公文行文規則[日期：-11-09]閱讀：次[字體：大中小]文章需要通過各式各樣的刊登和傳播才能產生作用，而公文的刊登和傳播則是按照一定規則來運行和傳遞的。法定公文中行政公文和黨務公文的運行更要遵照《國家行政機關公文處理措施》和《中國共產黨機關公文處理條例》等規則。【您目前閱讀的文章來自“中文寫作網”，請記住我們的永久域名：】第一節公文行文規則概述寫作公文之前，就要確定行文規則。從現實的公文寫作及教學狀況來看，行文規則往往是人們普遍碰到的一種重要問題。而學習和把握行文規則，則必須首先理解行文關系、行文方向和行文方式。行文關系行文關系是機關單位之間的組織關系在公文運行中的的體現。這就必須首先弄清我國社會組織的機關單位。我國依法成立的社會組織的管理機關可以分為三大類型：（一）政權機關，包括：1．立法機關體系：自全國人民代表大會及其常設機構、省市人民代表大會及其常設機構（省級以上立法機關或經全國人民代表大會授權的市級立法機關才有立法權）至鄉鎮人民代表大會。2．行政機關體系：依次是中央人民政府即國務院；省、市（四大直轄市）、區（各自治區和香港尤其行政區）政府；市、地區、州（自治州）政府；市（縣級市）、區（市轄各區）、縣政府；鄉、鎮政府。3．司法機關體系：自最高人民法院至鄉鎮司法機關。其他政權機關有軍事機關體系、政協機關體系等。（二）團體機關，包括：中國共產黨機關體系，這一機關體系實質上是我國社會的領導權力關鍵；中國共產主義青年團機關體系；全國工會機關體系；全國婦女聯合會機關體系；其他群眾性團體，如文聯、社會科學聯合會等等。（三）實體機關，包括：事業單位機關，均由國家提供一定的經費，如學校和研究機構等機關；企業單位機關。一般實體機關縱向級別較少。各級機關均有自己所轄的若干部門。在公文寫作中，一定要注意機關和部門的區別。每一社會組織均有管理機構即機關，在機關中又有不一樣的職能部門。如市政府，應理解為市政府機關，而商業局則應理解為市政府機關所轄的部門之一。同步，相對而言，機關首腦一般稱機關領導人，部門首腦一般稱部門負責人。還要注意，在機關之下有各級單位，這些基層單位又會有自己的機關。如市政府機關下設區縣及鄉鎮政府機關。又如總企業機關下設分企業機關。我國社會組織機關及其部門、單位之間的組織關系和行文關系有如下四種：一是上下級關系，即領導和被領導關系，這是直接垂直的關系，一般在上下一級之間。如國務院和省政府。機關或部門的上行文匯報和請示都是面向上一級的機關或部門。而下行文如決定、告知、批復等都是面向下一級機關或部門。二是從屬關系，不管大小和級別，都在同一系列內。如某鄉政府就可以說從屬國務院或者所在省的省政府，而和此外的省政府就不是從屬關系。在這一關系之下，上級常用普發性下行公文如命令、告知、意見、會議紀要等，下級也可越級使用上行文（在特殊狀況下行文并且必須抄送上一級即直接上級機關部門）。三是平級關系，是在一種系列中的同等級別的機關或者部門、單位之間的關系。其代表性文種是平行文函。有的告知也可以發揮平行性。四是非從屬關系，指不是同一垂直系列不發生直接職能往來的機關及其部門、單位之間的關系，不管是相似級別還是不一樣級別，都要通過知照性行文如函進行協調，或聯合行文共同辦理。行文方向行文方向是以發文機關為立足點向不一樣機關運行的去向。大致有四個：上行，指公文向上級機關單位運行。行政公文的上行文有議案、匯報和請示，但有的下行文如告知、通報等也可以在一定狀況下上行。下行，指公文向下級機關單位運行。下行的行政公文較多。平行，指公文向同級或不相從屬的機關單位運行。