要輕，不能重重一扣。對于重要客人，領導或長輩，應扶送上車，待到車子啟動，面帶微笑揮手道別，目送車子遠去4.14接聽來電時，應使用禮貌用語，如所找的有關人員在場，應及時通知；如有關人員不在，重慶萬怡渝能物業管理公司文件名稱編號：CWBG-17作業規范接待來訪管理規定版本：A修改狀態:0第2頁共2頁可在“接待記錄表”內登記主要內容，并負責跟進。5.質量記錄5.1接待記錄表重慶萬怡渝能物業管理公司文件名稱編號：CWBG-18作業規范傳真復印打印油印管理規定版本：A修改狀態:0第1頁共1頁1.目的為規范傳真、復印、打印、油印工作制度，明確工作內容，提高工作效率。2.適用范圍適用于公司行政人事部傳真、復印、打印、油印工作管理。3.職責3.1行政人事部經理負責監督指導工作。3.2行政人事部文員負責傳真、復印、打印、油印工作。4.工作規定4.1受控文件與機密文件資料，必須持有其領導簽字的申請單及行政人事部審批的手續，方可復印、油印。4.2公司員工復印、油印、傳真材料，須辦理登記手續、審批手續并妥善保存備查。4.3嚴格控制復印和傳真數量，非必要材料不予復印和傳真。數量多，宜油印的材料不復印。4.4行政人事部不承接外單位及私人委托的打印、復印、油印傳真文件。4.5打印機、復印機、油印機和傳真機由專人保管，定期維修和保養。無關人員未經許可不得操作。4.6打字、復印室系機要重地，非工作人員未經許可不得入內。4.7除總經理批準的電話外，其它電話均須取消長途直撥功能，須打長途電話的部門/人均需填寫“長途電話登記表”。5.質量記錄5.1接收傳真登記表5.2發送傳真登記表5.3受控文件復印申請表5.4復印油印記錄表5.5長途電話登記表重慶萬怡渝能物業管理公司文件名稱編號：CWBG-19作業規范行政人事部文書處理管理規定版本：A修改狀態:0第1頁共2頁1.目的為使公文處理規范化、制度化和科學化，以提高公文處理的效率和質量。2.適用范圍公司行政人事部的文書管理工作。3.職責行政人事部資料內勤員負責公司公文處理的管理工作。4.工作規定4.1公文處理4.1.公文處理主要包括；公文的形成、辦理、立卷、歸檔和銷毀。4.1.2公文處理的基本原則是：及時、準確、規范、保密。4.1.3公文種類：通知、通報、報告、請示、函、會議記錄等。4.2公文格式4.2.1發文機關標識在公文正上方；4.2.2發文字號：包括發文年度、發文機關代號和發文順序號、按順序標識下方，如“萬怡渝能字[2003]第001號”；4.2.3公文標題應準確、簡要地概括公文的主要內容，標題在發文機關標識或發文字號下方居正文上端中央位置書寫；4.2.4公文署名，分為機關署名和領導署名，標注在正文或附件說明右下方，印章必須與署名相符，蓋在單位名稱的正中位置。4.2.5成文日期，一般以領導簽發或會議通知的日期為準，亦可以印發時間為準，成文日期要完整寫出年、月、日。公文的起草和審批簽發4.3.1公文起草的基本要求是：a)重點要突出，觀點要鮮明，論理要清楚，文字要精練，用詞要準確，篇幅要簡短、結構要嚴謹，層次要分明；b)擬稿人必須用方格稿紙擬寫，要按公文的文種格式行文，用鋼筆或毛筆書寫，不得用圓珠筆或紅筆書寫；c)文稿在呈送領導審批簽發之前，負責擬稿的人員要對公文進行認真核對。4.3.2公文的審批簽發程序為：行文稿先由行文部門負責人審核簽名，再送行政人事部核稿，不屬急件，一般不得將文稿重慶萬怡渝能物業管理公司文件名稱編號：CWBG-19作業規范行政人事部文書處理管理規定版本：A修改狀態:0第2頁共2頁呈送領導；如需會簽的，送會簽部門審稿，然后由行政人事部將符合要求的文稿送有關領導簽發。“請求”、“報告”和對外行文由公司總經理簽發，一般例行事務性公文，由分管領導簽發，最后由行政人事部編號簽字并交打字室打印、其它各部門均不得直接安排打字員打印。4.4公文處理4.4.1公文處理主要包括公文的登記、分發、承辦、印制、傳遞等環節。4.4.2登記公文，應將公文的標題、密級、發文字號、來文機關、發往機關、份數、收發時間及辦理情況等逐項記載清楚，以便今后回收和銷毀。4.5分發公文4.5.1一切外來公函，統一由行政人事部資料員簽收、登記并及時分送；4.5.2根據公文性質和內容，由行政人事部經理提出處理意見，送領導閱示，或根據需要交有關業務部門辦理；4.5.3凡需業務部門經辦的公文，由行政人事部負責催辦，并將落實結果報告主管領導。4.6承辦公文是指接受下級單位請示的公文和其它需要批復的公文，以及轉發翻印的公文等，承辦請示的公文，凡屬本公司權限范圍內能批復的事項，一般先由業務部門提出意見，經領導審批或會議決定后再批復呈文單位，時限一般不得超過一周，重要事項和重要問題的請示、可直接送領導審閱后批復、時限不得超過三天，承辦公文部門要提高辦事效率，及時催辦和跟蹤，避免延誤。重慶萬怡渝能物業管理公司文件名稱編號：CWBG-20作業規范行政人事部書籍管理規定版本：A修改狀態:0第1頁共1頁1.目的規范書籍管理工作，使書籍管理工作有序。2.適用范圍適用公司所購書籍的管理工作。3.職責3.1行政人事部經理負責對書籍管理工作的檢查指導。