物業(yè)管理應(yīng)用文書——未來置業(yè)物業(yè)公司企業(yè)內(nèi)訓(xùn)課程主講人：何麗艷2013年05月課程主要內(nèi)容課程目標(biāo)

應(yīng)用文書的基礎(chǔ)知識

物業(yè)管理應(yīng)用文書的類型

物業(yè)管理應(yīng)用文書制作及運(yùn)用要領(lǐng)實(shí)戰(zhàn)訓(xùn)練2024/4/262第一部分課程目標(biāo)提升物業(yè)管理應(yīng)用文書的寫作能力熟練掌握、準(zhǔn)確應(yīng)用各類物業(yè)管理應(yīng)用文書2024/4/263第二部分應(yīng)用文書的基礎(chǔ)知識一、正確使用漢字使用規(guī)范的漢字，是寫好應(yīng)用文書的基礎(chǔ)。

(1)不要書寫錯別字；

(2)不要隨意生造簡化字；

(3)不要書寫繁簡夾雜的字。(4)不要用網(wǎng)絡(luò)字2024/4/264分享：“燒城而走”的事故2024/4/265常見錯別字開源截流立桿見影刻己奉公夸夸奇談禮上往來一應(yīng)具全禍國秧民防患未燃開誠不公舉一返三謀取暴利披星帶月如法炮治旁證博引篷篳生輝危言悚聽2024/4/266常見錯別字開源截（節(jié)）流立桿（竿）見影刻（克）己奉公夸夸奇（其）談禮上（尚）往來一應(yīng)具（俱）全禍國秧（殃）民防患未燃（然）開誠不（布）公舉一返（反）三謀（牟）取暴利披星帶（戴）月如法炮治（制）旁證（征）博引危言悚（聳）聽篷篳（蓬蓽）生輝2024/4/267舉例說明：生造簡化字

網(wǎng)絡(luò)文字2024/4/268選用詞語要注意：

第一，所選用的詞語不能是誤讀誤寫、以訛傳訛的錯誤詞；第二，不能是被淘汰的等義詞(包括異體詞)；第三，不能是不規(guī)范的方言詞、外來詞或舊詞語等；第四，不能是濫用的簡稱和生造詞。第五，不能是網(wǎng)絡(luò)習(xí)慣用詞。2024/4/2610三、正確使用標(biāo)點(diǎn)符號

標(biāo)點(diǎn)符號簡稱標(biāo)點(diǎn)，是輔助文字記錄語言的符號，是現(xiàn)代書面語言的有機(jī)組成部分。標(biāo)點(diǎn)符號的作用，大體上有三個方面：第一，表示停頓；第二，表示語氣，標(biāo)明句子是陳述語氣、疑問語氣，還是感嘆語氣；第三，標(biāo)示句子中某些詞句的性質(zhì)。2024/4/2611國家標(biāo)準(zhǔn)《標(biāo)點(diǎn)符號用法》中共有常用的標(biāo)點(diǎn)符號十六種，分點(diǎn)號和標(biāo)號兩大類。點(diǎn)號七種，標(biāo)號九種。點(diǎn)號又分句中點(diǎn)號（逗號、頓號、分號和冒號四種）和句末點(diǎn)號(句號、問號和嘆號三種)。標(biāo)號包括引號、括號、破折號、省略號、著重號、連接號、間隔號、書名號和專名號。2024/4/2612四、表達(dá)要符合規(guī)范

所謂表達(dá)規(guī)范，就是指說話寫作要符合語法規(guī)范。常見的語法錯誤有：(1)搭配不當(dāng)(2)成分殘缺(3)贅余(4)語序不當(dāng)(5)雜糅(6)指代不明(7)虛詞使用不當(dāng)(8)數(shù)量表達(dá)不清2024/4/2613五、表達(dá)要符合邏輯

