檔案公文數字化加工方案檔案公文數字化加工方案昆明廣聚信息咨詢有限公司為企事業單位提供專業的檔案數字化加工服務。引進資和信、TRS等國內先進的檔案數字化管理和數據加工系統，充分發揮我公司經驗豐的團隊優勢，為各級檔案管理機構、政府機關、社會團體、信息中心、大中型企業提供完美的檔案數字化解決方案。我們提供的服務有：檔案整理、文檔掃描、綜合檔案數字化工程及后續維護與加工服務。服務形式包括：提供先進的加工軟件與實施流程、委托加工服務、上門加工等。面向各級檔案館的數字檔案館?基礎設施的建設：硬件、網絡和集成方案，確定系統配置和應用平臺；?檔案管理系統的開發：建立相關的規范、制度、標準和流程；?建立數字化加工系統：實現館藏資源的數字化；?建立安全保密體系：檔案的權限控制、PKI系統的建立、數字簽名、電子印章、數字水印數據加密技術的實現?提供信息服務、對檔案進行開發利用：全文檢索系統、各類查詢手段，檔案信息的編研和發布，用戶的身份認證?實現其它系統的接口和數據轉換：與其它系統接口，形成電子文件的自動歸檔，接收標準數據，形成可以永久保管的檔案資源政府機關檔案數字化隨著電子政務工作的開展和深化，面向機關政府的數字檔案解決方案成為電子政務的重要組成部份。以前端控制、文檔的自動收集和整理為核心的檔案數據采集，以安全存儲、開發利用為主的日常業務網絡化的資源管理，集成多種安全技術、多種查詢手段的信息服務是政府機關數字檔案管理系統的主要內容。企業檔案數字化采用大量核心技術，針對門類繁多、專業分類復雜的企業檔案進行有效的收集、整理、存儲和管理，并通過分類檢索、跨類檢索、全文檢索等手段實現網上信息服務，并通過網絡達到宣傳企業形象的目的。其中檔案管理平臺技術、多文件瀏覽技術、多媒體檔案管理、數字簽名、電子印章、工程模板、全文檢索、OCR應用、和大量企業管理系統的接口和集成等方面都是我們建設企業數字檔案館的技術優勢。1、檔案管理系統的軟件體系結構采用較流行的軟件模型是Client/Server和Browser/Server，即客戶機/服務器、瀏覽器/服務器結合的體系結構。2、漢字內碼全面支持GB18030和UNICODE3、系統支持大規模分布式結構，具有負載均衡處理和良好的并發處理能力，支持大用戶量訪問，當用戶訪問量和數據量劇增時，系統仍有很快的響應速度4、 系統支持對檔案文件的掃描、識別、校對、審核一系列的數字化加工后自動錄入到TBS全文信息庫中。5、 對于類別、建檔日期、機構、責任者等具有行業特點或各單位內部信息，允許用戶自行定義，以適應本單位的需要。6、 系統方便地閱讀檔案原文支持文本、圖片、音視頻等多種格式的電子文檔，DAS系統提供圖形文件瀏覽器，采用TBSImage控件來對圖形進行放大、縮小、滾屏、自動翻頁、局部考屏、打印、下載、文字識別（OCR）等操作。7、 進行字段、全文檢索和復雜的表達式檢索，支持中文、西文、中西文混合全文檢索；強大的全文檢索支持任意次二次檢索和跨庫檢索功能。數字化干部人事檔案管理系統系統簡介日常業務管理實現干部人事檔案管理工作中對干部檔案、材料的收集、鑒別、整理、保管、轉遞、統計、查閱等業務功能，主要由四大功能組成：檔案案卷管理、檔案材料管理、檔案審核以及系統維護。數字化檔案采集系統數字化檔案采集系統主要完成對紙質檔案材料的數字化采集處理功能.系統提供了目錄整理、信息采集、數據審核三大功能，并利用現化代網絡技術，實現多人多客戶端，對多本檔案，不同材料同時采集功能，是一套高效、快捷檔案數字化采集系統。數字化檔案網上查閱系統數字化檔案查閱系統，是以全省組織系統專用資源網為網絡基礎，采用B/S（瀏覽器/服務器）模式架構，在組織系統內部實現了本地及遠程查檔、閱檔功能。系統在安全方面進行了方考慮：可按日期、時間或長期有效等多種方式，完成閱檔授權；閱檔過程進行詳細的日志記錄；信息采用加密信道傳輸等多種方式，使系統運行更加安全可靠。