第5章工作分析一、工作分析是什么工作分析是什么?其結果是否就是崗位職責?很多公司的人事經理認為工作分析的結果就是崗位職責說明，其實這是對工作分析的一種誤解。工作分析又稱職務分析,是指全面了解；獲取與工作有關的具體信息的過程,具體來說，是對組織中某個特定職務的工作內容和職務規范(任職資格)的描述和研究過程，即制定職務說明和職務規范的系統過程。工作分析涉及到兩個方面的工作。一是工作自身,即工作崗位的研究。要研究每一個工作崗位的目的,該崗位所承擔的工作職責與工作任務,以及它與其他崗位之間的關系等。二是人員特性即任職資格的研究。研究能勝任該項工作并完畢目的的任職者必須具有的條件與資格，比如工作經驗、學歷、能力特性等。誰來做工作分析工作分析通常由人力資源管理專家(人力資源管理者、工作分析專家或征詢人員等)、組織的主管人員和普通員工通過共同努力與合作來完畢的。通常做法是:一方面由人力資源專家觀測和分析正在進行的工作，然后編寫出一份工作說明書和一份工作規范。員工及其直接上級參與此項工作。比如填寫問卷、接受訪談等。最后,由承擔工作的員工及其上級主管來審查和修改工作分析人員所編寫出的反映他們工作活動和職責的那些結論性描述。何時做工作分析工作分析，是人力資源管理的一項常規性工作。無論是人事經理，還是業務經理,都應當認為工作分析不是一勞永逸的事。要根據工作目的、工作流程、公司戰略和市場環境的變化對工作做出相應的動態調整，使責權達成一致。我們認為，在下列情況下，組織最需要進行工作分析。(1)建立一個新的組織。新的組織由于目的的分解，組織的設計與人員招聘需要進行工作分析。(2)由于戰略的調整，業務的發展,使工作內容、工作性質發生變化，需要進行工作分析。(3)公司由于技術創新，勞動生產率提高,需重新進行定崗、定員。（4)建立制度的需要，比如績效考核、晉升、培訓的機制的研究需要進行工作分析。工作分析的目的和作用工作分析的目的工作分析的目的，是為收集人力資源管理人員所需要的一切有關員工及工作狀況的具體資料,為人事決策提供依據。具體來說,在于了解工作的五大特性。工作的輸出特性。即一項工作的最終結果表現形式,如產品、勞務等。這是界定工作任務和工作責任的基礎,也是擬定工作績效標準的必要前提。工作的輸入特性。指為了獲得上述結果,應當輸入什么內容,涉及物質、信息、規范、條件等,這是界定工作來源和工作條件的基礎。工作的轉換特性。一項工作是如何從輸入轉換為輸出的，轉化的程序、技術、方法是什么,在轉換過程中人的行為、活動有哪些，這是界定工作方式的基礎。工作的關聯特性。每個職務在組織中的位置是什么，職責職權是什么？工作對人的體力、智力有什么規定,這是界定工作關系和任職資格的基礎。工作的動態特性。每個職務在一定條件下有時是反復的。但事實上，每一工作職務的內容都是不斷變化的，稱之為職務的“動態性”。在工作分析中，要考慮三個方面的可變因素：時間因素、人員因素、情境因素。假如不考慮使工作動態變化的潛在因素的作用，不僅會對人員配備過程的各個階段產生不利影響,并且也對任職者的工作效率有不利影響。工作分析的作用工作分析對于人力資源管理具有非常重要的作用。美國心理學會《標準》（19８5年)指出：“職務分析為擬定職務內容提供了重要根據。”美國最高法院在對阿爾比馬爾公司與穆迪一案的裁決中表白:職務分析是任何為了證明人員選擇方法和工作績效之間關系的研究中所不可缺少的部分。研究還表白：通過工作分析，公司內部大量不同類型的工作所產生的效益如表所示。表工作分析帶來的效益表增長高附加值的工作（加)減少低效益的工作(減)發明整體性合成效益的工作(乘)運用外部資源優化效益的工作（除)◆采用品有競爭力的先進方法◆強化有效的工作培訓，改善工作質量◆提高整體生產力,爭取擴大市場和顧客群◆去掉不合理的工作,刪除不必要的工序◆清理反復的工作◆合并同性質的工作，減少資源消耗◆從大局出發改善整體工作系統，減少并防止內部消耗和內部阻力，發明合成的經營效益◆盡量運用供應商、社會機構和客戶共同分擔公司的相關任務或風險,提高公司的經營效益在人力資源管理中,工作分析的作用重要表現在３個方面:①組織管理。