采購管理工具——采購管理制度版權所有：北京未名潮管理顧問有限公司采購管理工具采購管理工具銷售團隊管理（工具）銷售團隊管理（工具）采購管理制度采購管理制度采購部管理制度采購部管理制度（含績效管理） 采購部管理制度（含采購部績效管理）說明：本制度適用于公司所有物品（生產原材料、輔料、設備、備品備件、固定資產、勞保用品、辦公用品）或勞務（技術、服務等）的采購。其目的是為了加強采購業務工作的規范化管理、采購績效管理，預防采購過程中的各種弊端，降低采購成本，提高采購業務的質量和經濟效益。1、總則1.1目的加強采購業務工作的規范化管理、采購績效管理，預防采購過程中的各種弊端，降低采購成本，提高采購業務的質量和經濟效益。1.2適用范圍本制度適用于公司所有物品（生產原材料、輔料、設備、備品備件、固定資產、勞保用品、辦公用品）或勞務（技術、服務等）的采購；公司采購部、生產管理部、質量部、技術部、設備部等相關部門。1.3職責與要求1）采購部：負責物資采購管理制度和內部各崗位職責的制定；負責物資采購員、計劃員及檔案管理員的監督與管理；負責物資采購計劃的制定，采購合同的簽訂及保管；負責物資采購的詢價、議價、比質、比價；負責本部門按時、保質、保量地完成所需各項物資的采購工作；負責管轄范圍內的衛生、安全工作；負責做好各項檔案的管理工作，如采購合同、各種審批文件及公司下發的各種文件；負責建立采購物資臺帳、借款明細帳及公司應付帳款，定期與財務部對帳并協助實施物資盤點。2）市場部：根據銷售訂單編制銷售計劃并下發相關部門。3）生產部（含技術研發）：根據市場部銷售計劃，編制原輔材料需求清單。負責制版、模具、量板等外包產品、技術服務以及其他外協業務采購申請及計劃的編制。4）辦公室：負責編制公司勞保、辦公用品的采購和辦公用品日常維修申請計劃。5）設備工程部：依據公司固定資產投資計劃、設備運行狀況以及生產經營需要編制設備的采購、固定資產維修以及其它維修制造所用備品備件采購計劃。6）其它物資需求部門：根據需求物品或勞務的性質和權屬向相關部門或者采購部門提交申請，并經采購部初審后交各分管副總或總經理批準。7）分管副總及總經理：負責權限內的采購審批和超出權限的采購初審，總經理負責生產經營采購、固定資產購置、維修等計劃的審批。8）財務部：負責日常采購的價格審查、結算、賬目核對，負責對價值萬元以上的采購協助組織招標或上報上級領導實施招標。9）質量部：負責原材料、輔料的驗收，設備部會同生產部負責備品備件、設備、監視和測量工具及維修等勞務的驗收。2、采購作業標準流程與規范要求2.1物資采購的計劃、申請與審批2.1.1授權的請購部門根據生產計劃、實際需要以及庫存情況每月日前報次月的采購計劃，報分管副總審核。2.1.2經分管副總初審后的月度采購計劃報財務部審批后執行。2.1.3未列入月份采購計劃或超出計劃的臨時采購申請需根據需求物品或勞務的性質和權屬向相關部門提交申請，并經初審后交各分管副總或總經理批準。2.1.4對價值超過元以上的辦公用品及元以上的設備、配件、儀器、勞務等需要由申請部門寫出申請報告經分管副總簽署意見報總經理審批后實施。2.1.5采購計劃或申請應列明采購物品或勞務的名稱、規格型號、數量、質量技術要求、估計價值、交貨日期、用途等。2.2采購比價（注：規模相對較小的企業，可以無需招標采購內容）2.2.1采購部門在采購前須將采購計劃或申請，交財務部進行比價；在提交采購計劃或申請的同時，采購部門應對新采購物品提供至少3家以上的供應商報價和聯系資料，有財務部提供的供應商（但不僅限于）進行詢價或實地調查。2.2.2價值在萬元以上的維修、服務等勞務、萬元以上的單臺（套）設備的采購需召集三家以上的供應商報價，進行比價；萬元以上的必須采取招標方式采購。