重大活動流程指引一、重大活動的定義重大活動是一項有目的、有計劃、有步驟地組織眾多人參與的協調活動。第一、重大活動要有鮮明的目的性。重大活動往往耗費很多資源，包括人力、物力，這是重大活動的目標。沒有目的而耗費資金做活動是不可能的，目的不鮮明也是不值得的。第二、要有計劃性。凡事都應有計劃，大型活動更不例外，而且更要求有周密的計劃。第三、眾多人參與是重大活動重要的概念。既然是重大活動，就應該有眾多的人參與，但并不是參與人數多就是重大活動。重大活動和普通活動的根本區別不僅在于參與人的數量，而且還在于活動的質量的高低和影響力的大小。二、重大活動的策劃及實施流程從程序上說，重大活動策劃和實施，一般要經過以下幾個步驟：第一、立項召開決策會議。可行性研究，是一個十分重要的工作步驟。研究范圍包括重大活動的市場適應性，包括項目環境和活動范圍的適應性。財力適應性、效益的可行性。從效益的角度考慮，做這樣的活動是否有利于我們宣傳方面節省費用？如戶外活動要考慮天氣的情況，安全設施問題，等等這些都是我們要進行可行性研究的范疇。第三、提煉主題，進行創意。（由項目主辦方及活動公司進行構思）第四、方案論證。1、成立活動領導小組組，召開實施會議。由領導小組成員共同協商對本次活動進行宏觀總指揮，最終將活動涉及到的工作分成諸如策劃、后勤、接待、媒體、簽到組、保衛、保潔等幾組（可根據每次活動實際情況設置），并將每一項工作選出小組負責人，同時選出本次活動的總指揮。2、根據籌備會議精神，認真制定活動計劃書，將其作為工作的指南，一切行動原則上必須按照活動計劃書進行，同時將活動程序表、活動日程安排表等關于活動的基本資料打印裝訂成冊，保證個負責人人手一份，這樣有利于活動的有序進行。3、各小組負責人，組織自己小組成員展開工作，在工作中要分工明確，責任明晰，權利對等，但各負責人要以會議或座談等形式及時進行溝通和聯系、團結協作，這樣以便隨時了解活動的進程，同時要向自己上一級的領導匯報工作，對在自己經驗和能力范圍內無法解決的問題提出援助要求。第五、動員大會4、各合作機構領承諾函、表決心第六、預演、現場模擬從經驗看，我們應該非常重視活動計劃方案的現場模擬。我們看到一些重大活動，都存在這樣的問題：計劃很好，但是由于缺少演練或彩排，在操作過程中出現很多問題，違背了原創精神或者沒有達到原創水平。所以，在原則方案確定以后，還要進一步進行現場模擬。第七、總結大會對重大活動而言，要不斷總結、反思，做到既有一定的模式，又有突破和創新而非一直在一個套路中打轉。不開動腦筋，不去創造一些有新意的活動，重大活動就會缺乏吸引、缺乏新意。三、操作實施過程應注意的問題1、實施操作程序的管理。程序化管理是一種科學的管理意識，只有程序化實施，才能有標準化、科學化管理，因而實施設計，重要的是設計出操作的規范程序，這在活動中其實就是對細節的把握和處理。2、方案培訓。在重大活動里，為了保證活動參與人員的素質，進行培訓顯得尤為重要，這樣不 活動執行表TOC\o"1-5"\h\z一、前期準備 4（一）前期準備的宣傳類 4（二）前期準備的物品類 5（三）前期準備的其他 6二、活動現場 6三后期工作 7任務分工主要工作要求及內容說明負責人聯系方式完成時間備注一、前期準備（一）前期準備的宣傳類1、活動策劃書要籌備一次重大活動都會先有初步的計劃，這樣就需要先做一份比較完整的活動策劃書，這樣比較方便接下來活動的開展。