第八章檔案價值的鑒定學習目標：熟悉檔案收集及檔案鑒定工作的程序，掌握檔案收集的方法，會編制檔案保管期限表，并能運用檔案保管期限表鑒定檔案。檔案管理是機關或單位的文書部門將立卷歸檔好的文件移交給檔案部門，檔案部門對于處理完畢并具有保存價值的文件實體及信息進行收集、整理、鑒定、保管、開發和提供利用等一系列業務活動。檔案鑒定：從廣義上包括鑒定檔案的真偽和鑒定檔案的價值兩個方面。檔案業務工作中經常進行的鑒定工作主要是鑒定檔案的價值。檔案價值鑒定對保證檔案質量，開展檔案利用工作具有重要意義。檔案價值鑒定開始于文書立卷，貫穿于檔案管理始終，決定著每一份檔案文件的去留。作為檔案管理人員應該提高認識，掌握鑒定方法，確保檔案鑒定工作的質量。第一節檔案價值鑒定工作概述一、檔案價值鑒定工作的含義：（一）含義：所謂檔案價值的鑒定工作，是指按照一定的原則、標準和方法，分析和判定檔案的價值，確定檔案的保管期限，剔除失去保存價值的檔案加以銷毀。具體地說，就是根據檔案內容對以后工作的作用，來判定其是否具有保存價值以及保存多長時間。基本內容：第一、制定鑒定檔案價值的統一標準和檔案保管期限表。第二，具體分析，判定檔案材料的保存價值，并確定其保管期限。第三，挑選無保存價值和保管期限已滿失去保存價值的檔案予以銷毀或作相應的處理。在檔案界通常所說的檔案的鑒定，是對檔案價值的鑒定，這里所說的檔案的價值是指檔案對社會的有用性，對社會有用的，就是“優”的，就是“玉”，對社會沒有用的，就是“劣”的，就是“石”。說的形象一點，檔案鑒定的主要目的就是要區分“玉石”。（二）檔案價值鑒定工作的特點：檔案價值鑒定工作包括兩個階段，即首次鑒定和再次鑒定。首次鑒定是在文件轉化為檔案之時，有文書立卷部門進行的，主要是確定應該保存的文件以及這些文件的報關期限，其重點在于文件的現世價值的鑒定；再次鑒定是在檔案形成幾年甚至十幾年之后，由檔案部門進行的，主要對保存期將滿的檔案進行再次鑒定，是在新的范圍，又一個層次上的分析、判定，比首次鑒定要求高、難度大，其重點在于文件的歷史價值。特點：1.規范性：檔案價值鑒定工作的規范性，是指在鑒定的過程中應嚴格遵守國家主管部門及本單位所制定的檔案鑒定的原則和標準，建立嚴密的組織，參與鑒定的人員應具有相對的穩定性，在鑒定方法上要突出研究性。2.全面性：檔案價值鑒定工作的全面性，是指在鑒定的指導思想上，從利用需求趨向和檔案實際狀況來研究判定檔案對社會各方面的有用價值，即把檔案放在更大的范圍，多層次、全方位地來分析人士，防止因片面造成失誤；3.長期性：檔案價值鑒定工作的長期性，是指檔案價值鑒定工作雖然具有階段性，卻是長期的。它貫穿于檔案管理工作的始終。在收集、整理、鑒定以及提供利用（三）檔案價值鑒定工作的作用：檔案價值鑒定工作的具體內容主要是判定每一份檔案有無保存價值，和確定有保存價值的檔案的保存時間。檔案鑒定工作在檔案工作種具有十分重要的地位和作用：1、通過鑒定分清檔案的主次，便于進行科學的管理。隨著時間的發展，各單位都會產生數量龐大的檔案，這些檔案中只有部分是真正有保存價值、利用價值的檔案，通過鑒定保存了重要檔案，減少了檔案的數量，優化了檔案部門保管的檔案。2、通過鑒定工作，優化檔案質量，建立精品檔案，便于提供利用。開展檔案價值鑒定，分清“珠”和“玉”，提高保管檔案的質量，有利于后繼工作的開展。通過鑒定工作，挑出無價值的檔案，為精煉和銷毀檔案提供科學的依據。3、檔案價值鑒定工作在方便計算機管理方面具有重要的作用。檔案管理現代化最重要的內容就是用計算機技術來管理檔案。當然，要將有價值的檔案信息輸入計算機，使計算機處理檔案信息迅速和優化，前提是做好檔案的價值鑒定工作，篩選有價值的檔案信息輸入計算機，使計算機管理更加高效、便捷。