比如組織結構設計、組織計劃、組織目的的管理等(見技能訓練1－2)；②工作設計。工作流程設計、職位分類、權責關系、職務設計、健全規范制度等;③人力資源管理。涉及到人力資源計劃、人員選聘、人員培訓與開發、績效考核、工資管理、勞動與安全等。工作分析的意義工作分析的意義，重要表現在以下幾個方面。。能科學地評估員工的績效,有效地激勵員工。通過工作分析,了解員工與崗位各方面的信息,有助于科學地選拔員工,考核員工,獎勵員工,達成激勵的目的。表1—２通過我國部分技術人員專業技術職務來說明職組、職系、職級、職等之間的關系與區別。職等VⅣⅢⅡ工職級員級助級中級副高職正高職職組高等教育職系教師助教講師副專家專家科研人員助理工程師工程師高級工程師高高工實驗人員實驗員助理實驗師實驗師高級實驗師圖書、資料、檔案、管理員助理館員館員副研究館員研究館員科學研究研究人員研究實習員助理研究員副研究員研究員醫療衛生醫療、保健、防止醫士醫師主治醫師副主任醫師主任醫師護理護士護師主管護師副主任護師主任護師藥劑藥士藥師主管藥師副主任藥師主任藥師其他技士技師主管技師副主任技師主任技師公司工程技術技術員助理工程師工程師高級工程師正高級工程師會計會計員助理睬計師會計師高級會計師記錄記錄員助理記錄師記錄師高級記錄師管理經濟員助理經濟師經濟師高級經濟師農業農業技術人員農業技術員助理農藝師農藝師高級農藝師新聞出版記者助理記者記者主任記者高級記者廣播電視播音三級播音員二級播音員一級播音員主任播音指導播音指導編輯助理編輯編輯副編審編審技術編輯技術設計員助理技術編輯技術編輯校對三級校對二級校對一級校對工作分析的原則為了提高工作分析研究的科學性、合理性。在組織實行中應注意遵循以下原則。(1)系統原則。任何一個完美的組織、單位都是相對獨立的系統。在對某一職務進行分析時,要注意該職務與其他職務的關系，從總體上把握該職務的特性及對人員的規定。（２)動態原則。工作分析的結果不是一成不變的。要根據戰略意圖、環境的變化、業務的調整，經常性地對工作分析的結果進行調整。工作分析是一項常規性的工作。（3)目的原則。在工作分析中,要明確工作分析的目的。根據工作分析的目的,注意工作分析的側重點不同樣。比如,工作分析是為了明確工作職責,那么分析的重點在于工作范圍、工作職能、工作任務的劃分；假如工作分析的目的在于選聘人才,那工作重點在于任職資料界定;假如目的在于決定薪酬的標準，那么重點又在于工作責任、工作量、工作環境、工作條件等因素的界定等。（4)參與原則。工作分析盡管是由人力資源部主持開展的工作。但它需要各級管理人員與員工的廣泛參與，特別要高層管理者加以重視,業務部門大力配合才得以成功。（5)經濟原則。工作分析是一項非常費心費力費錢的事情,它涉及到公司組織的各個方面。因此,本著經濟性原則，選擇工作分析的方法就很重要。(6)崗位原則。工作分析的出發點是從崗位出發，分析崗位的內容、性質、關系、環境以及人員勝任特性,即完畢這個崗位工作的從業人員需具有什么樣的資格與條件。而不是分析在崗的人員如何。否則，會產生社會贊許行為與防御心理等不利于工作分析結果的問題。(7)應用原則。應用原則是指工作分析的結果、工作描述與工作規范，一旦形成職務說明書后,管理者就應當把它應用于公司管理的各個方面。無論是人員招聘、選拔培訓,還是考核、激勵都需要嚴格按工作說明書的規定來做。二、關于工作分析方法工作分析的方法多種多樣,但沒有一種“最佳的方法”。工作分析的內容取決于工作分析的目的與用途,不同的組織所進行的調查分析的側重點會有所不同。因此，在工作分析內容擬定后選擇適當的分析方法就十分重要了。