計調采購工作流程

第一頁，共四十頁。任務一建立采購協作網絡任務二進行采購任務三采購業務的管理第二頁，共四十頁。知識目標1．熟悉旅行社的協作關系網絡2．掌握采購合同的基本寫法3．掌握旅游相關產品的采購工作流程4．掌握采購的技巧5．了解采購業務管理的內容技能目標1．能夠收集協作關系信息，建立采購協作網絡2．能夠擬定采購合同3．能夠按照工作流程對旅游相關產品進行采購4．能進行采購業務的管理，有效地采購。第三頁，共四十頁。計調采購工作流程圖

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第四頁，共四十頁。表5-1計調采購工作流程表流程工作內容重點標準選擇采購對象1.根據本旅行社的經營計劃及外聯部的業務計劃，組織采購人員調查、收集餐飲部門、賓館、交通部門、游覽單位、娛樂部門、購物商店、地接社的相關信息資料。2.經過初步篩選后，對基本符合旅行社要求的協作單位實地考察。3．經過實地考察后，綜合考慮各方面的因素，與符合旅行社要求的協作單位聯系，初步協商合作事宜。采購對象的調查與選擇調查資料要求全面、準確、有效。簽訂《合作協議書》1.采購人員根據協商的結果，利用本社的標準采購合同文本，擬訂《合作協議書》。2.經簽署的《合作協議書》編號存檔后，送外聯部、接待部、財務部等相關部門備案。《合作協議書》的擬訂保證旅行社的合法利益整理相關資料把簽約單位的相關資料及規定整理成列表，并發給相關部門，相關部門的工作人員應熟悉列表中的內容，以便開展工作。整理簽約單位的相關資料及規定相關資料及規定的內容要求全面、詳細落實訂購工作計調根據外聯人員的業務開展情況，制訂接待計劃，并落實具體的訂購工作。訂購工作的開展準確、清楚、完整地填寫《**預訂單》、《**變更/取消單》，特別注明團中的特殊要求。報賬結算計調部及接待部工作人員根據《合作協議書》中的相關規定，及時將發生的費用及明細賬報給財務部，財務部根據本社的財務管理規定及《合作協議書》中的規定，審核、確認相關賬目無誤后辦理結算和付款。與協作單位進行結算符合旅行社的財務管理規定第五頁，共四十頁。★任務引入華信旅行社安排你負責食、住、行、游、購、娛等相關產品的采購，你認為旅行社應與哪些部門建立協作關系，以及如何建立協作關系？任務一建立采購協作網絡

第六頁，共四十頁。★任務認知案例1：無奈放棄旅游團隊案例2：黃金周出游沒有住處成問題第七頁，共四十頁。旅行社采購工作非常重要，在采購時應遵循：供給保證原則、質量保證、成本領則等原則。為保證所需旅游服務的供給，旅行社必須建立廣泛的采購協作網絡。建立采購協作網絡是指旅行社通過與其他旅游企業以及與旅游業相關的各個行業、部門洽談合作內容與合作方式，簽訂經濟合同或協議書，明確雙方權利、義務及違約責任，建立起廣泛而且相對穩定的旅游服務供應系統。協作網絡的建立是旅游服務采購的基礎工作。★相關分析第八頁，共四十頁。一、選擇采購對象（一）應建立采購協作關系的對象1．與交通運輸部門建立協作關系2．與住宿部門建立協作關系3．與餐飲部門建立協作關系4．與景區景點建立協作關系5．與購物商店建立協作關系6．與娛樂部門建立協作關系7．與保險公司建立協作關系8．與相關旅行社建立協作關系第九頁，共四十頁。（二）收集采購對象的信息資料。根據本旅行社的經營計劃及外聯部的業務計劃，組織采購人員調查、收集餐飲部門、賓館、交通部門、游覽單位、娛樂部門、購物商店、地接社的相關信息資料。（三）實地考察。經過初步篩選后，對基本符合旅行社要求的協作單位進行實地考察。（四）協商合作事宜。經過實地考察后，綜合考慮各方面的因素，與符合旅行社要求的協作單位聯系，初步協商合作事宜。（五）選定合作對象。采購人員通過對采購對象的評估，選定服務合作單位。第十頁，共四十頁。二、簽訂采購合同旅游采購合同的基本內容包括下述五個方面。（一）合同標的（二）數量和質量（三）價格和付款辦法（四）合同期限（五）違約責任第十一頁，共四十頁。三、整理相關資料（一）把簽約單位的相關資料及規定整理成列表。并發給相關部門，相關部門的工作人員應熟悉列表中的內容，以便開展工作。（二）印制相關單據。為了便于落實訂購工作，旅行社還應與業務部、財務部等相關部門協商、設計、印制專用單據。如《XX訂購單》、《XX變更通知單》、《XX取消通知單》、《XX費用結算單》等。第十二頁，共四十頁。★任務解決