函、告知等都可以平行。泛行，指公文可以同步上行、下行或平行，并向社會公布。行政公文中的公告和通告就屬此類。行文方式行文方式，指行文的措施和形式。（一）從行文對象分逐層行文：向直接的上級或者直接下級行文。越級行文：越過自己的直接上級或下級行文。多級行文：向直接上級并呈非直接上級或者向直接下級并轉非直接下級的一次性行文。普發行文：向所屬各機關及其部門、單位一次性行文，主送機關使用泛稱。通行行文：向從屬機關和非從屬機關以及社會群體一次性泛向行文。（二）從發文機關分單獨行文。聯合行文。（三）從對象主次分主送。抄送。第二節行政公文行文規則《國家行政機關公文處理措施》第4章第13條至第23條規定了行政公文的行文規則。《中國共產黨機關公文處理條例》第4章第11條至第15條規定了黨務公文的行文規則。它們是我國所有公文行文的重要根據。如下重要根據《國家行政機關公文處理措施》第4章第13條至第23條規定的11條規則歸納成為6個方面加以講解。一、重視效用《措施》第13條規定：“行文應當確有必要，重視效用。”公文不能隨意發出，一定要講究實效，這才能保證發文機關的權威性。假如公務不大重要，不必用公文反應，那么可以采用電話、談話等方式辦理。不要出現那種“當收發室簡樸照抄照轉”和“一文多發”反復發文的問題。公文要少而精，否則就會出現效率低下的問題，以致于導致文牘主義，產生官僚主義。二、行文根據《措施》第14條規定：“行文關系根據從屬關系和職權范圍確定，一般不得越級請示和匯報。”這是基本原則。國家行政機關的從屬關系和職權范圍是由《中華人民共和國憲法》（如下簡稱《憲法》）所規定的。例如，《憲法》第89條規定了國務院的職權，重要有“根據憲法和法律，規定行政措施，制定行政法規，公布決定和命令”和“同意省、自治區、直轄市的區域劃分，同意自治州、縣、自治縣、市的建置和區域劃分”等。又如，《憲法》第107條規定縣級以上地方各級人民政府行使的職權是“縣級以上地方各級人民政府根據法律規定的權限，管理本行政區域內的經濟、教育、科學、文化、衛生、體育事業、城鎮建設事業和財政、民政、公安、民族事務、司法行政、監察、計劃生育等行政工作，公布決定和命令，任免、培訓、考核和獎懲行政工作人員”。行政工作的根據是憲法和法律，公文運行當然更要照此辦理。《憲法》確定中國共產黨是領導關鍵。為加強和改善黨的領導，在對社會和國家的管理上，實行黨政分開。反應在公文運行上，黨和政府的行文不能混淆，黨政可以聯合行文而不要互相行文。三、部門行文《措施》第15條規定：“政府各部門根據部門職權可以互相行文和向下一級政府的有關業務部門行文；除以函的形式商洽工作、問詢和答復問題、審批事項外，一般不得向下一級政府正式行文。部門內設機構除辦公廳（室）外不得對外正式行文。”其他社會組織以此類推，以機關及其部門和基層單位來表達。（一）機關各部門在職權范圍內，可以互相行文，可以向下一級基層單位的有關業務部門行文。如市政府的商業局可以向農業局行文（重要以函的形式，有時以告知的形式），可以向區政府的商業局行文（多如下行文形式）。上下級業務部門之間，雖然沒有從屬關系，但有業務指導關系。同樣，總企業機關的技術處可以向生產處行文（重要以函的形式，有時以告知的形式），可以向分企業的技術科行文（多如下行文形式）。（二）機關各部門向下一級機關行文只能采用函的形式。上級機關的職能部門同下級機關是平級關系，有時向下級機關發函還要得到上級機關的授權，行文時要在正文的開頭闡明授權的機關或領導人。