（四）檔案價值鑒定工作的原則：鑒定檔案必須遵循從維護國家和人民的整體利益出發的原則，用全面、歷史、發展的觀點確定檔案的價值。首先，用全面的觀點分析檔案的價值。具體來說，一是必須從國家的全局利益出發，對檔案的價值進行衡量和判斷，不能僅局限于某一部門、單位或地區的局部需要。二是必須全方位、多層次的分析檔案價值，既要考慮對形成者具有的近期查考價值，也要考慮對社會具有的長久的歷史文化價值；既要著眼于其政治價值，也要著眼于其經濟等其他價值。三是鑒定時要從一個全宗或一個全宗群的角度來綜合分析檔案價值，才能做到既保證立檔單位檔案全宗的完整性，又可避免檔案的大量重復。其次，用歷史的觀點判定檔案的價值。檔案室歷史紀錄，是在一定歷史條件下和社會環境中形成的，鑒定時應從其產生的歷史條件、時代背景及所發生的歷史作用來分析判斷，防止用現實政治需要去片面的確定檔案的價值。第三，用發展的觀點來衡量檔案的價值。鑒定檔案價值是一種預測性的，必須把檔案的近期價值和遠期價值結合起來考慮，盡量站得高一點，看得遠一點，防止金石觀點，才能最大限度的保證鑒定的科學性。鑒定工作中需要注意的問題：（1）應當以全國統一的鑒定標準為依據，不得各行其是。（2）寬嚴問題：采取留有余地的彈性處理方法。保存從寬，銷毀從嚴；孤本從寬，復本從嚴；本機關從寬，外機關單位從嚴；首腦機關從寬，基層機關從嚴；建國初期從寬，最近的從嚴；撤銷機關從寬，現行機關從嚴；兩可（如可永久保存也可長期保存）之間就高不就低。鑒定檔案價值必須掌握以下標準：首先，確定檔案保管期限的標準。現行檔案保管期限分為永久、長期、短期三種。1、永久保管的檔案。其期限在50年以上。凡是反映本機關主要職能活動和基本歷史面貌的、對本機關、國家和歷史研究具有長遠利用價值的檔案，列為永久保管的檔案。主要包括：（1）本機關制定的法規性政策性的文件，處理重要問題形成的文件材料，召開重要會議（黨代會、黨委會、職代會、行政會等）的主要文件材料，重要的請示、報告、皮膚、規劃、總結、綜合統計報表和機構變化、領導人任免的文件材料。（2）直屬上級機關頒發的屬于本機關主要業務并要貫徹執行的重要文件材料。（3）非直屬上級機關針對本機關主要業務并要貫徹執行的重要文件材料。2、長期保管的檔案。其期限在16—50年。凡是反映本機關一般工作活動，有文物收藏價值。2.檔案價值的層次性：主要表現在兩個層次上，即在立檔單位的使用價值和在全社會的使用價值兩個層次。不同內容的檔案在立檔單位有不同的使用價值；不同內容的檔案在社會上有不同的使用價值。在鑒定檔案價值時，除了文物收藏價值的鑒定之外，都是立足于立檔單位來確定保管期限的，因為立檔單位的使用價值是檔案最基本的價值，檔案只要在立檔單位里有使用價值就要保管；而對立檔單位有史料價值的應該永久保管。3.檔案價值的潛在性：檔案價值具有潛在性的原因有兩點，首先由于檔案是由現行文件轉化而來的，因此檔案的使用價值只是有關問價的現世價值的轉換和擴展。其次，檔案使用價值的實際發揮也是無規定的。那么，在管理檔案時，就不能輕易對一個檔案作出無價值甚至是銷毀的決定，而應當以檔案能為人們解決問題的重要程度，以及它的使用有效期的長短為依據來識別檔案的使用價值，并且發掘其潛在的價值。（三）檔案價值的形成與發展我們知道，當現行文件轉化為檔案時，檔案的價值也就形成了，然而由于檔案價值的多元性、層次性以及潛在性的特點，又使得檔案價值的凸顯變得復雜起來。1.檔案價值形成與發展具有漸進性：表現在從開始形成時的查考價值大于史料價值，到后來的史料價值與查考價值相等，再到最后的史料價值變得大于現實價值，甚至取代現實價值。