社保檔案管理中數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用分析獲獎科研報告摘

要：隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，各行各業(yè)的工作形式都發(fā)生了轉(zhuǎn)變，社保檔案管理工作具有信息量大的特點，為了提高工作效率，需要合理應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)。本文從技術(shù)維護(hù)不到位、管理人員專業(yè)能力不高，兩個方面對社保檔案管理中存在的問題進(jìn)行了總結(jié)。之后從預(yù)測征管信息、完善內(nèi)控管理，兩個角度對數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用到社保檔案管理的優(yōu)勢進(jìn)行了分析。又從優(yōu)化檔案管理規(guī)范性、提高管理人員的綜合能力、加強(qiáng)數(shù)字文件整理，對社保檔案管理中數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用策略進(jìn)行了分析。

關(guān)鍵詞：社保;檔案管理;數(shù)字化技術(shù)

隨著社會經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，檔案管理工作范圍逐漸擴(kuò)大，要求檔案管理人員更加專業(yè)。為了發(fā)揮出數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用意義，需要先了解現(xiàn)階段社保檔案管理工作中存在的問題，之后按照《社會保險業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)定》的要求進(jìn)行管理形式調(diào)整，推進(jìn)數(shù)字化檔案管理工作發(fā)展。

一、社保檔案管理中存在的問題

（一）技術(shù)維護(hù)不到位

社保檔案管理中存在技術(shù)維護(hù)不到位的問題，在對這一內(nèi)容進(jìn)行分析時，可以從以下兩個角度進(jìn)行分析，第一，隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，社保檔案的管理形式得到了轉(zhuǎn)變，工作人員應(yīng)用這一方法進(jìn)行社保檔案管理工作，能夠提高檔案整理效率，但部分社保檔案管理企業(yè)對數(shù)字化技術(shù)的重視程度不高，容易出現(xiàn)技術(shù)維護(hù)不及時的問題，數(shù)字化系統(tǒng)一旦出現(xiàn)漏洞，檔案信息會泄露，影響社保檔案管理工作的整體性。第二，雖然現(xiàn)階段數(shù)字化技術(shù)已經(jīng)得到了應(yīng)用，但部分檔案管理系統(tǒng)存在設(shè)置不合理的問題，難以達(dá)到提高社保檔案管理的意義，并且對社保企業(yè)有直接的影響。

（二）管理人員專業(yè)能力不高

社保檔案管理工作中存在管理人員不專業(yè)的問題，部分社保檔案管理單位沒有定期進(jìn)行管理人員綜合能力素養(yǎng)培養(yǎng)工作，甚至沒有為員工講解數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用方法，管理人員無法進(jìn)一步提高自身綜合能力。并且社保檔案管理單位的檔案數(shù)量較多，當(dāng)管理人員的專業(yè)性不強(qiáng)時，極易出現(xiàn)工作疏漏問題，對社保檔案管理工作運行發(fā)展有直接的影響。另外，部分社保管理人員缺乏自主學(xué)習(xí)意識，沒有主動的學(xué)習(xí)檔案管理知識、數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用方法，應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)進(jìn)行社保檔案管理時，難以發(fā)揮出實際意義，對社保檔案管理工作有一定的影響。

二、數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用到社保檔案管理的優(yōu)勢

（一）預(yù)測征管信息

在社保檔案管理中應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)能夠預(yù)測征管信息，發(fā)揮出數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用意義，由于社保檔案管理范圍較為廣泛，如文書類、業(yè)務(wù)類，社保檔案管理人員在應(yīng)用傳統(tǒng)方法征管信息時，無法預(yù)測參保人員的信息，難以制定科學(xué)的工作計劃，極容易出現(xiàn)工作疏漏。但應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)預(yù)測征管信息時，系統(tǒng)能夠形成完善的數(shù)字檔案，檔案管理人員能夠根據(jù)這一信息預(yù)測各地區(qū)的工作情況，以便之后的信息補(bǔ)充工作。并且社保檔案管理人員在應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)時，能夠快速的了解各部分信息整理情況，為之后的工作奠定良好的基礎(chǔ)。

（二）完善內(nèi)控管理

數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用到社保檔案管理中，能夠具有完善內(nèi)控管理的優(yōu)勢，社保檔案數(shù)字化系統(tǒng)中包含大量內(nèi)容，如：經(jīng)辦人員信息、審批人員信息等，可以從數(shù)字化系統(tǒng)中了解各項業(yè)務(wù)的詳細(xì)信息，這一部分信息為內(nèi)控管理提供了重要信息。在內(nèi)控管理中，社保檔案管控人員可以在內(nèi)控系統(tǒng)中檢查工作，發(fā)揮出監(jiān)督管理的意義。另外，檔案管理人員通過這樣方式管理，工作人員能夠在工作中形成自我管理意識，達(dá)到完善內(nèi)控管理的實際意義。

