(1)歸檔的工程文件一般應為原件。(2)工程文件的內容及其深度必須符合國家有關工程勘察、設計、施工、監理等方面的技術規范、標準和規程。(3)工程文件的內容必須真實、準確，與工程實際相符合。(4)工程文件應采用耐久性強的書寫材料，如碳素墨水、藍黑墨水，不得使用易褪色的書寫材料，如紅色墨水、純藍墨水、圓珠筆、復寫紙、鉛筆等。(5)工程文件應字跡清楚、圖樣清晰、圖表整潔，簽字蓋章手續完備。(6)工程文件中文字材料幅畫尺寸規格宜為A4幅面(297mm×210mm)，圖紙宜采用國家標準圖幅。(7)工程文件的紙張應采用能夠長期保存的韌力大、耐久性強的紙張。圖紙一般采用藍曬圖，竣工圖應是新藍圖。計算機出圖必須清晰，不得使用計算機所出圖紙的復印件。(8)所有竣工圖均應加蓋竣工圖章。(9)利用施工圖改繪竣工圖，必須標明變更修改依據；凡施工圖結構、工藝、平面布置等有重大改變，或變更部分超過圖面1/3的，應當重新繪制竣工圖。(10)不同幅面的工程圖紙應按《技術制圖復制圖的折疊方法》統一折疊成A4幅面，圖標欄露在外面。(11)工程檔案資料的縮微制品，必須按國家縮微標準進行制作，主要技術指標(解像力、密度、海波殘留量等)要符合國家標準，保證質量。(12)工程檔案資料的照片(含底片)及聲像檔案，要求圖像清晰、聲音清楚、文字說明或內容準確。(13)工程文件應采用打印的形式并使用檔案規定用筆，手工簽字，在不能夠使用原件時，應在復印件或抄件上加蓋公章并注明原件保存處。(1)編制卷內文件頁號應符合下列規定。①卷內文件均按有書寫內容的頁面編號。每卷單獨編號，頁號從“1”開始。②頁號編寫位置：單頁書寫的文字在右下角；雙面書寫的文件，正面在右下角，背面在左下角。折疊后的圖紙一律在右下角。③成套圖紙或印刷成冊的科技文件材料，自成一卷的，原目錄可代替卷內目錄，不必重新編寫頁碼。④案卷封面、卷內目錄、卷內備考表不編寫頁號(2)卷內目錄的編制應符合下列規定。①卷內目錄式樣宜符合現行《建設工程文件歸檔整理規范》中附錄B的要求。②序號：以一份文件為單位，用阿拉伯數字從“1”依次標注。③責任者：填寫文件的直接形成單位和個人。有多個責任者時，選擇兩個主要責任者，其余用“等”代替。④文件編號：填寫工程文件原有的文號或圖號。⑤文件題名：填寫文件標題的全稱。⑥日期：填寫文件形成的日期。⑦頁次：填寫文件在卷內所排列的起始頁號，最后一份文件填寫起止頁號。⑧卷內目錄排列在卷內文件之前。(3)卷內備考表的編制應符合下列規定。①卷內備考表的式樣宜符合現行《建設工程文件歸檔整理規范》中附錄C的要求。②卷內備考表主要標明卷內文件的總頁數、各類文件數(照片張數)以及立卷單位對案卷情況的說明。③卷內備考表排列在卷內文件的尾頁之后。(4)案卷封面的編制應符合下列規定。①案卷封面印刷在卷盒、卷夾的正表面，也可采用內封面形式。案卷封面的式樣宜符合現行《建設工程文件歸檔整理規范》中附錄D的要求。②案卷封面的內容應包括檔號、檔案館代號、案卷題名、編制單位、起止日期、密級、保管期限、共幾卷、第幾卷。③檔號應由分類號、項目號和案卷號組成。檔號由檔案保管單位填寫。④檔案館代號應填寫國家給定的本檔案館的編號。檔案館代號由檔案館填寫。⑤案卷題名應簡明、準確地揭示卷內文件的內容。案卷題名應包括工程名稱、專業名稱、卷內文件的內容。⑥編制單位應填寫案卷內文件的形成單位或主要責任者。⑦起止日期應填寫案卷內全部文件形成的起止日期。⑧保管期限分為永久、長期、短期3種期限。各類文件的保管期限見現行《建設工程文件歸檔整理規范》中附錄A的要求。永久是指工程檔案需永久保存；長期是指工程檔案的保存期等于該工程的使用壽命；短期是指工程檔案保存20年以下。同一案卷內有不同保管期限的文件，該案卷保管期限應從長。⑨工程檔案套數一般不少于兩套，一套由建設單位保管，另一套原件要求移交當地城建檔案管理部門保存。對于接受范圍規范規定，各城市可以根據本地情況適當拓寬和縮減，具體可向建設工程所在地城建檔案管理部門詢問。⑩密級分為絕密、機密、秘密3種。同一案卷內有不同密級的文件，應以高密級為本卷密級。