（三）部門內設機構除辦公廳（室）外不得對外正式行文。部門行文尚有如下規定。《措施》第17條：“屬于部門職權范圍內的事務，應當由部門自行行文或聯合行文。聯合行文應當明確主辦部門。須經政府審批的事項，經政府同意也可以由部門行文，文中應當注明經政府同意。”第18條：“屬于主管部門職權范圍內的詳細問題，應當直接報送主管部門處理。”四、聯合行文《措施》第16條規定：“同級政府、同級政府各部門、上級政府部門與下一級政府可以聯合行文；政府與同級黨委和軍隊機關可以聯合行文；政府部門與對應的黨組織和軍隊機關可以聯合行文；政府部門與同級人民團體和具有行政職能的事業單位也可以聯合行文。”這項規定強調了聯合行文的前提是同級。聯合行文的機關及部門、單位必須是平級的，還要通過協商并獲得一致意見。這就一定要掌握多種社會組織的職權范圍和從屬關系。如同一地區的黨委就不能和團委聯合行文，由于它們的關系是領導與被領導關系。聯合行文在公務中常常是必要的：防止了各自分頭行文的不一致問題，增強了行文的權威性和約束力，減少了公文數量。如某省《有關黨政群機關工作人員參與成人教育有關問題的告知》，由省委組織部、省教委、省人事廳、省財政廳聯合下發。這是由于告知的內容波及到組織、人事、教育及經費開支等方面。聯合行文，應將相對應的機關都列為主送機關，以便于共同處理。如上文的主送機關為“各地、市、州、縣委，各地區行政公署，各市、州、縣人民政府，省委各部委，省級國家機關各委辦廳局，各人民團體，各大專院校”。聯合行文一定要協商一致的原則。《措施》第19條規定：“部門之間對有關問題未經協商一致，不得各自向下行文。如私自行文，上級機關應當責令糾正或撤銷。”對各部門均有關系的問題，假如沒有協商一致而各自向下行文，自行其是，就會在更大的范圍中出現更為嚴重的問題。因此，各部門必須在發文之前獲得共識，主辦單位更要和其他單位積極協商。假如多次協商仍然存在分歧，而問題的處理又不容許再遲延下去，就請示上級協調或者直接處理。如私自行文，上級有權責令糾正或撤銷。五、抄送規則《措施》第20條規定：“向下級機關或者本系統的重要行文，應當同步抄送直接上級機關。”重要行文，往往是在決定、告知和批復等文種中有關重要公務或者重大問題如撤換下級重要領導人、增設重要機構、審批大型項目、進行重要涉外活動的公文。對發文機關和下級機關來說，這就便于上級監督，防止出現重大差錯；對上級機關來說，這就便于理解和掌握狀況，統一管理。《措施》第23條還規定：“受雙重領導的機關向上級機關行文，應當寫明主送機關和抄送機關。上級機關向雙重領導的下級機關行文，必要時應當抄送其另一上級機關。”這樣，便于協調工作，防止出現矛盾問題。如某市學校一件公務，既需要直接上級機關的審批，又需要經費支出，這就要將請示主送市教育局，抄送市財政局。而市教育局下發批復同意該項目給這個學校時，要抄送市財政局。六、請示規則《措施》第21條規定：“‘請示’應當一文一事；一般只寫一種主送機關，需要同步送其他機關的，應當用抄送形式，但不得抄送其他機關。‘匯報’不得夾帶請示事項。”第22條又規定：“除上級機關負責人直接交辦的事項外，不得以機關名義向上級機關負責人報送‘請示’、‘意見’和‘匯報’。”1.一文一事。古代就有一文一事的行文制度。一份請示寫一件公務，內容簡樸，便于上級批復。假如一文多事，就會出現可批可不批、所有批和部分批、快批和緩批的復雜狀況。這就導致了批復的困難，甚至導致無法批復。2.只寫一種主送機關。一份請示寫一種主送機關，可以得到及時有效的批復。