公文寫作與處理第一章公文

企業領導心目中的秘書是什么人?１是領導的參謀和助手。２是“筆桿子”。３是辦事員。４是企業的公關接待員。５是領導的勤務員６是信息員、文書檔案處理人員７是“酒保”或“花瓶”８是企業的經營管理者９既是領導的參謀和助手，又是得力的辦事員、服務員秘書人員心目中的理想角色１領導的親信２領導的服務員或職員３打字員或聯絡員４領導決策的智囊、事務工作的得力助手５文書檔案工作者６公關人員領導心目中的秘書職責１撰寫各種文字材料２處理商務文件３搜集信息，備領導咨詢，協助領導作出正確的經營決策４管理檔案、資料５組織會議、做好會務工作６為領導安排約見７做好接待工作、組織禮儀活動。８為領導編制工作日程表，安排商務旅行９管好辦公室財產１０一般性外事接待工作１１開展公關宣傳１２協調組織與組織之間，組織內上下級之間、部門之間的關系１３做好后勤工作１４幫助領導辦理一些私人事務，照顧領導的生活１５自動化辦公１６搞好辦公室美化與衛生工作１７必要時協助領導指定的某人做好某項工作１８充當領導的保衛人員，為領導駕車１９為領導辦理一般性金融、保險業務２０領導不在時，能代替領導做好生產經營管理工作。工作職能第一節公文概述

一、什么是公文公文，即公務文書，是國家機關及其他社會組織在行使職權和實施管理的過程中形成的具有法定效用與規范格式的文件材料，是辦理公務的重要工具。第二節

公文的特點與作用公文有法定的作者，公文有法定的權威，公文有特定的效用，公文有規范的體式，公文有規定的處理程序，公文的作用

領導與指導作用傳遞信息作用。公務聯系作用。憑據記載作用。第三節

公文的分類與名稱

一、公文的分類

（一）從公文的來源劃分1對外文件。2收來文件。3內部文件。（二）從公文的行文關系上來劃分1上行文。是指下級機關、下級業務部門向它所屬的上級領導機關和上級業務主管部門所發送的公文，是自下而上的行文。2平行文。是指同級機關或者不相隸屬的，沒有領導與指導關系的機關之間的一種行文。3下行文。是指上級領導機關對所屬的下級機關的一種行文。（三）從公文的秘密程度和閱讀范圍來劃分1秘密文件。2普通文件。3公布文件。（四）從公文制發機關的性質和作用來劃分

1法規文件。是指由中央和地方各級權力機關、行政機關所制發的法律、法令和行政法規與規章文件。2行政文件。主要是指國家機關在日常公務活動中所形成和使用的文件。3黨的文件。是指由中國共產黨的機關、組織形成和使用的文件，反映黨的領導、黨的工作和黨的建設等活動。（五）從公文內容的性質和特點來劃分

1指揮性公文。是指上級領導機關對下級機關或群眾發出的用以領導和指導工作的公文。2規范性公文。是指由機關、組織、社會團體制定的要求其成員在活動，工作等方面嚴格遵守的行為規范，是一種兼有政策性和法規性的公文3報請性公文。是下級機關向上級機關匯報工作、反映情況、請示問題時所使用的陳述性、請求性公文。4知照性公文。是指機關單位發布的需要周知或遵守、以及各機關單位之間聯系工作，通報情況所使用的公文。5記錄性公文。是指各機關、組織用以記載公務活動以備查考的公文。

二、公文的名稱

2000年8月24日，國務院辦公廳經修訂后重新發布了《國家行政機關公文處理辦法》，將公文文種調整為13種：命令（令）、決定、公告、通告、通知、通報、議案、報告、請示、批復、意見、函、會議紀要。中共中央辦公廳于1996年5月3日發布了《中國共產黨機關公文處理條例》規定了黨的各級領導機關正式文件的常用種類為14種：決議、決定、指示、意見、通知、通報、公報、報告、請示、批復、條例、規定、函、會議紀要。第二章公文寫作第一節

公文寫作概述一、公文寫作是代機關立言

（一）由一人準備、選取材料并構思布局直至擬寫成文。二）由多人共同討論、構思和準備材料，最后由一人執筆起草。（三）由起草小組共同醞釀，多人分工執筆，一人統稿貫穿全文。二、發揮公文效用，把好質量關

在思想內容方面，應該政策性強、針對性強、科學性強。在文字表達方面，應該結構嚴謹、語言精當、行文規范。

三、機關領導要親自動手撰寫重要公文

公文是代機關立言，代表了機關的政策水平、業務水平乃至整個領導水平。對于這樣一項重要工作，必須加強領導，必要時領導人要親自動手。第二節公文寫作的特點和要求

一、公文寫作的特點

被動寫作，遵命性強。對象明確，針對性強。集思廣益，群體性強。決策之作，政策性強。急迫之作，時限性強。講究格式，規范性強。二、公文寫作的基本要求

要保證公文內容在政治上的正確性；要實事求是，在業務上符合客觀規律。在文字表述上準確、鮮明、生動，符合語法與邏輯；公文起草要符合統一規定的體式與程序；要注意選用書寫的載體材料與字跡材料。第三節公文寫作步驟與方法

一、明確發文主旨。（一）公文的中心內容是什么？（二）根據公文內容，準備采用何種公文名稱。（三）要明確公文發送范圍和閱讀對象。二、收集有關材料。（一）收集、閱讀和研究有關部門的文件材料。（二）深入下去，收集有關的實際材料。三、擬出寫作提綱

四、認真起草正文

（一）把握公文主題，選好用好材料。（二）觀點正確，情況確實。內容涉及的有關部門要經過會商，取得一致意見。文字表述要簡練，交代問題要清楚。五、反復檢查修改。（一）關于主題的修改。（二）關于觀點的修改。關于材料的修改。關于結構的修改。關于語言的修改。第四節

公文寫作人員的修養

一、公文寫作人員加強修養的重要性

公文寫作是各級機關工作的重要組成部分，是一項政治性和政策性都很強的工作。公文協作的好壞，不僅直接關系到公文效用的發揮，也是領導機關領導思想和領導藝術的直接反映。二、公文寫作人員應具有的修養

政治素質好，要求公文寫作人員必須具備較好的政治品質。（二）有一定的政治理論水平。熟悉業務和機關工作情況有較寬的知識面。有較好的文字功底。三、公文寫作人員加強修養的途徑

完善自我，勇于創新。博覽群書，增長知識。深入實踐，勤學苦練。第三章公文的體式、稿本與行文規范

第一節公文的體式

一、公文體式概述

公文的體式是指公文的文體、構成要素及其在格式上的安排。二、公文的文體（一）公文的表達方式語體文（二）公文的語言特點準確、簡潔、莊重、平實、典雅、生動“各級黨員、干部應帶頭實行火化”“全體黨員、各級干部要認真執行殯葬改革制度”公文格式示例圖第二節公文的構成要素與書面格式

