第9章

商務會議禮儀9.1會議禮儀9.2新聞發布會禮儀9.3展覽會禮儀學習目標理論目標：掌握會議、新聞發布會和展覽會的概念。把握其準備工作、工作程序與本卷須知等相關知識。實務目標：掌握會議、新聞發布會、展覽會中的各種禮儀標準和根本議程。案例目標：運用所學的會議、新聞發布會、展覽會的根本議程和禮儀標準等知識，研究相關案例，培養和提高學生舉辦各種會議的問題分析與方案決策能力。實訓目標：引導學生參加針對會議、新聞發布會、展覽會的實踐活動，在了解各種會議的準備工作、根本議程的相關資料、法律和職業道德要求的根底上，在切實體驗商務會議等有效率的活動中，培養學生專業能力和職業核心能力，通過踐行職業道德標準，促進學生健全人格的塑造。引例：特色展覽會美國加州杏仁商會為了在中國推廣和銷售杏仁，準備利用展銷會的形式宣傳推廣產品。經過調查分析，他們籌劃了系列“健康人生巡回展〞，希望在消費者心目中樹立杏仁有利于健康的形象。他們選擇具有影響力的大型商場進行展覽活動。并利用各種形式最大限度地加強了加州杏仁的宣傳推廣。為了加大宣傳加州杏仁的力度，加深人們的印象，組織者要求表演者穿著統一印有加州杏仁商會標記的服裝。舞臺背景幕墻及舞臺覆蓋物均設計成綠色的杏仁生長的田野圖案。現場免費為小朋友發放印有加州杏仁商會宣傳語“送給幸福的人〞的彩色氣球。主持人不斷地忙著在舞臺上帶著小朋友做游戲，并指導現場的觀眾參加健美活動。另外，加州杏仁商會的桔祥物也出現在此次活動之中，頗受現場觀眾喜愛，引得媒體記者爭相拍照留念。活動吸引了數十萬觀眾參加，給消費者留下了深刻的印象，實現了產品信息的傳遞。同時通過眾多媒體的關注和報道，成功拓展了中國市場，到達了預期目的。9.1會議禮儀

會議會議是有組織有領導地商議事情的一種活動。會議具有以下四個特點：首先，會議是有議題的其次，會議是有組織的再次，會議是有步驟的最后，會議是有領導的9.1.2會議的準備任何會議都必須有辦會者、主持者、發言者和聆聽者四種人。不同的人在參加會議前都要有所準備。1〕辦會者的準備工作〔1〕建立組織〔2〕明確任務〔3〕安排議程和議題〔4〕確定與會人員〔5〕發出通知〔6〕會議簽到〔8〕預算〔7〕餐飲安排2〕會議主持者〔1〕宣布開會；〔2〕全體起立，奏國歌；〔3〕領導講話〔或做主題報告〕；〔4〕分組進行討論，或進行大會發言；〔5〕總結發言；〔6〕宣布散會。3〕發言者〔1〕儀表整潔〔2〕發言內容要周全4〕聆聽者〔1〕接到會議通知后，做好參會準備，安排好自己的工作、時間等。〔2〕要預備好必要的輔助工具，如紙、筆、錄音機、電腦等。〔3〕要仔細閱讀會議下發的材料，了解會議情況、掌握會議宗旨。【職業道德與營銷倫理9-1】

殘疾人的需要某公司會議本卷須知有如下規定，如果會議的參加者有殘疾人，那就給他們特殊照顧，事先了解他們的需要是否安排妥當。比方把要用電氣設備的殘疾人，安排在離電源較近的位置上，對于聾啞人員或有嚴重聽力障礙者，應安排在能看見發言者的地方，或者安排手語解說員。如果是坐輪椅的參加者，應考慮方便其入場，有必要時幫助其入座，并保證方便出入。如果有盲人參加會議或者視力有障礙，應準備盲文材料，或者坐在他旁邊的人盡量幫他做一些描述，不要讓他們受冷落。問題：該公司會議本卷須知的這些規定符合企業倫理要求嗎？請說明理由。分析提示：公司這樣的決定考慮到殘疾人的特殊要求。考慮的是比較細致，也比較全面，在舉國上下構建和諧社會的形勢下，每個人、每個企業及其他社會組織，都應關心殘疾人的需求，讓他們和我們健全人一樣沉著參加社會的各種活動。這既符合企業營銷倫理要求，也符合社會公德要求。9.1.3會議中應恪守的禮儀標準1〕辦會者〔1〕做好接待〔2〕現場效勞〔3〕會議記錄〔4〕編寫簡報〔6〕協助返程〔5〕處理材料【同步案例9-1】