假如寫幾種，很也許出現沒有一種主送機關批復的狀況，這是請示的失敗；也也許有兩個或兩個以上的主送機關都批復而意見不一致甚至矛盾的狀況。因此，請示只能寫一種主送機關。需要同步送其他機關的，應當用抄送形式。不得抄送其下級機關。《措施》第21條提出“需要同步送其下級機關的，應當用抄送形式，但不得抄送其下級機關”。我們的理解是，請示尤其不能抄送下級機關。請示事項都是發文機關無權處理的問題，只是意向，不具有行政約束力，上級在批復中可以同意也可以不一樣意。假如將其抄送下級，輕易導致被動和混亂。4.不直接送領導者個人。假如是領導個人直接交辦的事項，在辦理過程中可以請示領導人。除此之外，請示不能直接送領導人。這是為了防止官僚主義的產生而制定的。5.匯報中不得夾帶請示事項。按照《措施》規定，上級對下級的匯報不作批復。夾帶請示事項，只會導致公文處理的混亂。以上歸納了請示的5項規則。作為行政公文中3個上行文之一的請示，又是唯歷來上級規定事項的文種，這就會有明晰周到的規定，便于下級遵守。還要注意，在《措施》第14條中有這樣的規定：“一般不得越級請示和匯報。”因特殊狀況如發生重大緊急事項、被直接上級長期擱置而又必須盡快處理等必須越級時，應抄送被越過的直接上級機關。此外，經同意在報刊上全文刊登的行政法規和規章，應當視為正式公文根據執行。報刊上刊登的法規都是面向社會通行的不涉密公文，通過上級的同意。下級社會組織應當視為正式公文貫徹執行。行政公文格式公文作為社會組織進行管理的書面工具，制定統一嚴謹、莊嚴大方、清晰鮮明的格式，既體現了權力機關嚴厲莊嚴的精神面貌和嚴謹周密的工作作風，也便于公文的撰寫和處理，從而可以提高管理工作效率，加速實現辦公自動化。第一節公文格式概述公文格式是指公文各構成部分的寫作規定和標識規則，還包括用紙、裝訂和文字排列規定。法定公文比起其他公文（運行時往往作為附件而需要行政公文負載）來，愈加重視公文格式的統一規范。法定公文是由有關法規所規定的公文，包括行政公文、黨務公文等。行政公文，由國務院公布的《國家行政機關公文處理措施》所規定。黨務公文，由《中國共產黨機關公文處理條例》所規定。此外，法定公文在格式上都還要按照《國家行政機關公文格式》來寫作，該文獻為國務院辦公廳秘書局制定,國家質量技術監督局公布于1999年12月27日。國務院《國家行政機關公文處理措施》（如下簡稱《措施》）第10條至第12條對公文格式作了詳細明確的規定。參照其他規則，如下簡要簡介。一、公文用紙、排版與印裝（一）公文用紙幅面及版面尺寸：公文用紙一般采用國際原則A4型（210mm×297mm），左側裝訂。張貼的公文用紙大小，根據實際確定。公文用紙天頭（上白邊）為：37mm±1mm。公文用紙訂口（左白邊）為：28mm±1mm。版心尺寸為：156mm×225mm（不含頁碼）。（二）排版規格、圖文顏色與印刷裝訂規定：公文文字從左至右橫寫、橫排。在民族自治地方，可以并用中文和通用的少數民族文字（按其習慣書寫排版）。正文用3號仿宋體字，一般每面排22行，每行排28個字。未作特殊闡明，公文中的顏色均為黑色。公文在一般狀況下，除了發文機關標識、眉首的反線和發文機關印章為紅色外，其他部分均為黑色。制版規定版面潔凈無底灰，字跡清晰無斷劃，尺寸原則，版心不斜，誤差不超過1mm。雙面印刷；頁碼套正，兩面誤差不得超過2mm。黑色油墨應到達色譜所標BL100％，紅色油墨應到達色譜所標Y80％、M80％。印品著墨實、均勻；字面不花、不白、無斷劃。公文應左側裝訂，不掉頁。包本公文的封面與書芯不脫落，后背平整不空。