工作分析的方法，依靠不同的標準有不同的形式。依照功用劃分有基本方法和非基本方法；按照分析內容和擬定限度劃分有結構性分析和非結構性分析方法;依據分析對象劃分有任務分析與人員分析方法;依照基本方式劃分為觀測法、寫實分析法和調查法；按照結果可量化限度又可將工作分析的方法分為定性和定量兩類基本方法等。當然，每種方法都有各自的優缺陷,在實踐中，要做好工作分析，經常根據不同的崗位，把不同的方法相結合起來。問卷法的優缺陷職務調查問卷法的優缺陷優點：·費用低，速度快，節省時間,可以在工作之余填寫,不致影響正常工作；．調查范圍廣，可用于多種目的、多樣用途的職務分析；．調查樣本量很大，合用于需要對很多工作者進行調查的情況；.調查的資源可以數量化,由計算機進行數據解決。缺陷:·設計抱負的調查表要花費較多時間，人力、物力、費用成本高；．在問卷使用前,應進行測試，以了解員工理解問卷中問題的情況,為避免誤解，還經常需要工作分析人員親自解釋和說明，減少了工作效率；.填寫調查表是由工作者單獨進行，缺少交流和溝通，因此，被調查者也許不積極配合，不認真填寫，從而影響調查的質量。觀測法的優缺陷優點工作分析人員可以比較全面和進一步地了解工作規定,合用于那些重要用體力活動來完畢的工作，如裝配工人、保安人員等。缺陷.不合用于腦力勞動成分比較高的工作,以及解決緊急情況的間歇性工作。例如:律師、教師、急救站的護士、經理等。．對有些員工而言難以接受,他們覺得自己受到監視或威脅，從而從心里對工作分析人員產生反感，同時也也許導致操作動作變形。.不能得到有關任職者資格規定的信息。觀測法的操作觀測法操作需知要注意工作行為樣本的代表性。觀測人員在觀測時盡量不要引起被觀測者的注意,干擾被觀測者的工作。觀測前要有具體的觀測提綱和行為標準。觀測者要避免機械記錄，應反映工作有關內容，并對工作信息進行比較和提煉。觀測法工作分析的程序第一步：初步了解工作信息1.檢查現有文獻，形成工作的總體概念:工作的使命、重要任務和作用、工作流程2.準備一個初步的任務清單,作為面談的框架3．為在數據收集過程中涉及到的還不清楚的重要項目做一個注釋第二步:進行面談1.最佳是一方面選擇一個主管或有經驗的員工進行面談，由于他們了解工作的整體情況以及各項任務是如何配合起來的2.保證所選擇的面談對象具有代表性第三步:合并工作信息1．工作信息的合并是把各種信息合并為一個綜合的工作描述：主管工作者、現場觀測者、有關工作的書面資料2.在合并階段，工作分析人員應當隨時補充資料３.檢查最初的任務或問題清單,保證每一項都已經得到回答或確認第四步：核算工作描述1．核算階段要把所有面談對象都召集在一起,目的是擬定在合并信息階段得到的工作描述具有完整性和精確性２.核算階段應當以小組的形式進行。把工作描述分發給主管和工作的承擔者3．工作分析人員要逐字逐句地檢查整個工作描述，并在漏掉和模糊的地方做出標記●工作日寫實是指對員工整個工作日的工時運用情況，按實際時間消耗的順序，進行觀測、記錄和分析的一種方法。工作日寫實根據觀測對象和目的的不同可分為五種，即個人工作日寫實;工作小組工作日寫實；多機床看管工作日寫實；自我工作日寫實和特殊工作日寫實；個人工作日寫實以某一作業者為對象,由觀測人員實行的工作日寫實。是工作日寫實的一種基本形式。個人工作日寫實的目的側重于調查工時運用，擬定定額時間，總結先進工作方法和經驗等。工作組工作日寫實以工作團隊為對象,由觀測人員實行的工作日寫實?？杉毞譃閮深悾汗ぷ鲌F隊只包含一種工作內容的工作日寫實:被觀測的工作團隊為相同工作內容的員工(比如都是生產線裝配員、都是(ＣallCｅnｔeｒ服務員)。此種寫實可以獲得反映同類工作人員在工時運用以及在生產效率等方面的優劣和差距資料，發現先進工作方法以及引起低效或時間浪費的因素。工作團隊包含多種工作內容的工作日寫實:被觀測的工作團隊包具有多種工種構成(比如有生產人員、質量管理人員、產品搬運人員等)。