流程管制系統

July1,流程管制系統培訓教程第1頁目錄序言

Brief流程交件流程流程步驟開立工作卡創意簡報創意發展報價完稿出片打樣媒介/印刷開立發票資料儲存采購訂單

Freelance服務流程管制系統培訓教程第2頁序言

流程管制，即是在廣告企業內策劃一個有系統、有紀律制度來執行對品質、價格及時間控制。從工作開始至終止，流程管制部與客戶服務部、創意部及對外供給商都有著緊密聯絡。本手冊是設定正確工作程序，并介紹每一個步驟使流程管制運作更流暢。

流程管制系統培訓教程第3頁序言流程管制職責正確開立工作卡號審核工作卡署名跟蹤工作進度提供第三方報價處理第三方付款申請及其它事物作品存檔流程管制系統培訓教程第4頁Brief流程1.明確工作要求2.備齊相關資料3.初擬交件時間1.清楚工作內容2.明確創意小組/工作小組視覺中心經理應該和視覺設計人員同時聽取藝術指導工作要求視覺中心經理1.確定工作人員2.清楚交件時間視覺設計人員1.清楚工作內容2.同意交件時間填寫工作卡或ActionMemoBrief各部，并簽字確認。各部簽字同意后，交流程管制開工作卡號或Update工作內容。流程管制拷貝副本交相關各部人員。客戶服務部創意總監創意小組視覺中心制作部Print/TVC流程管制NonePrintProduction制作部1.清楚交件時間2.安排供給商3.預估外付成本流程管制部1.開立工作卡號2.跟蹤工作進度3.準備內部成本報價單流程管制系統培訓教程第5頁交件流程-1到達要求能夠提案或交給客戶服務部創意小組檢驗文字，排版正確視覺中心經理：確保按時交件視覺設計人員：1.排版準確2.按時交件創意小組確定完稿文字/畫面準確簽字視覺中心確定完稿打印稿和文件準確簽字

LAYOUT

FINALARTWORK視覺中心CreativeWorks匯報流程制管外發費用如插圖、拍照、租片等客戶服務部創意總監創意小組制作部Print/TVC流程管制內部成本報價單Estimate印刷/出片/打樣費用電視廣告制作/拷帶費用NonePrintProduction客戶服務部確定完稿內容準確簽字流程管制提醒交件時間流程管制確定各部簽字后送交出片流程管制系統培訓教程第6頁交件流程-2創意總監：整體品質檢驗簽字創意小組：1.檢驗文字內容簽字2.檢驗色彩、圖片視覺中心：1.檢驗尺寸、簽字呈像精度2.檢驗是否掉字、掉圖制作部：1.檢驗網片/網線簽字2.檢驗打樣稿質量3.品質監控4.掌控外付成本1.品質掌控2.控制時間3.控制成本Filmoutput/ColorproofPrinting/TVC視覺中心各單位確認簽字后送交媒介客戶服務部創意總監創意小組制作部Print/TVC流程管制NonePrintProduction客戶服務部整體檢驗無誤簽字送交媒介部或送印刷創意部：整體品質檢驗客戶服務部：內容審查確認無誤后送交媒介部或送交客戶流程管制系統培訓教程第7頁流程步驟1.開立“工作卡”

1.1客戶服務部收到客戶工作要求。1.2客戶服務部填寫“工作卡*1”。1.3客戶服務部向創意部相關人員*2簡報工作，創意部同意并于“工作卡”上署名后，交至流程管制部。1.4流程管制開出工作編號并將“工作卡”拷貝副本分配給客戶服務部、創意部相關人員。1.5流程管制部建立工作檔案，工作開始。

沒有工作卡，沒有工作！*1注:工作卡（JobRequisitionBrief）—請見附本1。*2注:創意總監依據工作內容指定創意小組、視覺中心或制作部接單工作。流程管制系統培訓教程第8頁2.創意簡報

2.1創意工作發展前，必須有創意策略（CreativeBrief）*作為思索方向。2.2客戶服務部同創意總監商討后確定創意策略，并得到客戶同意。2.3客戶服務部持客戶確認創意策略同創意總監一起向創意部簡報。2.4客戶服務部、創意部達成制作時間協議后在“工作卡”及創意策略上簽字。（包含內部創意復審時間）。2.5客戶服務部將同意之“工作卡”及創意策略交給流程管制部，開立出工作編號。*創意策略(CreativeBrief)—請見附本2。流程步驟流程管制系統培訓教程第9頁3.創意發展