2.2.3對常用大宗原輔材料實行招標比價采購，公司根據市場行情每年至少舉行次招標，確定采購價格和供應商，一經通過招標確定價格，只能在定標價格基礎上根據市場行情下調，不能上浮；如屬國家政策調整等客觀原因所致采購價格上漲，并且采購物資屬供不應求的賣方市場，價格可以上調，但必須經過總經理會議研究同意后才能執行。2.2.4國家明碼標價壟斷經營的特殊商品采購以及政府有收費標準的行政事業性服務收費不實行比價程序，財務部只對采購物品或勞務的價格、收費標準、數量、質量的真實性進行審查。2.2.5所有采購業務應經財務部審查后方可報總經理簽批報銷。2.3采購實施及物資驗收2.3.1公司的采購業務統一由采購部門負責辦理，其他部門或人員不得自行采購。2.3.2采購部門應根據生產部下達的原輔材料需用計劃結合庫存物資的數量編制采購計劃，報財務、分管副總審批、批準后執行。2.3.3采購部門根據批準的采購計劃實施采購，除一些零散的采購外，批量采購業務必須先與供貨方簽訂采購合同，并與財務部、質量部、生產部等相關部門進行會審，采購合同應包括品種、規格、數量、質量、價格、交貨日期、運費承擔、結算方式及經濟處罰等項條款。在采購合同有效期內，若因市場行情發生較大變化時，經過總經理批準可以與供貨商簽訂《調價協議》，并報請財務部門備案。2.3.4采購物資運到本公司時，一般物品由采購部門直接驗收并填制《驗收單》、辦理入庫手續或進行退換貨處理；需特別檢驗的物資，需由采購部門對照核對采購計劃，經確認無誤后開具《請驗單》交質量部或設備部進行質量檢驗，質量部、設備部在驗收條件允許的范圍內組織物資檢驗，并出具檢驗報告單，檢驗合格的物資由保管點數入庫并辦理入庫手續，檢驗不合格的物資不得辦理入庫，應由采購部完成后續的退換貨處理工作。2.4結算2.4.1采購發票按規定能夠取得增值稅發票的，且在我方能夠抵扣增值稅的采購項目必須索取增值稅發票，不能取得的，價格按扣除增值稅以后執行。2.4.2無論是現款采購還是賒購，在結算付款時均需由采購部門填開《采購付款申請單》，連同有關憑證報經財務部門審核，并經總經理批準后，出納人員方可付款。2.4.3財務部在對采購物品結算付款時，應當認真審核《請購單》、《采購合同》、《采購計劃單》、《采購付款申請單》、《入庫單》、《發票》或《收款收據》等有關單證，賬目結算不清或未按合同規定期限付款以及不符合稅務制度規定的結算憑證財務部門不得辦理相關手續。2.4.4出納員須在接到經總經理批準的付款憑證后辦理付款手續，付款時必須認真審核是否具備簽章齊全的條件，對簽章不全的付款憑證不得辦理付款手續。3.違反本制度的責任3.1不按規定程序未經審批采購的，由經辦部門和人員自行負責處理，已經與供方簽訂購銷合同，導致公司因不能履約而發生的損失由經辦人員全額承擔。3.2經審批的采購計劃和申請，負責采購的部門和人員應在規定采購期限內采購到位，由于人為原因不能按時采購而影響正常經營的，每發現查實一次罰款元，給公司造成損失的按確定損失額的%。3.3未經比價即進行采購的，采購價格明顯高于比價結果的，價格高出部分由采購人員自行承擔。提交供應商報價時，與供應商串通抬高價格，從中謀取私利；或未認真進行比價而導致采購價格明顯過高；經查實后采購人員承擔相應損失，損失額在元以上的責令其下崗。3.4物資使用部門必須依據生產計劃、生產管理實際需要，認真填制物資申購單。填寫不規范，導致無法確認請購物資須知信息的，采購部門有權拒絕采購。采購計劃及申請必須由請購部門主管簽字，無請購部門主管簽字，審批人不得予以審批。對貪圖省事、亂報采購計劃，造成本公司流動資金使用浪費的，依照銀行貸款利率的兩倍標準對有關責任人處以罰款。3.5采購部門在確保品質的前提下，必須充分考慮市場變化和庫存成本等因素，制定大宗物品的采購方案，落實供貨單位。并對采購物資的品質、貨款結算安全負責。若因玩忽職守，造成公司經濟損失的，應負相應的經濟賠償責任。特別是結算過程中產生的應收款項，有關采購人員負有無條件的清收責任。3.6財務部必須認真履行財務審核監督責任，對審核把關工作不嚴、不及時向總經理匯報有關事情真相，并造成公司經濟損失的，給予相應的經濟和行政處分。