第三章 電子文件的標準化要求第一節公務文書概述公文是國家機關和其他社會組織在公務活動中為行使職權效力和標準體式的文件。它專指國務院辦公廳2023824日公布的《國家行政機關公文處理方法》列出的十三種公文，即：命令(令)，打算，公告、通告，通知，通報，議案，報告，請示，批復，意見，函，會議紀要。公文是傳達貫徹黨和國家的方針、政策，公布行政法規和規章，施行行政措施，請示和答復問題，指導、布置和商洽工作，報告狀況，溝通閱歷的重要工具。公文有著鮮亮的階級性、政治性和政策性，因此，它具有與報刊雜志上的文章、文藝作品等其他書面文字材料完全不同的特點。1.公文必需由法定的作者制成和公布機關、其他社會組織及其負責人。例如，黨政軍機關、群眾團體、企事業單位等，都是依據2.(對下行文)或酌情處理(對上行文或平行文)3.公文有規簽發手續。4.性。公務問題的處理必需快速、準時，所以，對公文的制發和實施是有嚴格的時間要求的，1.(1)內部文件。內部文件是本機關內部制發和使用的文件。它反映著機關的內部活動。例如，本機關的工作打算、工作總結，機關內部會議簡報、會議記錄及大事記等。(2)外發文件。外發文件是本機關對外發出的文件，又稱發文。它反映著本機關與外機關的活動和聯系，屬于外發文件的有報告、通知、函等。(3)收來文件。收來文件是本機關收到外機關送來的文件，又稱收文。它反映著本機關與外上述劃分并不是確定的，有時本機關的內部文件需要向上級機關報送或與其他機關交2.公文按性質可分為法規文件、行政文件和黨內文件。(1)文件通常具有很強的約束力。(2)(3)3.公文按行文關系可分為上行文件、下行文件和平行文件。(1)級機關對上級機關的行文。如報告、請示等。(2)關的行文。如命令、打算、指示、通知、批復等。(3)4.公文按使用范圍可分為通用文件和專用文件。(1)軍各級機關，團體、企業、事業等單位普遍使用的文件。依據2023年8 月24日國務院辦公廳公布修訂《國家行政機關公文處理方法的規定通用公文有13 (2)專用文件。專用文件是指在特定的工作部門業務范圍內特地使用的文件這類文書具有很強的專業特(1)需辦文件(“辦件”)，是指要求承辦或答復的文件。(2)參閱文件(“閱件”)，是指只供閱讀按時間處理要求，可分為：(1)急件，是指要求急辦的文件。其中又可分為急件和特急件。(2)按保密處理要求，可分為：(1)機密件。是指內容涉及黨和國家機密，在肯定時期內限定其閱讀范圍的文件。其中又可分為絕密件、機密件和隱秘件。(2)一般件。是指內容不涉是為了提高公文處理效率，建立和健全我國國家機關公文格式系統，簡化和統一公文格式，更準確、有效地撰制、收集、傳遞和存貯公文信息，適應現代化治理的需要。依據1999年國〖BT2公文用紙一般使用紙張定量為60g/m 2—80g/m 2的膠版印刷紙或復印紙。紙張白度為85%—90%，橫向耐折度≥15次，不透亮度≥85%，ph值為7 5—9 5〖BT21 GB/T148A4型紙，其成品幅面尺寸為：210mm×297mm。張貼的公文2公文用紙天頭(上白邊)為：37mm±1mm公文用紙訂口(左白邊)為：28mm±1mm版心尺寸為：156mm×225mm(不含頁碼)上行文上邊緣距為117(即37+80)mm±1mm,62(即37+25)mm±1mm1〖BT21慣書寫、排版。在民族自治地區，可并用23號仿宋體字，文中如有小標題可用3號小標宋體字或黑體字，一般每面排22行，每行283版面干凈無底灰，字跡清楚無斷劃，尺寸標準，版心不斜，誤差不超過1mm4雙面印刷；頁碼套正，兩面誤差不得超過2mm。黑色油墨應到達色譜所標BL100%，紅色油墨應到達色譜所標Y80%、M80%5公文應左側裝訂，不掉頁。包本公文的封面與書芯不脫落，后背平坦、不空。兩頁頁碼之間誤差不超過4mm。騎馬訂或平訂的訂位為兩釘釘鋸外訂眼距書芯上下各1/4處，允許誤差±4mm。平訂釘距與書脊間的距離為3mm—5mm；無壞釘、漏釘、重釘，釘腳平伏結實；后背不行散頁明訂。裁切成品尺寸誤差±1mm，四角成90〖BT2(寬度同版心，即156mm)以上的各要素統稱眉首；置于紅色反線(不含)以下至主題詞(不含)之間的各要素統稱主體；置于主題詞以下的各要素統稱1(1)公文份數序號是將同一文稿印制假設干份時每份公文的挨次編號。