淺談檔案工作的重要性〔一〕檔案工作從狹義上講，就是檔案業務工作，它是檔案室和檔案館圍繞檔案所進行的一系列業務工作，是利用科學的原那么和方法管理檔案，為社會各項事業效勞的工作。機關檔案工作是機關工作的組成局部，是提高機關工作效率和工作質量的必要條件，是維護機關歷史真實面貌的一項重要工作。一、檔案是機關工作查考的依據檔案是過去工作和歷史情況的記錄，它可以為機關工作提供備查的依據。檔案是歷史的真憑實證，是第一手的參考材料。首先，它是在社會實踐活動中直接形成的，而非后人編造的，這就客觀地紀錄了歷史情況，具有最可靠的憑證。其次，它保存著真切的歷史痕跡，如有些是當事人的親筆手稿；有的留有機關領導人或有關人員的親筆簽署或批示；許多文件蓋有制發機關或個人的印信；有些材料是以照片、錄音帶、錄像帶的形式存在的，這也是檔案具有憑據作用的證明。還有一些文件材料，如合同、契約等制發的目的就是備忘，其憑證作用就更加強烈、更加明顯。二、檔案是宣傳教育的生動素材近年來，我國檔案事業步入了新的歷史開展時期，各級檔案部門解放思想，改革創新，逐步把工作重點轉移到為社會主義物質文明和精神文明建設提供檔案的利用效勞上來，通過《中華人民共和國檔案法》公布實施，我國檔案工作重新走上了依法管理的軌道，檔案事業的宏觀管理得到全面加強；各機關、各單位檔案室，各級各類檔案收集、整理、鑒定、保管、統計和現代化技術的運用工作扎實推進，檔案在為社會各方面效勞中發揮了重要作用。鑒于檔案的重要性，作為檔案從業者，我們就要保護好、管理好檔案，要依法行使自己的職責，定期接收檔案，妥善保管好檔案，為檔案的利用創造條件，提供方便，特別是應做到以下幾點：1、要維護好歷史的真實面貌；2、要忠于和熱愛檔案事業；3、要具備全心全意為人民效勞的精神；4要有良好的保密習慣；5、要樹立高度的法制意識和觀念。同時更要解放思想、勇于改革、大膽創新，以飽滿的工作熱情、發奮向上的精神，為發揮檔案事業的作用多做奉獻。〔二〕檔案來自于人們的社會活動。具體地說，就是在各機關團體企事業單位的工作中，以及個人在私人活動中產生出來的，它包括兩個方面：其一是國家機關和社會組織在履行其職能，在完成其工作任務中，產生了大量的文件。檔案就是由其中有價值的的文件中轉化形成。其二是著名人物、著名家庭和家族，在他的一生活動中，形成的許多的日記、私人信函等，作為有價值的歷史記錄保存下來的就是檔案。檔案，除了具有機關工作的有效工具、經濟建設的重要依據、政治斗爭的有力武器、科學研究的必要條件、宣傳教育的生動素材等一般功能之外，還有其特殊功能。檔案的特殊功能。主要是指檔案有人們社會活動中具有的其他文獻所不能代替的作用。它主要指檔案的憑證作用和參考作用。憑證作用：檔案是歷史的真賃實據，具有一定的法律效用，這一點它不同于其他文獻。檔案之所以具有憑證作用，是由檔案形成的特點和檔案本身的特點所決定的。因為，檔案是自然形成的，這種形成的自然性，決定了檔案記錄歷史情況的客觀性，檔案是令人信服的歷史證據。從檔案自身的物質體態上看，它保存了當事人的歷史真跡，如親筆手稿、印信等。有些文件還保存了當事人的聲音、形象等等，這些都反映了檔案是確鑿的真憑實據。參考作用：檔案作為一種歷史記錄，不僅具有憑證作用，同樣也具有廣泛的參考作用。這是因為檔案不僅真實地記錄和反映了人償社會實踐活動的濃度，而且，也反映了實踐活動的廣度，為人們認識自然、改造自然提供了正反兩方面的經驗。“察往知來，視茲故帙”，對檔案的參考作用作了高度的概括。檔案的參考作用，其主要特點在于它的可靠性和廣泛性。首先，檔案參考作用具有較大的可靠性。檔案是原始記錄，是第一手資料。歷史學家稱檔案是“沒有摻過水的史料”，它比其他資料來源可靠。其次，檔案參考作用具有一定的廣泛性。檔案是人尖在活動中形成的，人類的活動是廣泛的，因而，檔案也是很廣泛的。其內容也是豐富的，它是各單位和個人廣泛利用的資料。每個地區有檔案館，每個單位有檔案室，保存著本地區、本單位各種內容的檔案，人們遇有難題，都可以到檔案部門參考檔案，尋找答案。干部人事檔案材料的收集與整理第一節收集工作的依據、概念、意義、原那么及種類一、收集工作的政策法規依據一是《干部檔案工作條例》，二是《干部人事檔案材料收集歸檔規定》。中組部、國家檔案局1990修訂下發的《干部檔案工作條例》是我們現在從事的干部人事檔案工作包括干部檔案材料收集工作的總的指導性法規；而中組部1996年修訂下發的《干部人事檔案材料收集歸檔規定》，那么對干部人事檔案材料的收集范圍、收集方法、歸檔要求、監督檢查等都作了具體明確的規定，是我們從事干部人事檔案材料收集整理工作的具體法規依據和行動指南。二、收集工作的概念干部人事檔案的收集工作，是干部人事檔案管理部門，根據本單位干部人事管理權限范圍及干部人事檔案材料的收集歸檔范圍，向有關部門收集所管理的干部人事檔案及形成的干部人事檔案材料，集中起來，統一管理的工作。概括起來說，就是干部人事檔案管理部門取得干部人事檔案及材料的工作。包含三層含義：一是收集本部門管理干部的人事檔案，有協管任務的單位，還要收集協管干部的檔案副本及材料，以保證干部人事工作的根本需求；二是收集形成的符合歸檔范圍的檔案材料；三是只有干部人事檔案管理部門才有權收集干部檔案材料，非干部人事部門不得以任何理由扣留和收集干部人事檔案材料。三、收集工作的意義收集干部檔案材料，不斷充實干部檔案內容，為組織上歷史地、全面地考察、了解和正確使用干部提供依據，是干部檔案工作的根本任務，因此，干部檔案材料收集工作在干部檔案工作中處于特殊地位，它的意義可以從三方面來理解：１、收集工作是干部檔案工作的首要環節。干部檔案工作分為收集、鑒別、整理、保管、利用、轉遞工作等環節，收集工作是首要環節。干部檔案材料不是由干部檔案管理人員編寫形成的，而是產生于和干部有一定關系的各有關組織的現實工作中。將有關組織過去和新近形成的干部檔案材料收集到干部檔案管理部門，既是干部檔案工作的起點，又是貫穿于干部檔案工作始終的一項經常性工作，干部檔案工作的其他各個環節都是在收集工作的根底上進行的。干部檔案工作正是通過收集這個環節把干部的檔案材料收集起來，為整個干部檔案管理和建設工作提供客觀物質對象的。因此可以說，沒有收集工作，便沒有干部檔案工作。２、收集工作是干部檔案工作的根底。干部檔案部門只有將干部檔案材料及時、全面、準確的收集起來，按《干部檔案整理工作細那么》進行認真鑒別、整理，干部檔案信息資源才能得到開發和利用。如果收集工作不扎實，收集的材料殘缺不全或者只收集到一些零散雜亂、價值不大的干部檔案材料，就會直接影響到干部檔案工作的其他環節。〔收集工作好比工業生產中的原材料供給，沒有足夠的符合質量的原材料，工業生產就不能進行。〕從整理工作來看，如果是成套材料，收集不全〔如有頭無尾或者有尾無頭，缺結論或缺批復〕就會給整理工作帶來很大困難，甚至無法進行整理。從保管工作來看，如果一個干部的檔案材料分散在幾個單位沒有收集起來，就無法做好集中統一保管工作。從利用工作來看就更為重要，如果材料收集不齊，就不能全面、準確地反映干部的真實面貌，就會給檔案的利用造成很大的不便。干部檔案工作人員必須花大氣力做好收集工作，將該收集的材料統統收集齊全，才能幫助組織上全面了解干部和正確使用干部。３、收集工作是實現干部檔案集中統一管理的根本途徑。干部檔案材料是各機關、團體、企業、事業等單位在干部、人事工作中持續形成的，具有來源渠道多、零星、分散的特點。