重大建設(shè)項目檔案管理辦法何明1一、重大建設(shè)項目檔案的幾個重要規(guī)范性文件1、2002年，國家檔案局《國家重大建設(shè)項目文件材料歸檔要求與檔案整理規(guī)范》

DA/T28—2002。2、國家檔案局、國家發(fā)改委《重大項目檔案驗收辦法》(檔發(fā)[2006]2號)，2006.4.14。3、四川省檔案局、四川發(fā)改委、四川省經(jīng)委、四川省建設(shè)廳《四川省重大項目檔案管理辦法》（川檔發(fā)[2008]45號），2008.7.1。2二、重大建設(shè)項目檔案的概念首先明確什么是重大建設(shè)項目（以下簡稱項目）：簡而言之，指經(jīng)國家、省、市、縣發(fā)改委（或經(jīng)濟、貿(mào)易部門）批準(zhǔn)立項的項目。它包括重大基本建設(shè)項目和重大技術(shù)改造項目。投資主體：可能是政府、可能是企業(yè)、也可能是合資等。其次明確什么是重大建設(shè)項目檔案（以下簡稱項目檔案）：是項目建設(shè)、管理過程中形成的，具有保存價值的各種形式的歷史記錄。它包括項目立項、審批、招投標(biāo)、勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理、竣工驗收、設(shè)備等方面的檔案及有關(guān)項目的電子、聲像等特殊載體的文件。3三、重大建設(shè)項目檔案的重要性1、重大建設(shè)項目檔案是整個建設(shè)工程的重要組成部分。是建設(shè)項目管理、維護、解決糾紛、科研的重要依據(jù)。2、重大建設(shè)項目檔案驗收，是整個重大建設(shè)項目驗收中的一個子項目，重大建設(shè)項目檔案未經(jīng)驗收或驗收不合格，該項工程不能進行竣工驗收。（檔發(fā)《辦法》第四、二十一條；川檔發(fā)《辦法》第十三條）4四、做好重大建設(shè)項目檔案工作須從以下幾個方面入手（一）強化檔案意識，加強項目檔案管理（《驗收測評表》第一大項）1、強化檔案意識。包括：領(lǐng)導(dǎo)意識、各部門（檔案人員）責(zé)任意識、大局意識，真正把檔案形成、收集、歸檔看成是份內(nèi)的事。從事檔案工作的人員要參與工程建設(shè)全過程，不能只是簡單地收集、整理、保管，要參與合同管理、參與有關(guān)活動、了解工作管理規(guī)律。2、領(lǐng)導(dǎo)高度重視。（1）建設(shè)項目單位的各級領(lǐng)導(dǎo)要高度重視檔案工作。建立和落實項目檔案工作領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制，將檔案工作納入工程質(zhì)量行政領(lǐng)導(dǎo)人責(zé)任制進行監(jiān)督。5（2）各參建單位領(lǐng)導(dǎo)要高度重視。在基建工作中，要做到“四同時”即把檔案工作同時計劃、同時布置、同時檢查、同時考核。絕不能重視施工、安裝，輕視檔案資料。（3）建立檔案管理機構(gòu)，配備相應(yīng)的檔案工作人員，形成檔案網(wǎng)絡(luò)；配備必要的檔案庫房；配備必要的設(shè)施設(shè)備，如計算機、復(fù)印機、照相機、掃描儀等。（4）在建設(shè)項目單位的領(lǐng)導(dǎo)下，由監(jiān)理牽頭，形成設(shè)計、施工、監(jiān)理、調(diào)試等單位有關(guān)人員參加的檔案領(lǐng)導(dǎo)小組和檔案協(xié)作組，保證建設(shè)項目檔案工作的正常開展。6（5）建立健全符合本行業(yè)項目檔案管理的各項規(guī)章制度。一是項目檔案管理制度包括：檔案收集、整理、移交、保管、利用等制度。二是項目文件材料的收集、整理、歸檔、移交要納入合同管理。這是做好項目檔案至關(guān)重要的一環(huán)，如不將項目檔案材料的收集、歸檔、整理、移交納入合同管理，必定會造成檔案材料的不齊全完整。故我們在整個項目建設(shè)過程中首先就要做好這項工作。(DA/T28—20024.2款)7（二）制定切實可行的措施，確保項目檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、規(guī)范

（《驗收測評表》第二大項）1、重大建設(shè)項目檔案的收集：要求：齊全完整。（1）制定相關(guān)制度、措施。特別是在合同中對設(shè)計方、施工方、監(jiān)理方關(guān)于檔案文件材料的齊全、完整、整理規(guī)范提出明確要求。8（2）管理性文件材料

①項目來源及其批準(zhǔn)文件、可行性研究、任務(wù)書等的齊全完整；②征用土地、移民、拆遷、安置、紅線圖等文件材料的齊全完整；③項目計劃、投資、統(tǒng)計、管理等文件材料的齊全完整；④招投標(biāo)、承發(fā)包文件材料及合同、協(xié)議、索賠等文件材料的齊全完整；⑤環(huán)保、勞衛(wèi)、安全、消防及其他應(yīng)歸檔文件材料的齊全完整。9