應(yīng)用文書的寫作在內(nèi)容、結(jié)構(gòu)上要注意邏輯聯(lián)系，不能自相矛盾，前后抵觸。論證是用論據(jù)證明論點(diǎn)的方法和過程，是應(yīng)用文書中普遍運(yùn)用的方法。要使論證嚴(yán)密，富有邏輯性，必須做到：(1)概念判斷準(zhǔn)確，這是邏輯推理的前提；(2)要有層次、有條理地闡明對客觀事物的認(rèn)識過程；(3)要以論為綱，虛實(shí)結(jié)合，反映出從“實(shí)”到“虛”，從“事”到“理”，即由感性認(rèn)識上升到理性認(rèn)識的飛躍過程。2024/4/2614六、相關(guān)術(shù)語內(nèi)行文：僅限在獨(dú)立的組織中傳達(dá)的文書；外行文：可在組織外傳遞的文書；前行文：在事情發(fā)生前制作的文書；后行文：在事情發(fā)生后制作的文書；上行文：屬內(nèi)行文，且是向上級報送的文書；下行文：屬內(nèi)行文，且是向下級發(fā)送的文書；平行文：在各獨(dú)立組織之間傳遞的文書。2024/4/2615第三部分

物業(yè)管理應(yīng)用文書的類型

通用的應(yīng)用文書可分為行政公文、事務(wù)公文、會議公文、制度公文、禮儀文書、經(jīng)濟(jì)公文、其他日常文書和司法公文等八大類幾十種。物業(yè)管理行業(yè)屬第三產(chǎn)業(yè)，是服務(wù)行業(yè)，因此，在制作和使用各種文書時，既要符合通用文書的一般特點(diǎn)，又要突出服務(wù)的特性。2024/4/2616一、行政公文

行政公文，是法定機(jī)關(guān)與組織按照特定的規(guī)范體式、經(jīng)過一定的處理程序制成，并在特定范圍內(nèi)使用的書面文字資料，是傳達(dá)意圖、辦理公務(wù)和記載工作的一種工具。行政公文不僅適用于政府機(jī)關(guān)、人民團(tuán)體和事業(yè)單位，還適用于企業(yè)法人單位。物業(yè)管理常用行政公文包括決定、通知、通報、報告、請示、批復(fù)、意見、函和會議紀(jì)要等。2024/4/2617(一)決定當(dāng)物業(yè)管理公司對重要事項(xiàng)或者重大行動作出安排、獎懲有關(guān)單位及人員、變更或者撤銷下級單位不適當(dāng)?shù)臎Q定事項(xiàng)，并要在公司內(nèi)部以文件的形式下達(dá)時，要使用“決定”這個文種。比如，公司總經(jīng)理對年度經(jīng)濟(jì)指標(biāo)的下達(dá)、對項(xiàng)目經(jīng)理的任命等事項(xiàng)，都要用“決定”。“決定”是內(nèi)行文或下行文。2024/4/2618(二)通知

當(dāng)物業(yè)管理公司在內(nèi)部要轉(zhuǎn)發(fā)上級單位和不相隸屬單位的公文、宣布實(shí)施某項(xiàng)制度、要求下級單位辦理或周知事項(xiàng)時，要使用“通知”這個文種。比如，舉行優(yōu)秀員工評選、檔案核查等事項(xiàng)，都要用“通知”。“通知”是內(nèi)行文、下行文或前行文，是使用最多的文種之一。2024/4/2619通知大體上可分為三類：1．指示性通知指示性通知用于發(fā)布規(guī)章制度、闡述政策、布置工作和答復(fù)下級單位詢問等，帶有指令性，需遵照執(zhí)行。例如《關(guān)于下發(fā)<員工工作績效考核辦法>的通知》。2．周知性通知周知性通知用于發(fā)布需要下級單位周知的情況。常應(yīng)用于任免人員，設(shè)置、撤銷或合并機(jī)構(gòu)，擴(kuò)展、縮小或終止有關(guān)組織、機(jī)構(gòu)的某些職權(quán)，啟用或更換印章、地址，召開會議等。例如《關(guān)于召開XX年度業(yè)主大會的通知》。3．轉(zhuǎn)發(fā)性通知轉(zhuǎn)發(fā)性通知用于轉(zhuǎn)發(fā)上級單位及不相隸屬單位的來文。例如《關(guān)于貫徹<XX市政府關(guān)于創(chuàng)建文明城市的決定>的通知》。2024/4/2620