此種寫實可以獲得反映工作團隊內各員工工作負荷及互相配合等情況的資料,為改善勞動組織，擬定合理定員等提供依據。多機床看管工作日寫實：以多機床看管員工為對象（比如生產線員工同時看管多臺機床,商場銷售人員同時看管多個貨架等),由觀測人員實行的工作日寫實。此種寫實重要用于研究多機床看管員工作業內容、操作方法、巡回路線等的合理性,以及機器狀態、工作地的布置、供應、服務等情況，以發現并解決多機看管存在的問題，為充足發揮員工的效能提供依據。自我工作日寫實以員工自我為對象,由自己實行的工作日寫實。此種寫實方法有特定的寫實登記表格,由員工自己負責記錄，專業人員作分析改善。重要用于研究由組織因素導致的工時損失的規模和因素，目的是為改善公司管理，減少停工時間和非生產時間提供依據。特殊工作日寫實以研究特殊問題為目的，以個人或工作團隊為對象,由觀測人員實行的工作日寫實。特殊工作日寫實的特點是只觀測記錄、分析研究與特殊問題有關的事項及其消耗的時間。比如，調查一線員工的休息與生理需要時間；調查因材料、能源缺少引起的停工時間損失；調查長期完不成生產定額員工的工作狀態等等,所有這些特殊的問題都可以通過特殊工作日寫實獲得所需的情況和資料。工作日記法的優缺陷工作日記法的優點：·信息可靠性很高,適于擬定有關工作職責、工作內容、工作關系、勞動強度等方面的信息?！に栀M用較少·對分析高水平與復雜的工作,顯得比較經濟有效。工作日記法的缺陷：·這種方法的重要缺陷是將注意力集中于活動過程,而不是結果。·使用這種方法必須做到，從事這一工作的人對此項工作的情況與規定最清楚?！な褂梅秶^小，只合用于工作循環周期較短,工作狀態穩定無大起伏的職位?！ふ硇畔⒌墓ぷ髁看?，歸納工作繁瑣。·工作執行者在填寫時,會由于不認真而漏掉很多工作內容,從而影響分析后果。此外在一定限度上填寫日記會影響正常工作?！と粲傻谌哌M行填寫，人力投入量就會很大,不適于解決大量的職務?！ご嬖谡`差，需要對記錄分析結果進行必要的檢查。訪談法的優缺陷訪談法的優點·可以對工作者的工作態度與工作動機等較深層次的內容有比較具體的了解。·運用面廣,可以簡樸而迅速地收集多方面的工作分析資料。·由任職者親口講出工作內容，具體而準確?！な构ぷ鞣治鰡T了解到短期直接觀測法不容易發現的情況，有助于管理者發現問題?！槿温氄呓忉尮ぷ鞣治龅谋匾约肮δ??！び兄谂c員工的溝通，緩解工作壓力。訪談法的缺陷·訪談法要有專門的技巧,需要受過專門訓練的工作分析人員。·比較費口才費時間,工作成本較高?！に鸭降男畔⑼慌で耍д妗！ぴL談法易被員工認為是對他工作業績的考核或是薪酬調整的依據，所以會夸大或弱化某些職責。訪談法的使用工作分析的訪談準則通常，工作分析人員在訪談前都受過全面、進一步，有計劃的訪談技巧訓練,掌握訪談準則·要與主管密切配合,找到最了解工作內容、最能客觀描述職責的員工?！ぷ鹬孛嬲剬ο?接待要熱情，態度要誠懇，用語要適當?！に釂栴}與工作分析目的有關。·盡快與面談對象建立融洽的感情,盡量不讓對方覺得有壓力或是有業績考核的感覺。·工作分析人員語言表達要清楚,含義要準確,所提問題需清楚、明了，不能太含蓄,并且避免使用生僻的專業詞匯?！すぷ鞣治鋈藛T應啟發、引導對重大問題的解決，但不能超過面談對象的知識與信息范圍?！すぷ鞣治鋈藛T應當事先準備一份完整的問題表,并留出空白處可供填寫,重要的問題先問,次要的問題后問。敏感問題最佳不要一見面就問,應讓對方有充足的時間考慮以從容回答,最后還可請對方對問題表進行補充?！ぜ偃鐚Ψ降墓ぷ鞑皇翘焯於枷嗤?就請對方把各種工作責任一一列出，然后根據重要性排出順序，這樣可以避免忽略那些雖不常見但卻很重要的問題。·可以聽任職者訴訴苦水(涉及對工作與主管的抱怨)，不要與員工爭論,更不要偏離訪談的中心內容，應盡量避免發表個人觀點和見解?！