第一章秘書公文寫作概述張鬃英第一章秘書公文寫作概述張鬃英1第一節

秘書公文寫作的目的與步驟一、秘書公文寫作的目的1、實現社會組織的管理職能2、輔助領導科學有效地決策3、對外展現社會組織的形象4、為提高工作效率和質量創造條件第一節

秘書公文寫作的目的與步驟一、秘書公文寫作的目的2二、把握秘書公文寫作的步驟1、明確公文主題2、廣泛收集資料3、擬定寫作方案（1）確定公文內容的組成情況（2）確定公文正文的表達順序（3）安排公文的首尾和銜接過渡（4）將上述成果固化為公文的寫作提綱二、把握秘書公文寫作的步驟1、明確公文主題3二、把握秘書公文寫作的步驟4、正式起草成文（1）注重時效觀念（2）做好會商工作（3）保證材料與觀點和諧統一（4）注重文面規范二、把握秘書公文寫作的步驟4、正式起草成文4二、把握秘書公文寫作的步驟5、加工修改階段（1）兩種方式其一：融入整個撰擬階段的推敲修改其二：對已經成型的文稿，進行集中的加工修改（2）主要為第二種方式1）明確加工修改的范圍2）掌握加工修改的方法二、把握秘書公文寫作的步驟5、加工修改階段5第二節

秘書公文寫作的要求一、公文思想內容方面的要求1、明確目的，行文有據2、準確無誤，客觀務實3、主題集中，重點突出4、必須符合領導意圖第二節

秘書公文寫作的要求一、公文思想內容方面的要求6三、公文表達方面的要求（一）符合公文表達方式的要求1、敘述的要求（1）在敘述事件時應做到要素齊全（2）在敘述程度上以概述為主（3）在敘述線索上以順序為主三、公文表達方面的要求（一）符合公文表達方式的要求7三、公文表達方面的要求2、說明的要求在公文中常用的說明方法有：舉例說明法、定義說明法、分類說明法、引用說明方法、比較說明方法三、公文表達方面的要求2、說明的要求8三、公文表達方面的要求3、議論的要求（1）議論方式重在就事論理（2）議論說理切忌主觀武斷公文常用的論證方法：舉例論證法、對比論證法、因果論證法。三、公文表達方面的要求3、議論的要求9三、公文表達方面的要求（二）符合公文語言的運用要求1、準確嚴密（1）要準確表達公文的政策法律依據和事實依據；準確傳達機關工作中需要貫徹執行、聯系、商洽、宣布、通知的事項；準確體現領導意圖和發文機關的政策主張三、公文表達方面的要求（二）符合公文語言的運用要求10三、公文表達方面的要求（二）符合公文語言的運用要求1、準確嚴密（2）嚴格遵循邏輯要求（3）合理組織公文語言（4）恰當使用修辭方法第一，主要是用消極修辭方法第二，適當使用積極修辭中的某些辭格三、公文表達方面的要求（二）符合公文語言的運用要求11三、公文表達方面的要求（二）符合公文語言的運用要求2、簡練明了（1）簡短表達（2）簡明表達第一，開頭要直截了當，落筆入題、結尾應明確提出行文要求，意盡言止；第二，適當劃分層次和段落；第三，恰當利用附件、表格形式，以濃縮公文篇幅，增加信息量。三、公文表達方面的要求（二）符合公文語言的運用要求12三、公文表達方面的要求（二）符合公文語言的運用要求3、莊重嚴謹（1）使用書面語言，不用口語、方言和晦澀難懂的行業用語（2）使用含義限定的詞語，注意語義單一，避免出現歧義4、得體規范三、公文表達方面的要求（二）符合公文語言的運用要求13三、公文表達方面的要求（二）符合公文語言的運用要求4、得體規范（1）恰如其分地使用公文專用術語1）起首用語：根據、依據、遵照、按照、奉、為了、為、由于、茲定于、茲介紹、茲因等等。三、公文表達方面的要求（二）符合公文語言的運用要求14三、公文表達方面的要求（二）符合公文語言的運用要求4、得體規范（1）恰如其分地使用公文專用術語2）稱謂用語：基本采用人稱代詞加上機關名稱尾字的方法：我局、我縣、你局、貴公司等；用于稱呼其他單位或人員時，采用第三人稱形式，如：該院、該縣、該同志；當公文中需要稱呼某些事物時，也可以使用“該”字，如：該文、該產品、該批機器設備等等。