小何的懊悔公司年度銷售工作總結大會召開在即，前一天小何和業務部門的同事一起布置會場，最后擺放座簽時，部長特意囑咐小何，“左大右小〞，小何自以為明白了，先將董事長的名簽放在主席臺的中間位置，然后依次是總經理、副總經理分別列其左右，不過小何擺放時，是面對著主席臺擺放的，這樣一來左右正好顛倒過來了。第二天會議按時召開，就坐時，總經理也沒看主席臺上的標簽，習慣性的坐到了董事長的左側，坐下后他發現面前的標簽上寫的不是自己的名字，總經理自我解嘲地笑著起身和副總經理換位置，似乎并沒在意。但坐在臺下的小何卻渾身不自在，特別是看到部長投來的埋怨眼神，他心里真是懊悔不已。問題：你認為小何懊悔什么？你從中應汲取什么教訓?分析提示：擺個座簽這是很小的一件事，但小何由于辦事不認真，不嚴謹，小事釀出了大難堪。工作中無小事，事事要關注。2〕主持者〔1〕主持者要按事先協商好的議程組織會議，努力確保會議按照既定議程進行。〔2〕主持者要認真掌控會議時間〔3〕主持者要善于掌控會場氣氛3〕發言者〔1〕要求發言的內容適合聽眾〔2〕要情感真實〔3〕在現場發言時要自謙自重〔4〕寬待其他發言人4〕聆聽者〔1〕保持安靜。〔2〕不要逃會。〔3〕聚精會神。〔4〕筆錄要點。9.1.4會議應注意的禮儀事項1〕辦會者應注意的事項〔1〕切忌為開會而開會。〔2〕切忌對會議期望過大。〔3〕切忌辦會人員在會場中高聲講話，致使發言人的思緒受到擾亂。〔4〕切忌會議形式貪大求洋。能〔5〕切忌會議內容冗長繁雜。〔6〕切忌工作人員失職〔7〕會議結束后，辦會者要將會場收拾干凈，物歸原位2〕主持者應注意的事項〔1〕未經會議主席團授權，主持人無權對會議的議程進行調整〔2〕不要拖延會議時間3〕發言者應注意的事項〔1〕男性發言者在會議上出場亮相時忌不修邊幅、蓬頭垢面、異味撲鼻。也忌發言時戴帽子、手套、墨鏡，或是穿風衣、披外衣。女性發言人在裝飾上切勿過分搶眼、招搖，佩戴首飾時，不要給人以浮華、輕佻之感。〔2〕發言者的內容不要閉門造車，無的放矢，選擇材料時不生編濫造。〔3〕發言者在發言時不使用任何對聽眾不尊重的語言，動作和表情。〔4〕發言時不要拖時間。4．聆聽者應注意的事項〔1〕參加任何會議，都不應當遲到或者缺席不到。〔2〕在發言人或主持人講話時，不允許有意起哄或是直接制造有礙的噪聲。〔3〕當與發言者意見相左時，不應當隨意打斷發言人的發言，或是大聲予以斥責、討論、吹口哨、拍打桌椅、跺腳亂踢等，也不允許對發言者鼓倒掌，更不能馬上退場、不辭而別。〔4〕不允許在會議期間心神不定、“魂游〞會場之外，不允許開會時神不守舍、用心不專，或眼望窗外；不允許會議期間疲勞困乏打瞌睡，伸懶腰、揉眼睛、撓頭發等。9.2新聞發布會禮儀

9.2.1新聞發布會新聞發布會又稱記者招待會，它是以企業的名義邀請新聞機構的有關記者參加，由企業的專門人員以會議的形式向新聞媒體的記者發布重要信息或介紹情況，并接受記者采訪，答復記者提問的一種特殊會議。新聞發布會具有以下特點：1〕正規隆重2〕雙向互動3〕傳播廣泛9.2.2新聞發布會的準備1〕明確新聞發布會的主題企業新聞發布會的主題大致有三種〔1〕發布某一消息，如企業推出新產品、新效勞。〔2〕說明某一活動，如企業舉行的大型促銷活動、展覽會等。〔3〕解釋某一事件，如企業產品質量出了問題，企業營銷策略遭遇了市場競爭對手的挑戰，售后效勞有了重大疏漏，企業除了重大事故等。2〕選定新聞發布會舉行的時間〔1〕避開節日或假日；〔2〕避開本地的重大社會活動；〔3〕避開其他單位的新聞發布會；〔4〕防止與新聞界的重點宣傳報道撞車3〕確定新聞發布會的地點4〕確定新聞發布會的主持人和發言人5〕確定邀請記者的范圍6〕制定新聞發布會的議程7〕準備好新聞發布會所需資料8〕新聞發布會的席位擺放〔1〕課桌式。〔2〕回字式。〔3〕圓桌式。9〕做好預算課桌式回字式圓桌式【同步案例9-2】