3.2行政人事部資料內勤員負責對書籍編號、歸類、登記、保管、借閱等管理工作。4.0工作規定4.1書籍的日常管理工作由資料內勤員負責，行政人事部經理負責監管。4.2資料內勤員將所有書籍進行編號，然后登記在“書籍目錄”中，內容包括：編號、書目名稱、類別、冊數、單價、購買時間、備注等欄目。每次購進新書，需進行編號登記，再辦理借閱手續。4.3資料內勤員按編號順序將書籍依次排放在安全地點，并注意防潮、防霉、防腐蝕防蟲蛀、防火、防盜工作。4.4資料內勤員每月對書籍進行一次清點，每季度將清點結果記錄在“書籍目錄”內報行政人事部經理審核參閱。4.5行政人事部每月底末將“書籍目錄”提供給各個部門，供各部門選擇借閱。4.6書籍出庫一律辦理借閱手續，否則不準出庫。4.7借閱人員到資料內勤員處查閱“書籍目錄”，按需要選擇書籍，每一次一般不得超過兩本，并在“公司資料文件/借閱登記表”中簽名并注明借閱時間。4.8書籍借閱一般不超過15天，超過15天的需要辦理續借手續(己被預約借閱的書籍除外)。4.9借閱人發現欲借閱的書籍已被他人借走，可向資料內勤員預約借閱。4.10書籍借閱工作必須經資料內勤員辦理，同事之間不可相互轉借。4.11借閱人應愛惜公司財產，在書籍中勾畫、涂改、撕毀、損壞或因不慎丟失書籍，照價賠償。4.12借閱人應在歸還日期前主動將書籍歸還行政人事部。經行政人事部兩次催交不還的，視為丟失，由行政人事部將扣款項目報財務部，在員工當月工資內按書籍原價的兩倍價款予以扣除。4.13借閱人將書籍歸還，資料內勤員應注銷借閱人簽名。5.質量記錄5.1書籍目錄5.2行政人事部資料文件/書籍借閱登記表重慶萬怡渝能物業管理公司文件名稱編號：CWBG-21作業規范辦公用品使用管理規定版本：A修改狀態:0第1頁共2頁1.目的為明確員工領用辦公用品制度，節約辦公用品成本。2.適用范圍公司總部行政人事部領用辦公用品的管理工作。3.職責3.1行政人事部經理負責對辦公用品領用管理工作的監督檢查。3.2庫管員負責辦公用品領用管理工作。4.工作規定4.1辦公用品供應采取集中管理、分部門申請、定期供應、盡量選配實用、低中檔價格用品的原則。4.2辦公用品的使用應本著節約實用的原則，各部門/各服務中心要按實際工作需要申報，不得夸大，不得虛報，庫管員應認真嚴格審核，避免浪費和虛報。4.3庫管員要經常深入各部門/各服務中心，了解辦公用品使用情況，做出合理規定，保障供給。4.4辦公用品定義：辦公用品主要包括各種文具、清潔用具等。辦公用品的發放由行政人事部具體負責實施。4.5辦公用品的申請領用..4.5.重慶萬怡渝能物業管理公司文件名稱編號：CWBG-21作業規范辦公用品使用管理規定版本：A修改狀態:0第2頁共2頁5.質量記錄5.1.物品領用登記表重慶萬怡渝能物業管理公司文件名稱編號：CWBG-22作業規范公司物資物品盤點管理規定版本：A修改狀態:0第1頁共1頁1.目的規范公司所購物資物品的清查、盤點工作，掌握物資物品分配動態。2.適用范圍適用于對公司物資物品的盤點工作。3.職責行政人事部庫管員負責對公司物資物品的盤點。4.0工作規定4.1行政人事部物資物品盤點4.1.1每月底庫管員會同財務人員共同清點行政人事部庫存物資物品。4.1.2盤點對象為庫存的辦公用品、日用品、服裝等物品。4.1.3庫管員根據本月出入庫單、調撥單等單據核對庫存物資物品的數量。4.1.4將庫存物資物品區分為物料用品、低值易耗品及固定資產，制作月盤點表，一式貳份，交財務一份，自備一份。4.2各部門/服務中心物資物品的盤點4.2.1庫管員每月定時應到各服務中心清點庫存的辦公用品、工程用品、保潔用品和服裝等物資物品。4.2.2庫管員應會同各服務中心庫管員共同清點。4.2.3各物資物品的數量清點完畢，行政人事部庫管員與服務中心庫管員應在盤點表上簽字確認。4.2.4庫管員自留一份，以核對下月各服務中心采購申請單。5.質量記錄5.1入庫單5.2出庫單5.3盤點報告表重慶萬怡渝能物業管理公司文件名稱編號：CWBG-23作業規范公司倉庫管理規定版本：A修改狀態:0第1頁共1頁1.目的規范倉庫管理制度，確保倉庫物品完好。2.適用范圍適用于公司辦公用品、工裝的倉庫管理。3.職責行政人事部庫管員負責入庫物資物品的驗收、出入庫和調撥工作。4.工作規定4.1入庫4.1.1對公司采購部采買的物料，庫管員根據各部門/服務中心“采購申請”的要求對采購部采購回的物品會同相關人員按常用物料檢驗標準進行驗證。4.1.2驗收無誤，辦理入庫手續，并填寫“入庫單”。4.2標識、貯存和防護：4.2.1入庫物品分類擺放，進行標識工作，并登記實物保管帳。倉庫實行規范管理，明確設立“合格區”、“待檢區”、“不合格區”，并有相應標識牌。4.2.3經檢驗合格入庫的物料放入“合格區”；已進庫但還未檢驗的物料放入“待檢區”；不合格物品放入“不合格區”庫管員應經常對庫房進行清掃，保持庫房內干凈、整潔。4.3出庫4.3.1庫管員按“先進先出”的原則發放物資物品，緊急情況下可先行發放，但事后必須補辦出庫手續，出庫時應填寫“出庫單”。