3.1創意部開展工作。3.2客戶服務部與創意部進行內部創意復審。（如有必要，制作經理也需參加〕3.3創意提案稿須經創意總監同意后交給客戶服務部。（即使是使用電子檔提案亦同）3.4客戶服務部將創意備檔后呈示客戶。3.5如創意需要修改，客戶服務部必須重新填寫ActionMemo*1*2同創意總監一起向創意部簡報，創意部同意簽字后送流程管制部備檔編號，并拷貝副本分配給相關人員。如創意需要修改，重復3.1-3.5*1注：ActionMemo—請見附本3。*2注：新工作必須開立“工作卡”，以建立新工作編號。而在同一工作號里發生后續跟進工作，則開立ActionMemo。流程步驟流程管制系統培訓教程第10頁4.報價

4.1客戶服務部填寫工作卡或ActionMemo交創意部及制作部簽字后交流程管制部。4.2客戶服務部提供已同意創意及全部資料（包含印刷數量、顏色、紙質、尺寸、媒介刊物）。4.3流程管制部依據已統計制作時間聯絡制作部、創意部，開立

內部成本報價單(Estimate)*1

，并交給客戶服務部。客戶部同意簽字后，將內部成本報價單返還流程管制部。4.4客戶服務部將外部報價單(Quotation)*2呈示給客戶。4.5客戶服務部將客戶已簽署外部報價單交給流程管制部，流程管制部第一時間交至財務部。4.6如工作取消，內部成本將按已完成部分實際工作時間計算。 *1內部成本報價單(Estimate)—請見附本4。*2外部報價單(Quotation)—請見附本5。流程步驟流程管制系統培訓教程第11頁5.完稿

5.1客戶服務部填寫工作卡或ActionMemo，由創意部和視覺中心經理同意簽字后，送流程管制部備檔編號，并拷貝副本分配給相關人員進行完稿工作，及通知制作部出片打樣準備。 5.2創意部安排制作完稿前準備工作。（如拍照、租片、電分、修圖等）5.3創意部向視覺中心簡報完稿制作。5.4視覺中心將完成完稿打印，并取得各部門同意后交客戶服務部。（視覺中心→美術指導→文案→創意總監→客戶服務部）5.5客戶服務部將完稿備檔后呈示給客戶。如完稿需要修改，重復5.1-5.5

5.6客戶同意并簽署完稿。5.7客戶服務部將客戶簽署完稿備檔。如客戶遇有特殊情況不能按時簽署完稿，又必須于時限內出片打樣時，須由客戶總監簽署。

流程步驟流程管制系統培訓教程第12頁6.出片打樣

6.1視覺中心人員取得簽署完稿，連同M.ODisk交給流程管制部。6.2流程管制部聯絡供給商，將完稿送交出片企業輸出分色片及打樣并按時送回。6.3流程管制部收回分色片、打樣及M.ODisk，確認是否齊全。6.4流程管制部貼上內部審核表格并取得各部門同意后交二份打樣稿給客戶服務部。（制作經理→視覺中心→美術指導→文案→創意總監→客戶服務部）6.5客戶服務部將呈示二份打樣稿給客戶，一份客戶備底，一份簽署完償還廣告企業交流程管制部備底。6.6如打樣稿需要修改，客戶服務部需重新填寫ActionMemo對創意部、視覺中心及制作部作出簡報，并抄送流程管制部。

如打樣稿需要修改，重復6.2-6.6流程步驟流程管制系統培訓教程第13頁7.媒介/印刷

7.1客戶同意并簽署打樣稿。7.2客戶服務部將客戶同意打樣稿交還流程管制部。7.3流程管制部保留一份客戶已同意打樣稿存檔。7.4流程管制部把客戶已同意打樣稿（包含菲林）交給客戶服務部。7.5客戶服務部將菲林交給媒介部，送至報館。7.6如有印刷品，制作部與流程管制部安排印刷時間，并通知客戶服務部。7.7制作部按時完成印刷品，并安排遞送*1。*1全部印刷品，運輸前樣本需交給客戶服務部批核。

流程步驟流程管制系統培訓教程第14頁8.開立發票

8.1在每個月底(24日)前，客戶服務部要負責決定本月可結束工作并可向客戶收費，流程制管部整理全部供給商發票，如還沒有收到，應提醒相關人員深入與供給商跟進。8.2月底，客戶服務部填寫工作結束單*。8.3流程管制部收到工作結束單，將集齊供給商發票、采購訂單及已簽回報價單一起交給財務部。8.4財務部安排向客戶收費及支付供給商貨款。*工作結束單—請見附本7。流程步驟流程管制系統培訓教程第15頁9.資料儲存

9.1工作結束后，依據每個客戶，流程管制部會把全部客戶已簽署打樣稿、報價及采購訂單歸檔存放。9.2全部底片在工作結束后交由流程管制部歸類儲存，以備后用。9.3視覺中心將已完成電腦完稿檔案存入磁盤，并備檔存放。

