目錄一、行政工作概述二、行政工作的兩大核心三、做好行政工作的核心能力四、行政人員的核心素養第一頁，共26頁。一、行政工作概述1、廣義的企業行政為了企業的生存與發展而依靠一定的法律、制度、原則及方法對企業進行職能性管理的總和。企業行政系統，包括上至最高層管理者，涵蓋企業各個部門管理人員及專業行政部門的管理體系。2、狹義的企業行政行政辦公事務管理及人力資源管理的統稱。現代企業中一般稱為辦公室、行政人事部或者單設行政部、人力資源部。行政部門具體包括制度制定、執行和推動；日常辦公事務管理；辦公物資管理；檔案文書管理；會務管理；涉外事務管理；宿舍、食堂、車輛、安全衛生管理等。第二頁，共26頁。二、行政工作的兩大核心后勤保障文書/印信/檔案制度管理會務活動外聯預算決算控制資源調配第三頁，共26頁。1.1“服務”之——后勤職能（1）后勤——滿足日常工作需求，為辦公環境及各部門物資需求保駕護航。（總部行政平臺——后勤保障部、物業部）后勤工作模塊主要內容：1、辦公用品管理——低值易耗品管理，日常工作重點在于確保庫存，滿足需求；第四頁，共26頁。1.1“服務”之——后勤職能（1）2、物資管理——辦公家具、設備管理，包括采購、使用、維修維護；日常工作重點在于物資安全（完整、無遺失、可查）及設備故障處理；3、車輛管理——用車調度、油耗管理、車輛保養維護、車輛保險年審；日常工作重點在于保證車輛合理、正常使用，滿足工作用車需求；第五頁，共26頁。1.1“服務”之——后勤職能（2）4、辦公環境管理——環境綠化美化、環境保潔；5、安全消防管理6、員工宿舍管理7、員工食堂管理后勤是行政的最基礎部分，其顯著特征是事務瑣碎煩雜，幾乎涵蓋日常辦公最基本需求的方方面面，最需要條理及耐心。借助各類表格協助管理是十分有必要的。第六頁，共26頁。1.2“服務”之——文書/印信/檔案職能行政文書體系管理，包括各類公文的草擬、審核、頒發流程。文書即包括對內也包括對外。文書擬寫及使用的規范及合理，是企業管理水平及企業形象的重要體現之一；行政文書涉及公文的擬寫規范及語言組織能力，通常設立專門文秘崗位人員；印信管理指企業各類印章及授信文件的管理體系，管控重點在于確保企業各類授信安全，不被盜用或濫用；印信的使用通常需經過審核登記。第七頁，共26頁。1.2“服務”之——文書/印信/檔案職能行政檔案管理體系是保證企業各類重要文件資料得到妥善分類保管的專門體系，企業關鍵文件的及時歸檔及檔案的安全、可查是確保企業各項業務正常開展的重要前提。行政檔案涉及檔案歸檔及檢索的系統管理，需設置專崗甚至專門部門進行管理，防止人員更迭管理不善導致丟失或者損毀（檔案管理專員或者檔案部）；企業行政的文書及檔案管理，是行政工作中的專業工作模塊，有其必須遵循的管理模式。第八頁，共26頁。1.3“服務”之——制度管理職能行政制度職能，是指行政管理部門為規范公司各方面管理而制定一系列管理規章、工作流程及工作表格，并監督執行的工作職能。這一職能包括2個部分：制定、監督執行（重）制度的制訂必須經過充分的調查了解及溝通過程，制度配套流程及表格文件必須完善；最后制度必須經過嚴格審核確認流程后方能頒布；制度的制訂和執行過程是一個動態過程，并非一朝頒發就永不變動，需要在把握大方向的前提下不斷調整以適應實用。第九頁，共26頁。1.4“服務”之——會務活動“辦會”是行政部門重要職能之一，小到日常的工作例會，大到公司年會、周年慶、工作表彰會等等，行政部是主要承辦部門或者主要協辦部門（業務性會議）；第十頁，共26頁。1.4“服務”之——會務活動一般性的會務活動，行政部門的工作主要包括：1、會議通知的擬寫和發放；2、會議的組織、記錄及會議紀要的整理及下發；3、會議議定事項的跟蹤監督及執行反饋；4、會議文字影音資料的收集、整理。大型會務的組織，需要極強的綜合能力，是最能考驗行政管理部門工作能力、策劃水平、工作效率和應變能力的專項工作，也是作為優秀的行政人員必須具備的綜合能力之一。除“辦會”外，主辦(或協辦）各類公司內部員工活動及公司與外單位的聯誼活動，也是行政部與人力資源部門重要工作之一。第十一頁，共26頁。1.5“服務”之——外聯（1）“外聯”職能范圍較廣，即包含對外的大小來訪、接待，文書往來；也包括企業對外的宣傳報道及政府部門事務、非業務類外單位事務聯系等等。從小處說，外聯模塊最為日常的工作是訪客接待及外來客戶的食宿安排，這涉及到協議酒店、飯店等等一系列協議單位的管理；政府事務中包含的日常事務之一是公司各類經營證照的管理，包括證照的年度報告、變更辦理等等；如果公司與政府部門往來密切的，還包括與政府部門的信息收發與處理等；第十二頁，共26頁。1.5“服務”之——外聯（2）處理外聯事務的原則之一，是牢牢記住“公司形象”四個字，永遠記住你代表的是公司而非個人，你體現出來的風貌既是公司的形象。因此，在對外事務中，務必保持專業、規范的態度，不可隨意任性。對外文書是企業對外公布信息的嚴肅渠道，除得到授權外必須經公司審核簽發流程，嚴禁私自、隨意發送。第十三頁，共26頁。2牢固樹立“成本”意識行政部門是一個“花錢”的部門，與業務部門的費用支出不同，行政部門的支出不產生任何利潤，因此，對行政工作而言，節流=效益，合理控制辦公成本，是行政工作的要務。行政工作人員必須有清晰的成本節約意識第十四頁，共26頁。2.1“成本”之——預算決算預算管理是現代企業管理的實用工具，行政部門作為費用開支的主要部門，通過合理的預算，為公司決策提供參考，同時也為費用的控制提供依據預算建立在計劃之上，因此預算的前提是做好工作計劃，根據年度、半年度或者季度的工作計劃，執行相應的預算。預算作為費用的參考，必須有費用的決算與之對應。通過決算檢驗預算的準確度，并且通過決算，檢查費用開支的規律性；通過決算，發現費用開支的異常并及時查漏補缺。比如：規律性費用如月度通訊費或者水電費出現大幅度波動時，可通過預算與決算的對比及決算環比，估算是否出現使用異常，從而實現辦公成本的有效控制。第十五頁，共26頁。2.2“成本”之——控制（1）成本節約必定伴隨著合理的控制，對資源使用的控制、對物資需求的控制、對辦公行為的控制，行政管理中所謂的“管理”，既是對其所涉及工作對象的合理控制。行政工作核心的“服務”職能既指服務于具體的員工，更指服務于企業主體；而“控制”更多的針對具體的員工及員工行為。控制的本質不是限制，而是杜絕不必要的支出和杜絕不合理的浪費。第十六頁，共26頁。2.2“成本”之——控制（2）行政成本的大宗，通常在于房屋、物業、水電及車輛費用，因此，成本的控制通常需要針對這些大項進行。房屋物業——在辦理辦公居所的時候就開始做成本考慮，選擇適合的物業；如果物業的選擇不在行政部門進行，需做好與物業相關款項的事項管理，包括裝修、辦公布局、設備的設置及采購等；水電——節能節水管理，杜絕不必要的水電浪費，如空調管控、照明管理、辦工座位電腦及電源使用管控等；第十七頁，共26頁。2.2“成本”之——控制（3）車輛費用——嚴格車輛管理，杜絕公車私用；合理派車，保證車輛使用效率最大化；車輛油卡及油耗管理，保證油卡安全杜絕隨意加油；提高司機節油意識采購控制——作為最主要的成本開支部門，大宗采購務必做好供應商的選定，并且做到貨比三家，詢價議價，做好采購的性價比選擇。與采購密切相關的是庫存管理，保證物品庫存合理的同時避免庫存積壓，也是成本管理的關鍵。辦公行為控制——比如杜絕消耗性物料（如辦公用品）浪費、紙張雙面打印、物料領用及回收管控等。第十八頁，共26頁。2.3“成本”之——資源調配對于資源的使用來說，避免出現資源閑置并且實現應用的最大化，既是資源使用上的成本節約。在現實運用中，打印設備的共享是最常見的資源配置，即通過合理共享減少閑置的設備的概率，使設備使用最大化。行政部門作為日常辦公設施設備的具體管理部門，能夠從總體上掌控公司的設施設備資源，充分實現跨部門調度，比如使A部門的閑置設備調用到有使用需求的B部門，避免重復采購。第十九頁，共26頁。三、做好行政工作的核心能力1

