第11頁共11頁系行政秘?書工作職?責l、?調查了解?全院行政?工作的情?況，向學?院報送重?要信息。?協助院領?導處理好?院的行政?管理和后?勤保障等?事務工作?。2、?草擬院行?政工作計?劃、總結?、請示、?報告及其?他全院性?的規章制?度等文稿?。3、?安排院務?會議議程?，做好會?議通知、?會場準備?、會議記?錄等會務?工作。檢?查院務會?議決議的?執行情況?。根據院?領導的指?示，安排?全院重要?活動。?4、嚴格?管理使用?院公章，?辦理開具?介紹信證?明等手續?。5、?接收處理?各類行政?文件和系?內外有關?單位的信?函、電報?、電話、?通知，及?時報院領?導閱批，?或交辦有?關人員承?辦，并做?好催辦、?清退和歸?檔工作。?填寫院工?作日志和?系大事記?。6、?接待來學?院的公務?人員，妥?善安排來?信來訪。?7、經?常了解全?院師生員?工的工作?、學習、?生活的情?況，根據?情況妥善?處理，重?大問題及?時向院領?導匯報，?并提出處?理意見。?8、協?助院領導?檢查崗位?責任制的?執行情況?。9、?協同其他?秘書人員?做好立卷?歸檔、統?計報表、?對外事務?等工作。?抓好本院?范圍及責?任區域的?工作秩序?、安全保?衛、計劃?生育、愛?國衛生、?公民義務?等方面的?工作。?10、完?成院領導?交辦的其?他工作。?系行政?秘書工作?職責（二?）一、?高校院系?行政秘書?的工作現?狀高校?院系行政?秘書是一?個平凡的?工作崗位?，涉及教?育學、管?理學、語?言學、社?會學等多?種學科。?由此，院?系行政秘?書的工作?現狀為事?務繁雜，?專業知識?綜合性強?，職業規?劃不清晰?，執行力?不強。?1、工作?繁雜，專?業知識綜?合性強?知識經濟?時代，高?校人才濟?濟，只有?具備全面?、良好、?合理的知?識結構，?才能勝任?門類眾多?、事務繁?瑣的行政?秘書工作?。院系行?政秘書隊?伍中，包?括秘書、?計算機、?數學、化?學等各類?專業畢業?的人員。?非科班出?身的行政?秘書缺乏?普通語言?學、檔案?管理學、?行政管理?、心理學?、教育管?理學、公?共關系學?等綜合性?理論知識?。行政秘?書必須熟?悉學院規?章制度、?工作流程?;掌握院?系管理工?作的基本?理論和實?務知識;?拓展與工?作緊密聯?系的學科?知識。理?論聯系實?際，從實?踐中不斷?積累經驗?，逐步做?好院系管?理、協調?等工作。?2、職?業規劃不?清晰，執?行力不強?細致繁?忙的行政?工作，縮?短了行政?秘書參加?教學和科?研活動的?時間。高?校行政秘?書對自己?的職業前?景充滿困?惑，職業?倦怠等消?極情緒悠?然而生。?高校必須?制定嚴格?的信息素?質培訓制?度，針對?全校行政?秘書，策?劃高水平?的、系統?的學習培?訓項目，?開放更廣?闊的學術?交流平臺?，堅定院?系行政秘?書的信心?，為高校?教育和諧?發展提供?精神動力?。院系?行政秘書?在高校工?作中起著?舉足輕重?的作用。?怎樣成為?一名合格?的行政秘?書工作??首先，要?明確行政?秘書的角?色定位，?熟悉行政?秘書的工?作職責。?其次，強?化職業素?養是提高?行政秘書?工作效率?的重要途?徑。二?、院系行?政秘書的?角色定位?及工作職?責院系?行政秘書?只有明確?角色定位?，增強角?色意識，?才能高效?準確地履?行工作職?責。1?、行政事?務的小管?家行政?秘書輔助?系領導做?好院系各?項工作，?管人、管?物、管錢?，是名副?其實的小?管家。?(1)人?事管理。?協助院院?系領導做?好有關招?聘教師的?面試、試?講等工作?，并提供?決策依據?。負責本?院系教職?員工的考?勤、考核?、職稱申?報工作。?(2)?資產管理?。根據教?學、科研?及其他工?作的需要?，填報維?修、添置?辦公用品?的計劃，?領取和發?放辦公用?品及備品?，以保證?正常教學?的需要。?負責保管?院系公章?，按學院?制度監督?公章的使?用范圍。?(3)?經費管理?。擬定院?系每學年?的經費預?算，負責?記賬及報?銷各項活?動的費用?。(4?)檔案管?理。負責?院系會議?記錄、行?政文件、?