一、公文的構成要素《辦法》第十條規定：“公文一般由秘密等級和保密期緊急程度、發文機關標識、發文字號、簽發人、標題、主送機關、正文、附件說明、成文日期、印章、附注、附件、主題詞、抄送機關、印發機關和印發日期等部分組成。”（一）份號份號是公文印制份數的順序號，行政公文要求“絕密”、“機密”公文應當標明份號，黨的機關公文要求凡秘密公文都要標明份號。（二）秘密等級秘密公文的秘密等級共有三級：“絕密”、“機密”、“秘密”。（三）緊急程度緊急程度分為兩級，行政公文分別叫做“特急”、“急件”，黨的公文分別叫做“特急”、“加急”。緊急電報的分級一般公文有所不同，行政公文要求以三級標示：“特急”、“加急”、“平急”；黨的公文要求以四級標示：“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。（四）發文機關標識文頭，紅頭文件（五）發文字號發文字號有固定的模式：由發文機關代字、年份（發文年度）、序號（發文順序號）三部分組成。機關代字是發文機關名稱的極度簡縮，但還能識別出是哪一個機關。如“國發”是國務院的機關代字；“國辦發”是國務院辦公廳的機關代字；陜西省人民政府的機關代字是“陜政字”。年份就是發文當年的年度，用阿拉伯數字寫全，不得縮寫。年份加六角括號，例如：〔2000〕。不得用圓括號或別的括號。序號是機關發文的流水號，當年所發的第一份公文是1號，以后依次順排即可。除命令（令）外，其它公文的序號前不加“第”字，數字前面也不加“0”。（六）簽發人《辦法》規定：“上行文應當注明簽發人，會簽人姓名。”（七）公文標題公文標題位于間隔橫線下方，居中排列，字號大于正文。公文標題由發文機關名稱、公文主要內容、文種組成。例如，《國務院辦公廳關于調整中國人民銀行貨幣政策委員會組成人員的通知》，這一標題中，“國務院辦公廳”是發文機關名稱，“關于調整中國人民銀行貨幣政策委員會組成人員”是主要內容，“通知”是文種。商丘市煙草專賣局建家屬樓向省局行文要錢，請擬寫公文標題錢不夠了，再要。公文標題中除法規、規章名稱加書名號外，一般不用標點符號。（八）主送機關主送機關就是受理公文的機關。主送機關名稱應當用全稱或者規范化簡稱或者同類型機關的統稱，位于公文標題下方，正文上方，頂格排印。（九）正文（十）附件公文如有附件，應當在正文之后，機關署名或成文時間之前，注明附件順序和名稱。附件應當置于主件之后，與主件裝訂在一起。無附件的公文，省略此項。（十一）發文機關署名（十二）成文時間：擬稿日期、打印日期、簽發日期、印畢日期、通過日期、批準日期、發布日期、執行日期、會簽日期、發出日期等。（十三）印章（十四）印發傳達范圍（十五）主題詞涵義由大到小、先類別后類屬、先內容后形式，動詞不得單獨使用。《國務院關于加強農村水土保持工作的通知》主題詞：農業水土保持通知（十六）抄送機關（十七）印制版記四種特定格式命令(令)格式會議紀要格式議案格式信函式格式命令(令)格式１、發文機關標識由發文機關名稱加命令或（令）組成２、單獨編令號，一般以領導人任期為界３、可以領導人簽名章代替發文機關印章４、主送機關和抄送機關統稱分送機關，標識在版記中的主題詞之下會議紀要格式１、會議紀要標識由“＊＊＊＊會議紀要”組成，其中“＊＊＊＊”既可以是發文機關名稱，也可以是會議名稱２、不加蓋印章３、一般不標主送機關，而是在版記中標分送機關議案格式１、職能部門提出的議案和公文格式一致２、人民代表提出的議案有專門的議案格式：標題、案由、提議案者、理由、議案審查委員會審查意見、大會主席團審查意見六項組成信函式格式１、發文機關標識由發文機關全稱構成，而不加“文件”二字２、版式不同，發文字號標在武文線之下，公文標題之上居右標寫３、不標文件格式眉首要素４、不標版記部分，但要標主題詞什么叫“以函的形式行文”？命令的格式只適用命令，會議紀要的格式只適用于會議紀要，議案的格式只適用于議案。而“以函的形式行文”，則不僅僅是適用于函這一文種，可選擇使用與行文方向一致與公文內容相符的文種。《四川省人民政府關于四川統計學校并入成都信息工程學院的批復》（川府函〔２００１〕４號）《鄭州市人民政府辦公室關于河南省機械學校整體遷入惠濟區的批復》（鄭辦函〔２００４〕５７號某機關向水政管理部門致“函”申請辦理取水許可證，水政管理部門以信函式格式制發《關于辦理取水許可證的通知》予以審批和答復第三節公文的稿本

一、公文的文稿

（一）草稿。（二）定稿。是指草稿經過修改、審閱，并由領導人簽發或者會議討論正式通過的最后完成的定性文稿。只有履行了法定生效程序的定稿才能形成正式文件。因此，定稿是機關制發文件的唯一可靠的標準稿本。二、公文的文本

（一）正本。根據已經簽發的定稿制發的正式文件，稱為“正本”。（二）副本。凡是根據公文正本復制、謄抄的其它稿本稱為“副本”，又稱“抄本”。（三）存本。是指發文機關印制一份文件的正本后留在本機關的除草稿、定稿以外的印制本。（四）修訂本。（五）試行本、暫行本。（六）各種文字文本。第四節公文的行文關系

公文的行文關系是指發文機關與收文機關之間的公文往來關系。具體來說，行為關系是根據機關的組織系統、領導關系和職權范圍所確定的機關之間的文件授受關系。一、確定行文關系的基本原則二、機關之間行文關系的劃分（一）同一系統的機關，既有上級領導機關，又有下級被領導機關，上下級機關之間，構成領導與被領導的關系。（二）上級業務主管部門和下級業務部門之間具有業務上的指導關系。（三）非同一系統的機關之間，無論級別高低，既無領導與被領導關系，又無上下級業務部門的指導關系，他們僅僅是一般性關系，又稱不相隸屬關系。（四）同一系統的同級機關之間的關系，屬于平行關系。第五節公文的行文方向與方式

一、下行文

下行文是指上級領導機關或業務主管部門對所屬下級機關或業務部門的一種行文。根據發文的不同目的和要求，下行文可分為以下三種行文方式：（一）逐級下行文。就是指采取逐級下達或者只對直屬下級機關下達的一種行文方式。（二）多級下行文。就是指黨政領導機關根據工作需要，同時下達幾級機關的一種行文方式。（三）直達基層組織或群眾的下行文。是指黨政領導機關直接發到最基層的黨政組織或者直接傳達到人民群眾的一種行文方式。二、上行文

是指下級機關或業務部門向所屬上級領導機關或業務主管部門的一種行文。它可分為以下三種行文方式：（一）逐級上行文。就是指下級機關直接向所屬上級領導機關的一種行文方式。這是上行文中最基本、最常用的一種方式。二）多級上行文。是指下級機關同時向自己的直屬上級機關和更高級的上級機關的一種行文方式。（三）越級上行文。是指在非常必要的時候，下級機關可以越過自己的直接上級機關，向更高一級的領導機關直至中央的一種行文方式。三、平行文

