檔案管理制度第一章

總

則第一條為了加強企業檔案系統管理，實現檔案管理規范化、制度化，愈加好地為企業各項工作服務，依據檔案法和企業相關要求，結合企業實際情況，特制訂本措施。第二條凡企業各部門、子企業在工作活動中形成，含有查考利用價值文件材料，必需按要求定時向總企業機要檔案室移交，集中管理，任何部門、單位和個人不得據為已經有。第二章

檔案管理體制第三條企業檔案工作實施統一領導，分級保管，分級查閱標準。其中：一級管理是指企業綜合部統籌管理，由綜合部指定專職人員負責；二級管理是指各部門檔案資料管理工作，由各部門指定人員專（兼）職本部門檔案管理工作，或由綜合部派駐專職人員幫助管理。第四條企業檔案管理分散和集中。１、和企業財務相關資料由財務部保管。經總經理許可，綜合部可視情況保留財務管理方面文件資料復印件。２、相關人事方面資料，由綜合部人事專員保管。３、屬工程項目方面資料，由工程部保管，并于每三個月末將檔案清單交到綜合部檔案管理員立案留底；其中，屬于政府或專業主管部門審批圖紙、批文或批件一律交由綜合部歸檔保管，本部門可視情況保留復印件。在工程項目完工檔案立案后半個月內，把全部檔案移交到綜合部檔案室統一保管。４、設計部負責工程圖紙資料臨時保管，并在每個月初第一個工作日向綜合部檔案室移交上個月已辦結資料，但屬機密級以上資料應該在辦結后立即移交。設計圖紙原稿制作份數依據協議約定及實際需要報請分管領導同意。５、營銷中心對外簽定廣告、策劃協議，應該在簽署完成時，即向綜合部檔案管理員移交，本部門可視情況保留復印件。并在每個月初向綜合部檔案室移交已辦結相關上個月市場調查匯報，項目策劃和廣告，和銷售策劃方案方面資料。６、銷售協議檔案管理：銷售人員在協議簽署完成后第一時間即向綜合部檔案管理員移交一份售樓協議，編號永久保留。并在房管局辦完手續，協議上加蓋立案章（按揭貸款需再加蓋預抵押章）后，當日即移交另一份售樓協議，和網上立案單、明碼標價書各一份到綜合部檔案室保管，其中網上立案單和明碼標價書對應原協議編號永久保留。待企業向用戶交付房產后，綜合部檔案室再將對應蓋有立案章售樓協議移交給用戶服務中心辦理產權證，并最終將此協議移交給房管局。７、招標中心在第一時間將簽署完成對外經濟協議移交給綜合部檔案管理員保管，本部門可視情況保留復印件。并在每一協議實施完成后，將相關簽證單移交到財務部保留。８、其它方面關鍵資料由綜合部檔案室直接歸檔保管。由企業對外簽署經濟協議，標準上企業應保留兩份原件，財務處和綜合部各保留一份。特殊情況只有一份原件時，由財務部保留原件，綜合部保留復印件（售樓協議除外）。９、各部門向綜合部檔案室移交檔案時，應同時移交相關文件電子文檔。歸檔范圍外請示、匯報、計劃、總結及部分關鍵資料復印件等由各部門自行保管。１０、各子企業及事業部負責本單位檔案管理，屬機密級以上檔案應在事件辦理完成后２個工作日內移交到綜合部檔案室統一保管，本單位可視情況保留復印件。第五條各部門、單位形成文件材料標準上由本部門負責立卷和歸檔，綜合部檔案管理人員有責任對二級檔案管理工作進行監督和指導，而且每十二個月對二級檔案管理進行一次檢驗驗收。第六條各部門向綜合部檔案室移交檔案時，要嚴格推行移交手續。資料管理員應保持相對穩定，人員變動應立即通知綜合部檔案室，因工作變動或因故離職時應將經辦文件材料向接辦人員交接清楚，才能離職。第三章