4.4調撥：4.4.1庫管員按各服務中心交上的“采購申請單”內采購回的物資物品，填寫調撥單，并交各服務中心倉庫理管員進行核對簽收。4.5物資盤存：4.5.1庫管員每月底匯總出入庫、調撥物料的數量、單價及結存數量，并作出實物盤點表，一式二份，交公司財務部一份，自留一份。4.5.2庫管員依據結存數量，做出下月采購計劃。重慶萬怡渝能物業管理公司文件名稱編號：CWBG-24作業規范物資、車輛及電腦網絡管理規定版本：A修改狀態：0簽發人：第1頁共4頁簽發日期編制1.目的規范公司物資采購、公司各種車輛及電腦網絡系統的管理，確保公司物資采購來自合格供方，各種車輛及電腦網絡系統運行正常。2.適用范圍公司所有物品采購、材料、車輛、電腦等固定資產或流動資產的管理。3.職責3.1庫管員負責按庫存物資狀況和物品質量監控情況核對各部門于每月底提交的《采購申請表》，并及時將核對、增刪后的《采購申請表》交上級主管或總經理審批。同時做好公司材料庫房的入庫、保管、發放等工作。3.2公司采購專員負責按批準后的《采購申請表》及時采購相應的物資，并負責實施合格供方的適時增刪。3.3工程管理部經理負責審批與工程相關的各種工具、材料物資的領用和零星急用物資的采購，并負責監督、管理。3.4行政人事部經理負責審批辦公室物資的領用、車輛安排以及本規定執行情況的監督。3.5總經理負責審批車輛重大維修、保險辦理以及重大事故的解決方案。3.6各部門經理或其指定的電腦操作員負責本部門所有電腦、網絡設備的管理。行政人事部負責公司所有電腦的系統的維護、管理和相關人員的電腦知識的培訓。4.管理規定4.1計劃內采購申請每月25—30日，各服務中心、各部門填寫《采購申請表》交庫管員按庫存物資狀況和物品質量情況及時核對、增刪，并報上級主管或總經理審批。經過審批后，由采購專員負責在每月10日以前采購入庫。然后將《采購申請表》交庫作為領用物質的依據。4.1.2計劃外采購申請1)、服務中心在工程維修或施工中急需用的特殊或零星計劃外物資，經庫管員簽字確認公司庫房無存貨，應填寫《采購申請表》，其總價在100元以內，可由工程管理部經理直接購買，經庫管員驗證、登記后投入使用。2)、如總價在100元及以上的急用物資，應該由需用部門經理電話告知分管領導或總經理，征得同意后，由采購專員及時采購，辦理驗證入庫手續，方可通知需用部門領出。重慶萬怡渝能物業管理公司文件名稱編號：CWBG-24作業規范物資、車輛及電腦網絡管理規定版本：A修改狀態:0第2頁共4頁3)、若因客觀原因，采購需要時間較長，采購專員應及時向物資需用部門反映情況。需用部門協助采購、提供采購信息或選用替代物品，并及時通知因此受到影響的業主或客戶，向其說明原因。4.2材料庫房管理庫房內保管物品要分類擺放，編號上架，建立物品保管卡片。4.2.3各保管處，各部門材料領用人根據《采購申請表》所列計劃，分類填寫《實物出庫單》，必須有工程管理部經理簽字認可，方能發放。否則，一切后果由庫管員承擔。4.2.4各服務中心，各部門無特殊情況，辦公用品采取一個月一次領取。辦公用品類物資的領用必須有行政人事部經理簽字認可，并如實登記后，方可發放。否則，一切后果由庫管員承擔。.6庫房應每月清庫一次，做可到帳、卡、物相符合，并嚴格實施防火、防盜、防爆、防潮、防霉等防護措施。由行政人事部負責抽查。4.2.7各樓盤工程管理主管負責對每次領用的工程維修材料及時填入《材料領用臺帳》，暫時未使用的材料存入本組材料柜。同時，將派工單及時交回服務中心負責人。各服務中心負責人負責對派工單所列的材料使用情況建立《材料使用臺帳》。庫管員負責對各樓盤材料，物質的領、用、庫存情況進行隨機抽查核對。每月25—28日，各服務中心將本月《物質耗用匯總表》交庫管員進行核對匯總。并如實清退各工程組暫未使用的物質。4.2.8每月末，由庫管員編制公司總的本月物質領用匯總表、領用物品總帳、庫存狀況、合格供方所提供物品使用質量狀況等分別交財務部建帳和行政人事部審查，篩選合格供方。4.3車輛管理4.3.1一切業務用車由行政人事部安排和管理，駕駛員不得私自出車。4.3.2公司車輛由指定司機駕駛，換人駕駛必須經過行政人事部經理同意。各種車原則上不外借，確需外借，須車況良好，并征得行政人事部經理的同意，并由車輛指定司機駕駛。重慶萬怡渝能物業管理公司文件名稱編號：CWBG-24作業規范物資、車輛及電腦網絡管理規定版本：A修改狀態:0第3頁共4頁4.3.3公司車輛的使用、維護、保養、清潔、送修、加油、辦理保險費、養路費、年檢、隨車工具及車輛證件等由指定的司機負責。4.3.4如遇到下列特殊情況，司機可直接出車，但事后應及時向行政人事部經理說明原因。1)工程設備維護搶修、故障排除、事故處理、救災搶險是急需用車。2)員工搶救業主或業主以外受傷、危險、重病情等急需用車。4.3.5每次出車駕駛員必須填寫《出車記錄表》，寫明出車事由、用車人、往返區域（含公里數）、批準人等，以便月底檢查、考核。4.3.6公司車輛的維修、保養、年審等預計金額超過200元的，必須先填寫書面報告（包括維修項目、維修地點、預計費用等），經總經理批準后由專職司機負責實施。