鄂爾多斯市烏審旗世林化工有限責任公司供應部管理制度匯編鄂爾多斯市烏審旗世林化工有限責任公司供應部管理制度匯編審核：王斌簽發：尤世林簽發時間：二零零九年五月目錄-3-一、供應部綜合管理制度 -3-1、總則 -3-2、計劃的編制、審核、審批和匯總 -4-3、物資的采購 -5-4、物資的驗收、入庫、保管 -5-5、供應商的跟蹤評定 -6-6、供應部工作職責 -9-二、供應部物資采購計劃管理制度 -9-1、物資計劃審批 -9-2、物資采購周期 -10-3、物資計劃種類 -10-4、物資計劃申報時間 -10-5、物資計劃的編報要求 14三、供應部采購管理制度 141、總則 142、采購規定及方式 163、采購紀律 164、采購監督 175、價格監督 176、質量監督 187、責任與獎懲 19四、供應部倉儲管理制度 191、總則 192、倉庫管理工作的任務 193、倉庫物資的入庫 193.1物資的驗收 203.2物資入庫 214、物資發放及出庫 225、物資的退庫 226、結賬 237、倉庫物資的保管 24五、供應部工作流程 241、工程物資計劃 252、工程物資入庫 253、工程物資出庫 264、工程物資退庫 265、招標組織流程 265.1設計院招標技術資料 275.2標書發放及投標單位 276、流程圖 286.1供應部業務流程圖 296.2文件傳閱單 306.3招標流程圖 31六、設備（材料）付款審批管理辦法 311、付款計劃 322、付款審批 322.1預付款審批 322.2生產進度款審批 322.3發貨款審批 332.4到貨款審批 332.5設備調試款 342.6質保金審批 35七、崗位職責 351、部長崗位職責 352、副部長崗位職責 363、合同管理員崗位職責 364、采購員崗位職責 375、保管員崗位職責 386、供應部會計崗位職責 387、計劃員崗位職責 398、供應部門衛崗位職責 鄂爾多斯市烏審旗世林化工有限責任公司物資供應部管理制度一、供應部綜合管理制度為了規范本公司的物資采購行為，加強采購的監督管理，降低采購成本，明確采購責任，特制定本制度。1、總則供應部是物資采購的職能部門，負責組織從計劃的匯總到物資出、入庫的具體事務。物資采購是指建設期間依據設計院提出的設備清單和相配套的輔助設備，以及公用工程的通用材料、設備、辦公用品、安全勞動保護用品等。2、計劃的編制、審核、審批和匯總2.1工程建設部、生產準備部、設備機動部依據設計圖紙和工程進度提出設備、物資、材料等進場計劃，并逐級上報批準后交招標辦或供應部。2.2除設計院出據的設備、材料清單外，工程建設所需的其它物資由各裝置區專業主管根據工程進度在每月5日前提出，部門負責人或主管審核，報分管副總經理或總經理審批后（一次采購總價超出50000元或單價超出10000元以上報總經理批準）采購。2.3安全防護用品計劃由安全主管負責編制，生產副總經理審批。2.4辦公用品由綜合部根據庫存情況按月編制，綜合部長負責審核。勞動保護用品（含工作服），由勞資員根據勞保用品發放標準編制材料計劃，人力資源部負責審核，分管副總經理審批。2.5供應部對審批后的材料計劃進一步與倉庫保管員核對庫存，并對計劃進行分類匯總，編制采購單，經部門主管審核進入采購程序。2.6計劃單要嚴格按照規定的格式和內容填寫（橫A4紙），計劃單內容較多時，計劃提出部門必須提供電子版。3、物資的采購3.1物資采購分為招（議）標采購、詢價格采購、競爭性談判采購、單一來源采購。3.2大型的、復雜的、技術含量高的采購，由內蒙古中實成套設備有限責任公司統一進行招標；小型、零星、大宗的物資采購，由公司招標領導小組自行招標采購或選擇誠信經營商供貨商。