而干部檔案的利用那么要求相對的集中，即一個人的材料必須集中在一起。通過收集，就可以解決分散和集中的矛盾，實現干部檔案的集中統一管理。四、收集工作的原那么《干部人事檔案材料收集歸檔規定》明確規定：“干部人事檔案材料收集歸檔，要本著實事求是的原那么。著重收集反映干部政治思想、品德作風、業務能力、學識水平、工作實績等材料充實干部檔案，有效地為干部人事工作效勞，為人事決策效勞，為社會主義現代化建設效勞。”同時，我們收集檔案材料，還受國家有關法律、法規的保護和監督。五、收集工作的種類收集工作分普遍收集與定向收集兩種。普遍收集是指干部檔案管理部門對實際工作中批量產生的干部檔案材料，集中力量來進行收集。如統一布置填寫的《干部履歷表》，還有整黨期間形成的《黨員登記表》，普遍調整工資的晉升工資審批表、《年度考核表》等，可普遍通知有關單位限定日期上交。定向收集是指隨著干部情況不斷發生變化，分散地不定時地形成的干部檔案材料，如干部評、聘專業技術職務、入黨、出國、獎懲、審計等材料，要經常性地及時向有關單位索要。第二節收集材料的范圍及途徑干部人事檔案材料收集的范圍，是指干部人事工作和其他工作中形成的應歸檔的干部檔案材料。反映一個干部社會實踐活動的材料是多方面的，但并不是所有的材料都要歸于干部個人檔案，有的屬于文書檔案或其他專業檔案的歸檔范圍。干部檔案材料的收集有明確的范圍。按照《干部人事檔案材料收集歸檔規定》，反映干部政治思想、品德作風、業務能力、學識水平、工作實績等材料就是干部人事材料的收集范圍。也就是我們通常所講的收集反映干部“德、能、勤、績、廉”等方面的檔案材料。劃清干部檔案材料收集范圍，可以防止錯收和漏收。根據中組部制定的《干部人事檔案材料收集歸檔規定》，干部檔案材料的收集范圍有20項，其內容為：1、在干部人事工作中形成的履歷表、簡歷表、各類人員登記表等材料。2、自傳和屬于自傳性質的材料。3、考察、考核干部工作中形成的有關材料：民主評議干部的綜合材料，組織審定的考察材料，定期考核材料，年度考核登記表，鑒定材料，后備干部登記表〔提拔使用后歸檔〕等材料。4、審計工作中形成的有關材料：主要涉及干部個人的審計報告或審計意見材料，離任審計考核材料。5、國民教育、成人教育〔大中專〕、黨校、軍隊院校學生〔學員〕登記表，考生登記表，學習成績表，畢業生登記表、鑒定表，授予學位的材料，學歷證明書；培訓結業成績登記表，學習鑒定、學員思想小結〔結業〕，博士后研究人員工作期滿登記表等材料。6、評審〔考試〕專業技術職稱〔資格〕和聘任專業技術職務工作中形成的有關材料：專業技術職務任職資格評審表，專業技術資格考試成績合格登記表，評審高級專業技術職務人員情況簡表，業務自傳，評審專業技術職務任職資格申報表，聘任專業技術職務審批表，套改和晉升專業技術職務審批表等材料。7、創造創造、科研成果鑒定材料，各種著作、譯著和在重要刊物上發表的獲獎論文或有重大影響的論文等目錄。8、政審工作中形成的材料：調查報告、審查結論、上級批復、本人對結論的意見、檢查交待或情況說明材料；作為結論依據的調查證明、證據材料；甄別、復查結論〔意見、決定〕、調查報告、批復及有關的主要依據材料。9、更改姓名、民族、出生日期、國籍、入黨入團時間、參加革命工作時間等工作中形成的有關材料：個人申請、組織審查報告及所依據的證明材料、上級批復等材料。10、黨、團組織建設工作中形成的有關材料：①中國共產黨入黨志愿書〔已批準轉正的〕、入黨申請書〔１—２份系統、全面的〕、預備黨員轉正申請書、自傳、綜合性政審材料及有關的證明、考察材料；黨員登記表，民主評議黨員組織意見、登記表；整黨工作中不予登記的決定、組織意見；民主評議黨員中認定為不合格黨員被勸退或除名的組織審批意見及主要事實的依據材料；取消預備黨員資格的組織意見〔記載組織意見的入黨志愿書可收集歸檔〕；退黨材料；②中國共產主義青年團入團志愿書、申請書，團員登記表，優秀團員事跡材料，退團材料；③參加民主黨派的有關材料。11、表彰獎勵活動中形成的有關材料：勞動模范、先進工作者、有突出奉獻優秀專家、國家科技獎〔含國家創造獎、自然科學獎、科技進步獎〕、中國青年科技獎、優秀黨務工作者、優秀黨、團員等審批〔呈報〕表，先進事跡材料、先進事跡登記表，立功、受勛、嘉獎、通報表揚等以及在其他工作中形成的表彰材料。12、紀律檢查、監察、法院和行政管理等部門工作中形成的有關材料：處分決定，免予處分的意見，上級批復，核實〔調查〕報告，本人檢查、交待、對處分決定的意見，撤銷處分的有關材料，通報批評材料；法院判決書；復查甄別報告、決定〔結論〕，上級批復，離婚材料等。13、干部任免、調動、軍隊干部轉業安置等工作中形成的有關材料：干部任免審批表〔包括所附的考察、表現情況材料〕；干部調動鑒定、組織審定的表現情況材料、考察材料；公務員過渡登記表，軍隊轉業干部審批表、授予〔晉升〕軍〔警〕銜審批表、轉業鑒定、定級定工資材料，退〔離〕休審批表等材料。14、考試錄用和聘用干部工作中形成的有關材料：報考登記表和錄用審批表，考察材料，聘用審批表和合同書，政審結論和有關證明材料，考核考察材料，續聘、解聘和辭退材料，辭職審批材料等。15、辦理工資、待遇等工作中形成的材料：轉正定級審批表、各種工資變動審批表、登記表、提職晉級和獎勵工資審批表；享受專家特殊津貼的呈報表；解決各種待遇問題的審批表、批復材料等。16、辦理出國〔出境〕審批工作中形成的有關材料：因公出國〔出境〕審批表、備案表，在國外表現情況材料或鑒定材料，因私出國〔出境〕審批表等材料。17、黨代會、人代會、政協會議和工、青、婦等群眾團體代表會，以及民主黨派代表會議工作中形成的有關材料：代表登記表、委員簡歷、政績材料等。18、健康檢查和處理工傷事故工作中形成的有關材料：有嚴重慢性病、身體殘疾的體檢表，工傷致殘診斷書，確定致殘等級的有關材料，新錄用干部體檢表和畢業生分配工作體檢表等材料。19、辦理喪事形成的有關材料：悼詞、生平、報紙報道消息、訃告，非正常死亡的調查報告及遺書。20、其他對考察了解使用干部有參考價值的材料。明確了干部檔案材料的收集范圍，我們就可以根據各種不同的材料找到各種具體的材料收集途徑。例如：我們可以通過組織人事部門收集干部人事工作中形成的各種人事檔案材料；通過籌備黨代會、人代會、政協會議以及工、青、婦等群眾團體會議的部門或臨時機構收集代表登記表、委員登記表等材料；通過教育、培訓機構〔部門〕收集各種學習培訓材料；通過評審、聘任專業技術職稱、職務的部門收集評聘專業技術職務〔職稱〕的各種材料；通過黨、團組織收集各種黨團材料；通過審計部門收集干部審計材料；通過紀律檢查、監察、司法及有關行政部門收集干部的各種處分材料；通過干部本人收集干部的有關創造創造、科研成果、著作、論文等材料的目錄；等等。準確把握上述檔案材料的收集范圍和途徑，是干部檔案工作人員做好檔案材料收集工作的必要條件。需要特別指出的是：我們在實際工作中發現，我們的干部檔案中很少有關于干部各類審計及干部民事、刑事判決書的材料，而各級政府的干部離任審計等審計工作已開展了好幾年了，各級干部的各類民事、刑事案件也時有發生，說明我們收集這幾類材料的渠道還不暢通，產生這幾類材料的單位還沒有主動送交材料歸檔的意識，管檔單位也沒有積極主動做好新形成的檔案材料收集工作。關于省管干部的民事判決材料，多數產生在市、縣一級審判機關，希望各市縣注意加強與當地審判機關的溝通聯系，積極主動地做好相關材料的收集工作，并及時送交省委組織部干部檔案室歸檔。