系統實現目標為了研制開發出一個真正貼近實際業務的企業檔案管理系統，我們對工商管理部門的實際業務需求進行了詳細調研分析。通過調研我們總結出，一套適合工商局實際工作需要的檔案數字化管理系統，除計算機網絡軟硬件平臺外，應用軟件部分應包括工商檔案管理軟件、大容量存儲管理系統、企業檔案的電子化處理等部分。該系統要求達到以下目標企業檔案資料的電子化處理。將現有的企業檔案資料分類掃描成圖像文件，并進行科學的分類存儲，建立相應的檔案數據庫，以便能快速、簡便地查閱。要對每一檔案都設定權限。從對檔案的操作角度設定無權限、查看權、修改權，從瀏覽權限按原件內容的不同，設定查詢人員是否可以查看、打印某些原件。系統要有高度嚴格的安全性及保密性。要滿足工商企業管理部門對外查詢服務需要，以及在Intranet/Internet網絡上的需要（如：紅盾網等）。提供通過局域網、廣域網對工商檔案條目信息的查詢，甚至包括對原件的查閱，同時，針對查詢的具體要求，還能限制檔案頁僅被查看，而不能打印或存盤。對于工商企業檔案不斷變化的特性，要能科學高效的進行管理。工商企業檔案由于企業變更、年檢等方面原因，經常要發生變化，整個案卷處在一個動態的存在過程中。不僅如此，企業的吊銷、注銷等復雜的情況，也將影響整個企業檔案的狀態。這對于企業檔案管理工作者來說是非常繁重的一項工作。針對以上工商部門的具體業務要求，天津津科軟件開發有限公司研制開發的工商檔案管理系統，由如下典型的功能系統組成。工商企業檔案數據庫管理系統大容量存儲管理系統WEB檔案原件檢索顯示系統系統的特點津科JI-130工商檔案管理系統嚴格按照“功能強大、操作簡單、界面美觀”的設計宗旨，真正實現了網絡化管理，是適應新時期工商企業檔案管理現代化需求的軟件。本系統主要包括企業檔案管理、系統維護、用戶查詢三大部分。每一個登錄到系統的操作人員依據注冊名稱及登錄密碼可以進入權限限定的模塊，執行事先限定的操作（不同的人員及登錄密碼可具有不同的操作權限）。對于所有的重要操作及信息都有特別防范措施并記錄日志，系統具備數據備份與恢復功能，可以杜絕任何由誤操作或惡意刪除造成的數據損失。下面將JI-130工商檔案管理系統主要特點描述如下：檢索和查詢統計系統采用智能模糊檢索技術，對于用戶提供的信息進行自動分析處理并采用最佳查詢分析方案，確保在大數據量下的查詢效率。系統為了方便用戶的使用，同時提供了多種檢索方式如：組合條件檢索、快速檢索、記錄定位。其中，組合條件檢索需要用戶指定檢索邏輯條件，需要的話還可以保存下來，以后可以直接從主界面的檢索條件列表中選取執行，系統將根據用戶指定的條件找到符合條件的記錄；快速檢索的表現形式與用戶平常使用的錄入界面類似，只需要在相應的項目中輸入要檢索的內容即可完成檢索；記錄定位類似于windows的查找功能，可以幫助用戶快速找到符合某條件的一條或多條記錄。用戶可以根據自己使用中需要的不同從這幾種檢索方式中靈活選擇。另外，對于用戶日常使用中的統計的要求，系統提供了文件綜合情況統計報表、數值型項目比較統計報表、企業檔案頁數統計報表。用戶可以根據自己的使用需要使用統計或打印功能。企業檔案類型可靈活定義系統提供了靈活的檔案類型定義、項目調整功能，用戶可以根據自己的要求進行設置。本系統中，企業檔案的項目可以由用戶自己定義。用戶可以根據自己的要求增加、刪除或修改項目。比如說，用戶在使用中發現自己經常要用到的項目中有一項在系統中不存在，那么，通過結構定義功能，用戶能很方便的把問題解決。在保證操作簡便實用的前提下把最大的靈活性提供給用戶，這是我們的一貫宗旨。數據安全性系統的安全性和保密性，對于企業檔案資料的保存非常重要。需要對數據存儲、備份、查詢和打印采取嚴格的安全保密措施。