旅游產品的組合特點決定了旅行社業務合作的廣泛性，也決定了旅行社與旅游相關行業建立網絡關系的必要性。旅行社應與交通部門、住宿部門、餐飲部門、景區景點、娛樂部門、保險公司以及相關旅行社建立協作關系，并與其簽訂旅游服務采購合同。服務采購合同一般包括合同標的、數量和質量、價格和付款辦法、合同期限、違約責任五大部分的內容。旅行社與協作部門之間簽訂經濟合同非常必要，它可以預防各種糾紛的發生。第十三頁，共四十頁。★實踐練習

案例：情境介紹：李小姐利用周末參加了一家旅行社組織的“周末郊區觀光二日游”活動，并與旅行社簽訂了旅游合同，雙方約定住宿標準為三星級酒店。星期六的游覽活動結束后，導游員將旅游團安排在一家酒店入住。李小姐進入房間后發現，客房設施陳舊，水龍頭里流出的水都是渾濁的，房間似乎很久都沒人住了，散發著霉味。李小姐當即找到旅行社導游，認為入住的酒店不是三星級，要求更換。導游員堅持所安排的酒店是三星級，并拉著李小姐來到酒店大堂，讓李小姐查看懸掛在大堂墻上的由國家旅游局頒發的三星級酒店的標牌。但是，李小姐仍然對酒店的星級表示懷疑，并向旅行社投訴。情境思考：該案例對旅行社計調人員采購相關服務產品有何啟發？第十四頁，共四十頁。★實踐練習實訓項目項目名稱進行當地餐飲、住宿、景區（點）、購物、交通、娛樂部門的信息收集實訓目的通過信息收集，了解各單位情況，掌握采購資源。實訓要求1．餐飲信息收集安排學生收集本地特色餐館，整理其位置、口味特點、特色菜肴、接待能力、聯系電話等信息，并列出一覽表。2．住宿信息收集安排學生收集2－3家不同星級酒店的相關信息（位置、接待能力、房價、聯系電話等），并列出一覽表。3．旅游車隊信息搜集安排學生走訪旅游汽車公司，收集不同汽車公司的情況（車量、車型、車況、聯系人、聯系電話等），列出一覽表。4．景區（點）信息收集安排學生收集各景區（點）的接待信息，包括所處位置、開放時間、票價、游覽所需時間、游覽線路、周邊交通等，列出概況一覽表。5．安排學生進行購物點和娛樂單位信息的收集。6．工作分小組進行7．注重信息收集的全面、準確實訓地點不限實訓成果信息列表第十五頁，共四十頁。★相關鏈接