各種教學?文件、教?學檔案及?教學資料?的收集、?匯總、立?卷和歸檔?工作。?(5)其?它事務管?理。負責?做好日常?的行政事?務工作，?負責考務?、學生成?績、學生?學籍管理?、教材征?訂等教學?工作。做?好各種信?函、報紙?、雜志、?學術期刊?的收轉傳?閱工作。?負責各屆?畢業生的?畢業資格?審核，保?正畢業證?書的準確?印發。?2、院系?內、外交?流的協調?員院系?行政秘書?工作服務?對象廣泛?，包括院?系領導、?教師、學?生、校外?來訪者。?因此，行?政秘書是?高校院系?內、外交?流的形象?窗口。?(1)協?助院系領?導做好院?系內部與?學院各職?能部門的?協調工作?。(2?)負責接?待本部門?的外來辦?事人員，?對不宜領?導接待的?來訪，需?委婉拒絕?。負責接?聽電話，?禮貌回答?校內外人?員對院系?日常事務?工作的咨?詢。(?3)負責?學院各職?能部門通?知的傳遞?工作，及?時轉發到?院系教職?員工。正?確理解上?級部門的?文件精神?，貫徹執?行上級領?導和各職?能部門布?置的各項?任務。?(4)行?政秘書必?須建立良?好的人際?關系，加?強與教職?員工的溝?通，靈活?處理學院?、院系、?教師之間?的多種關?系，確保?院系工作?的順利完?成。三?、強化職?業素養?1、良好?的心態?院系行政?秘書工作?看似簡單?，接踵而?來的突發?事件，使?人壓力倍?增。保持?良好的心?態，充分?發揮自己?的思維能?力，從而?巧妙地處?理緊急問?題。行政?秘書應保?持良好的?心態，沉?著、寬容?、冷靜、?客觀地分?析問題。?2、加?強業務技?能加強?業務技能?是提高院?系行政秘?書職業素?養的關鍵?。院系行?政秘書需?具備的業?務技能包?括：公文?寫作能力?、應變能?力、組織?管理能力?、表達能?力、操作?能力。?(1)公?文寫作能?力公文?寫作要在?“學”、?“練”、?“改”三?個環節上?狠下功夫?。規范公?文寫作的?基本格式?，掌握語?法、邏輯?、修辭三?方面的知?識。正所?謂“讀萬?卷書，行?萬里路”?。閱讀大?量優秀范?文、勤奮?學習、修?煉語言。?公文寫作?的語言要?求莊重樸?實，準確?精練。熟?悉各類公?文結構、?措辭，套?用固定性?用語。?(2)應?變能力?即指在沒?有思想準?備的情況?下靈活處?理問題的?能力。高?校教師請?假、離職?等異動工?作狀態，?影響了教?學工作的?正常運行?。如開學?初期，某?位教師偶?然患重病?，尚未確?診，教師?申請病假?二周。行?政秘書得?知同時生?病的消息?，致電關?心教師的?身體健康?情況，主?動提出援?助。教師?病假期間?，重新落?實教學任?務迫在眉?睫，采取?就近原則?，優先考?慮院系內?部適合的?教師代課?，聯系學?院內外適?宜的教師?安排兼課?等事項。?院系行政?秘書與患?病教師保?持電話聯?系，密切?關注教師?身體狀況?。當獲知?教師病情?不穩定，?要進行幾?個月以上?的長期治?療后，立?即致電慰?問，可否?前往探望?。教學工?作方面：?行政秘書?向學院人?事處提交?專任教師?招聘需求?報告，引?進新教師?。校內外?兼課教師?的合理安?排，為聘?任新教師?贏取了充?裕的時間?。患病教?師，身心?疲憊，無?微不至的?關懷，為?教師戰勝?病魔增添?一份力量?。良好的?應變能力?，勤于思?考、善于?發現、勤?于總結，?具備較高?的警惕性?，做到忙?中有序，?不斷提升?處理突發?事件和緊?急事件的?能力，確?保正常教?學秩序和?良好的教?學質量。?(3)?組織管理?能力組?織管理能?力指行政?秘書統籌?策劃并完?成所分管?方面的工?作能力，?包括能力?和善斷能?力。“條?條道路通?羅馬”，?什么是最?佳的辦法??在管理?工作中，?行政秘書?要講究處?事策略，?判斷出最?佳方法，?合理分配?工作任務?，并堅持?果斷地實?行，成為?智慧型的?組織管理?者。高等?學校行政?管理工作?，任務繁?重，各部?門、各崗?位的行政?管理干部?只有充分?發揮自己?的主觀能?動作用，?人人能起?到獨擋一?面的作用?，才能做?好全校的?行政管理?工作，以?達到提高?整個學校?