煙臺汽車展覽會管理信息系統應用方案一、方案目的隨著經濟國際化、全球化和行業展會舉辦次數不斷攀升以及檔次的不斷提高，對展會的管理提出了更高的要求，特別是信息化的管理顯得非常的緊迫。通過信息化管理手段可以解決手工文件管理的不規范和低效率的問題。本應用方案提出了通過信息化手段實現各項資源有效管理，規范組織者的管理流程，提升組織者的管理水平。展覽管理信息系統應用后，極大地提升了整個金諾會展公司的管理水平和決策效率，在財務管理、人員管理、銷售力度方面都有了，很大的改善，實現了質的轉變。二、方案內容該公司研發實施的會展管理信息系統，包括前臺管理、行政管理、業務管理、觀眾部門管理、財務管理，它是各個部門管理的綜合，整體運行是由總經理全權負責。（一）前臺管理前臺是公司形象的代表，同時很多打印錄入工作都是在前臺完成的，因此，前臺管理是該公司重要的組成部分，對前臺管理在要求上細化到位。在接聽來電并記錄電話內容，轉告相關項目經理。對于在系統的要求就是要協助各個部門完成工作，這是該公司信息系統的基礎，以后發生的各項服務都建立在此基礎之上。（二）行政管理行政是公司內部結構中心，相關的會議培訓、公司人才的招聘大小事務的處理都是行政在做。在整個系統中，行政處于支撐狀態，行政在數據庫中作為共享的角色。共享公司新人培訓、每個項目組的會議、會議室的預定（三）業務部管理業務部是會展公司的定力支撐，整個展會的運作都是依靠業務部來運營的。對于業務部，數據庫里導入相關各個項目組的參展商或者有意向參展的客戶。公司里面分為各個項目組例如：機床部、自動化部。各個部門有獨立的帳號和密碼、并有屬于組內的客戶信息，這一項可以共享給其他項目組，看項目經理的意思。參加全國各地的展會收回來的相關資料及時導入數據庫作為為即將開展的展會做鋪墊，或者讓觀眾部的導入系統也可以。（四）觀眾部管理觀眾部俗稱招商部，是負責為展會邀約觀眾的部門，同比業務部的職責。只要跟金諾即將開展的展會相關就去展會現場發資料邀請觀眾，同業務一起前往。對于企業也同樣發放資料，如果允許就收取名片。跑各個地市相關展會行業的市場，收取名片，展會結束之后統一錄入系統，并資源共享。（五）財務管理對公司經營情況的查詢及對前臺提供的信息報表進行整理，包括今日進單情況表，進的企業報表，企業到款日報表，總企業數目統計表，日常出納情況表：通過報表，參展企業報表，企業到款情況表，展位費到賬登記統計表，總結賬報表其他費用統計表。財務部門通過該公司會展管理信息系統，對各個部門單獨成本核算，做到能隨時查出公司的效益狀況，為公司領導層提供最真實的決策依據。信息系統能清晰的看出各部門在整個公司運行中的狀況，能有針對性的解決運行中的問題，能更好的協調各部門為公司整體運行服務。三、方案參與者該公司會展管理信息系統方案的參與者有總經理、副總經理、項目經理、行政人資經理、財務管理等人員。四、方案實施方式金諾會展公司項目實施整個項目實施可以分為三個階段；第一階段：項目準備，這一階段主要是進行用戶需求調研、討論和分析，制定項目實施計劃，準備培訓教材，擬定初步的項目應用方案。第二階段：項目建設，這一階段的工作是進行系統安裝、項目組培訓、組織測試、確定基礎數據準備方案和方案的完善。第三階段：項目交付，這一階段是整個項目實施的關鍵，也是任務最重的時期。首先對青島金諾總部及所屬分公司的全體人員進行了集中培訓，并進行考核；制定新舊系統切換計劃：按照初始化方案開始建帳、分配權限、監督檢查各核算單