-.z我國檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)確實立與執(zhí)行

【摘要】本文簡要論述了檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)在我國確實立和執(zhí)行過程，先從國內(nèi)外形成的鑒定標(biāo)準(zhǔn)著手，分析其在我國檔案理論界與鑒定工作實踐中的貫徹情況，明確我國檔案鑒定理論、檔案鑒定的技術(shù)性標(biāo)準(zhǔn)〔檔案保管期限表〕以及鑒定工作中存在的缺乏；同時，指出檔案價值判斷過程中表達出的時代局限性；針對實際情況提出了一些改良措施，以期提高鑒定工作質(zhì)量，進一步推動檔案事業(yè)開展。

【關(guān)鍵詞】檔案鑒定

標(biāo)準(zhǔn)

確立

執(zhí)行

檔案鑒定作為一種價值評價活動，主要表現(xiàn)為主體以一定的評價尺度或標(biāo)準(zhǔn)來衡量被鑒定的檔案價值這一客體的活動過程。在此過程中，由于參與評價的主體存在著學(xué)識水平、分析問題能力等的差異，加上檔案的自身價值存在多樣性、相對性和潛在性等特點，因此在對檔案進展價值鑒定時，易出現(xiàn)不同的鑒定意見或結(jié)果。為了最大限度地實現(xiàn)鑒定工作的科學(xué)性及鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性，必須首先確立明確的檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)，以此為依據(jù)，方能保證檔案鑒定工作的有序進展。本文擬對中外檔案界長期形成的一些檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)進展簡要列舉，并在此根底上簡析我國的檔案鑒定理論與實踐，明確其所存在的缺乏及應(yīng)采取的一些改良措施。

一、檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)簡介

總的說來，檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)可分為兩大類，即理論性標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)性標(biāo)準(zhǔn)。

〔一〕理論性標(biāo)準(zhǔn)

理論性標(biāo)準(zhǔn)是檔案價值鑒定的根本標(biāo)準(zhǔn)和理論依據(jù)，綜觀中外檔案學(xué)界長期以來形成的理論研究成果，檔案鑒定的理論性標(biāo)準(zhǔn)主要包括：

1、德國檔案學(xué)家邁斯奈爾提出的年齡鑒定標(biāo)準(zhǔn)和來源鑒定標(biāo)準(zhǔn)。

〔1〕年齡鑒定標(biāo)準(zhǔn)：即“高齡案卷應(yīng)當(dāng)受到尊重〞。邁斯奈爾主*：每一個國家應(yīng)設(shè)置一個禁銷檔案的“界限年份〞，應(yīng)對在此年份前形成的檔案加以高度重視、妥善保管，而不應(yīng)擅自毀棄。

〔2〕來源鑒定標(biāo)準(zhǔn)：強調(diào)不能把案卷當(dāng)作零碎的材料孤立地、分別地單獨評判，而應(yīng)當(dāng)以它們固有的行政關(guān)系為具體背景進展鑒定，即在鑒定時，應(yīng)該考慮各行政單位在政府構(gòu)造中所處的地位，其活動性質(zhì)，以及這種活動與上下級行政單位活動的關(guān)系。

2、波蘭檔案學(xué)家卡林斯基提出的“職能鑒定論〞。這是在研究繼承邁斯奈爾來源鑒定標(biāo)準(zhǔn)的根底上提出的，主*按照形成檔案的機關(guān)在政府體系中的地位和職能的重要性來確定文件的價值及保管期限。

3、美國檔案學(xué)家謝倫伯格提出的文件雙重價值鑒定標(biāo)準(zhǔn)。指出文件價值中存在著第一價值和第二價值的區(qū)別，這是按利用文件的主體為參照進展劃分的。指出公共文件的價值首先表達為對原機關(guān)的原始價值，即第一價值，具體表達為行政管理、財務(wù)、法律和科研價值；而后再表達為對其它機關(guān)及非政府方面使用者的附屬價值，即第二價值，分為證據(jù)性價值和情報性價值兩種形式。對這兩種不同價值，在鑒定時應(yīng)予以充分考慮。