例如，我們現在所了解的我國古代的檔案，它們就只具有史料價值，而不再有查考價值。2.檔案文件價值形成與發展具有相對性：在一個立檔單位內，某一重要的檔案不完整時，需要補充的相關的次要檔案，這份相關的次要檔案進而升為重要檔案，價值也隨之升值；而同樣在一個立檔單位內，某一份重要的檔案獨立時看似重要，而與其他相關同樣重要的檔案比較時，相對來講就會顯得次要，價值也就隨之降低。3.檔案文件價值形成與發展具有不平衡性：主要表現在發展的不平衡上。一份檔案在形成之初，往往只是具有查考價值，而有可能存在潛在的史料價值以及文物收藏價值是難以預測的。但隨著時間的推移，有的檔案其查考價值會逐漸被史料價值所替代，有的隱含的史料價值乃至文物收藏價值則會逐漸顯現出來。三、影響檔案價值的因素影響檔案價值的因素是多方面的。這些因素大致可以歸納為兩個方面，即檔案自身因素和社會因素。檔案自身的價值因素是由多方面構成的，如檔案的內容、外在形態、形成時間、稿本、形成者等都對其價值具有不同程度的影響，其中內容因素是影響檔案價值的最重要的因素。內容因素主要是指檔案內容所記載的信息是否真實地反映了客觀實際，是否符合客觀規律以及在工作和生活中的重要程度怎樣，所起的作用和所處的地位如何，等等。例如，憲法、法律及政策性、法規性等檔案文件，因其內容非常重要而價值較大，而一般事務性文件，因其內容的重要程度較低而價值相對較小。社會因素主要是指社會對檔案的利用需求。任何事物的價值都是相對于社會需求而言的，不存在完全可以自我實現的絕對獨立性的價值，檔案價值也不例外，離開了社會需求，檔案價值將無法實現。例如，機關工作需要經常查考上級的有關決定、條例、指示等各種檔案；證明個人經歷需要查考干部任命通知書、干部登記表、職工名冊等；證明個人學歷需要查考入學登記表、審批表、學生學籍冊、畢業生登記表等。這些利用需求決定了相關檔案的價值，如果沒有這些需要，相關內容的檔案也就沒有保存的必要。因此，社會對檔案的利用需求，同樣直接影響和決定著檔案的價值。第二節檔案保管期限表的編制一、檔案保管期限表什么是“檔案保管期限表”？檔案保管期限表是用表冊形式列舉各類來源、內容和形式的檔案的保管期限的一種提示性文件，它是鑒定檔案價值，確定檔案保管期限的依據和標準。（一）現行檔案保管期限分為永久、長期、短期1.永久保管的檔案。其期限在50年以上。凡是反映本機關主要職能活動和基本歷史面貌的、對本機關、國家和歷史研究具有長遠利用價值的檔案，列為永久保管的檔案。2.長期保管的檔案。其期限在16—50年。凡是反映本機關一般工作活動，在較長時間內對本機關工作有查考利用價值的文件材料，列為長期保管的檔案。3.短期保管的檔案。其期限在15年以下。凡是在較短時期內對本機關有參考利用價值的文件材料，列為短期保管的檔案。（二）檔案保管期限表的作用：1、統一檔案鑒定的客觀標準，避免價值鑒定過寬或過嚴。依據檔案保管期限表，檔案人員就可以客觀準備地判斷每一個案卷的保管期限，而不是根據個人認識對檔案進行管理，從而推動檔案價值鑒定工作的順利進行。2、提高檔案價值鑒定工作的質量和效率。3、便于準確地組織案卷。依照檔案保管期限表，機關文書人員在立卷時就更加方便的考慮文件的價值，并把價值不同的文件組成不同的案卷，再根據檔案保管期限表的規定初步確定案卷的保管期限，為后續的檔案鑒定工作打下良好的基礎。4、保證檔案銷毀的準確性。對照檔案保管期限表，檔案人員就可以判定哪些檔案應該銷毀，哪些檔案應該保存，有些防止和避免了檔案文件被錯誤銷毀的問題。（三）檔案保管期限表的類型：1、通用型。由國家檔案局制定的《通用檔案保管期限表》。2、專門性。