是指同級機關，或者不相隸屬的，沒有領導與指導關系的機關、部門、單位之間的一種行文。下列機關行文屬何種行文？省政府——省教育廳市政府——省教育廳文化路一小——省衛生防疫站財經學院——冶金學校金星啤酒廠——小李莊金水區技監局——市技監局第六節公文的行文規則

一，注意隸屬關系，尊重機關職權。以隸屬關系為行文原則。機關和機關內部各部門必須正確掌握發文權限：凡屬事關全局的重要的方針政策性的問題，要以機關的名義行文；凡屬各個業務部門職權范圍內的日常業務性工作，要以各職能部門的名義發文凡不相隸屬的機關、部門之間，均不應以領導指導和被領導指導的身份行文。同一系統的上下級業務部門之間，僅有業務指導關系。下級機關的重大問題，應向上級領導機關行文，屬于日常業務問題，上下級業務部門之間可直接行文。上級業務主管部門除授權和有關規定外，不得直接對下級領導機關行文。二、大力精簡文件，嚴格控制發文數量和范圍

杜絕一文多發、層層轉發、為發文而發文的陋習三、在一般情況下，黨政機關不得越級行文。

特殊情況有：戰爭、嚴重自然災害多次請示上級而沒有答復直接上下級之間有爭議時檢舉直接上級機關上級交辦可越級上報的無論向上或向下均須抄送所越過的機關四、牽涉到幾個部門的問題，部門之間要先協商一致或經上級裁決，然后向下行文。五、行文必須正確確定主送機關和抄送機關六、主送機關與公文名稱要相互呼應七、一般來說，同級機關或部門可以聯合行文八、關于“請示”行文的問題一文一事只送一個主送機關，不可多頭主送不得在報告中夾帶請示事項九、關于各級黨政機關辦公廳（室）行文的問題各級黨政機關的辦公廳（辦公室）可在自己的職權范圍內或授權范圍內向下級行文。但在文字表達上應有所區別即授權文件應寫明授權背景。十、在報刊上發布的法規公文，應視為正式公文。幾個問題開封縣民政局給鄉鎮政府發出通知，要求在本年底前完成對低保優撫對象的生活現狀摸底工作。問：這樣發通知可否？應該怎樣發？可發給相對應的各鄉鎮政府的民政所（并且是“以函的形式”）省財政廳預算處可否向地、市財政局正式行文？可由財政廳或財政廳辦公室的名義行文若確需以預算處的名義行文。則應向各地、市的預算科直接行文（且應以函的形式）第四章

常用公文寫作第一節通知

一、通知概述

《辦法》規定：“通知適用于批轉下級機關的公文，轉發上級機關和不相隸屬機關的公文，傳達要求下級機關辦理和有關單位周知或者執行的事項，任免人員。”二、通知的寫作

（一）

標題標題多采用“發文單位加事由加文種”或“事由加文種”兩種形式。批轉性、轉發性通知，標題中應標明“批轉”、“轉發”字樣，并要列出原發文單位和原文件名稱。（一）

不同類型通知的正文有不同寫法：1發布性通知的正文比較簡單，只要寫明發布什么規章，請貫徹執行就行了。2批轉性、轉發性通知，簡單的只要寫明批轉、轉發什么文件，請貫徹執行就行了。3指示性通知寫法相對比較復雜。應把工作來由、工作內容、工作要求三方面講清楚。4任免性通知寫法不復雜，一般只要寫明什么權力機構任命或免去什么人擔任什么職務就行了。5事務性通知寫法也簡單，只要把需要周知或執行的事情寫清楚就行了。金水區衛生局為迎接全市衛生大檢查,決定召開一次由全區各食品加工,生產,銷售單位負責人參加的食品衛生工作會議,布置相關工作.并要求各鄉鎮街道辦事處派員到會.第二節

通報

《辦法》規定：“通報適用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或者情況。”一、通報的類型

（一）表彰先進型：（二）批評錯誤型：（三）傳達事項型：二、通報的寫作

1、表彰先進的通報，一般按介紹先進事跡、宣布表彰決定，分析先進思想，指明如何向先進學習這樣四個步驟寫。2、批評錯誤的通報，應把批評根據、錯誤事實、處分決定、錯誤性質、善后辦法五個方面寫清楚。3、傳達事項的通報，一般由兩部分組成：一部分是通報事項的情況或者精神，包括對事項的分析，如它的性質、重要性等等；另一部分是對下屬或群眾的要求、希望。第二部分要不要或要多少，視實際需要決定。第三節

報告

一、報告概述

《辦法》規定：“報告適用于向上級機關匯報工作，反應情況，答復上級機關的詢問。”

第四節

請示

一、請示概述

《辦法》規定：“請示適用于向上級機關請求指示、批準。”二、請示的特點

超前性：請示必須在辦事之前。說明性：請示的目的在向上級說明情況，請求幫助。單一性：請示必須堅持“一文一事”。三、請示的類型

（一）請求批準類：（二）請求幫助類：（三）請求批轉類：四、請示的寫作

（一）

要遵守行文規則。1、請示應當一文一事。2、請示一般只寫一個主送機關。

3、一般不得越級請示。

4、受雙重領導的機關想上級機關請示，應當寫明主送機關和抄送機關，由主送機關負責答復。（二）理由要充分，要求要合理。

（三）格式要正確，語言要得體。第五節

批復

一、批復概述

《辦法》規定：“批復適用于答復下級機關的請示事項。”二、批復的特點

（一）

針對性：針對請示這一文種，針對請示的機關，針對請示的問題。（二）指導性：批復針對請示表態或發表意見，對下級機關的工作有指導、規范作用，下級不能違背上級的批復。三、批復的類型

（一）

表態性批復：主要是答復請求批準類的請示，或同意，或不同意。（二）

指示性批復：針對下級請示的事項或提出的問題，提出處理意見，帶有指導下級機關工作的性質。四、批復的寫作

（一）要先回應后批復。批復是針對請示寫的，所以批復正文的開頭，一定要表示來文已經收到。（二）態度要鮮明，措辭要明確。批復是指導性的，是下級行動的依據所以一定不能讓下級產生誤解。如果不同意下級的請示，一般要說明原因。（三）

要及時批復。批復的時間性較強，所以要及時處理各類請示件。第六節意見《辦法》規定：“意見用于對重要問題提出見解和處理辦法”“意見可以用于上行文、下行文和平行文。作為上行文，應按請示性公文的處理程序和要求辦理，所提意見如涉及其他部門職權范圍內的事項，主辦部門應當主動與有關部門協商，取得一致意見后方可行文；如有分歧，主辦部門的主要負責人應當出面協調，人仍不能取得一致時，主辦部門可以列明各方理據提出建設性意見，并與有關部門會簽后報請上級機關決定。上級機關應對下級機關報送的“意見”作出處理或給予答復。作為下行文，文中對貫徹執行有明確要求的，下級機關應遵照執行，無明確要求的下級機關可參照執行。作為平行文，提出的意見供對方參考。意見與報告的區別？意見與請示的區別？意見與指示、指示性通知的區別？意見與函的區別？第六節函