(三)通報當(dāng)企業(yè)在內(nèi)部要表彰先進(jìn)、批評錯誤、傳達(dá)重要精神或者讓下級單位周知某事項(xiàng)的情況時，要使用“通報”這個文種。比如，創(chuàng)建“五星級物業(yè)管理小區(qū)”計劃用兩個月的時間，分三個階段完成，在第一、第二階段結(jié)束時，要將有關(guān)情況讓下級各單位或業(yè)主了解，就要用“通報”。“通報”是內(nèi)行文、下行文或后行文。

通報大體上可分為四類：表彰性通報、批評性通報、情況通報和專題通報。2024/4/2621(四)報告當(dāng)物業(yè)管理公司要向上級單位匯報工作、反映情況、答復(fù)上級單位的詢問時，要使用“報告”這個文種。比如，某個小區(qū)的物業(yè)管理費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)作了調(diào)整，會影響到年終結(jié)算，物業(yè)管理項(xiàng)目機(jī)構(gòu)必須告知公司，公司必須告知上級單位(如董事會)，都要用“報告”。“報告”是內(nèi)行文、上行文和后行文。報告按其內(nèi)容不同，大體上可分為四類：工作報告、情況報告、回復(fù)報告和報送報告等。2024/4/2622(五)請示當(dāng)物業(yè)管理公司就某一事項(xiàng)請求上級單位(或領(lǐng)導(dǎo))給予指示或批準(zhǔn)時，要用“請示”這個文種。比如，物業(yè)管理項(xiàng)目機(jī)構(gòu)想為保安宿舍安裝空調(diào)，要用“請示”。“請示”是上行文或前行文。請示一般是事項(xiàng)性請示，就某一事項(xiàng)請求上級單位(或領(lǐng)導(dǎo))給予指示或批準(zhǔn)。例如《關(guān)于為保安員訂制夏裝的請示》。2024/4/2623(六)批復(fù)

當(dāng)上級單位答復(fù)下級單位的請示事項(xiàng)時，要用“批復(fù)”這個文種。比如，物業(yè)管理項(xiàng)目機(jī)構(gòu)請求購買車輛，公司對其請示必須作出同意與否的答復(fù)，就要用“批復(fù)”。“批復(fù)”是下行文。2024/4/2624

(七)意見當(dāng)物業(yè)管理公司各級組織對重要問題提出見解和處理辦法時，要使用“意見”這個文種。意見大體上可分為四類：建議性意見、定性意見、指導(dǎo)性意見和工作部署性意見等。2024/4/2625(八)函

當(dāng)物業(yè)與不相隸屬的單位之間商洽工作、詢問和答復(fù)問題，向有關(guān)部門(如派出所、居委會)、業(yè)主委員會或其他單位等聯(lián)系工作時，要用“函”這個文種。比如，A物業(yè)公司想去B物業(yè)公司參觀學(xué)習(xí)，要用書面形式表明，就要用“函”。“函”是外行文或平行文。

函可分為以下五種：告知函、商洽函、詢問函、答復(fù)函和請求批準(zhǔn)函等。2024/4/2626(九)會議紀(jì)要當(dāng)物業(yè)管理公司記載會議情況和議定事項(xiàng)時，或物業(yè)管理公司與其他有關(guān)組織通過會議形式達(dá)成有關(guān)意見，都要用“會議紀(jì)要”這個文種。如與業(yè)主委員會開會、公司各類會議、項(xiàng)目周例會的會議紀(jì)要。會議紀(jì)要是普適的一種公文，它是惟一不受內(nèi)外、上下、用印等規(guī)范限制的文種。2024/4/2627二、事務(wù)文書