ぴL談結束后,將收集到的材料請任職者和他的主管審核，然后做出修改或補充。工作分析的訪談內容一般而言,需要擬定工作任務和責任時運用訪談法比較恰當。訪談的目的重要是得到任職者4個方面的信息：工作目的：即組織為什么設立這個工作崗位,并根據什么給予報償。工作的范圍與性質(面談的內容）:即工作在組織中的關系,所需的一般技術知識、管理知識、人際關系知識，需要解決問題的性質及自主權，工作在多大范圍內進行,員工行為最終結果如何度量。工作內容:任職者在組織中有多大作用,其行動對組織的影響有多大。工作責任:涉及組織戰略決策、執行等方面的情況。此外需注意訪談的典型提問方式訪談的典型提問方式下表是深圳某公司工作分析人員在面談時使用的通用提綱。序號問題記錄１2３456７８9101112１3１415161718１920212223242５目前你重要在做一些什么樣的工作?每一項工作，你是如何去做的?介紹一下你的成長和工作經歷好嗎?你的重要職責和任務是什么？你的工作環境和工作條件如何？你的工作環境與其他同事相比有什么不同？你覺得完畢這些工作需要什么樣的經驗學歷水平和能力?你覺得目前的工作吃力嗎,重要在哪些方面？你平時都參與一些什么樣的工作改善活動?衡量你工作績效好壞的標準是什么?目前都有這些標準嗎?你覺得自己的最大專長是什么?你覺得自己在哪些方面還需要進一步努力？和別人相比.你的工作量大嗎?你如何分派好各項工作之間的時間?你在工作中經常要解決一些意外的事情嗎?你和上司(下屬)在工作中需要配合哪些事情?平時你重要和其他哪些崗位的人員進行工作聯系?經常要完畢一些上級交代的臨時工作嗎?體在工作技能上接受過一些什么課程的培訓?你覺得做好目前這些工作還需要哪些周邊工作經驗?你短期中期的工作目的是什么?工作對身體的規定是如何的?工作對情緒和腦力的規定又是如何的？工作對安全和健康的影響如何？在工作中你的身體也許會受到傷害嗎？你在工作時會處在非正常的工作條件之下嗎？同時,為了保護面談的效度與信度,經常依據一張結構合理、較標準化的問卷來進行。所以訪談法很少作為單獨使用的工作分析法，它往往與問卷法結合起來使用。特別對獲得問卷中不易獲得的信息或需進一步核算調查問卷的內容、不清楚之處時非常有價值。當然，在公司調查中,對組織中的重要職位或關鍵職位，通過訪談法可以挖掘更深層的內容與信息。當然這種方法對于不識字或不工作繁忙無暇提筆回答問卷者較為合用。●關鍵事件法(CＩT)關鍵事件法(CＩT)又稱關鍵事件技術(CriticaｌIｎciｄｅntＴechnique)。是指擬定關鍵的工作任務以獲得工作上的成功。關鍵事件是使工作成功或失敗的行為特性或事件(如成功與失敗、賺錢與虧損、高效與低產等等)。關鍵事件記錄法是規定分析人員、管理人員、本崗位員工，將工作過程中的“關鍵事件”具體地加以記錄，在大量收集信息后，對崗位的特性和規定進行分析研究的方法。工作分析的方法可以分為職務定向法與行為定向法。前者從靜態描述和分析了職務的特性,收集了各種有關“職務描述”的材料;后者集中于與“職務規定”相適應的工作行為，屬于動態的分析。關鍵事件法就是一種常用的行為定向法。它是在第二次世界大戰中由約翰·弗拉納根(JｏhｎFlａnａgan)開發出來的,是辨認各種軍事環境下提高人力績效的關鍵性因素的手段。關鍵事件記錄的內容關鍵事件法應對完畢工作的關鍵性行為進行記錄，以反映特別有效的工作行為和特別無效的工作行為。對每一個事件的描述內容應涉及:導致該關鍵事件發生的前提條件是什么?導致該關鍵事件發生的直接和間接因素是什么?導致該事件發生的背景因素。員工的行為哪些是特別有效的,哪些是特別無效的。關鍵行為的后果能否被認知。員工控制和把握關鍵事件的能力如何?將上述各項具體記錄以后,對這些數據資料做出分類,并歸納總結出該職位的重要特性和具體規定。CIT的優點·ＣIT被廣泛用于許多人力資源管理方面。比如,辨認挑選標準及培訓的擬定,特別應用于績效評估的行為錨定與行為觀測中?！