第三節收集工作的方法和要求一、收集工作的方法干部檔案材料的收集工作，是一項政策性強、涉及面廣、艱苦細致的工作，干部檔案工作人員在把握收集工作的范圍和途徑的根底上，還必須針對本單位干部檔案工作的實際情況，研究收集工作的根本方法。當前來說，做好干部檔案材料收集工作一般方法有：〔一〕疏通渠道，理順材料形成部門與檔案管理部門的工作關系。干部檔案材料來源很多，涉及面廣。要完整地收集一個干部的全部檔案材料，首先必須疏通渠道。干部檔案部門要主動與有關單位取得聯系，建立制度，并向他們進行收集工作意義、考前須知及哪些材料應歸入干部檔案等的宣傳。材料形成單位應把及時送交歸檔材料，當作自己的職責和義務，按照中央有關規定，積極主動，保質保量地做好送交材料歸檔工作。〔二〕研究和掌握材料形成規律，把握收集工作的主動權。干部檔案管理部門及其工作人員應主動研究各類材料的不同特點，掌握不同材料的不同形成規律，把握工作的主動權。一般來說，材料形成有時間規律、信息規律。時間規律。一定的時間形成一定的材料，有相當數量的材料是按一定的時間規律形成和產生的。比方，各單位每年年底要對干部一年來的工作進行考核，形成年度考核材料。每年年終年初都要結合總結工作，評選先進工作者、先進生產者，就必然形成先進事跡材料。還有每逢重大紀念日，如“三·八”節，各級婦聯要表彰一批“三·八紅旗手”和婦女模范，就必然要形成一批模范事跡材料，每年“七一”各級黨組織要評選和表彰一批優秀黨員，就必然要形成一批黨員先進事跡材料，等等。如果我們掌握類似上述的時間規律，就可以及時地把這些事跡材料收集起來。否那么，時過境遷，這些材料就有可能散失，造成不可彌補的損失。信息規律。所謂信息規律，就是把一些消息和干部檔案材料的產生聯系起來，判斷哪些消息所反映的情況可能產生干部檔案材料，從而進行收集工作。比方黨代會、人代會、政協換屆選舉后，就要及時收集會議形成的代表登記表和干部任免呈報表；調整工資后，就要及時索要調資審批表；得知一批老同志離(退)休，就要收集他們的離(退)審批表；聽說某干部晉升了專業技術職務，就要有意識地收集其評、聘材料等等。還可以根據干部情況的變化來推知和收集可能形成相應的干部檔案材料，比方新填的履歷表獎勵欄增加了新內容，就必然要形成獎勵材料等等。〔三〕建立和健全材料收集歸檔工作制度，使收集工作制度化、標準化。干部檔案材料的收集，是一項貫穿干部檔案工作始終的經常性工作。而且，干部檔案材料的形成單位比擬分散，形成時間也不固定，給全面及時收集干部檔案材料增加了難度。為此，要做好這項工作，必須采取必要的措施使收集工作制度化、標準化。建立干部檔案材料的收集歸檔制度、主動送交制度、定期檢查索要制度、材料收集登記制度等。使形成干部檔案材料的有關部門掌握收集歸檔的范圍和要求，把向干部檔案管理部門送交干部檔案材料歸檔作為自己工作的一項重要內容，這樣才能保證不斷形成的干部檔案材料及時、全面地集中到干部檔案管理部門。１、建立送交制度。按照《干部人事檔案材料收集歸檔規定》的要求，“各級組織干部人事、紀檢監察和教育培訓、審計、統戰等部門應建立和健全送交干部人事檔案材料歸檔的制度，保證干部檔案部門能及時地、源源不斷地從形成單位獲得干部檔案材料。形成材料的部門，在形成正式材料一個月內，應按要求把應歸檔的材料送交干部檔案管理部門歸檔。”２、建立定期檢查索要制度。干部檔案管理部門要建立健全定期檢查索要制度。收集工作有很強的時間性，錯過了時間再收集就比擬困難，并且錯過的時間越長，收集的難度就越大。干部檔案工作人員要做到嘴勤、腿勤，經常與有關部門保持密切聯系，捕捉干部檔案材料的信息，主動索要應歸檔的材料，不能坐等有關單位送材料上門，不送不收，送多少收多少。檢查工作和索要工作要有機結合起來，隨時檢查，隨時索要，定期檢查，定期索要，什么時候發現缺少材料，就什么時候要。總之要堅持及時的原那么，催促有關部門盡快交轉，以防止材料漏收。３、建立登記制度。為了便于了解收集檔案材料情況，防止材料遺失，材料收來后要及時在《接收干部檔案材料登記表》〔見附表１〕上逐份逐項進行登記。為搞好省管干部檔案材料的收集歸檔工作，我們在總結近年來省管干部檔案材料收集歸檔經驗的根底上，根據《干部檔案工作條例》和《干部人事檔案材料歸檔規定》，制定了《安徽省省管干部檔案材料收集聯絡員制度》，指定了各個單位的聯絡員，明確了聯絡員職責，并對聯絡員單位及聯絡員本人分別提出了要求。我們相信，這個制度的貫徹落實，將使我省省管干部檔案材料收集工作進一步走向制度化、標準化。〔這個制度暫時還沒有印發下來〕二、收集工作的要求在我們掌握了收集工作的方法后，要切實做好干部檔案材料收集工作，還要注意收集工作的以下幾點要求，這就是：及時、保質、按量收集。第一要做到及時。所謂及時，是指干部檔案材料收集工作要有時間觀念，工作不能拖拉，材料不能積壓。干部檔案材料一經形成，應盡快集中到干部檔案管理部門。中組部《干部人事檔案材料收集歸檔規定》規定：“形成干部人事檔案材料的部門，在形成材料后的一個月內，按要求將材料送交主管干部人事檔案的干部歸檔”。收集來的材料要及時歸入干部檔案。這是由干部檔案工作的作用所決定的。只有將新形成的干部檔案材料迅速歸檔，不斷充實完善干部檔案內容，才能更好地為了解和使用干部提供依據。第二要做到保質。對收集工作來說，光有及時是不夠的，還必須保證收集工作的質量，不能馬馬虎虎，毛毛糙糙。收集來的材料應符合以下要求：一是準確：①必須是辦理完畢的正式材料；②收集材料范圍要準確；③材料內容必須真實可靠，不能似是而非、有水份、與事實不符。二是完整齊全：材料要完整無缺，不得掉頁少份、缺頭少尾；手續要齊全，該蓋章、簽字的要蓋章、簽字。三是書寫材質標準：材料盡量統一使用16K規格的辦公用紙，材料左邊應留有2-2.5cm的裝訂邊。文字必須是鉛印、膠印、油印或用藍黑墨水、黑墨水、墨汁書寫，不得使用圓珠筆、鉛筆、紅色及純藍墨水和復寫紙書寫。第三要做到按量。干部檔案材料要嚴格按照歸檔需要的數量來收集，但凡正、副本均要求收集的材料，需收集２份，不建副本的只需收集１份。既不能多也不能少。收多了不僅是種浪費，而且又要登記銷毀；收少了那么還得復制，增加了不必要的工作量。第四節當前的干部檔案材料收集工作的主要任務當前干部檔案材料收集工作，在做好日常性的收集工作的根底上，主要是要結合正在進行干部檔案審核工作，做好以下兩方面干部：一是要理清各自管理的干部檔案家底。將各自管理的干部檔案進行一次全面徹底的清理，摸清家底，盡快將該歸本單位管理的、新近提拔化歸本單位管理的以及其他各種歷史原因造成沒有收集上來的檔案收集起來。應該說，這次干部檔案審核是收集清理歷史欠帳的一次絕好時機，我們應抓住這次時機把所有歸本單位收集管理的干部檔案收集回來。同時，將不歸本單位管理的干部檔案堅決轉走，當然這些干部檔案的轉進轉出都要在請示好單位領導，并與對方單位協商一致的情況下進行。二是對所缺干部檔案材料進行一次全面收集。在這次干部檔案審核工作中，我們應按照審核工作通知要求，對照《干部檔案審核主要檢查驗收標準及處理方法》，組織力量對所管理干部檔案，逐份逐項進行認真審核，將每卷干部檔案中材料不齊全、手續不完備的情況，一一予以登記；整理清楚后，向相關單位發出催要檔案材料通知單，盡最大努力把缺少的檔案材料收集上來，為下一步審核整理工作打好根底。