事務(wù)文書是物業(yè)管理公司表述工作事務(wù)所用的書面文書。從總體上說，事務(wù)文書的權(quán)威性、約束力不如行政公文，但同樣具有很強(qiáng)的政策性和指導(dǎo)性，是做好物業(yè)管理工作不可缺少的工具。主要包括：計劃、總結(jié)、大事記、倡議書。2024/4/2628(一)計劃當(dāng)物業(yè)管理公司為了實(shí)現(xiàn)某一管理目標(biāo)、完成某項(xiàng)任務(wù)或開展某項(xiàng)工作而預(yù)先作出安排與部署時，要用“計劃”這種事務(wù)文書。例如《A物業(yè)公司XX年度工作計劃》。(二)總結(jié)當(dāng)物業(yè)管理公司對前一段的工作、學(xué)習(xí)等進(jìn)行全面系統(tǒng)地回顧、分析和評價時，要用“總結(jié)”這種事務(wù)文書。例如《A公司XX年度工作總結(jié)》。廣義的“總結(jié)”包括個人總結(jié)和單位總結(jié)。2024/4/2629(三)大事記當(dāng)物業(yè)管理公司用簡述的方式，按時間順序連續(xù)記載大事、要事時，要用“大事記”這種事務(wù)文書。“大事記”既可以為物業(yè)管理公司回顧工作和查證歷史留下重要依據(jù)，成為珍貴的檔案材料，總結(jié)出一些帶有規(guī)律性的東西，指導(dǎo)各項(xiàng)工作向前發(fā)展，還可以作為編寫物業(yè)年鑒的歷史資料。比如，某物業(yè)公司取得國家一級資質(zhì)，同年該公司管理的某小區(qū)又獲得“沈陽市星級物業(yè)管理小區(qū)”等，這些事項(xiàng)都應(yīng)記人“大事記”。2024/4/2630(四)倡議書當(dāng)物業(yè)管理公司公開提倡某種做法、倡導(dǎo)某項(xiàng)活動、鼓動大家響應(yīng)時，要用“倡議書”這種事務(wù)文書。如個人倡議書和集體倡議書。2024/4/2631三、制度文書物業(yè)管理的制度文書主要有制度、辦法、守則、公約四種。（一）制度當(dāng)物業(yè)管理公司為了保證某項(xiàng)工作有序進(jìn)行，需要有關(guān)人員共同遵守辦事規(guī)程時，要用“制度”這種文書。例如《考勤制度》、《獎懲制度》等。（二）辦法當(dāng)物業(yè)管理公司對某一工作、某一活動、某一法規(guī)制訂具體實(shí)施的方法時，要用“辦法”這種文書。2024/4/2632辦法一般有兩種類型：一是實(shí)施辦法，它以實(shí)施對象為成文主要依據(jù)，具有附屬性，是對原件的一種具體化：或?qū)υw上的實(shí)施提出措施辦法，或?qū)δ承l文提出施行意見，或根據(jù)法規(guī)精神再結(jié)合本物業(yè)實(shí)際提出實(shí)施措施。例如《關(guān)于<XX制度>的實(shí)施辦法》。二是管理辦法，它是物業(yè)在各自的管理權(quán)限范圍內(nèi)，在實(shí)際管理工作尚無條文可依的情況下制訂的。這類辦法沒有附屬性。例如《XX公司員工考勤管理辦法》。2024/4/2633(三)守則當(dāng)物業(yè)管理公司要求組織內(nèi)部全體人員共同遵守的道德規(guī)范與行為準(zhǔn)則需要形成條文時，要用“守則”這種文書。例如《員工守則》。(四)公約在一定的物業(yè)范圍內(nèi)，當(dāng)大多數(shù)業(yè)主共同商定和共同遵守的道德規(guī)范和行為準(zhǔn)則需要形成條文時，要用“公約”這種文書。例如《業(yè)主公約》。2024/4/2634四、禮儀文書禮儀文書是物業(yè)管理公司用于日常社會交往并反映一定的禮節(jié)、儀式的文字形式。禮儀文書的顯著特點(diǎn)，一是禮節(jié)性，二是規(guī)范性。物業(yè)管理屬服務(wù)性行業(yè)，需要與社會的各個層面進(jìn)行交往，經(jīng)常使用到的禮儀文書主要有四種：邀請書、請柬、感謝信和賀信。2024/4/2635五、其他日常文書