擴展閱讀獲知供應商的渠道第十六頁，共四十頁。★任務引入華信旅行社安排你負責團隊食、住、行、游、購、娛等相關產品訂購的落實工作，你應如何采購？任務二進行采購

第十七頁，共四十頁。★任務認知案例：派車失誤評析：計調工作人員在工作時應全面細致，比如，在向用車單位下訂單時，不僅要就用車時間、接車地點、座位數進行落實，還要對車容、車貌、車況進行了解。在航空票務方面不僅要對票務中心報計劃，還要對機型、航空公司、航班時間等進行跟蹤。第十八頁，共四十頁。一、計調部門對交通服務的采購（一）航空交通服務采購航空交通服務采購分為兩種形式，即定期航班機票的采購和旅游包機的預訂。（二）鐵路交通服務采購鐵路交通服務的采購業務包括火車票的預訂與購買、退票、車票簽證和變更線路。（三）公路交通服務采購（四）水運交通服務★相關分析第十九頁，共四十頁。二、計調部門對住宿服務的采購（一）認真研究組團社發來的傳真或客人的要求，弄清楚旅游者要求的住宿標準。（二）根據旅游者的住宿要求，在已簽訂協議的合作賓館中選擇符合要求的賓館。（三）電話聯系該賓館營銷部，傳真發送訂房通知單。在訂房通知單上準確填寫訂房要求，尤其是對團號、入住時間、人住標準、入住人數、房價(是否含早餐)、有無特殊要求等項目必須正確、清楚、完整地填寫。（四）注意查收賓館的回傳。賓館收到旅行社的訂房傳真后，一般會較快地做出決定，并在旅行社發去的傳真上簽注相應意見，再回傳給旅行社。（五）登記存檔。收到賓館的確認傳真后，計調人員應立即登記，并按照發團日期順序排列存檔。若同一天有幾個團隊確認傳真，可按收到回傳的時間先后排列存檔。第二十頁，共四十頁。三、計調部門對餐飲服務的采購（一）認真研究組團社發來的傳真或客人的要求，弄清楚旅游者要求的餐飲標準（二）根據旅游者的餐飲要求，在已簽訂協議的合作餐廳中選擇符合要求的餐廳。（三）電話聯系該餐廳營銷部，傳真發送訂餐通知單。（四）注意查收餐廳的回傳。（五）登記存檔。第二十一頁，共四十頁。四、計調部門對參觀游覽項目的采購一般情況下，旅行社不需要對參觀游覽的部門提前訂購。但若團隊人數過多，應提前通知一下參觀游覽部門，讓其提前做好接待準備。五、計調部門對文娛項目的采購（一）根據接待計劃發送訂票單實施訂票，并把訂票情況如實轉告接待部或陪同。（二）若有變更，及時辦理變更手續。第二十二頁，共四十頁。六、計調部門對旅游保險業務的采購（一）將每一個投保的旅游團的旅游計劃(含名單)按時傳真到保險公司作為投保依據。（二）注意接收和保存保險公司的《承保確認書》（三）按投保的準確人數向保險公司交納保險費（四）當旅游途中發生意外事故或遇到自然災害，須及時向在第一線的導游了解情況，必要時去現場考察并以最快速度通知保險公司。（五）索賠時，須向保險公司提供有關方面的證明。第二十三頁，共四十頁。七、（組團）計調部門對合作旅行社的采購（一）根據旅游行程安排，在已簽訂協議的合作旅行社中選擇符合要求的地接社。（二）預報旅游計劃。（三）計劃變更。（四）發出正式旅游計劃。第二十四頁，共四十頁。★任務解決旅行社計調采購業務是整個旅行社業務運作的中心環節。計調工作人員應按照一定的工作程序對交通服務、住宿服務、餐飲服務、游覽服務、文娛服務、購物服務、保險業務、合作旅行社等旅游服務進行采購，以保證旅行社業務的順利開展。采購程序一般包括發送計劃、變更、確認，進行費用的結算。第二十五頁，共四十頁。★實踐練習實訓項目項目名稱訂車單、訂房單、訂餐單、變更單等相關文本的撰寫實訓目的讓學生熟悉訂車單、訂房單、訂餐單、變更單等相關文本的撰寫實訓要求1．不提供給學生表格范本，讓學生自行編寫訂車單、訂房單、訂餐單、變更單等相關文本2．要求學生考慮全面，不要漏項。3．可采用情景模擬法實訓地點不限實訓成果訂車單、訂房單、訂餐單、變更單第二十六頁，共四十頁。★相關鏈接