檔案歸檔范圍第七條通常反應企業工作活動、含有查考利用價值公文、圖紙、協議、技術資料、簿冊、圖表、報表、憑證、聲像、電腦盤片、榮譽實物等多種門類和多種載體檔案均屬歸檔范圍。１、部門（含部門）以上多種計劃、方案、計劃，多種重大決議、總結、匯報，和多種關鍵通知、通報，及多種公文、會議紀要、大事記。２、多種工程圖紙、簽證單、聯絡函、設計變更通知書等工程資料。３、各類工程檢測、判定匯報。４、多種協議書、協議書，多種技術資料，和多種設備檔案及說明書。５、企業年初財務預算匯報及年底財務匯報，多種財會報表及原始憑證、帳冊及其管理方面文件材料。６、企業多種審計匯報、資產評定匯報。７、企業多種管理規章制度和人事檔案。８、企業多種注冊、登記證件、政府批文，多種法律證照、公證文件。９、企業多種電子圖紙、圖表及有保留價值電子文檔。１０、企業重大奠基、慶典、新聞公布會等儀式和含相關鍵價值社會活動，及用于營銷策劃廣告照片、錄音、錄像、電子文件等聲像信息資料。１１、企業發展大事記，和企業總經理親自起草或修改關鍵文稿。１２、國家相關行業發展政策、法律、法規等文件；上級主管部門、單位來文等。１３、其它需要歸檔關鍵文件。第四章

檔案歸檔和立卷第八條檔案在形成過程中，經辦人員應立即對相關文字材料和圖樣進行系統搜集和整理，不遺漏、不丟失，確保全部資料能夠真實、完整、齊全地向檔案室移交歸檔。一項工作由多個部門參與辦理，在工作中形成文件材料，由主辦部門或人員負責搜集。第九條歸檔材料文字須是鉛印、膠印、油印或用藍黑墨水、碳素墨水書寫，不得使用圓珠筆、鉛筆、泡沫筆、紅色墨水及純藍墨水和復寫紙書寫。通常不得用復印件替換原件存檔。第十條凡屬歸檔范圍文件，經辦部門資料員應在要求時間內將原件立即歸檔，任何單位和個人不得私自留存；經辦部門視實際需要留存復印件。如特殊案件因業務處理需要，原稿須由經辦部門保管者，應經綜合部責任人同意后妥為保留，綜合部以復印件歸檔，經辦部門在原稿用畢后仍應送綜合部歸檔并換回復印件。第十一條多種實物檔案（獎品、獎杯、錦旗、獎章、證書、牌匾、饋贈品等）歸檔必需有原件，并保持其完好無損。聲像檔案必需具體統計事由、時間、地點、關鍵人物、背景、攝錄者，歸檔聲像資料必需是原版、原件、清楚、完整。第十二條為避免歸檔檔案遺漏和混亂，檔案管理員要認真查對歸檔檔案名稱、份數、原件或復印件等情況，設置檔案歸檔簽收本，列明檔案名稱、份數及必需說明并辦理簽收手續。移交清單一式二份，雙方簽字后各執一份。第十三條立卷應以部門為主，結合其它特征方法組卷，把有親密聯絡文件組合在一起，請示和批復、印本和底稿、正文和附件必需立在一起，文件上視情況加蓋密級印鑒，按保管期限和文件年限分開立卷。第十四條立卷時應編制好案卷目錄，把文件標題、日期、單位、部門等項目填寫清楚，概括而簡練地擬好案卷標題，把案卷內容表示出來，填寫備考表，注明保管期限。案卷裝訂整齊、牢靠，無任何金屬物。第五章

檔案分類和編號第十五條檔案管理員應依據歸檔范圍對歸檔文件進行分類整理、電腦登記、編號、備份、歸檔和建立檢索目錄，提升級案利用率，確保檔案管理工作順利進行。第十六條檔案分類和編號規則，見附表。第六章

檔案保管工作第十七條企業本部及各子企業應有存放檔案專門庫房，庫房須含有防盜、防水漬、防潮、防蟲蛀、防塵、防鼠害、防高溫、防強光等安全條件，門窗應堅固牢靠。各部門依據保留檔案數量，設置存放檔案箱柜。第十八條歸檔資料要進行登記，編制歸檔目錄，完善檢索工具，方便提供利用。依據企業檔案分類規則對檔案進行科學分類編號，分卷裝訂成冊，保管要有條理，主次分明，存放科學。庫存檔案必需圖物相符，帳物相符。第十九條檔案管理員要隨時檢驗檔案、卷宗內容，發覺問題應立即上報綜合部責任人，關鍵問題應立即上報總經理。要熟悉所負責檔案資料，了解利用者需求，掌握利用規律。要常常清理檔案柜衛生，做到不堆放、不雜亂，整齊有序，醒目易找。第二十條檔案管理員要做好檔案流失防護工作，妥善保管，謹防丟失，不得隨意轉借，或替當事人涂改內容；檔案柜及庫房鑰匙不得隨身攜帶。嚴禁無關人員進入檔案室，非檔案管理人員無故不許在檔案室逗留。要嚴格遵守檔案安全保密制度，對檔案機密內容，要做到守口如瓶，嚴守職責，不得傳輸或泄露內容。第二十一條檔案發生泄密、損毀或丟失時，依據給企業所造成損失大小，按要求對相關責任人進行處罰。第七章

