名目TOC\o“1-1“\h\z\u\l“_TOC_250002“《歸檔文件整理規章》操作指南 1\l“_TOC_250001“《歸檔文件整理規章》培訓材料 9\l“_TOC_250000“工程檔案歸檔組卷及整理指南 20《歸檔文件整理規章》操作指南1、實施《歸檔文件整理規章》的條件已經具備：檔案工作的側重點，由重整理、保管轉向重收集、利用，供給更多更完善的信息效勞上來；計算機技術在檔案治理中的運用越來越普遍。2照片等其它類型檔案的整理。各機關、團體的紙質文書檔案，企業、事業單位所形成的黨群、行政治理、經營治理、生產技術治理等四大類材料整理均應按省局《實施方法》進展。3、歸檔文件整理的根本步驟：分級別：將收集來的文件按本級、上級、下級分開，上級、下級文件按收文的時間挨次排列，本級文件按有文號文件、無文號文件、會議文件的挨次排列。分類、確定保管期限：各單位檔案部門要深入到本單位各工作部門，了解文件的形成和辦理狀況，將各部門工作活動中形成的全部文件材料，按部門一一列出，依據國家有關規定，提出本單位的歸檔范圍及保管期限的意見，將其反響各部門修改和補充，整理出本單位的歸檔范圍及保管期限表，條款宜細不宜粗。強調一點，一般各單位召開的重要會議所形成的成套歸檔文件，各單位的重大活動、重要大事等形成的整套歸檔文件，應以其中主要文件的價值來確定整套歸檔文件的保管期限。裝訂：依據實踐，建議各單位統一使用不銹鋼訂書釘裝訂。文件承受左側裝訂的方法，左邊、下邊要整齊。假設某份文件特別厚，訂書機無法裝訂，需要承受五孔裝訂，為保持原狀，我認為三孔一線比較好。加蓋歸檔章：歸檔章應加蓋在文件首頁的右上方，其位置應根本保持全都。00“300輸入微機：每一份文件都必需準確無誤地將題名、責任者、文號、日期、頁0應重擬標題并抄錄為“××市檔案局關于轉發[××省檔案局關于加強汛期檔案安全治理見，附件則是具體的條文規定，或者附件是正文的重要補充和說明，假設名目中只抄錄正文題名，不能反映出附件的內容，可能造成漏檢，此時也可在正文題名后抄錄附件題〔〔附：市民公約。假設文件題名過長，超過軟件所規定的0個字節0個漢字，需進展簡化，并在備注欄注明。假設是會議材料、報表、內部信息等成套文件，則每一份文件都要作為一件輸入。例如，××工作會議文件之一：×××同志在會議開幕式上的講話；又如，情況反映第三期：×××貪污犯罪狀況的內部通報。裝盒上架：裝盒包括將歸檔文件按件號挨次裝入檔案盒、填寫備考表、編制檔案盒封面及盒脊工程等工作內容。裝盒的幾點要求如下：〔等文件除外。②不同保管期限的歸檔文件不應放入同一檔案盒。整體，直立放置時不至于使文件彎曲受損。④檔案盒只是歸檔文件的裝具，不具備保管單位的作用。因此，并不要求同一事由的歸檔文件必需裝在同一檔案盒內，只須依據件號排列的先后挨次依次裝盒，一盒裝滿長期、短期檔案集中在一起依序排列上架。4、文件的歸檔時間如何確定？〔即落款日期〕判別文件所屬年度。例如，19951996—202319951998件，這樣的文件往往統一在辦結年度歸檔。比方，跨19981999199919981999度處理的案件形成的文件材料，統一在結案年，即1999199812199911999依據《規章》規定，不只是單份文件可作為一件，正本與定稿、原件與復制件、來文與復文等可作為一件。