企業檔案管理體制的變革與思考

企業檔案管理體制主要是指企業檔案管理的職能分配、組織體系、運行機制與管理形式。我國企業檔案管理體制有宏觀和微觀之分，所謂“宏觀”是從國家、地方或行業、專業的角度確立對企業檔案工作的宏觀管理職能、組織原則和運行機制，包括統籌規劃、組織協調、統一制度以及監督指導等；所謂“微觀”則是從企業自身的角度來確定本企業檔案的微觀管理模式、組織體系、運行機制和管理形式，包括職能定位、隸屬關系、體系架構和管理方式等，微觀管理體制是在宏觀管理體制的大背景下運作的。筆者針對本企業30年來微觀檔案管理體制的不斷變革，引發思考，試圖通過對本企業檔案管理機構的沿革、檔案管理職能的定位、檔案管理模式的變革等方面實況的剖析，尋求一條適應企業經濟建設和發展的檔案工作新思路，重塑企業檔案管理新體制、新模式，更好地滿足新經濟時代企業對檔案和檔案工作新的需求。一、寶鋼檔案管理體制的歷次變革1.以工程資料為核心的工程檔案資料管理體制寶鋼于1978年建廠，建廠初期，上海寶山鋼鐵總廠工程指揮部（以下簡稱寶鋼指揮部）籌建科技資料室；1980年1月，成立寶鋼指揮部資料室；1987年8月，資料室更名為檔案資料處；1989年3月，寶鋼指揮部文書檔案管理業務由辦公室劃歸檔案資料處。從上述檔案機構沿革可以看出，寶鋼建廠初期的檔案工作主要是圍繞工程項目建設而展開的，主要職能是工程資料和項目檔案的管理，包括工程資料的接收、翻譯、復制、分發以及項目檔案的分類、整理、保管和提供利用等。這一階段的檔案管理體制是以工程資料為核心的檔案資料管理體制。這一體制與當時企業以工程項目建設為主線的管理需求相適應，也為現階段工程資料與檔案的流程化、一體化管理奠定了基礎，只是檔案管理職能相對較弱。2.以檔案為核心的二級檔案管理體制寶鋼一期工程于1985年9月開始投產運營；1986年6月，上海寶山鋼鐵總廠（以下簡稱寶鋼總廠）成立了檔案處，各二級廠、部設立了檔案科（室）；1988年10月，寶鋼一期工程科技檔案管理業務由寶鋼指揮部檔案資料處劃歸寶鋼總廠檔案處；1990年12月，寶鋼指揮部文書檔案管理業務也由寶鋼指揮部檔案資料處劃歸寶鋼總廠檔案處，隨即寶鋼指揮部檔案資料處更名為工程資料處。至此，寶鋼指揮部工程資料處（屬建設系統）和寶鋼總廠檔案處（屬生產運營系統）以并列的兩個機構運行，分別行使工程資料和檔案管理職能。從上述檔案機構沿革可以看出，為了確保投產后設備的正常運行、生產的持續進行，檔案管理工作漸漸從工程建設階段的工程資料管理工作中分離出來，改變了弱勢狀態，檔案管理職能逐漸強化。除工程資料管理業務繼續在寶鋼指揮部運作外，其他檔案管理職能則由寶鋼總廠檔案處和二級廠、部檔案科（室）分別承擔、分級管理。至此，寶鋼的檔案管理工作拉開了序幕。這一階段的檔案管理體制也基本適應當時企業生產、管理和建設的需要，由于檔案與資料分屬兩個系統管理，職能明確，界面清晰，各司其職。寶鋼指揮部工程資料處行使工程資料管理職能，注重的是工程項目的過程管理，當工程項目竣工驗收后，則將項目檔案向寶鋼總廠移交；而寶鋼總廠檔案處則行使檔案管理職能，注重的是各類檔案的管理。在檔案管理條線上實行二級檔案管理體制。二級檔案管理體制的主要特點是：在總廠和各二級廠部均設置了相應的檔案管理機構和檔案管理人員，二級廠部領導對本單位的檔案工作相對比較重視，再加上當時國家企業檔案升級達標活動的蓬勃開展，也著實將檔案工作推向了一個高潮。只是二級檔案管理體制下的檔案隊伍相對龐大。3.以集中統一管理為原則的一級檔案管理體制1990年，在寶鋼總廠的統一部署下，各個業務條線（如人事、財務、公文等）逐步實行了集中統一管理。即二級廠部不再設人事、財務等管理部門，相應業務由總廠統一管理，人員派駐；同時，各二級廠部也不再有行文權。為了與企業管理體制相適應，寶鋼總廠檔案處也開始醞釀實行檔案集中統一管理。通過調研、分析與策劃，1992年8月，二級廠部的檔案管理業務和人員全部劃歸了寶鋼總廠檔案處，實現了企業檔案管理由二級管理模式向一級管理模式的變革。