兩頁頁碼之間誤差不超過4mm。騎馬訂或平訂的訂位為兩釘釘鋸外訂眼距書芯上下各1／4處，容許誤差±4mm。平訂釘鋸與書脊間的距離為3mm－5mm，無壞釘、漏釘、重釘，釘腳平伏牢固，后背不可散頁明訂。裁切成品尺寸誤差±1mm，四角成900，無毛茬或缺損。二、行政公文格式《措施》第3章規定：“公文一般由秘密等級和保密期限、緊急程度、發文機關標識、發文字號、簽發人、標題、主送機關、正文、附件闡明、成文日期、印章、附注、附件、主題詞、抄送機關、印發機關和印發日期等部分構成。”公文格式簡圖如下：......................置于公文首頁紅色反線（寬度同版心，即156mm）以上的各要素統稱眉首；置于紅色反線（不含）如下至主題詞（不含）之間的各要素統稱主體；置于主題詞如下的各要素統稱版記。之因此這樣劃分，是為了論述以便，更重要的是這三個部分各有其特點，具有其相對的獨立性，界線比較明顯。眉首的特點是位置相對固定。掌握了眉首所含各要素位置，就可以設計文獻的“紅頭”部分。主體的特點是位置常常變動，依公文內容的長短而定。由于公文實質性的內容均在此部分，因此稱之為“主體”。版記的特點是位置要依公文主體的構成而定。由于按規定公文要雙面印刷，版記的位置有一種位于哪一面的問題；假如公文有附件，版記尚有一種放在正文后還是放在附件之后的問題。因此，版記有必要作為一種單獨部分加以論述。眉首寫作眉首，包括公文份數序號、秘密等級和保密期限、緊急程度、發文機關標識、發文字號、簽發人等要素。發文字號之下4MM處印一條紅色反線與主體隔開。一、公文份數序號公文份數序號是將同一文稿印制若干份時每份公文的次序編號。如份號“0288”，即表達此份詳細文獻是該文印發的第288號。如需標識公文份數序號，用阿拉伯數碼頂格標識在版心左上角第1行。編制份數序號至少應不少于兩位，即“1”編為“01”。使用份數序號重要是有密級的公文。其作用是便于機密文獻的分發和回收，有助于提高受文機關和閱讀者的保密責任感。一旦出了問題，也便于追查，明確責任歸屬。如發文機關認為有必要，也可對不帶密級的公文編制份數序號。發文機關根據份數序號可以掌握每一份公文的去向。因此，發文機關在發文和收文機關在收文時，都要登記份數序號。二、秘密等級和保密期限秘密等級就是公文內容涉密程度的等級。波及國家秘密的公文應當標明密級和保密期限。我國《保密法》將秘密等級分為：絕密、機密、秘密三級。應根據公文內容恰當劃分密級，不能過寬或過嚴。“絕密”是最重要的國家機密，泄露會使國家的安全和利益遭受尤其嚴重的損害；“機密”是國家的秘密，泄露會使國家安全和利益受到嚴重損害；“秘密”是一般的國家秘密，泄露會使國家的安全和利益遭受損害。在國家行政機關的公文中應按照上述規定在公文中標識公文的秘密等級。如需標識秘密等級，用3號黑體字頂格標識在版心右上角第1行，兩字之間空1字。如需同步標識秘密等級和保密期限用3號黑體字，頂格標識在版心右上角第1行，秘密等級和保密期限之間用★號隔開。如“絕密★1年”。三、緊急程度緊急程度，是指送達和辦理公文的時限規定。目的是保證公文處理的時效性。緊急公文應當根據緊急程度分別標明“特急”、“急件”，其中電報應標“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。標識緊急程度，用3號黑體字，頂格標識在版心右上角第1行，兩字之間空1字；如需同步標識秘密等級與緊急程度，秘密等級頂格標識在版心右上角第1行，緊急程度頂格標識在版心右上角第2行。