招標(biāo)代理過程中與各方的溝通溝通是招標(biāo)過程中不可缺少的一部分，溝通不僅限于完成招標(biāo)工作，它與招標(biāo)的所有階段相關(guān)，是貫穿于整個(gè)招標(biāo)過程的一項(xiàng)重要工作。在復(fù)雜的工程建設(shè)背景和各類招標(biāo)項(xiàng)目環(huán)境條件下，我們作為招標(biāo)項(xiàng)目執(zhí)行主體發(fā)揮了至關(guān)重要的作用，招標(biāo)項(xiàng)目涉及到各類參與方，即招標(biāo)人、投標(biāo)人、評(píng)標(biāo)委員會(huì)、管理部門、監(jiān)管機(jī)構(gòu)等，項(xiàng)目的進(jìn)展是由各參與方之間的有效溝通來推動(dòng)的。溝通管理在招標(biāo)代理項(xiàng)目管理中發(fā)揮著重要作用。溝通管理是招標(biāo)代理弄清項(xiàng)目需求的重要手段，是解決項(xiàng)目問題的重要工具，是規(guī)避和化解項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)的有力武器。1.溝通管理的目標(biāo)項(xiàng)目溝通管理是指保證及時(shí)恰當(dāng)?shù)厣伞⑺鸭鞑ァ⒋鎯?chǔ)、檢索和最終處置項(xiàng)目信息所需的過程。在實(shí)踐中招標(biāo)代理項(xiàng)目溝通管理是指招標(biāo)代理專職人員運(yùn)用各類溝通方式與技巧處理招標(biāo)項(xiàng)目中出現(xiàn)的問題，推動(dòng)項(xiàng)目平穩(wěn)、有序進(jìn)展的過程。作為我們招標(biāo)代理的招標(biāo)項(xiàng)目溝通管理有一下幾個(gè)目標(biāo)：1)使招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)贏得招標(biāo)人的信任與理解。建立良好的工作關(guān)系，有利于雙方形成良好的工作關(guān)系，加強(qiáng)相互間的協(xié)作與配合，保證各種必要的招標(biāo)程序得以順利實(shí)施，最終實(shí)現(xiàn)招標(biāo)目標(biāo)；2)招標(biāo)項(xiàng)目問題得到進(jìn)一步解決；3)創(chuàng)造可持續(xù)溝通的條件。4）保證招標(biāo)質(zhì)量，提高招標(biāo)效果和效率。可以使我方獲取更的相關(guān)信息，有助我方對(duì)各種復(fù)雜、疑難問題進(jìn)行正確分析，作出合理判斷，從而降低招標(biāo)風(fēng)險(xiǎn)，確保招標(biāo)工作質(zhì)量，節(jié)約招標(biāo)成本，提高招標(biāo)效率。5）為招標(biāo)人提供更好的服務(wù)。可以幫助招標(biāo)人節(jié)約招標(biāo)資金，提高資金的使用效率，同時(shí)可以提供更多、更好的服務(wù)，為招標(biāo)人帶來服務(wù)的附加值。2.溝通管理的內(nèi)容..招標(biāo)代理項(xiàng)目具有多個(gè)環(huán)節(jié)，程序性較強(qiáng)。在每個(gè)對(duì)應(yīng)的環(huán)節(jié)中，對(duì)應(yīng)著招標(biāo)代理與招標(biāo)人進(jìn)行必要溝通管理的內(nèi)容。如下表所示：序號(hào)招標(biāo)程序環(huán)節(jié)招標(biāo)代理溝通要點(diǎn)與內(nèi)容1合同簽訂1）合同要件；.2）項(xiàng)目情況2方案制定1）項(xiàng)目需求；.2）招標(biāo)人要求；.3）項(xiàng)目難點(diǎn)3發(fā)布公告1）投標(biāo)市場(chǎng)的預(yù)測(cè)；2）投標(biāo)人資格要求；3）時(shí)限4預(yù)審文件編制與發(fā)布1）資格預(yù)審要求；2）評(píng)審辦法5資格評(píng)審1）評(píng)審情況；.2）評(píng)審結(jié)果6招標(biāo)文件編制與發(fā)布1）技術(shù)要求；2）商務(wù)要求；3）經(jīng)濟(jì)要求；4）投標(biāo)要求；5）評(píng)標(biāo)辦法。