4.3.7公司車輛，每天必須回公司車庫統一停放，未經批準不得在外過夜停放。4.3.8司機應嚴格遵守交通規則，牢固樹立安全第一的思想。嚴禁酒后開車、過度疲勞開車，嚴禁“三超一越”（超車、超速、超載、越紅線駕駛），防止事故發生，維護車輛的完整、完好。如因駕駛員違規造成的賠款、罰款，由駕駛員自行負責。4.4電腦網絡管理4.4.1電腦、網絡的所有設備屬于公司財產，僅限于公司日常管理工作，任何人不得私自開啟計算機處理個人的事務或隨意上網，更不允許玩電腦游戲。否則，發現一次處以20元以上的罰款。4.4.2公司電腦設備實行專機專用制。每臺電腦、網絡設備在領用前均由行政人事部對其配置進行全面登記注冊，建立臺帳，并將電腦貼上封條。由使用人在行政人事部《電腦、網絡設備臺帳》上簽字認可后方可使用，并負責日常管理。發現人為損壞或丟失，由負責人根據情節輕重，承擔相應賠償責任。4.4.3電腦、網絡設備在正常使用中出現問題或需要維護、維修，由使用人書面向行政人事部提請報修。維修時如電腦、網絡設備及配件被確認無法修復，其變更后的配置應重新登記，并由使用人簽字認可。.5因工作需要，增購電腦或網絡設備，由需要部門將增購原因和電腦配置的大致要求書面重慶萬怡渝能物業管理公司文件名稱編號：CWBG-24作業規范物資、車輛及電腦網絡管理規定版本：A修改狀態:0第4頁共4頁報告行政人事部，由行政人事部在公司各部門現有設備中予以調配。無法調配時，經總經理批準后由行政人事部購買，并登記、建帳，由使用人簽字領用。5.質量記錄5.1采購申請表5.2出車登記表5.3電腦、網絡設備臺帳重慶萬怡渝能物業管理公司文件名稱編號：CWBG-25作業規范行政人事部工作檢查考核管理規定版本：A修改狀態:0第1頁共1頁1.目的2.適用范圍適用于行政人事部本部門各崗位員工。3.職責行政人事部經理負責對相關人員進行檢查指導工作。4.工作規定4.1行政人事部經理對各崗位的工作檢查包括周檢及單項檢查，每次檢查應填寫“工作檢查記錄表”。4.2行政人事部經理每周檢查各崗位的工作，并及時了解本部門的工作動態。4.3行政人事部經理進行單項檢查時，應將檢查中發現的問題及時告知各崗位員工。4.4檢查方法可采用查閱質量記錄、提問、觀察、向其它部門人員了解情況等方法；檢查方法還應包括檢查的數量，每次檢查應注意對檢查內容做循環安排。4.5單項檢查為不定期抽檢。4.6行政人事部經理應每月對行政人事部各崗位員工進行一次評分考核，考核依據為各崗位工作標準，填寫《員工工作考核評分表》。4.7行政人事部應每年對公司員工進行一次平次綜合評分考核，考核依據為員工每月工作考試得分，并詳細填寫《員工年度考核評分匯總表》。4.8對每年度工作成績突出的員工，可推薦進行年度優秀員工評選,被提名評選年度優秀員工的人員需填寫《優秀員工推薦審批表》經逐級審批后，才能參加評選。5.質量記錄5.1工作檢查記錄表5.2員工工作考核評分表5.3員工年度考核評分匯總表5.4優秀員工推薦審批表重慶萬怡渝能物業管理公司文件名稱編號：CWBG-26作業規范行政人事部接待人員工作標準版本：A修改狀態:0第1頁共2頁1.0目的樹立企業形象，提高員工素質。2.0適用范圍適用公司行政人事部各項接待工作。3.0職責行政人事部主管負責對接待人員工作進行監督檢查。4.0工作規定4.1接聽電話標準：4.1.1所有電話，在鈴響3聲之內接答。4.1.2拿起電話后，先說“你好，重慶萬怡渝能物業管理有限公司”，語氣親切柔和。.來往信函接收，發放傳真標準：4.2.1接收公司各種來往信函，應當天分發至各相關領導或人員處。4.2.2收到傳真件后，將傳真內容登記在“接收傳真登記表4.2.3傳真件發送完畢后，應確認傳真件是否準確、清晰地傳到對方，并將傳真內容記錄在“4.3來訪接待標準：.公文文件資料轉呈、發放管理標準：4.4.1需上傳下達的公文文件，應當天傳達，并在“公文文件發放轉呈登記表”內做詳盡記錄，要求接收人簽字。4.4.2各部門/服務中心需領取的文件資料，應在三日內發放完畢，并在“部門/服務中心領取資料文件登記表”內做詳盡記錄，要求領取人簽字。4.5復印機、油印機管理標準4.5.1正確使用復印機、油印機。4.5.2節約紙張，每次復印或油印時作廢的紙張不得超過5張。重慶萬怡渝能物業管理公司文件名稱編號：CWBG-26作業規范行政人事部接待人員工作標準版本：A修改狀態:0第2頁共2頁4.5.3非必要材料不予復印。4.5.4數量多的資料，不復印。4.5.5每次復印、油印文件應在“復印油印記錄表”中做詳盡記錄。4.5.6對復印機、油印機應每周進行清潔、保養，并及時添加墨粉、油墨及更換配件。4.6打印文件管理標準4.6.1正確使用電腦及打印機的詳細程序，并按有關操作說明書的指導進行操作。4.6.2打印前應對文件進行校對，每次打印文件應做到及時、準確。4.6.3打印文件應按相應的規范、標準格式打印。4.7內務管理標準.2每天接收的報刊應當天裝訂、分類。4.75.0質量記錄5.1公文文件發放轉呈登記表5.2部門/服務中心領取資料文件登記表重慶萬怡渝能物業管理公司文件名稱編號：CWBG-27作業規范資料內勤員崗位工作標準版本：A修改狀態:0第1頁共2頁1.