檔案管理制度編制：審核：會簽：批準：2010-9-08發布2010-9-15實施青島華世潔環保科技有限公司發布目的為建立、健全公司檔案工作，完整地保存和科學地管理公司的檔案，充分發揮各類檔案在公司建設和發展中的作用，更好地為公司各職能部門服務。特制訂本制度。適用范圍青島華世潔環保科技有限公司各職能部門職責制定或參與制定檔案工作的規章制度；對企業其他部門文件材料的歸檔工作，進行指導和監督；做好企業檔案的收集、整理、保管和利用工作；提高檔案管理的水平和技術，逐步實現檔案管理現代化、科學化。檔案管理部門及負責人公司檔案主管部門待定公司立檔單位為各部門；檔案管理責任人：各部門負責人和專（兼）職文員各部門均應指定專（兼）職人員，負責收集和管理本部門的文件材料，并按要求立卷歸檔，保持相對穩定。若有人員變動應及時通知檔案室檔案的種類法規性文件：包括上級頒發、需企業執行的，或由企業內部制定的各種標準、規章制度等。企業的重大決議：包括公司級會議紀要及會議決議。包括由企業股東大會、董事會、總經理辦公會及其相關行政會議等形成的文件和會議材料、會議記錄等計劃性文件。包括企業總體計劃或規劃、研發計劃、項目質量計劃、銷售計劃、財務計劃等。總結性文件。包括企業年度和月度工作總結、部門的年度和月度工作總結、單項性工作總結、調查報告等。批示性文件。包括企業各類計劃指標、技術指標、銷售指標等。以及企業各類命令、工作指示等。通知類文件。會議通知、業務通知，公司內部一些活動通知等文件；報告類文件。包括請示報告、出差報告、統計報表、申請報告、方案、提案、建議等文件;證件類文件。包括法人營業執照、房地產權證、稅務登記證、企業和產品獲得各類榮譽牌匾和證書等。基建類文件。工廠平面圖、工廠各種線路，地上地下管道圖、廠房、辦公樓平面圖及以上設施的新建、擴建、改建過程中的勘測、設計、施工、竣工、維修等各階段所形成的文件資料。包括施工許可證，規劃許可證等各項審批文件，隱蔽工程資料，竣工圖紙資料等設備類文件。包括辦公設備、車間設備、實驗室儀器設備、各種檢測儀器的使用說明書、保修卡及設備維護、維修記錄等各種有價值的文件合同類文件。包括銷售合同、招投標文件，采購合同等技術類文件。歸檔原則是以項目為單位，一個項目形成一套檔案。包括：技術圖紙、更改記錄、采購清單及技術協議；工藝流程圖及工藝流程說明、計算書，電氣原理圖、電氣控制說明，儀表條件一覽表，設備條件一覽表；質檢檢測數據記錄及分析報告；設備主要材料的材質報告單及外購件合格證；設備使用說明書；調試記錄（現場調試施工日志與調試數據記錄、調試過程中遇到的問題和解決方法等）；項目過程中和客戶的溝通記錄文件等各種有價值的文件；各實驗項目的立項申請書、試驗圖紙、試驗數據以及取得的成果會計檔案：包括會計憑證主要指原始憑證，記賬憑證，匯總憑證，銀行存款余額調節表會計賬簿主要指先進銀行存款日記賬，明細賬，總帳，輔助賬薄財務報表主要指月度、季度、年度會計報表及文字說明其他會計文件材料主要指會計移交清冊，會計檔案保管清冊，會計檔案銷毀清冊，銀行對賬單及其他應當保存的會計資料聲像制品資料。包括企業在其經營活動或娛樂活動中，以及在外學習、考察時或企業外部提供的，以聲像形式記錄下來的各種資料，如照片資料、錄音資料、錄像資料、影片資料等。電子文件的歸檔企業各信息系統生成的文本、圖形、圖像電子文件歸檔范圍應參照紙質文件歸檔范圍確定。音頻、視頻、多媒體電子文件及數據、數據庫的歸檔范圍可根據需要確定。企業各信息系統所形成的電子文件的原數據、背景信息，以及生成非通用電子文件格式的軟件等應與電子文件一并歸檔。歸檔要求根據有關檔案法規規定精神，各部門形成的文件材料原則上由本部門負責立卷和歸檔，并定期向檔案部門移交。立卷時應編制好案卷目錄，把文件的作者、標題、日期等項目填寫清楚，概括而簡潔地擬寫好案卷標題，把案卷內容表達出來，裝訂整齊、牢固。