3.3從中標單位或代理商中采購屬于合同的延續，供應業務員將匯總審批后的采購單傳真給代理商，價格沒有明確時要求供貨廠家及時報價。供應部根據比價結果確定是否選用該供應商。3.4技術含量較高的合同，專業主管負責技術部分（含技術協議）的簽定，招標辦或供應部負責商務部分的簽訂。3.5任何人不得自主聯系供應商進行采購，沒有經過供應部備案或副總經理以上領導批準的采購都屬于違規采購行為。3.6采購單或合同要交倉庫保管員一份，做為入庫、出庫的主要依據，所有合同均要交擋案室備案。4、物資的驗收、入庫、保管4.1倉庫保管員根據合同或計劃單的內容進行驗收，核對其規格型號、數量、材質、單價等，隨機文件（質量證明、產品說明書等）交檔案室統一管理。對于技術含量較高的設備或物資要通知專業主管和供應部有關人員驗收，驗收單共同簽字確認，不合格材料一律不準辦理入庫手續。4.2無審批的物資采購保管員不準辦理入庫手續，財務部亦不予進行財務結算。4.3大型設備及部件：根據裝箱清單五方（需方、供方、中實公司、監理公司、安裝單位）有關人員清點簽字，直接交安裝單位保管。4.4材料出庫由各主管負責把關，各使用部門憑材料領用申請單審批領用，保管員憑申請單付貨，正式出庫單必須由主管簽字。4.5保管員要按照有關規定保管物資，做到防火、防潮、防腐、防盜等防護工作。5、供應商的跟蹤評定5.1供應部要建立供應商檔案，并按季度組織相關人員對供應商進行評價，評價的內容包括質量、價格、供貨時間、資信情況、生產能力、服務等。5.2合同管理員按月向總經理、分管副總上報合同的執行情況。6、供應部工作職責6.1負責組織實施設備、材料購買計劃，參與設備、備件的招標，協調設備材料到貨計劃與工程總進度計劃相銜接；6.2負責組織審查批準供貨設備材料交貨計劃和供貨設備材料催交工作，確保交貨的設備材料按交貨計劃要求配套交貨。6.3負責牽頭處理設備材料質量缺陷和短、缺、漏供和補供事宜，協助有關部門進行索賠。6.4負責監管設備材料購買合同，牽頭處理廠商往來的傳真、備忘錄，編制設備材料合同付款統計表提交計劃財務部；確保供貨商按時交貨；組織項目應急采辦任務；6.5負責組織已買購設備的監造/駐廠檢驗工作；6.6負責設備材料（包括備品備件）接貨、檢驗、保管和發放工作；6.7負責收集完整的質量證明、質量保證文件，并存檔登記。6.8負責協調安排供貨廠商現場技術服務工作；6.9負責已簽訂合同檔案資料的收集、登記、整理和歸檔管理及移交工作；6.10編制《采購設備材料到貨進度表》報送相關部門和公司主管領導；6.11負責編制、修訂本部門管理制度并付諸貫徹實施；7、本制度由公司供應部負責解釋。8、本制度未盡事宜，在試行過程中進一步修訂完善。9、本制度需經總經理會議通過后方可施行。10、本制度自發文之日起執行。11、《計劃采購流程圖》鄂爾多斯市烏審旗世林化工有限責任公司供應部SHAPE二、供應部物資采購計劃管理制度為了加強生產建設使用物資的采購和計劃管理工作，保證生產建設使用的物資準確、及時供應，規范物資采購和計劃申報行為，特制定本規定。1、物資計劃審批1.1由各單位（部門）根據自身實際情況上報物資采購計劃。1.2工程物資計劃應先由工程部進行審核簽字，各部門內部的采購計劃應由部門負責人及分管副總經理審核簽字。1.3審核完畢后，報供應部計劃員進行匯總并根據庫存情況和詢價結果做出采購計劃。1.4單價、單批在10000元以上的，供應部牽頭組織會議，請相關部門參與，討論該批采購計劃并簽批采購意見。2、物資采購周期物資的采購周期是指物資從采購合同簽訂（或采購計劃實施）之日起到貨物到達用戶指定倉庫的時間（不包括采購前的詢價、比價時間）。