行政管理?質量的目?的。(?4)表達?能力表?達能力主?要包括文?字表達能?力和語言?表達能力?。無論是?信息、宣?傳、調研?等工作，?還是處理?公文，都?離不開文?字表達。?行政秘書?要多思考?、多練習?、多交流?，日積月?累，潛移?默化，做?到思維敏?捷、下筆?如神，寫?出的文章?觀點鮮明?，層次清?晰，向上?能如實反?映事情的?真相，向?下能準確?表達領導?的意圖。?語言表達?能力也是?行政秘書?一項非常?重要的基?本能力，?無論是傳?達上級文?件精神，?還是協調?工作，都?離不開較?強的語言?表達能力?，院系內?、外交流?的逐漸增?加，直接?以語言表?達作為處?理公務活?動的手段?變得極其?重要，提?高語言表?達能力，?還包括普?通話水平?、英語口?語水平以?及言語措?詞等。?(5)操?作能力?操作能力?指計算機?的操作能?力和辦公?室設備的?使用能力?。網絡技?術的飛速?發展，計?算機應用?的普及，?各大高校?正立志于?實現辦公?的自動化?、現代化?、信息化?。熟練計?算機辦公?自動化軟?件的操作?能力，掌?握掃描儀?、打印機?、數碼照?相機、傳?真機等辦?公設備的?使用，推?動文件、?宣傳簡訊?的發布速?度，節省?紙質資源?。四、?改善工作?方法，完?善自身素?質，提高?工作效率?高校院?系行政秘?書工作繁?雜，專業?知識綜合?性強，因?而行政秘?書必須改?善工作方?法，多謀?善斷。縱?橫結合建?檔工作法?、自我培?養和完善?高校培訓?制度等手?段，對行?政秘書提?高工作效?率具有重?要的作用?。1、?縱橫結合?建檔工作?法從縱?向和橫向?分別建立?檔案，縱?橫交錯貫?穿于整個?高校教育?工作。為?宏觀的教?學決策、?微觀的教?學管理及?教學科研?服務，為?創新教學?方法，深?化教學研?究，提高?教學質量?作出貢獻?。如高校?師資業績?檔案。橫?向檔案：?按教師類?型建立檔?案。高校?教師分四?類：專任?教師、校?內兼課教?師、校外?兼課教師?、校外兼?職教師。?縱向檔案?：以教師?個體為單?位，建立?業績檔案?。每位教?師業績檔?案主要有?基本資料?(身份證?、學歷學?位證、高?校教師資?格證、職?稱證、職?業資格證?等)，教?學信息(?教學任務?書、每學?期教學情?況登記表?和工作總?結等)，?教科研成?果(論文?、教材、?教科研項?目、榮譽?證書、繼?續教育等?)。縱橫?結合建立?檔案為院?系領導優?化師資隊?伍結構提?供可靠的?信息基礎?，加強師?資隊伍管?理工作的?科學化、?系統化。?2、自?我培養?作為一名?優秀的高?校系部行?政秘書，?不僅僅依?賴于外界?的培育，?關鍵在于?自身建設?。行政秘?書從我做?起，有意?識地控制?自己，主?動利用校?園環境優?勢，堅持?不懈地完?成目標。?與企業單?位相比，?高校擁有?資源豐富?、時間寬?裕、學習?氣氛濃郁?等優勢，?有助于行?政秘書的?自我培養?。工作期?間，行政?秘書踴躍?參加學院?舉辦的各?類專題培?訓活動，?如公文寫?作、行政?管理、心?理健康、?高校教育?改革等講?座;瀏覽?圖書館的?紙質圖書?和電子書?籍，補充?薄弱環節?的理論知?識。寒暑?假期，行?政秘書積?極參加各?式各樣的?學歷進修?，加強自?身的文化?知識修養?。3、?完善培訓?制度高?校必須制?定嚴格的?職業素質?培訓制度?，有計劃?地開展行?政秘書崗?前培訓工?作，強化?行政秘書?職業素質?培訓的力?度。行政?秘書崗前?培訓包括?行政管理?學、普通?語言學、?高等教育?學和心理?學等相關?業務知識?的培訓。?高校鼓勵?行政秘書?通過在職?或派遣脫?產進修碩?士、博士?等方式提?高文化素?質;激勵?行政秘書?發表學術?論文，參?與學院內?外教研科?研項目，?參加專題?學術交流?會議，組?織行政秘?書外出調?研、考察?，吸取各?大高校先?進的優秀?的管理經?驗。隨著?信息技術?的發展，?高校應不?斷更新教?育培訓內?容，與時?俱進，促?進行政秘?書隊伍蓬?勃發展。?高校還可?以建立全?校行政秘?書的信息?交流平臺?，共同探?討工作中?的難題和?對策。?五、結束?語綜上?所述，高?校院系行?政秘書是?一項極具?挑戰性的?工作，既?要求綜合?性的專業?知識，又?要求全方?位的職業?技能。高?校院系行?政秘書必?須明確角?色定位和?工作職責?，強化職?業素養，?改善工作?方法，提?高自身素?質和能力?，促進行?政秘書隊?伍走向現?代化、職?業化，為?高校教育?事業貢獻?力量。

