檔案管理辦FX/QG-XZ200706-03第一章總則第一條為提高檔案管理水平，規范檔案工作程序，系統保存企業資料，有效保守機密，提高檔案利用效率，依據《中華人民共和國檔案法》和相關法律法規，結合本企業工作實際，特制定本辦法。第二條檔案管理，遵循“歸口管理、分級負責”的原則，確保檔案的完整與安全。第二章檔案范圍第三條本辦法所稱的檔案，是指集團及下屬企業在行政管理和生產經營活動中形成的，記錄并反映集團經營管理過程、具有保存價值的各種文字、圖表、聲像、電子文檔等資料。包括公文文書、人事、財務、審計、法律事務、技術、證照等。第三章管理職責第四條集團總裁辦是全集團檔案的管理部門。事業部、子公司綜合部或辦公室是本單位檔案管理的責任部門各單位、部門行政主要負責人是本單位、部門檔案管理的第一責任人，對任期內本單位檔案管理負總責，其間因為檔案管理而發生的任何問題，均由其負領導責任。檔案專管員負責按照本辦法的規定具體管理本單位（部門）全部檔案。第五條集團及下屬各單位均應設立檔案室或檔案柜，配備兼職或專職管理人員，分級負責檔案的具體管理工作。第六條集團總裁辦負責集團機關檔案管理，并對全集團檔案工作進行規劃、指導、檢查、考核和培訓等。車第四章梨資料點收和周歸檔紅第七條宗工作職雙責參（一）公文廢文書、綜合烏性材料類：屢由綜合部門菠點收；釘（二）人事科勞資類：由奸人事或綜合鄙部點收；辨（三）財務繪類：由財務刷部門點收；及（四）工程鏡、技術類：攪由專業部門伏點收；讓（五）法律捏、審計類：話由法務、審夜計部門點收勝；摸（六）證照折類：由綜合循部點收。稈第八條層鋒資料點收叮及歸檔范圍壯凡屬本辦法眨涵蓋范圍內膽的所有服文字、圖表轉、聲像、電譜子文檔等資者料延，均須全部省歸檔。濫（一）集團壘檔案室歸檔油目錄清單拖1、集團公紛司設立、變互更的申請、盟審批、登記宣以及終止、倡解散后清算逢等方面的文平件材料；競2、集團股漿東會、董事巡會、監事會欣形成的文件濱材料；羨3、本集團捆歷史沿革、倦大事記及反表映集團重要陰活動的剪報翁、照片、錄睡音、錄像資匆料等；謝貍4、集團副倒職以上及集閃團總部人員令人事檔案資專料；役5、集團證喜照、印章；溉6、集團收包購、變賣資灣產等重要文俊件資料；他7、公司重輕要的會議材磨料，包括會貸議的通知、勿報告、決議雕、總結、領難導人講話、她典型發言、映會議簡報、貸會議記錄等瘡。曠8、集團制招度體系、會熔議紀要、內白部發文（包邀含總裁批示謙后的各項工衰作流程、決宏定等）、董律事會會議記層錄、總裁辦接公會會議記震錄；叛9、項目批鉛文、合同；亂10、集團封下發文件。臭11、壟財務管理圾、資金信貸景、業務往來它方面的文件穿材料（含合盲同、重要報斗表、銀企聯宣系函件等）鬧；拋12、各相飄關業務單位展往來函件；饅13、集團巖簽定的各類顧合同（含商擴品房買賣合希同）；坦14、重要宗項目招投標至文件資料；蝦15、審計芒報告；論16、集團濾及各部門月川度、年中、蒜年度工作計悔劃及資金計臟劃。辰17、其他通具有法律效感力及保存價別值的文件；扔（二）單賺位（部門或踢子公司）歸烘檔目錄清單船。伍1、集團下壯發文件及本躲單位（部門絮）制發的文既件。觸2、證僻照、印鑒。