主要物資類別是采購周期除特殊情況大致劃分為：2.1普通物資3~7天內完成采購工作。2.2各種中型物資（內部議標）15~30天內完成采購工作。2.3各種大型設備（公開招、投標）根據廠家生產周期來確定采購時間，以采購時合同供貨期為準。2.4進口物資按實際天數來完成采購工作。2.5其他物資按公司領導要求的時間內完成采購工作。3、物資計劃種類物資需求計劃按生產建設用途分為：基建計劃；非標設備及備品備件計劃；勞保、生活用品等。4、物資計劃申報時間4.1生產建設使用物資（非標設備及備品配件）需求計劃由各單位（部門）根據物資采購周期，按規定格式要求填報。月度計劃每月25日前報送，季度計劃每季末當月25日報送。4.2日勞保品、生活用品實行庫存管理，3個月采購一次，各部門、車間根據使用情況在每次采購周期末當月25日前上報，供應部匯總集中采購。5、物資計劃的編報要求物資需求計劃的申報必須按供應部劃分的類別、規定的格式填報，物資的名稱、規格、數量、產地等內容，盡量提供相關的參考價格。申報單位按要求填表報，但未按期完成采購任務而影響生產建設的，責任由供應部負責。6、其他事項根據本公司相關規定執行。7、本規定由供應部負責解釋。8、附材料（設備）計劃表、采購意見簽批表。鄂爾多斯市烏審旗世林化工有限責任公司供應部表1一、物資（設備、材料）采購計劃表 序號 物資名稱 規格型號 單位 數量 計劃單價 生產廠家/產地 備注 1 2 3 4 5 6 7 8 9 編制部門（車間）：領導審核：負責人：計劃人：表2 鄂爾多斯市烏審旗世林化工有限責任公司采購意見簽批表 采購材料 備注 詢價結果 供貨單位 生產廠家 計量單位 單價 詢價意見 部門 參加人 意見 三、供應部采購管理制度為了規范公司的物資采購行為，加強物資采購監督管理，提高采購資金的使用效率，促進企業經濟發展，特制定本制度。1、總則1.1本制度是公司購買材料（基建材料、原材料、燃料、輔助材料）、設備、備品配件、勞保品、辦公用品、生活用品以及其他物資過程中決策、價格監督、質量檢驗等行為的基本規范。1.2公司應當按照科學有效、公開公正、比質比價、監督制約的原則，建立健全物資采購管理的各項制度，防止采購過程中的不正當行為發生。2、采購規定及方式2.1公司有關部門應當廣泛收集采購物資的質量、價格等市場信息，掌握主要物資信息變化情況。采購部門和采購人員應當根據市場信息，做倒貨比三家，比質、比價、擇優采購。非標設備及備品備件的市場調研、廠家推薦、采購、監造及驗收及大型、重要、關鍵及高技術含量物資的采購，相關職能部門及使用部門全程參與。2.2除下列情況外，公司主要物資的采購應當選擇三個以上的供貨單位，從質量、價格、信譽等方面擇優進貨。2.2.1要采購的物資公有唯一的生產企業生產。2.2.2要采購的物資有特殊的技術要求且僅有唯一的供貨商。2.2.3出現不可預見的急需采購。2.3公司主要的物資采購及有特殊要求的物資采購，應當審查供貨單位資質。對已確定的供貨單位，應當及時掌握其質量、價格、信譽等方面的變化情況。2.4物資采購工作必須嚴格按照采購計劃所明確的物資名稱、規格、型號、數量進行采購。不得隨意變更名稱、規格和數量。2.5物資采購在同等條件下，應堅持先廠家后供應商；先近后遠；先批發后零售的原則。2.6嚴禁采購無產品生產廠家、無產品質量證明書、無產品合格證、無產品生產日期的物資。2.7禁止采購國家已公布的淘汰產品。2.8公司生產、基建或技改項目所需要的物資采購以及其他金額較大的采購，均應嚴格執行國家《招標投標法》的規定。具體方式如下：2.8.1招標采購。