び捎谠谛袨檫M行時觀測與測量為，建立行為標準更加準確。·能更好地擬定每一行為的利益和作用。CＩT的缺陷·需要花大量時間去收集那些“關鍵事件”并加以概括和分類。·ＣＩT并不對工作提供一種完整的描述。比如，它無法描述工作職責、工作任務、工作背景和最低任職資格的輪廊?！χ袡n績效的員工難以涉及,漏掉了平均績效水平。●測測開展測時工作前，測時人員應對被測試的對象進行選擇，通常選擇的對象應當具有代表性，一般應選擇那些在經驗、技能和純熟限度上都比較杰出的員工作為被測時的對象,經驗、技能和操作水平較差的員工,對其測時的數據沒有代表性,所以在選擇被測時對象時應非常慎重。同時，在開展測時工作前,測時人員還應對也許影響測時結果的各種因素進行辨認,找出影響測時結果的各種因素,并采用一定的措施排除這些影響因素，使測時過程科學合理并可以完全受控。假如一些因素不能有效地在測時工作前排除掉，測時人員應分析各種因素對測時結果影響的限度和深度,并尋找到解決這些因素的對策。通常這些因素會涉及工作流程、工作現場及設備、工具、物料以及工作環境等。影響測時結果的各種因素。通常只有在上述所有因素都處在正常狀態并且處在受控狀態時，測時的數據才具有代表性、科學性和可分析性。如何測時的背景不清楚,影響測時的各種因素未辨認完整,或未能有效控制好影響測時的各種因素，那么測時過程的不嚴謹和不科學將直接導致測時結果的不準確。因此測時過程的因素控制是非常重要的。假如測時是為標準工時或勞動生產率提供依據，那么測時過程中各種因素的辨認和控制就更顯重要。一般大批量生產的組織，單件產品的形成周期短,規定測時精確度非常高，這就規定測時的次數要比單件小批量長周期的生產組織的測時次數多一些。對于測時獲得的各種資料,應按照以下規定進行整理和分析。(1)根據測時記錄,刪去測時過程中不正常的那些次數,涉及因直接或間接因素導致的不正常。(２)記錄有效的測時次數及每一次測時的具體時間。（３)計算標準工時,通常計算標準工時的方法有兩種，一種是中位值法,一種是算術平均法，兩種方法都有比較普遍的應用。工作抽樣法是記錄抽樣法在崗位調查中的具體應用,它是根據概率和數理記錄學的原理,對工作崗位隨機地進行抽樣調查，運用抽樣調查得到的數據資料對總體狀況做出推斷的一種方法。●工作抽樣法和其他的工作分析方法相比，工作抽樣法的特點是調查時間短、次數多，測試人員不必整天連續待在工作現場進行觀測,但需要一個較長的時間周期來完畢整個抽樣工作。抽樣調查法和其他工作分析法同樣,只要遵守隨機性的原則，且保證有足夠的抽樣觀測次數，抽樣的結果同樣具有較高的可靠性和精確度。對于工作抽樣法,應按照以下環節進行開展:明確調查目的進行工作抽樣一方面要明確調查的目的，然后才干擬定調核對象和范圍，才干擬定工作抽樣所應達成的可靠度和精確度。作業活動分類對被觀測對象的活動進行適當的分類,以便對的地進行觀測記錄和事后的匯總和整理、記錄分析。調查員工工作情況時，一般按照工時消耗的性質分類；調查設備的運營狀況時,一般以停機時間的因素進行分類。擬定觀測次數觀測次數就是工作抽樣的樣本數。抽取樣本數越少，所得到的結果的準確性、可靠性就越低，對總體的代表性也就越差;反之,對總體的代表性就越強。大量的實驗數據表白，要掌握員工在工作過程中工時的運用情況，需要觀測１000～2023次；要測定機器的工時運用率,需要觀測3００0—５０0０次；要測定某項工作的標準工時，需要觀測5000－8000次。擬定觀測的時刻觀測時刻選擇是否得當，關系到觀測結果的可靠性和精確度。觀測時刻的擬定必須遵從隨機的原則。一般工作周期較短的工作，盡也許在幾個工作日內完畢;工作周期較長的工作，則控制在幾個月內完畢?，F場觀測進行現場觀測時不需要使用秒表或其他計時工具,當觀測人員按預先設定好的路線達成規定的觀測位置時,應向攝像機同樣,將一瞬間觀測到的工作內容記錄到調查登記表中。