原稿由檔案室保存，相關部門和個人視實際需要，經有關領導批準后可留存影本填寫案卷一律用碳素黑水鋼筆，禁止用圓珠筆或鉛筆，字跡應清楚、準確。立卷應以本部門形成的文件為主，根據文件形成的特點，保持文件間的歷史聯系，適當照顧文件的保存價值，使案卷能正確反映企業生產活動狀況和面貌。立卷應以部門為主，結合其他特征的方法組卷，把有密切聯系的文件組合在一起。立卷應把上級文件與本公司文件（除請示、批復外）按保管期限和文件年限分開立卷。立卷歸檔后，發現需立卷的文件資料，可按立卷原則進行插卷。文件組成案卷后，卷內文件應按照一定規律進行排列，系統地反映問題，做到查找方便。關于項目檔案，技術、工藝、電氣、生產、質檢及采購等部門要以項目為單位整理文件，及時將有價值的項目文件存檔。原則上項目圖紙、合同等A4、A3規則紙型的文件要用打孔文件夾保存，檔案室接收到項目文件后，要對其匯總，整理，建立完整的項目檔案各種實物檔案（獎品、獎杯、錦旗、獎章、證書、牌匾、饋贈品等）歸檔必須有原件，并保持其完好無損。聲像檔案攝錄必須詳細記錄事由、時間、

地點、主要人物、背景、攝錄者，歸檔聲像資料必須是原版、原件、清晰、完整，歸檔的電子文件數據格式應易于識讀、遷移。通用電子文件格式主要有：電子文件類型推薦數據格式文本PDF、XML、TXT、RTF、CEB圖像、照片TIFF、JPEG、PDF、DWG音頻MP3、WAV視頻MPEG-2、MPEG-4、AVI數據庫與光盤數據表DBF、XML圖形DXF、SVG、DWF網頁HTML、XML電子文件歸檔采用物理歸檔和邏輯歸檔兩種方式。物理歸檔是把計算機及其網絡上的電子文件集中傳輸至獨立的或可脫機保存的載體上后，向檔案部門移交。有網絡傳輸和介質傳遞兩種方式。網絡傳輸既可實時進行，也可定期完成。介質傳遞宜定期完成。邏輯歸檔是在計算機網絡上進行，不改變原存儲方式和位置而實現電子文件向檔案部門的移交。邏輯歸檔應實時進行，并定期進行物理歸檔。電子文件必須經鑒定、整理、審核后才可以歸檔。加密的電子文件歸檔時應解密，必須加密歸檔的電子文件應與其解密軟件和說明文件一并歸檔。檔案的保密要求檔案管理員和借閱利用檔案的人員要樹立高度的責任心，加強保密意識，雙方共同做好保密工作檔案密級分為絕密、機密、一般三級。絕密文件（Confidential）；用C表示，系指與公司生死攸關的可聽、可視性文件及公司自主研發的有較大市場前景的產品或工藝。包括：重大經營決策、重要商務信息、關鍵財務信息、重要技術信息、高管人員變動方案、特殊會議精神等內容相關的文件；機密文件（Secret）:用S表示，系指公司經營活動中的指導性文件及控制性文件。包括：公司的經營方針、年度計劃大綱、管理制度、人事政策、人員檔案，通用技術文件、各類財務報表記帳簿，采購合同，銷售合同，公司級會議紀要文件一般文件（Normal）:用N表示，系指公司運營中的不會產生重大影響的文件。包括：空白表格、會議通知、公示文件、內刊、各種榮譽證書等借閱檔案的人員，對所借檔案應負責保密，不得轉借他人，不準帶出公司外，檔案用后要及時歸還。如若丟失借卷人應寫出書面報告，經領導審批后，送公司保密委員會審理，然后交檔案室存檔備查。對已到保密期限的檔案要請相關部門領導和管理部經理鑒定解密，對解密檔案作一般檔案管理，及時提供利用。外來參觀人員，統一由負責接待人答復問題和辦理所需材料。檔案管理員丟失或擅自提供泄露機密，應根據情節輕重，給予紀律處分，直到依法追究刑事責任。企業在職工作人員調離本企業時，需按檔案室要求整理已形成的文件材料，并退還所借檔案，檔案室審查無誤簽字后，才能調離。檔案管理員調離，應由檔案主管領導監督辦理，檔案交接之后，方能調離。電子文件的真實性、完整性、安全性和可識別性，歸檔前由形成部門負責，歸檔后由檔案部門負責。檔案的移交各部門檔案每季度的最后一周向檔案室移交一次，（第二季度的最后一周移交第一季度的檔案。依次類推，第一季度的最后一周移交上一年第四季度的檔案）會計檔案為每年向檔案室移交一次。檔案移交前各部門專（兼）職文員要編寫《檔案移交登記表》（詳見附件一），并讓部門負責人簽字，檔案接收人和移交人共同清點所移交的檔案并在《檔案移交登記表》上簽字確認，檔案移交登記表一式兩份，移交人和接收人各執一份檔案管理員接收到各部門移交的檔案后，應對檔案（卷、代、盒）進行檢索、編號檔案借閱