——溝通表達行政與銷售都是與人打交道的工種，大家面對的都是客戶，不同的是銷售面對的是給公司帶來直接利潤的外部客戶，而行政面對的是公司的內部客戶——每一位同事，都是我們的客戶。因此，“溝通及表達”能力，是行政工作最基礎的能力，如何實現有效溝通，是行政人員的核心能力之一。有效溝通的關鍵——同理心、需求的有效提出、聆聽、及時的跟蹤反饋。表達的關鍵——簡介、歸納、思路清晰、重點突出第二十頁，共26頁。三、做好行政工作的核心能力2

——良好的計劃性行政工作很大程度上是細瑣、煩雜、重復的，如果都是等著工作找上門，結果往往就會變成專業打雜或者消防隊員。優秀的行政需要將很多工作做在前面，比如設備管理，設定例行檢查檢修時間，避免突然的故障；比如辦公用品管理，設定固定的需求收集及領用時間；比如會務的執行，設定固定的啟動及執行程序；通過對時點、規則、流程的控制，實現有序的運行；行政人員必須善于為自己的工作制訂計劃，通過計劃控制避免自己陷入胡混瞎忙低效率的工作狀態。第二十一頁，共26頁。三、做好行政工作的核心能力3

——基礎能力OFFICE軟件應用能力——需要與各種文件各種表格各種統計打交道；公文/文書擬寫能力——公司公文的主要行文及發文部門，各種會議的主要記錄整理部門，各種總結、計劃、方案的擬寫部門，規章制度的草擬及主要整理部門；交際禮儀——內外接待的形象部門；第二十二頁，共26頁。四、行政人員核心素養（1）原則性——首要素養。何為原則性，既對制度的遵守、對成本的管控、對物資的廉潔監管；比如說節水節電資源節約、比如說車輛管理，只要制訂了制度則需監管執行，而不能徇私人情，否則就是監管失職；比如說作為物資及庫存的管理者，更不能監守自盜，這是最基本的職業操守。細心和耐心。行政工作的瑣碎煩雜決定了行政人員必須具有非常的耐心，行政工作是磨人的，跟有直觀銷售業績的銷售部門不同，行政做好了沒人在意，做差做偏了卻很容易被記住，常常是只有苦勞沒有功勞；（我跟大家分享一個我從事行政工作10年來的個人心得：行政工作是不求有功，但求無過。）因此，每做一件事，都應該要求自己更細心一些