總之，干部檔案材料收集工作是一項政策性強、艱苦細致的工作，干部檔案管理人員必須熟悉業務、信息靈通、堅持執行有關制度，并做到手勤、口勤、腿勤，腦勤，充分發揮自己的主觀能動性，才能及時全面地做好干部檔案材料的收集工作。第二章干部檔案的整理干部檔案整理工作，是干部檔案建設的根底工作之一。關于干部檔案的整理工作，我在這里講四個問題。第一節干部檔案整理工作的依據、概念、類型和方式一、干部檔案整理工作的政策法規依據一是《干部檔案工作條例》，二是《干部檔案整理工作細那么》。為實現干部人事檔案整理工作的標準化，中組部1991年專門制訂了《干部檔案整理工作細那么》，對干部檔案整理工作的根本要求、檔案材料的鑒別、分類、排序與編目、復制與技術加工、裝訂與驗收入庫等環節都作了具體明確的規定，是我們從事干部檔案整理工作具體法規依據和行動指南。二、干部檔案整理工作的概念干部檔案整理工作是以干部個人為單位，將收集起來的每個干部的檔案材料，按照有關規定和要求，進行鑒別、分類、排序、編目、技術加工、裝訂成卷，使之內容條理、順序固定，并在此根底上，不斷對檔案內容進行補充的工作，是干部檔案立卷的全部過程。也就是說，干部檔案整理是一種對收集起來的個人材料進行加工的過程，是一種使個人材料系統化、條理化為目的的加工，是按照一定規那么方法和步驟進行的整理過程。三、干部檔案整理的類型1、新建檔案的整理。這是比擬系統、全面的整理，主要是指對新走上工作崗位的人員的檔案進行整理，如對新分配的大學生。2、對檔案補充新內容的整理。也稱“歸檔”或“歸零散材料”，是將新產生的一些干部人事檔案材料補充到干部檔案的正本或副本中去。3、對檔案進行清理的整理。就是按照有關落實政策的文件規定，對干部人事檔案材料進行清理。這種整理檔案的類型，是在特定歷史條件下產生的，屬于特殊種類，一般不常用。主要目的是落實干部政策。如：十一屆三中全會以來，全國對干部人事檔案普遍進行了清理整理，清理“反右派”、“文革”等歷次運動中形成的冤、假、錯案材料。四、干部檔案整理的方式干部檔案整理的主要方式有兩種：一是集中時間、集中人力的整理。這種方式，是管檔單位在一定時間內，抽調或借用局部干部人事檔案管理人員或其他人員，集中在一塊進行整理的方式。這也是對干部人事檔案人員進行業務培訓的一種有效方式。我們這次全省范圍內的干部檔案審核就是一次集中整理。二是日常工作中的整理。就是檔案管理人員在日常工作中，對新收的檔案和檔案材料所進行的立卷、歸檔的工作方式。我們更多使用的是日常工作中的整理，因為集中整理不可能經常進行，即使集中整理好的檔案，更多的是要做好日常維護工作。第二節整理工作的意義、要求及整理前的準備一、整理工作意義及要求１、整理工作的作用和意義〔１〕通過整理，可以使干部檔案材料轉化為干部檔案；〔２〕通過整理，可以使干部檔案材料裝訂成卷，到達完整與平安之目的；〔３〕通過整理，可以了解干部檔案材料是否收集齊全，從而促進收集工作；〔４〕通過整理，可以使干部檔案便于利用；〔５〕通過整理，可以使干部檔案便于保管和統計；〔６〕通過整理，可以為干部檔案管理的科學化、現代化創造條件。2、整理工作的要求和目的根據中組部《干部檔案整理工作細那么》和有關規定，“整理干部檔案，須做到認真鑒別、分類準確、編排有序、目錄清楚、裝訂整齊。通過整理使每卷檔案到達完整、真實、條理、精煉、實用的要求。”所謂完整，一是指整個檔案材料內容要完整，每份材料來龍去脈要清楚；二是成套材料要完整；三是材料外形完整無損、整齊美觀。所謂真實，就是材料內容要符合干部本人實際情況，通過鑒別，將似是而非、有水份的材料剔除出去，使整理后的檔案能準確、客觀地反映一個干部的本來面目，真正成為了解和使用干部的可靠依據。所謂條理，就是通過分類，對干部檔案材料按照一定的順序進行編排，使其綱目清楚，脈胳清楚。所謂精煉，就是對收集起來的干部檔案材料，進行一番去粗取精的工作，清出那些沒有價值的、重復的材料，在完整真實的前提下，使干部檔案到達精干、簡潔、集中、凝煉的要求。所謂實用，就是要求分類、排序、復制、技術加工、目錄登記、裝訂等工序都要從方便利用和保管出發。二、整理前準備工作《干部檔案整理工作細那么》第五條、第六條要求：“整理干部檔案，事先要收集好干部檔案材料，并備齊卷皮、目錄紙、襯紙、切紙刀、打孔機等必須的物品和設備。”“整理干部檔案的人員，必須努力學習黨的干部工作方針、政策和檔案工作的專業知識，熟悉整理干部檔案的有關規定，掌握整理工作的根本方法和技能，認真負責做好整理工作。”這兩條明確了我們做好干部檔案整理前的準備工作；１、收集好材料。整理前須將所管的干部檔案應收集的材料收集齊全。２、組織并培訓好力量。根據整理的工作量，組織相應數量的人員集中時間、集中精力整理。整檔人員必須是黨員干部，并且政治、業務素質好，有一定干部工作業務知識，文字書寫工整。一般可在組織人事部門或干審部門中抽調。人員確定后，應先進行業務培訓，使其熟悉業務，掌握有關政策和規定，明確工作要求，熟悉整理工作各道工序和掌握實際操作技術，并對他們進行保密教育。３、整理好場所。干部檔案是國家檔案的重要組成局部，整理工作必須貫徹執行黨和國家保密法規和制度。整理時材料要一份一份攤開，進行歸類系統整理。為確保干部檔案的完整和平安，整理工作必須在專門辦公室進行。整理場所應配備消防器材，門窗要加固。４、備齊用具及表格〔１〕切紙刀、打孔機、剪刀、鐵夾、錐子、化學漿糊或固體膠〔一般不要用膠水，因膠水使用不好往往將檔案材料弄壞了〕、非金屬包頭的鞋帶等，有條件的可配備復印機；〔２〕干部檔案卷夾(干部檔案袋、卷皮)、檔案目錄、襯紙、正副本及姓名標簽、正副本印章〔用于目錄上〕；〔３〕收集干部檔案材料登記表、工資變動登記表、銷毀材料登記表、退還本人材料登記表等；(4)微機和打印機(用于輸入和打印目錄)。上述準備工作都涉及到經費的支持，因此，在初期謀劃整理工作時就要做好經費預算，申請解決好干部檔案整理專項經費問題。只有整理工作的準備工作做充分了，整理工作才能有條不紊地進行，到達預期效果。第三節干部檔案整理步驟干部檔案整理工作，按照實際的操作經驗來說，可以分為一下八個步驟：一、材料的鑒別鑒別工作是干部檔案管理部門對收集起來準備歸檔的材料進行審查，甄別材料真偽，判斷材料保存價值，確定是否歸入干部檔案的工作。是從質的方面來保證干部檔案的真實性、完整性、精煉性的工作。它是干部檔案材料進入干部檔案前的最后一次檢查。因此，干部檔案工作人員必須按黨的政策辦事，慎之又慎地決定材料的取舍，本著對組織和干部本人負責的態度，認真、嚴肅、細致地做好鑒別工作。《干部檔案整理工作細那么》專門用了一章來講述鑒別工作，可見鑒別工作也是非常重要的一項工作。〔一〕鑒別歸檔材料的原那么和要求1、鑒別工作必須以中央有關文件為依據，做到取之有據，舍之有理。鑒別工作總的要以中組部頒發的《干部檔案工作條例》、《干部檔案整理工作細那么》、《干部人事檔案材料收集歸檔規定》等有關規定為依據。干部在政治運動中形成的材料和受處分材料歸檔，應依據以下文件：〔１〕整風和反右斗爭中形成材料的處理，主要依據中組部〔７９〕組通字５１號文件和省委組織部組干一〔８１〕２５８號文件。凡屬“文革”以前其他錯案形成的材料，中央已有規定的，按規定辦，中央沒有規定的，可參照上述原那么處理。〔２〕反右傾斗爭中形成材料的處理，應依據中組發〔８０〕３４號文件。〔３〕“文革”期間形成材料的處理，應依據中組部〔７９〕組通字５４號文件。