目的規范各類文件的系統管理，提高工作效率和質量。2.適用范圍公司行政人事部文件管理各項工作。3.職責行政人事部經理負責對文件管理工作進行監督檢查。4.工作規定4.1各類文件管理標準4.1.1外來文件：外來文件分為：區政府各部門發文、市政府各部門發文、及各服務中心外來文件。收到外來文件送至相關部門領導看閱后，按時間順序分類編號。按編號依次入檔。清楚編寫文件目錄。4.1.2內部文件：內部文件分為：總公司發文、公司內部運作制度、公司內部發文、行政人事部內部發文、行政人事部上報文件、各服務中心內部文件，會議記錄。各部門發文分類登記歸檔，各服務中心上報的文件應在10分鐘內分送相關領導及部門處理，最后分類、編號、登記歸檔。4.1.3合同協議：合同協議分為：公司對外協議（工程、商務）、公司對外協議（服裝）、公司對外協議（經營部）、各服務中心對外協議。合同協議按其性質分類，有關各服務中心的合同協議分別歸入相應部門檔案，編號、登記入檔。4.2工商資料、各類資質證書管理標準：4.2.1將公司的工商資料、資質證書分別建檔。4.2.2清楚編寫文件目錄。4.3各種書籍、投標書及物業管理方案管理標準4.3.1購回的書籍應當日編號，在“書籍目錄”中做詳盡記錄，并按編號順序依次放好。4.3.2資料內勤員應每個月對書籍清點一次。4.3.3各種投標書及物業管理方案應記錄名稱、份數和入檔時間。4.4其它資料管理標準重慶萬怡渝能物業管理公司文件名稱編號：CWBG-27作業規范資料內勤員崗位工作標準版本：A修改狀態:0第2頁共2頁4.4.1電腦、打印機、復印機、油印機、空調、吸塵器等使用說明書資料分類放置。4.4.2做好分類記錄。4.5借閱文件資料管理4.5.1資料內勤員應在“公司資料文件/書籍借閱登記表”中對借閱的書籍、投標書、物業管理方案、各種文件資料及其他資料做詳盡記錄。4.5.2資料內勤員有告知借閱人各項注意的義務。4.5.3借閱重要文件資料時，資料內勤員應憑總經理的批準簽字，方可借出。4.5.4借閱人未主動歸還書籍、投標書、物業管理方案、各種文件資料及其他資料的資料內勤員應在借閱期滿之日向借閱人催還或辦理續借手續。4.5.5借閱人歸還各類書籍或其它文件資料，資料內勤員應在歸還時注銷借閱人簽名。5.質量記錄5.1檔案材料目錄表重慶萬怡渝能物業管理公司文件名稱編號：CWBG-28作業規范庫管員崗位工作標準版本：A修改狀態:0第1頁共1頁1.目的為規范倉庫管理工作制度，使各種物資物品調配有序。2.適用范圍公司行政人事部庫管員。3.職責行政人事部主任負責對庫管員工作進行監督檢查。4.工作規定4.1物品倉庫保持清潔，各類物品擺放整齊，標識清晰。4.2每次購回的物品、工具、材料應當天與采購員共同驗收數量及規格。4.3購回的物品、工具、材料應當天入庫，填寫入庫單。4.4配合采購員將各服務中心所需的物品、工具、材料分類整理并包裝好。4.5當日填寫調撥單，并交給采購員。4.6要求采購員送貨后，將調撥單交給各服務中心庫管員進行核對驗收，并要求其填好調撥單第二、四聯。4.7庫管員憑返回的調撥單分類入賬。4.8行政人事部人員需領用物品、工具、材料時，庫管員應在其領用時寫好出庫單，并入賬。4.9每月底應在28日前做完各項物品、工具、材料的清點工作，并將月盤點表及各種單據同時交于財務。4.10每月24日至26日應到各服務中心清點各種物品、工具、材料，清點報告交財務一份，采購部一份，自存一份。4.11每月賬物應相符，發現問題應在三日內查明。4.12每年底結清本年物品清點后，應在第二年一月十日前建好新賬。4.13庫管員應每周對倉庫清理一次，保持倉庫清潔。重慶萬怡渝能物業管理公司文件名稱編號：CWBG-29作業規范司機崗位工作標準版本：A修改狀態:0第1頁共1頁1.目的為明確司機的工作制度，加強司機工作的規范性。2.適用范圍行政人事部司機各項工作。3.職責行政人事部主任負責對司機工作的檢查監督。4.工作規定4.1敬業守業，服從分配，盡職盡責做好本職工作。4.2樹立良好的職業道德，嚴格遵守交通規則，不準違章行車、超速行駛、強行超車，嚴禁酒后開車。4.3嚴守紀律，準時到達預定開車地點，不準擅自改變行車路線。4.4正常情況下每半個月清洗車輛1次。4.5按要求維修保養車輛，保證正常出車，發現不安全因素，一天內排除。4.6認真遵守公司規章制度，嚴禁公車私用。重慶萬怡渝能物業管理公司文件名稱編號：CWBG-30作業規范文書資料發放登記管理規定版本：A修改狀態:0第1頁共1頁1.目的規范公司公文、資料的分發、登記管理制度。2.適用范圍適用于公司文書資料發放管理工作。3.職責行政人事部接待人員負責公司文書資料的分發、登記管理工作。4.工作規定4.1公文的發放登記4.1.1由高層領導部門簽發的公文，應憑總經理、4.2文件資料的發放登記4.5.相關記錄5.1文件審批表重慶萬怡渝能物業管理公司文件名稱編號：CWBG-31作業規范公司檔案管理規定版本：A修改狀態:0第1頁共5頁1.目的規范檔案的編號、分類、整理及借閱工作。2.