7答疑、踏勘與預(yù)備會(huì)1）項(xiàng)目特征；2）投標(biāo)注意事項(xiàng)8開標(biāo)1）會(huì)議情況；2）開標(biāo)會(huì)流程；3）開標(biāo)記錄與結(jié)果9評(píng)標(biāo)1）評(píng)標(biāo)準(zhǔn)備；2）評(píng)標(biāo)情況；3）評(píng)標(biāo)結(jié)果10公示1）公示過程情況；2）投訴與質(zhì)疑11定標(biāo)1）定標(biāo)有關(guān)問題；2）定標(biāo)結(jié)果我們將依據(jù)招標(biāo)環(huán)節(jié)內(nèi)容，將所涉及的要點(diǎn)逐個(gè)與招標(biāo)人進(jìn)行溝通，只有抓住項(xiàng)目溝通中的內(nèi)容，才能掌握項(xiàng)目管理的關(guān)鍵點(diǎn)。此外，還注意溝通的深度，要在深入思考的基礎(chǔ)上進(jìn)行溝通。要依據(jù)項(xiàng)目情況，適當(dāng)調(diào)整溝通的內(nèi)容與重點(diǎn)。只有全面的溝通才能保證項(xiàng)目的順暢進(jìn)行。一般而言，上述內(nèi)容是招標(biāo)項(xiàng)目溝通管理中必不可少的內(nèi)容。上述內(nèi)容溝通不夠全面，往往會(huì)導(dǎo)致項(xiàng)目管理過程出現(xiàn)問題。3.溝通的方式與形式在招標(biāo)代理過程中，在招標(biāo)代理與招標(biāo)人的溝通存在多種方式與形式。不同的溝通方式均有其各自的作用與特點(diǎn)。我們將綜合運(yùn)用各種溝通方式或形式為項(xiàng)目服務(wù)。在實(shí)踐中我們總結(jié)了招標(biāo)項(xiàng)目常見的8種主要的溝通方式和6種常用溝通形式。8種主要的溝通方式：序號(hào)溝通方式使用條件與應(yīng)用情況1匯報(bào)向招標(biāo)人敘述招標(biāo)項(xiàng)目進(jìn)展中事實(shí)情況或招標(biāo)程序工作結(jié)果。2詢問需要向?qū)Ψ搅私獾那闆r例如：向招標(biāo)人了解項(xiàng)目需求或要求，招標(biāo)人向我們解招標(biāo)程序或問題處理辦法與經(jīng)驗(yàn)等。3講解我們向招標(biāo)人介紹與招標(biāo)組織有關(guān)問題的工作內(nèi)容、注意事項(xiàng)或需要招標(biāo)人配合的工作等。4傾聽我們聽取招標(biāo)人對(duì)招標(biāo)項(xiàng)目組織過程中有關(guān)的看法與建議。招標(biāo)人聽取我們對(duì)有關(guān)問題的分析與認(rèn)識(shí)。5叮囑我們對(duì)招標(biāo)人的行為進(jìn)行溝通引導(dǎo)，說服其行為合法與有效，對(duì)可能的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行估計(jì)。招標(biāo)人對(duì)我們就招標(biāo)要求，項(xiàng)目特征等有別于其他項(xiàng)目的情況進(jìn)行說明。6告知我們或招標(biāo)人彼此就已經(jīng)發(fā)生的問題或已經(jīng)產(chǎn)生的后果進(jìn)行通報(bào)，或?qū)?shí)際情況或有關(guān)信息通知彼此。7勸誡雙方彼此試圖為糾正對(duì)方錯(cuò)誤認(rèn)識(shí)、行為或可能產(chǎn)生嚴(yán)重后果，導(dǎo)致高風(fēng)險(xiǎn)的行為進(jìn)行溝通。8商議雙方就招標(biāo)項(xiàng)目中有關(guān)問題進(jìn)行判斷、分析、評(píng)估的過程。6種常用溝通形式：序號(hào)溝通形式目的和要求1會(huì)議對(duì)于項(xiàng)目中需要廣泛告知的事項(xiàng)、重大問題的決策、復(fù)雜問題的分析或由于制度的需要而采用的適用于集體商議的方式2座談（面談）一般而言，招標(biāo)人或我們就項(xiàng)目需要廣泛了解的情況、需要學(xué)習(xí)的知識(shí)或需要借鑒的經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行座談3書面項(xiàng)目中的環(huán)節(jié)，須以紙質(zhì)形式記錄、送達(dá)、收取，一般需要書面形式4電話為提高項(xiàng)目辦事效率，該形式可滿足頻率而密切地聯(lián)系的需要5郵件一般而言，傳送項(xiàng)目所需的所有電子文檔工具，以進(jìn)行彼此確認(rèn)或修改，是項(xiàng)目過程文件信息往來的工具6傳真以紙質(zhì)形式傳遞或收取，內(nèi)容告知或提取證據(jù)的有效工具實(shí)際工作中，我們將分析項(xiàng)目所處的環(huán)境，判斷各方在相關(guān)問題中各方所處的角色以及分析問題發(fā)展趨勢(shì)，并在此基礎(chǔ)上運(yùn)用好各種溝通方式與形式。