3.7驗收部門必須對所有運抵本公司的采購物品，依照采購合同規定的質量要求進行質量檢驗。若發現品質不符時，必須及時報告采購部門（必要時直接報告總經理）處理。嚴禁品質不符的外購物品入庫。因驗收人員玩忽職守造成經濟損失的，給予相應的經濟和行政處分。3.8倉庫對驗收部門驗收合格的外購物品辦理入庫手續，并對入庫采購物品的數量負責。若發現數量不符時，應當及時向有關部門報告（必要時直接報告總經理），同時妥善保管該批采購物品等待處理。對倉庫保管員工作馬虎，未按本辦法規定操作，造成入庫數量短缺、超計劃采購或不合格物資入庫的應負經濟賠償責任。4、采購部績效考核4.1采購部/采購經理績效考核表被考評對象部門職務綜合得分考評負責人考評時間至填表時間等級考核項目細分指標/關鍵指標權重（分）指標具體內容及定義評分標準：優秀100%；良好80%；一般60%；較差40%；很差20%考評得分（取平均值）備注自我評分同事評分領導評分采購部門工作規劃及管理制度完善采購計劃合理性與可行性2階段性采購計劃的合理性及其可行性（例如物料需求計劃、采購計劃、物料發放計劃的合理性等等），且得到領導認可。制度建設與完善3采購管理相關制度與流程的制定、完善與及時更新，例如采購管理制度及流程、生產物料管理制度、生產設備管理制度、采購人員管理規定，等等。采購任務及采購質量采購計劃達成率5達成率=實際完成采購數量÷計劃采購數量×100％采購到貨交貨率10采購到貨交貨率=準時到貨批次÷采購總批次×100％（具體可以按照原材料、生產物料、包裝物、促銷品、其它物資等進行細分）采購質量合格率10合格率=合格采購批數÷采購總批數×100％不良物料退倉率5退倉率=退倉不良批數÷不良總批數×100％采購成本控制物料成本達成率10物料成本達成率=物料實際采購成本率÷計劃采購成本率×100％（物料采購成本率=物料采購成本÷總產值×100％）。采購相關費用控制率5采購相關費用控制率=當期實際費用÷當期預算費用×lOO％（采購費用主要指：采購人員工資(不含提成)、差旅費、招待費、考察費、辦公費等等）采購供應及物料使用監控物料供給及時率10供給及時率=準時發放批次÷總發放次數×100％庫存周轉達成率5庫存周轉達成率=實際庫存周轉率÷計劃庫存周轉率×100％（庫存周轉率=生產成本÷總庫存×100％）物料供給及監管靈活度5根據生產部門反饋的實際情況適當調整物料的采購計劃或者發放計劃。供應商開發與管理供應商開發完成率5完成率=新增合格供應商數量÷計劃開發合格供應商數量×100％供應商信息的完整性與準確性3具體包括供應商的基本信息、信用評估情況、供應商往來賬目，等等。日常工作管理采購部門管理制度的執行情況2嚴格按照采購部門管理制度與流程執行工作。團隊管理5培育、指導、考核部門員工，且團隊成員對該部門的工作氛圍、領導風格、領導支持（學習發展、生活關愛、成長輔導支持）等具有較高的滿意度；員工能力提升較快，且表現為較強的凝聚力與執行力，員工流失率低。采購相關資料與文件管理3采購相關資料與文件提交準確性及及時性；保存的完整性。包括物料需求計劃表、物料請購表、物料驗收單、供應商檔案、各類賬單，等等。其它日常工作2公司統一開展的活動或要求的事項是否按時完成。知識、技能與品質知識與技能5崗位要求所必須的知識（基礎知識、業務知識、關聯知識）及技能水平（包括分析判斷能力、溝通能力、問題解決能力、團隊合作精神以及協調性）。愿望與態度5主要指公司要求的通用類素質（公司可根據自我需求進行調整），例如創新與改善能力、誠信正直、責任感、紀律性、工作熱情、服務態度等等。合計出勤扣分處罰扣分獎勵加分綜合得分評價等級□A．90分以上□B．80∽89分□C．70∽79分□D．60分∽69分□E．59分以下評語及建議包括綜合評價、培訓提升、能力提高、問題改進等評價及建議。晉升意見依據本次評價，特決定該員工：