至于調核對象在一瞬間之前或之后再從事什么活動則不必去管它。檢查抽樣數據完畢所有觀測以后，需檢查所有抽樣的結果。檢查的方法是:一方面計算出所調查的重要事項的發生宰,然后分別計算出上下線控制界線。發生率的計算公式為:P=出現的次數/總的觀測次數ｄ＝pｘ（１-P)／N(N為天天觀測的次數)上控制界線的計算公式為：P+3０下控制界線的計算公式為：Ｐ-30評價最后抽樣結果計算出所有分類事項的發生次數及發生率后,應結合觀測到的現場情況,做出必要的分析評價和說明,以便采用措施,改善工作程序和方法。三、工作分析的功能（一)建立甄選標準工作分析最廣泛的用途是用來建立甄選標準，根據工作分析所得的資料,可以具體了解為順利履行某項職責工作人員應具有的基本條件,因而成為甄選的標準。人事甄選必須保證申請工作者的特性和工作的規定相符合,而工作分析則可以在兩個重要方面對甄選提供幫助：一方面，它可以使工作的特性和所需要的人的特性相一致;另一方面,它還可以幫助找出原有甄選程序的缺陷。雖然實行工作分析并不能百分之百地保證甄選的準確性，但假如沒有它，建立合適的甄選標準的也許性就會大大縮小。(二）提供培訓信息甄選完畢之后,公司通常要對員工進行定向培訓。對許多員工來說,這種培訓只涉及有關本公司政策和工作程序的基本知識,但此外一些人還必須接受工作技能培訓。工作分析可以提供有關工作內容和任職人員條件等完備的信息、資料，使員工可據此制定出培訓計劃,開展在職培訓或其他培訓活動。（三）進行工作評價所謂工作評價就是擬定每個工作對于公司的相對價值,并對不同工作進行比較,從而擬定每個工作的貨幣價值。工作評價活動只有根據工作分析所獲得的工作資料才干準確地判斷各工作的相對價值量,才干制定工資標準。因此，工作分析是工作評價的基礎。(四)提供績效考評標準大多數公司都規定對他們的員工每年至少考評一次，成功的考評應當具有兩個條件：1．上級和下級必須理解工作的規定。２.考評必須是有效的。這就意味著必須有一個客觀、合理的考評標準,而工作分析恰好能為管理人員提供這樣一種評估員工工作績效的客觀標準，使考評做到公正客觀。(五)提供人員晉升和信息流動的基礎工作分析提供了各工作互相關系的信息，為合理地安排人員晉升、流動奠定了基礎。(六）有助于職業安全與健康依據工作分析中對工作環境的分析結果，可以預先發現也許發生危險的場合或設施,并針對這些潛在的危險采用適當措施，消除或減少職務傷害如職業病的發生,搞好職業安全與健康管理工作。(七）提供時間與動作研究的相關信息在工作體系確立后,公司就會尋求辦法,在保持質量的同時提高產量。為達成這一目的,公司求助于工程和效率專家。這些專家所使用的基本工具之一就是時間動作研究。所謂時間與動作研究就是通過觀測、研究、分析工作任務以及完畢每項工作所需要的時間，找到完畢該項工作最佳的途徑。作為時間和動作研究的一個基本條件，工作分析被用來擬定所要研究的任務,為時間和動作研究提供各種有關工作的信息。(八)健全組織人力資源制度工作分析對各項工作的職責和權力做出了明確的說明。由于這種說明以事實為根據，使公司內部上下員工對工作有更深的了解,這樣就避免了不必要的沖突。人力資源部門又可依據工作資料,制定合理的晉升、考評等人力資源制度,貫徹人力資源政策,有助于公司進行規范管理,從整體上提高公司的管理水平。工作分析為管理活動提供各種有關工作的信息,這些信息概括起來，就是提供每一工作的七個“W”:用誰(Ｗhｏ）,做什么(Wｈat），何時(Whｅn),在何處（Whｅre)，如何（Hｏw)，為什么(Why）,為誰(forＷｈom)。三、一線經理的指南1.工作分析與一線經理的工作一線經理具有兩種基本的工作分析角色：第一,他們幫助完畢分析；第二,他們在其平常的管理活動中貫徹工作分析結果。1)完畢工作分析一線經理是向完畢最后的工作分析產品作投入。