在日常生活和工作中，除了需要使用行政公文、事務(wù)文書、制度文書和禮儀文書等比較正式的文書外，還要經(jīng)常使用條據(jù)類、告啟類等非正式的文書。物業(yè)服務(wù)企業(yè)在直接面對業(yè)主的文書中，大量地使用到告啟類的應(yīng)用文書。2024/4/2636(一)條據(jù)類應(yīng)用文書條據(jù)是物業(yè)管理記載重要的行為和事務(wù)的文書，一般分便條和單據(jù)兩種。便條一般記載的是日常簡單的、非重要的事項(xiàng)。單據(jù)具有憑據(jù)的作用，記載的內(nèi)容是重要的事務(wù)或者能產(chǎn)生法律后果的事務(wù)。日常應(yīng)用條據(jù)主要有留言條、請假條、借條、收條、欠條、領(lǐng)條等。2024/4/2637(二)告啟類應(yīng)用文書物業(yè)管理的告啟類應(yīng)用文書主要有標(biāo)語(提示牌)、溫馨提示、啟事、海報和好消息等。2024/4/2638第四部分

物業(yè)管理應(yīng)用文書制作

及運(yùn)用的要領(lǐng)一、行政公文與其他文書的區(qū)別行政公文一般由十八個部分組成，即秘密等級、保密期限、緊急程度、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件說明、成文日期、印章、附注、附件、主題詞、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期。而其他文書一般只有標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)(或人)、正文、附件說明、成文日期和附件，甚至更少。2024/4/2639一般只要看到有文頭（即發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識，如××物業(yè)管理公司文件）、有發(fā)文字號（如××字【2013】018號）、有印章這三個部分，就可判定是行政公文。當(dāng)然，也要注意到特殊性，如會議紀(jì)要這種公文就可以沒有文頭而且不加蓋公章，發(fā)文日期在標(biāo)題下，沒有主送機(jī)關(guān)和落款等。另外，更簡單的辦法是從標(biāo)題上一般就可以區(qū)分，因?yàn)樾姓牡乃形姆N都與其他文書的不同。2024/4/2640

二、應(yīng)用文書標(biāo)題的制作(一)公文式標(biāo)題的構(gòu)成要素組成公文式標(biāo)題的要素主要包括單位、區(qū)域(范圍)、時間、事由(內(nèi)容)、性質(zhì)和文種等，其中“事由”和“文種”是最基本的要素。2024/4/2641公文式標(biāo)題通過幾個要素的組合，明確地說明了下述問題：第一，這篇文章是做什么用的(文種)；第二，文章是誰起草的(單位)；第三，文章反映什么時間(時間)、什么區(qū)域(范圍)的什么事情(事由)。只要要素的排列組合合乎規(guī)律，就不會引起歧義。如計劃屬于事務(wù)文書，這種文書的公文式標(biāo)題的全要素形式是“單位+時間+事由+文種”。例如，《XX物業(yè)公司2013年度培訓(xùn)計劃》。2024/4/2642（二）文章式標(biāo)題的構(gòu)成模式從構(gòu)成形式看，文章式標(biāo)題可以有單標(biāo)題和雙標(biāo)題(即主副標(biāo)題)。主標(biāo)題一旦概括到某種程度，不能概括和反映需要傳達(dá)的涵義，就必須用副標(biāo)題來做具體例如，某物業(yè)公司開展全員節(jié)約活動取得明顯效果后，集團(tuán)公司要求該公司上報經(jīng)驗(yàn)材料，以便在全集團(tuán)推廣。這個經(jīng)驗(yàn)材料的標(biāo)題就可以制作為：“挖潛增效大有可為”，副標(biāo)題可為“——某物業(yè)公司開展全員節(jié)約活動情況總結(jié)”。2024/4/2643三、應(yīng)用文寫作的行款格式規(guī)則（一）標(biāo)題文章大標(biāo)題居中排列