縱觀招標(biāo)項(xiàng)目整個(gè)過程，上述所有溝通方式與形式均需要運(yùn)用到上述內(nèi)容中。由于項(xiàng)目所處的環(huán)境與條件不同，以及經(jīng)辦人之間的差異，溝通的方式與形式的運(yùn)用重點(diǎn)不同。例如針對(duì)具有較強(qiáng)決策能力、熟悉招標(biāo)程序以及招標(biāo)行為實(shí)施謹(jǐn)慎的招標(biāo)人，采用傾聽、匯報(bào)、商議、郵件等形式就可以解決項(xiàng)目問題。對(duì)于缺乏招標(biāo)管理經(jīng)驗(yàn)、對(duì)程序不了解、主觀意識(shí)性較強(qiáng)、缺乏對(duì)招標(biāo)法律法規(guī)了解的招標(biāo)人，要多采用講解、勸誡、叮囑、電話、面談的形式為主進(jìn)行溝通，引導(dǎo)招標(biāo)人在合法、合規(guī)、科學(xué)的條件下實(shí)施招標(biāo)行為。4.代理人與招標(biāo)人的溝通方法和事項(xiàng)溝通是就招標(biāo)人（委托人）委托的招標(biāo)有關(guān)事項(xiàng)詢問、告知招標(biāo)人或與其進(jìn)行商討。與招標(biāo)人進(jìn)行有效的溝通，將大大提高招標(biāo)效率，規(guī)避招標(biāo)風(fēng)險(xiǎn)。.溝通不僅限于完成招標(biāo)工作，它與招標(biāo)的所有階段相關(guān)，是貫穿于整個(gè)招標(biāo)過程，在招標(biāo)計(jì)劃、招標(biāo)實(shí)施、工程承包合同簽署的每個(gè)階段都需要與進(jìn)行溝通。4.1招標(biāo)預(yù)備階段。在承接項(xiàng)目后,將在一天內(nèi)根據(jù)項(xiàng)目實(shí)際情況認(rèn)真制定招標(biāo)代理計(jì)劃，并加蓋公章報(bào)送至招標(biāo)人，并在后續(xù)的周工作簡報(bào)中適時(shí)提醒市招標(biāo)人及早啟動(dòng)。這一階段，就以下事項(xiàng)進(jìn)行溝通：1）招標(biāo)計(jì)劃中確定的需要招標(biāo)人協(xié)助的工作，如招標(biāo)工程概況、技術(shù)參數(shù)等，某些專業(yè)設(shè)備的技術(shù)參數(shù)的確定、相關(guān)專業(yè)供應(yīng)商信息、專業(yè)人才信息等；2）招標(biāo)資料的準(zhǔn)備溝通，明確招標(biāo)資料清單和提供計(jì)劃，如技術(shù)資料；3）采用的招標(biāo)方式、程序、評(píng)標(biāo)方式的溝通；4）招標(biāo)人對(duì)有關(guān)事項(xiàng)的解釋、聲明及提供的其他信息。如對(duì)某些設(shè)備招標(biāo)中的特殊規(guī)定、付款方式的聲明以及其他在招標(biāo)過程中遇到的專業(yè)技術(shù)上的問題的解釋等等。4.2招標(biāo)實(shí)施階段。1）就投標(biāo)人應(yīng)具備的資格、應(yīng)提供的相關(guān)技術(shù)證明文件等與招標(biāo)人進(jìn)行溝通，確保響應(yīng)文件的有效性、完整性和真實(shí)性。明確招標(biāo)響應(yīng)人的授權(quán)委托書和身份證明、營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證明，以及與招標(biāo)項(xiàng)目有關(guān)的生產(chǎn)、經(jīng)營、設(shè)計(jì)、安裝方面的許可證、產(chǎn)品質(zhì)量體系認(rèn)證書等材料；2）就招標(biāo)時(shí)間計(jì)劃及落實(shí)情況與招標(biāo)人進(jìn)行溝通；3）招標(biāo)文件草案討論；4）投標(biāo)人報(bào)名（如有）情況報(bào)告；5）潛在投標(biāo)人資信調(diào)查情況報(bào)告及建議；6）工程量清單和預(yù)算情況報(bào)告及有關(guān)問題處理討論；7）潛在投標(biāo)人購買招標(biāo)文件和保證金繳納情況報(bào)告；8）招標(biāo)答疑討論；9）根據(jù)潛在投標(biāo)人情況，結(jié)合類似招標(biāo)項(xiàng)目的中標(biāo)價(jià)和結(jié)算價(jià)，分析估計(jì)此次招標(biāo)項(xiàng)目的可能報(bào)價(jià)；10)評(píng)標(biāo)專家確定；11）開標(biāo)前時(shí)間告知.