為此我們在多個技術環節采用了有針對性的安全措施。在線運行：系統采用了RAID5容錯的磁盤陣列技術，保證了系統正常運行，有較高的運行安全性。備份：系統有完善的光盤和磁帶的備份和恢復功能，保證了數據的安全。利用光盤的不可改寫性，通過妥善保管好備份光盤的方法，保證了數據與原稿的一致性。圖象文件在動態利用過程中的安全性：在被訪問圖像文件經加密轉換后再保存，查閱時需要解密才能顯示。每份檔案的圖像文件都設置有不同的密級，通過采用多級權限、用戶身份證實管理、檔案數據和原件信息分開存放、防火墻等安全控制措施，有效保證了系統的保密性，使系統以及系統內的數據不被非法訪問、修改和破壞。另外系統還提供了對閱讀、下載和打印權限獨立設置功能，使得用戶只能瀏覽，而不能打印和下載。完備的事務處理機制：不管是對于原件數據還是對于數據庫中的數據，系統完全采用了事務處理機制，確保了數據的完整性和正確性。在處理過程中一旦出現錯誤，系統將利用回滾恢復到正確的狀態下。權限管理機制為了保證系統的安全性和保密性，系統中引入了權限管理機制。系統將用戶分為四種，包括超級用戶、操作員、一般用戶、企業用戶。每一級別的用戶，根據權限不同可進行數據庫和電子原文的增、刪、改操作，電子原件的調閱、打印等。對于一些關鍵性操作，系統將按照用戶名記錄日志。用戶登錄的時候，系統將根據用戶名對用戶身份進行智能識別，然后根據用戶身份和權限構造應用集成環境。對于用戶來說，他看到的工作環境與其他人可能不盡相同，個性化的設置使系統更具特色。圖像處理對掃描后的電子文件（圖像）進行處理是在工商檔案管理系統中最常遇到的，如何在這一環節上保證處理效率，不帶來瓶頸，從而使系統的負載平衡，效率達到最佳，也是我們需要解決的問題。對此，津科公司也有自己的專有圖像處理系統進行處理，該系統平滑的掛接到我們的工商檔案管理系統中。對于工商檔案管理系統來說，整個系統有成千上萬幅檔案圖像，圖像壓縮比是系統成敗的關鍵之一。圖像掃描有黑白、灰度、彩色三種模式，圖像壓縮分為有損壓縮和無損壓縮兩類。圖像的存儲格式有許多種，壓縮比較高的有TIFF、JPEG、GIF等。而TIFF可以支持多層存儲格式，是目前公認的實現電子檔案存儲管理的格式，我們采用了TIFF標準格式同自主圖象處理算法相結合的關鍵技術，確保了數據壓縮的高效性和圖像數據的可交換性。在此基礎上，對圖像進行再次的壓縮和變長加密，使數據的冗余程度達到最小并確保數據安全。原件的查詢原件的查詢是用戶在使用本系統中最常用到的功能之一，為了使用戶操作系統更加方便，我們特別處理了圖像預覽功能，用戶在查詢原件的時候，能夠從繁雜的原件頁中快速的找到想要查看的原件。同時整個企業的電子原件，由于一些頁具有保密特性，因此系統設置了對頁一級的權限設置，包括是否有查看權，是否有打印權限等，從而限制了這些頁的顯示和打印過程。數字檔案館圖書館Aware綜合檔案管理系統將以專業的、易用的資訊管理平臺對檔案資訊資料進行統一集中管理，使各級單位、行業內的業務部門和檔案部門之間實現數位（電子）檔案資訊自動歸檔和共用，能及時方便地查詢利用有關檔案資訊。方便地使用各種電子文檔（支援255種文檔格式），與OA系統無縫隙連接，可以線上編輯、流覽文檔，編輯時獨占功能，確保版本唯一。清晰的目錄結構，便于文檔的歸檔和查詢。依照企業組織架構為主樹目錄，提供視覺化的樹狀流覽方式。完整的文檔許可權管理針對電子文檔目錄可以對單個用戶或者群組設置訪問許可權；針對檔可以設置共用、不共用、私有許可權。實用的模版功能完善的工作流程確保檔案的正確性。個性化定制的文檔流轉、傳閱、審批功能直接進行回復（同意、擬同意和不同意）并可以填寫相關的說明，支援多級審批。強大靈活的文檔檢索功能通過標題、關鍵字、作者等索引資訊進行文檔的檢索；通過全文檢索引擎，對文檔的內容進行全文檢索。