一、函概述

《辦法》規定：“函適用于不相隸屬機關之間相互商洽工作、詢問和答復問題；向有關部門主管部門請求批準等。”二、函的特點

（一）

形式靈活，適應性強。（二）

務實性強。三、函的類型

（一）

商洽函：用于機關之間商洽工作、討論問題。（二）

問復函：用于機關之間提出詢問和答復詢問。（三）

請準函：用于向沒有隸屬關系的有關主管部門請求批準。（四）

知照函：用于把自己管轄范圍的事項告訴有關部門。平行機關和不相隸屬機關可以使用，上下級機關也可以使用。四、函的寫作

一事一函，直陳其事。語言要平實、親切、自然。

例文第七節會議紀要一、會議紀要概述

《辦法》規定：“會議紀要適用于記載和傳達會議情況和議定事項。”二、會議紀要的特點

（一）紀要性（二）約束性（三）知照性三、會議紀要的類型

（一）決議性會議紀要（二）協議性會議紀要（三）研討性會議紀要四、會議紀要的寫作

會議紀要一般是在會議結束后起草的，經主管領導人簽字同意才算定稿。協議性會議紀要則要求各方領導人都同意才算定稿。會議紀要的標題最常用的形式是“會議名稱加文種”。會議紀要的正文一般分為會議概況、會議內容、結束語三個部分。會議概況介紹開會時間、會議名稱、會議議題、出席者、主持者、會議過程等。會議內容是正文的主要部分，介紹會議討論和決定的主要事項。這部分要寫得觀點鮮明、主題突出、內容充實，不可出現重要缺漏。

結束語是正文部分的小節，往往對與會者、下級機關、有關群眾提出一些希望和要求。

會議紀要由會議主持機關撰寫，可以在最后簽署機關名稱和日期，也可以在正文中寫出主持機關，不需另外署名。例文第八節公告通告公報

一、公告、通告

（一）公告、通告概述《辦法》規定：“‘公告’適用于向國內外宣布重要事項或者法定事項。‘通告’適用于公布社會有關方面應當遵守或者周知的事項。”（二）公告、通告的特點和差異1、發布的公開性：公告和通告的內容都是公開的，發布的目的是要讓大家知道或遵守。差別在于發布的范圍不盡相同，一般而言，公告涉及的范圍廣，通告涉及的范圍小。公告通常通過新聞媒體向全世界發布，范圍沒有限制；而通告既可以通過新聞媒體發布，也可以只在一定范圍內張貼公布。2、事項的重要性：公告或通告是代表政府或一定的機構發布的，其內容涉及較多群眾，因而必須是重要的事情才可以使用公告、通告的形式發布。一般公告公布的都是比較重大的事情，而通告公布的，雖次于公告，但在其適用范圍內，也是重要的事情。3、操作的嚴肅性：公告一般由國家各級政權機構發布，涉及地方法規的，必須由省級以上人民代表大會批準。發布通告的機構也要注意自己的權限范圍，不能超越權限辦事。（四）公告、通告的寫作1符合權限，一事一告。（2）內容明確，語氣莊重。（3）注意格式。要嚴格依據標準格式完成。例文二、公報

（一）

公報概述《條例》規定：“公報用于公開發布重要決定或者重大事件。”公報的特點和公告接近，都具有內容的公開性和重要性，發布機關的權威性。兩者的區別，從發布機關來說，黨的領導機關多用公報，政府機關多用公告。從內容來說，宣布單獨事件多用公告，發布會議情況、談判情況、統計情況等多用公報。宣布要有關人員遵守的法定事項，用公告而不用公報。第九節

計劃類文書

一、計劃類文書概述

計劃類文書是機關團體為達到某一方面目標或完成某一方面任務，對目標達到、任務完成前，特定時段工作的設計和安排。計劃類文書包括規劃、綱要、計劃、安排等文種。二、計劃類文書的特點

計劃類文書具有目標的前瞻性和操作的預想性等兩大特點。三、計劃類文書的類型（一）

規劃類（二）

計劃類（三）安排類四、計劃類文書的寫作

（一）

分析情況要認真細致。（二）

確定目標要實事求是。（三）

措施步驟要切實可行。（四）

條目要分明，語言要簡潔。例文第十節

總結

一、總結概述

總結是機關團體在實施計劃或完成任務之后，對已做工作進行概括及評估的文書。二、總結的特點

（一）

回顧性（二）

經驗性三、總結的類型

（一）

綜合性總結（二）

專題性總結四、總結的寫作

（一）

回顧工作情況要實事求是。（二）

總結經驗教訓要著眼未來。（三）

綱目要清晰，文風要樸實。第十一節

調查報告

一、調查報告概述

調查報告是針對現實中發生的較重要的問題，做專門調查后，利用調查材料寫成的書面報告。二、調查報告的特點

（一）

針對性強：即調查報告寫作的目的明確，都是針對一定現實問題寫的。（二）

紀實性強：三、調查報告的寫作

（一）

深入細致、客觀公正的調查是寫好調查報告的前提。（二）

圍繞問題展示重要的、典型的材料是調查報告的主要任務。（三）

調查報告的格式：調查報告的標題有公文式標題和新聞式標題兩種形式。調查報告的正文一般分前言、主體、結尾三個部分。前言是陳述調查材料之前的說明，可以介紹調查對象、介紹調查的目的和過程，也可以闡述調查的意義，甚至可以點明調查的結論。主體是調查報告的主要部分，調查所得的材料和結論都放在這部分。結尾是調查報告全文的總結，或再一次強調結論或提出建議與希望，或提出進一步思考的問題。第十二節

記錄類文書

一、記錄類文書概述

記錄類文書是指如實記錄有關內容而形成的文書。一般包括會議記錄、會議紀要、電話記錄、接待記錄和大事記等。1會議記錄是如實記載有關會議基本情況和主要內容的文書。2電話記錄是在用電話處理公務是，記載有關部門通話內容的文書。3接待記錄是指在接待群眾來訪時，記載有關部門接待內容的文書。

4大事記是將本機關本部門工作的重大公務活動或重大時間按年、月、日的先后順序進行如實記載的一種記錄性文書。三、記錄類文書的寫作

（一）

會議記錄的寫作格式及寫作要求1會議記錄一般包括以下部分（1）會議組織情況應寫明會議名稱，屆數，起止時間，地點，出席、列席、缺席人數和姓名以及缺席原因，主持人和記錄人的姓名，會議主要議題等。（2）會議的議題和議程（3）會議的進程和內容（4）必要的手續（二）

電話記錄的寫作格式及寫作要求電話記錄一般分為發出電話記錄和接收電話記錄兩種。1接收電話記錄一般應包括：接收時間，來電話單位和來電話人并注明其姓名、職務等身份情況，來電話內容，處理結果，此項內容在受話完畢后才可填寫，接收電話人姓名，必要是填寫職務。2發出電話記錄一般應包括：發電時間，發往機關，發電話人（姓名、職務），接電話人（姓名、職務），發電話由。（三）

