45SpecificationforconfeI II 1 1 1 1 3 6 7 7 9 21 22 24 33 34 35 36 37 39 40 41請(qǐng)注意本文件的某些內(nèi)容可能涉及專利。本文件的發(fā)布機(jī)構(gòu)不承擔(dān)識(shí)別專利的責(zé)任。黃文婷、林艷梅、李連榮、劉小平、盧秋云、趙強(qiáng)、齊斌、王敏丹、謝宏昭、王皓鍇。1黨政機(jī)關(guān)會(huì)議服務(wù)規(guī)范本文件適用于廣西壯族自治區(qū)行政區(qū)域內(nèi)黨政機(jī)關(guān)的會(huì)議服務(wù)與管理，其他會(huì)議可參照?qǐng)?zhí)GB/T10001.1公共信息圖形黨政機(jī)關(guān)會(huì)議conferenceofpartyandgovernmento婦聯(lián)等人民團(tuán)體和參照公務(wù)員法管理的事業(yè)單位主4基本要求4.1.2會(huì)議服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)建立良好的會(huì)議服務(wù)業(yè)務(wù)接待溝通渠道及方式。4.1.3各崗位應(yīng)建立服務(wù)流程和技術(shù)規(guī)范。4.1.4會(huì)議服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)建立科學(xué)、規(guī)范的會(huì)議服務(wù)質(zhì)量體系，對(duì)服務(wù)資源、過(guò)程、監(jiān)督與改進(jìn)實(shí)施管4.2機(jī)構(gòu)資質(zhì)4.2.1會(huì)議服務(wù)機(jī)構(gòu)承擔(dān)黨政機(jī)關(guān)會(huì)議服務(wù)活動(dòng)應(yīng)具備下列條件：2——具有良好的商業(yè)信譽(yù)和健全的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)制度；——具有履行合同所必需的設(shè)備和專業(yè)技術(shù)能力；——參加政府購(gòu)買(mǎi)活動(dòng)前三年內(nèi)，在經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中沒(méi)有重大違法記錄；——法律、行政法規(guī)規(guī)定的其他條件。——服務(wù)理念和組織文化；——會(huì)議服務(wù)人員的儀容儀表儀態(tài)；——會(huì)議服務(wù)突發(fā)事件的應(yīng)急處置；——會(huì)議室布置及相關(guān)設(shè)施設(shè)備的使用操作技能?！凰较抡?wù)摃?huì)議內(nèi)容，不擅自向其他無(wú)關(guān)人員談?wù)摵吞峁?huì)議內(nèi)容；4.3.5會(huì)議服務(wù)人員應(yīng)統(tǒng)一著裝、標(biāo)識(shí)明晰，熟悉會(huì)議服務(wù)禮儀，遵守會(huì)議服務(wù)人員行為規(guī)范。會(huì)議4.4設(shè)施設(shè)備4.4.1根據(jù)會(huì)議主辦單位的需求，配置或布置與會(huì)議規(guī)模、規(guī)格等相適的會(huì)議室，召開(kāi)涉密會(huì)議或者3——在會(huì)議區(qū)域適當(dāng)位置設(shè)置貼有分類標(biāo)志的垃圾箱；4.4.3明確會(huì)議服務(wù)設(shè)施設(shè)備維保責(zé)任，定期檢查、維修、保養(yǎng)設(shè)4.5輔助系統(tǒng)4.5.2會(huì)議場(chǎng)所設(shè)置的公共信息導(dǎo)向系統(tǒng)，在會(huì)場(chǎng)主入口處設(shè)置會(huì)場(chǎng)分布示意圖、導(dǎo)向標(biāo)志等。