〔４〕歸僑、僑眷、港澳同胞眷屬檔案材料的處理，除依據上述文件外，還應參照國務院僑辦、中組部、公安部〔８１〕僑政會字第０３８號文件。〔５〕“兩案”中受審查人員的材料，其處理應依據中發〔８２〕９號文件和中辦發〔８３〕４３號文件。〔６〕整黨工作中形成材料的處理，應依據中整辦〔８４〕２２號文件。〔７〕對“文革”中犯一般性錯誤人員審查材料的處理，應依據中指辦〔８７〕２號、組通字〔８７〕１５號及皖組字〔８７〕１５號文件。〔８〕對犯有錯誤的黨員干部的材料的處理，應依據中紀發〔８９〕１０號文件。〔９〕民主評議黨員和黨員登記中形成的材料，應依據組通字〔８９〕１７號文件及１９９１年１０月２７日中組部副部長趙宗鼐同志在全國民主評議黨員工作座談會上的講話。〔１０〕核查“三種人”形成的材料及“記錄在案”人員的審查材料處理，應依據中發〔８４〕１７號和中組發〔８３〕６號文件。另外，專業技術職務評定、晉升工作中形成材料的處理，應依據省檔案局、省委組織部、省職改領導小組皖檔聯發〔８９〕１號文件。在鑒別工作中一定要把握中央有關文件精神實質，逐份認真審閱，做到不該歸檔的一份不歸，該歸檔的一份不舍。上述鑒別工作一般已經開展過了，不需我們再去處理，假設發現還存在上述情況，我們可以向組織反映出來，再由干部監督部門處理。二、鑒別工作應堅持歷史唯物主義和辯證唯物主義的觀點，具體問題具體分析，切忌望題生義，采取“一刀切”。中央有關文件畢竟比擬原那么、概括，而干部檔案材料的特點那么是因份而異，錯綜復雜。例如，“文革”期間形成的干部檔案材料很多是無限上綱、誣蔑不實的材料，應清理出來，但也有一些在一定程度上反映了干部個人實際情況，并有一定保存價值的材料，那么應區別情況對待，妥善處理。如入黨、入團志愿書，干部任免呈報表，出國人員審查表，大〔中〕專畢業生登記表，吸收錄用干部、工人審批表，應征公民政審表，轉業〔退伍〕軍人登記表，正常調動時組織所作的鑒定等，應歸入干部檔案。另如違紀問題的材料，按規定干部檔案不存查證材料，但由于各種原因已經收入的，應維持現狀。在鑒別工作中遇到疑難問題，應請示領導，必要時可以和上級干部檔案主管部門共同研究，以求穩妥。〔二〕鑒別歸檔材料的具體做法１、判斷材料是否屬所管干部的材料及應歸入干部人事檔案的材料。防止同名異人，張冠李戴，或誤將一人多名的材料分開。對同名同姓和一人多名的材料要進行認真核對。同名同姓材料要核對職務、籍貫、年齡、入黨〔團〕時間、工資等根本情況是否相同；一人多名的材料，除核對根本情況外，還應當查看曾用名。另外，應將不屬于歸檔范圍的材料和重復材料清理出來。２、審查材料是否真實，觀點是否明確。發現與事實不符、自相矛盾、觀點不明確、是非不清的材料，要向有關部門和干部本人提出，并退回更改。如干部履歷表中的姓名、出生年月、學歷、參加工作時間等欄目的填寫不符合干部檔案一貫記載，那么不能歸檔，應退回更正。再如晉升工資審批表，單位意見欄填“同意晉升為五檔”，主管部門的意見是“同意晉升為四檔”，而審批欄填的是“同意”，同意哪一種意見不清楚，也應退回重辦。其他材料也如此。３、審查材料是否齊全、完整。例如，政審材料一般應具有審查結論、調查報告、上級批復、主要證明材料、本人交待等，處分材料一般應有處分決定〔包括免予處分的決定〕、調查報告、上級批復、個人檢討、個人對處分的意見等。上述材料屬于成套的，必須齊全，每份歸檔材料，必須完整。對頭尾不清，來源和時間不明的材料，要查清注明后再歸檔。但凡查不清楚或對象不明確的材料不能歸檔。４、審查材料是否手續完備〔１〕干部本人撰寫的干部檔案材料，應有材料形成時間及本人簽字〔或蓋章〕，如自傳、入黨(團)申請書、本人交待、學習總結等。〔２〕干部本人填寫的需由組織審查的材料，除個人簽名及注明填寫時間外，還應有組織審批意見、時間并蓋印章，如干部履歷表、入黨(團)志愿書、黨員登記表等。〔３〕組織審查的需要本人簽署意見的材料，本人要簽署意見及時間或由組織注明經過本人見面。如審查結論、處分決定、組織鑒定、民主評議和考核中形成的綜合材料等。〔４〕單位出具證明材料，應有單位名稱〔蓋章〕及出具時間；個人出具證明材料，證明人所在單位黨組織應簽署證明人的政治情況并注明時間。〔５〕直接由組織形成的干部檔案材料，要有上級組織的批準意見及時間并蓋印章，如工資審批表、專業技術職務評審表等，干部任免審批表還應注明批準文號，或在何時何次會議上中選〔或決定任免〕。凡不符合上述要求的，須補辦手續后才能歸檔。５、審核材料是否辦理完畢的正式歸檔的材料。鑒別中發現涉及干部政歷問題或其它重要問題，需要查清而未查清的材料及未辦畢的材料，不能歸入干部檔案，應交有關組織處理。６、鑒別時發現檔案中缺少有關材料，要及時進行登記并收集補充。〔三〕對不能歸入干部檔案材料的處理經過鑒別后，不能歸入干部檔案的材料，應區別情況予以處理：１、轉出：經鑒別凡屬錯裝入干部檔案的他人材料或文書檔案，如文件底稿、歷史資料、會議記錄、組織關系介紹信、獨生子女審批表等，均應轉交有關部門處理。２、退回：〔１〕凡近期形成的干部檔案材料，不符合要求的，應退回材料形成單位說明原因，提出意見，限期交回。〔２〕本人寫的一些材料，過去已歸入干部檔案，按后來政策規定不應歸入干部檔案的，如“文革”中違心上綱、不符事實的檢查材料，以及應由本人保存的材料，如私人信件、畢業證書、論文、獎章獎狀、任命書、結婚證、獨生子女證等，應退還本人。退還單位的應填寫《轉遞干部檔案材料通知單》，通過機要交通發出。退還本人的材料，要填寫《退還本人材料登記表》〔見附表２〕，經領導批準后，一次退給本人。本人清點無誤后，應在登記表上簽字或蓋私人印章。登記表由干部檔案管理部門長期保存。３、銷毀：〔１〕按有關政策規定應抽出銷毀的材料。〔２〕“文革”中形成的不能反映干部真實情況的材料，如軍宣隊、工宣隊隊員登記表、鑒定，下放勞動或“五、七”干校的“鑒定”、“思想總結”等，以及有當時組織批注，不宜退還本人的材料。〔３〕既不屬于干部檔案內容，也不屬于個人保管的材料，如審干調查要點、提綱，從本人檔案中摘抄的材料，未經批準的干部任免表等。〔４〕重份多余材料〔正、副本已有的〕。需要銷毀的材料，要分別將每個人的材料逐項登記在《銷毀干部檔案材料登記表》上〔見附表３〕。銷毀理由應填“重份”、“不屬干部檔案歸檔范圍”、“根據××號文件抽出”等，防止籠統填“內容不重要”、“保存價值不大”等。集中銷毀前應對列入銷毀材料進行一次復查，并報經黨委〔黨組〕分管領導批準前方可銷毀。銷毀時要有兩名監銷人在場，銷毀后監銷人要在銷毀材料登記表上簽名蓋章，注明銷毀日期。銷毀登記表應長期保存，以備查考。銷毀方式：送造紙廠當場化紙漿；采用燃燒的方法自行銷毀，但必須將材料燒透化為灰燼前方能離開；用粉碎機將材料破成碎末。考前須知：不準邀干部本人到場搞當面銷毀；哪個單位清理出來材料，由哪個單位負責銷毀；材料銷毀前，應單獨存放，不得隨干部檔案轉遞；嚴禁將銷毀材料出售給廢品站或個人，也不得留作它用。二、材料的分類分類，是將反映一個干部情況的材料集中起來，經過鑒別、按照材料的內容、性質以及材料之間的內在聯系，區分類型、相對集中、進行排列組合的過程。是判斷干部檔案材料歸屬類別，使干部檔案條理化、系統化的工作，是整理工作的一道重要工序。分類是否準確，直接影響到干部檔案利用。《條例》規定的干部檔案內容十類，是劃分類別的準繩。