檔案保管期限和密級第二十二條依據檔案內容、起源、時間、可靠程度、名稱等方面來判別檔案價值，確定其保管期限和密級。第二十三條保管期限

文件保留期限除政府相關法令或本企業其它規章特定者外，依下列要求辦理：

１、永久保留：(1)企業章程；(2)股東名簿；(3)組織規程及辦事細則；(4)董事會及股東會紀錄；(5)財務報表；(6)政府機關核準文件；(7)不動產全部權狀及其它債權憑證；(8)工程設計圖；(9)規章制度；(10)其它經核定須永久保留文書。

２、保留：(1)預算、決算書類；(2)會計憑證；(3)事業計劃資料；(4)其它經核定須保留文書。

３、5年保留：(1)期滿或解除之合約；(2)其它經核定保留5年文書。

４、1年保留：結案后無長久保留必需者。第二十四條檔案密級企業檔案文書分絕密、機密、密、一般四個等級，按檔案性質、內容不一樣劃分不一樣密級，并據此界定檔案調閱權限。

１、“絕密”文書含：相關政府批文、會計憑證、財務報表、資金協議、相關財務往來文件、和其它經濟組織合作協議及其它經核定為絕密文書。

２、“機密”文書含：企業各類經濟協議、人事檔案、用戶檔案、設計方案及圖紙、預決算書、企業章程、股東會及董事會會議紀要（決議）、不動產全部權及其它債權憑證、關鍵工作計劃、關鍵會議紀要。

３、“密”文件含：企業有效證件、各項辦理資料、單位往來函件。

４、“一般”文件含：部門工作聯絡單、企業內部發文、企業宣傳資料、各部門在各項活動中形成含有參考價值文件、材料。第八章

檔案借閱管理措施第二十五條凡需借閱企業檔案者，均須填寫檔案調閱單，依據調閱權限和檔案密級，經各級領導簽批后方能調閱。第二十六條借閱檔案密級和領導簽批企業各部門因工作需要，借閱本部門業務檔案須經本部門領導同意，機密級以上檔案必需經總經理同意后，方可借閱。借閱非本部門業務檔案須經分管領導同意，機密級以上檔案必需經總經理同意許可，方可借閱。借閱企業人事、財務檔案須經總經理同意，方可借閱。第二十七條借閱檔案必需嚴格推行登記手續，檔案管理員依據《檔案調閱審批單》，為借閱人調出所需檔案并統計檔案借閱信息。借閱檔案者應珍惜檔案，確保檔案完整性，不得私自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀，確因工作需要摘抄、復制，須經綜合部責任人同意。歸還檔案要進行檢驗、清點，經檢驗無誤方可辦理注銷手續。如發覺遺失或損壞，應立即匯報主管領導。逾期不還者，檔案管理員要立即催還。第二十八條企業檔案只供本企業職員在調閱當日即時查閱，通常不得借出檔案室，如有特殊情況，在綜合部責任人同意后能夠短期外借，一般檔案借閱期為七天，密級檔案為三天；機密級以上檔案不許外借，而且必需在檔案管理人員監督下查閱。如特殊情形欲延長調閱期限，應按調閱程序重新辦理。因情況特殊，外部人員須出具其單位書面證實，并經總經理同意，方可查閱無密級檔案。第二十九條借閱檔案須妥善保管，若有遺失，將依據檔案價值和數量報企業領導同意后，責令其賠償損失。借閱者必需嚴守企業機密，絕不能將檔案資料內容外泄；因為泄漏機密而給企業造成損失者，將按要求對其進行處罰直至追究其法律責任。在職人員調離本企業時，需按檔案室要求整理已形成文件材料，退還所借檔案，經檔案室審查無誤簽字后，才能調離。第九章

檔案銷毀第三十條綜合部檔案室每十二個月對企業檔案進行一次清理，清除無須要保留資料，對破損和褪色資料進行修補和復制。第三十一條對已失去作用或已超出保管期限檔案資料，經綜合部責任人和檔案形成部門經理共同判定，報分管領導審核，總經理同意，并進行登記造冊后按要求給予銷毀。第三十二條銷毀時要有二人以上監銷，并在清冊上簽字，銷毀清冊永久保留。銷毀檔案須使用碎紙機或焚燒方法，嚴禁將要銷毀文件作為它用，或作廢紙出售。第十章