導(dǎo)向4.6用品用具5.1會(huì)前服務(wù)5.1.1接洽5.1.1.1接洽會(huì)議主辦單位，確定會(huì)議的規(guī)模、規(guī)格、需求等，并填寫(xiě)《會(huì)務(wù)服務(wù)需求確認(rèn)表》（見(jiàn)——會(huì)場(chǎng)設(shè)施功能及服務(wù)流程；——開(kāi)會(huì)時(shí)間、會(huì)議日程、參會(huì)人數(shù)、服務(wù)項(xiàng)目、設(shè)備要求等；45.1.2.1會(huì)場(chǎng)布置5.1.2.1.4服務(wù)人員應(yīng)對(duì)會(huì)場(chǎng)的布局、主席臺(tái)、桌椅、桌布、物品、會(huì)標(biāo)、席卡等進(jìn)行布置，具5.1.2.2設(shè)備調(diào)試2.應(yīng)單獨(dú)檢查主席臺(tái)燈光開(kāi)放投影時(shí)的燈光效果，同時(shí)還應(yīng)檢查燈1.宜用筆記本電腦HDMI或VGA接口輸出信號(hào)，電會(huì)議開(kāi)始前，根據(jù)天氣情況提前1h～2h打開(kāi)空調(diào)，夏季將溫度調(diào)控在26℃,冬季控制在20℃。未開(kāi)啟空3.根據(jù)會(huì)議主辦單位的要求設(shè)置LED橫幅屏的背景色和字體色，宜采用5.1.2.3檢查驗(yàn)收55.1.2.4安保及車(chē)輛保障5.2會(huì)中服務(wù)5.2.1.2維護(hù)好會(huì)場(chǎng)秩序。會(huì)前宜提5.2.1.4會(huì)議過(guò)程中，參會(huì)人員進(jìn)出、會(huì)議議程如中間休息5.2.2.1茶葉檢查5.2.2.2斟茶、續(xù)茶5.2.2.3會(huì)場(chǎng)上茶a)會(huì)議服務(wù)人員從主席臺(tái)右側(cè)排列，整齊統(tǒng)一進(jìn)入會(huì)場(chǎng)；65.2.3設(shè)備保障5.2.3.2音視頻技術(shù)人員應(yīng)做好音響、燈光、視頻操作的全程跟蹤，根據(jù)現(xiàn)場(chǎng)情況控制會(huì)場(chǎng)音量及燈5.2.4會(huì)場(chǎng)巡查5.3會(huì)后服務(wù)5.3.2參會(huì)人員全部離開(kāi)會(huì)場(chǎng)后，會(huì)議服務(wù)人員應(yīng)檢查會(huì)場(chǎng)有無(wú)參會(huì)人員遺忘的物品。如有遺失物品5.3.5關(guān)閉燈光、空調(diào)、音響、顯示屏、門(mén)窗——副組長(zhǎng)按照分管任務(wù)，分別負(fù)責(zé)應(yīng)急事件處置工作；——小組成員負(fù)責(zé)開(kāi)展會(huì)議服務(wù)的安全教育、培訓(xùn)工作，負(fù)責(zé)會(huì)議服務(wù)保障安全隱患排查和設(shè)施6.2.2制定消防疏散應(yīng)急預(yù)案和突發(fā)事件應(yīng)急處置方案，在會(huì)議室顯著位置設(shè)置安全疏散示意圖。突6.2.4做好各項(xiàng)季節(jié)性安全事故和自然性災(zāi)害的防76.3.1應(yīng)根據(jù)會(huì)議級(jí)別制定相應(yīng)的保6.3.2應(yīng)對(duì)會(huì)議服務(wù)人員進(jìn)行保密教育，明確會(huì)議服務(wù)人員的保密紀(jì)律、責(zé)任和義務(wù)，明確會(huì)議保密7.1.1應(yīng)建立全面有效的服務(wù)評(píng)價(jià)管理制度，《會(huì)務(wù)服務(wù)——服務(wù)對(duì)象滿意度；——服務(wù)時(shí)間準(zhǔn)確率；——服務(wù)項(xiàng)目完成率；——有效投訴結(jié)案率。——設(shè)立投訴箱、意見(jiàn)簿；——互聯(lián)網(wǎng)反饋。