但在具體分類時，由于材料千差萬別，不可能都簡單地“對號入座”，這就需要對規定的十大類別不斷學習，反復理解，以求做到融會貫穿，分類得當。干部檔案分正、副本，正本有十類，副本有七類。干部檔案正本，由歷史地、全面地反映干部情況的材料構成。其內容及其分類如下：第一類履歷材料１、干部、工人、教師、醫務人員、軍人、學生等各類人員履歷表〔書〕、登記表、簡歷表；２、黨員、團員干部登記表、簡歷表；〔注意這里所講的黨員干部、團員干部登記表、簡歷表，與后面第六類的黨員登記表、團員登記表有區別，當然，這種表格很少見，假設有就放一類。〕３、土改、鎮反、三反、三查、肅反、社教運開工作隊員登記表；４、以干部經歷為主要內容的審查表、調查表和履歷變化補充表；５、已經上崗的后備干部登記表；〔注意是已經提拔上崗的，如以鑒定為主的放在三類，沒有提拔的不歸檔〕６、個人參加革命活動簡歷的材料；7、帶有鑒定的履歷表、簡歷表及登記表；〔注意是以履歷、簡歷為主要內容的〕８、干部更改姓名的材料。〔注意不要放在五類去了〕兵役登記表〔包括招飛行學員、機要學員登記表〕或招收工人、聘用干部登記表中如有審批意見、能反映其參加工作時間的放在第九類，無審批意見主要反映干部個人簡歷情況的放在第一類。部隊轉業干部檔案中的《履歷書》，如果可以拆分，應在保持各類材料相對完整〔有落款，獨立成文〕的前提下將它拆開，按履歷、自傳、鑒定、政歷問題結論四局部分別歸入一、二、三、五類。第二類自傳材料１、干部所寫的自傳、小傳、小史；２、帶有自傳的履歷表或簡歷表；３、有自傳內容的“歷史反省”材料；４、干部所寫的表達自己經歷、思想變化過程、家庭情況、社會關系等內容的材料；５、入黨、入團申請書中能分開的自傳內容材料；６、其他屬于自傳性質的材料。第三類鑒定、考察、考核材料１、干部、職工、學生〔學員〕、軍人、黨員、團員等各類人員的鑒定表及材料；２、畢業、結業、出國〔出境〕、勞動、住院〔療養〕、調動等鑒定表及材料；３、以鑒定為主要內容的各類人員登記表；４、組織正式出具的鑒定性的干部表現情況材料；５、考核、考察登記表，組織正式考核和民主評議的綜合材料，尤其是1994年以來的年度考核表；考察材料如是與任免表一起形成的那么與干部任免審批表一起放在九類，否那么放在3類。６、應屆畢業生重點培養對象〔選調生〕選拔審批表；7、一般性離任審計、年度審計材料；8、其他屬于鑒定性質的材料。不該歸入本類的材料：從本人檔案中摘錄的優缺點材料，個別談話記錄或個人寫的干部一般表現材料，鑒定會上發言記錄，學生社會實踐登記表、軍訓小結、體育達標卡等。第四類學歷、學位、學績、培訓和專業技術情況的材料１、報考高等學校學生登記表、審查表；２、畢業生登記表、審批表、分配表；３、推薦選拔的學生〔留學生〕登記表、審批表；４、各級黨校、各類培訓班、進修班、文化補習班學員登記表，如省委黨校的干部學員考核表；５、黨校函授大專班學員畢業資格審查表；６、各類學習成績表、成績單、記分冊；７、教育部門出具的學歷證明〔根據國家教委辦公廳、人事部辦公廳〔９３〕４號文件規定精神，有些院校為１９７０—１９７６年畢業生出具享受本科待遇的學歷證明一律無效，不予歸檔〕；８、套改、晉升、聘任專業技術職務的審批表、登記表，專業技術任職資格申請表；9、專業技術職務考績材料〔專業技術人員業務考核登記表〕10、教師資格過渡審批表、申請表；11、創造創造、科研成績、著作及有重大影響論文〔如獲獎或全國報刊發表的〕的目錄；１2、專業技術方面的優秀論文獲獎通知書、證書；13、青年教師學科帶頭人或骨干教師審批表，專業技術拔尖人才登記表；１4、反映干部學歷、才識、專業技術方面情況的其他材料。社會力量辦學而教育部門不成認學歷的學歷證明，須注明“不成認學歷”字樣后歸檔。不該歸入本類材料：各種考試卷、設計方案、圖紙、論文、著作、推薦上大學的座談會記錄、普法考試成績表、專業技術人員業務考績檔案〔注意與本類第9條有區別，歸于文書檔案〕等。第五類政治歷史情況審查材料１、政治歷史情況〔包括黨籍問題〕的審查、甄別、復查結論〔意見、決定〕、調查報告、上級黨委批復、本人對結論決定的意見及重要申訴材料，作為依據的主要證明材料、本人檢查交待或說明情況的材料；２、入黨、入團、參軍、出國等調查政審材料；３、入黨、入團申請書中能分開的家庭成員、社會關系材料；４、更改干部的民族、年齡、國籍、軍籍、入黨、入團、參加工作時間的組織審查意見、上級批復以及所依據的證明材料；５、家庭出身、本人成份、社會關系的組織審查意見、上級批復以及所依據的證明材料；６、有組織審查意見的政治歷史情況調查表、審查表；７、干部愛人情況登記表；８、入伍時間批注、入伍證明材料；９、家庭成員、主要社會關系的政治歷史情況的有關問題的平反改正通知、決定。不該歸入本類的材料：未經查證核實的有關干部政歷問題的檢舉材料〔應轉有關部門處理〕，在政治審查中形成的審理報告及結論報告底稿，從干部本人檔案中摘抄的材料等。第六類參加黨團的材料１、入團志愿書、申請書、退團和超齡離團的材料、團員登記表；２、入黨志愿書、申請書〔多份的，可歸入１—２份全面系統的〕、轉正申請書和黨組織對入黨、轉正報告的意見〔尚未轉正的入黨志愿書應由支部保管，待轉正后歸檔〕；３、中國共產黨黨員登記表，不予登記的決定、組織審批意見及所依據的材料，緩期登記材料及認定為不合格黨員被勸退或除名的主要事實依據材料和組織審批材料；４、延長入黨預備期的有關材料及取消預備黨員資格的組織意見〔沒有單獨形成處理意見、處分等材料，只在入黨志愿書上注明取消黨員資格，經有關黨委批準蓋章后，其入黨志愿書應收集歸檔，并在六類目錄上注明“已取消預備黨員資格”。凡單行材料中已明確取消預備黨員資格的，只收集單行材料，不再收集“入黨志愿書”歸檔〕；５、開除黨籍、團籍處分的材料可按政歷問題或違紀案件分別歸入五類和八類，其入黨〔團〕志愿書仍放第六類，但須在封面注明：“×年×月×日經××黨委〔團委〕批準開除出黨〔團〕”的字樣；６、退黨材料；７、參加民主黨派的登記表之類的材料；8、1985年黨員登記表；9、１９９０年形成的民主評議黨員材料。不該歸入本類材料：入黨、入團過程中由組織召開的群眾座談會和黨小組、支部大會會議記錄，培養對象考察表，一般性的入黨思想匯報，入黨時調查的一般表現材料，黨員重新登記申請書等。第七類獎勵〔包括科技業務和業務獎勵、英雄模范先進事跡〕材料１、創造創造獎勵材料；２、各種業務獎勵材料；３、正式命名授予勞動模范、先進工作者、特級教師、優秀黨〔團〕員、“三八”紅旗手、戰斗英雄、新長征突擊手等各種稱號的登記表、審批表、授獎決定和事跡材料；４、立功受勛和通報表揚、嘉獎材料；５、從事專業工作三十年人員登記表、審批表；６、縣團級以上單位各種積極分子登記表。7、高等學校品學兼優畢業生審批表不該歸入本類的材料：獎學金登記表等。第八類干部違犯黨紀、政紀、國法等材料１、處分決定、查證核實報告、上級批復、本人對處分的意見、本人檢查、交待材料〔包括違紀黨員受紀律處分的有關材料〕；２、免于處分的處理意見及個人檢查；３、撤銷處分的決定、報告；４、組織上未給予處分但確有錯誤〔如道德品質、生活作風、經濟問題〕的證明材料和本人的檢查材料；５、通報批評材料；６、法院判決書，撤銷判決的通知書，勞動教養審批表；７、復查、甄別、報告、決定、上級批復、本人意見及申訴；８、反右斗爭中錯定右派經復查改正的：復查結論、報告和所依據的主要證明材料及原結論〔或決定〕；９、反右傾斗爭中受處分后復查平反的：甄別平反材料；１０、“文革”中犯有嚴重錯誤或經審定為“三種人”的：結論、決定、上級批復、報告及本人檢查材料；１１、“文革”中犯有一般性錯誤的：上級批復、決定、調查報告、專題考察材料及所依據的證明材料；１２、經過核對的“記錄在案”的材料；13、有處分結論的審計材料。