4、宏觀職能鑒定標(biāo)準(zhǔn)。這是上世紀(jì)80年代以來電子文件大量涌現(xiàn)后的產(chǎn)物。“此時鑒定的注意力首先不是形成者來源，而是能夠反映社會需要的各種社會職能活動過程或其主題〞①；“宏觀鑒定法所面對的不再是單份文件，而是*種職能的文件〞②。

5、效益標(biāo)準(zhǔn)。這是歐美國家近些年來在鑒定中奉行的一條原則，主*在鑒定檔案保存價值時應(yīng)考慮到檔案的保管費用。從其開展歷程看，效益標(biāo)準(zhǔn)已從出現(xiàn)伊始的飽受批判轉(zhuǎn)變?yōu)楸桓鞣N鑒定體系廣泛采用，顯示出了其實用科學(xué)的一面。

6、相對價值標(biāo)準(zhǔn)。這是我國檔案學(xué)界提出的一種檔案價值鑒定標(biāo)準(zhǔn)，即在成認(rèn)文件的價值取決于檔案客體屬性及其滿足利用者需要的程度之前提下，適當(dāng)分析全宗和全宗群內(nèi)檔案的完整程度，從全宗和全宗群*圍內(nèi)來觀察檔案被保存的狀況。通常情況下，全宗和全宗群檔案的完整程度越高、絕對數(shù)量越多，每一份文件的價值就相對越低，反之則越高。即：在一定情況下*些文件的保存價值和保管期限可以相對地提升或降低。相對價值標(biāo)準(zhǔn)的提出，旨在使檔案鑒定工作做到具體問題具體分析，防止機械主義和教條主義。

〔二〕技術(shù)性標(biāo)準(zhǔn)

技術(shù)性標(biāo)準(zhǔn)是檔案鑒定實踐中用以參照的具體標(biāo)準(zhǔn)，主要有文件材料的歸檔和不歸檔*圍、檔案保管期限表、檔案鑒定工作制度等。

我國目前的檔案保管期限表可分通用檔案保管期限表、專門檔案保管期限表、同系統(tǒng)機關(guān)檔案保管期限表、同類型檔案保管期限表和機關(guān)檔案保管期限表五種類型。它們是各機關(guān)、檔案館鑒定檔案價值、確定檔案保管期限的依據(jù)和標(biāo)準(zhǔn)，以此作為參考，文書立卷人員能較容易地區(qū)分文件的不同保存價值，初步確定其保管期限，為以后檔案館鑒定檔案的價值打下根底。至于檔案鑒定工作制度，則包括制發(fā)鑒定檔案的標(biāo)準(zhǔn)文件、檔案鑒定工作的組織領(lǐng)導(dǎo)和銷毀檔案的標(biāo)準(zhǔn)與監(jiān)銷制度等幾方面內(nèi)容。一種健全的檔案鑒定工作制度，可以有效保證檔案鑒定工作的質(zhì)量和防止有意破壞檔案，使檔案的鑒定和銷毀工作有組織、有監(jiān)視地進展。事實證明，這些技術(shù)性標(biāo)準(zhǔn)在文書檔案人員的具體鑒定工作中起到了有力作用。

二、我國檔案鑒定理論的開展及檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)確實立過程

〔一〕我國檔案鑒定理論的特征

我國的檔案鑒定理論在新中國成立以后，得到了一定程度的開展，主要是在學(xué)習(xí)原蘇聯(lián)檔案學(xué)理論的根底上結(jié)合我國檔案工作實踐，并且吸收了民國時期檔案學(xué)有關(guān)檔案鑒定理論而逐步形成的。民國時期的檔案界提出的鑒定標(biāo)準(zhǔn)均重視檔案的歷史價值和行政價值，但它存在缺陷，即僅僅停留在機關(guān)*圍內(nèi)的一般的行政價值和歷史價值的認(rèn)識上，且當(dāng)時沒有得到有效實行。而原蘇聯(lián)的檔案鑒定理論對我國的影響可說是最為深刻和長遠(yuǎn)的。例如，原蘇聯(lián)檔案界提出：檔案的鑒定原則是歷史主義原則、黨性原則、全面性原則和系統(tǒng)性原則；在鑒定檔案的價值時，應(yīng)考慮文件內(nèi)容、文件來源、文件的形式特征、情報的重復(fù)性、檔案全宗文件的完整程度、文件的物理狀況及文字、語言、藝術(shù)及其它特點，等等。這些原則和標(biāo)準(zhǔn)被我國檔案工作者加以吸收和借鑒，再與我國的檔案鑒定工作實踐相結(jié)合，明確提出了鑒定檔