檔案一般不得借出檔案室。如遇特殊情況，須按要求辦理借閱手續。逾期不還者，檔案管理員要及時催還。部門負責人如需借閱一般工作業務相關的資料，可直接在檔案管理員處填寫借閱登記表，借閱的檔案材料必須在三天內歸還。若需延長借閱時間，需到檔案管理員處辦理續借手續各部門其他員工因業務需要對本部門檔案資料進行借閱或利用的，須一律填寫《檔案借閱申請表》（詳見附件）并經部門負責人簽字許可后，方可借閱檔案。如需借閱非本部門的檔案材料的，還應有相關部門負責人簽字許可。如需借閱公司人事、財務、銷售合同等資料必須經總經理批準許可檔案管理員依據《檔案借閱申請表》，為借閱人調出所需檔案并記錄檔案借閱信息借閱的檔案原則上在公司內使用。機密文件和絕密文件僅供在檔案室查閱，不予借出借閱檔案的人員應愛護檔案，確保檔案的完整性，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀。借閱檔案交還時，須當面查看清楚，如發現遺失或損壞，將根據檔案的價值和數量報公司領導批準后，責令其賠償一切損失。檔案管理部門應主動向各部門、員工提供公司檔案編研信息服務，主要方面為政策信息、管理信息、產品信息、專題技術信息等檔案主管應接受公司有關部門、人員的咨詢要求政府有關部門依法執行公務，需要查閱公司檔案，公司予以配合、協助檔案的保管

檔案保管工作應做到四不：不散（不使檔案分散），不亂（不使檔案互相混亂），不丟（檔案不丟失不泄密），不壞（不使檔案遭到損壞）。同時，應做好防火、防潮、防曬、防蟲、防損、防盜、防塵工作，以提高檔案的安全性，對破損檔案應及時修補。檔案的銷毀公司應采取嚴密管理措施，防止檔案失密和泄密公司成立檔案鑒定小組，檔案管理員應組織小組成員定期對檔案的價值和保存期限進行鑒定，對已失效的檔案，應編制《檔案銷毀登記表》（附件三），經相關負責人審核和總經理批準后方能銷毀。該清冊永久保存。銷毀文件必須在指定地點進行，并指派專人監銷，嚴禁將銷毀的文件作為它用，或作廢紙出售。文件銷毀后，監銷人應在銷毀注冊上簽字。檔案分類編號細則檔案分類原則：以公司全部檔案為對象,根據管理職能,結合檔案內容和形成特點,保持檔案之間的有機聯系,便于科學管理和開發利用檔案類別的設置檔案的類別共設置九個大類，即:企業管理性檔案，基建檔案，科研檔案，產品檔案，設備儀器檔案，會計檔案，合同檔案，員工檔案，特殊載體檔案根據職能活動和檔案形成的特點,每個大類下設置若干個二級類目(屬類),不設置三級類目(詳見附表)。錄音、錄像、照片、計算機軟盤(磁盤)和其它非紙質載體形式的檔案,其形成和反映的內容、作用與紙質載體檔案有著不可分割的聯系,視其內容特征同紙質載體檔案對應分類編號，統一存放。各職能部門根據分類辦法組織整理案卷,以利于分類標識和管理分類標識方法企業檔案實體分類的標識符號采用英文字母順序（A、B、C、D、E、F、G、H、I、J……）標識一級類目(大類)；采用阿拉伯數字“雙位制”標識二級類目(屬類)。檔案實體排架和編號要反映九個基本大類,從實際出發,做到科學合理,經濟實用,保證利用檔案的系統性、有效性。企業管理性檔案的案卷排架,按大類一年度一屬類進行排列,不區分保管期限特征(但同一屬類內按照永久、長期、短期順序排列)，案卷順序號按大類流水編號,流水號編制到“999”時,重新從“1”另行編號,并用案卷目錄號加以區別。