字號應(yīng)大于正文，字體也應(yīng)與正文相區(qū)別，并且上下各空一行。

如果大標(biāo)題字?jǐn)?shù)較多，則應(yīng)考慮分行排列，但分行時要注意前后意義的完整，在連貫排列時仍然要求居中。

副標(biāo)題應(yīng)緊靠大標(biāo)題下，中間不空行，題前要加破折號，所用字體也應(yīng)區(qū)別于主標(biāo)題。2024/4/2644(二)署名署名一般放在文章的大標(biāo)題之下，居中，上下各空一行，字號應(yīng)小于大標(biāo)題，字體也應(yīng)區(qū)別于大標(biāo)題和正文。(三)分段每個自然段的開頭要空兩個字的位置，第二行起頂格書寫。書信、報告等應(yīng)用文書的稱謂部分要求頂格書寫，后面加冒號，第二行空兩個字。行政公文的主送機(jī)關(guān)(即受文單位)也要求頂格書寫，如果一行寫不下，回行時仍然頂格書寫，后面加冒號。2024/4/2645(四)引文較短的引文可夾在正文中；如果是較長的引文，則需換行自成一段；排列上要比正文退兩格，首行和末行最好空一行，并在字體、字號上與正文有所區(qū)別。2024/4/2646(五)序碼序碼的一般順序應(yīng)該由漢字到阿拉伯?dāng)?shù)字，由無圈到有圈，其中阿拉伯?dāng)?shù)字(例如“1”)旁應(yīng)為齊底線的圓點(diǎn)，不能是頓號(即應(yīng)為“1．”，不能寫成“1、”)。序碼的使用，以一、二、三、四的“一”為例，應(yīng)是：一、……(一)……1.……(1)……2024/4/2647四、應(yīng)用文書的寫作要領(lǐng)（熟悉）（一）行政公文的寫作要領(lǐng)（一共9種）1．決定的寫法決定的正文一般由緣由、意義和事項(xiàng)組成。緣由可以簡潔明了、寥寥數(shù)語高度概括，涉及重大問題和重大行動安排或?qū)ｉT事項(xiàng)作出決定時，其緣由則要具體、充分。要做到觀點(diǎn)鮮明，依據(jù)充分，事實(shí)準(zhǔn)確，切合實(shí)際。行政公文—決定.pdf2024/4/26482．通知的寫法通知的正文一般先敘述通知的起因緣由，寫明通知的背景和依據(jù)，然后通過承啟用語，轉(zhuǎn)入通知事項(xiàng)。比較復(fù)雜的通知，如指示性通知等，既可采用一氣呵成的貫通式寫法，直接寫明通知的內(nèi)容和在貫徹執(zhí)行中應(yīng)注意的問題，也可采用分條列項(xiàng)式寫法，分出層次，但要注意各條、項(xiàng)之間的邏輯順序。行政公文—通知.pdf2024/4/26493．通報的寫法通報的正文主體由三部分構(gòu)成。一是事實(shí)與評析。即適當(dāng)?shù)卦攲懯聦?shí)(先進(jìn)事跡、錯誤事實(shí)、重要精神或情況)發(fā)生的時間、地點(diǎn)、人員、主要情節(jié)、結(jié)果及影響等，從中提煉出經(jīng)驗(yàn)或教訓(xùn)。二是決定，也稱結(jié)論。表揚(yáng)的要明確給予肯定，寫明授予什么榮譽(yù)，給予什么獎勵；批評的要寫明對責(zé)任者懲戒的意見。三是結(jié)語，即提出要求或希望，號召大家學(xué)習(xí)先進(jìn)或是告誡人們防止發(fā)生類似錯誤，或是要求大家重視某一情況、倡導(dǎo)某一精神。行政公文—通報.pdf2024/4/26504.報告的寫法報告首先概括說明全文主旨，可開始即簡明扼要地將一定時間內(nèi)工作的有關(guān)情況介紹清楚，如依據(jù)、目的、總的行動及對整個工作的估計、評價等。然后以“現(xiàn)將有關(guān)情況報告如下：”之類的通用語，轉(zhuǎn)入正文。主體(即報告事項(xiàng)部分)是報告的核心，是要敘述的具體內(nèi)容。如果內(nèi)容較多，篇幅較長，可采用分題式、分條式或兩者相結(jié)合的方法進(jìn)行敘述。2024/4/2651在常規(guī)物業(yè)管理中，報告也是使用較多的文種之一，常見的錯誤有三個：其一是當(dāng)作前行文使用。如某物業(yè)管理項(xiàng)目負(fù)責(zé)人制作了一份《關(guān)于在A花園組織象棋比賽的報告》交公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，就是運(yùn)用錯誤，應(yīng)使用請示文種。其二是當(dāng)作外行文使用。如給業(yè)主委員會等外圍組織反映情況時使用報告，就是運(yùn)用錯誤。其三是與請示文種混用。如《關(guān)于更換對講機(jī)的請示報告》，就是把請示文種與報告文種混用了。2024/4/26525．請示的寫法首先寫明請示的起因，即“為什么請示”；一般可運(yùn)用敘事、說理相結(jié)合的表達(dá)方式，簡要說明為什么要請示及請示的緣由、依據(jù)、背景。其次要寫明請示事項(xiàng)，即“請示什么問題”。內(nèi)容較簡單的可全文一氣呵成，一貫到底；內(nèi)容復(fù)雜的則應(yīng)分段表述。結(jié)尾處“當(dāng)否，請指示。”2024/4/2653在常規(guī)物業(yè)管理中，使用請示應(yīng)注意以下幾點(diǎn)：