案價值時應(yīng)考慮的相對價值標(biāo)準(zhǔn)、社會需要標(biāo)準(zhǔn)等新的標(biāo)準(zhǔn)，初步形成了較為系統(tǒng)的概念、原理體系。無可否認(rèn)，這些鑒定理論在相當(dāng)長的一段時間內(nèi)，確實對我國的檔案工作起到了一定指導(dǎo)作用，在很大程度上保護了檔案的平安，防止了任意銷毀檔案文件的事件發(fā)生，有效地保證了我國檔案管理工作的有序性。

但是，建國以來長期形成并得以貫徹的具有我國特色的檔案鑒定理論，雖在實踐中證明了其價值，但同時也正是實踐——這一檢驗真理的唯一標(biāo)準(zhǔn)，宣告了這些理論自身存在著的缺乏。因為我國的鑒定理論一直以來都側(cè)重于對鑒定的原則、一般分析方法、保管期限和保管期限表以及鑒定工作組織的研究，而對檔案鑒定中的一些根本理論和應(yīng)用技術(shù)研究得不夠，這在實際工作中就顯得空泛，缺乏足夠的實用性，可操作性不強。“對根本理論研究的缺乏，造成‘檔案價值’概念模糊，鑒定的理論框架構(gòu)建不起來；對應(yīng)用技術(shù)研究的缺乏，造成具體的操作技術(shù)、標(biāo)準(zhǔn)、鑒定質(zhì)量的檢查與控制的方法空白或殘缺〞③。事實上，在科學(xué)研究中，定性分析法和定量分析法是兩種常用的分析方法。我國長期形成的鑒定理論往往側(cè)重于對檔案鑒定的原則及其工作性質(zhì)等等進展描述、概括，而忽略了檔案價值中實際存在著的數(shù)量關(guān)系，缺乏足夠的定量分析的成分。這一現(xiàn)象與其它許多國家明確規(guī)定文件進館比例的做法相比，顯然存在著具體操作上的困難，鑒定質(zhì)量無法得到保證。

〔二〕在此時期內(nèi)確立的鑒定標(biāo)準(zhǔn)：檔案保管期限表

檔案保管期限表是檔案鑒定的技術(shù)性標(biāo)準(zhǔn)，是以表冊形式列舉檔案的來源、內(nèi)容和形式，并指明其保管期限的指導(dǎo)性文件，是鑒定檔案集中保存和確定檔案保存期限的依據(jù)，是開展檔案鑒定工作和保證其質(zhì)量的有效工具，是國家管理和控制檔案信息資源的重要手段，對防止錯誤銷毀檔案，為子*后代保存歷史文化財富提供了一定保證。但是，在充分認(rèn)識檔案保管期限表積極作用的同時，也應(yīng)看到它自身存在的缺乏：

一是條款太少。文書檔案保管期限表經(jīng)過幾次修訂，條款日趨簡化，概括程度越來越高，難以涵蓋復(fù)雜的檔案類型、*圍，這與國際上文件處置標(biāo)準(zhǔn)日益細(xì)化的趨勢相悖。

二是檔案保管期限表“就具體的鑒定標(biāo)準(zhǔn)而言，根本上屬于‘職能鑒定論’的*疇〞④，這與國外許多國家鑒定標(biāo)準(zhǔn)呈多元化的現(xiàn)象是相脫節(jié)的。我國檔案學(xué)界近幾年來雖也在理論上提出了類似的標(biāo)準(zhǔn)，但在具體操作時卻忽略了這些。因此，我們的檔案保管期限表中的鑒定標(biāo)準(zhǔn)表現(xiàn)單一化，在具體操作時“很難逐項鑒定檔案的證據(jù)價值、情報價值，進而也就無法保證永久保存的檔案是否具有永久性價值〞⑤。