（3）設(shè)計文件①地質(zhì)、水文、氣象、地震等設(shè)計基礎(chǔ)文件的材料齊全完整；②設(shè)計評價、鑒定及審批等文件材料的齊全完整。（4）施工文件

①開工報告、技術(shù)交底、圖紙會審紀(jì)要、施工方案及報批等文件材料的齊全完整；10②原材料檢測、試驗及施工定位測量、基礎(chǔ)處理記錄等文件材料的齊全完整；③設(shè)計變更、更改洽商、技術(shù)變更等文件材料的齊全完整；④工程質(zhì)量檢測、評定，焊接探傷記錄、隱蔽工程驗收記錄、交工驗收記錄等的齊全完整(包括工程質(zhì)量評定文件材料;隱蔽工程驗收記錄);⑤設(shè)備、管線、電氣、儀表等其他應(yīng)歸檔施工文件材料的齊全完整。11（5）監(jiān)理文件

①監(jiān)理合同、大綱、規(guī)劃、細(xì)則及批復(fù)、備忘錄、會議紀(jì)要、日志、月報等文件材料的齊全完整；②質(zhì)量控制、進度控制、投資控制等文件材料的齊全完整；③合同管理、組織協(xié)調(diào)等文件材料的齊全完整；④其他應(yīng)歸檔監(jiān)理文件材料的齊全完整；⑤監(jiān)理單位對項目文件質(zhì)量審查記錄的齊全完整。12（6）工藝設(shè)備、科研等文件

①設(shè)備采購、開箱、安裝調(diào)試、性能鑒定等文件材料的齊全完整（包括使用說明書、裝箱單等）；②科研項目立項、研究過程、技術(shù)鑒定成果申報、審批、推廣等文件材料的齊全完整；③考察報告、重要課題研究報告齊全（包括項目建設(shè)過程中沒有形成設(shè)備、科研文件材料）。13（7）生產(chǎn)技術(shù)準(zhǔn)備、試生產(chǎn)文件①設(shè)備試車、運轉(zhuǎn)、驗收、維護記錄齊全；②安全操作規(guī)程、事故分析報告齊全；③產(chǎn)品技術(shù)參數(shù)、性能、圖紙等文件齊全。（8）財務(wù)、器材管理文件

①工程概算、預(yù)決算、審計等文件齊全；②固定資產(chǎn)、流動資產(chǎn)、無形資產(chǎn)、遞延資產(chǎn)清冊等齊全（缺一項）。14（9）涉外文件

①合同及附件、談判協(xié)議、議定書、談判記錄齊全完整；②設(shè)計階段聯(lián)絡(luò)文件、技術(shù)問題等來往函電、審查議定書齊全完整；③設(shè)備隨機文件、開箱記錄、海關(guān)、商檢、索賠及國外技術(shù)人員現(xiàn)場提供的文件等齊全（沒有形成涉外文件不作要求）。15

（10）聲像電子文件

①施工前舊貌、開(竣)工儀式、施工過程、隱蔽工程、領(lǐng)導(dǎo)視察等聲像材料齊全；②項目建設(shè)過程中形成有電子文件，并及時歸檔；③電子文件與紙質(zhì)文件一一對應(yīng)。16（11）竣工驗收文件

①工程設(shè)計、施工、監(jiān)理總結(jié)，項目質(zhì)量評審、工程審計文件、財務(wù)決算報告等文件材料齊全；②竣工驗收報告、竣工驗收會議、各單項（專業(yè)）驗收審批文件齊全（項目檔案驗收前，尚未形成這些文件材料不作要求）；③竣工圖。套數(shù)能滿足需要,竣工圖編制完整(沒有竣工圖編制說明扣分；每缺少一張竣工圖扣分,扣完為止)。172、重大建設(shè)項目檔案的整理

要求：準(zhǔn)確、系統(tǒng)、規(guī)范

依據(jù)：《國家重大建設(shè)項目文件材料歸檔要求與檔案整理規(guī)范》DA/T28—2002，國家檔案局2002.11.29發(fā)布。（1）編制分類方案或說明

①制定了切合項目實際的分類方案或說明(分類不學(xué)，有交叉或無類可歸的現(xiàn)象扣分)；②各級類目設(shè)置清晰，能反映工程特征和工程實況(無分類方案或說明的不得分)。分類方案是我們?nèi)绾巫龊庙椖繖n案工作的基礎(chǔ)，目前很多系統(tǒng)都有一套自成體系的分類方案，在實際工作中直接應(yīng)用即可。如無，則需據(jù)實際情況編制。18（2）組卷編目①遵循文件材料形成規(guī)律和成套性特點,保持卷內(nèi)文件材料有機聯(lián)系;②卷內(nèi)文件材料排列規(guī)范有序,并按要求編號;卷內(nèi)文件目錄、備考表填寫規(guī)范、清晰;卷內(nèi)文件整齊,無金屬物裝訂;③案卷題名準(zhǔn)確、簡明；案卷封面填寫規(guī)范、清晰；案卷排列有序、實用；④外文資料應(yīng)保持原貌，排列有序，不再重新整理;⑤聲像、電子文件按規(guī)范整理；⑥無未整理的積存文件。19（3）檢索工具的編制及檔案利用