；12）開標(biāo)評(píng)標(biāo)情況報(bào)告；13）其他方面的溝通。4.3合同簽訂階段。1)對(duì)專家推薦的中標(biāo)候選單位的投標(biāo)報(bào)價(jià)進(jìn)行審核和分析情況向招標(biāo)人報(bào)告，討論有關(guān)問題及器對(duì)策；2）提出或提醒詢標(biāo)綱要；3)在簽訂合同時(shí)，招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)與招標(biāo)人及供應(yīng)商應(yīng)就合同的各項(xiàng)并依據(jù)招標(biāo)文件的規(guī)定取得一致認(rèn)同，明確各自的責(zé)任和義務(wù)。4.4招標(biāo)代理結(jié)束后的溝通，我方在代理工作全部結(jié)束后，將對(duì)招標(biāo)工作質(zhì)量、效率和效果征求招標(biāo)人意見，并提出改進(jìn)措施。4.5我方對(duì)在招標(biāo)實(shí)施中注意到的重大錯(cuò)誤、舞弊或可能違反法規(guī)的行為，應(yīng)以適當(dāng)?shù)姆绞礁嬷袠?biāo)人，以期問題得到較好地解決。同時(shí)對(duì)招標(biāo)工作中受到的限制與阻礙，包括與招標(biāo)人協(xié)商解除限制或阻礙招標(biāo)的途徑和方法等，同時(shí)也應(yīng)做好告知工作。5.代理人與投標(biāo)人的溝通溝通的方式包括口頭和書面兩種方式。我方在執(zhí)行招標(biāo)業(yè)務(wù)時(shí)，采用口頭方式進(jìn)行溝通的情況較多。如對(duì)招標(biāo)文件的修改、澄清及時(shí)間、地點(diǎn)的更改，將組成招標(biāo)文件的一部分，告知投標(biāo)人，我方將采用書面方式進(jìn)行溝通。6.代理人與監(jiān)督、管理部門的溝通招標(biāo)代理人與監(jiān)督部門的溝通主要分事前、事中、事后三階段的溝通。6.1招標(biāo)活動(dòng)事前溝通在展開招標(biāo)活動(dòng)之前，招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)將招標(biāo)方案報(bào)項(xiàng)目審批部門核準(zhǔn)，主要進(jìn)行招標(biāo)項(xiàng)目具體范圍、招標(biāo)組織形式、招標(biāo)方式等方面的事前溝通；6.2招標(biāo)活動(dòng)事中溝通在招標(biāo)投標(biāo)階段，招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)與監(jiān)督部門之間的溝通實(shí)質(zhì)上是對(duì)招標(biāo)投標(biāo)活動(dòng)中的程序監(jiān)督和實(shí)體監(jiān)督兩方面組成。程序監(jiān)督是指在招標(biāo)投標(biāo)活動(dòng)中是否嚴(yán)格按照法定程序?qū)嵤┑谋O(jiān)督。實(shí)體監(jiān)督是指對(duì)招標(biāo)投標(biāo)活動(dòng)中是否符合《招標(biāo)投標(biāo)法》及有關(guān)配套規(guī)定的實(shí)體性要求實(shí)施的監(jiān)督。在招標(biāo)投標(biāo)實(shí)施階段，與監(jiān)管部門之間的溝通內(nèi)容主要如下：（1）招標(biāo)方案是否經(jīng)過項(xiàng)目審批部門核準(zhǔn)；（2）是否存在招標(biāo)項(xiàng)目以整化零或以其他任何方式規(guī)避招標(biāo)等違法活動(dòng)；（3）對(duì)招標(biāo)文件的設(shè)置是否存在不合理?xiàng)l件限制或者排斥潛在投標(biāo)人的條款，或者與對(duì)潛在投標(biāo)人歧視待遇。（4）對(duì)應(yīng)當(dāng)保密與招標(biāo)投標(biāo)活動(dòng)有關(guān)情況和資料，制定相應(yīng)的防范措施。（5）對(duì)相互串通投標(biāo)的，編制計(jì)劃方案，防止串標(biāo)事件的發(fā)生。（6）代理機(jī)構(gòu)組織評(píng)標(biāo)委員會(huì)，專家組成員產(chǎn)生的程序必須由監(jiān)督部門的監(jiān)督下產(chǎn)生，程序必須符合法律規(guī)定。（7）評(píng)標(biāo)方法和標(biāo)準(zhǔn)必須由監(jiān)管部門審核，確定的方法和標(biāo)準(zhǔn)必須在保密的條