三是重宏觀檔案輕微觀檔案，側(cè)重于方針政策性、總結(jié)性、綜合性檔案，對微觀的、依據(jù)性、原始性的根本情況和數(shù)據(jù)方面的檔案，保管期限偏短，造成進館檔案“只有骨架沒有血肉〞，難以滿足歷史研究與定量研究的需要。

四是可操作性差，條款理解隨意性較大。如“重要的〞、“一般的〞等類似的模糊語言大量存在，檔次則只給出“永久〞、“長期〞、“短期〞三檔，缺少具體的保管年限，導(dǎo)致各單位長期、永久檔案劃分比例偏高，大大加重了各級檔案館的負(fù)擔(dān)。

正是我國現(xiàn)有檔案鑒定理論的缺乏，促使不少頭腦清醒的檔案學(xué)者有了學(xué)習(xí)、借鑒西方先進理論為“我〞所用的迫切念頭。于是，合理借鑒西方檔案界長期以來形成的、在實踐中得到了完善與開展的鑒定理論，實現(xiàn)檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)的多元化并使之有效指導(dǎo)鑒定實踐活動，成為我國檔案學(xué)界努力的目標(biāo)。近幾年來，我國檔案學(xué)者對檔案價值鑒定效益標(biāo)準(zhǔn)、宏觀職能鑒定標(biāo)準(zhǔn)等都已有所涉及，如何嘉蓀主編的?檔案管理理論與實踐?一書，就提到了鑒定檔案價值必須考慮效益因素；馮惠玲?電子文件的雙重鑒定?則提出要重視“宏觀職能鑒定標(biāo)準(zhǔn)〞，等等。但是，雖然學(xué)術(shù)界提倡實行多種檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)，但在實踐操作中要真正實現(xiàn)，尚需時日。

三、我國檔案鑒定工作實踐：檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)的執(zhí)行過程

〔一〕我國檔案鑒定工作實踐中存在的缺乏

鑒定理論的不完善，相應(yīng)導(dǎo)致了實踐操作中的偏差。綜觀我國檔案鑒定工作實踐，大致存在著以下一些缺乏：

1、鑒定過程中，對鑒定標(biāo)準(zhǔn)的理解與貫徹各有不同，缺乏一致。如前所述，我國的檔案保管期限表存在顯而易見的缺陷，如條款內(nèi)容過于簡練、可操作性差等等，導(dǎo)致具體實踐中出現(xiàn)對保管期限表較嚴(yán)重的曲解現(xiàn)象。筆者曾在*單位實習(xí)，期間發(fā)現(xiàn)：此單位檔案室保存的檔案中，永久、長期檔案所占的比例偏高，其中有不少是單位工會組織聯(lián)歡活動的記錄，還有一些文件記述了本單位召開的會議上人員報到的情況。試想一下，如果每個單位在對本單位形成的文件劃分保管期限時，都采取“就高不就低〞原則，把有保存價值〔不管其價值大小〕的文件都置于“重要的〞一欄名下，這將浪費多少的保管空間和人力！

2、我國現(xiàn)階段的檔案價值鑒定體系由三個層次的鑒定程序構(gòu)成。第一個層次是在文件立卷歸檔之時，由文書部門或業(yè)務(wù)部門進展的。此時既要為一局部已無繼續(xù)保存價值的文件“判處死刑〞，又要為準(zhǔn)備留存歸檔的文件鑒定區(qū)分價值并據(jù)此分別立卷。可以說，這是整個文件生命歷程中最主要和最重要的一次鑒定關(guān)。第二個層次是檔案在檔案室保存期滿之時，尤其是行將移交檔案館之前，在機關(guān)〔〕檔案室內(nèi)進展的。主要是對立卷歸檔時確定的保管期限進展檢查，適當(dāng)調(diào)整局部檔案的保管期限并決定哪些應(yīng)移交檔案館、哪些可以造冊登記并銷毀。第三個層次是在檔案館中進展的，一般屬定期審查性質(zhì)，對保存期不當(dāng)?shù)臋n案進展調(diào)整以至銷毀。市、縣級檔案館還需對長期檔案、一些接收了撤銷機關(guān)檔案的檔案館還需對這些檔案進展價值再鑒定。后兩個層次的鑒定實際上只是對第一個層次鑒定的修正和補充。