更重要的是要讓領導認可這份策劃書，策劃書最主要的是目的意義、活動內容方式及經費預算等。策劃組2、正式發文一次活動能否成功的完成還需要得到更多單位的支持和配合，這樣就少不了一份正式的發文，以確定活動方案中涉及參與人員的分工及相關責任。秘書處3、宣傳用品內容的審批和確認要完成以上這些宣傳形式還是有一定的程序的，首先這些宣傳形式的文字內容都要由上級確認，并通過相關部門的審查，然后在活動現場內宣傳。策劃組4、制作邀請函和節目單重大活動為了擴大宣傳都會邀請領導和嘉賓蒞臨現場，這樣就必須先制作好要邀請函并進行派發。策劃組5、演示文稿（PPT）現在越來越多的活動需要用到多媒體，PPT就是其中一項，所以演示文稿我們要事先準備好，當然還有投影儀和電腦。這點要注意的一是要有組織的標志；二是要考慮到現場播放出來的效果，就是說背景顏色與文字的對比要比較明顯；三是內容的規范。策劃組6、聯系媒體要做到三化：聯系常規化：經過多次與一個記者聯系，就會建立感情，以后報道就容易了；接待程序化：由專門的工作人員進行接待、準備相關材料；新聞通稿格式化：給媒體的新聞媒體組、接待組

任務分工主要工作要求及內容說明負責人聯系方式完成時間備注7、領導及嘉賓發言稿重大活動的開場或是總結我們還會邀請主要的領導嘉賓發言，有些領導和嘉賓對我們的具體活動還不是十分了解，所以我們最好先準備好一份領導及嘉賓的發言稿，以備不時之需。這個發言稿一定要由這個組織的最高指導者定稿。策劃組、領導小組8、主持稿為了使主持人能夠對節目進行順利的銜接，為了讓所有工作人員對整個活動具體流程都了解，提前把主持稿寫出來是很必要的。策劃組9、準備拍攝相機、攝影機這個環節每個組織都會強調，但我有幾個建議：一是如果很重要的活動，最好邀請專業的人士；二是如果場面很大，最好準備廣角照像機；三是要同時準備多臺。策劃組、媒體組（二）前期準備的物品類1、水無論是活動前期的籌備還是活動的現場我們都要準備好足夠的水給工作人員及領導與嘉賓。后勤組2、地毯無論是會場舞臺上的還是會議道路門口上的，現在很多的活動我們都需要鋪上地毯。策劃組3、燈光、音響等設備現在的活動特別是室外的活動我們都要用到燈光和音響，而這些設備通常我們都沒有，所以要先去租借，一個原則，夠用就可以了，不要增加一些花樣，沒有什么大作用。策劃組4、準備簽到本、中性筆、毛筆現在的許多活動都有簽到這一環節，特別是會議這種類型的，所以我們事先要準備好簽到表和簽到筆，如果是畫展則需要準備好簽到本與毛筆。后勤組、策劃組5、花許多活動的場景布置都需要用到鮮花，；例如：會議桌上、致詞臺上、茶幾上，還有就是上臺獻的花環或是花束。這些花都要按照不同場合提前準備好。策劃組6、禮花炮很多晚會等類型的活動在開場或是結束的時候都會放禮花炮，所以在舉辦這些活動時我們要準備好，同時要安排好放禮花炮的人員。當然了，這個也是能省則省。策劃組7、水果盤、水果現在的社會越來越人性化，所以許多活動的桌上我們都會擺放水果，不一定要貴，但一定要對，如新鮮、易食用等。這個環節也要注意擺放抽式紙巾。后勤組8、桌椅許多的活動都需要用到桌椅，特別是室外的一些活動，這些桌椅我們都要事先借好擺放好。條件允許還要增加桌布，感覺更正式。后勤組9、觀眾座位安排表制作及張貼事先就要劃分好區域，在座位貼上座位表。后勤組10、領導座位簽（牌）正式會議的桌前，參會的領導以及嘉賓席等都需要事先擺放好座位簽（牌）。后勤組11、領導中、晚餐預訂重大活動中安排領導用餐，也是重要環節之一后勤組、接待組

