公司電子文檔管理制度范文公司電子文檔管理制度

第一章：總則

第一條為規范公司電子文檔的管理及使用，提高辦公效率，保護公司信息資產安全，制定本制度。

第二條本制度適用于公司內所有員工在工作中創建、存儲、傳輸、使用和銷毀的各類電子文檔。

第三條本制度的執行人為公司信息管理部，負責電子文檔管理平臺的建設和維護。

第二章：電子文檔的定義及分類

第四條電子文檔是指以電子形式記錄、存儲、傳遞和處理信息的文件，包括文字、圖形、音頻、視頻等各種格式。

第五條電子文檔可分為以下幾類：

1.辦公文檔：包括工作報告、會議紀要、合同協議、規章制度等與日常工作相關的文檔。

2.業務文檔：包括銷售合同、項目進度報告、客戶資料等與公司業務活動相關的文檔。

3.行政文檔：包括人事檔案、財務報表、行政賬冊等與公司行政管理相關的文檔。

4.法律文檔：包括法律文件、法規規章、法律意見書等與公司法律事務相關的文檔。

5.郵件文檔：包括收發的電子郵件及其附件。

第三章：電子文檔的創建和存儲

第六條電子文檔的創建應使用公司指定的辦公軟件或工具，不得使用未經授權的軟件或工具。

第七條電子文檔的存儲應在公司統一的電子文檔管理平臺上，不得將重要文檔存儲在個人電腦或移動設備上。

第八條公司電子文檔管理平臺應具備以下功能：

1.文檔上傳：員工可將創建的電子文檔通過平臺上傳存儲；

2.文檔搜索：員工可通過平臺進行文檔全文搜索，并查找所需文檔；

3.版本控制：平臺應提供文檔版本控制功能，確保文檔的更新和修訂可追溯；

4.權限管理：平臺應設置文檔訪問權限，確保敏感信息僅限于特定人員訪問；

5.存檔備份：平臺應具備自動存檔備份功能，確保文檔安全可靠。

第四章：電子文檔的使用和傳輸

第九條員工在使用電子文檔時應遵守以下規定：

1.保密原則：員工不得將機密、敏感信息以及侵犯他人隱私的文檔傳播或復制；

2.正版軟件：員工不得使用盜版軟件創建和處理電子文檔；

3.格式規范：員工應按照公司規定的文檔格式創建和保存電子文檔；

4.文件命名：員工應使用有意義的文件名命名電子文檔，便于查找和管理；

5.備份重要文檔：員工應定期備份重要電子文檔，以保證信息安全性。

第十條電子文檔的傳輸應符合以下要求：

1.加密傳輸：對于重要文檔的傳輸，應采用加密傳輸方式，確保信息的機密性；

2.防病毒掃描：在傳輸文檔前，應對文檔進行病毒掃描，確保文檔不含有惡意代碼；

3.傳輸記錄：對于重要文檔的傳輸，應記錄傳輸的時間、雙方的身份和文檔的名稱等關鍵信息。

第五章：電子文檔的銷毀

第十一條根據公司規定，對于不再使用的電子文檔，員工應及時進行銷毀，確保信息不被泄露。

第十二條電子文檔的銷毀方式可以采用以下方法之一：

1.物理銷毀：對于存儲在硬盤、U盤等物理媒體上的文檔，應通過安全擦除或物理銷毀確保無法恢復；

2.邏輯銷毀：對于存儲在電子文檔管理平臺上的文檔，應通過軟件工具進行邏輯銷毀；

3.外包銷毀：對于特定類型的文檔，公司可委托專業的信息銷毀公司進行銷毀。

第六章：制度的宣傳與培訓

第十三條公司應定期組織員工關于電子文檔管理制度的宣傳與培訓，確保員工能夠正確、規范地使用電子文檔。

第十四條宣傳與培訓的內容包括但不限于：

1.電子文檔管理制度的基本原則和要求；

2.電子文檔管理平臺的使用方法和注意事項；

3.電子文檔的分類和命名規范；

4.電子文檔的存儲和傳輸安全措施；

5.電子文檔的銷毀方式和流程。

第七章：違規處理

第十五條對于違反本制度的員工，公司將依據公司管理制度進行相應的違規處理，包括但不限于批評教育、警告、罰款、停職等。

第八章：附則