接待記錄的格式及要求1接待記錄（或稱來訪接待記錄、來訪登記表）的格式應包括：來訪者的姓名及有關情況、反映的問題及格要求、接待人姓名、時間以及辦理結果等項。2接待記錄的寫作要求基本同于會議記錄和電話記錄，特別強調的是要熱情接待來訪者，耐心聽取來訪者的陳述，要讓人把話講完，如實記錄，記完以后，可讓來訪者看一下，有無漏記。（一）

大事記的寫作格式及寫作要求1大事記的寫作一般包括：（1）標題。一般由機關名稱及內容加“大事記”組成。（2）開頭。用于說明編寫目的、意義、體例及時限等問題。（3）正文。由時間和記事兩部分組成。即按年、月、日安排記事先后順序。（4）結尾。用于說明材料的真實行和使用、處理等有關事項。第十三節

簡報類文書

一、簡報類文書概述

簡報，就是簡明扼要的書面報告。用于匯報工作、反映問題、交流經驗、溝通情況推動工作開展的一種簡短的摘要性的信息載體。一般在黨政機關、社會團體、企事業單位內部運轉。二、簡報類文書的類型

簡報類文書只是一種統稱，常見的名稱有：簡訊、快訊、快報、動態、信息、工作通訊、情況通報、情況反映、內部參考、摘報等。一般按內容分為工作簡報和會議簡報。三、簡報類文書的特點

1簡就是說簡報在文字上要簡明扼要。

2快就是說編發簡報要迅速及時。3新就是說立意要新、內容要新。

四、簡報類文書的寫作

1簡報類文書的寫作格式（1）報頭簡報的一個突出特點就是有獨特的報頭。一般在頁面上端用紅色字體印上“簡報”字樣，簡報的正下方印上期數，期數左下方寫主編簡報的單位名稱，右下方寫印發的具體日期。（2）主體主體一般由按語、標題和正文組成。按語用來說明編發簡報的原因或目的，一般寫在報頭部分間隔紅線之下，標題之上。標題要做到準確、簡練、新穎、有吸引力。使人一看就知道簡報的大致內容。（3）報尾正文完畢黑線隔開，寫明簡報的報、送、發單位及簡報的分數。2簡報類文書的寫作要求（1）內容要真實、確切。（2）篇幅要短小。（3）針對性、指導性要強。第八章

公文處理工作

第一節

公文處理工作概述

一、什么是公文處理工作

圍繞著公文的撰制、收發、辦理與管理所做的工作，就是公文處理工作，通常簡稱為文書工作。第二節

公文處理工作的任務與組織

一、公文處理工作的基本任務

（1）文件的收發、登記和分送。（2）文件的擬辦、批辦、承辦和催辦。（3）文件的撰寫、校核、簽發、繕印、校對和用印。（4）會議、匯報、電話的記錄和整理。（5）文件材料的平時歸卷、提供借閱與保管。（6）文件材料的系統整理，編目和歸檔工作。（7）處理群眾來信。（8）為機關領導準備有關材料并完成機關領導人交辦的其他文書工作的任務。二、公文處理工作的組織

（一）公文處理工作的組織機構1對于一些較大的機關來說一般設立專門的公文處理機構，歸機關的辦公廳（室）領導。這些主要擔負公文處理工作的機構，稱為文書處理部門。2對一些較小的機關，或者是基層單位來說。一般只是在辦公室設一兩個專職或兼職的文書工作人員即可。3對一些企業單位來說。一般的大中型企業都在辦公室設文書科或秘書科等公文處理工作機構，而小型企業則只在辦公室內設專職或兼職的文書工作人員即可。（二）

公文處理工作的組織形式1公文處理工作組織形式的類型，可分為以下兩種類型：（1）集中形式。（2）分工形式。①按文件內容和職責分工，②按公文處理的不同環節分工，2公文處理工作組織形式的選擇。一個機關究竟應當采用什么樣的公文處理工作組織形式，要結合考慮以下幾種情況：（1）機關的工作性質、任務和職權范圍。（2）機關內部組織機構設置的層次、數量。（3）機關收發文件數量的多少。（4）機關辦公駐地是集中還是分散以及距離的遠近。（5）機關工作人員的數目和機關文書工作人員的配備。第一節

公文處理工作的原則與要求

一、公文處理工作的基本原則

公文處理必須準確、及時、安全、保密，加強集中統一管理，堅持實事求是，按照行文機關要求和公文處理規定進行的原則。二、公文處理工作的具體要求

1公文處理必須準確、周密，確保質量。2公文處理必須及時、迅速，注重時效。3公文處理必須做到安全可靠，確保機密。4公文處理工作必須加強集中統一管理。5公文處理工作必須堅持實事求是，尊規守紀，按行文機關要求和公文處理規定進行。6精簡文件，深入實際、反對官僚主義和文牘主義。第九章公文辦理程序

第一節公文辦理程序概述

《辦法》規定：“公文辦理分為收文和發文。收文辦理一般包括傳遞、簽收、登記、分發、擬辦、批辦、懲辦、催辦、查辦、立卷、歸檔、銷毀等程序；發文辦理一般包括擬稿、審核、簽發、繕印、校對、用印、登記分發、立卷、歸檔、銷毀等程序。第二節收文辦理程序

收文辦理程序，主要有：簽收、拆封與登記；分發與傳閱；擬辦、批辦與懲辦；催辦、查辦與注辦。一、簽收、拆封和登記

二、分發和傳閱

三、擬辦、批辦與承辦

四、催辦、查辦與注辦

第三節發文辦理程序

發文辦理程序由擬稿、審核與簽發；核發、繕印與校對；用印、登記于分發等環節組成。

一、擬稿、審核與簽發二、核發、繕印與校對三、用印、登記與封發第十章公文立卷工作

第一節

公文立卷概述

一、公文立卷與案卷

公文立卷，是指機關文書部門將已經辦理完畢的，具有一定查考利用價值的文件材料，按照它們在形成過程中的聯系和一定的規律組成案卷。案卷，是指有關某一問題或某項工作活動的系統的具有密切聯系的文件材料組合體。它是文書檔案的基本保管單位。二、公文立卷的意義

1公文立卷能保持文件之間的歷史聯系，便于文件的查找利用。2公文立卷可以維護文件的完整與安全，也便于文件的保管。3公文立卷，為檔案工作奠定了基礎。第二節

公文立卷工作的組織

第三節公文立卷的原則和方法

一、公文立卷的原則與要求

公文立卷的原則是：保持文件之間的歷史聯系，區分保存價值，便于保管和利用。公文立卷的具體要求是：1公文立卷必須保持文件之間的歷史聯系。2公文立卷應當區分文件材料的保存價值。3公文立卷應當使立成的案卷便于保管和利用。二、公文立卷的基本方法