①編制了規(guī)范實用的分類目錄、案卷目錄;②編制了規(guī)范的案卷文件目錄、歸檔文件目錄；③檔案人員熟悉所管范圍檔案及相關(guān)業(yè)務(wù);④檔案人員調(diào)卷迅速、準(zhǔn)確，服務(wù)態(tài)度好⑤利用檔案取得明顯效果（5個以上實例）。20

（4）信息化管理

①利用微機及檔案管理軟件管理檔案；②利用信息技術(shù)和設(shè)備,實現(xiàn)檔案存貯、分類、檢索、統(tǒng)計、開發(fā)等功能；③全套項目檔案同時編制有紙質(zhì)和電子目錄的；竣工圖已數(shù)字化的；其余項目檔案完全數(shù)字化的分(5)檔案管理基本情況統(tǒng)計①檔案數(shù)量、機構(gòu)、人員、庫房、設(shè)備、利用等統(tǒng)計內(nèi)容全面；②統(tǒng)計數(shù)據(jù)準(zhǔn)確。213、高度重視項目檔案的安全工作（測評表第三部分）（1）庫房、閱覽室、辦公室三分開。（2）檔案庫房應(yīng)按《檔案館建筑設(shè)計規(guī)范》修建或改造。（3）應(yīng)配備防火、防盜、防光、防塵、防潮濕、防高溫、防有害生物、防有害氣體和能滿足檔案工作需要的設(shè)備設(shè)施。（4）柜架、卷盒、卷皮符合規(guī)范和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。22（5）歸檔紙質(zhì)材料、字跡材料等符合耐久性要求。

特別注意：一是簽字等書寫材料使用碳素墨水的筆，中性筆次之；不能使用紅筆、鉛筆、圓珠筆、純藍墨水書寫。二是打印材料最好使用激光打印機；噴墨打印機次之；傳真件需復(fù)印。三是不能用蓋章代替簽字。四是簽字要齊全，不能四個人的簽字，只簽三個人的名字。(DA/T28—20025.5款6.1.6款)（6）聲像文件應(yīng)保證載體的有效性。整理按國家標(biāo)準(zhǔn)。（7）長期存儲的電子文件使用不可擦除型光盤保存。一式三套且異地保存。（8）建立確保檔案實體和信息安全的制度、措施。23五、重大建設(shè)項目檔案的管理登記、驗收1、項目檔案登記：《四川省重大建設(shè)項目檔案管理辦法》第五條，項目開工后至竣工驗收前，每年都要填寫報送《四川省重大建設(shè)項目檔案管理登記表》（每年10月底前）。省級項目歸口在市人民政府的，由市檔案部門組織填寫；市、縣級項目，由同級檔案部門組織登記。2、驗收申請：國家局《重大建設(shè)項目檔案管理辦法》由項目建設(shè)單位（法人）向項目驗收組織單位報送申請報告，《四川省重大項目檔案驗收申請表》。3、驗收：國家級項目，由國家檔案局、中央主管部門、省檔案局組織驗收；省級項目，由省檔案局組織驗收；市、縣級項目，由同級檔案部門組織驗收。（國家辦法第六條、省辦法第十四條）24六、重大建設(shè)項目及災(zāi)后重建項目檔案與城建檔案1、國務(wù)院令第526號《汶川地震災(zāi)后恢復(fù)重建條例》（2008.6.4）第七十條:地震災(zāi)區(qū)的各級人民政府及有關(guān)部門和單位，應(yīng)當(dāng)對建設(shè)項目以及地震災(zāi)后恢復(fù)重建資金和物資的籌集、分配、撥付、使用情況登記造冊，建立、健全檔案，并在建設(shè)工程竣工驗收和地震災(zāi)后恢復(fù)重建結(jié)束后，及時向建設(shè)主管部門或者其他部門移交檔案。注意事項：第一、凡屬國家、省上投資項目形成的檔案，建設(shè)項目單位按此辦理。第二、凡屬援建項目，各地要與援建指揮部銜接，待項目竣工后，收集一套完整的項目檔案。252、重大建設(shè)項目檔案與城建檔案的關(guān)系與區(qū)別（1）國家檔案局《城市建設(shè)檔案歸屬與流向暫行辦法》（檔發(fā)字[1997]20號，1997.7.28）第八條：城市建設(shè)檔案的報送。根據(jù)本辦法所確定的范圍，城市規(guī)劃區(qū)有關(guān)單位應(yīng)當(dāng)向當(dāng)?shù)爻鞘薪ㄔO(shè)檔案館報送有