諒粘3、工程立屈項、報建、書建設、竣工條、質監、安精監、權證辦無理等一系列念資料文件（絹具體按照房鍵地產事業部毫《檔案管理等規定》及附腔件目錄進行蛋整理）；倒4、單位實段施或完成的犁項目資料（爆從談判、接敢洽開始形成叢的文件開始裹到項目操作煌完成止，單冊項目進行歸掠檔）金5、與當地證政府職能部談門往來函件殺；潮6、單位（劣部門）簽訂前的經濟合同災；務7、客戶、搭特約商家資袍料及信息管短理；稈8、公司的柿媒體宣傳資四料、銷售報關表；憑9、財務會廚計憑證、賬址冊、月度、完年度財務報忙表；示10、各部呆門（單位）臂報請集團批惕復的工作聯樓系單、工作撥計劃、總結俗、統計報表痰、簡報；慶11、人事遵勞資檔案及摘信息管理；幻12、單位羞（部門）例馳會會議紀要低；段13、各部白門與其相關社業務單位函逗件；針14、儀器阻、設備維修敞保養資料；稍15、其他境具有法律效校率或保存價嘴值的文件資隨料。俘第九條眼撈資料點收、盒歸檔的層級盼和權限：糧1、公文文福書、財務、滿技術資料：洋按照權責屬突于集團的由亮集團歸檔，熟事業部的由爺事業部歸檔卵，子公司的里由子公司歸蛇檔。新2、人事資鎮料：集團副墾職(含)以葡上人員、集臭團總部、總解部所在地事委業部、子公箱司的院絹位奮喪援總部所在地次以外的事業惰部、子公司況的其他行管尚人員，根據清管轄權自行離管理。汽修本行業師傅、攀學徒，旅游悠度假行業服奸務人員的腿葵由用人單位府歸檔。歸檔趙內容、目錄雕按照人力資慌源中心的統速一要求辦理戚。難3、法律事熊務、審計類東資料由職能乖部門整理，瘦交集團檔案滲室歸檔，每肺年六月前向孔檔案室移交昂上年度資料放。戀4、證照類負資料的歸檔犁，按《證照棒管理辦法》敘執行。來第十條秤妹工作要求：昌（一）時限瞇要求：加1、工程、優項目、課題盾等文件材料可在其項目鑒衛定、竣工后灶或財務決算撇后三個月內奏歸檔，周期晝長的可分階珠段、單項歸耳檔；譽2、外購設爛備儀器或引遵進項目的文堆件材料在開冶箱驗收或接懇收后即時登務記，安裝調隱試后向檔案遞部門移交；硬3、公司領愧導、職工外糧出參加公務彈活動形成的調文件材料應府在活動結束梯后及時移交稍；哭4、會計文謠件材料在會恰計年度終了勺后由會計部耍門整理歸檔竟；榜5、電子文厚件邏輯歸檔映實時進行，息物理歸檔應銹與紙質文件溫歸檔時間一超致；侵6、磁帶、透照片及底片無、膠片、實攜物等形式的絞文件材料應棵在工作結束捏后及時歸檔詞。畜（二）渠資料點收工些作要求：驗1、錘檢查資料的兆文本及附件參是否完整，祖如有短缺應蜓立即追查歸唱入；損2、文件或嗎資料的處理毛手續必須完林備，如有遺芳漏應立即退掙回經辦部門尸補辦；香3、與本案辦無關的文件映或不應隨案溉歸檔的文件蘋，應立即退喬回經辦部門鎖；貧4、弟所有資料辦扭理完畢后，鄙經辦人應在濱規定時間內它移交專(兼租)職管理員地統一歸檔，怨并附資料詳蹈細清單(附正表一)。穩5、讀資料點收經述辦人調動或心離職，應辦僅理資料移交羨手續，主管圖領導負責監偏交。也（三）資料樹歸檔工作要撕求：切1策、所有檔案部資料除依規豈定應提交有掀關職能中心路外，均一律襪以原件存檔悶。提交有關碎職能中心的月檔案資料，辮須以復印件漿存檔。文件測材料歸檔后僵，一律不得掘更改。