這時判定“件”的日期，應以裝訂時排在前面的文件的時期為準。具體地說，正本與定稿為一件，以正本日期為準；正文與附件為一件，以正文日期有些文件沒有標注日期，應考證清楚，按考證日期歸檔。5、訂本式的文件材料如何裝訂？報表、名冊、圖冊等一般每冊〔本〕內容都相對完整，具有獨立的檢索價值，因此應依據其原來的裝訂方式，一冊〔本〕作為一件。去除原有的不符合要求的裝訂物。訂本式的會議記錄，要撤除原來不符合標準的裝訂物，重裝訂。6、裝訂時是否必需去除金屬裝訂物？對于裝訂成冊不便拆釘的刊物、書籍等，由于金屬裝訂物已經嚴密封裝在其中，拆釘會嚴峻損害原貌，此時可不再拆釘重裝。7、幾種特別類型文件“件”確實定重要文件〔如法律法規〕除正本外，在撰寫、印刷過程中形成的不同稿本〔包括歷次修改稿〕需要歸檔保存，如過厚不易裝訂，其正本與歷次修改稿〔包括定稿〕各為一件。一般來說，正文與附件為一件，假設附件數量較多或者太厚不易裝訂時，也可各為一件。來文與復文假設處理環節、層次多，可分別為一件?！不蚝炁鷹l，它真實地記錄了文件的形成、辦理過程，是歸檔文件不行分割的重要組成局部，應與文件作為一件，歸檔章應加蓋在閱辦單上，編頁號也要從閱辦單〔或簽批條〕開頭。會議材料一份文件為一件；活頁紙會議記錄，每一次會議為一件，訂本式的一本為一件；整本的介紹信存根為一件；刊物正本為一件，底稿為一件，假設底稿太厚件；成套文件中的每一份文件各為一件，這樣才有利于日后的查找。在計算機及網絡環境下生成的文件,無紙質定稿,或打印機輸出的定稿與正文完全全都,打印底稿可不歸檔,而用欄目填寫齊全、經領導簽發的發文稿紙與文件正本一并歸檔，有領導重要批示或重要修改意見的文件打印底稿應與正本一并歸檔。8、歸檔章有哪些要求？歸檔章統一用紅色印泥蓋在文件首頁的右上〔我們尋常的收文章要加蓋在文件首頁的上方或左上方。歸檔章內工程也統一用紅色印泥加蓋。9、件如何歸檔？件字跡耐久性差，須復制后才能歸檔。盡管復制件本身在耐久性方面也存在問題，但強于件字跡的耐久性。復印件應單面復印，復印時墨粉濃度不要太深，以防粘連。10、超大紙張如何歸檔？實際工作中，某些特別形式的文件，如報表、圖樣等，紙張幅面大于A416A4應盡量削減拆疊次數，同時拆疊縫應盡量放在字跡外。五、何為事由？11、同一事由的歸檔文件排放在一起是否必需表達先后挨次？同一事由的歸檔文件只有經過進一步的系統排列歷史聯系，表達事情的前因后果，從而滿足利用者的利用需求。假設一項活動所形成的假設干份文件材料，既不按事情辦理過程〔時間〕挨次排列，也不按歸檔文件的重要程度排列，只進展一種格外隨便的放置，那么就看不到事情的辦理過程，不利于檔案治理和供給利用等工作。因此，同一事由的文件排列在一起時，最好表達出時間或重要程度等挨次。如開一次會議，形成了會議記錄，會后又形成了會議紀要，這兩份文件就屬于同一事由，應排列在一起，會議記錄在前，會議紀要在后。一次活動形成假設干份文件應依據活動過程或文件的重要程度排列挨次。12、在實行“隨辦隨歸”制度的機關，如何確保同一事由的歸檔文件排列在一起？一般狀況下，同一事由的歸檔文件應當在事由辦理完畢后收集齊全，再歸檔保存，以保證排列、編號后同一事由的文件排在一起。但實行“隨辦隨歸”時，如在某次會議完畢之后，將需歸檔的文件按隨辦隨歸的要求，進展了排列、編號、編目等工作，從而文件條目的備注欄中標注與前述文件的聯系。