(5)卷內目錄、卷內備考表、卷內封面應采用70g以上白色書寫紙制作，幅面統一采用A4幅面。(1)立卷應遵循工程文件的自然形成規律，保持卷內文件的有機聯系，便于檔案的保管和利用。(2)一個建設工程由多個單位工程組成時，工程文件應按單位工程組卷。(3)立卷采用如下方法。①工程文件可按建設程序劃分為工程準備階段的文件、監理文件、施工文件、竣工圖、竣工驗收文件5部分。②工程準備階段文件可按單位工程、分部工程、專業、形成單位等組卷。③監理文件可按單位工程、分部工程、專業、階段等組卷。④施工文件可按單位工程、分部工程、專業、階段等組卷。⑤竣工圖可按單位工程、專業等組卷。⑥竣工驗收文件可按單位工程、專業等組卷。(4)立卷過程中宜遵循下列要求。①案卷不宜過厚，一般不超過40mm。②案卷內不應有重復文件，不同載體的文件一般應分別組卷。(1)文字材料按事項、專業順序排列。同一事項的請示與批復，同一文件的印本與定稿、主件與附件不能分開，并按批復在前、請示在后，印本在前、定稿在后，主件在前、附件在后的順序排列。(2)圖紙按專業排列，同專業圖紙按圖號順序排列。(3)既有文字材料又有圖紙的案卷，文字材料排前、圖紙排后。建設工程文件是指在工程建設過程中形成的各種形式的記錄信息，包括工程準備階段文件、監理文件、施工文件、竣工圖和竣工驗收文件，也可簡稱為工程文件。(1)工程準備階段文件是工程開工以前，在立項、審批、征地、勘察、設計、招標投標等工程準備階段形成的文件。(2)監理文件是監理單位在工程設計、施工等階段監理過程中形成的文件。(3)施工文件是施工單位在工程施工過程中形成的文件。(4)竣工圖是工程竣工驗收后，真實反映建設工程項目施工結果的圖樣。(5)竣工驗收文件是建設工程項目竣工驗收活動中形成的文件

工程檔案是指在工程建設活動中直接形成的具有歸檔保存價值的文字、圖表、聲像等各種形式的歷史記錄，也可簡稱為工程檔案。

建設工程文件和檔案組成了建設工程文件檔案資料。(1)紙質載體：以紙張為基礎的載體形式。(2)縮微品載體：以膠片為基礎，利用縮微技術對工程資料進行保存的載體形式。(3)光盤載體：以光盤為基礎，利用計算機技術對工程資料進行存儲的形式。(4)磁性載體：以磁性記錄材料(磁帶、磁盤等)為基礎，對工程資料的電子文件、聲音、圖像進行存儲的方式。（1)對于與工程建設有關的重要活動，記載工程建設主要過程和現狀、具有保存價值的各種載體的文件，均應收集齊全，整理立卷后歸檔。(2)工程文件的具體歸檔范圍按照現行《建設工程文件歸檔整理規范》中“建設工程文件歸檔范圍和保管期限表”共分為5大類。建設工程檔案資料的管理涉及建設單位、監理單位、施工單位等以及地方城建檔案管理部門。對于一個建設工程而言，歸檔有3方面的含義。(1)建設、勘察、設計、施工、監理等單位將本單位在工程建設過程中形成的文件向本單位檔案管理機構移交。(2)勘察、設計、施工、監理等單位將本單位在工程建設過程中形成的文件向建設單位檔案管理機構移交。(3)建設單位按照現行《建設工程文件歸檔整理規范》要求將匯總的該建設工程文件檔案向地方城建檔案管理部門移交。工程造價01通用職責02建設單位職責03監理單位職責04施工單位職責05地方城建檔案管理部門職責通用職責(1)工程各參建單位填寫的建設工程檔案應以施工及驗收規范、工程合同、設計文件、工程施工質量驗收統一標準等為依據。(2)工程檔案資料應隨工程進度及時收集、整理，并應按專業歸類，認真書寫，字跡清楚，項目齊全、準確、真實，無未了事項。表格應采用統一表格，特殊要求需增加的表格應統一歸類。(3)工程檔案資料進行分級管理，建設工程項目各單位技術負責人負責本單位工程檔案資料的全過程組織工作并負責審核，各相關單位檔案管理員負責工程檔案資料的收集、整理工作。(4)對工程檔案資料進行涂改、偽造、隨意抽撤或損毀、丟失等，應按有關規定予以處罰，情節嚴重的，應依法追究法律責任。建設單位職責(1)在工程招標及與勘察、設計、監理、施工等單位簽訂協議、合同時，應對工程文件的套數、費用、質量、移交時間等提出明確要求。(2)收集和整理工程準備階段、竣工驗收階段形成的文件，并應進行立卷歸檔。