冬2、所有文綢字資料原則漸上采用電腦椅打印件或復抹印件歸檔，鞋須保存手寫翠資料的，應護使用碳素墨師水或藍黑墨聯水書寫；傳欺真件須復印賀后合并歸檔附。膽3、倡電子文檔、慢圖片等資料上須備份保存搏，必要時刻矛錄成光盤進邀行歸檔。礎外文（或少屋數民族文字靈）材料若有氏漢譯文的應瓦與漢譯文一邊并歸檔，無退譯文的要譯朵出標題后歸蹦檔。議4、少資料歸檔時云，應認真核勞對是否完整江，如有短缺抄，應立即追午查歸入。肆5、項目、攻工程等相關門證照、文件漁在辦理完成最時，需先移拔交歸檔，不企得私人存放帆保管。母6、歸檔的振文件材料一撥般一式一份秋。重要的、宋利用頻繁的趨和有專門需弟要的可適當呆增加份數。忘7、奪蜻悔恭甜響餅殊赴第五章抵整理與立卷笨第十一條撕放集團及下屬玉企業應在次囑年第一季度滅末前，將上洗年度檔案資怠料進行分類撈整理與立卷應。揚第十二條憑洲檔案整理和娃立卷工作要釘求：勵(一)保證匪順序、正反睬面正確；冊(二)確保皆圖紙清晰，次字跡難辨認耳的，應附抄燒件；炸(三)及時拐修補殘破檔室案資料，特犁殊情況下應套附復印件；狠(四)材料妄過窄應加襯噸邊，過寬應矩折疊整齊。熄第十三條捎檔案立錄卷要求：英(一)分類萍準確，同一慣中心內容的接檔案資料須間一起組卷；單(二)卷宗徐標準，規范貌統一，編號線連續；陽(三)餓煤果惑榮述撒稿或；膝(四)編碼省頁次要求連稅續，不增減你頁碼；活(五)案卷疾厚度應控制測在1-2厘儲米之間；剪(六)每一測案卷須端正爽書寫標題和纏編號；梅(七)裝訂規標準、整齊扁，裝訂線統箏一為文書頁汗面左側2公窗分處，用厚掛質牛皮紙作艘封皮，以細西繩裝訂；宿(八)全集崗團應采用統梢一的檔案袋裙(盒)封存嗚。燃第六章頓保管與使用判第十四條腹睜檔案保存要軋求：偏（一）防止等檔案的損壞掃，延長檔案納使用壽命，把維護檔案安蜂全。普（二）做好緊檔案的防火零、防盜、防鍛水漬、防潮鄉、防蟲蛀、煎防塵、防鼠菠害、防高溫延、防強光等遮工作。跌第十五條息檔案管膚理員應保持錦相對穩定，面專兼職人員尤由基層各單玩位申報，集潤團審批，下辟發確認文件想；其崗位調員整需報集團銹總裁辦同意纖后方可辦理柳，崗位調整燙前，須辦理漆檔案交接手打續，交接由銅檔案管理員期的直接上級潛監交，對重及點單位總裁泉辦可派人監規交。檔案移腎交時要認真惱對照移交人鴨在上次接交秤時的檔案清濫單，確保檔糕案數量。掛第十六條水接交人抖員應對移交碗的所有檔案川資料的完整午性負責。因喬監交人、接君交人失職造盤成的責任由駱監交人、接饅交人承擔。虎交接時，接頭交人、監交厚人要敦促移申交人出示其秘上次接交時蠅的清單，本浴次交接內容饞不得比上次酷交接內容減蘇少。庸第十七條倡借閱、母復制檔案要傲求：師(一)丑案卷原則上鞋不許借出，風只供在檔案辜室查閱。未常歸檔的文件萍及資料可借糊出。漲凡借閱、復夸制檔案須填桂寫《檔案使樣用申請表》拉(見附表二蠅)。它(二)亮檔案管理鄉人員必須嚴零格遵守國家躺保密法及公梢司各項保密潛制度，嚴格罩履行借閱登科記手續，認沉真審查審批露權限是否符釀合規定的要巡求。蜓借閱、復制怪使用秘密級鳴檔案資料，索須經檔案主仿管領導批準尸；機密級檔枯案資料須經覆使用單位第休一負責人核暢準，報上一闖級分管領導遲審批；絕密拔級檔案資料標需報集團總包裁審批。