13、如何將零散文件排入已整理完畢的歸檔文件中？完整，杜絕零散文件歸檔現象。在難以避開的狀況下，將零散文件排列在同一年度相應保管期限歸檔文件的最終，并在該文與前面相關文件備注欄中注明，以便相互參見。14、機關檔案室要不要編盒號？各單位目前不需要以盒為單位編流水盒號。如要編號的，可用鉛筆臨時編號。15、歸檔文件名目如何裝訂？A4一年裝訂成一本，亦可每年區分保管期限裝訂成三本。歸檔文件名目除集中裝訂外，無需分別在檔案盒中放置。歸檔文件名目封面格式在軟件里有統一格式(如:我的電腦--本案局統一制作的硬質封面。

文件名目封面)，建議使用檔16、為什么每個檔案盒都必需放置備考表？備考表是用以對盒內歸檔文件的缺損、修改、補充、移出、銷毀等狀況進展必要的注釋說明的。此外，備考表還設有整理人、檢查人和日期等工程，這些工程起到了明確整理工作責任，強化監視的作用，對每盒歸檔文件來說都必不行少。17、文件頁號的編寫有何規定？文件本身的頁碼能反映文件頁數的，不必重編寫頁號，否則均應重編寫頁號。批條，也要編寫頁號。頁號可用號碼機、鉛筆、鋼筆編寫。18、歸檔文件治理軟件歸檔工作完成后，應將檔案治理數據庫備份兩份，載體最好用一次寫光盤。19、成套文件歸檔時應留意什么？之一]——會議通知；[經濟工作會議材料之二]——××同志在全市經濟工作會議上的講檢索出來。麻煩，也不便于保存和利用，可以將幾份單頁文件裝訂在一起，合為一件，同時在文件等與文件標題內容不相干的關鍵詞，否則會造成一些單頁文件永久成為死檔案，無法查找出來。又如市檔案局搞一次檔案法宣傳活動，印發的揚州市檔案館簡介、廣陵區檔案館簡介、邗江區檔案館簡介、維揚區檔案館簡介都是單頁文件，歸檔時可以將這幾份文件裝訂在一起作為一件，但文件標題不能簡潔地概括為“宣傳材料法宣傳活動材料之×——揚州市檔案館簡介、廣陵區檔案館簡介、邗江區檔案館簡介、維揚區檔案館簡介。這樣既省事，又能滿足查找的需要。歸檔章格式〔單位：mm〕年〔室〕件年〔室〕件全宗號度號保管期限頁數15×4規章檔案盒、歸檔章加蓋字碼規定保管期限黑體楷體楷體一號三號〕黑體黑體幼圓小二小二字體字體字 號項 目方案１ 方案２ 方案３ 盒 章全宗號黑 體黑 體幼 圓４８小二年 度黑 體黑 體幼 圓３６小二華文中宋《歸檔文件整理規章》培訓材料涪城區檔案局 郭秀光2023年12月6DA/22—2023深化檢索”為宗旨，是對原有文書立卷方法的一次重大改革。對歸檔文件整理的原則和具體方法作了的規定。他涉及面廣、范圍寬，對各級各類機關檔案工作提出了的要[2023]24[2023]53神，結合我區實際，就貫徹實施《規章》標準，作如下講解。一、有用對象DA/T22—200《歸檔文件整2、城郊鄉、塘汛鎮、石塘鎮，及南郊工業園、園藝工業園區等，從2023年起承受3、我區各重點企業、事業單位〔學校、醫院〕在整理歸檔文件時，其文書檔案局部412〔包括站、所、院、校、農村村級組織、各企事業單位等，推遲至2023年前實施《規章》標準。2023年至2023年形成的5、區級各單位的特地檔案，如案件、訴訟、刑偵、干部、人事、基建、科研、教學、聞報道、會計、審計、普查、聲像、信訪、工業企業等檔案仍執行原有規定。二、使用軟件微機檔案治理軟件統一使用國家檔案爭論所〔北京世紀科臺科技進展〕開2023〔2023。