由國家檔案局會同有關專業主管部門制定的專門檔案保管期限表。3、專業型。由專業主管機關制定、國家檔案局批準執行的專業系統檔案保管期限表。4、同類型。由國家檔案局或地方檔案局或主管機關制定的同類機關檔案保管期限表。5、專用型。由某一機關自己制定的僅供本機關內部使用的檔案保管期限表。四、機關檔案保管期限表的編制（一）檔案保管期限表的結構檔案保管期限表一般由順序號、條款、保管期限、附注以及總的“說明”等部分組成。其中條款和保管期限是最基本的項目。有關要求：1.文字說明：應寫明制定檔案保管期限表的法規政策依據。說明一般放在檔案保管期限表的前面，起著指導和規定作用。2.序號：是用來表示條款的順序，固定各條款的排列位置的。必須在條款之前編上統一的順序號，以固定條款的位置，同時也可作為鑒定人員使用檔案保管期限鑒定檔案時引用條款的代號。3.條款名稱：是保管期限中最主要的內容，是用來指代類型檔案材料的文字。應具有概括性、排他性、簡明性和可操作性，文字要準確簡潔。4.保管期限：在條款擬好之后，要具體指出每一條款的保管期限。保管期限分為短期、長期、永久三類。5.附注：主要用于對條款中某些需要說明、解釋的問題加以注釋。是在條款之下對條款及其保管期限所作的必要的解釋或說明。（二）機關檔案保管期限表的編制步驟與要求：1.遵照檔案上級制定的通用和專用保管期限表有關規定機關檔案保管期限表必須嚴格按照國家的有關規定和標準，參照上級有關檔案保管期限表進行編制。這樣才能保證本機關檔案鑒定工作的統一化、標準化和科學化。2.調查和分析本機關檔案的特點在“三合一”制度下編制的“檔案保管期限表”，它制約著機關文件向檔案轉化的全過程，是進行檔案文件初次鑒定、確定文件去留的一把尺子。所以，編制機關檔案保管期限表之前，一定要進行深入的調查研究，掌握本機關檔案的特殊性。3.草擬條款草擬條款是將本機關所有檔案進行歸類，找出它們的共性，并將其內容用精當的語言概括出來，用以反映同類檔案的特點，并以此作為檔案歸類的依據。條款是檔案保管期限表最重要的內容，其歸類是否正確，語言概括是否準確，都直接影響檔案保管期限表作用的發揮。4.修改定稿檔案保管期限表形成之后，應根據各方面的意見，對初稿進行反復修改，最后形成定稿。5.審批檔案保管期限表是確定本機關檔案保管期限的一份具有指導意義的文件，具有權威性和依據性。因此，在使用前應由有關領導部門審查批準，才能有效。并且一經批準，就必須嚴格按照要求確定檔案的保管期限。第三節檔案價值鑒定的具體方法一、分析影響檔案價值的內部因素（一）分析文件的內容：是判定檔案價值的首要因素。分析文件內容就是根據文件反映的實際問題，判定文件的價值，確定其保管期限。一是注意文件的完整程度。完整程度高的文件重要性大。二是注意文件的重要程度。反映當的方針政策、重大事件、或者反映本機關主要職能活動的文件相對而言其重要程度大。（二）分析文件的作者：在分析文件作者時，要注意重點保存那些本機關各部門和重要領導人形成的具有代表性的檔案材料。而對來源于上下級和統計單位的檔案材料則應從嚴處理，確保機關自身檔案的完整、精煉，從而減少上下級以及統計各單位之間檔案大量重復現象。（三）分析文件的形式：包括文件的名稱特征和外形特征。文件的名稱特征往往是文件內容特征的體現，也表現了文件的不同作用，在一定程度上反映出文件在不同立檔單位的不同價值。文件的外形特征如職稱材料或文本都頗具價值，也是確定檔案價值的因素之一。（四）分析文件的形成時間：在檔案界，專家學者一致認為“高齡檔案應受重視”。這實際上是從檔案文件的形成時間的角度來考慮的。實踐中，隨著時間的推移，形成時間越早的文件，越會因其稀少而顯得珍貴。