密瓣級的劃分見換《保密制度抵》。少（三）塵借出的檔案邪材料不淋得員轉借他人，圖不賣得它帶入公共場黑所剖；理借閱人不得夏撕毀、涂改始檔案；不得遵擅自摘錄檔粘案內容；經任何人不許改將檔案內容賓泄露給無關籠人員，如有挺泄露和公布樹檔案內容者漠，視情節輕欲重蔬予以生處理。謹(四)復邪制檔案資料戚需由檔案員榨辦理，并加芒蓋皂“沉與原件無異敘”塞、鳳“割使用用途仿”駛和具“緒有效期限西”發等內容的藍叮色印章。塘第十八條剛各單位絹應建立健全綿檔案管理辦伐法，添置保文管設施，確沈保各類檔案沉妥善保管。打一旦發現被拖盜或丟失，但應立即逐級炭報告。程第七章奔鑒定與銷毀橋第十九條撥檔案資往料須每年綜賴合鑒定一次檔：控(一)從檔迫案的內容、樸來源、時間恐、可靠程度工、名稱等方播面鑒別檔案溪的價值。司(二)依據祥價值確定各孟類檔案的保磨存年限分為恨永久、長期腎、短期三種各。勵第二十條邊栗經鑒定已梁過保存年限放、失去保存野價值的檔案械，由檔案員結登記造冊（盡見附表三）掘，提出處理賤建議，經檔冤案主管領導盡審核，報集略團分管副總裕裁或事業部猴總經理核準已；重要資料鏟銷毀前須報鍵集團總裁或浮總裁授權委愧托人審批。聾第二十一條發經批準哨銷毀的檔案掘資料銷毀時論由上一級領排導和本單位咱檔案主管領踩導監銷。別第八章棵罰俱則閉第二十二條城白茄凡違反本辦寇法第七、九諷、十條第一剪、二款者，追未造成損失帖的處責任人肉10盛—傳100元罰敘款，造成損淡失的全額賠哪償。睡第二十三條院凡違反游本辦法第十桿條第三款者畢，益處責任人5螞0-200芒元罰款。川第二十四條脫志凡違反本辦披法第十二、姿十三條者，好處責任人5危0-200鑼元罰款。萬第二十五條津為凡違反本辦某法第十四、紅十八條者，極處責任人1籌00-40撿0元罰款。應第二十六條中腦俗凡違反本辦繳法第十五、徐十六條者，盟處責任人1饅0-100定元罰款。其險中：思擅自調整檔勾案管理員崗漿位的，處單昨位第一負責劍人500元慘罰款，未及唇時監督辦理嗎交接手續的約處第一負責父人400元例罰款。造成叨損失的由責貧任人承擔全郵部責任。強第二十七條醬涼凡違反本辦蜜法第十七條右者，處責任癢人20-1麗00元罰款鵲，造成經濟揮損失全額賠冰償，并處1并00-20門0元罰款。梁第二十八條舒博凡違反本辦氧法第十九、元二十、二十預一條者，處裝責任人50衣-200元慚罰款。句第九章踢附斥則艱第二十九條都角本辦法由集牌團總裁辦負范責解釋。鋤第三十條非笑本制度自頒敘布之日起實娃行。附表一：犬湖南富興集獻團檔案資料固移交清單黎移交單位：播乏惕袍晚核沸接交單位：萍單裁餃湊輔怪序號并檔案挑資料逐內降容瞞單位喚頁數蟲附件醒備注竿移交人：狀夸肥競(簽章)優接交人躺：仆圣甲芹(簽章)需監交人澆：找禁遙(簽章)奮移交時間：勿告遣年頂煩膝月艇翠日附表二：狹湖南富興集襖團檔案使用刻申請表歌申請生人橡申請時間勉自眠糕記—遺樂迫止禍檔案名稱棉檔案密級濱□慮絕密驚□神機密訂□摸秘密猾使用方式陜□蚊借閱脫□塞復印乖檔案使用原潑由:朋唐勢爬耐獲膚質榴竄贊簽名:湯嫂年面月滅日藏使用人所在胡單位(部門殊)意見:牲賤曠盯董鳳核第一菠負責人簽名兇:佳駱年月宜日餃桃川審批人