第頁共頁人事檔案歸檔制度，是指為了管理和保存員工的人事檔案，規(guī)范歸檔程序和要求的制度。一、歸檔目的1.保護員工的隱私和個人信息，確保其安全和保密性。2.方便員工的查詢和使用，提供人事信息的準確性和有效性。3.滿足勞動法規(guī)和人事管理的要求，保證公司的合法性和規(guī)范性。4.便于對員工的事務(wù)和工作記錄進行跟蹤和分析。5.合理利用和管理檔案空間和資源。二、歸檔內(nèi)容1.基本檔案：包括員工的個人身份信息、合同信息、學(xué)歷和資格證書、工作經(jīng)歷等。2.薪酬檔案：包括員工的薪資、獎金、補貼等薪酬記錄。3.績效檔案：包括員工的績效評估、考核記錄等。4.培訓(xùn)檔案：包括員工的培訓(xùn)記錄和證書。5.離職檔案：包括員工的離職原因、離職證明等。三、歸檔流程1.建立檔案登記和編號制度，確保每個員工都有唯一的檔案編號。2.設(shè)置檔案分類和文件夾，將不同類型的檔案進行歸類。3.制定歸檔操作規(guī)范和操作指引，確保歸檔流程的規(guī)范性和準確性。4.實行定期歸檔和清理，確保檔案的及時更新和整理。5.設(shè)置權(quán)限和訪問控制，確保檔案的保密和安全。四、歸檔管理1.設(shè)立專門的人事檔案管理崗位或部門，負責(zé)檔案管理和維護。2.制定檔案借閱和使用規(guī)定，確保檔案的合法使用和保密性。3.定期進行檔案的檢查和審查，發(fā)現(xiàn)問題及時糾正和整改。4.建立檔案索引和檔案檢索系統(tǒng)，方便員工查詢和使用檔案。5.定期進行檔案備份和災(zāi)難恢復(fù)，防止檔案丟失和損壞。五、檔案保存期限1.基本檔案：員工離職后，保存至少5年。2.薪酬檔案：保存至少10年。3.績效檔案：保存至少5年。4.培訓(xùn)檔案：保存至少5年。5.離職檔案：保存至少5年。六、檔案銷毀1.根據(jù)公司制度和法律法規(guī)的要求，定期進行檔案的銷毀。2.銷毀前，要進行檔案清理和整理，確保檔案的準確性和完整性。3.銷毀過程要有證明和記錄，保證銷毀的合規(guī)和可追溯性。以上就是人事檔案歸檔制度的一些基本要點，具體的制度可以根據(jù)公司的實際情況進行制定和調(diào)整。人事檔案歸檔制度（二）第一部分：引言1.目的和背景本制度的目的是規(guī)范和管理公司的人事檔案，確保其完整、準確和安全。人事檔案是公司的重要資產(chǎn)，它包括員工的個人信息、工作記錄和其他與雇傭關(guān)系相關(guān)的文件。良好的人事檔案管理可幫助公司合規(guī)運營，提高勞動力管理效率，并便于進行績效評估和人力資源規(guī)劃。2.適用范圍本制度適用于公司的所有員工檔案管理工作，包括但不限于任職、離職、轉(zhuǎn)崗和晉升等情況下的檔案處理。所有相關(guān)人員必須遵守本制度的規(guī)定，確保檔案管理工作的規(guī)范性和一致性。第二部分：相關(guān)定義1.人事檔案指公司對所有員工的個人信息、工作記錄、考勤記錄、任職文件、培訓(xùn)記錄等進行整理和存檔的文件。2.檔案管理員指負責(zé)管理人事檔案的專門人員或部門，負責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管和銷毀。3.歸檔指將員工的相關(guān)檔案文件按照一定的規(guī)范和流程進行整理和存儲的過程。歸檔必須確保文件的完整性、準確性和安全性。4.電子檔案指將紙質(zhì)檔案以電子形式進行存儲和管理。第三部分：檔案管理流程1.檔案收集（1）公司應(yīng)在員工入職時要求員工提交個人資料，包括身份證、學(xué)歷證書、工作經(jīng)驗證明等。員工應(yīng)如實提供相關(guān)資料。（2）公司應(yīng)在員工離職時收回員工的員工證件和相關(guān)文件，并進行整理和歸檔。2.檔案整理（1）檔案管理員負責(zé)對收集到的檔案文件進行分類、整理和標記，確保文件的清晰可辨認。（2）檔案管理員應(yīng)定期檢查檔案，確保其完整性和準確性。3.檔案歸檔（1）對于紙質(zhì)檔案，檔案管理員應(yīng)按照編制的目錄和分類將檔案文件歸檔。（2）對于電子檔案，檔案管理員應(yīng)將文件以規(guī)范的格式和命名方式存儲在電子存儲設(shè)備上，并備份至安全的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器。