(3)負責組織、監督和檢查勘察、設計、施工、監理等單位的工程文件的形成、積累和立卷歸檔工作，也可委托監理單位監督、檢查工程文件的形成、積累和立卷歸檔工作。(4)收集和匯總勘察、設計、施工、監理等單位立卷歸檔的工程檔案。(5)在組織工程竣工驗收前，應提請當地城建檔案管理部門對工程檔案進行預驗收；未取得工程檔案驗收認可的文件，不得組織工程竣工驗收。(6)對列入當地城建檔案管理部門接收范圍的工程，工程竣工驗收3個月內，向當地城建檔案管理部門移交一套符合規定的工程文件。(7)必須向參與工程建設的勘察、設計、施工、監理等單位提供與建設工程有關的原始資料，原始資料必須真實、準確、齊全。(8)可委托承包單位、監理單位組織工程檔案的編制工作；負責組織竣工圖的繪制工作，也可委托承包單位、監理單位、設計單位完成，收費標準按照所在地相關文件執行。監理單位職責(1)應設專人負責監理資料的收集、整理和歸檔工作。在項目監理部，監理資料的管理應由總監理工程師負責，并指定專人具體實施，監理資料應在各階段監理工作結束后及時整理歸檔。(3)可以按照監理合同的約定，接受建設單位的委托，監督、檢查工程文件的形成、積累和立卷歸檔工作。(2)監理資料必須及時整理、真實完整、分類有序。在設計階段，對勘察、測繪、設計單位的工程文件的形成、積累和立卷歸檔進行監督、檢查；在施工階段，對施工單位的工程文件的形成、積累、立卷歸檔進行監督、檢查。(4)編制的監理文件的套數、提交內容、提交時間，應按照現行《建設工程文件歸檔整理規范》和各地城建檔案管理部門的要求，編制移交清單，雙方簽字、蓋章后，及時移交建設單位，由建設單位收集和匯總。監理公司檔案部門需要的監理檔案，按照《建設工程監理規范》(GB50319—2013)的要求，及時由項目監理部提供。施工單位職責(1)實行技術負責人負責制，逐級建立、健全施工文件管理崗位責任制，配備專職檔案管理員，負責施工資料的管理工作。工程項目的施工文件應設專門的部門(專人)負責收集和整理。(2)建設工程實行總承包的，總承包單位負責收集、匯總各分包單位形成的工程檔案，各分包單位應將本單位形成的工程文件整理、立卷后及時移交總承包單位。建設工程項目由幾個單位承包的，各承包單位負責收集、整理、立卷其承包項目的工程文件，并應及時向建設單位移交，各承包單位應保證歸檔文件的完整、準確、系統，能夠全面反映工程建設活動的全過程。(5)負責編制的施工文件的套數不得少于地方城建檔案管理部門要求，應有完整施工文件移交建設單位及自行保存，保存期可根據工程性質以及地方城建檔案管理部門有關要求確定。如建設單位對施工文件的編制套數有特殊要求的，可另行約定。(4)按要求在竣工前將施工文件整理匯總完畢，再移交建設單位進行工程竣工驗收。(3)可以按照施工合同的約定，接受建設單位的委托，進行工程檔案的組織、編制工作。地方城建檔案管理部門職責(1)負責接收和保管所轄范圍應當永久和長期保存的工程檔案和有關資料。(2)負責對城建檔案工作進行業務指導，監督和檢查有關城建檔案法規的實施。(3)列入向本部門報送工程檔案范圍的工程項目，其竣工驗收應有本部門參加并負責對移交的工程檔案進行驗收。驗收(1)列入城建檔案管理部門檔案接收范圍的工程，建設單位在組織工程竣工驗收前，應提請城建檔案管理部門對工程檔案進行預驗收。建設單位未取得城建檔案管理部門出具的認可文件，不得組織工程竣工驗收。(2)城建檔案管理部門在進行工程檔案預驗收時，應重點驗收以下內容。①工程檔案分類齊全、系統完整。②工程檔案的內容真實、準確地反映工程建設活動和工程實際狀況。③工程檔案已整理立卷，立卷符合現行《建設工程文件歸檔整理規范》的規定。④竣工圖繪制方法、圖式及規格等符合專業技術要求，圖面整潔，蓋有竣工圖章。⑤文件的形成、來源符合實際，要求單位或個人簽章的文件，其簽章手續完備。⑥文件材質、幅面、書寫、繪圖、用墨、托裱等符合要求。工程檔案由建設單位進行驗收，屬于向地方城建檔案管理部門報送工程檔案的工程項目，還應會同地方城建檔案管理部門共同驗收。(3)國家、省市重點工程項