對于單項或批量采購項目金額在人民幣50萬元以上的，要嚴格執行國家《招標投標法》的規定，以公開招標或招標采購方式，選擇三個以上的合格供應商參加投標。對于達到招標采購限額標準以上的單項或批量采購項目，招標后沒有合格的供應商投標或急需使用來不急招標，經公司相關領導同意，可以采取競爭性談判采購的方式采購。2.8.2競爭性談判采購。對于單項或批量采購金額在20-50萬元之間的，直接邀請三家以上的合格供應商報價，進行競爭性談判采購。2.8.3詢價采購。對于單項或批量采購金額在10-20萬之間的，采用詢價采購方式直接邀請三家以上的供應商報價，并對其報價進行比價，以確保其質量與價格具有可比性。2.8.4直接采購。對于勞保用品、常用工具以及日常生產用物資，采購金額在10萬元以下且價格透明度高、貨源供應渠道充足的通用產品，根據現行市場價格采用直接采購的方式采購。3、采購紀律3.1采購人員在物資采購工作中必須遵紀守法，廉潔奉公，拒腐不沾。堅持“要優惠不要回扣”的原則。3.2采購人員在采購工作中必須按照采購原則及工作標準、程序進行采購，不徇私舞弊，不亂拉“關系”。3.3采購人員采購的質量低劣的不合格物資一律不準入庫，由采購人員負責退換，造成經濟損失，由采購人員承擔。采購人員違反采購原則、紀律，不按采購工作標準和程序采購的，輕者，調離崗位或解聘；重者，追究法律責任。4、采購監督4.1公司分管副總經理應加強對物資采購的監督工作。其主要內容包括：4.1.1國家有關采購的法律、法規和政策的執行情況；4.1.2采購項目預算的執行情況；4.1.3采購標準、采購方式和采購程序的執行情況；4.1.4采購合同的履行情況；4.1.5被監督單位和個人應當如實反映情況，提供有關材料。4.2公司領導及監督人員發現正在進行的采購嚴重違反規定，可能給企業和當事人利益造成重大損害或導致采購無效的，有權責令停止采購，并及時作出處理。4.3采購合同當事人應當全面履行合同規定的義務，任何一方不得擅自變更或者解除合同。合同當事人協商一致如需變更合同，應簽定實質性條款或補充合同。5、價格監督5.1公司物資采購的價格監督職能部門為計劃財務部。財務部應當嚴格履行職責，監督采購價格，控制采購成本。5.2公司物資采購合同的價款結算，應嚴格按照供需雙方采購合同的規定辦理，對于無正當理由產生的超出合同單價及總價的結算，財務部門有權拒絕結算。6、質量監督6.1公司應當對采購物資進行質量檢驗，采購物資未經質量檢驗的，不能辦理入庫和結算手續。公司對采購物資質量檢驗時，可能影響公正檢驗的部門和單位不得介入。6.2公司應當根據生產經營需要完善必要的質量、計量檢測條件。不具備檢測條件時需要對所采購物資進行檢驗的，可以委托檢驗或要求供貨單位出具國家認定的檢測機構的質量檢驗報告。6.3質量檢驗人員應當嚴格按標準和程序進行檢驗，并對檢驗結果承擔責任。7、責任與獎懲7.1公司應當對采購管理的全過程建立責任制度，明確各有關部門和個人的責任，制定考核、獎懲辦法并嚴格執行。7.2公司領導及各級管理人員，應當執行規定和企業內部的物資采購管理制度，支持企業物資采購部門、質量和價格監督部門履行職責。7.3公司員工有權對違反本規定損害企業利益的行為向公司舉報，對舉報人應當保護，任何人不得打擊報復。7.4公司應當對下列人員予以獎勵：7.4.1降低采購成本貢獻突出的采購人員；7.4.2嚴格履行職責，成績顯著的質量、價格監督人員；7.4.3舉報違反本規定的采購行為經查證屬實的人員；7.4.4為降低采購成本有突出貢獻的其他人員；8、本制度解釋權歸供應部。