4.檔案保管（1）檔案管理員應(yīng)對歸檔的檔案進行妥善保管，確保檔案的安全性和機密性。（2）檔案管理員應(yīng)定期檢查檔案存儲設(shè)備和服務(wù)器的運行狀況，確保其正常工作。5.檔案查詢和提取（1）員工或相關(guān)部門需要查詢或提取檔案時，應(yīng)向檔案管理員提出申請，提供相關(guān)證明文件。（2）檔案管理員應(yīng)按照申請人的要求，盡快查詢或提取檔案，并記錄查詢和提取的信息。6.檔案銷毀（1）對于不再需要保留的檔案，檔案管理員應(yīng)按照規(guī)定的時限和程序進行銷毀。（2）檔案管理員應(yīng)記錄檔案銷毀的時間、類型和數(shù)量，并保留相關(guān)記錄。第四部分：違反制度的處理1.違反制度的行為包括但不限于虛假填報個人資料、私自更改檔案、未經(jīng)授權(quán)查閱或提取檔案等。2.發(fā)現(xiàn)違反制度的行為，公司將采取相應(yīng)的處理措施，包括但不限于口頭警告、書面警告、停職、解雇等。第五部分：附則1.本制度需經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后生效，并公告于全體員工。2.本制度的解釋權(quán)歸公司所有。以上是一個關(guān)于人事檔案歸檔制度的范本，供參考使用。具體制定時應(yīng)根據(jù)公司的實際情況進行調(diào)整和補充。人事檔案歸檔制度（三）一、制度目的建立科學(xué)、規(guī)范的人事檔案歸檔制度，旨在加強對人事檔案的管理，確保人事檔案的完整性、可靠性和保密性，以便提供有效的人事信息支持和保障企業(yè)正常運營。二、適用范圍本制度適用于企業(yè)所有員工的人事檔案管理工作。三、責(zé)任主體1.人事部門負責(zé)制定人事檔案歸檔的操作流程和工作標準，并組織培訓(xùn)和督促各部門執(zhí)行；2.各部門負責(zé)按照規(guī)定的流程和標準將相關(guān)的人事文件歸檔，并定期進行檔案檢查和整理；3.全體員工有責(zé)任保護和正確使用人事檔案信息。四、流程與要求1.檔案管理流程（1）新員工入職時，人事部門負責(zé)收集員工相關(guān)的個人信息并建立檔案；（2）員工轉(zhuǎn)正后，人事部門將其檔案交由所在部門進行保管，并進行登記和編號；（3）員工離職或調(diào)動時，所在部門負責(zé)將其檔案歸還給人事部門，并進行注銷和整理；（4）檔案定期進行檢查、整理和存儲。2.檔案管理要求（1）人事檔案應(yīng)按照員工姓名、工號等信息進行編號和歸檔；（2）檔案材料應(yīng)按照一定的分類標準進行整理和存放，確保易于查閱和管理；（3）檔案室應(yīng)設(shè)有專門的保管人員負責(zé)人事檔案的管理和保密工作；（4）檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備保密性、完整性和可靠性，并定期備份和維護。五、保密措施1.人事檔案應(yīng)嚴格保密，不得隨意泄露或提供給外部人員；2.檔案室應(yīng)有專門的門禁措施，確保只有授權(quán)人員能夠進入；3.員工在查閱檔案時應(yīng)填寫申請表并經(jīng)過審批，且不得將檔案材料帶出檔案室；4.檔案室應(yīng)定期進行安全檢查和巡視，確保檔案的安全可靠性；5.在檔案移交、借閱和歸還過程中，應(yīng)進行嚴格的登記和核對，確保檔案的完整性。六、檔案保存期限1.在職員工的檔案應(yīng)保存至其離職后的五年，期滿后進行銷毀；2.離職員工的檔案應(yīng)保存至其離職后的三年，期滿后進行銷毀；3.對于涉及法律訴訟的檔案，應(yīng)根據(jù)法律規(guī)定的時限進行保存；4.對于特殊崗位的員工檔案，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進行保存。七、制度執(zhí)行與監(jiān)督1.各部門負責(zé)人應(yīng)對本制度進行組織實施，并確保全體員工遵守；2.人事部門應(yīng)定期對各部門的檔案進行檢查和評估，并提出改進意見；3.對檔案管理不規(guī)范甚至存在違規(guī)行為的人員，將給予相應(yīng)的紀律處理；4.