罰

則第三十三條有下列行為之一，視情節輕重，給100元－5000元罰款處理，若組成犯罪依法追究刑事責任：

１、毀損、丟失或私自銷毀企業檔案。

２、私自向外界提供、抄摘企業檔案。

３、涂改、偽造檔案。

４、未立即上報歸檔或管理不善檔案管理者。

５、未按手續辦理借閱，外帶者或越級查閱者(檔案管理者同罰)。６、泄露企業檔案機密者。第十一章

附

則第三十四條本制度由綜合部負責解釋、補充，由企業總經理同意實施。第三十五條各子企業應依據本制度，結合本單位實際情況，制訂具體實施細則。檔案分類和編號規則表類別細目名稱子目名稱檔案編號經營決議決議、目標方案SMDC-J.JC-200計劃、計劃、統計分析SMDC-J.JH-200行政管理規章制度SMDC-X.GZ-200行政事務通知SMDC-XXTZ-200會議紀要SMDC-XXJY-200文秘、機要保密工作SMDC-XXWM-200其它綜合性行政事務SMDC-XXZH-200法律事務企業證照批文SMDC-XFZP-200行政辦公協議SMDC-XFXZ-200項目批文批件SMDC-XFPW-GYGC0設計類協議SMDC-XFSJ-GYGC0工程類協議SMDC-XFGC-GYGC0營銷類協議SMDC-XFYX-GYGC0銷售協議SMDC-XFXS-GYGC0.16項目其它協議SMDC-XFQT-GYGC0人事管理人員管理SMDC-XRRY-200教育培訓SMDC-XRJY-200勞動調配，勞資、勞保SMDC-XRLD-200檔案和信息管理SMDC-X.XX-200后勤福利SMDC-X.FL-200外聯工作SMDC-X.WL-200設備儀器SMDC-X.SB-200財務管理會計憑證SMDC-C.PZ-******-******會計帳簿SMDC-C.ZB-******-******會計報表SMDC-C.BB-******-******其它會計核實資料SMDC-C.QT-******-******營銷管理調查分析SMDC-Y.DC-200策劃、廣告SMDC-Y.CH-200銷售管理SMDC-Y.XS-200工程管理工程管理圖紙資料施工圖（土建）SMDC-GTSG-GYGC08TJ施工圖（結構）SMDC-GTSG-GYGC08JG施工圖（水電）SMDC-GTSG-GYGC08SD施工圖（暖通）SMDC-GTSG-GYGC08NT施工圖（景觀）SMDC-GTSG-GYGC08JG施工圖（裝修）SMDC-GTSG-GYGC08ZX施工圖（綜合管線）SMDC-GTSG-GYGC08GX施工圖（其它）SMDC-GTSG-GYGC08QT計劃圖及相關項目圖紙資料SMDC-GTGH-GYGC08TZ計劃圖及相關項目文字資料SMDC-GTGH-GYGC08WD勘探測繪資料SMDC-GTCH-GYGC0完工圖SMDC-GTJG-GYGC0.05建設資料勘察、測繪、設計文件SMDC-GJCH-GYGC0招投標文件SMDC-GJZB-GYGC0財務文件SMDC-GJCW-GYGC0建設、施工、監理機構及責任人SMDC-GJZZ-GYGC0工程聯絡單SMDC-GJLX-GYGC0通知SMDC-GJTZ-GYGC0工程會議紀要SMDC-GJJY-GYGC0設計（工程）變更單SMDC-GJBG-GYGC0.11審圖意見SMDC-GJST-GYGC0經濟簽證SMDC-GJQZ-GYGC0技術洽商單SMDC-GJJS-GYGC0質監站監督意見書SMDC-GJZJ-GYGC0內部文件簽報單SMDC-GJQB-GYGC0建設主管部門下發文件SMDC-GJZG-GYGC0招標中心來文SMDC-GJZL-GYGC0設計部來文SMDC-GJSL-GYGC0其它SMDC-GJQT-GYGC0施工資料樁基工程SMDC-GSZJ-GYGC0主體工程SMDC-GSZT-GYGC0門窗工程SMDC-GSMC-GYGC0電梯工程SMDC-GSDT-GYGC0消防工程SMDC-GSXF-GYGC0外墻保溫SMDC-GSBW-GYGC0外墻面磚SMDC-GSMZ-GYGC0外墻涂料SMDC-GSTL-GYGC0幕墻工程SMDC-GSMQ-GYGC0電氣工程SMDC-GSDQ-GYGC0給水工程SMDC-GSGS-GYGC0道排工程SMDC-GSDP-GYGC0暖通工程SMDC-GSNT-GYGC0燃氣工程SMDC-GSRQ-GYG