1根據文件的特征組卷。即將具有共同特征和聯系密切的文件組合在一起立卷；將不同特征和聯系不密切的文件分開立卷。一般可以把文件的特征概括成六個方面的特征，即：問題特征、時間特征、文種特征、作者特征、地區特征和通訊者特征。六個特征及其一般應用方法：（1）問題特征。問題特征是指文件材料的內容所反映的問題、事物、事件、人物、工作性質等具有的共同特點。按問題特征立卷即是將有關同一人物、同一事物、同一問題或同一工作性質等所形成的文件材料，組合在一起進行立卷的方法。（2）時間特征。時間特征適值文件形成的時間和文件內容針對的時間。按時間特征立卷，就是將形成于同一時間的文件或內容針對同一時間的文件組合在一起立卷的方法。按時間特征立卷要正確劃分文件的所屬年度：①一般文件放在寫成年來立卷。如果是年終寫成，第二年初批準、通過和發出的，則可放在批準和通過的年度立卷。②對年度計劃、總結、報表、預算、決算一類的文件，由于它們的時間針對性強，一般要放在針對年度立卷。跨年度的和多年的計劃，放在開始年度立卷；跨年度的和多年的總結，一般放在最后年度立卷。③經過跨年度處理完畢的文件或案件，可放在辦畢或結案的一年立卷。⑤為某項工作或某次會議收集的有關文件材料，不按文件原來的寫成年度或內容針對年度立卷，而應放在使用的年度立卷。⑥跨三年以上的工作、工程建設等形成的文件，如數量不多，可集中一起立卷。數量大的，也可分開年度立卷。⑦轉發或批轉的文件，應按轉發時間立卷；被批轉的文件的原件，在原件作者黨委仍按原來文件的寫成年度立卷。⑧因工作需要臨時設立的機構，存在時間不長文件與較少，工作雖跨年度，也可不分開年度立卷，放在工作結束年度或工作活動的主要年度立卷。⑨總結與計劃寫在一起的文件，應按文件內容的主次來確定立卷的年度。⑩有些工作由于本身的特點，使用專門年度，如：教學年度、糧食年度、兵役年度等。（3）名稱特征。名稱特征又稱文種特征，是指公文文種的名稱。按名稱特征立卷就是把相同文種名稱的文件組合在一起進行立卷的方法。（4）作者特征。作者特征是指制發文件的機關、單位或個人。按作者特征立卷，就是將反應同一作者制發的文件組合在一起立卷的方法。（5）地區特征。地區特征又稱地理特征，指的是文件內容所涉及的地區，又指文件作者所在的地區。文件作者和文件內容涉及的地區在通常情況下是一致的。（6）通訊者特征。通訊者特征是指文件的收發或問答雙方。按通訊者特征立卷，就是將針對一個或幾個問題雙方的問復往來的文件組合在一起進行立卷的方法。2、“六個特征”在組卷時的靈活運用。一般說來，單純按某一特征立卷，或者在每一案卷中分別使用不同的特征，都是不好的。實踐證明，靈活地運用六個特征組卷，即在一個案卷之中結合使用兩個、三個甚至四個特征立卷，是比較科學的可行辦法。3、適當照顧文件的保存價值組卷，劃分文件的保管期限。案卷應劃分為永久保存、長期保存和短期保存三種保管期限，第四節公文立卷的準備工作

一、預編立卷類目

立卷類目也稱歸卷類目、案卷類目。編制立卷類目，是指機關文書部門在一年的實際文件沒有形成以前，根據本機關工作活動的規律，預測該年可能形成的文件，按照立卷的原則要求和方法，事先擬制出來的歸卷條目。立卷類目的結構主要由類名和條款兩部分組成：1、類名。即類別，是綜合概括歸卷文件材料的類屬名稱。文件材料的類別劃分有兩種方法：一是按工作性質分類。二是按組織機構分類，直接用各機構或部門的名稱作類名。2、條款。即條目，是類名之下按照立卷要求和方法概括出來的一組文件的總標題。擬制條款應當注意以下兩個問題：（1）應當按照立卷特征來擬制有關條款。（2）應當照顧到文件的不同保存價值。二、平時歸卷工作

平時歸卷工作是指機關的公文立卷人員根據已經編好的立卷類目，將已經處理完畢的文件，隨時按類目上的有關條款歸入卷內。第十一章案卷整理與歸檔

第一節

案卷的組合

第一節

案卷的組合第一節

案卷的組合，簡稱組卷，是指機關文書部門或業務部門在年終或第二年上半年對歸卷的各個條款內的文件材料進行調整立卷、卷內文件排列與編號以及擬寫案卷標題等一系列工作。一、調整定卷

調整定卷應注意的問題。（1）要檢查卷內文件的成分。（2）要檢查卷內文件的聯系。（3）要檢查卷內文件的數量。（4）要檢查卷內文件材料的保存價值。二、卷內文件排列和編號

三、擬寫案卷標題

1案卷標題的結構及標法。案卷標題的基本結構應力求完整，通常應當標明卷內文件作者、問題、名稱三個基本部分。其一般順序是：（時間、地區）作者—問題—名稱（通訊者）（泛稱）2案卷標題的擬寫要注意的幾個問題：（1）要注意政治上的正確性。（2）要注意文字表述簡練、通順。（3）要注意案卷標題的基本結構要力求完整。第二節

編目成卷工作

編目成卷工作，是指在組合案卷的基礎上，對卷內文件進行編目、裝訂，以及案卷的排列、編號等一系列工作。一、案卷的編目

1填寫卷內文件目錄。卷內文件目錄的主要項目有“順序號、文號、責任者、題名、日期、頁號、備注等。”2填寫卷內備考表。卷內備考表的項目有：本卷說明情況、立卷人、檢查人、立卷時間等。3填寫案卷封皮。案卷封皮的項目包括：全宗名稱、類目名稱、案卷題名、時間、保管期限、件數、頁數、歸檔號、檔號等。二、案卷的裝訂與裝盒

三、案卷排列與編號

第三節

案卷的歸檔

一、案卷目錄的編制

案卷目錄是對經過分類排列和編號的案卷進行登記所形成的。它是案卷的名冊，用來揭示一個機關意念所形成的全部案卷，統計案卷的數量，并且作為查找利用檔案的一種最基本的工具。二、