四、發文機關標識發文機關標識，由發文機關全稱或規范化簡稱后加“文獻”構成。如“廣東省人民政府文獻”、“廣州市公安局文獻”；對某些特定的公文可只標識發文機關全稱或規范化簡稱。一般來說，行政機關的重要公文尤其是上報的公文均應加“文獻”兩字。聯合行文時應使主辦機關名稱在前，“文獻”2字置于發文機關名稱的右側，上下居中排布；如聯合行文機關過多，必須保證公文首頁顯示正文。可將發文機關字號縮小，行距縮小。發文機關標識位置有兩種。第1種用于平行文或下行文，發文機關標識上邊緣至版心上邊緣為25mm（即留出天頭62mm）,也就是留出25mm（約2行）位置用于標識上述的份數序號、密級和緊急程度。雖然不需要標識這3項要素，也要留出這段空白。第二種僅限于上行文，即對于上報的公文，發文機關標識上邊緣至版心為80mm，即要留出55mm的空白供上級機關指示文獻用，也就是說上行文發文機關標識距上頁邊為天頭117mm。發文機關標識推薦使用小標宋體字，用紅色標識。字號由發文機關以醒目美觀為原則酌定，但最大不能等于或不小于22mm×15mm。現行“國務院文獻”的字號即是22mm╳15mm。五、發文字號發文字號由發文機關代字、年份和序號構成。其位置在發文機關標識下空2行，用3號仿宋體字，居中排布；年份、序號用阿拉伯數碼標識；年份應標全稱，不要把“”簡化為“19”，用六角括號“〔〕”括入，不要用方括號“[]”或半圓括號“（）”。序號是發文的流水號，一般都按文獻的形式統一編，即是哪一種部門主辦的，只要是同一發文形式，就要統一按次序編號。序號不編虛位（即1不編為01或001），不加“第”字。如“穗府〔〕12號”，表達廣州市人民政府在內的第12號文。“粵府辦〔〕2號”表達廣東省人民政府辦公廳在內發的第2號文。發文字號中的機關代字，要由一定范圍內的領導機關，對自己直屬機關的單位代字統一編定，以免反復、混亂。編好后要保持穩定。機關代字一般由2個層次構成。第1層次是發文機關代字，第2層次是發文機關主辦文獻的部門的代字，如鐵道部文獻的機關代字有“鐵辦”、“鐵財”等，“鐵”代鐵道部，“辦”、“財”代主辦這鐵道部文獻的鐵道部的辦公部門、財務部門。的有機關代字還包括其他的層次，如國務院發文的機關代字有“國發”、“國函”，“國”代國務院，而“發”和“函”則代“國務院文獻”和“國務院函”這兩種發文形式。有的文獻機關代字有七八個、十幾種字之多，也許各有其所代的層次，但盡量以簡化為好。行政機關之間聯合行文的發文字號，只標主辦機關的發文字號。與其他機關聯合行文，原則上應使用排列在前的機關的發文字號，也可以協商確定，但只能標注一種機關的發文字號。發文字號的作用是便于分類歸檔，查找及引用。發文字號的位置在發文機關標識下空2行，發文字號之下4MM印一條與版心同寬的紅色反線（實際掌握發文字號只要不貼紅色反線即可）。發文字號應居中排列。六、簽發人上行文應當注明簽發人、會簽人姓名。簽發人姓名平行排列于發文字號右側。這時，發文字號不要居中。發文字號居左空1字，簽發人居右空1字；簽發人用3號仿宋體字，簽發人后標全角冒號，冒號后用3號楷體字標識簽發人姓名。假如有多種簽發人，或者有的文獻按規定，還需要標注會簽人，那么，發文字號應一直放在紅色反線之上的最終一行，文獻主辦單位的簽發人要一直放在最上面的位置；其他簽發人或會簽人在主辦單位簽發人之下按發文機關標識的次序排列，最終的簽發人或會簽人要與發文字號同處一行平行排列；假如3行位置放不下，將紅色反線下移，但排列次序和原則不變，發文字號居左空1字和簽發人