檔案編號(檔號)由全宗號、目錄號、分類號、案卷順序號構成檔案編號(檔號)標識舉例示意圖:企業管理類：Ｘ–ＸＸＸＸ–ＸＸ–ＸＸ案卷順序號二級類目年度一級類目基建檔案：Ｘ–ＸＸ–ＸＸ–ＸＸ案卷編號單項工程（比如音響工程，排水工程等）綜合工程（辦公樓，1#車間、2#車間）一級類目科研檔案Ｘ–ＸＸ–ＸＸ–ＸＸ案卷順序號型號系列一級類目產品檔案類Ｘ–ＸＸＸＸ–ＸＸＸＸ–ＸＸ案卷順序號項目代號前兩位為年度后兩位數，后兩位為該年的第幾份銷售合同的順序號比如2010年的第八份銷售合同，則此處的編號應為1008一級類目比如2010年的第八份銷售合同，則此處的編號應為1008設備儀器檔案Ｘ–ＸＸ–ＸＸＸＸ–ＸＸ儀器編號由本部門檔案管理員統一編制，并發給檔案室一份儀器編號由本部門檔案管理員統一編制，并發給檔案室一份案卷順序號設備儀器編號及型號設備儀器所屬部門代號（見附附件二）一類科目會計檔案Ｘ–ＸＸ–ＸＸＸＸ–ＸＸ案卷順序號（按二級類目編流水號）年度二級類目（憑證、帳簿、報表、其他）一級類目采購合同檔案Ｘ–ＸＸ–ＸＸＸＸ–ＸＸ案卷順序號項目代號二級類目一級類目銷售合同檔案：Ｘ–ＸＸ–ＸＸＸＸ–ＸＸ案卷順序號前兩位為年份的后兩位數，后兩位為本合同在今年銷售合同中的順序號比如2010年的第八份銷售合同，則此處的編號應為1008二級類目比如2010年的第八份銷售合同，則此處的編號應為1008一級類目員工檔案Ｘ–ＸＸ–ＸＸ案卷順序號（在二級類目中，以姓氏筆畫編流水號）二級類目（雙位制）一級類目一級類目代號二級類目名稱二級類目編號基本范圍企業管理性檔案A行政事務01企業綜合性行政事務工作，公司會議，各類保密工作等人事管理02員工管理，工人招聘、錄用、調配工作，企業勞務派遣工作等會議管理03各類公司級會議記要，專業技術會議紀要等外事工作04企業涉外活動經營決策05企業改革，重大經營戰略性決策，企業發展規劃，方針目標管理等計劃工作06企業中、長期計劃,年(季)度計劃,各項專企業中、長期計劃,年(季)度計劃,各項專業發展計劃，全面計劃管理工作等。統計工作07各種統計報表,企業綜合性統計分析工作等。財務管理08資金管理,價格管理,會計管理,資金流通等。物資管理09物資供應，倉庫管理，廢舊物資回收與修舊利廢等。產品銷售10市場分析,用戶調查,產品銷售，廣告宣傳，售后服務工作等。生產調度11生產組織，調度指揮工作等。質量管理12企業全面質量管理，產品質量檢測和質量控制工作等。勞動管理13勞動定額、定員，勞動調配，勞動工資，勞動保護等。安全管理14安全生產,工傷事故處理,職工安全教育等。科技管理15新產品開發,科技成果管理,技術引進，技術革新和采用新技術，合理化建議等。標準化管理16企業標準化管理工作，各種標準檔案。檔案和信息管理17企業檔案工作，各類數據管理等基建檔案B基本建設二級類目按照工程項目或建筑項目設置同一工程項目內包含工程的審批、設計、施工、竣工驗收的全過程。科研檔案C科研檔案二級類目按照課題設置同一科研項目內，包含課題立項、研究準備、研究試驗、總結鑒定、成果報獎、推廣應用等項目研究和管理的全過程。產品檔案D產品檔案按照項目設置在一個項目內，包含從工藝、電氣至設備驗收出廠，直到現場調試合格的全過程設備儀器檔案E設備儀器檔案二級類目按照其所屬部門設置（詳見附件二）同一設備儀器內，含設備購置、安裝調試、運行、維護修理和設備管理等全過程。會計檔案F憑證01各種會計憑證賬簿02各種財務賬簿報表03各種財務報表其他04合同檔案G銷售合同01各類銷售合同采購合同02按照各個項目設置員工檔案H管理人員檔案01簡歷，體檢表，入職登記表，轉正評估表，員工薪酬崗位調整記錄，各類培訓協議，各種證書復印件等工人檔案02履歷表，體檢表，各類證書、等特殊載體檔案附件《檔案移交登記表》《檔案借閱申請表》《檔案銷毀登記表》《打孔文件夾側面標簽統一格式示意圖》《各部門代號表》本制度有檔案管理部門制定、解釋、補充，由總經理批準后頒行。附件一：檔案移交登記表序號文件標題主要內容份數頁數備注移交人：接收人：