人事部門應(yīng)定期與有關(guān)單位進行溝通和交流，學(xué)習(xí)先進的檔案管理經(jīng)驗，不斷完善人事檔案管理制度。八、違反規(guī)定的處理1.對于故意篡改檔案、私自銷毀檔案或泄露檔案信息的人員，將取消其檔案操作權(quán)限，并給予相應(yīng)的紀律處分；2.對于違反檔案管理制度的人員，將按照公司的相關(guān)規(guī)定進行追責(zé)和處理。以上是人事檔案歸檔制度的范文，具體執(zhí)行細則和規(guī)定可根據(jù)企業(yè)的實際情況進行補充和完善。制度的建立和執(zhí)行要求各部門和員工嚴格按照規(guī)定操作，并加強對檔案管理的監(jiān)督和評估，確保人事檔案的安全和可靠性，保護員工的合法權(quán)益和企業(yè)的利益。人事檔案歸檔制度（四）一、目的和范圍1.1目的本制度的目的是規(guī)范和統(tǒng)一管理企業(yè)的人事檔案，確保檔案的安全性、準確性和完整性，為企業(yè)的人事管理工作提供有效的支持和依據(jù)。1.2范圍本制度適用于企業(yè)所有員工的人事檔案管理工作，包括員工的基本信息、入職材料、勞動合同、調(diào)動記錄、培訓(xùn)記錄、獎懲記錄等。二、主要內(nèi)容2.1檔案歸檔的責(zé)任部門人力資源部負責(zé)全面負責(zé)和協(xié)調(diào)企業(yè)的人事檔案管理工作，并設(shè)立專門的檔案管理人員負責(zé)具體的檔案管理工作。2.2歸檔的原則和要求（1）保密原則：人事檔案具有保密性，未經(jīng)本人同意或法律規(guī)定，不得向他人透露或提供。（2）準確原則：檔案的內(nèi)容必須準確無誤，對于檔案中的每一項信息，應(yīng)有明確的來源和驗證途徑。（3）完整原則：每個員工的檔案必須保持完整，不得有遺漏或遺失的情況。（4）可追溯原則：檔案的每一項內(nèi)容應(yīng)能追溯到相關(guān)的文件材料，便于查閱和核對。2.3檔案歸檔流程（1）檔案整理：由專門的檔案管理人員負責(zé)對員工的各類檔案進行整理和歸檔，并進行標識和分類。（2）檔案登記：每個員工的檔案必須進行詳細的登記，包括姓名、工號、職務(wù)、入職日期等基本信息。（3）檔案存放：檔案應(yīng)妥善存放，確定一個專用的檔案室或柜子，設(shè)有防火、防潮等措施，確保檔案的安全性。（4）檔案借閱：員工需要查閱自己的檔案，需填寫借閱申請并經(jīng)過相關(guān)部門審批，嚴禁私自調(diào)閱他人檔案。借閱期限不得超過3天。（5）檔案銷毀：檔案達到保留期限之后，由專門的檔案管理人員負責(zé)進行銷毀，銷毀過程必須符合相關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定，銷毀記錄必須保存。2.4檔案管理人員的職責(zé)（1）負責(zé)制定和完善人事檔案管理的制度和流程。（2）對員工檔案進行整理和歸檔，確保檔案的安全性和完整性。（3）對新員工進行檔案登記，及時更新和完善檔案信息。（4）負責(zé)員工檔案的存放和借閱，確保檔案的安全和保密。（5）向相關(guān)部門和員工提供檔案咨詢和查詢服務(wù)。（6）定期對檔案進行檢查和清理，及時發(fā)現(xiàn)和處理問題。（7）組織和參與檔案培訓(xùn)和交流活動，提高檔案管理的水平。三、宣傳和培訓(xùn)3.1宣傳本制度應(yīng)通過內(nèi)部通知、人事制度手冊、企業(yè)網(wǎng)站等渠道進行宣傳，讓員工了解和熟悉制度的內(nèi)容和要求。3.2培訓(xùn)人力資源部應(yīng)組織相關(guān)的培訓(xùn)和交流活動，提高檔案管理人員的專業(yè)水平和檔案管理的效率和質(zhì)量。培訓(xùn)內(nèi)容包括檔案管理的基本知識、操作流程、法律法規(guī)等。四、監(jiān)督和檢查4.1監(jiān)督人力資源部負責(zé)對檔案管理人員的工作進行監(jiān)督，及時發(fā)現(xiàn)和處理工作中的問題和不足，確保制度的執(zhí)行。4.2檢查人力資源部應(yīng)定期對檔案進行檢查和清理，確保檔案的完整性和可查性。對于存在問題的檔案，應(yīng)及時進行整改和補充。五、制度的保密性和可行性5.1保密