1992年12月，寶鋼指揮部工程資料處又與寶鋼總廠檔案處合并為寶鋼總廠檔案處，實現了工程資料管理與檔案管理由分別管理向集中統一管理的變革。1993年6月，寶鋼集團成立，寶鋼總廠檔案處也相繼更改為寶鋼集團檔案處，掛靠總務部，檔案管理職能包括對寶鋼集團緊密層企業檔案工作進行歸口管理以及對寶山鋼鐵（集團）公司（即原寶鋼總廠）的檔案資料實體進行管理。這一變革實現了檔案工作的高度集中統一管理，檔案處的管理職能不僅向縱向進行了延伸（二級廠部不再設檔案管理部門）；同時橫向的工程資料管理也與檔案管理進行了歸并與整合。一級檔案管理體制的主要特點是：檔案工作可以在公司層面統籌規劃，避免機構的重復設置，實現扁平化管理。隨著檔案信息化建設的逐步深入，二級廠部可以通過遠程調閱所需的檔案資料，檔案管理人員大幅度減少。4.集檔案、情報、圖書于一體的檔案情報管理體制1995年7月，寶鋼集團總務部檔案處成建制劃出，與寶山鋼鐵（集團）公司鋼鐵研究所科技信息中心合并，組建寶山鋼鐵（集團）公司科技信息研究所（又名檔案處），檔案管理職能依舊。這一變革只是組織機構的合并，沒有實質性意義。檔案與情報、圖書信息沒有真正融合，檔案、情報、圖書管理仍然各行其是。5.以企業集團檔案管理為核心的檔案管理體制1998年11月17目，國務院批準以原寶山鋼鐵（集團）公司為主體，聯合上海冶金控股（集團）公司和上海梅山（集團）公司，組建成立了上海寶鋼集團公司（以下簡稱寶鋼集團）。為加強寶鋼集團檔案工作，1999年8月，寶鋼集團成立了檔案處，掛靠集團辦公室，履行企業集團檔案管理職能。同時，又受其核心子公司——寶山鋼鐵（集團）公司委托，對其檔案資料進行管理。此時，檔案管理與情報、圖書管理又一分為二。2000年2月3日，寶山鋼鐵股份有限公司（即原寶山鋼鐵（集團）公司，以下簡稱寶鋼股份）正式注冊成立，并于2000年12月12日上市。其檔案工作仍舊委托寶鋼集團檔案處進行管理。這一階段的檔案工作開展得還是有聲有色，此時的寶鋼集團檔案處具有雙重職能，一是作為寶鋼集團的檔案管理部門，全面有效地履行集團公司賦予的檔案管理職能，對各子公司檔案工作實行統一領導、監督檢查、業務指導等，檔案實體則由各子公司自行管理；二是受寶鋼股份委托，對其檔案資料實體進行管理。6.企業集團與上市公司分別行使職能的檔案管理體制2002年8月，為規范上市公司運作，原先寶鋼集團與寶鋼股份合署辦公的管理體制被打破，分別成立了相應的職能管理部門，為與公司管理體制相適應，寶鋼集團的檔案工作與寶鋼股份的檔案管理工作也進行了分離，行使寶鋼集團檔案管理職能的機構為集團辦公室，下設檔案業務塊；而行使寶鋼股份檔案管理職能的機構為股份公司科技管理部，下設檔案室。這一階段的檔案工作，盡管由原來的檔案處降為檔案業務塊或檔案室，但管理職能未變，只是將以上的雙重職能進行了分離。尤其是在寶鋼集團辦公室設置了檔案管理職能，對各子公司檔案工作實行歸口管理還是富有成效的。7.企業集團委托檔案管理職能的檔案管理體制2005年6月，寶鋼集團與寶鋼股份的檔案工作再次進行了歸并，寶鋼集團不再設置檔案管理機構，其檔案管理職能委托寶鋼股份檔案管理部門開展。而寶鋼股份科技管理部下般的檔案室與研究院下設的科技情報信息研究所也再次進行了歸并，歸并后的寶鋼股份檔案管理機構設在寶鋼股份研究院情報中心。與此同時，寶鋼股份對企業內部的優質資產進行了收購，組成了新的寶鋼股份。而原寶鋼股份則變更為寶鋼股份屬下的寶鋼分公司（非法人單位）。此時，寶鋼股份研究院情報中心檔案管理室承擔三重職能：一是受寶鋼集團（上一級管理單位）委托，履行其檔案管理職能，包括對其屬下的十多家子公司的檔案工作進行歸口管理以及對寶鋼集團總部各類檔案的實體進行管理；二是履行寶鋼股份檔案管理職能，包括對其屬下的十多家子公司和四家分公司的檔案工作進行歸口管理以及對寶鋼股份總部各類檔案的實體進行管理；三是受寶鋼分公司（下一級管理單位）委托，履行其檔案管理職能，包括對其工程資料和各類檔案的實體進行管理。