然而，公司之間在其投入的性質和限度上各不相同。在一個極端上,某位一線經理也許負責整個事情。例如,有人規定一線經理們為他們監督的每項工作都寫一份工作描述。在其他的情況下，工作分析由一個人力資源專業人員進行。在這里,一線經理為人力資源專業人員提供補充性的信息。例如，有人也許會規定一線經理具體說明每項工作所需要的績效標準以及選擇工人的必要條件。一線經理也會評審和保持工作描述的準確性。在一項工作的內容、背景或工人的必要條件有重大變化時，一線經理必須告知人力資源管理部并規定對該工作做一次重新分析。2)貫徹工作分析結果一線經理最經常地用工作分析去幫助擬定挑選標準以及幫助向員工傳達工作責任。①挑選求職者在為一項工作去評估求職者時，一線經理應當仔細地評審內容、背景和工人的必要條件的信息，以便形成一幅最適合該項工作的關于求職者類型的清楚畫面。這種信息為開發恰當的面談問題以及要問的關于證明材料的問題提供基礎。②傳達工作責任從一種傳達的觀點看,工作分析結果應當為新員工啟動定向過程。為傳達工作責任，一線經理應當與新員工一道審閱工作描述。一旦員工們受過培訓,一線經理應當經常傳達績效標準。這樣，其員工將不斷獲知公司盼望于他們的是什么。2.人力資源管理部門如何才干起作用人力資源管理部在工作分析方面起兩種基本作用：第一,獲取上級管理機構的支持;第二,規定和貫徹一項工作分析方案。1)獲得上級管理機構的支持并非所有的上級管理機構都理解工作分析在獲得競爭優勢方面的重要性。有些上級管理機構認為，工作分析完全不值得花力氣去做；其他的上級管理機構則認為,做工作分析事實上是反生產性的。支持后一觀點的管理者顯然認為，把工作信息放進文字中總會有點捆綁他們的手腳并且搶奪了他們的管理處置權。由于工作分析沒有被某些高層管理者充足理解,所以它經常是以草率的方式去進行，假如不是完全不進行的話。采用這樣一種方法的高層管理者最后會把他們的人力資源管理實踐建立在直覺和猜測的基礎上。由之產生的工作描述不僅用處不大，并且在法律上也無法受到保護。為了避免與這種方法聯系在一起的負面后果產生,人力資源管理專業人員必須懇求上層管理者支持工作分析。他們可以通過有說服力地和連續地強調充足徹底地和準確地進行工作分析的重要性去做到這一點。也必須強調有規律地把最新資料放進工作分析信息之中的需要。2)規劃和貫徹工作分析項目在大多數公司里,規劃和進行工作分析的重要責任被放在人力資源專業人員的肩上。他們必須完畢下述這些任務：擬定目的和目的/有選擇性地收集和記錄工作分析信息的方法/挑選有關的專家/收集資料/擬定一個項目的日程表/把資料編成文獻/傳播該信息/管理該項研究3.為一線經理們建立人力資源管理的技能在某些組織中，是一線經理而不是人力資源管理專業人員在做工作分析。當許多工作需要進行分析時,這事實上是一種更有效率方法。由于,假如由每個一線經理而不是某個單一的人力資源專業人員去做，則工作分析就會被完畢得快得多。1)收集工作信息負責為他們所監督的崗位做工作分析的一線經理一般使用一種訪談方法去收集資料。在為這個目的訪談你的工人們的時候，請遵守下述準則:①說明訪談的目的工人們必須充足地理解訪談的理由,這樣他們便不會把訪談詮釋為效率評估或薪金審計。大多數雇員們對于涉及該信息應當被如何加以使用的所有細節都不感愛好。因此,目的可以被簡明扼要地說成:“我即將就你的工作訪談你,這樣,我們便可以寫出一份工作描述”。②為訪談設定結構一次訪談可以用多種方法設定結構,但所有這些方法都一方面聚焦于工作內容,然后聚焦于工作背景,最后聚焦于工人的必要條件。有關工人的必要條件的信息要在最后加以收集，由于它是從工作內容和工作背景的信息中被推斷出來的。為訪談設定結構以擬定工作內容的各種方法將在下列清單中加以描述:－-規定該雇員描述該工作的重要職能。在將該工作分割成多個職能之后,規定該工人說明與每項職能相聯系的任務和子任務。－-假如該工作是