文件級檔案的整理一、根據二、定義三、歸檔范圍四、整理原那么五、歸檔要求六、整理方法.根據國家檔案局<歸檔文件整理規那么>青島市檔案局<歸檔文件整理規程>文件級<青島市企業檔案分類編號方法>前往.定義件:歸檔文件的整理單位。普通以每份文件為一件，文件正本與定稿為一件，正文與附件為一件，原件與復制件為一件，轉發文與被轉發文為一件，報表、名冊、圖冊等一冊(本)為一件，來文與復文可為一件。文件資料：指企事業單位在消費、運營和管理等活動中構成的各種方式和載體的記錄文件級檔案：是檔案的一種保管方式，即以文件為保管單位的檔案。它是目前國家正在推行的一種較為簡便的檔案管理方式前往.歸檔范圍企事業單位在籌備、建立運營開展以及產權變動過程中構成的，記錄和反映本單位活動的，具有根據和參考作用的文件資料前往.整理原那么

遵照文件的構成規律，堅持文件之間的有機聯絡，區分不同價值，便于保管和利用。前往.歸檔要求質量要求數量要求時間要求前往.質量要求1、字跡明晰，資料耐久2、歸檔的文件應為原件或具有憑證作用3、歸檔的文件應齊全、完好、準確

.齊全是指文件資料不同的版本稿次要全完好是指反映同一問題或方面的文件資料搜集要全面準確是指文件資料是實踐的真實反映，圖物相符，文事一致前往.數量要求1、歸檔文件資料普通為一份，重要的、利用頻繁的和有特殊需求的可適當添加份數2、具有長期保管價值或具有憑證作用的電子文件，應制成一套相應的紙質文件一并歸檔前往.時間要求管理類文件普通應在辦理終了后，第二年上半年歸檔產品、科研、基建工程文件在工程終了后三個月內歸檔，周期長的工程可分階段、分單項歸檔外購設備或引進工程的文件在開箱驗收或工程接納后登記歸檔會計文件在會計年度終了后，由財務部門整理保管一年，次年上半年歸檔案室保管前往.整理方法裝訂分類排列編號編目裝盒.裝訂歸檔文件應按件裝訂。裝訂時，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復制件在后；轉發文在前，被轉發文在后；來文與復文作為一件時，復文在前，來文在后。

.分類

歸檔文件可以采用年度——機構(問題)——保管期限或保管期限——年度——機構(問題)等方法進展分類。同一全宗應堅持分類方案的穩定。〔more〕.1按年度分類

將文件按其構成年度分類。2按保管期限分類

將文件按劃定的保管期限分類。3按機構(問題)分類

將文件按其構成或承辦機構(問題)分類(本項可以視情況予以取舍)。

.陳列歸檔文件應在分類方案的最低一級類目內，按事由結合時間、重要程度等陳列。會議文件、統計報表等成套性文件可集中陳列。

.編號

歸檔文件應依分類方案和陳列順序逐件編號，在文件首頁上端的空白位置加蓋歸檔章并填寫相關內容。歸檔章設全宗號、年度、保管期限、件號等必備項，并可設置機構(問題)等選擇項

.1全宗號：檔案館給立檔單位編制的代號。2年度：文件構成年度，以四位阿拉伯數字標注公元紀年，如1978。3保管期限：歸檔文件保管期限的簡稱或代碼4件號：文件的陳列順序號。〔more〕5機構(問題)：作為分類方案類目的機構(問題)稱號或規范化簡稱.件號包括室編件號和館編件號，分別在歸檔文件整理和檔案移交進館時編制。室編件號的編制方法為：在分類方案的最低一級類目內，按文件陳列順序從“1〞開場標注。館編件號按進館要求標注。

.編目歸檔文件應根據分類方案和室編件號順序編制歸檔文件目錄。在編目過程中，應留意以下幾點：

(1)、歸檔文件應逐件編目。來文與復文作為一件時，只對復文進展編目。歸檔文件目錄設件號、責任者、文號、題名、日期、頁數、備注等工程。〔more〕

(2)、歸檔文件目錄用紙幅面尺寸采用國際規范A4型(長×寬為297mm×210mm)。

(3)、歸檔文件目錄應裝訂成冊并編制封面。歸檔文件目錄封面可以視需求設置全宗稱號、年度、保管期限、機構(問題)等工程。其中全宗稱號即立檔單位的稱號，填寫時應運用全稱或規范化簡稱。

.1、件號：填寫室編件號。2、責任者：制發文件的組織或個人，即文件的發文機關或署名者。3、文號：文件的發文字號。4、題名：文件標題。沒有標題或標題不規范的，可自擬標題，外加“〔

〕〞號。5、日期：文件的構成時間，以8位阿拉伯數字標注年月日，如19990909。6、頁數：每一件歸檔文件的頁數。文件中有圖文的頁面為一頁。7、備注：注釋文件需闡明的情況。.裝盒

將歸檔文件按室編件號順序裝入檔案盒，并填寫檔案盒封面、盒脊及備考表工程。

.檔案盒

1.檔案盒封面應標明全宗稱號。檔案盒的外形尺寸為310mm×220mm(長×寬)，盒脊厚度可以根據需求設置為20mm、30mm、40mm等(見圖A4a)。

2.檔案盒應根據擺放方式的不同，在盒脊或底邊設置全宗號、年度、保管期限、起止件號、盒號等必備項，并可設置機構(問題)等選擇項(見圖A4b、圖A4c)其中，起止件號填寫盒內第一件文件和最后一件文件號，中間用“—〞號銜接；盒號即檔案盒的陳列順序號，在檔案移交進館時按進館要求編制。

3.檔案盒應采用無酸紙制造。

.備考表：備考表置于盒內文件之后，工程包括盒內文件情況闡明、整理人