鄂爾多斯市烏審旗世林化工有限責任公司供應部四、供應部倉儲管理制度1、總則為了使本公司的倉庫管理規范化，保證財產物資的完好無損，根據企業管理和財務管理的一般要求，結合本公司的一些具體情況，特定本規定。2、倉庫管理工作的任務2.1根據本規定做好物資出庫和入庫工作，并使物資儲存、供應、銷售各環節平衡銜接。2.2做好物資的保管工作，如實登記倉庫實物賬，經常清查、盤點庫存物資，做到賬、卡、物相符。2.3積極開展廢舊物資、生產余料的回收、整理、利用工作，協助做好積壓物資的處理工作。2.4做好倉庫安全保衛工作，確保倉庫和物資的安全。3、倉庫物資的入庫3.1物資的驗收3.1.1在驗收過程中，要嚴格執行相關驗收制度，如實反映當時物資的面貌。物資在驗收時必須做到“一對”、“五查”，即：對合同；查數量、查質量、查配套、查包裝、查技術資料。3.1.2未經驗收的物資不能投入使用。為確保生產、建設需要，物資驗收必須在規定期限內完成。一般物資不超過三天，大宗物資不超過七天，急用物資不超過二十四小時。3.1.3驗收成套設備，其主機、附機、零部件、工具等必須配套齊全，技術文件完整。驗收工程材料時，應按照合同要求進行驗收，并接收相關的材質報告或合格證明。3.1.4物資驗收必須逐項、逐件開箱、拆包點數，做好驗收記錄。必須嚴格按照合同及有關文件規定進行數量和質量驗收：3.1.4.1數量驗收：凡供方是按重量方法計算的物資，均按此法驗收，進行過磅復秤，以確是否相符；以長度、面積、體積、容積等計量的物資，按實際測量計數驗收；計件的物資必須全部點數驗收。3.1.4.2質量檢驗：要嚴格按照質量證明書、化驗單、合格證以用合同規定的質量標準進行檢驗，在質量可疑又缺乏鑒定手段時，應委托有關單位進行檢驗。對于專用或技術性能比較復雜的物資，可會同技術部門或使用單位共同鑒定驗收。3.1.5物資驗收完畢并經復核無誤后填制物資收料單并簽字確認，收料單各項內容要填寫齊全，不得省略。3.2物資入庫3.2.1物資采購計劃、訂貨合同、收料單全部完善后業務員方可辦理入庫手續，打印四聯入庫單后，分別傳至各相關單位（部門）；3.2.1.1第一聯供應部業務員留存（白色）；3.2.1.2第二聯返供應商對賬（粉色）；3.2.1.3第三聯返庫房保管員記賬（黃色）；3.2.1.4第四聯返公司財務部進行結算（綠色）。3.2.2對于驗收中發生問題的處理：3.2.2.1在驗收中發現品名規格、型號不符，數量短少、溢出、變質、損壞和技術文件不全等，經驗收人員復核、業務主管審查后，積極向對方查詢、索賠。待查物資（部分或全部）可作待處理物資，并保持物資包裝原狀，在未解決問題前不予辦理入庫手續，財務部亦拒絕結算貨款。3.2.2.2凡無采購計劃、訂貨合同的物資，應主動與相關部門聯系，未經同意不得驗收入庫。3.2.2.3物資在運輸過程中發生短缺、損壞、受潮、變質的處理。一般情況下，箱裝完整無異動痕跡，應向發貨單位查詢索賠；途中丟失、包裝破損或未按規定包裝造成受潮、變質等，應由承運人簽章認可后向承運單位提出索賠。對其表面稍有損傷但不影響使用的物資，由當事人在運料單上注明損壞程度及其原因（或提出降價意見），亦可驗收入庫。4、物資發放及出庫4.1成套設備或大批施工材料，在驗收后可以直接發至施工現場。使用單位辦理好領料手續后，業務員可直接按出庫辦理。設備專用工具要妥善安排，經分管領導同意后方可下發，各相關技術資料必須保存好，如施工單位需要，要求其打借條領用。4.2公司內部領用一般物資，由使用部門先填制領料單，負責人簽字后方可去供應部業務員處辦理領料手續領料，重要物資則需要供應部負責人、分管領導簽字審批后方可領用。4.3施工單位領用工程物資，由領用單位填制領料單，工程部審核簽字蓋章后方可去供應部材料會計處辦理物資出庫手續。