擴展閱讀訂房業務中常見的問題及應對措施（見課本）第二十七頁，共四十頁。★任務引入

作為華信旅行社的計調工作人員或計調經理，你在為旅行社采購產品的過程中，如何進行采購業務的管理，以降低旅行社的采購價格，保證采購的供應和質量？任務三采購業務的管理第二十八頁，共四十頁。★任務認知案例：天津觀光旅行社在西柏坡村包租客房的策略

第二十九頁，共四十頁。一、建立多層次、多渠道的采購協作網絡為了保證供應，旅行社計調部門應該和有關的旅游服務供應企業，特別是賓館、交通運輸業等，建立起廣泛的、相對穩定的、多層次多渠道的協作關系，尤其是在出現旅游服務供不應求時，協作網絡越廣泛，渠道越多，旅行社取得這些緊缺服務的能力就越強。在出現供過于求的情況時，采購工作的重點轉向取得優惠價格方面，而為了得到最便宜的價格，也同樣需要有一個廣泛的多層次多渠道的協作網絡。★相關分析第三十頁，共四十頁。二、正確處理保證供應和降低成本的關系保證供應與降低成本，是旅行社采購工作中同等重要的兩大任務。正確處理保證供應和降低成本的關系的含義，就是“既要保證供應，又要降低成本”，聽上去有點自相矛盾，因為保證供應與降低成本，本身就是一對矛盾。因此，在實際工作中，旅行社針對不同情況在這兩者之間有不同的側重，或者說，在不同時期用不同的策略來協調這對矛盾。也就是說，在供應緊張時，側重供應，調動所有關系，全力以赴地保證供應；在供應充足時，側重降低成本，盡可能多地擴大利潤空間。第三十一頁，共四十頁。三、正確處理集中采購與分散采購的關系按照商業慣例，批發價格低于零售價格，批發量越大，價格也就越低。因此，旅行社作為中間商，應把旅游者的需求集中起來向旅游服務供應企業采購，也就是說，應該集中自己的購買力以增強自己在采購方面的還價能力。這種采購叫批量采購，也叫集中采購，通常有兩種方式：一是把本旅行社各部門和全體銷售人員接到的訂單集中起來，統一以一個渠道對外采購；二是把集中起來的訂單盡可能集中地投向一家或盡可能少的供應商進行采購，以最大的購買量獲得最優惠的價格。第三十二頁，共四十頁。四、正確處理預訂和退訂、預訂和增訂的關系旅游屬于預約性交易，旅行社一般在年底根據其計劃采購量，與旅游相關行業洽談其第二年的業務合作。計劃采購量一般是由旅行社參照前幾年的實際客流量，并根據對來年的市場預測確定的。計劃數額與實際需求之間總會有差距，這就要求旅行社有良好的預測、約定和應急能力，能處理好預訂和退訂、預訂和增訂的關系。第三十三頁，共四十頁。五、正確處理計劃變更的采購旅游計劃的變更及突發事件的發生，都會影響到旅游活動的進程，并影響到原先的采購，這就需要對采購工作進行調整。一般來講，計劃變更后的采購工作，應遵循以下三條原則：變更最小原則、賓客至上原則、同級變通原則。第三十四頁，共四十頁。六、加強采購合同的管理

旅游采購合同可以預防各種糾紛的發生，起著規范、約束雙方權利和義務的作用。但是由于目前旅游業競爭激烈，加之我國旅游立法不夠健全，旅行社計調部門在與旅游服務供應商交易時，大多使用傳真訂購，且傳真文本格式五花八門，這也是目前買賣雙方經濟糾紛不斷的一個重要原因。隨著我國旅游業的發展，旅行社與其他旅游企業都應簽訂規