適用范圍適用于公司各類檔案的管理。3.職責3.1由總經理審批檔案的借閱申請及清單。3.2行政人事部經理監督管理的實施工作。3.3行政人事部資料內勤員負責對檔案文件的分類、登記、編號、保存等管理工作。4.工作規定4.1檔案的編號4.1.1公司編號為公司英文縮寫；4.1.2部門編號：a)行政人事部編號為：BG；b)客戶服務部編號為：KH；c)企劃部編號為：QH；d)物業管理部編號為：WG；e)協管部編號為：XG；f)經營發展部編號為：JY；g)賣場服務中心編號為：MC；h)品質管理部編號為：PZ；i)工程管理部編號為：GC；4.1.3年份編號：引用年份—2000、2001、2002……。4.1.4檔案順序號：采用阿拉伯數字取3位有效數字—001、002、003……。4.1.5檔案編號舉例：※※—※※—※※※—※※※檔案編號類別編號部門/服務中心編號物業管理公司編號重慶萬怡渝能物業管理公司文件名稱編號：CWBG-31作業規范公司檔案管理規定版本：A修改狀態:0第2頁共5頁4.2檔案的分類必須按檔案分類項目進行檔案的整理和歸檔。4.2.1區分全宗，按物業管理的組織機構劃分，全宗可分為以下幾類：a)行政、人事類；b)財務類；c)公共事務類；d)保潔類；e)園林綠化類；f)工程維修類；g)經營類；品質類；客戶服務檔案4.2.2全宗檔案的分類：要從檔案形成的特點和規律出發，符合檔案形成的實際情況，保持檔案之間的歷史聯系，它應具有思想性、科學性、排它性和伸縮性。根據物業管理的特性，我們采用組織機構——問題分類法，如：——收文類——合同類a)行政人事部———員工人事檔案——圖紙類——后勤類———收文類b)財務部———————發文類———報表類———賬冊類———憑證類———合同類重慶萬怡渝能物業管理公司文件名稱編號：CWBG-31作業規范公司檔案管理規定版本：A修改狀態:0第3頁共5頁——工程圖紙類——合同類——收文類c）服務中心—————發文類——業主檔案類——維修類——投訴類——回訪類——有償服務與多種經營類——計劃總結類4.3立卷與編制目錄4.3.1立卷：就是按照單份文件相互之間的聯系和價值大小組合成卷。資料內勤員按以上分類方法，用檔案盒（或文件夾）將檔案分別立卷：a)根據檔案（或文件夾）的規格準備相應的檔案標貼紙；b)在檔案標貼紙上打印出標準黑一號字體的檔案類別名稱，其格式一般是由組織機構、名稱組成，如：——公司行政人事部收文：※※※-B·R-收文；——公司財務部報表：※※※-C·W-報表；——物業服務中心管理組業主檔案：※※※-※※※-G·L-業主檔案。c)將制作好的檔案標貼紙貼在檔案盒（或文件夾）左側立面距頂部3CM位置處，并排列在檔案柜中；d)將需歸檔的資料按其所屬類別及入檔時間先后順序存放在相應檔案盒（或文件夾）內。4.3.2編制目錄：a)資料員在檔案盒內首頁位置準備活頁“檔案目錄”；b)每一份檔案在歸檔時，均需將該份檔案登記在“檔案目錄”（內容包括：序號、文件編號、文件標題、頁數、發文單位、發文日期、接收日期、歸檔編號、備注項目）中，以便查閱。4.3.3正式歸檔材料一般指已經處理完畢的材料。對歸類界限不明確的材料，可根據材料與類目的密切程度進行歸類。4.4檔案的保管期限4.4.1檔案的保管期限分為永久保存、定期保存兩種，確定檔案材料的保管年限。一般檔案重慶萬怡渝能物業管理公司文件名稱編號：CWBG-31作業規范公司檔案管理規定版本：A修改狀態:0第4頁共5頁分為永久保管、長期保管（15年以上）、中期保管（5—15年）、短期保管（5年以下等）。4.4.2各部門負責人應依據部門工作情況及其部門有關標準作業規程，對檔案的保存價值進行鑒定及標注。4.5檔案的保管4.5.1檔案保管的工作任務是：a)便于查閱；b)保證檔案的安全；c)防止檔案的損壞；d)采取修復技術、延長檔案壽命。4.5.2檔案的保管程序：a)各職能部門將需保管的資料經文書處理程序后，移交給資料內勤員；b)資料內勤員將該資料登記在“檔案目錄”中，歸入相應案卷并統一編號；c)資料內勤員定期將“檔案目錄”輸入電腦，以便查詢；d)檔案原則上保管原件。4.5.3檔案應集中指定地點保存，并按類上架進柜，注意防盜、防火、防潮、防蟲、防泄密等事件的發生，要經常對檔案材料進行檢查。發現異常或被盜，丟失等情況，及時向領導反映，妥善處理。如系人為造成，要追究有關人員的責任。4.5.4各部門/服務中心代表公司參加各種會議帶回的文件，均不得自行保管和銷毀，必須向行政人事部移交，實行統一管理。4.5.5檔案工作應統一領導，分級管理。公司行政人事部負責公司的主體檔案，對各職能部門的檔案管理工作進行指導和檢查，各職能部門分層管理本部門的檔案工作。4.5.6公司行政人事部應保存的基本材料有：會議記錄、上下行文、政府文件、工作計劃、總結、報告、規章制度、物業管理委托合同、物業管理各項分承包合同、協議。4.6檔案的密級4.6.1a)絕密檔案包括：員工人事檔案、合同、業主檔案，公司重大經營、管理、決策形成的檔案，財務類檔案及其它屬絕密的檔案；b)機密檔案包括：ISO9000質量體系文件、重要的會議記錄（紀要）、公司收發文件（通知、通告除外）、工程圖紙、維修、回訪記錄、計劃總結和其它屬機密的檔案；c)普通檔案包括：公司的通知、通告等普通性文件。