./技術資料辦公室精細化管理細則目錄1、文件管理制度………32、文書管理制度………53、檔案管理制度………64、辦公用品管理制度…………………85、會議管理制度……106、日常事務管理制度………………117、用章管理制度……138、車輛管理制度……159、附則………………18文件管理制度第一條管理要點1、文件管理的范圍包括：上級下發文件、單位各類制度文件、外部傳真文件、政策指導類文件、各類合同文件等。2、制度類文件按照單位文檔統一格式進行編寫,統一頁眉、頁腳,寫明全稱及文件性質；正文部分寫明題目、時間、發文部門、內容等信息；措辭規范,表達無歧義。3、根據文件屬性、類別,對所有文件進行編號,根據編號定期歸檔,做好相應的文字記錄,以備查閱。第二條制度規范1、文件的起草、收發、打印、歸檔整理、借閱銷毀等由辦公室人員負責執行。2、單位收到各類文件、傳真等,由辦公室簽收并做好相應記錄。3、辦公室人員對一般性文件進行分類管理,定期整理并制作相關報表予以存檔。4、其他各部門因工作需要可借閱一般性文件,需嚴格履行借閱手續,辦公室管理人員對文件借閱情況進行登記,做好借閱記錄并限期清退。5、辦公室各類收文應按時間、內容、部門、名稱等進行整理,附件、批件、定稿等資料收集完全,存檔備案。半年一小清,年終一大清。第三條文件管理流程1、內部文件管理流程：起草文件→審查編號→審批、簽發→打印→傳發→文件存檔2、外部文件管理流程：外部收文→文件批閱→文件整理→文件存檔3、借閱流程：提出申請→辦理手續→批準→借閱→清退→文件存檔文書管理制度第一條管理要點1、為確保文書制發、處理、管理工作順利進行,保證單位內部資料的安全性、完整性,促進與提高組織管理工作的效率,充分發揮文書在各項工作中的指導作用。2、文書管理范圍包括：一般性文書〔通知、公告、申請、會議紀要、總結匯編、發文文書〔學習資料、各類簡報、宣傳資料、各類應存檔的圖表、其他有關單位的重大事項文書資料。3、根據文書性質進行編號整理,定期對文書進行歸檔整理,保持紙質文檔與電子文檔的同步更新。第二條制度規范1、根據單位實際需要及上級安排,起草編寫內部公開文書,張貼公示學習。2、按時間、內容等合理排列,整理歸檔,堅持平時歸檔與年終歸檔相結合,對照編號列出整理清單。3、根據文書的時效性和保存的價值性,對文書進行整理；如有需銷毀的,須上級審批同意,方可銷毀。第三條文書管理流程起草文書→存檔→更新目錄<紙質檔與電子檔>→借閱→清退檔案管理制度第一條管理要點1、為了維護檔案的真實性和可查閱性,使檔案管理更科學、更專業；及時分類、整理、編輯、傳遞文書資料,提高檔案管理質量與效率。2、檔案管理范圍：單位各類證照及各類文件、文書資料、其他應存檔的信息資料。3、根據各類資料性質、用途等進行相應的歸檔、整理、備注,并存入專門的檔案文件柜保管。第二條制度規范1、應歸檔的文件、材料由辦公室人員負責收集,份數齊全,包括附件等。2、所有歸檔文書材料經過初步整理,根據時間先后順序再按同一項目文書材料集中整理,并貼上標簽。3、堅持平時歸檔與年終歸檔、定期歸檔與不定期歸檔結合,對照編目,列出清單。4、檔案管理人員必須遵守保密規定,履行保密手續,特別是單位職工個人信息、單位圖片等主要資料的保管,確保檔案安全與完整。5、檔案接收、移交,必須根據檔案管理制度嚴格做好記錄。6、如各部門或職工個人需借閱相關檔案資料,辦公室人員應及時做好相應的記錄。第三條流程設計根據文件、文書目錄整理→排序→編制編目→存檔。辦公用品管理制度第一條管理要點1、為了加強辦公用品管理,規范辦公用品管理各項程序,節約辦公經費,提高利用效率。