（1)必須堅(jiān)持一事一請示；(2)請示在未獲批準(zhǔn)前，不得對下屬單位發(fā)送；(3)如需向兩個上級單位同時請示，只能采取一個主送和一個抄送的辦法(請示公文的主送單位只能是一個)，不可多頭報送以免造成誤會而貽誤工作；(4)嚴(yán)禁越級請示；(5)請示語言既要簡明扼要，還要注重行文語氣，選用語句要謙敬，分寸得當(dāng)。2024/4/26546．批復(fù)的寫法批復(fù)只答復(fù)請示事項(xiàng)，對請示的問題只作原則性、結(jié)論性的指示和決定。在常規(guī)物業(yè)管理中，使用批復(fù)應(yīng)注意以下幾點(diǎn)：(1)批復(fù)是對請示作回復(fù)，所以在批復(fù)的開頭一定要完全引述來文字號和標(biāo)題，不可只引文號，或只引標(biāo)題；(2)批復(fù)要有針對性，要態(tài)度明朗，觀點(diǎn)明確，措辭要莊重、周密、準(zhǔn)確。同時要注意，只能在職權(quán)范圍內(nèi)批準(zhǔn)、答復(fù)問題，否則即是無效批復(fù)；(3)必須有正式的書面請示才能批復(fù)，口頭或電話請示不能作為批復(fù)的依據(jù)；(4)批復(fù)一般只給來文請示的單位。如有普遍意義，也可以同時抄送所屬各單位。此外，對于下級送來報告，若認(rèn)為有必要，也可以批復(fù)。2024/4/26557．意見的寫法首先是交代提出意見的依據(jù)、目的、情況、意義等，回答“為什么提意見”。其次是對有關(guān)問題或某項(xiàng)工作提出本單位的見解、建議或規(guī)范性的解決辦法。結(jié)尾習(xí)慣用語一般為“以上意見，請結(jié)合實(shí)際貫徹執(zhí)行”、“以上意見，僅供參考”等。也可自然收尾，不加結(jié)束語。2024/4/26568．函的寫法首先述致函起因，即發(fā)函的原因、背景和依據(jù)。其次說明致函事項(xiàng)，明確地將問題、要求或答復(fù)意見告知對方。在常規(guī)物業(yè)管理中，使用函時，要注意態(tài)度的坦誠、熱忱，語氣的平和、謙虛，在措辭上嚴(yán)謹(jǐn)?shù)皿w。2024/4/26579．會議紀(jì)要的寫法首先簡單介紹會議概況，包括會議的起止時間、地點(diǎn)、主持人、參加與列席人員、議題、會議進(jìn)展情況、主要成果，這些是會議紀(jì)要開頭不可缺少的“七要素”。物業(yè)公司會議紀(jì)要13-5-8.pdf2024/4/2658(二)事務(wù)文書的寫作要領(lǐng)（4種）1．計劃的寫法計劃的內(nèi)容一般由前言、主體和結(jié)尾三部分構(gòu)成。(1)前言。計劃的前言主要闡明制訂計劃的指導(dǎo)思想、制訂的根據(jù)，以及計劃的總?cè)蝿?wù)、工作情況的分析等，回答“為什么做”、“依據(jù)什么做”和“能不能做”的問題。前言是計劃的綱要，切忌冗長，不宜過多論述，點(diǎn)到為止。(2)主體。主體是計劃的主干部分，是計劃寫作的重點(diǎn)，用來表述計劃的具體內(nèi)容，回答“做什么”、“怎么做”和“何時完成”的問題。2024/4/2659計劃的主體主要包括“三要素”：即目標(biāo)(做什么)、步驟(分幾步做完)和措施（怎么做)。”目標(biāo)、步驟和措施是計劃的基本內(nèi)容，相互關(guān)聯(lián)，不可或缺，它們保證了計劃的完整性和可行性。(3)結(jié)尾。計劃的結(jié)尾部分，應(yīng)根據(jù)行文的需要而定。常見的結(jié)尾方式有三種。一是突出重點(diǎn)，在結(jié)尾部分指出計劃的重點(diǎn)任務(wù)與實(shí)施過程中的主要環(huán)節(jié)；二是強(qiáng)調(diào)有關(guān)注意事項(xiàng)，闡明在計劃執(zhí)行中可能出現(xiàn)的問題，預(yù)先提出防范措施；三是提出號召，勉勵大家積極努力，確保計劃實(shí)現(xiàn)。2024/4/26602.總結(jié)的寫法總結(jié)的正文一般由前言、主體和結(jié)尾構(gòu)成。有的總結(jié)省略前言和結(jié)尾，只有主體部分。(1)前言前言是正文的開頭部分，簡略介紹所要總結(jié)工作的目的、根據(jù)、緣由、背景、時間和內(nèi)容等等；有的還對主要成績和經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行概括，以收到開門見山之效。(2)主體主體是總結(jié)的主要部分。其慣用模式為：基本情況+主要經(jīng)驗(yàn)(即做法或體會)+存在問題+今后打算。上述內(nèi)容可以靈活掌握，或詳或略，視具體情況和寫作目的而定。(3)結(jié)尾結(jié)尾是正文的最后部分，應(yīng)簡短有力。2024/4/26613．大事記的寫法