流程步驟流程管制系統培訓教程第16頁1.序言

全部供給商工作指定必須附有本企業采購訂單*(PurchaseOrder)。

(全部Freelance工作亦包含在內；如插畫，Interaction創意制作等…)。

采購訂單是本企業對供給商所提供服務及雙方同意價錢作出確實認協議。

企業不會接收沒有采購訂單供給商發票。供給商必須在工作結束后七天內將發票寄至本企業。如客戶部或創意部直接聯絡與供給商工作，必須先至流程管制部處開出采購訂單，才可進行工作。全部由創意部、制作部及客戶服務部發出采購訂單，如采購成本超出原有給客戶報價，必須得到客戶服務部總監和總經理簽署同意。

流程管制要掌握工作進行中一切費用，并確保每筆費用都有收費。*采購訂單—請見附本8。采購訂單流程管制系統培訓教程第17頁2.程序

2.1 創意部、或客戶服務部向制作部提出外發采購申請，并清楚簡報工作要求。 2.2 制作部聯絡供給商并搜集三家報價，填寫“采購訂單”。2.3 制作部交采購訂單給流程管制部，流程管制部開立“采購訂單編號”。 2.4 全部供給商報價統一由流程管制部交創意部/客戶服務部主管及總經理簽核裁定。 2.5 流程管制部準備內部成本報價給客戶部。 2.6 流程管制部將以簽字核定“采購訂單”傳給供給商，并請其簽字確認傳回。 2.7 流程管制部保留采購訂單原件于檔案內。 2.8 供給商在工作完成后將發票連同采購訂單寄至流程管制部。

任何沒有“采購訂單編號”及取得簽字核定采購訂單，企業概不付款。采購訂單流程管制系統培訓教程第18頁

2.8全部發票應連同采購訂單送到流程管制部處。

2.9流程管制部把發票查對于采購訂單，保留復印一份并在工作結束后交給財務部付款。

*注：如發票上未附上采購訂單，廣告企業將會拒付供給商貨款。采購訂單流程管制系統培訓教程第19頁1. 序言

Freelance服務會在企業人手不足情況下才會聘用。在聘用Freelance服務前，創意部必須填寫“采購訂單”并取得流程管制部開立采購訂單編號后，交創意總監/客戶服務總監及總經理審批。

Freelance發票，應在工作結束后七天內連同采購訂單送至流程管制部。無發票者，依要求必須扣繳稅款。

企業將拒絕支付不經過正確程序聘用Freelance服務款項。

Freelance服務若無法提供三家報價，則應另行向客戶服務總監及總經理說明。Freelance服務流程管制系統培訓教程第20頁2.程序

2.1創意部從流程管制部處取得“采購訂單”。2.2創意部填寫采購訂單，列明工作詳情及金額并取得流程管制部開立“采購訂單編號”。2.3由流程管制部統一交創意總監/客戶服務總監及總經理簽署批核。2.4流程管制部將采購訂單傳真至Freelance處，確定所需服務并請其傳回。Freelance服務流程管制系統培訓教程第21頁出片打樣

要提前把媒體出片清單給我，我會按照你們提供媒體清單上要求填寫輸出企業出片單據請在給我之前要確認好以下幾點：媒體名稱所需要顏色（單色、4C）出血尺寸網線（雜志是150-175線、報紙是80線-133線，主要是依據投放媒體而定）要出數量完成時間提醒：以上六點是最主要，輸出企業在我們企業附近，五一后國家要求打樣企業必須搬到5環以外，給尤其急工作帶來了不便，在這里提醒各位，提前有媒介出片計劃最好是能提前出，即使有問題了也能夠來及重新出，我不贊成只出片不打樣，因為我們做好文件到了輸出企業需要轉存，這么話中間可能會出現問題，假如只要片子話極難查出細微錯誤地方，而且也無法判斷顏色是否正確，給媒體登載會很危險。流程管制系統培訓教程第22頁平面制作客戶經常會有不一樣平面制作工作，我把長出現制作物品周期及要注意地方介紹一下：平面印刷品

a普通4色印刷（3天）

b特種紙4色印刷（7天，也要依據紙張而定）

c后期制作包含復膜、刀膜、打籠、壓線、折頁、起凸、壓凹、騎馬釘、燙金、燙銀、平裝、螺旋釘、裱糊、串繩等工藝（7天）

d特殊制作要依據實際情況而定2.光盤印刷刻錄（5天）3.禮品制作提議：數量少話購置現成禮品，數量多話能夠制作，因為現在好多禮品需要開模具，普通開模具時間較長費用較高，假如數量不多話開模具成本和時間都不合算，即使是現成禮品也要提前一周到10天通知制作部，因為禮品大部分集中在南方，我們需要時間尋找，而且也需要路上往返運輸時間。4.外包裝（15天）5.噴繪（3天）流程管制系統培訓教程第23頁TVC制作以下是完成工作所需大約時間，請參考錄制播出帶數量在10-40盤最少需要1-2天時間錄制播出帶數