[]轉正：在任職

[]續簽勞動合同,自年月日至年月日

[]升職至任[]降職為

[]提薪/降薪為

[]辭退簽名自評人簽名：他評人簽名：領導簽名：考評負責人簽名：日期：日期：日期：日期：4.2采購員績效考核表被考評對象部門職務綜合得分考評負責人考評時間至填表時間等級考核項目細分指標/關鍵指標權重（分）指標具體內容及定義評分標準：優秀100%；良好80%；一般60%；較差40%；很差20%考評得分（取平均值）備注自我評分同事評分領導評分采購任務及采購質量采購計劃達成率10達成率=實際完成采購數量÷計劃采購數量×100％采購到貨交貨率15采購到貨交貨率=準時到貨批次÷采購總批次×100％（具體可以按照原材料、生產物料、包裝物、促銷品、其它物資等進行細分）采購質量合格率15合格率=合格采購批數÷采購總批數×100％采購成本控制物料成本達成率10物料成本達成率=物料實際采購成本率÷計劃采購成本率×100％（物料采購成本率=物料采購成本÷總產值×100％）。采購相關費用控制率5采購相關費用控制率=當期實際費用÷當期預算費用×lOO％（采購相關費用主要指差旅費、招待費、考察費、辦公費等等）供應商開發與管理供應商開發完成率10完成率=新增合格供應商數量÷計劃開發合格供應商數量×100％供應商信息的完整性與準確性5具體包括供應商的基本信息、信用評估情況、供應商往來賬目，等等。日常工作管理采購部門管理制度的執行情況5嚴格按照采購部門管理制度與流程執行工作。工作總結與計劃5每周、每月、每個季度、每年定期按照要求準時提交工作總結與匯報。采購相關資料與文件管理（含對賬）5采購相關資料與文件提交準確性及及時性；保存的完整性。包括物料需求計劃表、物料請購表、物料驗收單、供應商檔案、各類賬單，等等。其它日常工作5公司統一開展的活動或要求的事項是否按時完成。知識、技能與品質知識與技能5崗位要求所必須的知識（基礎知識、業務知識、關聯知識）及技能水平（包括分析判斷能力、溝通能力、問題解決能力、團隊合作精神以及協調性）。愿望與態度5主要指公司要求的通用類素質（公司可根據自我需求進行調整），例如創新與改善能力、誠信正直、責任感、紀律性、工作熱情、服務態度等等。合計出勤扣分處罰扣分獎勵加分綜合得分評價等級□A．90分以上□B．80∽89分□C．70∽79分□D．60分∽69分□E．59分以下評語及建議包括綜合評價、培訓提升、能力提高、問題改進等評價及建議。晉升意見依據本次評價，特決定該員工：

[]轉正：在任職

[]續簽勞動合同,自年月日至年月日

[]升職至任[]降職為

[]提薪/降薪為

[]辭退簽名自評人簽名：他評人簽名：領導簽名：考評負責人簽名：日期：日期：日期：日期：采