任務分工主要工作要求及內容說明負責人聯系方式完成時間備注12、預定工作餐重大活動和長時間的活動要提供工作餐，因為實在是太辛苦了。當然，這只是組織的一種心意，不用吃得好，但要吃得飽。后勤組13、禮品我們要準備些好禮品送給參與的嘉賓及來賓。后勤組（三）前期準備的其他1、確定到場的領導及嘉賓活動之前要確定好會到場的領導及嘉賓，這樣我們方能準確的做好座位簽（牌），安排好座位。策劃組、接待組2、確定主持人所有的活動在開始之前我們都要先與主持人溝通，商量好一些細節的東西。主持人的選擇要很慎重，性質不同的活動就要選擇風格不同的主持人。策劃組3、活動場地借用無論是室內還是室外的活動，都需要活動場地，為了保證活動能夠如期開展我們一定要之前就審批好場地。策劃組、后勤組4、特殊用電活動基本都需要用電，特別是室外的活動，我們都要事前提出申請，審批好電。如果需要電纜，則要提前聯系好。后勤組5、擺放節目單、礦泉水等重大活動要求把節目單與礦泉水擺放規范，如橫豎都成一條線等。后勤組6、活動前現場衛生清掃活動開始之前要把衛生清掃一遍，重點包括洗手間、抽屜等。保潔組7、確定禮儀及頒獎順序如果活動包含頒獎儀式我們則需要提前確定禮儀的頒獎順序，這樣方能更好的保證會議的順利進行。對于這一點，只有經過彩排才能保證質量，在許多時候，彩排了還是不能很好的完成，因為變數實在太多了，如領導、臨時調整等因素。策劃組8、現場秩序維護人員、催場人員重大活動的現場一般會比較的混亂，所以在之前我們要先安排好后勤人員、現場秩序維護人員和催場人員。策劃組、保衛組9、路標制作及擺放如果活動的現場比較不容易找到或是有邀請的嘉賓我們還需要事先做好路標，方便大家到場的時間。策劃組二、活動現場1、現場停車位安排如若活動是比較大型的，我們還要與保衛處取得聯系，準備好停車場地，安排好停車引導人員。后勤組、保衛組2、貴賓室校園相對簡單，但許多時候，領導來早了，總要有地方讓他先休息一下吧，這就是貴賓室。我們的布置不一定很高檔，但水、水果、紙巾、講究衛生等還是少不了的。策劃組、接待組

任務分工主要工作要求及內容說明負責人聯系方式完成時間備注3、現場全程拍攝為了做好后期工作的宣傳和總結我們要安排人員全程拍攝。媒體組、后勤組4、簽到、禮儀迎接領導嘉賓及合影當領導和嘉賓到來時我們要讓禮儀進行迎接、獻花，如果有需要我們還要合影留作紀念。然后禮儀引導領導及嘉賓入席。簽到組5、維持現場秩序（安全員）為了保持整場活動的秩序，我們要讓負責安全人員在現場維持秩序，最主要的是確保在突發情況下，現場不慌亂。一般情況下，安全員主要負責不要讓觀眾在領導前面不停的走動。所有人員均從后排走動，包括拍照、攝像，要適可而止。保衛組6、記者接待要保證記者的座位、行動的自由等。媒體組三后期工作1、整理會場和物料一場活動結束了，但是我們的工作并還沒有真正完成，首先整理余剩的水和節目單；拆卸幕布、條幅等宣傳物料；其次整理歸還租借的物品；最后還要清理現場的衛生等。后勤組2、和媒體溝通確認是否報導現場整理完了我們回頭還要立刻和媒體溝通確認我們的活動是否被報導。媒體組、策劃組3、整理照片、錄像、新聞報道為了加大活動的宣傳我們還要進行活動照片的整理，做好刊物的報道。攝影的錄