4.4出庫單共四聯，第一聯為業務員存根；第二聯領料部門領料并存查；第三聯庫房保管員記賬；第四聯財務部核算。5、物資的退庫5.1使用部門領用物資后，由于各方面原因倒致物資剩余，部門或單位間協調，經供應部分管領導同意后方可辦理退庫手續。5.2物資退庫時，退庫價格默認為上一次的出庫價格，如上一批數量不夠，依次向前推算。5.3物資退庫時，該物資必須是從供應部庫房領出的物資，否則不予辦理退庫手續。6、結賬收料單、領料單、退料單要及時辦理手續，材料會計于每月25日結賬（包括25日是），應將本月的材料進出業務辦理完畢并報財務部。每月30日與財務部進行對賬并盤點。7、倉庫物資的保管7.1倉庫設商品材料實物保管帳（簡稱“倉庫實物帳”）和實物登記卡，倉庫實物帳按物資類別、品名、規格分類進行銷存核算，只記數量，不記金額，同時，在每一商品材料存放點設置商品材料實物登記卡，根入庫單、出庫單和領料單等及時登記倉庫實物帳及實行卡，保證帳、卡、物相符。7.2每月必須對庫存的商品材料進行實物盤點一次，財務人員予以抽查或監盤，并由材料會計填制盤點單一式三份，一聯倉庫留存，一聯交財務部，一聯供應部，并將實物盤點數與倉庫實物帳核對，如有損耗或升溢應在盤點表中相關欄目內填列，經財務部門核實，并報有關部門和領導批準，方可作調帳處理，以保證財務帳、倉庫實物帳、實物登記卡和實物相符合。7.3倉庫物資的計量工作應按通用的計量標準實行，對不同物資采用不同的計量方法，確保物資計量的準確性。7.4倉庫物資的保管要根據各種物資的不同種類及其特性，結合倉庫條件，采用不同方法分別存放，既要保證物資免受各種損害，又要保證物資的進出和盤存方便。7.5對于某些特殊物資，如易燃、易爆、劇毒等物資，應指定專人保管，并設置明顯標志。重要器材應按時進行保養，以避免由于生銹等原因而使測量數據失真。7.6建立和健全出入庫人員登記制度，入庫人員均須經過倉管員的同意，并經過登記之后，方可在保管員的陪同下進入倉庫，進入倉庫的人員一律不得攜帶易燃、易爆物品，不得在庫房內吸煙。7.7保管員應嚴格執行安全工作規定，切實做好防火、防盜等工作，定期檢查維修避雷和消防等器材和設備，保障倉庫和物資財產的安全。7.8保管員工作調動時，必須辦理移交手續，由財務領導進行監交，表上簽名，只有當結交手續辦妥之后，才能離開工作單位。7.9未按本規定辦理物資人、出庫手續而造成物資短缺、規格或質量不合要求的和帳實不符，保管員應承擔由此引起的經濟損失.鄂爾多斯市烏審旗世林化工有限責任公司供應部五、供應部工作流程為了加強物資管理及配合各施工單位的建設，特制定以下管理細則。1、工程物資計劃1.1施工單位需提前編報材料計劃，大宗材料提前30天、小宗材料提前15天報至工程部審核。1.2工程部審核后及時傳至供應部計劃員處匯總分類。1.3計劃員將匯總的采購計劃簽字后分別發送至采購員、保管員、材料會計，材料會計與保管員配合做出庫存報告。1.4核實無誤后采購進行詢價。1.5根據詢價結果和數量做出采購計劃，供應部牽頭組織會議，請計劃財務部與工程部參與討論該批計劃并簽批采購意見，如通過則進行采購程序，否則重新完善。2、工程物資入庫2.1計劃內物資到貨后，由供應部保管員進行接貨驗收，合格后出具收料單（直接卸貨至現場的物資，由保管員和施工單位自行協調）并由部長簽字確認后送到材料會計處辦理入庫手續。2.2保管員憑收料單辦理物資入庫手續，并打印材料入庫單（共四聯：一聯存根、二聯供貨單位、三聯保管記賬、四聯財務報銷）。3、工程物資出庫3.1施工單位領取材料時，先填制領料單由現場負責人簽字蓋章后報工程部審核。