可謂是“小機構、大職能”。而此時的情報、檔案工作也仍舊是各行其是，相互無任何滲透。這一階段的檔案工作，作為企業集團的檔案管理職能大大削弱，寶鋼股份研究院情報中心檔案管理室的大部分力量（包括人、財、物的配置）均用于寶鋼分公司的建設項目檔案資料管理的事務性工作之中，由于人力有限，所謂履行寶鋼集團檔案工作的歸口管理職能，只是做些有問必答、有求必應的業務指導工作以及一年一度上報檔案統計年報等一些必須上傳下達的工作，根本談不上履行統一領導、監督檢查等管理職能。8.推行“一體化”管理的檔案管理體制寶鋼新一輪（2006年—2010年）的發展戰略是推行“一體化”管理。2007年，隨著寶鋼股份“一體化”管理工作的逐步深入，采購、銷售、人事、財務、工程設備、設計等各管理條線紛紛在公司層面推行“一體化”管理。基于公司“一體化”管理思路，寶鋼檔案管理部門也積極與機構策劃部門一起商討公司檔案“一體化”管理的運行體制，經過半年的醞釀、調研、方案設計，提出了在寶鋼股份成立檔案中心、集中統一管理寶鋼股份及其分公司檔案工作的設想。2008年2月，寶鋼股份檔案中心成立，掛靠股份公司辦公室，寶鋼股份研究院情報中心檔案管理室的管理職能和管理人員全部劃轉檔案中心，并要求在年內將寶鋼股份屬下的四家分公司的檔案及檔案管理人員全部劃轉檔案中心，實行統一管理，人員派駐。至此，情報與檔案工作再次分離。同年4月，檔案中心又再次劃歸寶鋼股份研究院情報中心，檔案管理職能未變，各分公司檔案及檔案管理人員則全部劃轉寶鋼股份研究院情報中心檔案管理室。目前，此項工作尚在進行之中。這一變革使寶鋼股份研究院情報中心檔案管理室的管理職能在管理范圍上進一步擴大，涉及寶鋼集團、寶鋼股份的檔案工作以及四家分公司的檔案管理與工程資料管理工作。如此“小機構”行使如此“大職能”，給檔案管理部門增大的壓力和困難是可想而知的。二、企業檔案管理體制變革的實況剖析縱觀寶鋼30年來檔案管理體制的變革，可以看出無外乎四個方面的變化。一是橫向的工程資料管理與檔案管理的分分合合；二是橫向的情報工作與檔案管理的合合分分；三是縱向的二級檔案管理向一級檔案管理的變革，接著又向檔案“一體化”管理的推進；四是承擔檔案管理職能角色的多變。筆者認為：首先，工程資料管理與檔案管理的合二為一，為工程資料與項目檔案的流程化管理創造了條件，由于對項目檔案形成的源頭工程資料實施了管控，有效地保證了項目檔案的完整性和準確性。這一管理模式在企業建設時期不失為一種有效的管理模式，只是由于工程資料注重的是過程管理（包括工程資料的分發、復制、還原、交工驗收等），具有時效性，牽涉了檔案管理人員過多的精力，以至于檔案管理最注重的開發利用工作無力開展。其次，情報工作與檔案管理的合二為一，其目的是旨在通過對存量檔案進行深層次加工、提煉后，與收集的情報、圖書等信息資源進行有效整合，為企業提供系統的、綜合的、集成的信息服務。然而，只是組織機構的合并，管理毫無滲透、融合，則無法達到預期的目的和效果，這樣簡單的、形式上的合二為一并無意義。第三，二級檔案管理向一級檔案管理的變革以及向檔案“一體化”管理的推進，均是在公司整個管理體制變革的大背景、大環境下進行的，無可非議，其目的在于更好地統籌規劃、統一協調公司檔案工作，統一公司檔案管理制度、管理方式以及檔案信息管理平臺，更優質、高效地為企業建設、生產、管理等各項活動提供服務。然而，當初二級檔案管理向一級檔案管理變革時，曾經出現管理脫節現象，即：二級廠部由于不設檔案管理部門，作為上一級的檔案管理部門對其設備變更信息不掌握、無法控制，致使庫存圖紙與實際不符現象頻繁出現，當公司意識到這個問題時，花費了大量人力和財力才得以彌補。如今，“一體化”管理體制的運作已經不是一個公司內部處室與二級廠部之間的關系，而是公司總部與下屬分公司乃至再下屬二級廠部之間的關系，其信息掌握程度、協調難度更是可想而知。目前的檔案管理“小機構”要承擔如此范圍廣、任務重（每年均有幾百個在建和技改項目要竣工驗收）的管理職能，是否能達到預期的效果只有等待實踐來檢驗。