與高速掃描器緊密結合，實現傳統文檔電子化高速檔掃描，最快處理傳統檔資料；處理后的文檔直接批量的導入Aware文檔管理系統；通過強大的OCR引擎，能夠對處理后的文檔進行全文檢索。檔案數字化加工以紙張等非數字化介質為載體的檔案信息資料長期以來多數以實物的形式存放在檔案館中，這在檔案管理和檔案利用中帶來巨大難題：一方面，實物檔案資料的存儲異常困難，而且隨著檔案資料數量的增大，安全存儲這些實物檔案要耗費大量的人力、物力和財力；另一方面，檔案資料的實物形式限制了其流通效率，使得這些檔案得不到有效利用。針對檔案館目前存在大量紙質文檔資料的現狀，結合檔案館對檔案資料快速便捷的應用需求，通過檔案數字化加工系統來完成檔案采集，并通過檔案系統實現檔案管理和檔案利用，主要體現在以下三個方面：*檔案采集的主要任務是對館藏檔案進行數字化加工，針對紙質檔案、多媒體檔案進行數字化處理和轉換，完成館藏檔案的數字化；*檔案管理的主要任務是通過建立海量存儲備份、災難恢復系統和系統安全解決方案，制定相應的安全策略，以保障檔案資源的原始性、安全性、可靠性和可用性；*檔案利用通過整合檔案資源信息，以網站的方式提供各個用戶群的檔案原文級查詢。最終效果是：一，實現了對檔案館范圍內重要檔案資料的數字化管理，通過先進的查詢手段提供了高速、跨庫的多媒體信息存取服務；二，便于在一個可擴展的政府網絡應用系統上采集、處理、海量存儲、歸檔、組織、發布、利用和管理各種多媒體信息，提高了檔案利用率；最后，實現辦公自動化系統和檔案系統的無縫銜接，使先前靜止的文檔資料在應用中增值。數字檔案館系統解決方案檔案系統是數據歸檔的單位，數據十分復雜，各種形式的檔案都保存在檔案系統中，對于檔案館元數據分類和元數據標準設計根據歸檔情況來設計。數據共享系統是一個功能完備的異構數據共享系統，在企業內部局域網范圍內能夠方便快捷地實現數據的傳輸；在安裝客戶端的條件下，通過撥號上網或者其他上網方式上網，接通企業局域網，同樣能夠實現數據的遠程訪問、共享。同時該系統還提供了數據安全管理機制，通過設置用戶與用戶組、用戶權限，從而保證數據只有授權的用戶才能夠閱讀、修改、下載。系統還設置了履歷文件管理體系，能夠記錄數據/用戶的登錄情況，掌握系統的詳細工作情況，為日后的統計、調查分析服務。系統對數據的管理是分布式的，它并不要求在企業內部先集中數據，然后對數據進行管理與共享，否則，必將耗用巨大的人力與物力，做許多重復的工作。在該系統環境下，各部門，甚至每一個檔案的數據仍歸各部門/負責檔案人管理，每一位普通員工、行政助理、部門經理等只要求按照檔案內部的各項經營管理制度與程序管理檔案。數字檔案館系統隨著社會信息化進程的加快，信息資源已成為人類經濟活動、社會活動的戰略資源，而檔案是信息資源的重要組成部分。為了充分發揮檔案資源的價值，必須要解決好檔案的收集、保存和利用的問題，特別是當今時代，人類社會產生的信息量呈爆炸性的增長，檔案數量的增長也大大超越了歷史上的任何時代，檔案的載體向數字化發展，這就要求檔案工作必須要采用新的技術和手段，提高管理水平，以適應社會發展的需要，管理好檔案，為社會準確而快速地提供各類檔案信息，實現檔案信息資源共享。一、檔案管理現狀分析檔案工作包括檔案收集、檔案整理、檔案保存、檔案利用等內容。傳統方式的檔案管理工作完全采用手工方式。以手工檢索為中心的著錄卡片、目錄等，不僅在編制階段大量占用工作時間，檢索過程也非常繁瑣。另外，為了保護檔案，大中型檔案館都編制了“二套檔案”，造成保管費用高漲，大量復制文件的出現又給檔案管理帶來新的安全問題，更與檔案管理的嚴肅性相抵觸。而手工的檔案查詢方式，信息獲取和傳遞速度的緩慢。更由于檔案受到長期的翻閱，對檔案特別是歷史重要檔案造成了非常嚴重的破壞性毀損。受一些歷史和政治原因的影響，檔案工作在很長一段時間內顯得十