4.7檔案的查詢權限重慶萬怡渝能物業管理公司文件名稱編號：CWBG-31作業規范公司檔案管理規定版本：A修改狀態:0第5頁共5頁4.7.1總經理可查閱公司所有的檔案。4.7.2副總經理可查閱分管部門工作的檔案。4.7.3部門負責人可查閱該部門所有檔案。4.7.4其他人員根據審批查閱有關檔案。4.8檔案的查閱/借閱/復制4.8.1查閱/借閱/復制人到檔案室在“文件查閱/借閱/復制登記表”中登記。查閱/借閱/復制檔案須認真辦理登記手續，保證按時歸檔。4.8.2檔案管理人員審核其查（借）閱資格：a)權限內（經授權/審批）的按正常手續辦理；b)權限外的，資料員開具“檔案借閱/復制審批表”給查閱人辦理審批手續：屬部門（財務類外）的檔案，由部門負責人審批；屬服務中心的檔案，由服務中心經理審批；屬公司的檔案，由分管副總經理審批；財務類的檔案由總經理審批。4.9在檔案歸還日期前，資料內勤員應督促借閱人將檔案完好交還檔案室。4.10須復制檔案的，絕密檔案報總經理審批；機密檔案由分管副總經理審批；普通檔案由部門負責人審批。4.11檔案的銷毀4.11.1超過保管期限的，由資料內勤員依據檔案的保管期限，每年編制銷毀計劃及清單，報行政人事部主任審批。4.11.2行政人事部主任審核無誤，后報分管副總經理審批。4.11.3總經理審批同意后由行政人事部、人力資源部指定3名監銷人員（行政人事部主任、人力資源部經理、資料內勤員）將超過保存期限的檔案銷毀。4.11.4監銷人員確認銷毀文件無誤簽字后，選擇安全地點銷毀檔案。重慶萬怡渝能物業管理公司文件名稱編號：CWBG-32作業規范辦公室管理規定版本：A修改狀態：0簽發人：第1頁共2頁簽發日期編制1.目的為加強公司管理，創造良好的工作環境，樹立和維護良好的公司形象。2.適用范圍適用于公司各本部及各服務中心辦公場所的管理和控制。3.職責3.1行政人事部經理或服務中心責任人負責監督實施4.辦公室管理規定4.1員工在辦公室應保持衣冠整潔，嚴禁在辦公場所內亂丟垃圾、紙屑等，嚴禁隨地吐痰，用餐完后，請將飯盒等雜物置洗手間垃圾桶內，保持清潔良好的辦公環境。4.2嚴禁涂畫、污損桌面、墻面等，以免破壞辦公場所的整潔，影響觀瞻。4.3辦公區域內禁止吸煙。4.4在工作區內嚴禁高聲喧嘩，禁止追逐打鬧；講話力求文明、禮貌，不得污言穢語，講話聲量以不影響他人工作為原則。4.5下班后應將辦公桌上物品擺放整齊，保持桌面整潔，辦公椅推入臺面下，樹立整潔有序的工作風格。員工的辦公桌內不要存放大量現金及貴重物品，以免造成不必要的損失。4.6辦公時間員工應堅守工作崗位，需暫時離開時應與同事交代，否則按曠工處理。4.7辦公室乃辦公重地，不準帶閑雜人員入內。接待來訪、業務洽談要在洽談室內進行。4.8最后離開辦公室的員工必須關閉電腦、空調、電燈等用電設備，關鎖好門窗，如未加留意而造成的物質損失由當事人承擔。4.9員工在工作時間嚴禁玩電腦游戲，非因工作需要嚴禁上網瀏覽及網上聊天。使用電話應力求言簡意賅，勿占用時間過長，嚴禁撥打自動聲訊電話，嚴禁占用電話炒賣股票，因私電話時間每次不準超過3分鐘。4.10員工對未經明示事項之處理，應請示上級，遵照指示辦理。員工應服從公司管理人員合理的工作編排調配，不得采取不合作態度或拒絕完成所分配的工作，在言行上時刻注意協調和諧，沒有協調就不可能有好的效率。4.11對公司的一切公物要倍加愛護，辦公設備作為本公司公務使用，員工不得利用其處理私人事宜。外借公司物品、文件、資料、書籍等，必須辦理借領手續。重慶萬怡渝能物業管理公司文件名稱編號：CWBG-32作業規范辦公室管理規定版本：A修改狀態:0第2頁共2頁4.12員工應保持勤儉節約的習慣，如不需提供對外文件或資料等，應利用可繼續使用的紙張打印、復印或書寫，并自覺將可二次使用的紙張集中在復印機或傳真機旁。4.13員工應保守公司商業秘密，嚴禁擅自復制、查閱及泄露公司文件及資料，不得攜帶機密資料外出。公司有權即時解雇外泄公司機密資料的員工，并保留采取法律行為的權利。4.14員工在對外公務過程中不得有任何有損公司形象的言行。4.15公司接待外來人員、開辦公會議及員工平時閱覽資料時，使用完畢應把書籍、資料等放回原位，并清理雜物，保持整潔。4.16財務部作為財務人員辦公及保管財務檔案資料的地方，除財務人員及公司高層領導工作需要外，其他人員非工作需要不得入內。外來人員嚴禁進入財務部。4.17員工要經常留意告示板上的信息，但切勿擅自張貼或更改板上的通知。4.18員工在受到損傷或觀察到某些危險情況時，要及時采取有效措施并通知部門負責人。4.19嚴禁打探其他員工的工資薪酬。4.20請適當引導新員工了解并遵守公司各項規章制度。4.21以上辦公室管理規定由行政人事部負責監督執行。重慶萬怡渝能物業管理公司文件名稱編號：CWBG-33作業規范保密管理規定版本：A修改狀態：0簽發人：第1頁共2頁簽發日期編制1.