三、歸檔文件整理原則12概念，可以是指一件具體的事，或一個具體的問題，或一段較嚴密的工作過程等等。按事由原則排列歸檔文件可以提高“查準率”和“查全率3、在歸檔文件整理工作中應適當照看“事由原則四、歸檔文件的價值鑒定1、歸檔文件的價值鑒定，包括兩個階段的工作，第一階段即文件能否轉化為檔案的“資格鑒定限，推斷劃分其保管期限，他是打算檔案命運的關鍵。2、鑒定工作應遵循“歷史、全面、進展、效益的觀點”原則。3、鑒定標準主要有：職能標準---按立檔單位在黨委和政府系統的地位和重要程度打算其檔案價值；料應當是保存的重點；內容標準---強調內容的重要性和獨一性，即文件的自身價值；應留意聲像、實物類檔案材料的收集。4、歸檔和不歸檔的范圍。1987124圍》制定本單位的歸檔和不歸檔的范圍。5、檔案保管期限。1987124和《文書檔案保管期限表6、制度建設。全機關的規章制度，包括《文件材料整理及歸檔方法五、歸檔文件分類歸檔文件分類統一承受：1、保管期限---年度---機構。理歸檔工作。2、保管期限--年度—問題適用于不宜按機構分類的中小型立檔單位，多用于南行機關文件整理歸檔工作。3、保管期限—年度適用于內部機構設置簡潔的基層單位或小機關，或每年形成的文件數量少的機關，適宜于現行文件整理歸檔工作。上述三種檔案分類方法。其中問題或機構的設置各單位依據實際狀況自訂。六、歸檔文件的排列歸檔文件排列統一承受分類方案下的小流水號。〔保管期限—年度—機構：保管期限年度機構編號備注永久2023辦公室1—XX下一年度一樣永久2023XX1—XX永久2023XX1—XX機構的又從1永久2023XX1—XX號開頭長期2023辦公室1—XX同上長期2023XX1—XX長期2023XX1—XX長期2023XX1—XX短期2023辦公室1—XX同上短期2023XX1—XX也可承受分類短期2023XX1—XX或分責任者裝短期2023XX1—XX訂成冊〔保管期限—年度—問題〕保管期限年度問題編號備注永久2023黨群類1—XX2023永久、行政類1—XX永久、業務類1—XX1始長期、黨群類1—XX同上長期、行政類1—XX長期、業務類1—XX短期、黨群類1—XX短期、行政類1—XX分類或分保管短期、業務類1—XX期限裝訂成冊注：永久、長期保管期限的檔案嚴格按規定執行。七、歸檔文件時間確實定文件有多個時間特征的，一律以成文日期為準。取消按“針對年度”歸類做法，統一按文件簽發日期〔即落款時間〕判定文件所屬年度。特別狀況下：跨年度的會議文件〔如教學等〕工作的文件材料，依據特地年度進展分類。八、整理單位—“件”以“件”為單位進展文件的整理，取消案卷級保管整理單位，將歸檔文件整理的根本單位復原到文件本身，以“自然件”即單份文件作為整理單位。四川省檔案局統一規定，來文與復文〔如：請示與批復〕各作為一件處理。九、歸檔文件的裝訂1、文件修整。跡模糊或易褪變的文件、超大紙張大折疊、超小紙粘補、去除易銹蝕的金屬物等。2、文件裝訂。裝訂前必需對每一“件”歸檔文件進展排序，挨次如下：正本前，定稿在后；來文在后〔省局規定各為一件；漢文本在前，少數民族文字文本在后；中文在前，外文本在后；重要的文件處理單，可放在最前面。統一承受左側裝訂法。要求將文件左、下側對齊。首先，用縫紉機在文件左側居中裝訂線處〔10cm〕軋邊；其實，選用不銹鋼訂書釘裝訂；第三，較厚的文件仍書籍等，不再拆釘重裝。第六，短期保管的檔案，無需移交進館，可不拆釘，也無需要重裝訂。十、歸檔章的填寫全宗號年度全宗號年度室編件號機構或問題保管期限館編件號說明：代號〕機構名或問題名，未分類的不填。如：