上述鑒定體系的優(yōu)點是通過層層把關(guān)，在一定程度上保證了館藏的檔案的質(zhì)量。但是，在每一個鑒定層次，都同時賦予鑒定第一價值和第二價值的兩種責(zé)任，并給予其決定文件取舍的生殺大權(quán)，這對文書、檔案人員鑒定檔案價值的能力是一個極大的挑戰(zhàn)，由此給檔案工作帶來的隱患也是無可防止的。就第一層次來說，機關(guān)單位的文書、業(yè)務(wù)人員在判定檔案價值時，往往是以本機關(guān)的職能活動為出發(fā)點來考慮問題，在確定文件有無保存價值時，是以文件是否能滿足本機關(guān)單位日后查考利用需要為前提的，對那些反映了本機關(guān)單位根本職能活動抑或是輔助職能的文件，只要其日后對本機關(guān)有使用價值，即確定其具有保管價值，送交本機關(guān)檔案室保存；對剩下的文件，則冠之以“無價值〞而予以銷毀。在這里，文件的第一價值固然是被充分認(rèn)識到了，但是，由于這些人員往往未受過歷史研究訓(xùn)練，甚至可能毫無歷史眼光或者對歷史研究和文件是否有歷史價值毫無興趣，因此其不可能，也沒有時間和精力去考慮未來整個社會對這

些檔案文件的需要，甚至可能連文件還有第二價值也沒有聽說過。這一層次的文件鑒定，明顯地突出了“為我〞性質(zhì)，從長遠(yuǎn)來看，是不利于檔案的歷史研究和社會利用的，因為在這種情況下，一些具有歷史價值的文件，極有可能被稀里糊涂地送進廢紙堆，其損失將是無可挽回的。

3、檔案館負(fù)荷過重而目前尚無有效措施可減輕其負(fù)擔(dān)。造成檔案館超負(fù)荷的原因之一，是建國后公布的一些檔案價值鑒定政策。例如，建國初期國家有關(guān)部門曾經(jīng)規(guī)定，對待歷史檔案的處理原則是“片紙只字，不得損毀〞，這使得大量建國前的檔案未加區(qū)分地積存在檔案館中。有的檔案館明知一些歷史檔案已失去保存價值，但礙于上述規(guī)定而始終不敢對其加以銷毀，既加重了檔案館的負(fù)擔(dān)，又降低了庫藏檔案的信息含量。又比方，1983年公布的?檔案館工作通則?規(guī)定地〔市〕、縣級檔案館應(yīng)同時接收本級各機關(guān)、團體及其所屬單位具有永久、長期保存價值的檔案，從而造成了全國上下進館*圍的不統(tǒng)一，為長期檔案大量涌入檔案館開了先例，加大了地〔市〕、縣級檔案館的鑒定難度。

四、改善檔案鑒定工作局面，推動我國檔案事業(yè)開展

如前所述，鑒定的時代局限性是必然存在的，對其不可能加以根本解決。因此只能采取一定的措施，增強鑒定過程的科學(xué)性，盡量防止因個人主觀性的局限而對檔案鑒定事業(yè)造成損害，盡量弱化因鑒定的時代局限性給后世檔案利用所造成的不良影響。具體措施有以下幾點：

〔一〕首先要對鑒定的意義與地位有正確的認(rèn)識，將其作為檔案工作的核心加以對待。長期以來，我國對鑒定的意義與地位的認(rèn)識相對缺乏，僅僅將鑒定工作作為檔案工作的一個業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，沒有在檔案工作中突出其特殊的作用。這種情況雖然從20世紀(jì)80年代末以來有所改變，但在實踐中一直沒有特別得力的措施，因此并沒有根本改變鑒定工作相對薄弱的現(xiàn)象。因此，鑒定工作的切實推行，尚有待于檔案界乃至全社會的重視。

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