目的為確保公司保密文件、資料的安全，防止重要業務資料外泄、更改或丟失。2.適用范圍適用于公司被列入公司保密范圍的文件、資料、檔案和涉密的部門或個人。3.職責3.1行政人事部設專人負責保密文件、資料、檔案及涉密業務的管理工作，各部室/服務中心確定相應的兼職保密員（一般由各部門經理、服務中心負責人兼任）。4.管理規定4.1公司秘密的范圍4.1.1公司的經營方針、發展規劃、年度投資計劃、項目規劃及其實施的進展情況。4.1.2公司研究掌握的市場動態、信息。4.1.3公司內部的重要文件，包括管理方案、內部制度體系、員工手冊、質量手冊、程序文件、作業規范、經濟合同、招投標文件、談判記錄、會議記錄、工程資料、財務資料及其它與公司經營活動有關的資料。4.1.4員工的薪酬、福利。4.1.5其它需保密的事宜。4.2員工的保密職責4.2.1嚴守秘密，不以任何方式向公司內外無關人員散布、泄漏公司秘密。4.2.2不向其他部門員工窺探、過問非本人工作職責內的公司秘密。4.2.3秘密文件應存放在有保密設施的文件柜內，不得帶有秘密性質的文件到無關的場所。4.2.4計算機中的保密文件必須設置口令，并將口令報告部門負責人。4.2.5不在公共場所談論公司保密事項或交接保密文件。4.2.6保密文件、資料不準私自翻印、復印、拷貝、摘錄、借閱和外傳。因工作需要翻印、復制時，需經部門負責人批準后辦理相關手續，報行政人事部備案。4.2.7凡召開重要會議，與會人員不得隨意泄露會議內容，會議記錄要集中管理。4.2.8公司的保密文件作廢時應及時銷毀，不得亂扔亂丟。4.2.9不得將公司的秘密資料作廢品、廢紙出售。重慶萬怡渝能物業管理公司文件名稱編號：CWBG-33作業規范保密管理規定版本：A修改狀態:0第2頁共2頁4.2.10員工離開辦公場所時，必須將文件資料放入抽屜或文件柜中。4.2.11部門負責人對本部門的保密工作負責。4.3對調職、離職員工的保密規定4.3.1調職或離職員工必須將自己保管的保密文件或其它東西，上交部門負責人，切不可隨意移交給其他人員。4.3.2調職或離職員工仍應繼續承擔保守公司秘密的義務，三年內不得利用在本公司所獲得的技術成果，所掌握的市場信息、客戶資料從事與本公司經營范圍相同的工作。4.4保密工作的獎懲4.4.1對于忠于職守，堅持原則，對維護公司秘密做出成績的，或有效地制止重大泄密事件者，將根據公司獎懲制度的有關規定給予表彰和獎勵。4.4.2對于違反公司保密制度或造成泄密事件者，將根據公司獎懲制度，視情節輕重和危害大小給予相應的處罰。重慶萬怡渝能物業管理公司文件名稱編號：CWBG-34作業規范公司員工禮儀行為規范版本：A修改狀態：0簽發人：第1頁共4頁簽發日期編制1.目的為加強公司精神文明建，增強員工服務意識，樹立企業良好形象。2.適用范圍適用于公司全體員工日常行為。3.職責3.1各部門、服務中心負責本規范的具體實施，并結合《員工綜合績效考核標準》中“行為規范”的相關內容對所屬員工進行考核。3.2本規定由行政人事部、品質管理部負責執行情況的監督檢查。4.禮儀行為規范4.1職員必須儀表端莊、整潔。具體要求是：4.1.1頭發：職員頭發要經常清洗，保持清潔，男性職員頭發不宜太長。4.1.2指甲：指甲不能太長，應經常注意修剪。女性職員涂指甲油要盡量用淡色。4.1.3胡子：胡子不能太長，應經常修剪。4.1.4口腔：保持清潔，上班前不能喝酒或吃有異味食品。4.1.5女性職員化妝應給人清潔健康的印象，不能濃妝艷抹，不宜用香味濃烈的香水。4.2工作場所的服裝應清潔、方便，不追求修飾。具體要求是：4.2.1星期一至星期四a.男職員：著襯衫、西裝、深色皮鞋，系領帶；b.女職員：著有袖襯衫、西裝裙或西裝褲、有袖套裙，著絲襪皮鞋；4.2.2星期五a.可著與工作場所相適應的輕便服裝，但短褲、無袖裝、超短裙不在此列;公司另有統一著裝要求的，按具體著裝規定執行。b.上班時間職員應佩戴工牌；轉正后，公司將根據職員所提供的個人資料統一制作工牌及印刷名片。4.2.3注意：1)襯衫：無論是什么顏色，襯衫的領子與袖口不得污穢。2)不得骯臟、破損或歪斜松馳。重慶萬怡渝能物業管理公司文件名稱編號：CWBG-34作業規范公司員工禮儀行為規范版本：A修改狀態:0第2頁共4頁3)鞋子應保持清潔，如有破損應及時修補，不得穿帶釘子的鞋。4)女性職員要保持服裝淡雅得體，不得過分華麗。5)職員工作時不宜穿大衣或過分雍腫的服裝。4.3在公司內職員應保持優雅的姿勢和動作。具體要求是：4.3.1站姿：兩腳腳跟著地，腳尖離開約45度，腰背挺直，胸膛自然，頸脖伸直，頭微向下，使人看清你的面孔。兩臂自然，不聳肩，身體重心在兩腳中間;會見客戶或出席儀式站立場合，或在長輩、上級面前，不得把手交叉抱在胸前。4.3.2坐姿：坐下后，應盡量坐端正，把雙腿平行放好，不得傲慢地把腿向前伸或向后伸，或俯視前方;要移動椅子的位置時，應先把椅子放在應放的地方，然后再坐。4.3.3公司內與同事相遇應點頭行禮表示致意。4.3.4.握手時用普通站姿，并目視對方眼睛。握手時脊背要挺直，不彎腰低頭，要大方熱情，不卑不亢。伸手時同性間應先向地位低或年紀輕的，異性間應先