三、公文表達方面的要求（二）符合公文語言的運用要求15三、公文表達方面的要求（二）符合公文語言的運用要求4、得體規范（1）恰如其分地使用公文專用術語3）引敘用語如：前接、頃接、欣悉、獲悉等“頃接來函，現就所詢之事函告如下”三、公文表達方面的要求（二）符合公文語言的運用要求16三、公文表達方面的要求（二）符合公文語言的運用要求4、得體規范4）經辦用語5）商洽用語6）期請用語7）表態用語8）時限用語9）過渡用語10）謙敬用語11）結尾用語三、公文表達方面的要求（二）符合公文語言的運用要求17三、公文表達方面的要求（二）符合公文語言的運用要求4、得體規范(2)根據收發文雙方各自的地位、職能及其相互關系，選用恰當的語氣和詞語來行文(3)根據不同的公文文種，確定相應的語言表達形式三、公文表達方面的要求（二）符合公文語言的運用要求18三、公文表達方面的要求（三）符合常見要素的表述要求1、時間的表述要求：精確、完整、恰當2、空間的表述要求：（1）準確、具體地說明有關的單位、處所，特別是重要事件、事故發生的地點，不僅要說明所在的省、市、縣，還應說明具體方位，有時需要標明經緯度。三、公文表達方面的要求（三）符合常見要素的表述要求19三、公文表達方面的要求（三）符合常見要素的表述要求2、空間的表述要求：（2）涉及不為人們熟知的地名或重復的地名時要按照由大到小的順序，標明國家或省、市、縣的名稱，以便準確表達所在地點（3）使用地名的全稱或規范的簡稱，必要時還應當標明準確的譯名。（4）涉及不同國家或地區時，不能以國家統稱三、公文表達方面的要求（三）符合常見要素的表述要求20三、公文表達方面的要求（三）符合常見要素的表述要求3、數量的表述要求（1）要反復核實，表述準確無誤（2）要精選數字，切忌過于煩瑣（3）要加強分析，避免凌亂堆放（4）要規范使用，避免產生歧義1）表增加或減少的數量，注意差別2）表減少和降低的數量時用分數或百分數表達3）涉及總計數量時，要表述準確4）使用“以上”、“以下”、“左右”等概數，應注明是否連同本數在內。三、公文表達方面的要求（三）符合常見要素的表述要求21三、公文表達方面的要求（三）符合常見要素的表述要求4、職務、姓名的表述方法（1）表人物職務時一般要使用全程，或使用通用的簡稱。（2）表明人物姓名時，要寫全姓和名（3）一人擔負多種職務時，應寫出與公文內容有關的職務三、公文表達方面的要求（三）符合常見要素的表述要求22四、公文格式與結構方面的要求（一）公文格式的要求根據《國家行政機關公文格式》的規定，公文格式的構成要素分為眉首、主體、版記三個部分。1、公文的眉首部分（1）公文分數序號（2）秘密等級和保密期限（3）緊急程度（4）發文機關標志（5）發文字號（6）簽發人四、公文格式與結構方面的要求（一）公文格式的要求23四、公文結構與格式方面的要求（一）公文格式的要求2、主體部分（1）公文標題（2）主送機關（3）公文正文（4）附件（5）成文時間（6）公文生效標識（7）附注四、公文結構與格式方面的要求（一）公文格式的要求24四、公文結構與格式方面的要求（一）公文格式的要求3、版記部分（1）主題詞（2）抄送機關（3）印發機關和引發時間四、公文結構與格式方面的要求（一）公文格式的要求25四、公文結構與格式方面的要求（二）公文結構要求1、基本要求（1）開頭擺出行文根據、說明行文目的、概述行文背景、引敘來文線索、交代結論、提出問題四、公文結構與格式方面的要求（二）公文結構要求26四、公文結構與格式方面的要求（二）公文結構要求1、基本要求（2）結尾1）號召式結尾2）總結式結尾3）強調式結尾4）說明式結尾5）請求式結尾四、公文結構與格式方面的要求（二）公文結構要求27四、公文結構與格式方面的要求（二）公文結構要求1、基本要求（3）層次：并列、遞進、因果、總分（4）段落（5）過渡：詞語、句子、段落（6）照應：題文照應、前后照應、首尾照應四、公文結構與格式方面的要求（二）公文結構要求28四、公文結構與格式方面的要求（二）公文結構要求2、篇章形式要求（1）篇段合一式（2）分層表達式（3）條款式四、公文結構與格式方面的要求（二）公文結構要求29四、公文結構與格式方面的要求（三）其他格式要求1、用紙《行政機關公文格式》規定，公文用A4紙印制，雙面印刷。