?系行政?秘書工作?職責（三?）職責?：1、?負責系統?集成項目?的實施管?理工作，?從客戶溝?通管理、?項目團隊?任務分配?和執行、?成本及施?工質量控?制等方面?，保證項?目的順利?實施與驗?收交付。?2、負?責項目過?程控制、?進度跟蹤?，識別項?目風險、?制定應對?措施和及?時發現和?解決項目?問題;?3、負責?編制、修?訂項目的?進度計劃?，并控制?其變更，?項目各個?環節管理?工作;?4、負責?組織項目?團隊編制?項目各類?過程文檔?。5、?負責響應?及處理客?戶的投訴?和現場的?緊急事務?，做好項?目的收款?計劃，控?制收款時?間點。?任職要求?：1、?本科或以?上學歷，?計算機、?自動化或?管理科學?與工程等?相關專業?;2、?具備一定?項目管理?經驗，從?事過__?__年以?上項目管?理，__?__年以?上系統集?成項目管?理，精通?項目管理?各個環節?;3、?熟悉項目?管理流程?，具備較?強的計劃?能力、風?險評估和?需求管控?能力;?4、掌握?信息系統?集成領域?基礎知識?，熟悉集?成項目實?施各過程?要素及項?目控制點?，能與客?戶對集成?項目實施?進行充分?溝通;?5、具備?良好的團?隊合作精?神、溝通?協調能力?，善于分?析問題及?解決問題?，良好的?表達能力?，較好的?文檔編寫?能力;?6、具備?極強的責?任感，能?承受巨大?的工作壓?力，有P?MP、信?息系統項?目管理師?等資質證?書的優先?考慮。?系行政秘?書工作職?責（四）?職責?1、負責?項目的組?織和實施?，建立并?完善項目?實施的標?準、工作?流程及各?項規范，?嚴格監控?執行;?2、掌握?項目實施?進度、質?量情況，?負責指導?、協調、?解決項目?中出現的?技術和管?理問題，?保證項目?的正常進?行，確保?公司項目?計劃按時?完成;?3、協調?各種資源?，負責設?備選型，?保障項目?開發工作?和開發進?度，組織?完成系統?集成項目?的現場實?施;4?、負責項?目各個系?統調試和?試運行的?溝通協調?，完成項?目整理驗?收合格和?移交;?5、組織?記錄、整?理、匯總?項目文檔?、資料，?妥善保管?，并及時?存檔。?任職資格?1、具?有技術方?案、項目?計劃的編?制能力、?良好的計?劃和執行?能力、協?調能力和?人際溝通?能力;具?有很強的?責任心和?團隊精神?，善于與?他人合作?;2、?良好的敬?業精神，?較強的抗?壓能力。?系行政?秘書工作?職責（五?）職責?：1、?參與全公?司系統集?成項目規?范的管理?，組建項?目實施團?隊;2?、為項目?提供項目?管理方面?的支持;?3、監?控公司項?目的執行?，把控施?工流程進?度;4?、了解系?統集成項?目實施各?項工作管?理。5?、對系統?集成項目?售前方案?制作，項?目實施及?項目售后?維護技?能要求：?1、有?很強的計?劃制定和?執行能力?;有很好?的溝通能?力;有較?強的風險?防范意識?，并能進?行有針對?性地風險?管理;?2、曾經?成功運作?過集成項?目;3?、對運營?商、金融?、能源或?政府教育?行業有較?多的了解?，對客戶?的業務有?較深的理?解;4?、性格開?朗、樂觀?，愿意承?擔壓力;?5、有?建造師資?格證者，?有弱電相?關工作經?驗者優先?;6、?本科以上?學歷;至?少___?_年IT?行業項目?實施經驗?，有規范?項目實施?經驗者優?先。系?行政秘書?工作職責?（六）?職責：?1、參與?工程項目?前期策劃?與談判工?作，全面?負責工程?項目的實?施與管理?;2、?負責項目?的組織和?實施，包?括項目的?進度、質?量、安全?、成本和?風險控制?等;3?、負責指?導、協調?、處理和?解決項目?中出現的?問題，保?證