8——會(huì)務(wù)服務(wù)需求確認(rèn)表；——會(huì)場(chǎng)準(zhǔn)備工作檢查表；——會(huì)務(wù)服務(wù)滿意度評(píng)價(jià)表；——會(huì)議服務(wù)意見(jiàn)反饋表；——其他應(yīng)歸檔保存的相關(guān)資料。8.2檔案保存期限按照《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限規(guī)定》的規(guī)定執(zhí)行。9A.1儀容A.1.5領(lǐng)導(dǎo)近身會(huì)議服務(wù)人員不應(yīng)擦拭香水。A.2儀表A.2.1一般要求A.2.1.1根據(jù)實(shí)際情況選擇和制作會(huì)議服務(wù)人員的服裝與配飾，選擇款式相同的工鞋。會(huì)議服務(wù)人員A.2.2著裝要求A.2.3工作牌佩戴要求A.2.4工鞋女士著黑色工鞋(以軟底鞋為宜)，皮鞋款式為船型，女士鞋跟高宜為A.2.5絲襪A.2.5.2男士應(yīng)穿深藍(lán)色或黑色長(zhǎng)襪，不應(yīng)穿短襪、淺色襪子。A.2.6飾品A.2.6.2確需少數(shù)民族服務(wù)人員保障的會(huì)議，服務(wù)人員的儀容、儀表、著裝等，根據(jù)會(huì)議主辦單位的A.3儀態(tài)A.3.1站姿A.3.1.1女士會(huì)議服務(wù)人員站姿A.3.1.2男士會(huì)議服務(wù)人員站姿A.3.2行姿A.3.3坐姿A.3.3.1女士會(huì)議服務(wù)人員坐姿A.3.3.2男士會(huì)議服務(wù)人員坐姿A.3.4蹲姿A.3.5鞠躬A.3.5.1招呼禮，點(diǎn)頭致意，見(jiàn)圖A.11、圖A.A.3.5.2迎賓禮，上身向下傾斜角度宜為15°~30°,目視對(duì)方腳面，見(jiàn)圖A.13、圖A.14。A.3.5.3感謝禮，上身向下傾斜角度宜為30°~45°,目視對(duì)方腳面，見(jiàn)圖A.15、圖A.16。A.3.6導(dǎo)引A.3.6.2遇拐彎或臺(tái)階處，應(yīng)回頭向賓客示意說(shuō)“請(qǐng)當(dāng)心”。A.3.7笑容A.3.8規(guī)范用語(yǔ)C.1.2配置保潔服務(wù)人員，明確保潔責(zé)任范圍，保潔服務(wù)實(shí)行定時(shí)定點(diǎn)和流動(dòng)保潔相結(jié)合，保持會(huì)議C.1.8雨雪天氣應(yīng)采取防滑措施，擺C.1.9保持沙發(fā)、地毯、桌面干凈整潔，無(wú)垃圾、灰塵、印跡、污C.3.2洗手間面盆、水龍頭、鏡子光亮無(wú)水漬C.4.3垃圾桶做好分類標(biāo)識(shí)，保持干C.4.4消防設(shè)施定期清潔，保持消防栓、消防箱、報(bào)警器、火警通訊、滅火器、煙感器、揚(yáng)聲器表面會(huì)議結(jié)束后，將席卡收回服務(wù)間，取出席卡芯，分門(mén)別類放入席卡保管柜或檔案盒。核對(duì)制作完成的橫幅與辦會(huì)單位提供的會(huì)標(biāo)內(nèi)容，D.5.2會(huì)議資料和便簽統(tǒng)一整齊擺放在桌子123456789序號(hào)字I.1.4如不能及時(shí)恢復(fù)供電，立即與I.2.2會(huì)議中發(fā)生火災(zāi)，會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)I.2.3如無(wú)法迅速撲滅火災(zāi)，立即會(huì)人員情緒，打開(kāi)所有會(huì)議室門(mén)，指引參會(huì)人員使用衣物蒙鼻、彎腰有秩序地撤離現(xiàn)場(chǎng)。b)做好現(xiàn)場(chǎng)秩序維護(hù)工作，保持周?chē)諝饬魍?；d)做好急救人員前往疾病突發(fā)人員處的引導(dǎo)工作。I.6.5不應(yīng)在安全通道、安全出口、疏散通道上堆放雜物，保證其暢通無(wú)阻接到警報(bào)后，應(yīng)按負(fù)責(zé)部位進(jìn)入指定位置，立即組織疏