如需要標識公文份數序號，用阿拉伯數碼頂格標識在版心左上角第1(2)31行，兩字之間空1字；如需同31密(3)31行，兩字之間空1字；如需同12(4)或標準化簡稱。發文機關標識上邊緣至版心上邊緣為25mm。對于上報的公文，發文機關標識上邊緣至版心上邊緣為80mm2發文機關標識推舉使用小標宋體字，用紅色標識。字號由發文機關以醒目美觀為原則酌定，22mm×15mm(高×寬)20mm×14mm21mm×13mm(高×寬)。聯合行文時應使主辦機關名稱在前(5)23號仿宋體字，居中排布；年份、序號用阿拉伯數碼標識；年份應標全稱，用六角括號［］括入；序號承受流水號，不編虛位(1001)4mm(6)明傳電報不用“簽發人1133號楷體字標識簽發12行起在主辦單位簽名處在同一行并使紅色反線與之的距離為4mm2(1)22號小標宋體字，可分一行或多行居中排布；回行時，要做到詞意完整公文的標題，一般由發文機關名稱、內容(又稱“事由”)事由局部，通常由介詞“關于文種，要依據行文目的、行文關系和內容性質的需要來確有些公文，有時可省去內容(事由)，只寫發文機關和文種，如《中華人民共和國主席令有些公布性文件，還可以省去發文機關和內容(事由)，只寫文種，如《公告(2)13全(3)公文正12(4)參考而并不具備現實執行效用的附件JP1行左空2字用3號仿宋體字標識“附件號和名稱。附件如有序號使用阿拉伯數碼(如“附件；1、×××××”)；附件名稱后不加標點符號。附件應與公文正文一起裝訂，并在附件左上角第1第1行頂格標識公文的發文字號并在其后標識附件(或帶序號)JP(5)成文時間(又稱發文時間)，是指形成公文的精準時間。其作用在于說明公文從何時起正式生成文時間位于發文機關名稱下面的位置，需用漢字完整寫出年、月、日，零寫為“0”一般狀況下，成文日期以領導人簽發日期為準；經會議爭論通過的公文，以通過日期為準；法規性公文以批準日期為準；聯合行文，以最終簽發機關的領導人簽發的日期為準；電報，(6)不加蓋印章的公文(如省政府專項會議通知、電報、會議紀要等)，應在正文下空一行，成文日期上一行左側前移兩字處注公文生效標識。留意成文日期應右空44印章應上距正文1行之風，或可切住正文最終一行右側空白處，原則是不壓住正文即可。端正、居中下壓成文時間，7印章間互不相交或相切，相距不超過3mm當聯合行文需加蓋3個以上印章時，為防止消滅空白印章，應將各發文機關名稱(可用標準化簡稱)按加蓋印章挨次排列在相應位置，并使印章加蓋或套印在其上。主辦機關印章在前，每排最多排3章之間互不相應或相切；在最終一排印章之下右空2(7)321為2字，字體為三號標宋。內容為聯系人(具體承辦人)3(1)“主題詞”用3號黑體字，居左頂格標識，后標全角冒號；詞目用3號標宋體字；詞目之間空1(2)公文如有抄送機關，在主題詞下1行；左右各空1字，用3號仿宋體字標識“抄送全標句號。如主送機關移至主題詞之(3)位于抄送機關之下(無抄送機關在主題詞之下)1行位置；用3號仿宋體字。印發機關左空1字，必需是公文的制發單位(委廳辦公室)1字。印發日期以公文付印的日期(4)4mm公文版記中的正線和反線規格為，正線不超過0 1cm，反線不超過0 2cm(5)版記位于批轉文件或附件之后，公文最終一面(封四)，版記的最終一個要素置于最終一行。〖BT214號半角白體阿拉伯數碼標識4號一字線，7mm11字。空白頁和空白頁以后的頁2公文如需附表，對橫排A4紙型表格，應將頁碼放在橫表的左側，單頁碼置于表的左下角，雙公文如需附A3紙型表格，且當最終一頁為A3(可放分送，不放頁碼)應為空白，將A3紙型表格貼在封三前，不應貼在文件最終一頁(封四)〖BT21發文機關名稱上邊緣距上頁的距離為30mm，推舉用小標宋體字，字號由發文機關酌定；發文4mm處為一條武文線(上粗下細)20mm處為一條文武線(上細下粗)，兩170mm28個字。首頁不顯示頁碼。發文機關名稱及雙線均印紅色。發11秘密等級或緊急程度，可置于文武線下1〖HT5K HT〗〖BG(!〗〖BHDFG4，FK5ZQ，WK20ZQ*2F〗緊急程度〖BHDWG6，FK25F〗(發文機關名稱)〖JY〗簽發人〓×××〖BHDFG4，FK25F〗(題〓〓注)〖BHDWG6，FK7ZQ，