第九類錄用、任免、聘用、轉業、工資、待遇、出國〔境〕、退〔離〕休、退職、各種代表會代表的審批表、呈報表、登記表等材料１、錄用、聘用干部審批表，聘用干部合同書，解聘、辭退材料；２、招工、以工代干人員轉干、民辦教師轉正審批表；３、干部任免〔呈報〕審批表〔包括專題考察材料或現實表現材料〕；４、入伍〔兵役〕、復員、退伍、**軍人、軍〔警〕官、文職干部轉服預備役登記表、審批表，軍銜審批表〔包括評定軍銜鑒定〕，５、國家公務員資格審查表或過渡審批表；６、干部轉正定級、調資、升級等各種工資變動審批表和解決待遇問題審批材料；７、浮開工資、取消保存工資審批表；８、關于工齡津貼年限說明〔包括工齡連續計算、更改工齡的成套材料〕；9、退職、退〔離〕休、提高待遇審批表；10、出國〔境〕人員審查表和因公出國(境)人員備案表；11、出席縣團級以上單位的黨代會、人代會、政協會議，工、青、婦等群眾團體代表會，民主黨派代表會的代表登記表。九類第一份材料應為組織填寫的《工資變動登記表》(見附表21)任免通知不歸檔〔95年以前的老材料中只有任免通知而無任免呈報表的，可不取出，但95年之后職務變動必須歸干部任免審批表和考察材料〕。我省調整工資標準審批表不歸檔(可以單獨保存好，以備以后查考)。第十類其他可供組織參考、有保存價值的材料１、體檢合格的最新一份體檢表；體檢有殘疾的體檢表、殘廢等級材料、因公負傷證明材料；２、干部逝世后，報紙報道的消息或訃告、悼詞〔生平〕、干部死亡的報告表、非正常死亡的調查報告及有關情況的遺書等；３、干部本人歷次所寫的思想、工作、學習總結和檢查，如大學期間的學生學年小結；４、干部思想改造登記表；５、民事糾紛判決書、調解書；〔刑事判決書放8類，注意區別〕6．家屬隨軍報告表；〔注意與第五類中的“干部愛人情況登記表”相區別〕關于同一份材料視具體情況歸類問題，除《干部檔案整理工作細那么》第十四條規定的幾種情況以外，我們在實踐中還遇到以下情況，分別按以下方法處理：學習材料，一般采取四類優先的方法，如各級黨校學習結束后的考核表〔鑒定表〕一般歸四類；各類畢業生鑒定登記表也屬交叉歸類，一般是四類，但如四類中已有畢業生登記表等相應學歷材料，畢業生鑒定表可歸三類；學生入學政審表也屬交叉歸類，如四類已有入學報名表，入學登記表等材料，那么入學政審表放五類，否那么放四類。領導干部的審計材料，無處分結論的一般性離任審計、年度審計材料，歸入三類，有處分結論的那么歸八類。1990年以后的黨員登記表只歸兩頭，優秀的歸入七類，不合格的歸入八類，其它的不歸檔。干部檔案副本內容，是由正本以下類別主要材料構成：第一類的近期履歷材料；第三類的主要鑒定、干部考核材料；第四類的學歷、學位、評聘專業技術職務的材料；第五類的政治歷史情況的審查結論〔包括甄別、復查結論〕材第七類的獎勵材料；第八類的處分決定〔包括甄別、復查結論〕材料；第九類的干部任免審批表和工資、待遇的審批材料。正本其它類別多余的重要材料，也可歸入副本。副本材料的整理按正本十類內容分類、次序排列。干部檔案副本所反映的干部情況較為概括。從正本和副本的構成成分可以看出，副本是在正本根底上建立的。正本所包含的材料，副本不一定都包含，但副本的材料必須是正本局部材料的重復件和復制件。正本中沒有的材料，副本中不應有。干部檔案副本建立范圍：在我省一般是擔任縣〔處〕級以上(含縣處級)職務的干部才建副本。考慮到縣處級以下干部情況不盡相同，有些不需建副本，所以對縣處級以下干部是否一律建副本，不作統一要求，已有副本的應保存，沒有的可以不建立，具體由各單位自行掌握。為方便干部所在單位的組織人事部門使用，因干部管理權限變動，提拔為上一級組織管理的干部后，干部檔案轉往上級主管部門前，原管理單位應先建立副本，然后再轉出檔案。三、干部檔案材料的排序干部檔案材料的排序，是指在整理干部檔案過程中，對各類材料進行排列順序和編號的工作。干部檔案每類材料，都要根據材料內容的內在聯系和材料之間的銜接或材料的形成時間排列順序。干部檔案材料共分十類，各類材料都有自己的特點，要做好這一工作，就要從實際出發，總的要求是“編排有序”。排序的根本方式：１、按干部檔案材料形成時間排序的有：第一類、第二類、第三類、第四類、第七類、第九類、第十類材料。注意：我們原來在第一類材料的處理上，雖然是按時間順序登記，但為了使用方便，將第一類中的最新《干部履歷表》排在類首，去年中組部要求改正過來，仍嚴格按照時間順序登記并排序。第九類中工資變動登記表排在類首，登記目錄也在類首。其他幾類材料完全按時間先后排列。在這里還要強調一點，我們要根據干部職務和工資的變動，不斷地續填最新的《干部履歷表》和《工資變動登記表》。《干部履歷表》的履歷局部不能斷檔；《工資變動登記表》的職務工資和級別工資既要寫清幾檔幾級，又要填寫具體金額，即使職務工資和級別工資只有一項變動，另一項不變，也要在相應欄里填寫清楚，不能寫“同上”或空著不填。２、按干部檔案材料內容的主次關系排序的有：第五類、第六類、第八類材料。〔１〕第五類材料的排序為：上級批復、結論、本人對結論的意見、調查報告、證明材料〔根據每份材料所證明的主要問題相應集中排列〕，本人交待材料。有復查結論的，應排在原結論的前面。不同問題分別作了結論的，可將每個問題的有關材料按上述順序排在一起。同一問題屢次審查的，應將每次審查形成的材料排在一起。并將最后一次審查的全部材料排在最前面，其余材料按形成時間順序排列。〔２〕第六類入黨、入團材料應分別按主次集中排列，先排入團材料，再排入黨材料。順序為：入團志愿書、入團申請書、團員登記表、退團材料，入黨志愿書、入黨申請書、組織上對入黨的意見、對轉正的意見、本人轉正申請、延長預備期材料、入黨的其他材料、黨員登記表、民主評議黨員登記表〔按時間順序排列〕，參加民主黨派材料。〔３〕第八類材料排序為：上級批復、處分決定、本人對處分的意見、調查報告、本人檢討。有撤銷處分和甄別平反決定的，將全部材料排在處分材料之前。老材料有證明材料的，可排在調查報告之后，其他材料與五類排列方法相同。以上五、六、八類材料排列例表說明：〔見教材〕１、“一次”或“屢次”審查〔處分〕，按作了組織審查結論〔處分決定〕意見的次數算。２、例表中左邊注的“第一次審查”、“第二次審查”、‘復查結論局部”、“原結論局部”、“撤銷處分材料”、“原處分材料”、“入團材料”、“入黨材料”等，只表示排列順序，登記目錄時不用寫，按順序號往下登記即可。另外，干部檔案材料備考表〔見附表４〕的排序：單項材料備考表是備考哪份材料就排在那份材料所在類的最后；總的備考，可歸入第十類，排列在最后。材料排序后，用鉛筆在每份材料第一頁的右上角編上類號和順序號，并在每類第一份材料右上角貼上分類角〔不用類、號、頁小戳子〕。在正面的右下角和反面的左下角編寫頁碼。例如，第一類第４份材料共１３頁，可在右上角編“１—４”，用圖書編頁法，從前至后在每一頁右下角或左下角標上1、2……13。原來是在每類材料第一頁的右下角編寫頁數，注意改正過來。四、干部檔案材料的復制復制就是根據干部檔案材料收集和保護的需要，使用一定的技術手段，按照干部檔案材料原件內容和式樣重新制作一份或數份材料。