3.2工程部審核通過后，應由工程部長簽字蓋章。領料人憑領料單至供應部會計處辦理材料出庫手續。3.3材料會計憑工程部審核后的領料單辦理出庫手續并打印材料出庫單（共四聯：一聯存根、二聯施工單位，三聯保管記賬、四聯財務核算）3.4如工程物資直接卸貨至施工現場的，保管員與施工單位協調盡快后補并辦理出庫手續。4、工程物資退庫4.1退庫單位用紅筆填制退料單（名稱、型號規格、數量），報至工程部審核。4.2工程部簽字蓋章后，退庫單位憑票將所退物資送至庫房保管員處辦理驗收。4.3保管員驗收后用紅筆開具收料單，材料會計憑部長簽字后的收料單辦理入庫手續（共四聯：一聯存根、二聯供貨單位、三聯保管記賬、四聯財務核算）。5、招標組織流程5.1設計院招標技術資料5.1.1設計院項目招標技術文件設計完畢后，由世林化工（以下簡稱業主）駐設計院代表直接發至業主合同管理員。5.1.2合同管理員使用固定的文件傳閱單，將招標技術資料報總工程師或總經理助理處擬定傳閱意見（限時三日傳閱完畢）。5.1.3傳閱完畢后，根據各傳閱意見進行處理。不具備招標條件則返回設計院，并書面出具存在問題；具備招標條件的由合同管理員發至中實公司招標部，由中實公司根據招標規模合理安排招標時間，并與世林化工協商一致后確定。5.2標書發放及投標單位5.2.1中實公司接到招標資料后，應立即組織相關人員編制標書，完成后返回業主合同管理員處，同時發至總工程師、總經理助理、及世林化工招標小組各成員。5.2.2合同管理員使用固定的文件傳閱單，將標書報總工程師或總經理助理處擬定傳閱意見(限時二日內完畢)。5.2.3根據各傳閱意見不具備發售條件的返回重新完善；具備發售條件的書面通知中實公司。5.2.4標書發放截止后，中實公司以書面形式通知業主參與本次投標的基本情況，如投標單位少于三家不公開開標，由世林化工招標小組議定該標（是否重新組織招標根據實際定）。5.2.5根據程序議定中標單位后，由世林化工招標小組各成員簽字（有不同意見時，須有三分之二以上成員意見一致方可）。6、流程圖鄂爾多斯市烏審旗世林化工有限責任公司供應部6.1供應部業務流程圖6.2文件傳閱單 鄂爾多斯市烏審旗世林化工有限責任公司文件傳閱單 發件單位 文件名稱 接件人 總工程師/總經理助理（擬定傳閱意見） 傳閱人及意見 傳閱人及意見 傳閱人及意見 傳閱人及意見 傳閱人及意見 處理意見 6.3招標流程圖六、設備（材料）付款審批管理辦法1、付款計劃1.1合同簽定后，嚴格按合同執行，供應部主要負責商務條款，設備機動部負責技術條款。1.2內蒙古中實成套公司負責合同的全部跟蹤，根據對生產廠家的考查及監督，結合設備供貨合同進行編制計劃并發至鄂爾多斯市烏審旗世林化工有限責任公司供應部（付款計劃包括：預付款、進度款、發貨款、到貨款、調試款、質保金），并向生產廠家索要收款收據及發票。供應部在此基礎上再進行審核。1.3供應部每月在和相關領導上報預付款、進度款、到貨款、質量保證金等計劃之前，嚴格按照合同內容審核。1.3.1凡是和設計院有技術資料、圖紙等文件傳遞要求的，設計院必須出具由設計院和本公司駐該院人員聯合簽字蓋章確認的書面文件并發至本公司總工程師處，供應部備案，作為合同的一部分，合同執行完畢后和合同一并歸檔；1.3.2凡是由中實成套公司負責監督的設備，如提出付款要求，則必須出具滿足合同付款條件的書面確定書發至本公司總工程師處，供應部備案，作為合同的一部分，合同執行完畢后和合同一并歸檔。1.3.3凡是沒有達到付款要求的，不準上報付款計劃。（到貨款及安裝調試款先報計劃，具體審批根據現場情況評定）1.4供應部根據以上辦法審核無誤后，每月25日前申報次月設備付款計劃，由總工程師及總經理助理審核并簽字后報公司相關領導。