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文檔簡介

格式條款管理制度前言本制度旨在規范公司內部文檔格式的使用，提升文檔統一性和規范性，確保公司文檔的質量和效率。本制度適用于公司所有的職員和部門。本制度的實施需要全員配合，對文檔格式的使用提出相應的要求，加強文檔管理工作，保持文檔庫的整潔，有效提高工作效率并降低風險。制度內容格式條款統一規定標題：標題居中，黑體字體，字號為20號。一級標題和正文之間空一行，二級標題和正文之間空半行。一級標題用“#”開頭，二級標題用“##”開頭。正文：正文字體為宋體，字號為14號。段落之間空半行，段落和章節之間用空行分隔。文字對齊方式為兩端對齊。列表：塊狀列表用“-”開頭，行內列表用“*”。列表符號后面需要空一個空格。表格：表格需要居中，表格標題黑體，表格字體為14號宋體。表格中盡量不出現斜線，所有單元格需要填充，表格數字右對齊。圖片：圖片需要居中，并包含圖片標題，圖片標題位于圖片下方，并使用黑體，字號為14號字體。圖片必須符合版權規定，不能損害公司的利益。參考文獻：參考文獻需要按照國家標準格式規定，包括文獻著者、文獻題目、出版社、出版時間等信息。文檔格式管理確認文檔格式：在公司內部設立文檔格式模板，包括正文字體、標題字體、編號等要求，大家在使用文檔之前必須先閱讀格式統一要求并將文檔格式按照要求進行調整。文檔格式審核：新編寫的文檔必須進行格式統一審核，審核通過后，方可進行采用。將新編寫的文檔按照模板要求進行格式復核，檢查其中是否遵循了公司的文檔格式規范。維護文檔格式：修改公司內部文檔格式制度必須建立相應的流程和時間節點，在組織內部公布修改的內容、區分修改范圍、并逐一推動修改。建立文檔庫：將已經格式化好的文檔存入相應的文檔庫，并應注明作者、日期、文檔編號等信息，以方便后續的管理和使用。文檔記錄管理：記錄公司內所有文檔的主題、編號、起草人、修改人、通過日期、廢棄日期、廢棄文件請求人等信息；常規管理流程文件編號：給所有文件編寫編號，以便管理和查詢。文件傳遞：文件從起草、審核、批準到會簽等需要進行傳遞，在傳遞過程中需標示軌跡并記錄傳遞信息。如傳閱單、流轉件、郵寄、傳真、電子郵件等形式均要求做好記錄和同步。文件儲存：文件儲存原則為先存電子文檔，后存紙質文檔，確保文檔的可追溯性；儲存時需要標明日期、文件名稱、文件號、文件類別及相關負責人等信息，以便后續查找使用。文件備份：對文件進行備份，保證重要資料不會丟失及出現信息損失的情況；同時，備份的內容需要周期性檢查，保證信息的完整性和有效性。文件銷毀：按照公司規定時限、條件及程序要求，對陳舊文件及廢棄文件進行程序性銷毀，完備記錄銷毀的文件。結論本制度的目的在于統一公司內部文檔的格式、規范文件管理，降低公司風險并提高工作

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