“通知〞惹得麻煩某公司就自己新開發的一個新產品系列，想通過新聞發布會形式推向市場。時間安排在周一上午10點鐘，眼看時間就要到了，可是前來參加新聞發布會的媒體代表只有三四個人，總經理非常焦急，詢問負責發放通知的辦公室主任小王，小王說：“我都通知到了呀〞。總經理想了一下又問：“你是怎么通知的？〞小王說：“我給各媒體單位一一打了，他們也應承要來參加，可誰想到他們都沒來〞。總經理聽后氣不打一處來，但只是瞪了半天眼睛沒有發火。他拍著自己的腦袋說：這也怪我沒交代清楚。問題：你認為小王負責通知記者這件事上有什么過失？總經理說自己沒有交代清楚，是說沒有交代清楚什么？分析提示：會議通知，事關與會人員到不到會，什么時間到會的問題，除了提前發出邀請函，會議前一天還應再打提醒和確認。特別是一些重要會議，一定要再次熱情邀請。9.2.3新聞發布會的議程及禮儀要求1〕簽到2〕會議開始3〕發言人演講4〕答復記者提問5〕宣布會議結束6〕安排其他活動9.2.4新聞發布會應注意的禮儀事項1〕新聞發布會主持人應注意的禮儀事項〔1〕主持人不要隨意變更會議程序，也不要隨意變更主題，不可與記者發生沖突。〔2〕主持人會前不要單獨會見記者或提供任何信息。〔3〕主持人不允許越俎代庖，也不允許與發言人公開頂牛。2〕新聞發布會發言人應注意的禮儀事項〔1〕發言人在發言和答復以下問題時，不能條理不清，沒有重點。〔2〕發言人面對記者提出的一些鋒利而棘手的問題，或巧妙答復、或直言無可奉告，切不可向對方惡語相加，甚至粗暴的打斷對方的提問。〔3〕發言人與主持人要相互尊重、相互配合，當主持人邀請某位記者提問后，發言人一般要給予對方適當的答復。3〕新聞發布會后應注意的禮儀事項〔1〕整理會議資料。〔2〕收集各方面反映。【職業道德與營銷倫理9-2】

尊重別人發言小徐平時好說好動，即使在公司各種會議場合，別人在臺上發表對某個問題的看法，他在臺下也要一邊嘟囔，一邊做出古怪的表情；別人在臺上公布獲獎名單他會在臺下與別人不停嘀咕；別人在臺上做分析報告，他在底下向前后左右講街頭新聞。有好心職工提醒他，但他毫不在意。問題：小徐這樣做，會給他本人帶來什么影響？分析提示：別人發言時小聲嘀咕，首先是對發言者不滿和抗議，其次容易影響會場秩序，再次影響個人在公眾中的形象。不該別人說話時你在那里嘀咕，也容易使人產生疑心和反感。9.3展覽會禮儀

9.3.1展覽會展覽會是指企業為了介紹本單位業績，展示本單位的成果，推銷本單位產品或效勞，以集中陳列實物、模型、文字、圖表、影像資料供人參觀了解的形式，所組織的宣傳性聚會活動。9.3.2展覽會的準備1〕明確展覽會的主題2〕確定時間、地點3〕展覽內容的宣傳4〕展覽會的布展制作5〕平安保衛事項6〕輔助效勞工程7〕經費的預算9.2.3展覽會中的禮儀要求1〕參展方人員的禮儀〔1〕企業的工作人員要注意自己的形象，穿著應莊重。〔2〕企業的工作人員要善于運用解說技巧，要以熱情、誠懇的原那么接待每一位參觀者。〔3〕企業的工作人員應恪盡職守、各盡其責，認真做好產品的宣傳推廣工作。〔4〕企業的講解員要注意語言流暢，語句清晰、聲音洪亮，對于介紹的內容要實事求是，并突出企業展品特色，必要時還可做一些現場示范。2〕主辦方人員禮儀〔1〕主辦方工作人員要注意形象，穿著要莊重、舉止要文雅。〔2〕搞好與各參展單位的關系，做好各項效勞工作。〔3〕主辦方人員應自覺樹立防損、防盜、防火