１、復制的原因〔１〕建立檔案副本的材料不夠時，可選擇正本中的材料進行復制。〔２〕字跡不清的材料，墨水褪色的材料要進行復制。〔３〕凡用鉛筆、圓珠筆書寫或復寫的以及用復寫紙打印的重要材料都要重新復制，如自傳、審查結論、調查報告、處分決定等。為減少復制工作量，接收材料時應嚴格把關。但凡近期形成的不符合要求的材料，要退回材料形成單位重新制作或補正。２、復制的方式和要求復制一般可采用手描、打印、抄寫、復印等方式。〔１〕手描。手描是用藍黑墨水、黑墨水或墨汁的鋼筆在材料的原件字跡模糊不清的地方，按原字跡進行描摹。手描要一絲不茍，力求保持材料的原貌。〔２〕抄寫、打印。抄寫、打印是用藍黑墨水或黑墨水鋼筆〔毛筆〕或打字機按材料內容復制一份或數份。手抄的材料應字跡清楚，工整，文字標準。復制的材料必須仔細校對，做到絕對無誤，并要注明材料原件存于何處、復制單位、復制人、核對人、復制時間。復制時，嚴禁在原件和復制件上勾、抹、涂、劃。〔３〕復印機復制。復印機復印時，廢頁應帶回干部檔案管理部門銷毀，不要散失，以防失密。復制后，原件應及時歸入正本，正本中的原件是用鉛筆、圓珠筆和復寫紙作書寫材料的，應將復制件和原件同時歸入正本，原件附在復制件之后。因建立副本所需而復制的材料，復制件只存副本。五、干部檔案材料的技術加工技術加工是指在不損壞文字內容的前提下，利用裱糊、剪裁、折疊等技術手段，對紙張不符規格、破損、卷角、折皺的干部檔案材料進行技術處理，使其外表到達“四邊整齊”，便于裝訂、保管和利用，壽命得以延長。其主要方法有：１、裱糊。對破損、卷角、過簿、折皺和小于１６開規格〔２６×１8．4cm〕的干部檔案材料，進行托裱和托補，使其折皺和卷角平整，破損復原，且符合１６開規格紙張。根據每份材料不同的情況通常采用單邊、單面托裱、夾面托裱、魚鱗形或梯形托裱，還有膠紙粘貼等。對紙面過窄或無裝訂線的檔案材料，須進行托補，有左側加邊和周圍加邊〔又稱開窗法〕等方法。對一些破損、多頁零散的材料，在裝訂線的一邊要用白紙包邊，主要作用是為了保護材料，防止失散，使檔案材料立卷裝訂后整齊美觀。根據中組部的要求，所有干部檔案材料左邊不能出現兩個洞眼交叉情況。如有交叉洞眼，應裱糊。襯紙要用白紙，不宜過厚或過簿，不可采用有字的廢紙、廢目錄或報紙湊合。漿糊和膠水須能防蟲蛀，不腐蝕紙張。裱糊后的檔案材料應壓平晾干，不得在陽光下暴曬或高溫熨烤。２、剪裁。對大于１６開的檔案材料，在不影響材料完整和不損傷字跡的前提下，可酌情剪裁，使其符合１６開規格。為防止把材料文字、印章切掉，剪裁必須一頁一頁地切，絕對不可圖省事多頁一刀切，并應在左側留２.５厘米裝訂線，盡量做到材料上邊和下邊空白處相等。３、折疊。適用于對經過剪裁處理后仍大于１６開的材料，或對過寬過長而又不宜剪裁的材料進行技術處理，使其符合１６開規格要求。折疊處要盡量避開文字，折疊后的材料要保持整個案卷的平整，文字、照片不得損壞，便于展開閱讀。折疊形式有橫折疊、豎折疊、橫豎交叉或梯形折疊等。４、撤除檔案材料上的大頭針、曲別針、訂書釘等金屬品，以防止氧化銹毀材料。5、無論材料是否需要托表，材料一律正裝，橫寫的材料名稱在上，豎寫的材料名稱在右。六、目錄登記目錄登記，是在干部檔案材料經過分類、排序、技術加工之后，按照固定的欄目和要求，將應歸入檔案材料名稱逐份進行記載的工作。目錄是查閱檔案內容的索引，每卷干部檔案必須有詳細的檔案材料目錄。目錄登記要清晰、確切、精煉，目錄應放在干部檔案卷首，正、副本都要有各自的目錄(目錄樣式見附表20)。具體要求如下：１、類號和順序的登記要按照類別排列順序號及檔案材料目錄格式，逐份逐項進行填寫，無論材料題目長短，都要獨占一行。先從第一類開始，以份為單位，類號用漢字碼，順序號、時間、份數、頁號一律用阿拉伯數字。如第一類第一份材料，類號為“一”，順序號為“１”，登記在目錄上為“一／１”。２、材料名稱的登記〔１〕根據材料標題填寫材料名稱，一般要登記全稱，名稱較長的可以縮寫，如“關于××同志參加革命工作時間的批復”可以簡化為“參加工作時間的批復”。縮寫的題目，必須能確切反映材料的主要內容或性質特點。〔２〕對標題與內容不相符的材料，登記時要按實際內容重新擬題，標題是材料內容的概括和提示，因此要求擬訂的標題不但要準確、精練，而且要有“個性”，比方第五類材料中，證明材料居多，不能都寫成“證明材料”，而應寫成“XXX關于XXX的證明”，這樣寫，叫人一看就對材料的大概內容有一根本了解，否那么就失去了目錄登記的意義。有的材料也可按材料原名稱登記目錄，但須在備注欄內注明材料的實際內容。如學習總結，內有組織鑒定，并作為鑒定材料歸三類的，登記時應登“學習總結〔鑒定〕”。〔３〕沒有標題的材料，應根據材料內容或材料來源擬題登記目錄，并在材料上用鉛筆加上標題。３、材料形成時間的登記〔１〕材料形成時間，一般采用材料落款注明的最后時間。復制的檔案材料，采用原件形成的時間，并在目錄上備注欄注明是復制件。〔２〕一份材料有幾個時間的，以組織最后審查認可時間為準。〔３〕材料制成時間要填全年月日，對于未標明時間的材料，應盡量查清，查出多少，登記多少，實在查不清的可以空著不填。４、材料份數、頁碼的計算填寫〔１〕以每份完整的材料〔包括附件〕為一份。〔２〕復制件和原件并存的按一式兩份計頁。〔３〕有鉛字頁碼的材料，應按鉛字頁碼填寫頁數。〔４〕無鉛字頁碼的，采用圖書編頁法，每單面為一頁，無實際內容的頁不計數，封面、封底、襯紙后空白頁一般不計數。〔5〕制式材料本身有鉛字頁碼，填寫材料時中間有插頁的，應按材料的實際內容重新編寫頁碼。〔6〕第五類材料中的“證明材料”，如果是在一個時間段里就同一個問題的幾份證明材料，我們在計算份數和頁碼時，可以合并在一起計算。如關于一個人的同一問題的三份證明材料，總共有8頁，我們可以在目錄中并為一個材料，計算成“3份8頁”。但在編每份材料的頁碼時，仍然各自計算，即第一份頁碼是“1、2、3”，第二份頁碼是“1、、2”，第三份頁碼是“1、2、3”。５、目錄要求目錄可采用書寫或打印兩種方式。〔１〕書寫目錄要工整、正確、清楚、美觀，不得使用圓珠筆、鉛筆及紅色、純藍墨水，不得涂改、粘貼，不得打省略號或寫“同上”字樣，不允許用國家沒有認可的簡化字。目錄中的標題無論字數多少都要均勻排列在相應的欄目里。〔２〕書寫目錄時，每類目錄之后，須留出適量的空格，以供補充材料時使用。〔３〕目錄登記之后，再從檔案中取出材料時，要在目錄備注欄內注明取出時間、原因和經手人。〔４〕檔案副本內不要附檔案正本目錄。七、干部檔案的裝訂干部檔案材料必須裝訂成卷，正副本應分別裝訂。裝訂后的檔案要做到：目錄在卷首，材料排列順序與目錄相符，卷面整潔，全卷整齊、平坦，裝訂牢固實用。具體做法：１、裝訂前后都要將目錄與材料核對無誤。2、為了便于裝訂和利用，對正本材料過多、厚度超過２．５厘米的，要分卷裝訂。分卷的方法主要有“切開法”和“提取法”兩種。如果十個類別材料份量比擬均勻，可采取切開法，將前五類分成一卷，后五類再分成一卷。提取法主要適用各類別材料份量不均的情況，某類材料過多的，那么可將該類材料提取出來單獨成卷。在實際工作中，采用提取法較多，因為干部檔案超厚大都是個別類材料過多所致。如五類政審材料形成證明材料較多〔少那么幾十份，多那么幾百份〕，應采用提取法把調查證明材料別離出來，根據材料份量，分別組成正本二或正本