公歷年度永久或長期

由檔案室按檔案保管期限、年度、問題〔機構〕分類編小流水號檔案移交進館時，進展局部調時再填寫41412023-1行政永久3838202329業務長期262620238黨群黨群永久1611612023108辦公室永久十一、歸檔文件編目歸檔文件編目包括件號、責任者、文號、題名、日期、頁數和備注等工程。在歸檔文件名目上端還應填寫保管期限、年度、機構〔問題〕等三項分類標識。1、件號：以室編件號為主。2、責任者：指制發文件的組織或個人，即文件發文機關或署名者。一般填寫通用簡稱，并貫以地域名。如“綿陽市檔案局聯合發文填寫主辦單位或“以我為主〔即立檔單位是責任者之一的必需抄錄〕等兩個單位。3、文號：文號即發文字號。一般由機關代字、年度、挨次號組成。填寫文員時照實抄錄，不能省略。沒有文件字號的不填寫，文號欄內也不得填寫“會議文件之XX4、題名：題名即文件的標題。文件只有一個題名〔正題名〕的，填寫時應照時抄錄，不得削減省略。副題名已被正題名所包含了的，不再抄寫副題名，反之，則應抄錄副題名。并列題名〔即期他語言文字書寫的題名〕與正題名一并抄錄，沒有〔”號抄錄附件題名。58如2023年6月920230609，為避開日期占用列寬過長，抄寫時可將表示月日的數字回行填寫，即填寫為兩行。6、頁數：填寫每一件文件材料各自的總頁數，不能連續編頁號。7、備注：用于填寫歸檔文件需要補以和說明的狀況，包括密級、缺損、修改、補充、移出、銷毀等。須說明的狀況較多，備注欄難以填寫時，可在備注欄中加注“*”號，將具體內容填入備考表中。例：歸檔文件名目的格式、抄寫方法歸檔文件目錄件號責任者件號責任者文號題名日期頁數備注四川省川檔發關于施行《歸檔文件整202361檔案局[2023]24號 理規章》的意見0409綿陽市檔綿市檔發20235*2案局[2023]53號 討會議紀要》的通知09203涪城區檔綿涪檔案發202320233案局[2023]52方法的緊急通知12264、通知〔創立檢查工作〕20230515填寫歸檔文件名目應使用符合檔案保護要求的字跡材料，如碳素墨水、藍黑墨水等。制止使用圓珠筆、鉛筆、純藍墨水、紅墨水、復寫紙、彩色筆等不耐久的字跡材料。已承受計算機治理檔案的單位，可直接使用“綿怡2023”檔案治理系統軟件自動生成和打印名目。9、歸檔文件名目封面歸檔文件名目需單獨裝訂成冊并編制封面。歸檔文件名目封面設有全宗名稱、年度、保管期限、機構〔問題〕等工程。歸檔文件名目與歸檔文件名目封面按《國A4〔297mm×210mm〕公文用紙。歸檔文件名目全宗名稱：綿陽市涪城區檔案局歸檔文件名目全宗名稱：綿陽市涪城區檔案局年度：2023保管期限：永久問題：黨群歸檔文件名目全宗名稱：綿陽市涪城區經貿局歸檔文件名目全宗名稱：綿陽市涪城區經貿局年度：2023保管期限：永久機構：辦公室十二、歸檔文件的裝盒1、檔案盒只是歸檔文件的裝具，不再是檔案保管單位。2、裝盒包括將歸檔文件按件號挨次裝入檔案盒、填寫備考表、編制檔案盒封面及盒脊工程等工作內容。