黨的機關公文用16開紙，也可用A4紙。在具體的公文制作實踐中，省級以上黨的機關用16開紙，而地市一下各級黨的機關用A4紙的居多。四、公文結構與格式方面的要求（三）其他格式要求30四、公文結構與格式方面的要求（三）其他格式要求2、版心天頭（上白邊）37mm±1mm訂口（左白邊）28mm±1mm版心尺寸：156mm×225mm四、公文結構與格式方面的要求（三）其他格式要求31四、公文結構與格式方面的要求（三）其他格式要求3、字號文件式公文的字號：標題：2號發文機關標識：由發文機關酌定，以不超過國務院機關的發文標識字號為準。其他各要求均使用3號字四、公文結構與格式方面的要求（三）其他格式要求32四、公文結構與格式方面的要求4、字體行政機關文件式公文的字體為：發文機關標識：推薦小標宋體字發文字號：仿宋。簽發人三字：仿宋。簽發人的姓名：楷體。公文標題：小標宋體秘密等級和保密期限、緊急程度及主題詞三字：黑體字主題詞：小標宋體正文中的小標題：建議用黑體其他包括正文在內，都用仿宋體四、公文結構與格式方面的要求4、字體33四、公文結構與格式方面的要求5、字數與行數每頁排22行，每行排28字。可作調整四、公文結構與格式方面的要求5、字數與行數34四、公文結構與格式方面的要求6、正文機構層次序數：第一層“一”第二層“（一）”第三層“1.”第四層“（1）”四、公文結構與格式方面的要求6、正文機構層次序數：35四、公文結構與格式方面的要求（7）文中圖文的顏色未做特殊說明公文中圖文顏色均為黑色四、公文結構與格式方面的要求（7）文中圖文的顏色36四、公文結構與格式方面的要求（8）裝訂要求應左側裝訂，不掉頁。兩頁頁碼之間誤差不超過4mm騎馬訂或平訂的訂位為兩訂門鋸處訂眼據書芯上下各1/4處，允許誤差±4mm平訂訂距與書脊間的距離為3mm-5mm裁切成品尺寸誤差±1mm，四角成90°，無毛茬或缺損四、公文結構與格式方面的要求（8）裝訂要求37四、公文結構與格式方面的要求（9）上報公文必須注明簽發人或會簽人姓名。（10）除“會議紀要“和以電報形式發出的外都應加蓋印章。（11）聯合上報公文,主辦機關加蓋印章，聯合下發的公文，發文機關都應加蓋印章。四、公文結構與格式方面的要求（9）上報公文必須注明簽發人或會38四、公文結構與格式方面的要求（12）除兩個以上機關聯合行文外,任何公文的落款處不落發文機關名稱,下發的公文標題一般冠發文機關名稱。（13）公文中不得出現空白印章(指三個以上聯合行文)。（14）印章要與正文同處一版面,如不處在同正文一百,應采用縮短或加寬行距、字距辦法解決,不得使習“此頁無正文“字樣。（15）公文如有空白頁，不標頁碼。四、公文結構與格式方面的要求（12）除兩個以上機關聯合行文外39四、公文結構與格式方面的要求（16）新標準中增加了發文的保密期限，按照國家保密局的要求，在密級后標注保密期限，中問用“實心五角星“隔開。如“絕密空一個字實心五角星6個月“。根據國家機密保密期限規定，如不標識保密期限，就等同于“絕密“為三十年，“機密“為二十年，“秘密“為十年。（17）上行文應當注明簽發人、會簽人姓名，其中“請示“性公文在“附注“處注明聯系人姓名和電話。四、公文結構與格式方面的要求（16）新標準中增加了發文的保密40四、公文結構與格式方面的要求（18）發文字號：凡是上