此外，承擔檔案管理職能角色的多變主要是指檔案管理機構的設置。一是在企業集團設置檔案管理機構，承擔檔案管理職能，同時兼管屬下一個或多個子公司的檔案資料管理職能，這種自上而下的管理能發揮一定的效用，然而由于管理范圍過廣，配備的人員相應就較多，這種在企業集團職能管理部門不斷精簡機構和人員的呼聲中還存在著一支如此龐大的檔案隊伍現象，顯然不合時宜；二是企業集團不設檔案管理機構，其檔案工作委托屬下某子公司管理，這種自下而上的管理缺乏一定的權威性，效果將大打折扣；三是企業集團和各子公司分別設置檔案管理機構，分別行使檔案管理職能，這種管理體制能克服前兩種體制帶來的弊病，各司其職，對企業檔案工作整體水平的提高有一定的促進作用。三、新時期企業檔案管理體制的定位與思考寶鋼是改革開放后誕生的企業，是改革開放的產物，但并不是市場經濟的產物，改革開放初期仍處于計劃經濟時期。而計劃經濟時期，企業檔案工作實行的是“條塊”結合、以條為主的宏觀管理體制，國家檔案行政部門和中央各級專業主管機關都有責任對企業檔案工作進行指導、監督和檢查，企業的檔案管理模式、機構設置和管理方式基本雷同；隨著市場經濟的確立和發展以及現代企業制度的建立，企業法人享有充分的生產經營管理的自主權，擁有自己決定內部機構的權力，企業可以根據自身情況和市場變化選擇適合自身發展的檔案管理組織形式和工作方式，企業檔案工作可以有更大的自主發展空間，單一、雷同的企業檔案管理體制逐漸被打破，取而代之的是企業檔案管理的個性化。因此，從計劃經濟轉向市場經濟的寶鋼及寶鋼檔案工作，同樣經歷了以國家宏觀調控到企業自主管理的一個發展過程，從寶鋼30年來檔案管理機構的沿革、檔案管理職能的分配、檔案管理模式的變革等可以看出寶鋼的檔案管理體制隨著時代的變遷，發生了很大變化，有利也有弊。然而適合的才是最有效的。通過對上述檔案管理體制變革的剖析，結合新時期企業檔案工作實際，筆者認為企業檔案管理體制和管理模式可以有以下幾種方案：一是企業集團必須設置檔案管理機構，機構和人員可以歸屬辦公室，僅承擔企業集團檔案管理職能。根據《企業檔案工作規范》，企業檔案管理部門職能包括：貫徹國家有關檔案工作法律、法規和方針政策，制定本企業文件材料歸檔和檔案整理、保管、利用、鑒定、銷毀、移交等有關規章制度；統籌規劃和負責本企業檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計和提供利用工作；指導本企業各部門、項目及專項工作文件材料的形成、積累、整理及歸檔工作；監督、指導、檢查本企業所屬機構（含境外機構）的檔案工作。在企業集團設置了檔案管理機構，上述職能就能名正言順的履行，就能起到承上啟下的作用。反之，企業集團委托下屬單位行使檔案管理職能，機構的不對等，效果則事倍功半。除在企業集團設置檔案管理機構外，屬下的各子公司（獨立法人單位）也應設立相應的檔案管理機構，掛靠部門可以根據企業性質決定。由此建立起一個企業檔案工作網絡，方能有效開展檔案工作，提升企業檔案管理整體水平。二是當企業已從建設階段向生產與建設并列運行階段發展時期，企業集團屬下可以設置一個工程建設單位和若干個生產運營單位，而工程資料管理與檔案管理職能則可以分屬上述兩類單位。因為工程資料管理講究的是時效和過程管理，在實施過程管理中需要與工程建設條線的有關職能管理部門密切配合，為此，將工程資料管理納入工程建設單位，與規劃管理、設計管理、工程管理、工程設備管理等部門融合在一起，可以進一步提高協同管理效率；同時，由一套固定的、專職的工程資料管理隊伍開展工程資料接收、分發、翻譯、復制等管理，比在各單位均設置工程資料管理隊伍更趨合理，便于管理方式和管理標準的統一。此外，這支動態的工程資料管理隊伍，根據建設單位的要求將全部項目文件收集整理后向相關生產運營單位檔案管理部門移交后可繼續下一個工程項目建設，而各生產運營單位則無須再配備一定數量的工程資料管理人員、不需考慮是否還有再建工程。將檔案管理工作從工程資料管理中分離