3、裝盒必需按件號挨次裝入相應的檔案盒中。馬上一樣保管期限、一樣年度和一樣機構〔問題〕的歸檔文件裝入相應的檔案盒中。制止將不同保管期限、不同年度、不同機構〔問題〕的歸檔文件混裝在一起。4、由于某些類別歸檔文件較多，必需按編號挨次裝入多個檔案盒中保存，起止件號中間用“——”號連接。5、裝盒時，小號在上、大號在下，即：1號在上、2號……16號在下，或36號在上，37……696、檔案盒封面。只填全宗單位全稱或標準簡稱。7、檔案盒脊工程。全宗號欄，按同級檔案館給定的全宗號填寫〔成立的單位可暫不填全宗號。年度欄，以4保管期限欄，填寫盒內歸檔文件所屬保管期限。如“永久、長期、短期機構〔問題〕欄，機構〔問題〕是可選擇項。填寫時應與分類方案中相應〔問題起止件號欄。起止件號分類室編和館編兩欄，各單位只填寫室編欄，填寫盒內排列最前和排列最終的歸檔文件的件號，其間用“—”號連接。如“1898、盒號。是指檔案盒的排列挨次號。承受按不同保管期限上架排列挨次編流水號，以千位數為限〔1”號，混年編制，假設干年斷號。盒號作可選項，主要是檔案館進展排架、歸位及統計等使用。各單位不填寫盒號，如需要填寫，應先用鉛筆臨時編寫，在檔案移交進館時按要求編制。9、備考表。備考表工程包括盒內文件狀況說明、整理人、檢查人和日期。盒內文件狀況說明：填寫盒內歸檔文件需要說明的狀況。包括歸檔文件收集齊全完整程度，文件本身的狀況〔字跡模糊、缺損等，整理過程中文件的修改、*”號的，可在備考表中具體說明。整理人：填寫該盒歸檔文件的整理人。檢查人：填寫負責檢查歸檔文件整理質量的人員姓名，一般由檔案人員填寫，也可與機關內部機構負責人聯合署名。日期：可選擇填寫全部歸檔文件整理完畢的日期或該盒歸檔文件整理完畢的日期。10、檔案盒的排列。將同一保管期限的檔案盒按年度和機構〔問題〕名挨次排列。不同保管期限必需分開排列。2023年辦公室、人事股、打算股、生產股……2023〔機構名同上，接上年往下連續排序〕2023〔同上〕永久…………長期2023年 辦公室、人事股、打算股、生產股……長期2023年〔機構名同上，接上年往下連續排序〕長期2023年〔同上〕長期…………又如：永久2023年 黨群類、行政類、業務類……2023〔問題名同上，接上年往下連續排序〕2023〔同上〕永久…………長期2023年 黨群類、行政類、業務類……2023〔問題名同上，接上年往下連續排序〕2023〔同上〕長期…………例：全宗號全宗號全宗號全宗號全宗號全宗號414141414141年度年度年度年度年度年度202320232023202320232023保管期限保管期限保管期限保管期限保管期限保管期限永久永久永久永久永久永久機構〔問題〕機構〔問題〕機構〔問題〕機構〔問〔問題〕〔問題〕黨群行政行政題〕業務業務業務起室起室起室起室起室起室止1--69止1—87止88--169止1--53止54--96止97--159件館件館件館件館件館件館號號號號號號盒號盒號盒號盒號盒號盒號注：2023工程檔案歸檔組卷及整理指南一、工程檔案排列組卷〔一、房建、市政工程檔案組卷，依據深圳市檔案局《房屋建筑工程檔案歸檔名目》和《市政根底設施工程檔案歸檔名目》(以下簡稱歸檔名目)，依據工程、單位工程料按歸檔名目挨次進展組卷，可分別承受如下幾種方法：a、一份