2、付款審批2.1預付款審批2.1.1計劃上報后，相關領導及時開會討論，交換意見。供應部經辦人在生產廠家收款收據寄到后開始粘票報部門負責人及分管領導簽字審批。2.1.2分管領導審批后，報工程副總及設備副總審批，最后報總經理審批，審批完畢交總會計師處理。2.1.3上一級審批未通過后，返回下一級重新審批。2.2生產進度款審批2.2.1計劃上報后，相關領導及時開會討論，交換意見。供應嚴格把關，經辦人收到生產廠家的收款收據后粘貼整齊報部門負責人及分管領導簽字。2.2.2分管領導簽字審批后，報工程副總及設備副總審批，最后報總經理審批，審批完畢交總會計師處理。2.2.3上一級審批未通過后，返回下一級重新審批。2.3發貨款審批2.3.1計劃上報后，相關領導及時開會討論，交換意見。供應部嚴格把關，經辦人收到生產廠家的收款收據后粘貼整齊報部門負責人及分管領導簽字。2.3.2分管領導簽字審批后，報工程副總及設備副總審批，最后報總經理審批，審批完畢交總會計師處理。2.3.3上一級審批未通過后，返回下一級重新審批。2.4到貨款審批2.4.1設備（材料）到廠后，由中實成套公司牽頭，組織設備部、生產廠家、監理公司等相關部門進行數量和技術驗收，中實成套公司出具設備（材料）驗收清單由各驗收部門簽字后辦理入庫手續。2.4.2供應部憑發票或收款收據進行粘票報部門負責人及分管領導審批。2.4.3分管領導簽字審批后，報工程副總及設備副總審批，最后報總經理審批，審批完畢交總會計師處理。2.4.4上一級審批未通過后，返回下一級重新審批。2.5設備調試款2.5.1設備安裝完畢后，由成套公司牽頭，組織公司生產準備部、工程部、設備部、安裝單位、監理公司進行驗收，出具驗收合格證明（此合格證明需含設備、材料數量、規格型號，并分別由部門經辦人、負責人，分管領導簽字后生效）。2.5.2安裝單位憑驗收證明書和發票或收款收據進行結算，分別由工程副總及設備副總審批，最后報總經理審批。2.5.3總經理審批完畢后交財務部進行審批并付款。（財務具體流程由財務部編寫）2.5.4上一級審批未通過后，返回下一級重新審批。2.6質保金審批2.6.1計劃報上后，總會計師組織各相關領導進行討論安排資金，供應部憑發票或收款收據報設備使用部門、設備部負責人及分管領導進行審批。2.6.2部門審批完批后報總經理審批，審批完畢后報交總會計師處理。2.6.3上一級審批未通過后，返回下一級重新審批。鄂爾多斯市烏審旗世林化工有限責任公司供應部七、崗位職責1、部長崗位職責1、負責制定本部門年度工作計劃，建立健全各項規章制度。2、組織編制、審核物質采購計劃，積極組織貨源，保證各類物資按時到位。3、對各部門上報的不符合實際的物資計劃提出異議或建議。4、負責組織對原材料倉、危險品倉、成品倉進行管理，并按規定進行物資收、發工作。5、對庫存物資的盤點結果負責。6、負責對本部門所使用的各類資產的管理。7、負責對本部門員工的思想教育、業務知識培訓及考核工作。8、嚴守公司的商業秘密，技術秘密和其他秘密。9、及時完成公司領導交辦的其它工作。2、副部長崗位職責1、協助部長工作,，落實公司規章制度，帶領供應部員工，依據各自崗位職責認真做好本職工作，確保準確、及時完成各項任務和日常事務的管理;2、熟悉各崗位職責、任務、工作要求、考核標準，負責供應部員工的內務管理工作；3、參與公司重大物資招標工作；4、督促檢查各崗位工作落實情況，制定并及時做好供應部員工的業務學習，崗位培訓，思想教育的計劃、實施考核工作；5、詳細落實各部門采購計劃,并及時到貨;6、