案卷的歸檔

公文立卷部門立好的案卷，必須逐年移交給機關檔案中保管，稱為“歸檔”。歸檔時限。機關文書部門或業務部門應在第二年上半年向檔案部門移交檔案。一、建立和健全文書部門立卷制度二、正確選擇立卷地點三、明確公文立卷的范圍1應該立卷的文件材料的范圍。文書立卷的范圍，也就是文件材料歸檔的范圍。是指凡是本機關工作活動中形成的已經辦理完畢的，具有一定查考利用價值的收發文件、電報、會議文件、內部文件、電話記錄、會議記錄、本機關編印的出版物原稿，以及圖表、簿冊、聲像材料等文件材料，都必須進行立卷歸檔，都屬于公文立卷與歸檔的范圍之內。2不需要立卷歸檔的文件材料的范圍。3公文立卷的分工。第十二章公文的整理（立卷）與歸檔歸檔文件整理工作概述一、什么是歸檔文件整理工作２０００年１２月６日，國家檔案局頒布了《歸檔文件整理規則》指出，歸檔文件整理是指“將歸檔文件以件為單位進行裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒，使之有序化的過程。”該在《規則》是過件檔案局頒布實施的新時期檔案工作標準化文件，是對傳統檔案工作的一項重要改革，同時，也對文書處理部門和承辦部門的公文整理（立卷）和歸檔工作提出了新的要求。《規則》以“簡化整理，深化檢索”為宗旨，對傳統的立卷方法進行了重大改革，取消“案卷”，推行“文件級”整理，免除了繁瑣的組卷過程，大幅度簡化了整理工作中的手工操作，為歸檔文件整理手段的創新創造了良好的條件。二、歸檔文件整理工作的意義機關對應歸檔的文件按照《規則》提出的“遵循文件的形成規律，保持文件之間的有機聯系，區分不同的價值，便于保管和利用”的原則，進行整理，這對于機關公文處理工作和檔案工作都具有重要意義，這主要表現在以下幾個方面：1歸檔文件整理能保持文件之間的歷史聯系，便于文件的查找利用。2歸檔文件整理可以維護文件的完整與安全，也便于文件的保管。以“件”為單位進行整理，在質量方面要求歸檔文件齊全完整，并使每一份文件材料都有一個固定的位置，防止了文件材料的散失，防止文件失密。