邁斯奈爾是普魯士機密國家檔案館館長，他把來源于一個機關的全部文件看作一個起源完整的文件體，并在1901年提出了一套鑒定標準。其中，“高齡案卷應當受到尊重”被稱為“年齡鑒定論”，對許多國家的檔案鑒定工作發生了重大影響。不少國家都遵循這一原則，為本國的檔案文件規定了一個禁止銷毀的界限年份，即凡是該年份以前產生的檔案文件一概不得銷毀。英國規定：1660年前的檔案禁毀。德國規定：16世紀以前的案卷不許銷毀。俄國規定：19世紀下半葉以前的文件不許銷毀。印度規定：凡100年以上的文件一律不得銷毀。我國規定：1911年以前的明清檔案和革命歷史檔案應劃為免禁毀檔案，全部永久保存。(五)分析文件的有效期：有些文件本身具有一定的有效期，如合同、協議書等。在有效期內這些文件往往具有較強的法律，行政小李，價值比較大；然而有效期滿后，大多數的文件材料的價值也會隨之降低，甚至失去價值。二、分析影響檔案價值的外部因素（一）分析立檔單位在社會上的地位和作用：由于立檔單位在社會和歷史上所存在的地位和所起的作用不同，它們所形成的檔案文件的價值也往往不同。一般來說，當和政府的首腦機關、高級領導機關，它們所處的社會地位高、作用大，因而所形成的檔案文件的價值就大一些。但是，有個別的有著名影響的基層單位或民間組織以及個人，其所形成的檔案文件的價值相對就大些。（二）分析檔案文件對機關及社會的影響：一般來說，對一份檔案利用的需要程度———急迫與緩慢、當前與長遠、數量與多少——的鑒定，取決于鈣粉檔案文件對機關及社會的影響，由此決定其保管期限的劃定。（三）分析檔案文件的利用情況：一般來說，現實利用率高的文件，會派生出若干份文件，因此這份利用率高的文件價值就高。但也有例外情況，比如像本機關征用土地的有關檔案，一次也沒有利用，也應該留作備用，永久保存。（四）分析檔案文件的發展趨勢：分析檔案文件時還應根據我國當前的經濟建設和社會發展趨勢，來分析研究檔案文件利用的一般規律和發展趨勢，并且使用信息觀念、開放檔案和開發檔案資源的思路來認識檔案的價值，從而把握可能出現的新情況、新特點，把鑒定檔案價值建立在科學的鑒定和準確的預測上。三、分析社會發展對檔案價值的影響隨著社會的不斷發展，人們關注的焦點越來越集中到經濟發展、科技進步、文化教育等等方面，這種變化必將帶來人們對檔案價值的重新認識，過去認為重要的、需要永久保存的檔案現在變得不那么重要，而過去認為不重要的，現在卻又變得重要起來。由此可見，社會的發展，必定給檔案價值的鑒定帶來影響，這也是我們要求對檔案進行多次鑒定的原因之一。第四節機關檔案價值鑒定工作的組織一、準備環節1.制定鑒定工作計劃：機關檔案價值鑒定工作由于涉及檔案文件材料多，情況復雜，因此在正式開展工作以前要制定出一套切實可行的鑒定工作計劃，以保證檔案鑒定工作有條不紊地順利進行。內容一般包括：鑒定工作的目的、原則、室藏檔案的基本情況，本次鑒定工作的范圍，鑒定標準和基本方法，鑒定工作的工作量，人力、物力、時間的安排，注意事項等。計劃制定以后要經機關主管檔案工作的領導批準。2.成立機關檔案鑒定機構：檔案館建立檔案鑒定委員會，檔案室建立檔案鑒定小組，負責組織領導檔案價值鑒定工作和審查鑒定結果，其成員包括檔案館（室）負責人、檔案工作人員、檔案形成部門人員以及同機檔案行政管理機關人員等。機關檔案鑒定小組組長一般由本機關辦公廳（室）負責人擔任為宜。由檔案人員和形成部門（單位）聯合提出鑒定意見，送交鑒定委員會（小組）審查后呈報上級機關領導者批準。3.編制檔案保管期限表：沒有機關檔案保管期限表的單位，在鑒定工作開始以前，應著手編制機關檔案保管期限表，作為鑒定工作的依據。這也是檔案鑒定工作的一項重要準備。二、鑒定環節1.個人鑒定：由鑒定小