2、辦公用品管理人員負責辦公用品的管理工作,權責一致嚴格要求,無私自挪用現象。3、辦公用品保管實行"日清月結,出入庫等量、年終查存統計"原則。4、辦公用品的采購,應進行多方比較,保證性價比和質量,擇優選用,合理開支。第二條制度規范1、單位辦公用品的采購、保管、發放和辦公設備的入庫登記由辦公室全權負責。2、辦公用品購置應遵循以下程序：各科室將所需辦公用品填寫辦公用品申購單經領導批準后報至辦公室,辦公室根據各部門的需求計劃和月末辦公用品清算單中的物品實際庫存和用量,做出采購計劃,經領導批準簽字后方可采購。對急用品的采購,可根據具體實際進行靈活處理,但必須經領導批準。3、辦公室應對辦公用品進行及時出入庫登記,注明名稱、數量、規格、出入庫時間等,做到賬物相符。4、各部門申領的辦公用品需及時發放,并做好填表記錄；因特殊情況急需領用未填表登記,事后須及時補填。5、任何人不得私自挪用辦公用品。6、辦公用品管理人員負責辦公用品的發放和登記。8、管理員定期對辦公用品進行盤查,核實庫存,保證出入庫等量。第三條管理流程設計填寫《辦公用品申購單》→審批→采購→入庫登記→發放。會議管理制度第一條管理要點1、為了提高會議質量,促進有效溝通,提高行動能力,進而規范會議管理。2、根據單位實際及具體的情況,確定會議召開的必要性。3、清楚會議召開目的,合理安排時間,做到少而精、精而細,講究高效原則。4、按照制度規定,嚴格會議管理,參會人員準時參加會議,并遵守會議紀律。第二條制度規范1、收集會議議題,根據選定的議題收集會上所需資料,擬定會議時間、地點等做好會議通知工作。2、會議主持人負責會議的召開并負責現場秩序的維護,行政專員負責做好相應的會議記錄。4、按照時間排列,將所有會議記錄文字資料整理并歸檔。5、會議記錄為單位的機要檔案,保管人員不得擅自外泄；如需查閱應嚴格按照文書管理制度規定執行。第三條會議管理流程準備所需資料→通知參加人做好會議記錄會后→會議記錄歸檔整理。日常事務管理制度1、接待管理第一條來客接待是行政事務的重要組成部分,為使接待工作規范有序,維護單位的良好形象,對接待工作做具體的要求。第二條以主動、熱情、禮貌為原則,接待人員應落落大方,以禮相待。按照接待要求,嚴格自己要求,做到言行、禮儀規范。第三條接待人員問清來者意圖,引領其見所需見的人員,并奉上茶水,做好一系列的后續工作。第四條接待流程：接待來訪人員→詢問來意,需要找的人→通知被訪者→引領會見→奉上茶水→送客→整理客人走后清潔。2、報刊收發整理第一條辦公室管理人員按照單位實際需要,訂閱報刊,做出計劃預算,負責辦理訂閱的有關手續。第二條辦公室管理人員負責每日收取報紙并整理報紙,內部刊物可隨意閱覽。第三條任何人不得隨意將單位內部刊物挪為他用。第四條報紙每月處理一次。3、后勤管理第一條為了認真貫徹單位的各種制度,充分發揮和調動職工的積極性和主動性,根據實際嚴格制度。第二條后勤管理主要為考勤登記匯總管理工作。第三條辦公室人員每周對考勤表收集一次,并打印最新考勤登記表,月末根據簽到情況進行總的考勤匯總。第四條合理安排周末、節假日值班工作。第五條考勤流程：打印簽到登記表→如實審核→匯總登記→報表。4、文化宣傳管理第一條負責單位內部文化活動的宣傳和落實工作,同時負責單位外部的宣傳維護工作。第二條根據需要,及時收集信息、加工信息,做好信息傳遞工作。第三條關注國家政策法規,及時記錄政策動向,制作簡報以供學習。第四條收集與工作有關的學習資料,豐富大家的知識面,附上簽閱單進行進度跟蹤。第五條流程設計：獲取信息來源→編輯整理→張貼→學習→存檔。5、其他事務第一條各類標語、宣傳制作、收發傳真等其他事務。