大事記的正文是解決“記什么”和“怎樣記”的問題。在行文結(jié)構(gòu)上，先寫“大事時間”，后寫“大事記述”。“大事時間”是大事記不可缺少的組成部分，如《2013年XX物業(yè)管理公司大事記》，就是以2013年1月1日和2013年12月31日為時間界限，這一年里在XX物業(yè)管理公司發(fā)生的大事。2024/4/26624．倡議書倡議書由標(biāo)題、稱謂、正文、署名、時間構(gòu)成基本內(nèi)容和基本格式。例如《關(guān)于向XX地震災(zāi)區(qū)捐款捐物的倡議書》。2024/4/2663(三)禮儀文書的寫作要領(lǐng)1．邀請書的寫法邀請書一般由標(biāo)題、稱呼、正文、結(jié)語和簽署等五部分組成。2．請柬的寫法請柬由封面和封里組成。封里由稱呼、正文、結(jié)語和簽署等內(nèi)容構(gòu)成。3.感謝信和賀信的寫法感謝信和賀信的結(jié)構(gòu)包括：標(biāo)題、稱呼、正文、結(jié)語和簽署五部分。2024/4/2664(四)告啟類文書的寫作要領(lǐng)1．標(biāo)語(提示牌)的寫法制作標(biāo)語