3歸檔文件整理為檔案工作奠定了基礎。文件材料以歸檔為界，歸檔之前是文件，歸檔以后是檔案。第二節歸檔文件整理（立卷）工作的組織一、建立和健全文書部門整理（立卷）制度文書部門整理（立卷）制度的優越性主要表現在以下三個方面：（1）堅持文書部門整理（立卷），可以充分發揮文書部門熟悉業務和文書處理過程的長處，便于提高案卷質量和立卷工作效率。（２）由文書部門整理（立卷），可以有效地避免和防止文件的散失，有利于歸檔文件的齊全完整，以及保守黨和國家的機密。（３）由文書部門整理（立卷），文書部門就可以暫時保存當年的文件材料，有關承辦人員查閱文件就比較方便。（３）由文書部門整理（立卷），文書部門就可以暫時保存當年的文件材料，有關承辦人員查閱文件就比較方便。二、公文整理（立卷）環節的選擇公文整理（立卷）環節的選擇，即是指文書立卷工作究竟放在機關的哪一層，或者機關的哪些機構、單位，由誰來負責公文整理（立卷）工作的問題。1選擇機關公文整理（立卷）環節應考慮的相關因素是：（1）被確定為整理（立卷）環節的文書部門要直接經手文件的處理。比如，文件的收發、分辦、催辦、承辦等，這樣才能保證對公文形成過程的了解，才能掌握文件之間的歷史聯系。整理（立卷）的質量才有保證。（2）對一些中等機關或大機關來說，可以采取分散整理（立卷），或者部分文件集中、部分文件分工的方法。（3）對財會、人事、信訪、保衛等業務性質具有特殊性的組織機構來說，就可以考慮由他們自己來單獨進行整理（立卷）。（4）要恰當地選擇和確定整理（立卷）人員。最好是考慮選擇擔任內收發、運轉、催辦等工作的文書工作人員為好。三、明確公文整理（立卷）的范圍1應該整理（立卷）的文件材料的范圍。文書立卷的范圍，也就是文件材料歸檔的范圍。是指凡是本機關工作活動中形成的已經辦理完畢的，具有一定查考利用價值的收發文件、電報、會議文件、內部文件、電話記錄、會議記錄、本機關編印的出版物原稿，以及圖表、簿冊、聲像材料等文件材料，都必須進行立卷歸檔，都屬于公文整理（立卷）與歸檔的范圍之內。（2）本機關的文件材料：本機關召開重要會議的文件材料。本機關對外發出的各種正式文件的簽發稿，印制稿，重要文件的草稿；本機關重要性往來公文，如請示與批復，來函與復函等；本機關及其內部職能部門活動所形成的重要文件材料；本機關處理群眾來信來訪的原件，記錄及處理結果等；本機關及下屬機關成立、合并、撤銷、更改名稱、啟用印章等文件材料，以及本機關歷史沿革、大事記和反映本機關重要活動的剪報、照片、錄音帶、錄像帶等；本機關干部任免、調配、培訓、專業技術職務評定、聘任、職工獎懲、紀律檢查、治安保衛以及職工勞動工資、福利待遇等方面的文件材料；本機關財產、物資、檔案等的交接憑證以及與有關機關簽定的合同、協議書等文件材料；本機關黨、團、工會和內部組織機構在工作活動中形成的文件材料；本機關外事活動和外事往來方面的文件材料。（3）同級機關和非隸屬機關的文件材料：同級機關和非隸屬機關頒發的非本機關主管業務但需要執行的法規性文件，如條例、規定、通知等。有關業務機關對本機關工作檢查形成的文件；（4）下級機關的文件材料：下級機關報送的重要的工作計劃、報告、總結、典型材料等；下級機關報送的法規性備案文件以及重要的科技文件材料等。2不需要整理（立卷）歸檔的文件材料的范圍。1）重份文件。所謂重份文件，是指同一個文件有幾份或者許多份，包括一式多份的收來文件，以及本機關復印的文件材料等。同一個文件的草稿、定稿和存本，不作為重份文件處理。（2）未成文的草稿和一般性文件的歷次修改稿。（3）一些事務性的、臨時性的沒有查考價值的文件材料。（4）與本機關本部門主管業務無關的文件及非隸屬的機關送來的的參考性文件。（5）內容已被其它文件包括了的文件。（6）信封。除非有特殊意義的作者，才有必要保存來文的信封。（7）本機關負責人兼任外機關職務形成的文件材料，以及上級機關任免、獎懲非本機關工作人員的文件材料等。3公文整理（立卷）的分工。原則上以什么名義發的文件就放在哪里整理（立卷），是哪個部門承辦或主辦的文件，就放在哪里整理（立卷）。（1）上級黨政領導機關的來文。綜合性、全面性的，由機關辦公秘書部門整理（立卷）歸檔。專業性、業務性的由業務部門整理（立卷）歸檔；上級業務主管部門的來文，由業務對口部門整理（立卷）歸檔。（2）本機關的文件。由機關秘書部門起草或承辦的，由機關秘書部門整理（立卷）歸檔；有關業務部門起草或承辦的，由有關業務部門整理（立卷）歸檔；其它機關針對本機關的文件，可視同本機關文件，如上級機關的批復、下級機關的請示等。（3）下級機關的來文。哪個部門辦理的，由哪個部門整理（立卷）歸檔。（4）會議文件。以機關名義召開的會議所形成的文件，由機關秘書部門整理（立卷）歸檔；由業務主管部門召開的專業性會議所形成的文件，應由召開會議的業務主管部門整理（立卷）歸檔。此外，本機關領導人兼任兩個以上機關的職務所形成的文件，應按其不同身份和業務內容分別在有關機關整理（立卷）歸檔；本機關各部門互發的文件，由形成文件的部門整理（立卷）；同級機關互發的文件，凡經本機關制發、辦理的，應由本機關整理（立卷）歸檔；本機關臨時機構形成的文件，由臨時機構整理（立卷），臨時機構撤銷，應將全部檔案移交機關檔案室。第三節歸檔文件整理的原則與要求一、歸檔文件整理的幾個基本概念１，歸檔文件歸檔文件是指立檔單位在其職能活動中形成的、辦理完畢、應作為文書檔案保存的各種紙制文件材料。２，歸檔文件整理歸檔文件整理是指將歸檔文件以件為單位進行裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒、使之有序化的過程。３，件“件”，是指歸檔文件的整理單位。一般以每份文件為一件，文件正文與定稿為一件，正文與附件為一件，原件與復制件為一件，轉發文與被轉發文為一件，報表、名冊、圖冊等一冊（本）為一件，來文與復文為一件。二、歸檔文件的整理的基本原則歸檔文件整理的基本原則是：遵循文件的形成規律，保持文件之間的有機聯系，區分不同價值，便于保管和利用。（一）遵循文件的形成規律，保持文件之間的有機聯系。（二）要注意區分公文的保存價值。（三）便于保管和利用。三、歸檔文件整理的質量要求１，歸檔的文件應當齊全完整，已破損的文件應予修整，字跡模糊或易褪變的文件應予復制。２，整理歸檔文件所使用的書寫材料、紙張、裝訂材料等應符合檔案保護要求。第四節歸檔文件整理方法與歸檔一、歸檔文件整理方法的改革歸檔文件以“件”為單位進行，這是《規則》提出的新的公文整理（立卷）方法，是我國文書檔案工作的一項重大改革，也是對傳統的文書檔案整理方法的否定，以“件”為單位的整理方法同傳統的整理方法“立卷”比較，主要有以下不同。１、取消案卷，實現文件級管理，免除了繁瑣、復雜的組卷過程；２、界定“件”的概念，從檢索的實際需要及減輕工作量出發，規定“正本與定稿為一件，來文與復文可為一件”；３、分類方法固定為年度、保管期限、機構（問題）、并允許各單位視具體情況組合及簡化分類層次；４、裝訂以“件”為單位進行，對裝訂材料不做統一規定，只要符合檔案保護要求即可；５、文件排列方法強調按事由（即問題）排列，時間、重要程度作為參考因素，可根據實際情況選用；６、歸檔章的位置不限于首頁右角上，首頁上端任何空白處均可；同時對歸檔章的項目加以調整，只保留檢索必備項目；７、取消案卷，卷內文件兩級目錄，只編以“件”為單位的歸檔文件目錄；８、無需編頁號，目錄改設“頁數”項；９、歸檔文件直接裝盒保管；１０、無需撰寫案卷題名和填寫案卷封皮，只需填寫盒脊；１１、檔案盒的項目設置有較大變化。封面只設“全宗名稱”，取消了“類目名稱、案卷題名、起止時間、保管期限、件頁數量、全宗號、目錄號、案卷號、歸檔號”等項目。盒脊取消了“目錄號、案卷號”項，保留“全宗號、年度”項目，增設“保管期限、機構（問題）、起止件號、盒號”。新的文件歸檔整理方法，簡化了文書檔案整理的環節，減輕了文件歸檔人員及檔案整理的工作量，同時又提高了檔案歸檔行政管理部門進行業務指導和培養的工作效率，是一項應予積極推行的好方法。二、歸檔文件整理方法的推行推行以“件”為單位的歸檔文件整理方法，應當做好以下幾個方面的工作。１、更新觀念，增強改革意識。推行文件級整理方法，是實現現代化辦公手段的需要，是與時俱進的產物。２、提高人員素質。以“件”為單位的歸檔整理方法要求每個文書人員和檔案人員不僅需要懂得歸檔文件分類、排列、編號、編目等業務基礎知識。還必須掌握辦公自動化、信息技術等相關知識，熟練地運用計算機完成一系列數據處理任務。３、加強硬件建設，即加大對現代化基礎設施的投入。管理單元的細化，必然引起管理方式的變革。新的歸檔文件整理方法，使整理工作的各個環節都離不開計算機、復印縮微設備等先進設施。４、注意新舊整理方法的銜接。以“件”為單位對歸檔文件進行整理、要做好與原有的立卷方法的銜接，要注意以下兩點。（１）《規則》是國家檔案局２０００年１２月６日發布，于２００１年１月１日實行。因此，對２００１年以前整理好的案卷，只要整理方法及規則符合當時的標準，就應保持原有的整理體系，不必拆卷重來。（２）歸檔文件的整理方法由卷改為件，不只是整理形式上的變化，它需要一系列的業務標準、規范、制度、措施與之配合，因此，各機關單位在實施新的整理方法時應事先做好各種準備工作。三、歸檔文件整理的工作步驟按照《規則》的規定，歸檔文件整理分為裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒六個步驟進行：１、裝訂。裝訂是歸檔文件的第一步驟，通過這一步驟可以從實體上將歸檔文件的基本單位——“件”確立下來。２、分類。歸檔文件的分類，是指全宗內歸檔文件的實體分類。即將歸檔文件按其來源、時間、內容和形式等方面的異同，分成若干層次和類別，構成有體系的過程。《規則》指出歸檔文件可以采用年度——機構（問題）——保管期限或保管期限——年度——機構（問題）等方法進行分類。同一全宗應保持分類方案的穩定。歸檔文件的分類，可按以下的方法及步驟進行。（１）按年度分類。年度分類就是根據形成和處理文件的年度對歸檔文件進行分類。它是目前運用得最廣泛的一種分類方法：①一份文件往往有多個時間特征，分年度時一般以文件簽發日期或成文日期為準。計劃、規劃、總結、預算、統計報表以及法規性文件等內容涉及不同年度的文件，應統一按簽發日期或成文日期為準判定文件所屬年度。②跨年度的會議和案件等形成的文件材料，分類時，會議文件材料歸入閉幕年，案件等文件材料歸入結案年。幾份文件作為一“件”時，判定“件”的日期，以排列在前面的文件日期為準，如跨年度的請示與批復，按批復在前，請示在的裝訂順序，以批復的所在年度為準。③沒有標明落款日期的文件材料，應對文件內容及特征進行考證，以推斷文件材料的形成日期并據以劃分年度。④專門年度中形成的文件材料，應按照專門年度進行分類。（２）按保管期限分類。保管期限分類法就是根據對歸檔文件規定的不同保管期限進行分類，即將同一年度的歸檔文件按永久（５０年以上）、長期（１５——５０年）、短期（１５年以下）三種保管期限分類，這種分類方法能夠將不同價值的歸檔文件從實體上區分開，使檔案部門能夠有針對性地采取整理和保護措施，同時，為庫房排架管理，檔案移交進館和到期檔案鑒定等管理工作提供便利。（３）按機構（問題）分類。機構（問題）分類法是室將文件其形成或承辦機構（問題）進行分類，其可分為機構分類法和問題分類法兩種機構分類法。是按文件形成和處理的承辦單位進行分類。原則上是一個機構設置一個類，機構名稱就是類名。各類的次序課按照立檔單位機構序列表的規定或習慣上的順序來排列。