第二條負責單位文書的打印復印工作。第三條協助其他部門工作,完成上級交代的其他任務。第四條領導交辦的其他臨時性工作。用章管理制度第一條管理要點1、單位公章、合同章等印章：由辦公室指派專人負責管理。2、單位財務專用章、法人代表名章：由專人負責管理。第二條印章使用范圍1、單位各類合同。2、單位各類報表。3、文件材料。4、證明材料。5、其它需要使用印章的文書。第三條制度規范1、公章、合同章使用：用章申請人應詳細填寫《印章使用記錄表》注明使用時間、使用人、具體內容、批準人等。2、合同、協議：合同、協議等經會簽后,由有相應負責人的簽字,經由站長審批后可以使用印章。3、報表：包括財務報表、社保報表等向相應上級或政府機構上報的報表。需經相應副站長審核,站長批準后可以使用印章。4、文件材料、證明材料及其它文書：經相關負責領導審核、站長審批后方可使用印章。5、一般文書：如本單位人員外出聯系業務的介紹性文件、證明信、職工收入證明等,經相關領導審核,站長同意后,可以使用公章。6、其它：上述內容未涉及到的文件,需要用章時應視具體情況,請示領導后方可使用印章。第四條特殊情況處理如工作緊急,審批人又不在單位,印章管理人員需通過電話等方式親自與審批人聯系,得到批準后,可以使用印章,并及時登記用章管理。第五條印章借出1、 原則上單位各類印章不得帶出使用。2、由于業務需要,為了提高工作效率,以下事由可以將印章借出：銀行所需印鑒時；其它必須帶印章的工作。3、印章借出規定：因工作需要攜帶公章外出時,必須有兩人同行,并同時辦理印章借用手續。印章借出時間不得超過8小時,返回后,應及時歸還印章。車輛管理制度第一條管理要點1、單位公務車的證照及稽核等事務統由辦公室負責管理,并定期指派專人負責維修、檢驗、清潔等。2、用車須于事前向辦公室申請調派,車輛派出要遵循對于同一方向、同一時間段的派車盡量合用、減少派車次數和車輛使用成本的原則。3、對于不按規定辦理申請的,不得派車。第二條制度規范1、使用人必須具有駕照。2、公務車不得借予非本單位人員使用。3、所有公務車輛一律不得私用。4、駕駛人須嚴守交通規則。5、使用人于駕駛車輛前應對車輛做基本檢查〔如水箱、油量、機油、煞車油、電瓶液、輪胎、外觀等。如發現故障、配件失竊或損壞等現象,應立即報告,否則最后使用人要對由此引發的后果負責。6、使用者應將車輛停放于指定位置、停車場或適當、合法位置。任意放置車輛導致違犯交規、損毀、失竊,由使用者賠償損失。第三條車輛保養管理1、駕駛人員要愛護車輛,精心保養,使車輛保持良好狀況。如需維修,由駕駛人員提出維修申請,要貨比三家,選擇質量好價格低的汽修廠進行修理或在指定的維修點更換汽車零配件,并做到提前電話匯報,且將換下的廢棄零配件保存,由單位統一回收,統一處理。在支付維修費用的同時,應要求維修點必須開具增值稅發票,并提供相對應的零配件明細單。特殊原因也必須事后補報,以備單位備案核查。2、車輛于行駛途中發生故障或其他耗損急需修復或更換零件時,可視實際情況需要進行修理。第四條違規與事故處理1.在下列情形之一的情況下,違反交通規則或發生事故,由駕駛人負擔。<1>無照駕駛。<2>未經許可將車借予他人使用。2.違反交通規則,其罰款由駕駛人負擔。3.各種車輛如在公務途中遇不可抗拒之車禍發生,應先急救傷患人員,向附近警察機關報案,并即與辦公室聯絡協助處理。如屬小事故,可自行處理后再向辦公室報告。第五條車輛用油管理辦公室建立車輛的用油臺賬,不定期核算,抽查,嚴格按行車里程與百公里耗油標準核發油料,辦公室人員做好油卡記錄,油卡由辦公室管理登記。單位車輛一律憑卡指定