三、社保檔案管理中數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用策略

（一）優(yōu)化檔案管理規(guī)范性

為了在社保檔案管理工作中合理應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)，可以優(yōu)化檔案管理規(guī)范性，以達(dá)到提高社保檔案管理質(zhì)量的目的，具體可以從以下兩個方面進(jìn)行分析。第一，為了約束社保檔案管理工作人員的工作方式，避免出現(xiàn)檔案管理工作疏漏問題，進(jìn)而管理者可以構(gòu)建完善的監(jiān)督管理機(jī)制，但由于監(jiān)督管理機(jī)制的管理范圍較廣，需要先總結(jié)整理現(xiàn)階段管理制度中存在的問題，之后進(jìn)行管理制度調(diào)整。例如：管理人員可以在單位中設(shè)置意見箱，員工可以向管理者提出意見，幫助管理者了解管理制度中的不足。另外在檔案管理中，管理者可以還可以設(shè)置獎懲制度，一旦在內(nèi)控管理工作中發(fā)現(xiàn)工作疏漏，能夠快速對其處罰[1]。但由于這部分?jǐn)?shù)據(jù)量較大，難以做到全面性管理，為了提高工作的規(guī)范性，可以在應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)時優(yōu)化工作流程，避免出現(xiàn)工作流程重復(fù)的問題。第二，在優(yōu)化檔案管理規(guī)范性時，需要合理制定業(yè)務(wù)系統(tǒng)、辦公系統(tǒng)、財務(wù)系統(tǒng)等，并加強(qiáng)各系統(tǒng)之間的聯(lián)系性，發(fā)揮出數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用意義。例如：管理人員需要先明確各個系統(tǒng)之間的聯(lián)系性，在應(yīng)用之前為員工講解系統(tǒng)應(yīng)用方法，達(dá)到提高規(guī)范性的目的。

（二）提高管理人員的綜合能力

社保檔案管理中應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)時，社保管理人員的綜合能力直接影響檔案管理質(zhì)量，具體可以通過以下幾個方面來了解。為了推進(jìn)社保檔案管理工作進(jìn)一步發(fā)展，需要定期開展培訓(xùn)工作，優(yōu)化整體社保檔案管理團(tuán)隊的綜合能力。例如：管理人員可以聘請數(shù)字化檔案管理專家，為員工講解數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用方式。但在這一過程中，為了避免員工出現(xiàn)不重視培訓(xùn)工作的問題，可以在培訓(xùn)前、培訓(xùn)中、培訓(xùn)后后考察員工的數(shù)字化技術(shù)能力，達(dá)到提高員工學(xué)習(xí)積極性的目的，為之后的社保檔案管理工作開展奠定良好的基礎(chǔ)[2]。第二，為了達(dá)到優(yōu)化整體檔案管理團(tuán)隊的目的，可以應(yīng)用淘汰機(jī)制，將考核成績綜合到一起，定期淘汰掉成績最末的社保檔案管理員，保障社保檔案管理工作能夠穩(wěn)定運行，達(dá)到滿足數(shù)字化技術(shù)發(fā)展的目的。另外，在提高管理人員綜合能力時，管理者可以設(shè)置互幫互助小組，例如：管理人員可以將檔案管理人員分為幾個小組，引導(dǎo)其學(xué)習(xí)數(shù)字化技術(shù)專業(yè)知識，提高社保人員的綜合能力，為之后的社保檔案信息化管理工作發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)[3]。

（三）加強(qiáng)數(shù)字文件整理

數(shù)字文件整理能夠提高社保檔案管理效率，為了達(dá)到這一目的，需要合理應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)，具體可以從以下幾個角度來了解，第一，社保檔案管理工作受到傳統(tǒng)方法的影響，存在大量紙質(zhì)、照片、錄像等文件，為了提高檔案信息化整理的效率，需要管理者組織開展數(shù)字文件整理工作。例如：合理應(yīng)用掃描法進(jìn)行信息整理，按照類別進(jìn)行信息錄入，達(dá)到推進(jìn)檔案電子化整理效率的目的。但在這一過程中，為了提高信息整理質(zhì)量，需要管理者明確數(shù)字文件整理的標(biāo)準(zhǔn)，并在這一過程中嚴(yán)格把控數(shù)字文件質(zhì)量，避免出現(xiàn)二次整理的現(xiàn)象，達(dá)到加快數(shù)字檔案建設(shè)效率的目的。第二，在進(jìn)行數(shù)字文件整理時，為了發(fā)揮出數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用意義，管理者可以先聘請信息技術(shù)專家，按照社保檔案管理形式設(shè)置信息錄入系統(tǒng)，保障各個類別的資料都能夠得到準(zhǔn)確的收集，發(fā)揮出社保檔案管理的實際意義，并且為社保檔案信息查找奠定良好的基礎(chǔ)。

結(jié)束語：

綜上所述，在社保檔案管理中應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)時，為了提高檔案整理效率，需要管理者先了